Mtodos Quantitativos Aplicados na Gesto de Estoques Um Estudo de Caso Prtico para as Organizaes Hugo Ferreira Braga Tadeu O objetivo

o deste artigo est em evidenciar a importncia de gesto de estoques por meio da adoo de mtodos quantitativos aplicados, demonstrando a sua eficincia em relao aos controles qualitativos usualmente empregados nas organizaes pblicas e privadas. Ao final, apresenta-se um estudo de caso prtico aplicado ao setor industrial. Observa-se que os dados apresentados neste material so hipotticos. 1. Introduo A importncia da gesto de estoques para as organizaes pblicas e privadas est associada ao valor financeiro e ao espao fsico utilizado pelos itens armazenados em seus depsitos. Considera-se estoque como qualquer recurso fsico, do qual este tenha atrelado valores financeiros e atributos fiscais. At o advento do Plano Real, em 1994, pelo ento presidente da Repblica Fernando Henrique Cardoso era comum verificar as organizaes com acmulos de estoques, com justificativa para os problemas da inflao e pelas falhas associadas aos modelos de previso de demanda. A partir da estabilizao econmica tornou-se impraticvel trabalhar com volumes elevados de estoques em armazns, representando um risco para a sade financeira de qualquer organizao. Logo, a prtica corrente para a poca foi a reduo das quantidades compradas e uma melhor gesto financeira associada a previses de consumo ou vendas de mercadorias. Atualmente, os gestores de materiais devem administrar os seus estoques considerando os seguintes critrios: > reduo do nmero de recursos estocados em depsito; > reduo do nmero de fornecedores cadastrados; > melhoria dos processos de seleo, cadastro e superviso de fornecedores, para ganhos de qualidade de estocagem; > busca pela barganha, considerando uma conduta “ganha-ganha”, por um relacionamento comercial saudvel e de longo prazo; > maior proximidade entre os fornecedores, depsitos e/ou fbricas para reduo dos custos de transportes; > adoo de mtodos quantitativos para controle de estoques, uma vez que a compra pela intuio representa um risco para as operaes logsticas; > maior giro de estoques, com a reduo temporal de itens em depsitos. 2. Reviso bibliogrfica Para Viana (2001), a correta gesto de estoques possui os seus devidos fundamentos. Pode-se destacar a anlise de mercado com avaliaes sobre fornecedores atuais, potenciais e sobre as demandas de mercado. Logo, entender a quantidade tima a comprar para ressuprir os estoques essencial. Todavia, os processos de contratao de fornecedores exigem a formulao adequada de contratos, compreendendo a adoo de gestores especialistas para a superviso dos custos operacionais, tempo de movimentao e qualidade implcita nas negociaes. Ressalta-se que a gesto oramentria e tributria para a compra de estoques um diferencial para a sobrevivncia das organizaes. O entendimento sobre custos, poder de barganha e a precificao das operaes pode garantir a longevidade da gesto de estoques. Logo, algumas perguntas devem ser levantadas e observadas como centrais para uma adequada gesto de estoques: o que deve ser comprado? Quais so as especificaes de compras? Existe um procedimento adequado entre o setor de materiais e finanas para a emisso dos pedidos e ordens de compra? Como os estoques devem ser comprados? Existem especificaes tcnicas que determinem a aquisio? Qual a melhor poca de reposio de estoques? Qual o parmetro de compra? Qual o melhor fornecedor e a sua localizao adequada? Como avaliar corretamente o preo e as quantidades a comprar? As perguntas acima so corriqueiras nas organizaes contemporneas. Porm, qual a melhor forma de respond-las? Para Wanke (2006), umas das principais preocupaes das organizaes a adoo de modelos quantitativos aplicados em processos gerenciais de estoques, devido ao ambiente econmico instvel atual, caracterizado pelo rpido avano da globalizao, aumento da competio, inovao e questes polticas, o que favoreceria o bom desempenho para os setores responsveis pela compra de estoques. Portanto, o desenvolvimento de modelos quantitativos sofisticados, paralelamente ao rpido desenvolvimento de sistemas computacionais, para o favorecimento da manipulao de dados, seria favorvel ao bom desempenho das

