Cdigo:

MANUAL DE GESTIN DE CALIDAD

MGC-02 Pgina 1 de 27

SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD. NORMA ISO 9001:2000

Responsable Representante de la Direccin

Versin del documento 01

Vigente desde: Febrero de 2005

Control de cambios en el documento Causa del cambio Cambio realizado

Elaborado por

Revisado por

Aprobado por

Representante de la Direccin

Consejo Ejecutivo

Rector

Cdigo:

MANUAL DE GESTIN DE CALIDAD

MGC-02 Pgina 2 de 27

Tabla de contenido 1. INTRODUCCIN..................................................................................................................4 2. RESEA HISTORICA...........................................................................................................5 3 DOCUMENTOS DE APOYO Y TERMINOLOGA..................................................................6 4 SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD ............................................................................6 4.1 REQUISITOS GENERALES: ..............................................................................................6 4.3 EXCLUSIONES PERMISIBLES .........................................................................................8 5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN..........................................................................8 5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCIN: .................................................................................8 5.2 ENFOQUE AL CLIENTE.....................................................................................................8 5.3 POLTICA DE CALIDAD.....................................................................................................8 5.4 PLANIFICACIN.................................................................................................................9 5.4.1 OBJETIVOS DE CALIDAD.............................................................................................10 PLANIFICACIN DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD..............................................11 5.5 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD...............................................................................12 5.5.2 REPRESENTANTE DE LA DIRECCIN........................................................................12 5.5.3 COMUNICACIN INTERNA...........................................................................................12 5.6 REVISIN POR LA DIRECCIN.......................................................................................12 6 GESTIN DE LOS RECURSOS.........................................................................................13 6.1 PROVISIN DE RECURSOS............................................................................................13 6.2 RECURSOS HUMANOS...................................................................................................14 6.3 INFRAESTRUCTURA........................................................................................................14 6.4 AMBIENTE DE TRABAJO................................................................................................16 7 REALIZACIN DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO............................................................16 7.1 PLANIFICACIN DE LA REALIZACIN DEL PRODUCTO.............................................16 7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON LOS BENEFICIARIOS .........................................17 7.2.1 DETERMINACIN DE LOS REQUISITOS DEL CLIENTE ............................................17 7.2.2 REVISIN DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL SERVICIO....................17 7.3 DISEO Y DESARROLLO................................................................................................18

Cdigo:

MANUAL DE GESTIN DE CALIDAD

MGC-02 Pgina 3 de 27

7.4 COMPRAS.........................................................................................................................18 7.5 PROCESO EDUCATIVO Y PRESTACIN DEL SERVICIO.............................................19 7.5.1 CONTROL DEL PROCESO EDUCATIVO Y PRESTACIN DEL SERVICIO................19 7.5.2 VALIDACIN DE LOS PROCESOS DE PRODUCCIN...............................................19 7.5.3 IDENTIFICACIN Y TRAZABILIDAD ............................................................................19 7.5.4 PROPIEDAD DEL CLIENTE...........................................................................................20 7.5.5 PRESERVACIN DEL PRODUCTO..............................................................................20 7.6 CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIN ..........................20 8 MEDICIN, ANALISIS Y MEJORA...................................................................................20 8.1 GENERALIDADES............................................................................................................20 8.2 SEGUIMIENTO Y MEDICIN............................................................................................21 8.3 CONTROL DEL SERVICIO NO CONFORME..................................................................22 8.4 ANLISIS DE DATOS.......................................................................................................22 8.5 MEJORA ...........................................................................................................................23 9. ANEXOS..............................................................................................................................24 ANEXO 1: VISIN SISTMICA DE PROCESOS....................................................................24 ANEXO 2: MATRIZ DE CARACTERIZACIN DE PROCESOS Y SUS INTERRELACIONES 26 ANEXO 3: ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL.....................................................................27

Cdigo:

MANUAL DE GESTIN DE CALIDAD

MGC-02 Pgina 4 de 27

1. INTRODUCCIN Dentro del Sistema de Gestin de Calidad diseado e implementado por el COLEGIO DON SABIONDO se ha redactado el Manual de Gestin de Calidad con el objetivo de contar con un documento que evidencie la forma en que El Colegio se compromete a dar cumplimiento a su proyecto educativo y dar as satisfaccin a las expectativas de los Padres de Familia, de los Estudiantes, de la Compaa de Jess y de la Iglesia Catlica Colombiana. Este manual representa la estructura general del sistema de gestin de calidad del Colegio y es el documento maestro utilizado como gua en la aplicacin e implementacin de los diversos aspectos propios de la norma NTC-ISO 9001:2000. (Ver NTC-ISO 9000:2000 numeral 4.2.2) En su interior se puede encontrar el alcance del sistema de gestin de calidad, los procedimientos documentados y establecidos para el Sistema de Gestin de la Calidad o referencia a los mismos y una descripcin de la interaccin entre los procesos del sistema de gestin de la calidad. Al implementar los aspectos anteriores el COLEGIO DON SABIONDO garantiza el mejoramiento continuo de sus procesos para lograr el cumplimiento de la razn de ser del Colegio: la formacin integral del estudiante. El COLEGIO DON SABIONDO pretende a travs de la implementacin de su Sistema de Gestin de Calidad, contribuir a la formacin de los estudiantes generando en sus empleados una cultura del control y un enfoque de procesos integrados, orientado a la satisfaccin de los padres de familia, de los estudiantes, de la Compaa de Jess, y de la Iglesia Catlica Colombiana y a la mejora continua para que sea una Institucin destacada por su capacidad de gestin en el sector Educativo de Santander y de Colombia.

