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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTABILIDAD

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1. OBJETIVO Establecer las normas institucionales que regulan los principales procedimientos para autorizar, efectuar el registro y el control contable de las operaciones , patrimoniales y financieras, as como para la elaboraci6n de los estados financieros de la ENAMM, de conformidad con las normas vigentes, determinando las responsabilidades de las diferentes reas. que intervienen en su ejecucin.

2. ALCANCE Las disposiciones de esta Directiva son de aplicacin y cumplimiento obligatorio por el , rea de Abastecimiento, rea de Personal, rea de Tesorera y Control Patrimonial y otras que intervengan en los diferentes procesos contables. Los funcionarios y servidores de las diferentes reas que participan en la ejecucin de los referidos procesos contables, son responsables de la aplicacin y cumplimiento de las disposiciones legales, administrativas, tcnicas y de control, que los regulan.

3. MODIFICACIONES Y ACTUALIZACIONES La presente Directiva podr ser modificada y actualizada para efectos de la evaluacin peridica de su aplicacin, por parte de la Contadura Publica de la Nacin y la Direccin Tcnica de Contabilidad del Ministerio de Defensa , una vez aprobada sern aplicadas por todas las reas involucradas.

4. DISPOSICIONES GENERALES 4.1. Responsables de la conduccin de los Procesos de Contabilidad La ms alta autoridad administrativa y ejecutiva de la ENAMM es el Titular de la Unidad Ejecutora, responsable de supervisar la presentacin de los estados financieros a la Direccin Tcnica de Contabilidad del Ministerio de Defensa.. El rgano responsable de conducir y coordinar la formulacin de los Estados Financieros de la Entidad es el Contador General. El rgano de Apoyo responsable de administrar el Sistema Contable de la entidad es el Jefe dela Oficina de Administracin. El Contador de la Unidad de Ejecutora es el responsable de coordinar y ejecutar las actividades contables, aplicando el Plan Contable Gubernamental. Es responsabilidad del Contador registrar en el Sistema Integrado de Administracin Financiera del Sector Publico ( SIAF-SP) la fase del Compromiso, Devengado, Girado de las operaciones del gasto y la fase del Devengado y Recaudado de los Ingresos.

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4.2. Sistema y registros contables El Sistema de Contabilidad Gubernamental registra las operaciones presupuestarias, y financieras que sirven para la elaboraci6n de los Estados Financieros y Presupuestarios de la institucin, y por ende, para formular la Cuenta General de la Repblica de acuerdo a la normatividad legal vigente. La contabilidad ser llevada en lengua espaola, en moneda nacional (nuevos soles) y segn el principio de la Partida Doble. Todas las operaciones que se registren en los libros contables principales y auxiliares se registran mediante el Sistema Integrado de administracin Financiero (SIAF-SP), los mismos debern tener el sustento del documento fuente debidamente fechado y refrendados por los Jefes de las reas involucradas. Las transacciones financieras y presupuestarias determinan registros, asientos contables y/o notas, las cuales deben incorporarse en los libros principales: Diario, Mayor e Inventarios y Balances, as como en los libros auxiliares y/u otros registros que se consideren necesarios para un mejor anlisis de las informaciones reportadas. 4.3. Simultaneidad y paralelismo contable El Sistema de Contabilidad Gubernamental asegura la obtenci6n de informacin presupuestaria, financiera y econmica concordante; con los Clasificadores del ingreso y del Gasto Pblico. El Sistema Integrado de Administracin Financiera SIAF-SP incorpora los lineamientos del Sistema de Contabilidad Gubernamental para procesar en sus reportes informaciones presupuestarias y financieras. 4.4. Unidades orgnicas responsables del registro del control contable y de la emisin de los Estados Financieros El rea de Contabilidad a travs del Contador es el rgano responsable de efectuar la revisin de la documentacin sustentatoria en concordancia con los lineamientos de la Contadura Publica de la Nacin. El Contador es el responsable de la validacin de los registros y contabilizacin de las operaciones presupustales y financieras en el SIAF. 4.5. Libros Contables: Principales: Libro Diario Libro Mayor Libro Inventarios y Balances Auxiliares: Libro Caja Manual de Procesos y Procedimientos