atividades de planejamento e controle operacional de estoques. Para o autor, a adoo da intuio como nica ferramenta disponvel para os gerentes de materiais est praticamente sumindo, devido complexidade dos processos atuais de armazenagem e variao de itens em estoques. Segundo Tadeu (2008), h a necessidade de reduo dos custos de estocagem. Para isso, as organizaes devem saber selecionar, cadastrar e contratar fornecedores que possuam timas qualificaes e que atendam s necessidades de compras ou produo prontamente, reduzindo o tempo de entrega e volumes associados. Buscam-se entregas freqentes e em lotes reduzidos para aumentar o giro de estoques. Conseqentemente, cogita-se a reduo de riscos, perdas, desvios e depreciao. Neste caso, a adoo de modelos quantitativos em correlao as previses de demanda o essencial. J para o CSCMP (2008), a gesto eficiente de estoques perpassa os modelos quantitativos e de previso de demanda. Deve-se entender os modelos da gesto colaborativa. Basicamente, a metodologia colaborativa consiste em planejar a cadeia logstica, incluindo os fornecedores, depsitos e vendas. A partir destas atividades programadas, o prximo passo est associado s anlises de mercado e previses de demandas. Em seguida, a execuo do planejamento de distribuio e como ltimo passo a reavaliao por adoo de indicadores de desempenho em todo o fluxo logstico. Portanto, os modelos colaborativos representam um avano para a gesto de estoques por considerarem a previso de demanda em conjunto com modelos estratgicos de distribuio e sua eficincia operacional. Um ponto em comum a utilizao de modelos quantitativos, quando considerado o emprego da avaliao de desempenho e eficincia por mtricas adequadas. Conclui-se que as metodologias quantitativas de estoques so importantes para um bom desempenho do setor de materiais. Para este estudo, fundamenta-se a modelagem matemtica, por meio de Viana (2001), conforme apresentado no prximo item. 3. Mtodos quantitativos aplicados O gerenciamento de estoques visa, por meio de mtodos quantitativos aplicados, o pleno atendimento s expectativas de produo ou consumo das organizaes, com a mxima eficincia, reduo de custos e tempo de movimentao. Busca-se maximizar o capital investido, em busca de retornos satisfatrios sobre o investimento realizado. Desta maneira, os estoques no podem ser considerados como excesso de recursos, ou materiais ociosos, devido representatividade financeira dos mesmos, a necessidade pelo ndice de cobertura e vendas. Portanto, os nveis estocados devem ser revistos continuadamente, evitando problemas de custos excessivos de armazenagem e movimentao interna e externa aos depsitos. A adoo de clculos para a verificao de parmetros, como estoque de segurana, nvel de ressuprimento, estoque mximo, estoque virtual, quantidade a comprar, lote econmico de compras, entre outros, uma tarefa vital. Gestores de estoques que permitem o acontecimento da ruptura, ou seja, estoque igual a zero, esto sujeitos a srios problemas, passando pela ausncia da barganha, o registro da ordem de compra emergencial, a no-computao de vendas, os prejuzos associados e a possibilidade do fortalecimento da concorrncia. Portanto, existem razes para o pleno controle de estoques, sendo elas: > propiciar nveis adequados de estoques em ambientes de incerteza; > necessidade de continuidade em ambientes de produo e operaes; > capacidade de previso de demanda futura, em funo das variaes de planejamento de materiais; > disponibilidade de estoques nos fornecedores; adequao aos prazos de entrega, para evitar multas contratuais e quedas no nvel de servio proposto; > economia de custos; > reduo de perdas, desvios de estocagem e depreciao; > reduo dos volumes de estoques e armazenagem. Sendo os estoques recursos fsicos com valor econmico associado, h a necessidade de evitar dispndios desnecessrios. Para tanto, as equaes propostas a seguir tm a finalidade de manter nveis adequados e permanentes de estoques. 3.1.1. Equaes A otimizao de estoques passa por estimativas de clculo que devem ser interpretadas e gerenciadas para o pleno gerenciamento da rea de materiais. Todas as equaes apresentadas so destinadas para a aplicao por item, respeitando o princpio da gesto por categoria de materiais. Como primeira etapa, a compreenso do Grfico Dente de Serra

 primordial para o emprego de equaes matemticas. O grfico 1 apresenta-se como uma referncia para a gesto de estoques, representando a situao atual de recursos. Flutuaes das quantidades pelo tempo devem ser registradas, sendo, porm, objeto de anlise deste texto posteriormente, por meio das simulaes dinmicas em Excel. Grfico Dente de Serra (1): consiste na interpretao grfica das flutuaes de estoques, tornando a gesto de estoques visual e facilitada.