Cdigo:

MANUAL DE GESTIN DE CALIDAD

MGC-02 Pgina 5 de 27

2. RESEA HISTORICA El COLEGIO DON SABIONDO es una Comunidad Educativa de la Compaa de Jess, que pretende formar lderes a la luz del Evangelio y de los documentos de la Iglesia Catlica. El 30 de Octubre de 1.896, el padre Luis Antonio Gamero, Superior de los Jesuitas en Colombia y el Senador Alejandro Pea Solano, en representacin del Gobierno de Santander, firmaron el contrato para la fundacin de un Colegio de la Compaa de Jess en Bucaramanga. Cinco meses ms tarde, el 22 de Marzo de 1.897 naci el COLEGIO DON SABIONDO, En 1.903 se inici la construccin de un edificio propio en el Parque Centenario a donde se traslad el Colegio en 1.911. En 1938, la Asamblea Departamental despoj a la Compaa de Jess del Colegio y de su edificio. Tiempo despus se constituy una junta pro colegio que coloc la primera piedra para la nueva sede del colegio de San Pedro Claver en el Barrio Sotomayor, el 12 de diciembre de 1948. En marzo del ao siguiente se abrieron las clases en los cursos preparatorios. En 1.962 se inici la seccin infantil frente al templo del Sagrado Corazn. Tres aos ms tarde esta seccin se traslad a la sede que hoy conocemos como San Pedrito, en el barrio Conucos. Desde 1971 el colegio adopt la metodologa de la educacin personalizada al mismo tiempo que los dems colegios de los Padres Jesuitas en Colombia. Desde entonces esta pedagoga ha sido muy aceptada y estimada por los padres de familia y por los estudiantes. Hasta 1978 el colegio fue solamente para varones. Desde esa fecha se hizo coeducativo de nios y nias, y en 1992 se gradu la primera promocin coeducativa. Hoy, en los inicios del siglo XXI tenemos la certeza de contar con una institucin slida, con una clara misin de formar lderes catlicos para el servicio de la regin y del pas y con una amplia y reconocida tradicin. As, ms de un siglo despus de su fundacin, esperamos seguir cumpliendo con hacer las cosas PARA LA MAYOR GLORIA DE DIOS, y cumplir as con las expectativas de los Padres de Familia y de los Estudiantes.

Cdigo:

MANUAL DE GESTIN DE CALIDAD

MGC-02 Pgina 6 de 27

3 DOCUMENTOS DE APOYO Y TERMINOLOGA Para facilitar la comprensin de la documentacin del Sistema de Gestin de Calidad del COLEGIO DON SABIONDO. Se ha definido en la documentacin de los procedimientos un capitulo 3. Documentos de apoyo, son los documentos externos (de la Iglesia y de la Compaa, as como del Estado Colombiano y de ACODESI Asociacin de Colegios de la Compaa de Jess en Colombia) que fundamentan los procesos de gestin del Colegio y el capitulo 4. Terminologa, son los trminos que requieren definicin. 4 SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD 4.1 Requisitos generales: Alcance del SGC: "Diseo, planificacin y prestacin del servicio de educacin en los niveles de Preescolar, Bsica Primaria, Bsica Secundario y Media" Procesos: Para mayor claridad se incluye el resumen de procesos comprendidos en el sistema de gestin. Ver el anexo 1: Visin Sistmica de Procesos La secuencia e interrelacin de los procesos estn documentados en el Anexo 2: Matriz de Caracterizacin de Procesos y sus Interrelaciones. En la caracterizacin de cada uno de los procesos se establece: la relacin del procedimiento con la norma, el responsable del proceso, el nombre del procedimiento, las entradas (recursos, informacin), las salidas (resultados. Productos y/o servicios), clientes y proveedores del proceso, mecanismos de control e indicadores de seguimiento y medicin. Ver el anexo 3: Matriz de indicadores de procesos y objetivos. 4.2 Requisitos de la documentacin: Para cumplir con los requisitos de control de la documentacin y de registros, se ha documentado y aplicado los siguientes procedimientos: - Elaboracin de Documentos: Establece las pautas de elaboracin e identificacin de la documentacin del SGC. - Control de Documentos: Determina las requisitos para controlar los cambios y garantizar la confiabilidad y distribucin de la documentacin interna y externa del SGC. - Control de Registros: Establece los requisitos para la identificacin, control,

Cdigo:

MANUAL DE GESTIN DE CALIDAD

MGC-02 Pgina 7 de 27

almacenamiento, indizacin, preservacin y disposicin final de los registros de calidad del Colegio. La estructura del sistema documental del COLEGIO DON SABIONDO, consta de: Manuales, reglamentos, programas, proyectos, procedimientos y registros. Los Manuales, reglamentos, programas, proyectos son documentos guas, de libre elaboracin pero que cumplen con los requisitos de forma y de control de documentos. Los manuales establecidos son: - Manual de Descripcin de cargos, responsabilidades y autoridades (MCA-01): Establece el perfil de cada uno de los cargos que conforman la estructura organizacional del Colegio, determina las competencias, responsabilidades y autoridad de cada funcionario, lo cual facilita y gua su actuar dentro de los procesos y del Colegio. - Manual de Gestin de Calidad (MGC-02): Documento maestro que representa la estructura general del sistema de gestin de calidad del Colegio, es utilizado adems como gua en la aplicacin e implementacin de los diversos aspectos propios de la norma NTC-ISO 9001:2000. - Proyecto Educativo Institucional (PEI-03): En este documento se determina el accionar del Colegio en lo relacionado con el servicio educativo ofrecido a los estudiantes y los procesos administrativos que se gestionan en el colegio, para dar cumplimiento a los requisitos de Ministerio de Educacin Nacional (MEN). - Reglamento o Manual de Convivencia (MCO-04): Es un componente del Proyecto Educativo institucional del Colegio y contiene el conjunto de principios, normas, procedimientos, acuerdos y dems aspectos que regulan y hacen posible la convivencia de los miembros de la comunidad educativa. - Manual de Procedimientos (MDP-05): Compendia los procedimientos documentados y registros de cada proceso. - Reglamento Interno de Trabajo (RIT-06): Es el conjunto de normas que determinan las condiciones laborales a que deben sujetarse el colegio como empleador y sus empleados. - Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial (RHS-07): Documento mediante el cual la empresa se compromete a dar cumplimiento a las disposiciones legales vigentes, tendientes a garantizar los mecanismos que aseguren una oportuna y adecuada prevencin de los accidentes de trabajo y enfermedades profesionales. - Programa de Salud Ocupacional (PSO-08): Documento que compendia los procedimientos documentados y registros de cada proceso.

Cdigo:

MANUAL DE GESTIN DE CALIDAD

MGC-02 Pgina 8 de 27

Ver listado maestro control de documentos internos. 4.3 Exclusiones Permisibles Para el COLEGIO DON SABIONDO, se considera exclusin el numeral 7.6 Control de los dispositivos de seguimiento y medicin. 5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN 5.1 Compromiso de la Direccin: El Colegio evidencia su compromiso con la implementacin del SGC y de la bsqueda de una mejora continua del mismo, mediante: - El establecimiento de mecanismos de comunicacin que permitan conocer el nivel de satisfaccin de nuestros beneficiarios (Padres de Familia y Estudiantes), mediante encuestas que se realizan anualmente para conocer su nivel de satisfaccin y poder determinar acciones de mejora - Adems se ha definido y documentado la Poltica y los Objetivos de Calidad del Colegio y se los ha comunicado a todos los empleados, lo cual les permite dirigir su obrar hacia la mejora continua de los procesos y de la Institucin. 5.2 Enfoque al Cliente La Direccin del colegio es la responsable de establecer sistemas de comunicacin y de trazar estrategias de formacin y de actuacin de los estudiantes y de sus Padres de Familia, para mejorar continuamente la prestacin del servicio educativo. El Colegio dispone para ello del Procedimiento de Comunicacin Organizacional, que evala el nivel de satisfaccin de los Beneficiarios. El Colegio establece mediante el Contrato de Matrcula que est incluido en el Procedimiento de Admisin y Matricula, su compromiso con la educacin y formacin de los Estudiantes. 5.3 Poltica de calidad La poltica de calidad definida por la Direccin del Colegio est adecuada a lo que es su propsito, formar integralmente a sus Estudiantes como lderes catlicos, teniendo presente la bsqueda de la mejora continua de sus procesos, el desarrollo de su personal y la satisfaccin de los Estudiantes y Padres de Familia.

L a poltica de calidad de colegio se expresa as:

Cdigo:

MANUAL DE GESTIN DE CALIDAD

MGC-02 Pgina 9 de 27

El COLEGIO DON SABIONDO evangeliza a los miembros de su Comunidad Educativa con una propuesta de formacin que ser siempre de mejor calidad en cada una de sus dimensiones. Mejorar permanentemente sus procesos para lograr la completa satisfaccin de sus usuarios, y colaborar eficazmente en el desarrollo cultural, religioso, social, econmico y poltico de Bucaramanga y Santander.
5.4 Planificacin ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL El COLEGIO DON SABIONDO, cuenta con una estructura administrativa formal. Ver Anexo 4: Estructura Organizacional DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO Para organizar su orientacin al futuro el colegio ha expresado as su visin y su misin:

VISIN

En el ao 2010 el COLEGIO DON SABIONDO ser reconocido por contar con una Propuesta Educativa de alta calidad, acorde con la tradicin educativa de la Compaa de Jess.
MISIN El COLEGIO DON SABIONDO es una comunidad educativa inspirada en la Espiritualidad Ignaciana, enviada a evangelizar mediante la Propuesta Educativa de la Compaa de Jess, a la sociedad y a la juventud de Bucaramanga y de Santander. QUIERE servir al pas y a la Iglesia formando con excelencia integral hombres y mujeres, para los dems y con los dems, que respondan con actitudes y hechos al momento histrico que vivimos CUENTA con la experiencia educativa de la Compaa de Jess, el marco legal colombiano y la calidad humana y profesional de quienes conformamos la comunidad educativa.

Cdigo:

MANUAL DE GESTIN DE CALIDAD

MGC-02 Pgina 10 de 27

5.4.1 Objetivos de calidad Para dar cumplimiento a la poltica de calidad se han establecido los siguientes objetivos:

PROCESO GESTIN DE DIRECCIN

OBJETIVO 1. Garantizar la sostenibilidad del Colegio.