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Libro Bancos

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4.6. Legalizacin de Libros Contables Los libros principales y auxiliares debern ser sistematizados, legalizados, compaginados y empastados de acuerdo a los lineamientos del Sistema de Contabilidad Gubernamental y numeral 16 del articulo 62 del Decreto Supremo N 135-99-EF y la Resolucin de Superintendencia No 132-2001 /SUNAT. 4.7. Documentacin fuente sustentatoria de los registros contables Los documentos fuente que sustentan el registro contable son: Orden de compra - Gua de Internamiento Orden de Servicio Nota de Entrada al Almacn (NEA) Pedido - Comprobante de salida (PECOSA) Inventario fsico Kardex de almacn Tarjetas de identificacin del bien en el almacn Recibo de Ingresos a Caja Papeleta de Depsitos a favor del Tesoro Publico (T-6) Papeleta de Depsitos en Cuenta Corriente Nota de Cargo Nota de Abono Comprobante de Pago Planillas de Haberes Valorizaci6n de Obra Facturas y Boletas de Venta Otros 4.8. Del control previo y concurrente El jefe de la Oficina de Administracin delegara en un funcionario del rea, efectuar las acciones de control previo y concurrente en el mbito de su competencia.

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5. DISPOSICIONES ESPECFICAS 5.1.1 Control y registro contable de los ingresos de Caja y Bancos El Contador verificara y contabilizara los registros administrativos en el Sistema Integrado de Administracin Financiera SIAF-SP, la fase del "determinado", con cargo a recursos directamente recaudados , considerados dentro del Texto nico de Procedimiento Administrativo (TUPA) , entre los principales tenemos: Ingresos por cursos de Capacitacin. Ingresos por pensin de enseanza Ingresos por Venta de prospectos y expedientes Otros. El Tesorero remitir al rea de Contabilidad el reporte del Sistema Integrado de Administracin Financiera la fase del "recaudado", de la fuente de financiamiento de Recursos Directamente Recaudados, los Ingresos a Caja y Bancos por otros ingresos. El Contador efectuar las acciones correspondientes para la validacin y registro de la Contabilidad Presupuestal , Financiera y de Tesorera en el Sistema SIAF: Revisar y contrastar los Reportes y los documentos fuente sustentatorios.

5.1.2

Control y registro contable de los compromisos 5.1.2.1 El Jefe de la Seccin de Presupuesto remitir los documentos fuentes al Contador, para efectos de verificar el cumplimiento de la utilizacin de los clasificadores presupustales aprobados en la formulacin del presupuesto. El Contador con respecto a la Contabilidad Presupuestal y la Contabilidad Financiera realizar el paralelismo Contable mediante las Ecuaciones Probatorias mensualmente.. En el proceso de Contabilidad Presupuestal se aplicar obligatoriamente el Clasificador de los Gastos Pblicos y el Clasificador Funcional Programtico y se efectuarn las siguientes acciones: Verificar que los indicados documentos fuente, tengan adjunto los correspondientes Comprobantes de Pago (SUNAT) emitidos por el proveedor o contratista, as como la conformidad de estos 1timos; Registro del Devengado Efectuar el registro del Devengado en el Sistema SIAF

5.1.2.2

5.1.2.3

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Conciliacin mensual del Sistema SIAF

