Tema 7. "Documentos administrativos bsicos en la empresa privada,I" *DOCUMENTOS INTERNOS 1. Documentos de que se sirve la empresa en su mbito interno.

Convocatorias Actas Autorizaciones Avisos y anuncios Boletines y revistas Memorias Nota interior Solicitud.

2. Convocatorias. En una primera acepcin es un documento pro el cual se cita de forma oficial a un grupo de personas para tratar en un lugar determinado los temas figuran en la propia convocatoria, y en una segunda, es la publicacin o difusin de notas informativas de inters general que hacen las empresas. Se pueden dar en la propia empresa o tener proyeccin hacia el exterior. 3. Actas. Es un documento por el que se da fe de los hechos o de lo sucedido en las reuniones, as como de los acuerdos tomados en las mismas y que previamente han sido convocadas con carcter oficial. El secretario da fe de este documento mediante su firma, y la de los restantes miembros que conforman el rgano rector que convoca la reunin. Las actas quedan reflejadas o escritas en el Libro de Actas. 4. Partes en que se divide un acta.

Inicio: que a su vez consta de tres bloques:

Citando la localidad donde se celebra la reunin, la fecha, hora y nombre de la empresa. Relacionan los asistentes y ausentes (si los hay); indicando su cargo en la empresa que representan. Se comienza por el mayor cargo y se va decreciendo. Esta relacin figura en el margen izquierdo del folio, separada por una lnea si hace a mano. Si por el contrario, se hace por medio informtico, forma parte del cuerpo del acta. Figura el Orden del da, que es la relacin ordenada de los temas que se van a tratar o deliberar. Estos temas se colocan en orden de mayor a menos importancia.

Contenido: se recogen de forma ordenada las deliberaciones y acuerdos tomados en el desarrollo de la sesin o reunin. Final: comienza con No habiendo ms asuntos que tratar se levanta la sesin a las hh.mm horas del da de la fecha. A continuacin figuran las antefirmas y firmas del secretario, o bien, la del cargo que convoca la reunin, as como la de los dems cargos directivos. Si hay presidente, este dar el V B al acta con su firma al margen izquierdo de la misma. 5. Autorizacin.

Suelen surgir como respuesta a la peticin que hace un empleado/a a su jefe/a. La autorizacin puede obedecer a diversos motivos y, adems, no tiene un formato o estilo normalizado. Tiene que expresar claridad, brevedad, concisin y racionalizacin para cumplir su objetivo. 6. Avisos y Anuncios. Son informaciones o noticias de carcter general que afectan a la organizacin y, por tanto, al personal de la empresa. Se colocan en el tabln de anuncios y no tienen un modelo concreto (claridad, brevedad, concisin y racionalizacin). 7. Boletines y revistas. Suelen obedecer a actividades e informaciones referentes al ocio y a la cultura ligadas directamente con la empresa que edita la publicacin. Su confeccin se realiza en imprentas. Su publicacin es propia de medianas y grande empresas. 8. Memorias. Son documentos que reflejan los datos y actividades principales llevadas a cabo por la sociedad u organizacin durante un determinado tiempo, que suele ser un ao. Su contenido o partes vara dependiendo de la actividad empresarial o econmica que desarrolle la organizacin, aunque suelen comenzar con un saludo del presidente, director general o mximo mandatario, para despus realizar un exposicin dividida por captulos. 9. Qu es una nota interior? Su finalidad es que los diferentes departamentos, secciones o negociados pertenecientes a una empresa se comuniquen entre s. 10. Partes de que consta una nota interior.

Inicio: nombre o razn social, fecha de confeccin en formato largo o corto, palabra DE para escribir el cargo de la persona y departamento o seccin del que emite la nota, la palabra A para escribir el cargo de la persona y departamento o seccin del que recibe la comunicacin y la palabra Asunto donde se redactar un resumen del motivo de la comunicacin.