INDICADOR - Cumplimiento de las Revisiones por la Direccin - Cumplimiento del Plan de Desarrollo - Cumplimiento del presupuesto anual - Efectividad de las Auditoras Internas - Efectividad en la acciones de mejora realizacin de

- Eficacia de la comunicacin GESTIN DE DIRECCIN 2. Cumplir la misin evangelizadora logrando la plena satisfaccin de las necesidades y expectativas de los estudiantes y padres de familia. - Resultados de la encuesta satisfaccin a PPFF. - Efectividad en la atencin de quejas y reclamos - Evaluacin del servicio por parte de los estudiantes. - Evaluacin de profesores por parte de estudiantes. - Cumplimiento de programas proyectos de formacin y

GESTIN DE FORMACIN

3. Garantizar la ptima prestacin del servicio educativo.

- Valoracin de la normalizacin de estudiantes. - Resultados en pruebas acadmicas oficiales - Desempeo estudiantes acadmico de los

- Ingreso a las universidades

Cdigo:

MANUAL DE GESTIN DE CALIDAD

MGC-02 Pgina 11 de 27

PROCESO GESTION ADMINISTRATIVA

OBJETIVO 4. Mantener y mejorar la competencia del personal.

INDICADOR - Resultado de la valoracin competencias del personal. - Resultado de desempeo. la evaluacin de de

- Cumplimiento del plan de formacin. GESTION ADMINISTRATIVA 5. Suministrar oportunamente los recursos necesarios para una ptima prestacin del servicio. - Evaluacin del cliente interno a oportunidad y calidad de compras y contratacin de servicios. - Control de cartera. - Nivel de cumplimiento del programa de mantenimiento. - Ejecucin presupuestal. - Satisfaccin del cliente interno al mantenimiento de instalaciones fsicas, muebles y equipos

Planificacin del Sistema de Gestin de Calidad Para garantizar la planeacin y revisin del SGC el Colegio ha documentado e implementado el Procedimiento de Planeacin, Revisin y Mejora del SGC. Dando cumplimiento a lo establecido en el numeral 4.1 de la norma ISO 9001.

Cdigo:

MANUAL DE GESTIN DE CALIDAD

MGC-02 Pgina 12 de 27

5.5 Responsabilidad y autoridad Los perfiles de los cargos, las responsabilidades y autoridades de las personas relacionadas con el sistema de gestin de calidad han sido definidos y documentados en el Manual de Perfiles de Cargos, Responsabilidades y Autoridades.

5.5.2 Representante de la Direccin. El Representante de la Direccin es la Asesora de Planeacin y Desarrollo, nombrada por el Rector, con las siguientes responsabilidades y autoridades: - Asegurar que se establezcan, implementen y mantengan los procesos del sistema de calidad. Liderar y garantizar el buen funcionamiento del Sistema de Gestin de Calidad del Colegio. - Promover en los Directivos, cuerpo docente y empleados la conciencia de la necesidad de que se comprometan en el desarrollo de los procesos para lograr la ptima prestacin del servicio y la satisfaccin de los Padres de Familia y de los Estudiantes. 5.5.3 Comunicacin interna El Rector es el responsable de velar por una adecuada comunicacin con todo el personal del Colegio y con los Estudiantes, Padres de Familia y dems partes interesadas. Se ha definido, documentado e implementado el Procedimiento de Comunicacin Organizacional, el cual pretende generar medios y estrategias de comunicacin oportuna, clara y fidedigna, que permitan prestar un buen servicio al beneficiario y una excelente coordinacin de actividades. 5.6 Revisin por la Direccin 5.6.1 Generalidades.

El Colegio ha definido, documentado e implementado el Procedimiento de Planeacin, Revisin y Mejora del SGC, el cual establece como objetivo revisar peridicamente el SGC y el funcionamiento de cada uno de los procesos para garantizar un efectivo desempeo. En la revisin se establecen las oportunidades de mejora y las necesidades de efectuar cambios al SGC. Tambin se revisa el logro de los Objetivos de calidad y cuando sea pertinente la Poltica de Calidad. Las revisiones se registran en las actas de la Revisin por la Rectora.

Cdigo:

MANUAL DE GESTIN DE CALIDAD

MGC-02 Pgina 13 de 27

5.6.2 Informacin para la revisin: Las variables de entrada en las que se fundamenta el proceso de revisin y mejora de Sistema de Gestin de Calidad pueden ser las siguientes: - Resultados de las auditoras previas. - Retroalimentacin de cliente. - Desempeo de los procesos y conformidad con el producto. - Estado de las acciones correctivas y preventivas. - Acciones de seguimiento de revisiones por la direccin previas. - Cambios que podran afectar el S.G.C. - Recomendaciones para la mejora.

5.6.3 Resultados de la revisin El resultado de la revisin del SGC se expresa mediante: - Decisiones y Acciones Relacionadas con la Mejora de la eficacia del S.G.C. y sus Procesos. - Decisiones y Acciones Relacionadas con la Mejora del Servicio en Relacin con los Requisitos del Cliente - Decisiones y acciones relacionadas con la Necesidad de recursos 6 GESTIN DE LOS RECURSOS 6.1 Provisin de recursos El Colegio posee los medios y condiciones adecuadas para el desempeo eficaz de los procesos. Se realiza un presupuesto anual donde se estiman los ingresos y gastos de operacin necesarios para garantizar la calidad del servicio. La metodologa para la elaboracin del presupuesto esta contenida en el Procedimiento de Presupuesto de Ingresos, Gastos e Inversiones. Se proveen los suministros y servicios necesarios para una operacin eficaz siguiendo las

Cdigo:

MANUAL DE GESTIN DE CALIDAD

MGC-02 Pgina 14 de 27

disposiciones establecidas en el Procedimiento de compras y contratacin de servicios.