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El Contador deber efectuar mensualmente la conciliacin con el jefe de la Seccin de Presupuesto de las Cuentas Presupustales verso Cuentas Financieras. 5.1.2.4 En el proceso de Contabilidad Financiera se debern efectuar las siguientes acciones: Revisar que 1a documentacin fuente sea la original, est debidamente autorizada y que cuente con la conformidad del almacn en la recepcin del bien y sobre la prestacin de servicio que cumpla con los requisitos contractuales, cuando se trate de compromisos sin contraprestacin inmediata o directa. Revisar y confrontar los comprobantes de pago (SUNAT) emitidos por el proveedor, contratista y/o beneficiario, as como los documentos sustentatorios de las solicitudes de reposicin del Fondo para Pagos en Efectivo. De ser conforme, efectuar el registro contable en el SIAF por las adquisiciones de bienes, contratacin de servicios y/o gastos, aplicando la dinmica del Plan Contable Gubernamental. El asiento contable efectuado es de estricta responsabilidad del Contador.. 5.1.3 Control y registro contable de los cheques pagados El Tesorero conciliar mensualmente con el Contador el reporte de cheques girados y pagados en el SIAF ( libro bancos-extracto bancario) por toda fuente de financiamiento. El Tesorero registrar los cheques girados y pagados. El Contador supervisa el registro contable en los Comprobantes de Pago. 5.2. Anulacin de compromisos y/o cheques girados Cuando se produzca la anulacin de una Orden de Compra-Gua de Internamiento u Orden de Servicio aprobada, cuya ejecucin se encuentra en proceso y pendiente de atencin, el Jefe de la seccin de Presupuesto efectuar en el Sistema SIAF el registro anulando el compromiso presupuestal . Asimismo, el Tesorero efectuar la anulacin de los cheques que permanezcan en cartera ms de treinta (30) das dela Fuente Recursos Ordinarios, efectuar el registro de la anulacin del giro en el Sistema SIAF informara este hecho a la Direccin Tcnica de Economa del Ministerio de Defensa. Para el proceso de Contabilidad Presupuestal se verificar en el Sistema SIAF la anulacin del compromiso Presupuestal por la indicada Orden de Compra-Gua de Internamiento u Orden de Servicio anulada. Manual de Procesos y Procedimientos

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El Contador efectuara en el SIAF la anulacin de las respectivas fases de las etapas de devengado y girado.

5.3. Registro y control contable del movimiento de bienes del almacn El Jefe de la Seccin de Abastecimiento aprobara y remitir mensualmente al Contador la siguiente informacin: Copias de Ordenes de Compra - Gua de Internamiento , Pedido de Comprobantes de Salida y Notas de Entrada a Almacn, en el que consignara de todos y cada uno de los bienes que ingresan y salen del Almacn, en orden cronolgico detallando los suministros recibidos y entregados, y aplicando el c6digo de acuerdo al clasificador del Catalogo de Bienes y el Plan Contable Gubernamental. El Jefe de la Seccin de Control Patrimonial, verifica, concilia y valida las compras de los Activos Fijos y aplica el Plan Contable Gubernamental en los reportes que mensualmente hace llegar al Contador. 5.4. Registro y control contable de los bienes del activo fijo La valuacin de los bienes del activo fijo deber efectuarse de acuerdo a lo establecido en el Instructivo N 2 de la Contadura Pblica de la Naci6n. Para tales efectos, el encargado de Control Patrimonial y Almacn efectuar la conciliacin mensual de las unidades y valores de los bienes del activo fijo ingresados al Almacn, con el Registro de Control del Patrimonio Mobiliario de la institucin. Por el alta y baja de los bienes del activo fijo, aprobado por Resolucin, el encargado de Control Patrimonial procesar el registro correspondiente. El Contador revisar los asientos contables de los bienes del activo fijo generados automticamente en el SIAF.
5.5.

Registro y control contable de las cargas diferidas Los desembolsos o gastos pagados por anticipado sujetos a liquidacin futura y/o absorcin de gastos, sern registrados contablemente y controlados por el Contador, para lo cual efectuar las siguientes acciones: 5.5.1 Viticos nacionales e internacionales El anticipo concedido para viticos y la rendicin de cuenta se procesa en el Mdulo de Tesorera del Sistema SIAF El Contador revisar los asientos automticos generados por las procesos de viticos.

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Gastos Operativos

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5.5.2

El Registro y control de los pagos anticipados por este concepto y de la respectiva rendicin de cuenta documentada es efectuada por el Tesorero a travs del Sistema SIAF de conformidad con el procedimiento para la rendicin de cuenta de Gastos Operativos. El Contador procesar la Contabilidad Financiera en el Sistema SIAF, con el tratamiento de encargo interno la rendicin de cuenta referida a las metas presupuestales del compromiso. As mismo, efectuar la revisin selectiva y validacin de la informacin reportada por el mdulo de Tesorera 5.5.3 Otros pagos anticipados El registro y control de otros pagos anticipados, como seguros, suscripciones anuales a revistas especializadas y otros son registrados como cargos diferidos. El Contador procesar mensualmente la Contabilidad Patrimonial analizando este rubro a efecto de trasladar a gastos, la parte alcuota del cargo diferido.