Em que: Ponto 1: estoque mximo; Ponto 2: nvel de ressuprimento, ou estoque mdio; Ponto 3: estoque virtual. Considera-se o estoque real armazenado e as encomendas; Ponto 4: estoque de segurana; Ponto 5: ponto de ruptura. Estoque Mximo – EM (2): consiste na quantidade mxima permitida em estoques para o item em anlise. O nvel mximo pode ser atingido pelo estoque virtual, quando da emisso da ordem de compra at a entrega das mercadorias. O registro de estoque mximo dado por meio das demandas analisadas. uma contradio ao modelo de estoque mximo, pelo maior volume possvel em depsitos. EM = NR + TU*IC Em que: NR = nvel de ressuprimento, ou estoque mdio; TU = taxa de utilizao, sendo a quantidade prevista pelo consumo no tempo; IC = ndice de cobertura. ndice de Cobertura – IC (3): consiste no giro de estoques. IC = QV/QC Em que: QV = quantidade vendida; QC = quantidade comprada. Eficincia do ndice de Cobertura – IC (4): destacam-se os valores estatsticos para o ndice de cobertura. Em que: 0 at 30% = ndice de cobertura ruim; 30% at 70% = ndice de cobertura bom; 70% at 100% = ndice de cobertura timo. Estoque de Segurana – ES (5): considerado como estoque mnimo. Ou seja, a quantidade mnima aceitvel de estoques para suportar o tempo de ressuprimento. Indica a quantidade de estoques para iniciar os pedidos de encomendas. ES = K*TR*CMM Em que: K = fator de segurana; TR = tempo de ressuprimento; CMM = consumo mdio mensal. Fator K (6): consiste em um fator de segurana, em virtude da importncia e sazonalidade dos estoques. Observa-se que o fator K no deve ultrapassar a escala de 100%. Cada organizao pode adotar o fator K em virtude do processo de tomada de deciso gerencial. Estoque Real – ER (7): consiste na quantidade real de estoques em depsito. No existem estimativas matemticas para este critrio. O recomendado para verificar a quantidade de estoques a realizao de inventrios para a reduo de risco, perdas e depreciao de materiais.

Estoque Virtual – EV (8): o estoque real acrescido das quantidades encomendadas aos fornecedores. EV = ER + Encomendas Em que: ER = estoque real. Nvel de Ressuprimento – NR (9): consiste na quantidade a ser atingida pelo estoque real. Indica o nvel mdio de estoques em funo das demandas de mercado. NR = ES + CMM*TR Em que: ES = estoque de segurana; CMM = consumo mdio mensal; TR = tempo de ressuprimento. Tempo de Ressuprimento – TR (10): o intervalo de tempo entre a emisso da ordem de compra e o recebimento de mercadorias oriundas dos fornecedores. composto por tempos internos e externos de movimentao de estoques. TR = TPC + TAF + TT + TRR Em que: TPC = tempo de preparao de compra; TAF = tempo de atendimento do fornecedor; TT = tempo transporte; TRR = tempo de recebimento e regularizao. Ponto de Ruptura – PR (11): indica que o estoque est nulo. Ocorre quando o consumo de materiais chegou ao nvel zero. Observa-se que a ocorrncia do ponto de ruptura negativo para a rea de materiais, devido a compras emergenciais e sem a existncia do poder de barganha com fornecedores. Quantidade a Comprar – QC (12): a quantidade solicitada em uma ordem de compras para a aquisio de estoques. QC = EM – EV Em que: EM = estoque mximo; EV = estoque virtual. Pedido Inicial – QC (13): refere-se quantidade inicial de compras, sendo a primeira aquisio de estoques das organizaes. QC = CMM*TR*2ES Em que: CMM = consumo mdio mensal; TR = taxa de ressuprimento; 2*ES = duas vezes estoque segurana. Lote Econmico de Compras – LEC (14): representa a quantidade ideal de estoques para que os custos de compras sejam timos e sem perdas.

Em que: CA = consumo anual em quantidades; CC = consumo unitrio do pedido de compra; CPA = custo do produto armazenado; PU = preo unitrio do material. Custo Total (15): representa os custos totais da rea de materiais. So consideradas todas as operaes de estocagem em uma organizao.

Em que: CA = consumo anual em quantidades;

LEC (%) = lote econmico de compras dividido por 100; CC = consumo unitrio do pedido de compra; PU = preo unitrio do material; CPA = custo do produto armazenado. Curva ABC (16): historicamente a curva ABC foi desenvolvida pelo economista Vilfredo Pareto, em 1827, para classificar a sociedade em classes econmicas. Porm, desde a dcada de 90, a General Electric decidiu utilizar esta metodologia para organizar os seus estoques em prioridades. Interpretando a curva ABC, pode-se afirmar que: - Estoques Classe A: representam o grupo de maior valor de consumo e menor quantidade de itens, que devem ser gerenciados com muita ateno; - Estoques Classe B: representam o grupo com situao intermediria s classes A e B; - Estoques Classe C: representam o grupo com menor valor de consumo e maior quantidade de itens, portanto financeiramente menos importante e que justifica menor ateno no gerenciamento. Para a elaborao da curva ABC existem algumas fases que devem ser respeitadas: (a) levantamento dos itens em estoques, considerando a descrio destes, quantidade e valores financeiros associados; (b) organizao dos estoques em uma tabela; (c) interpretao dos estoques, em funo da tabela-mestra, conforme tabela 1; (d) anlise dos resultados.