6.2 Recursos humanos Se realiza un adecuado proceso de seleccin, vinculacin e induccin del personal, que le permite al Colegio disponer de un recurso humano competente que preste un servicio con los niveles de calidad exigidos por el Proyecto Educativo Institucional ofrecido a los Estudiantes y Padres de Familia, para lo cual se ha definido, documentado e implementado el Procedimiento de Seleccin, Vinculacin e Induccin de Personal. Para garantizar el desarrollo del personal basado en competencias, se ha definido, documentado e implementado el Procedimiento de Formacin y Desarrollo de Competencias Laborales, el cual establece el mtodo para la estructuracin de las competencias laborales de cada uno de los cargos que conforman la estructura organizacional y permite desarrollar en las personas las habilidades que faciliten el desempeo de su labor. Para realizar este procedimiento es necesario: - Determinar las competencias bsicas por cargo en trminos de: Educacin, Formacin (conocimientos especficos), Habilidades y Experiencia. - Valorar las competencias y conocer el estado actual de desarrollo de cada persona. - Estructurar el plan de formacin anual del Colegio para ayudar a las personas a crecer en las habilidades que requiere el cargo que ocupan. - Evaluar el desempeo laboral (Habilidades: Aptitudes intelectuales, cualidades personales y efectividad laboral), mediante la evaluacin del desempeo, la cual permite conocer el estado actual de desarrollo de cada persona y crearle metas de crecimiento. Para garantizar el cumplimiento de las obligaciones laborales legales del Colegio, as como el pago de la asignacin salarial de los empleados; se ha definido, documentado y aplicado el Procedimiento de Liquidacin de Nmina y Prestaciones Sociales. En procura de un adecuado ambiente laboral (bienestar fsico, mental y social de los empleados), se cuenta con un sistema de administracin de riesgos profesionales mediante una ARP, que asesora y orienta la gestin hacia la prevencin y eliminacin de riesgos que incidan en la seguridad de las personas, en la infraestructura, equipos y condiciones de trabajo; Para lo cual se ha definido, documentado y aplicado el Procedimiento de Salud Ocupacional. 6.3 Infraestructura

Cdigo:

MANUAL DE GESTIN DE CALIDAD

MGC-02 Pgina 15 de 27

Se ha definido la infraestructura necesaria (instalaciones fsicas, muebles, enseres, equipos de cmputo y de comunicacin) para garantizar la prestacin del servicio educativo y lograr la satisfaccin de las necesidades de nuestra Comunidad educativa. El Colegio provee los medios y condiciones adecuadas para el desempeo eficaz de los procesos: Equipos de proteccin personal para cargos que revisten riesgos ocupacionales, coordinados y controlados por los integrantes del Comit Paritario de Salud Ocupacional. Normas de seguridad industrial y salud ocupacional para preservar la salud del empleado. Mantenimiento preventivo y correctivo de instalaciones fsicas, muebles, enseres, equipos de cmputo y de comunicacin. Infraestructura para la prestacin del servicio educativo: Con el fin de ofrecer a los estudiantes una infraestructura adecuada a sus necesidades y que les permita un mejor aprovechamiento de nuestra oferta educativa, el colegio cuenta con dos sedes a saber: 1. Sede de Infantiles, dividida en dos sectores. La zona destinada al preescolar, ubicada al ingreso de la sede, ofrece a los alumnos ms pequeos su propio patio de juegos, amplios salones, bateras de bao adaptadas a su edad y salones especializados para el desarrollo de sus potencialidades. El sector de primaria recibe a los estudiantes de 1 a 5 grado, cuenta igualmente con salones amplios e iluminados, aulas especializadas, laboratorios, cafeteras bateras de bao, canchas mltiples, coliseo, capilla, biblioteca, enfermera, restaurante y parques con ambientes naturales. Estos ltimos espacios son tambin aprovechados por los estudiantes de preescolar en los momentos en que sea necesario. 2. Sede de Bachillerato: Esta sede se encuentra organizada para recibir estudiantes de 6 a 11 grado, quienes adems de las aulas madre, cuentan con salones especializados, laboratorios, bateras de bao, cafeteras, capilla, saln de actos, canchas mltiples, enfermera, biblioteca, gimnasio y restaurante. En cada una de las sedes los profesores y empleados tienen sus oficinas o salas propias para el ptimo desempeo de sus actividades laborales. Igualmente cuentan con bateras de bao independientes de las de los estudiantes y cafeteras para su comodidad. El mantenimiento preventivo es una de las prioridades del servicio, se efecta de acuerdo con el plan de mantenimiento para equipos e instalaciones del Colegio y se realiza seguimiento a su ejecucin, de acuerdo con lo establecido y documentado en el Procedimiento de Mantenimiento de Instalaciones Fsicas, Muebles y Equipos, y el Procedimiento de Aseo y Servicios Generales.

Cdigo:

MANUAL DE GESTIN DE CALIDAD

MGC-02 Pgina 16 de 27

Se mantiene el personal suficiente para realizar en forma oportuna y adecuada las labores de mantenimiento, aseo y limpieza. Se proveen los recursos necesarios para el plan de capacitacin. 6.4 Ambiente de trabajo La administracin del Colegio es consciente de que sus empleados son su mayor activo. Buscando un adecuado ambiente de trabajo se han definido y comunicado las responsabilidades y autoridades a cada miembro del Colegio. Los objetivos y metas de cada proceso se han definido para realizar una evaluacin pertinente. Los equipos de seguridad y proteccin, al igual que la dotacin son entregados peridicamente a los empleados con reglas y orientaciones para su uso. El Colegio provee los medios y condiciones adecuadas para el desempeo eficaz de los procesos, para lo cual se tiene estructurado el Proceso de Gestin Administrativa y Financiera, el cual facilita: - Cumplir puntualmente con las obligaciones contractuales pactadas con sus trabajadores y garantizar el pago de la nmina y la seguridad social en forma oportuna. - Promover una adecuada salud ocupacional y seguridad industrial del personal, controlando los ndices de accidentalidad por medio de acciones preventivas de formacin y de control de los incidentes y accidentes de trabajo y suministrando la dotacin requerida y adecuada para garantizar la comodidad y seguridad de su personal de acuerdo con la legislacin vigente. - En cuanto a competencias, se ha determinado el nivel de competencias (Educacin, Formacin, Experiencia y Habilidades) necesarias para desempear cada uno de los cargos. Dependiendo de los resultados, se realizan planes de mejoramiento que incluyen entre otros aspectos: Capacitacin, Entrenamiento y Formacin. - Se realiza una evaluacin anual del desempeo y se establecen compromisos de mejora para los periodos siguientes. 7 REALIZACIN DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO 7.1 Planificacin de la realizacin del producto El Colegio planifica y realiza la prestacin del servicio educativo de forma controlada, para lo cual se ha estructurado el Proceso de Gestin de Formacin y se ha asignado a la Direccin Acadmica como responsable del mismo. Se han definido, documentado e implementado los procedimientos que contienen los requisitos que requiere la Propuesta Educativa Institucional para dar satisfaccin a los Estudiantes y

Cdigo:

MANUAL DE GESTIN DE CALIDAD

MGC-02 Pgina 17 de 27

Padres de familia y cumplimiento a la normatividad del sector educativo, estos son: - Procedimiento de admisin y matrcula de estudiantes. - Procedimiento de diseo curricular. - Procedimiento de planificacin y prestacin del servicio acadmico. - Procedimiento de acompaamiento. La ejecucin de las actividades se realizan siguiendo la descripcin de los procedimientos documentados en el Manual de Procedimientos de Calidad, que adems contienen los objetivos y las actividades necesarias para el logro de la eficiencia, la eficacia, el seguimiento y el control de los procesos. Estos objetivos sirven como base para determinar en forma cuantitativa los resultados deseados. La estructura de los procesos est definida en la Matriz de caracterizacin de procesos y sus interrelaciones (Anexo 2) la cual contiene: el responsable del proceso, entradas (recursos, informacin), salidas (resultados y/o productos), beneficiarios y proveedores del proceso, mecanismos de control e indicadores de seguimiento y medicin (indicadores de gestin) y mejora de los procesos y registros utilizados en el proceso.

7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON LOS BENEFICIARIOS 7.2.1 Determinacin de los requisitos del Cliente Mediante la firma del contrato de Matrcula, El Colegio garantiza a las familias y a los estudiantes la prestacin del Servicio Educativo, ajustado a los lineamientos del MEN, igualmente detalla la oferta del servicio y las obligaciones de los padres de familia y estudiantes. El contrato reposa en la carpeta acadmica de cada estudiante, una vez culmina el periodo acadmico se destruye. 7.2.2 Revisin de los requisitos relacionados con el servicio Los procesos de Direccin y de Gestin de Formacin, son los responsables del cumplimiento de los requisitos relacionados con el servicio educativo. Al finalizar el ao escolar se realiza una encuesta para detectar el nivel de satisfaccin de los Estudiantes y Padres de Familia, tomando una muestra aleatoria del 10% de estos. Adems, para cumplir con los requisitos de la Propuesta Educativa Institucional, de los Beneficiarios y de la planeacin y realizacin del servicio, el Colegio cuenta con los procesos

Cdigo:

MANUAL DE GESTIN DE CALIDAD

MGC-02 Pgina 18 de 27

de apoyo, los cuales son vitales para la administracin y control de los recursos: Gestin administrativa: -Seleccin, vinculacin e induccin de personal -Desarrollo y formacin de competencias laborales -Salud Ocupacional -Liquidacin de Nmina y prestaciones sociales -Presupuesto de ingresos, gastos e inversiones -Compras de suministros y contratacin de servicios -evaluacin de proveedores -Facturacin y recaudo y cartera -Mantenimiento de equipos e infraestructura -Gestin contable -Aseo y Mantenimiento 7.3 Diseo y Desarrollo El Colegio disea los contenidos curriculares por programa, por proyecto, por nivel, por grado, por asignatura y por perodo, generando un plan de estudios que permite ser revisado, verificado y validado anualmente; dependiendo de los resultados se retroalimenta el proceso y si es necesario, se establece un nuevo plan de estudios como respuesta a las oportunidades de mejora identificadas y que son aprobadas por la autoridad competente. Para cumplir con este requisito se ha definido, documentado y aplicado el Procedimiento de Diseo curricular, el cual muestra los pasos que se deben tener en cuenta para Realizar el Esquema de las reas Acadmicas Obligatorias y Optativas, programas y proyectos de formacin, a partir de los cuales los profesores disean los Planes de reas (en el caso de primaria y bachillerato) y los Planes de Dimensiones (en el caso de preescolar). El Diseo curricular concluye con la realizacin de los planes de periodo para primaria y bachillerato y los proyectos de aula para preescolar. Una vez realizado cada plan es sometido a la correspondiente revisin, verificacin y validacin por la autoridad competente. Al finalizar el ao escolar se analizan las posibilidades de mejoramiento y si se considera conveniente, se realizan cambios, previo conocimiento y autorizacin de la Direccin Acadmica. 7.4 Compras El objetivo fundamental de la estructuracin, documentacin e implementacin del proceso de compras es definir los parmetros de compra para asegurar que El Colegio adquiera productos e insumos que cumplan con las especificaciones tcnicas requeridas, que adems cumplan con los parmetros de la contratacin de servicios, controlar su ejecucin y definir la metodologa de evaluacin, calificacin y seleccin de los proveedores en funcin de su capacidad para suministrar productos y servicios de acuerdo con los requisitos del Colegio.