5.6. Registro y control contable de las provisiones 5.6.1 Depreciacin de bienes del activo fijo El Contador de acuerdo a lo establecido en el Instructivo N 2 del Compendio de Normatividad Contable, contabilizara mensualmente en el Sistema SIAF, el reporte mostrar la depreciacin mensual y la depreciacin acumulada actualizada. 5.6.2 Compensacin por tiempo de servicios El Jefe de la Oficina de Personal remitir al Contador el reporte mensual de Compensacin por Tiempo de Servicios. 5.6.3 Cuentas de cobranza dudosa El Contador efectuar la revisin y dar la conformidad a las cuentas por cobrar como de cobranza dudosa y con la opinin de Asesora Jurdica respecto a las gestiones de cobrabilidad, las pondr a consideracin del Jefe de la Oficina de Administracin, a fin de que autorice al Contador la contabilizacin de la provisin para cuentas de cobranza dudosa. para lo cual deber adjuntar la informacion pertinente que seala el Instructivo N 3 de la Contadura Publica.

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5.7. Conciliacin de saldos de las cuentas contables El Jefe de la Seccin de Presupuesto y el Contador son responsables de supervisar y verificar que la informacin contable registrada y los saldos de las cuentas sean contrastadas , con el objeto de dar conformidad y proporcionar confiabilidad sobre la informacin contable registrada y de ser el caso, determinar las operaciones pendientes de registro, detectar diferencias y explicar los ajustes o regularizaciones. Para tal efecto mediante las ecuaciones contables debern contrastar los saldos de las cuentas presupustales con las financieras. 5.8. Formulacin y presentacin de la informacin financiera e informacin presupuestaria La formulacin y presentacin de los Estados Financieros y Presupuestarios se realizar de acuerdo a lo establecido en el Instructivo N 6 y articulo 20 de la Resolucin de Contadura No 143-2001-EF/93.01 , respecto a la "Periodicidad de presentacin de Estados Financieros y Presupuestarios" a la Contadura Pblica de la Nacin. El Jefe de la Seccin de Presupuesto y el Contador General son los responsables de formular y presentar la informacin Financiera y Presupuestal, previamente deben ser refrendados por el Jefe de la Unidad Ejecutora y el Jefe de la Oficina de Administracin. El Contador, deber elaborar mensualmente los siguientes estados financieros, reportados a travs del Sistema SIAF de conformidad con el Instructivo N 6 de la Contadura Publica de la Nacin: Balance General (F-1) Estado de Gestin (F-2) Balance de Comprobacin Notas a los Estados Financieros La referida informaci6n ser reportada a valores histricos en nuevos soles y cntimos, de conformidad con la Resolucin Directoral N 17-2007-EF/93.01 y deber ser refrendada y presentada por el Contador al Jefe de la Unidad de la Oficina de Administracin , dentro los plazos establecidos, quien a su vez lo presentar al Jefe de la Unidad Ejecutora para ser elevada a la Direccin Tcnica de Economa del Ministerio de Defensa dentro de los dieciocho (18) das hbiles siguientes al cierre mensual. El Contador, una vez refrendada por el Jefe de la Unidad Ejecutora transmitir al Pliego, los estados financieros mensuales va el sistema SIAF, asimismo remitir los reportes obtenidos del sistema. .

5.9. Cierre e informacin contable anual para la Cuenta General de la Republica. La formulacin y presentacin a la Contadura Publica de la Nacin de la informacion contable bsica anual para la Cuenta General de la Republica se realizara de acuerdo a Manual de Procesos y Procedimientos

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lo establecido en el Instructivo N 7 "Cierre Contable - Informaci6n Contable que debern presentar las entidades publicas a la Cuenta General de la Republica" del Compendio de Normas de Contabilidad. 5.9.1 Instrucciones para el cierre y la formulacin de la informacin contable El Contador, deber, seguir y cumplir las instrucciones para el cierre contable y la formulacin de la informacion contable contenida en el referido instructivo, que se detallan a continuacin: 5.9.1.1 Coordinacin para la presentacin de Balances El Contador, realizar las coordinaciones para presentacin de la informacin anual, en forma permanente; con los jefes de Presupuesto, Tesorera, Personal y Abastecimiento. 5.9.1.2 Verificacin de los saldos de las cuentas El Contador es responsable de conducir las conciliaciones de los saldos y las pruebas de comprobacin de los saldos de las cuentas del Libro Mayor. 5.9.1.3 Clculo y registros de los ajustes tcnicos Para la formulacin y presentacin de la informacion contable para la Cuenta General de la Republica, el Contador est obligado a tener en cuenta el clculo y el registro de los siguientes ajustes tcnicos: Depreciacin: a inmuebles, maquinaria y equipo, otros bienes. Provisin para cuentas de cobranza dudosa. Provisin para beneficios sociales. Aplicacin de las cargas diferidas. Realizacin de los ingresos diferidos. Desvalorizacin de existencias. Diferencia por tipo de cambio. 5.9.1.4 Formulacin del Balance Constructivo El Contador, es responsable de conducir, coordinar y/o elaborar el Balance Constructivo, el que deber mostrar el asiento de apertura o reapertura en forma referencial, el movimiento acumulado de las cuentas del mayor, los ajustes, los asientos de regularizacin patrimonial, la distribucin de saldos de las cuentas patrimoniales, de gestin y resultados y las presupuestarias, con la finalidad de obtener informacion para la formulacin de los estados financieros y presupuestarios. 5.9.1.5 Relacin de asientos de cierre El Contador realizar el traslado reciproco de los saldos de las cuentas del Activo, Pasivo y Patrimonio y efectuar el traslado de los saldos deudores y acreedores a la cuenta contable: Cierre Manual de Procesos y Procedimientos

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presupuestario. 5.9.1.6

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Formulacin de los Estados Financieros y Presupuestarios El Contador es responsable de la formulacin y presentacin oportuna de la informacion contable para la Cuenta General de la Republica a ser presentada a la Contadura Publica de la Nacin, de conformidad con el Instructivo N 23-2004-EF/93.11, aprobado por la Resolucin de Contadura N 178-2004-EF/93.01, la misma que se detalla a continuacin:

a) Informacin Financiera: F-I Balance General F-2 Estado de Gestin F-3 Estado de Cambio en el Patrimonio Neto F-4 Estado de Flujos de Efectivo Notas a los Estados Financieros Anexos a los Estados Financieros: AF-2 Inmuebles, Maquinaria y Equipo AF-3 Depreciacin, agotamiento y amortizacin acumulada AF-4 Otras cuentas del activo AF-5 Provisin para beneficios sociales AF-6 Ingresos diferidos AF-7 Hacienda Nacional adicional AF-9 Movimiento de Fondos de las sub-cuentas corrientes del Tesoro pblico. AF-10 Declaracin Jurada AP-11 Relacin de funcionarios autorizados a firmar los estados financieros y presupuestarios AF-12 Transferencias Corrientes recibidas AF-13 Transferencias corrientes otorgadas Otros anexos: Obligaciones provisionales Contingencias Reporte de saldos de cuentas del activo por operaciones recprocas entre entidades del sector publico Reporte de saldos de cuentas de gestin por operaciones recprocas entre entidades del sector pblico. b) Informacin Complementaria HT-1 Balance Constructivo Relacin de asientos contables: Ajustes y regularizaciones patrimoniales Cierre de cuentas de gestin y de resultados Cierre de cuentas de balance y de presupuesto Conciliaciones: Por transferencias corrientes recibidas y/u otorgadas del perodo y de ejercicios anteriores. Manual de Procesos y Procedimientos

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Por las transferencias y remesas de capital recibidas y/o entregadas del periodo y de ejercicios anteriores.

5.10.2 Responsables y Plazos para In presentacin de In informacin contable para La Cuenta General de la Republica El Contador General deber presentar al Jefe de la Oficina de Administracin a mas tardar los quince (15) das hbiles del mes de febrero del siguiente ao de terminado el ejercicio presupuestal, la informacin contable de la institucin, para la Cuenta General de la Repblica y este a su vez, sea remitida en forma preliminar a la Direccin Tcnica de Economa del Ministerio de Defensa para su revisin , verificacin y conformidad, una vez aprobada debern ser refrendadas por el Jefe de la Unidad Ejecutora y el Jefe de la Oficina de Administracin luego se, remitir en forma definitiva a mas tardar el 31de marzo del ao siguiente concluido el ejercicio fiscal. Los estados financieros y presupuestales de cierre del ejercicio anual de conformidad con el Instructivo N 23 de la Contadura Pblica de la Nacin deben ser transmitidos va el Sistema SIAF-SP a la Direccin Tcnica de Economa del Ministerio de Defensa como Unidad Ejecutora del Pliego.

6. DISPOSICION FINAL La presente Directiva entrar en vigencia a partir del da siguiente de su aprobacin. 7. ANEXO
ANEXO 1: DIAGRAMA: PROCEDIMIENTO PARA LA CONTABILIZACION ELABORACION DE LOS ESTADOS FINANCIEROS Y

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DIAGRAMA: PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO CONTABLE DEL COMPROMISO, DEVENGADO Y PAGO DE OBLIGACIONES
GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS TESORERIA UNIDAD DE FINANZAS PROCESO DE CONTABILDAD PRESUPUESTAL PROCESO DE CONTABILIDAD PATRIMONIAL

ESPECIALISTA DE CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES PROCESOS PROCESOS DE PERSONAL DE ABASTECIMIENTOS

BASE LEGAL.

INICIO

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Dispone atender: - Viticos - Otros Verifica la documentacin sustentatoria Emite refrenda de solicitudes de reposicin del Fondo para Pagos en Efectivo Dispone efectuar la validacin del compromiso, registro del devengado y pago en el Sistema SIGFYS Dispone efectuar el registro del devengado en el Sistema SIGFYS, asi como los registros contables respectivos Verifica el compromiso y efectua el registro del devengado en el Sistema SIGFYS Validacin del compromiso del Fondo para Pagos en Efectivo Recibe documentos fuente y dispone revisar afectacin presupuestal, conformidad de los mismos, efectuar el registro contable del compromiso, as como las acciones para el devengado, girado y el pago Verifica que la documentacin sustentatoria evidencie el cumplimiento de las obligaciones por parte de los beneficiarios y/o proveedores y de la normatividad vigente, as como el registro en el Sistema SIGFYS Disponer revisar afectacin presupuestal, la conformidad de los documentos fuente, formalizacin del devengado en el Sistema SIGFYS y el registro contable del reconocimiento del gasto Revisa el documento fuente de la afectacin presupuestal del compromiso. Efecta la formalizacin del devengado en el Sistema SIGFYS Revisa confirmidad de la sustentacin de los documentos fuentes (O/C y/u O/S) Revisa en el Sistema SIGFYS los registros contables (validacin) en la fase del devengado Emite y firma comprobantes de Pago, gira Cheques y Carta Orden. Registra giro en el Sistema SIGFYS Revisa el Comprobante de pago y la documentacin sustentatoia del gasto, y/o adquisicin de bienes, cheques, carta orden, verifica autorizaciones y visaciones y firma el comprobante de pago Revisa y firma cheques y carta orden Recibe cheques y carta orden firmados. Emite y entrega reporte de Giros y Comprobante de Pago cancelados, para qie el Area de Contabilidad, revise el proceso contable Revisa reporte de giros y documenta sus registros contables

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Registra el compromiso hasta su fase de aprobacin en el Sistema SIGFYS y enva directamente a la GAF: - Planillas, - Resoluciones, - Liquidaciones - Resoluciones de Servicios No Personales y - Otros

Registra el compromiso hasta su fase de aprobacin en el Sistema SIGFYS y enva refrendas con la debida conformidad: - Orden de Compra - Orden de Servicio - Facturas, boletas. - Gastos Operativos, etc

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TERMINO

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Ley N 28708 Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad. Resolucin del Consejo Normativo de Contabilidad N 010-97-EF/93.01, que aprueba el nuevo Plan Contable Gubernamental. Resolucin de Contadura N 067-97-EF/93.01, que aprueba el Compendio de Normatividad Contable. RD. N 017-2007-EF-93.01 Directiva N 006-2007EF/93.01, para el Cierre Contable y Presentacin de Informacin para la Cuenta General de la Republica. RD N 009-2007-EF-93.01 Directiva N 004-2007-EF/93.01,sobre Preparacin y Presentacin de Informacin Financiera del Sistema de Contabilidad Gubernamental Ley de Presupuesto para el Sector Publico del ao fiscal.

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