Contenido: se especifica el motivo por el que se escribe la nota interior, de forma breve y concisa. Final: firma de la persona que enva el mensaje, no aparece la antefirma pues aparece en DE. 11. Solicitud. Obedece al modelo de impreso utilizado por el personal de la empresa para solicitar o realizar determinadas peticiones a sus superiores. No tienen modelo predefinido y cada empresa disea su modelo propio. Los motivos por los que se utiliza este documento son mltiples: perodo vacacional, cambio de destino, matrimonio.. * DOCUMENTOS EXTERNOS 12. Nombrar los documentos externos

Anuncios. Carta Circular Tarjetas (de visita o cortesa y comerciales) Invitaciones Saluda

13. Anuncios

Se emplean cuando la empresa publica determinadas noticias que interesen a sectores empresariales concretos o a determinados segmentos de poblacin, bien sean clientes o n o de la empresa emisora. 14. Partes que consta un anuncio.

Logotipo de la empresa La razn social AVISO o ANUNCIO Motivo o contenido Localidad y fecha de expedicin Antefirma y firmado (no rbrica)

15. Carta Circular Atendiendo al tipo de carta comercial, se utiliza para anunciar algn acontecimiento o evento a otras empresas o personas, tales como clientes, proveedores, etc. Y tambin obedeciendo a las instrucciones, procedimientos, rdenes o informacin sobre algn tema o asunto que se enva a los empleados, etc., para su conocimiento y efecto o cuando las entidades pblicas transmiten informacin a sus subordinaos o administrados. 16. Invitaciones, qu son? Son documentos que surgen como consecuencia de la necesidad de establecer un acercamiento entre el anfitrin de un acto social o familiar y los asistentes a ellos. Estos actos pueden ser: 17. Saludas, qu son? Es el documento por excelencia utilizado por el personal de empresa, por los cargos pblicos de las entidades, organismos e instituciones oficiales, en definitiva por aquellos con trascendencia en las relaciones profesionales para comunicar nombramientos, tomas de posesin, etc. 18. Partes del saluda.

Inicio: descripcin del cargo de la persona que emite el documento, razn social y a continuacin la palabra Saluda que ya viene impresa. Contenido: figura la persona con nombre y dos apellidos, o cargo al que se dirige el saluda para continuar con una exposicin muy breve del motivo que lo origina. Final: consta del nombre y dos apellidos de la persona que remite el saluda, as con la frmula de despedida, que adopta una forma protocolaria y comn para este tipo de comunicaciones, estas frases comienzan en minscula pero si el emisor figurase en el inicio, la frase comenzara por mayscula. 19. Consideraciones del saluda.

Se redacta en tercera persona. Contenido breve. No se firma. No se escribe la direccin del destinatario. No figura el sello de la empresa u organizacin.

20. Tarjetas.

Las tarjetas se dividen en dos clases: las de visita o cortesa y las comerciales. 21. Tarjetas de visita y cortesa. Son de tamao pequeo y rectangular y sus usos son los siguientes:

Personal: para uso de particulares. Contenido: nombre y apellidos, domicilio completo y el telfono. Profesional: para uso personal de la empresa y de actividades profesionales. Contenido: nombre y apellidos del titular, profesin liberal o cargo que ocupa en la empresa, el domicilio fiscal o el de la empresa, n de telfono y de fax y correo electrnico si se tiene.

Oficial: para indicar el carcter oficial o cargo pblico de su titular.

20. Tarjetas comerciales. Se las conocen tambin como tarjetas de respuesta comercial. Estn encuadradas dentro de los productos que oferta Correos y Telgrafos. El franqueo est pagado. Pblicos: eventos, congresos, simposios,. Privados o familiares: bautizos, bodas

Formatos y Documentos Administrativos

DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS PROCESO COMPRAS (CO) CDIGO PR-CO001 PR-CO002 IN-CO-001 FR-CO002 FR-CO004 FR-CO009 FR-CO010 FR-COTIPO DE DOCUMENTO Procedimiento Procedimiento Instructivo Formato Formato Formato Formato Formato DOCUMENTO Procedimiento de compras Procedimiento de inventarios Instructivo de evaluacin reevaluacin y seleccin de proveedores Reporte de inventarios Formato reevaluacin de proveedores Formato solicitud de materiales Formato evaluacin y seleccin de proveedores Formato entrega de productos