Cdigo:

MANUAL DE GESTIN DE CALIDAD

MGC-02 Pgina 19 de 27

Los Procedimiento de Compras de suministros, control de almacn y evaluacin de proveedores y de Contratacin de Servicios tienen como objetivo establecer los parmetros requeridos para la compra de materiales, insumos, equipos y herramientas, garantizar el control del almacn (recepcin de insumos, almacenamiento, salidas de almacn al personal interno, control de inventarios); Contratacin de servicios y el Registro y evaluacin de proveedores. Servicios externos contratados por El Colegio: - Seguridad y vigilancia - Asesora jurdica - Mantenimiento de Fotocopiadoras y duplicadoras

7.5 PROCESO EDUCATIVO Y PRESTACIN DEL SERVICIO 7.5.1 Control del proceso educativo y prestacin del servicio Para garantizar la prestacin del servicio se han definido, documentado e implementado los procedimientos que contienen los requisitos especificados por el proyecto educativo institucional, los Estudiantes y Padres de Familia y por la normatividad del sector educativo, estos son: - Procedimiento de admisin y matricula de estudiantes. - Procedimiento de diseo curricular. - Procedimiento de planificacin y prestacin del servicio acadmico - Procedimiento de acompaamiento El Colegio regula en su Manual de Convivencia la normalizacin de las actividades escolares, con el fin de favorecer el desarrollo integral de los estudiantes y facilitar una sana convivencia. Este Manual es entregado a cada uno de los estudiantes y docentes. 7.5.2 Validacin de los procesos de produccin El colegio realiza una validacin de la prestacin del servicio, trabajando en la preparacin del personal que presta dicho servicio, para garantizar su competencia. Adems en diseo curricular se realiza una completa validacin de las etapas del diseo. 7.5.3 Identificacin y Trazabilidad Cada estudiante es identificado con su nombre completo y un cdigo que le permite hacer su seguimiento y trazabilidad a los largo de su vida acadmica dentro del Colegio. Al finalizar satisfactoriamente el ltimo grado que ofrece El Colegio se expide el acta de grado y queda registrada en la secretara general del colegio

Cdigo:

MANUAL DE GESTIN DE CALIDAD

MGC-02 Pgina 20 de 27

El Director Acadmico es el responsable de velar por el desarrollo y cumplimiento de los Planes Integrales de rea (PIA) y Planes Integrales de Dimensiones (PID), donde se encuentran consignados los planes de estudio; se encarga adems de los programas y proyectos de formacin para garantizar la calidad del servicio educativo. El PIA y el PID son identificados con los cdigos PGF-01-R02 y PGF-01-R03, las modificaciones y cambios son aprobados y comunicados por el Director Acadmico. La Secretara Acadmica es la responsable de conservar los registros acadmicos, indizados por cada estudiante y por grado: los registros se archivan en copia fsica y en medio magntico. La autoridad para aprobar los registros acadmicos son el Rector y el Director Acadmico. 7.5.4 Propiedad del Cliente El Secretario Acadmico, a partir del procedimiento de admisin y matrcula de estudiantes, es el responsable de almacenar, proteger y mantener los registros suministrados por los estudiantes, de tal manera que se eviten daos o prdidas. As mismo los profesores en el procedimiento de programacin y prestacin del servicio educativo, son responsables de proteger los materiales y trabajos presentados por los estudiantes. 7.5.5 Preservacin del producto El Director acadmico, por medio del proceso de formacin es el responsable de establecer y velar por que se apliquen de forma adecuada los requisitos establecidos por la ley y esperados por los clientes respecto a la prestacin del servicio de educativo del Colegio. La Secretara Acadmica es la responsable de proteger la informacin referente al desarrollo acadmico de cada estudiante. Como acciones preventivas se hacen copias de seguridad del software peridicamente para as proteger el registro acadmico del Colegio. 7.6 Control de los dispositivos de seguimiento y medicin No aplica para el COLEGIO DON SABIONDO. 8 MEDICIN, ANALISIS Y MEJORA acadmico

8.1 Generalidades La medicin del desempeo de los procesos, se realiza mediante el control de los indicadores de gestin establecidos en cada procedimiento.

Cdigo:

MANUAL DE GESTIN DE CALIDAD

MGC-02 Pgina 21 de 27

El Consejo Ejecutivo, en el cual se analizan los resultados de desempeo de los procesos y toma las acciones correctivas (si se requieren), para lograr la mejora continua y el desempeo efectivo del Sistema de Gestin de Calidad. Este seguimiento se hace con el control permanente del cumplimiento de la meta y de los niveles permisibles establecidos en cada procedimiento, que hace el responsable de proceso y reportados al Consejo Ejecutivo peridicamente. As mismo, en la Revisin por la Direccin que hace el Rector, verifica el desempeo de los procesos y establece acciones de mejora al Sistema de Gestin de Calidad. 8.2 Seguimiento y medicin El seguimiento y medicin al desempeo de los procesos y a la calidad del servicio educativo se hace mediante: Una evaluacin Institucional anual, del nivel de satisfaccin de nuestros Estudiantes y Padres de Familia. Las auditorias internas al desempeo del SGC, durante dos ciclos anuales La revisin por la direccin que hace el Rector peridicamente.