Consideraes finais (17): existem regras bsicas de aproximao de grandezas de clculo de materiais para facilitar as equaes apresentadas. Entre elas, destacam-se: NR = ER (modelo Push Systems, com a existncia de estoques nos depsitos); NR = ES (modelo Pull Systems, sem a existncia de estoques nos depsitos ou nos fornecedores); PU = TU. 4. Estudo de caso prtico O estudo de caso relatado neste item hipottico e foi realizado em uma organizao empresarial durante o ano de 2008. Todos os parmetros de clculos apresentados tm como referencia o tpico anterior deste texto. A sua aplicabilidade est para as empresas privadas e para o setor pblico. 4.1. Levantamento de dados O primeiro passo

foi o levantamento de estoques do exerccio fiscal passado, ou seja, o ano de 2007. Porm, para este estudo, foi escolhido um item classificado como importante para a organizao em estudo.

4.2. Clculos estatsticos A partir da tabela 2 tornou-se necessrio avaliar pela estatstica os dados em anlise, conforme a tabela 3. Os resultados alcanados so utilizados posteriormente no artigo.

4.3. Anlise de materiais Neste item so apresentados os valores de tempo de ressuprimento e custos associados rea de materiais. Observa-se que estes dados so levantados nos setores responsveis pela contabilidade e relacionamento com fornecedores, em apoio s atividades de estocagem.

4.4. Aplicaes das equaes de estoques Esta etapa importante em qualquer anlise de estoques. So empregadas as equaes anteriormente explicitadas, conforme a tabela 5.

4.5. Grfico Dente de Serra Aps a aplicao das equaes, apresenta-se o grfico Dente de Serra e as flutuaes de estoques na empresa em estudo. Este grfico serve de referncia para o processo de tomada de decises envolvendo os pedidos de compra, quantidades de estoques e preos associados.

4.6. Previso de demanda Aps a apresentao do grfico Dente de Serra, torna-se necessrio calcular a previso de demanda. Logo, a utilizao do desvio padro torna-se importante.

Observa-se que a reta de tendncia indica que os estoques tm um comportamento decrescente. Logo, o ideal a utilizao do modelo de previso de demanda, considerando a previso para 2008, “para menos”, conforme ilustrado na tabela 6. 4.7. Curva ABC Neste item, pretende-se verificar a importncia do recurso material em anlise. A proposta est em fundamentar se a organizao em estudo deve reduzir as quantidades compradas, pelos resultados apresentados no item 4.6. Seria o estoque em anlise importante em relao aos demais membros da sua famlia? A fundamentao para este tpico em anlise o item Equaes.

Observa-se que o item em anlise o segundo da tabela 7, considerando o preo unitrio e o consumo anual utilizados neste estudo de caso.

Por meio da tabela 8 torna-se possvel entender que o item em anlise classificado como “classe C”, para a curva ABC. Logo, justificam-se as anlises pela previso de demanda, em que os modelos matemticos indicam uma tendncia de reduo de participao do material. Ao mesmo tempo, a curva ABC apresenta este item como de baixa importncia, sendo passvel de descarte. 5. Concluses e recomendaes Pode-se concluir que a adoo de mtodos quantitativos de estoques fundamental para que as organizaes pblicas e privadas obtenham resultados satisfatrios no processo de tomada de deciso gerencial na escolha de fornecedores e no desembolso de caixa para o setor de materiais. Em virtude do estgio avanado dos modelos apresentados e pela utilizao de sistemas computacionais, os modelos qualitativos para a gesto de estoques no devem ser empregados, em virtude do risco de perdas, depreciao e possvel movimentao inadequada de recursos. Fatores como qualidade, tempo e custos devem ser gerenciados para que as organizaes tenham um nvel de servio adequado s demandas de mercado. Referncias Council of Supply Chain Management Professionals. http://cscmp.org. Agosto/2008/ TADEU, H. F. B. Logstica Empresarial: Riscos e Oportunidades. Belo Horizonte: Fundac, 2008. 300 p. VIANA, Joo Jos. Administrao de materiais: Um enfoque Prtico. 1 ed. So Paulo: Atlas, 2002. WANKE, Peter. Previso de Venda: processos organizacionais e mtodos quantitativos e qualitativos. So Paulo: Atlas, 2006.