014 PR-PS-001 FR-PS-001 PLANTA FSICA Y SERVICIOS GENERALES FR-PS-016 (PS) FR-PS-029 FR-GF001 GESTIN FINANCIERA (GF) FR-GF003 FR-GF004 FR-GF015 MN-GH002 PC-GH038 PC-GH039 PC-GH040 PR-GH001 PR-GH002 PR-GH003 PR-GHProcedimiento Formato Formato Formato

de grado Procedimiento para realizacin de eventos Formato reporte de novedades de planta fsica Formato logstica de eventos Formato Solicitud Alquiler Teatro ECCI - NUEVO
FORMATO

Formato Formato Formato Formato

Formato nota de contabilidad (cuenta de cobro) - ACTUALIZADO Formato gastos varios - ACTUALIZADO Formato presupuesto Formato planilla de reporte de notas de Contabilidad (cuentas de cobro) Manual de comunicacin organizacional y atencin al usuario -NUEVO DOCUMENTO Perfil de cargo de Comit de Curriculo Perfil de cargo de Comit de Investigacin y Proyeccin Social Perfil de cargo de Comit de Acreditacin Procedimeinto de seleccin y contratacin de docentes ACTUALIZADO

Manual Perfil de cargo Perfil de cargo Perfil de cargo Procedimiento

GESTIN HUMANA (GH)

Procedimiento Procedimiento Procedimiento

Procedimiento solicitud de permiso o reporte de ausencia laboral Procedimiento para el reporte de una diligencia institucional Procedimiento para la solicitud

004 PR-GH005 IN-GH001 IN-GH002 FR-GH004 FR-GH006 FR-GH009 FR-GH010 FR-GH013 FR-GH014 FR-GH015 FR-GH017 FR-GH020 FR-GH021 FR-GH025 FR-GH030 FR-GH033

de la formacin y/o capacitacin especfica institucional Procedimiento Instructivo Instructivo Formato Formato Formato Procedimiento para el tratamiento de accidentes e incidentes de trabajo Instructivo para contratacin de docentes y administrativos Instructivo para escalafones docentes Formato solicitud de permisos o ausencias Formato reporte de diligencias institucionales Formato acta de compromiso institucional docente - ACTUALIZADO Formato acta de compromiso institucional administrativo ACTUALIZADO

Formato Formato Formato Formato Formato Formato Formato Formato

Formato autorizacin de horas no firmadas Formato evaluacin de capacitacin - ACTUALIZADO Formato listado de asistencia Formato Evaluacin de Desempeo - ACTUALIZADO Formato reporte de compensatorio Formato reclamo de nmina Formato de convocatoria para proceso de seleccin ACTUALIZADO Formato solicitud de apoyo a capacitacin de docentes o administrativo Formato solicitud de ascenso de escalafon

Format Formato

FR-GH039 FR-GH049 FR-GH050 FR-GH053 FR-GH054 FR-GH058 FR-GH060 GESTIN DE LA ACREDITACIN (GA) PR-GA001 IF-GA-001 FR-GA001 GESTIN DE LA CALIDAD (GC) PR-GC001 PR-GC002 PR-GC003 PR-GC004 PR-GC005 PR-GC-

Formato

Formato diligencias Institucionales grupales ACTUALIZADO Formato requisitos para afiliacin al sistema general de seguridad social - ACTUALIZADO Formato prueba idoneidad para seleccin de docente Formato resultado del proceso de seleccin del personal administrativo - NUEVO
FORMATO

Formato

Formato

Formato

Formato

Formato resultado del proceso de seleccin del personal docente - NUEVO FORMATO Formato entrevista para seleccin de personal - NUEVO
FORMATO

Formato

Formato Procedimiento Informativo Formato Procedimiento Procedimiento Procedimiento Procedimiento

Formato Solictud de retiro Parcial de Cesantas - NUEVO

FORMATO

Procedimiento de autoevaluacin institucional Informativo para radicacin de registro calificado en SACES Formato plan de mejoramiento Procedimiento de control de documentos Procedimiento de control de registros Procedimiento de auditora interna Procedimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora Procedimiento para el tratamiento de quejas, reclamos o sugerencias Procedimiento del control del

Procedimiento Procedimiento

006 FR-GC001 FR-GC002 FR-GC004 FR-GC005 FR-GC011 FR-GC019 DOCENCIA (DO) RG-DO002 PR-DO001 PR-DO002 PR-DO003 IN-DO001 FR-DO001 FR-DO002 FR-DO003 FR-DO004 FR-DO005 FR-DO006 FR-DOFormato Formato Formato Formato Formato Formato Reglamento Procedimiento Procedimiento Procedimiento Informativo Formato Formato Formato Formato Formato Formato Formato

producto no conforme Formato quejas, reclamos o sugerencias Formato levantamiento, anlisis y seguimiento de acciones de mejora Formato solicitud de elaboracin de documentos Formato registro de actualizacin de documentos Formato acta de reunin Formato planilla de recepcin de comunicados Reglamento de visitas tcnicas y salidas de campo Procedimiento para la realizacin de actividades acadmicas externas Procedimiento de recuperacin de clase Procedimiento de modificacin o actualizacin curricular Instructivo para el diligenciamiento del acta de finalizacin de clase Unidad de produccin de conocimiento Formato monitoria de curso o mdulo Plan general de curso Formato referencia de guas de aprendizaje Formato diseo curricular basado en competencia Ficha de preguntas por competencias Formato pensum acadmico

007 FR-DO010 FR-DO012 FR-DO014 FR-DO016 FR-DO017 FR-DO019 FR-DO023 FR-DO025 FR-DO028 FR-DO033 DIRECCIONAMIENTO Y PLANEACIN (DP) RG-DP001 RG-DP001 RG-DP002 RG-DP003 RG-DP005 RG-DP006 RG-DP007 RG-DP008 Formato Formato Formato Formato Formato Formato Formato Formato Formato Formato Reglamento Reglamento Reglamento Reglamento Reglamento Reglamento Reglamento Reglamento Formato solicitud y aprobacin de actividades acadmicas externas Formato solicitud estudiantil Formato acta de compromiso de inicio de clase ACTUALIZADO

Formato seguimiento y control al trabajo acadmico Formato acta comit curricular Formato estudio de notas Formato recuperacin de clases Formato microcurriculo Formato acta de finalizacin de clases Formato acta de opcin de grado Manual de Convivencia V09 Manual de Convivencia V10 Reglamento Financiero Estatutos de la Corporacin Reglamento de propiedad intelectual Reglamento docente Reglamento interno de trabajo PEI

RG-DP010 RG-DP011 RG-GME001 RG-GME002 RG-GME003

Reglamento Reglamento Reglamento Reglamento Reglamento Reglamento Reglamento Reglamento Informativo Formato

Reglamento administrativo Reglamento de posgrados Reglamento de circulacin y prestamo Reglamento interbibliotecario Reglamento de medios audivisuales Reglamento del laboratorio de qumica y biologa Reglamento del laboratorio de electrnica Reglamento del laboratorio de fsica Gua para la presentacin y entrega de trabajos de grado Formato Control y prestamo de documentos Lista de Inventario de documentos para pasantia o prctica Formato carta de presentacin de pasante - NUEVO FORMATO Formato listado de estudiantes a eventos - NUEVO FORMATO Formato registro de aspirante s a grado Manual de Imagen Corporativa - NUEVO DOCUMENTO

GESTIN DE LOS RG-GMEMEDIOS EDUCATIVOS 004 (GME) RG-GME005 RG-GME006 IF-GME002 ADMISIONES Y FR-ARREGISTRO ACADMICO 024 (AR) INVESTIGACIN (IN) BIENESTAR (BI) GRADUACIN (GR) MERCADEO Y PUBLICIDAD (MP) FR-IN-003 FR-IN-014 FR-BI-005 FR-GR001 MN-MP001

Formato Formato Formato Formato

Manual

14/05/08 3 comentarios Autor: personal-no-docente

3 comentarios
1.

chingen a su madre5 jun 2009 - 05:38 AM nayeli berenice15 jun 2009 - 08:28 PM

chingen a su madre pendejos

2.

esta super orrible su informacion no se como ponen esto lo lamento x ustedes bye espero k pongan mejor informacion x k esta askerosa
3.

ernesto contreras13 nov 2009 - 01:01 AM

la neta esperaba algo major pero mi modos gracias.

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