8.2.1 Satisfaccin del Cliente El Colegio realiza seguimiento a la informacin relativa a la percepcin de los Estudiantes y Padres de Familia (Evaluacin del nivel de satisfaccin) la cual se realiza anualmente, para verificar el cumplimiento de los requisitos por parte del Colegio. Adems se tiene el proceso de Comunicacin Organizacional, para atender en forma oportuna las quejas y reclamos, relacionados con la calidad del servicio educativo y/o dems servicios prestados en El Colegio. 8.2.2 Auditoria Interna Se ha documentado e implementado el Procedimiento de auditorias internas, el cual tiene como objetivo establecer las pautas necesarias para programar, planear y ejecutar las auditorias internas de calidad. Para la seleccin y evaluacin de los auditores internos, para determinar el alcance y los criterios de las auditoras en el COLEGIO DON SABIONDO, de tal forma que se pueda evidenciar el grado de conformidad con los requisitos establecidos por la Norma ISO 9001:2000, por la ley y por los beneficiarios del Colegio, igualmente se hace, adems, seguimiento al logro de los objetivos de calidad y a la aplicacin efectiva de los procedimientos establecidos en cada uno de los procesos.

Cdigo:

MANUAL DE GESTIN DE CALIDAD

MGC-02 Pgina 22 de 27

8.2.3 Seguimiento y medicin de los procesos El Colegio da seguimiento a los procesos mediante la revisin peridica de los indicadores de gestin en la reunin del Consejo del rea correspondiente. A sugerencia de estos el Consejo Ejecutivo realiza revisiones peridicas y toma las acciones correctivas en los casos necesarios. 8.2.4 Seguimiento y medicin del servicio El Colegio mide y hace seguimiento al proceso acadmico mediante: Los controles permanentes y el seguimiento a los indicadores de gestin del proceso. El sistema de evaluacin establecido al proceso de formacin Bienestar es responsable de velar por el adecuado desempeo de la normalizacin de los estudiantes, mediante el acompaamiento y la coordinacin de grados. Anlisis de los resultados de pruebas externas, como son: simulacro ICFES, pruebas de Estado y pruebas saber, olimpiadas por reas acadmicas, concursos de conocimientos generales, preicfes, anlisis de resultados de ingreso de los exalumnos en las diferentes universidades.

8.3 Control del servicio no conforme Se ha documentado e implementado el Procedimiento de Control de Servicio no Conforme, el cual permite establecer el mtodo para identificar y controlar las no conformidades presentadas durante cualquier etapa de los procesos con el fin de asegurar: - Su oportuna deteccin e identificacin. - La correccin y disposiciones en torno a las no conformidades para evitar su uso intencionado o no intencionado. - Establecer la responsabilidad del personal para dar solucin a las no conformidades El procedimiento aplica para el control (identificacin y responsabilidades) en el tratamiento de las no conformidades generadas en el desarrollo de los procesos, reclamaciones de los Estudiantes y Padres de Familia, en las auditorias internas y la revisin por la Rectora al Sistema de Gestin de Calidad del Colegio. 8.4 Anlisis de datos El representante de la direccin y los directores de reas funcionales son los responsables de analizar los datos del desempeo de los procesos, presentar sus resultados al Consejo Ejecutivo, sobre:

Cdigo:

MANUAL DE GESTIN DE CALIDAD

MGC-02 Pgina 23 de 27

- Logro de la Misin del Colegio. - Nivel de satisfaccin de los Estudiantes y Padres de Familia, las quejas y reclamos. - Evaluacin de proveedores - Indicadores de desempeo de los procesos 8.5 Mejora 8.5.1 Mejora continua La mejora continua se logra por: - La aplicacin controlada de las polticas institucionales. - El control de que se estn logrando los objetivos de calidad. - El control de que se estn corrigiendo los errores que han detectado las auditoras de calidad. - El anlisis y correccin de las quejas y reclamos realizadas por los Estudiantes y Padres de Familia. - El cumplimiento del procedimiento de acciones correctivas y preventivas. - Por la revisin peridica que hace la rectora de los procesos. 8.5.2 Accin correctiva Este procedimiento tiene por objeto identificar e implementar las acciones correctivas necesarias para eliminar los problemas que afectan la calidad y el servicio educativo en el COLEGIO DON SABIONDO y hacer que no se vuelvan a presentar. Documentado en el Procedimiento de acciones Correctivas y Preventivas Se aplica el anlisis de causas y se determinan las acciones correctivas, relacionadas con: - Quejas de los Estudiantes y Padres de Familia - Desempeo de los procesos - Auditorias internas 8.5.3 Accin preventiva Este procedimiento tiene por objeto describir la metodologa a seguir para la aplicacin de acciones preventivas con el fin de eliminar las causas de las posibles no conformidades y evitar que estas se presenten. Documentado en el Procedimiento de acciones preventivas y correctivas. Determinar e implementar las acciones preventivas necesarias para eliminar las causas de las no conformidades potenciales con el fin de prevenir su ocurrencia.

Cdigo:

MANUAL DE GESTIN DE CALIDAD

MGC-02 Pgina 24 de 27

9. Anexos

Anexo 1: VISIN SISTMICA DE PROCESOS

Anexo 2: MATRIZ DE CARACTERIZACIN DE PROCESOS Y SUS INTERRELACIONES

Anexo 3: ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL