SOLICITUD DE COTIZACIN (SDC) [Nmero y Nombre del Proyecto]

Para: Seores de (Nombre de la empresa) (Direccin de la empresa) (Ciudad) (Nmero) (Nmero) Referencia (Nmero y Nombre del Proceso) (Favor indicar en comunicaciones sucesivas) (Da, Mes, Ao) (Nmero) (Nmero)

Tel: Fax:

Fecha: Tel: Fax:

El [nombre de la institucin] en su carcter de [Organismo Nacional de Ejecucin/Socio Implementador, especificar] del Proyecto [Nmero y Nombre del Proyecto] en adelante, el Proyecto, le invita a cotizar los bienes que se indican a continuacin: Item N 1 2 Validez mnima de la oferta: Trminos de adquisicin: Lugar de entrega de los bienes: Forma de pago: Breve descripcin Cantidad

30 das Plaza

45 das 60 das CIP Guatemala Otro

________

100% quince das despus de recibir a entera satisfaccin la totalidad de los bienes. Facturas emitidas a nombre de: (indicar) Para facturas emitidas en Quetzales, el pago del IVA se har mediante una constancia de exencin emitida por el PNUD por el monto del impuesto cargado en la factura. Los pagos a proveedores ubicados en un pas distinto al del Comprador, el pago se efectuar por medio de transferencia bancaria. El costo de la transferencia ser deducido del pago ya que es responsabilidad del proveedor cubrirlo.

Plazo de la entrega de los bienes: Lugar para presentacin de ofertas: Fecha para presentacin de ofertas:

(indicar direccin) (Da y Hora)

Esta invitacin y la Orden de Compra a suscribir con el proveedor adjudicado podr leerse en la pgina Web de (por ejemplo: del Organismo Nacional de Ejecucin, Socio Implementador, Guatecompras, entre otros). Favor considerar que la presentacin de una cotizacin implica que el Oferente ha ledo y aceptado todas las condiciones que son parte de esta SDC, incluida la Orden de Compra con sus Condiciones Generales.

Para fines de evaluacin y comparacin, todos los precios de las cotizaciones expresados en distintas monedas se convertirn a Dlares de los Estados Unidos de Amrica, utilizando para dicho efecto el tipo de cambio de referencia del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo, vigente en el mes de presentacin de la oferta. El resultado de esta SDC ser publicado en la pgina Web antes indicada, por lo que nicamente el Oferente adjudicado recibir comunicacin por escrito. Quedamos a la espera de su cotizacin. Atentamente,

Coordinador del Proyecto

Seccin 1 - CONDICIONES DE LA SOLICITUD DE COTIZACIN (SDC)

El [nombre de la institucin] en su carcter de [Organismo Nacional de Ejecucin/Socio Implementador, especificar] del Proyecto [Nmero y Nombre del Proyecto] en adelante, el Proyecto, le invita a cotizar los bienes (y servicios conexos) motivo del presente proceso de compra. Este proceso est siendo llevado a cabo en el marco de las disposiciones establecidas en el Acuerdo entre el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo y el Gobierno de la Repblica de Guatemala suscrito el 20 de julio de 1998 y aprobado por el Congreso de la Repblica mediantre Decreto N 17-2000, del 29 de marzo de 2000. Los procedimientos para adquisicin de los bienes objeto de este proceso sern los que el Gobierno de Guatemala y el Programa de la Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) han acordado en el respectivo Documento del Proyecto. 1. La oferta a ser presentada deber incluir los documentos indicados a continuacin: a) Carta de Presentacin firmada por el representante legal de la empresa oferente. b) Formulario de Oferta y Formulario de Especificaciones Tcnicas Mnimas Requeridas debidamente completado y firmado por el representante legal de la empresa. c) Garanta de Seriedad de la Oferta (si corresponde). d) Autorizacin de fabricante (si corresponde). e) Catlogos, folletos e informacin complementaria de los bienes y servicios conexos ofertados. 2. 3. La difusin de la presente Solicitud de Cotizacin se realiza mediante: [invitacin a empresas, publicacin, etc] Lugar y fecha de recepcin de ofertas completas, en sobre cerrado, en un (1) original y [cantidad] copias completas del original: SDC [Nmero y nombre] [Direccin] [Fecha y hora mxima] 4. Las descripciones de los tems detallados en la seccin Especificaciones Tcnicas son las mnimas exigidas, no sern consideradas las ofertas que no alcancen estos requerimientos. 5. Su oferta debe especificar claramente: descripcin detallada del/de los tem(s) ofertado(s), folletos o literatura descriptiva de los tems, precio, plazo de entrega, garanta de los bienes y perodo de validez de la oferta.

6. Ser responsabilidad de los Oferentes sufragar todos los gastos relacionados con la preparacin y presentacin de ofertas. El Comprador no ser responsable en ningn caso por dichos costos, cualquiera sea la forma en que se realice el proceso de compra o su resultado. 7. Todo Oferente que requiera aclaracin al presente proceso de compra, podr solicitarla por escrito (carta o fax) a [ ], a ms tardar (nmero) das calendario antes que venza el plazo para presentacin de ofertas. El documento que consolide las consultas y respuestas sern enviadas a todas las firmas oferentes a ms tardar (nmero) das calendario antes que venza el plazo de presentacin de ofertas; a partir de la fecha de comunicacin de las respuestas, las mismas formarn parte y sern ledas conjuntamente con la Solicitud de Cotizacin.

8. El Proyecto, podr por cualquier causa y en cualquier momento antes de que venza el plazo de presentacin de ofertas, modificar los documentos de la Solicitud de Cotizacin mediante enmiendas, ya sea a solicitud de Proyecto o en atencin a aclaraciones solicitadas por los Oferentes.

9.

Precio de la oferta: los precios cotizados debern expresarse en valor (modalidad de Incoterm) unitario y total en (moneda). Los precios indicados en la oferta incluirn todos los costos, gastos, riesgos, responsabilidades y obligaciones en que el oferente deba incurrir. No se aceptarn precios reajustables.

10. Forma de pago al/los proveedor/es: para bienes adquiridos en (modalidad) los pagos se harn efectivos en (moneda), mediante cheque o transferencia a la cuenta bancaria que el proveedor indique en su oportunidad. Los pagos se realizarn de la siguiente forma: (forma de pago) Para facturas emitidas en Quetzales, el pago del IVA se har mediante una constancia de exencin emitida por el PNUD por el monto del impuesto cargado en la factura. Los pagos a proveedores ubicados en un pas distinto al del Comprador, el pago se efectuar por medio de transferencia bancaria. El costo de la transferencia ser deducido del pago ya que es responsabilidad del proveedor cubrirlo. El PNUD har efectivos los pagos antes indicados, dentro de los treinta (30) das calendario siguientes que el Proyecto reciba la factura/documentacin correspondiente. 11. Previa firma de la correspondiente Orden de Compra el proveedor deber presentar una Garanta de Fiel Cumplimiento de Contrato. (si correspondiese). La garanta (pliza o garanta bancaria) ser emitida por un banco legalmente establecido y ejecutable en Guatemala, en (moneda) por un monto equivalente al diez (10%) por ciento del valor de la adquisicin. El documento se emitir a nombre de: (descripcin) y su vigencia exceder en treinta (30) das calendario adicionales a la ltima fecha prevista de entrega de bienes. La garanta ser devuelta al proveedor una vez cumplida la entrega de los bienes a entera satisfaccin del Proyecto. 12. Salvo casos de fuerza mayor debidamente comprobados por el Proyecto, si el proveedor se atrasara en el cumplimiento de sus obligaciones con relacin al plazo de entrega estipulado en su propuesta, se le aplicar una multa equivalente al 0.5% del monto total de la orden de compra por cada da calendario de atraso, multa que ser descontada de la factura correspondiente de pago, hasta un mximo de un 10% del valor total del contrato. 13. A partir de la fecha de firma de la Orden de Compra, el proveedor se obliga al suministro, entrega e instalacin de los bienes a entera satisfaccin del Proyecto en un plazo mximo de (nmero) das calendario. El Proyecto, podr rechazar el material que no cumpla con las especificaciones mnimas exigidas en la presente Solicitud y que no correspondan a las presentadas en la oferta, asumiendo el proveedor las responsabilidades totales para su sustitucin. 14. El perodo de garanta de los bienes, contado a partir de la fecha de entrega de los mismos, ser de mnimo (nmero) (aos/meses) para los items (nmero). Dentro del plazo de garanta el proveedor se obliga a la correccin de defectos en un mximo de cuarenta y ocho (48) horas. Al entregar los bienes, el proveedor deber entregar el certificado de garanta de cada uno de ellos. 15. Lugar de entrega de los bienes segn se indica en la Seccin 2-Formulario de Especificaciones Tcnicas mnimas requeridas. 16. Los oferentes debern cotizar los (items/lotes completos). La adjudicacin se realizar a nivel de (item/lote), pudindose adjudicar el mismo en forma total o parcial en funcin al presupuesto estimado por el Proyecto. Las condiciones de la oferta presentada por el oferente se considerarn vlidas tanto en caso de adjudicacin total como adjudicacin parcial. 17. El Comit de Evaluacin designado para el proceso de evaluacin, verificar en primera instancia, el cumplimiento de la documentacin legal, especificaciones tcnicas y requerimientos mnimos solicitados, aquellas ofertas que cumplan con lo requerido obtendrn la habilitacin tcnica y por tanto

sus ofertas econmicas sern consideradas para adjudicacin. La adjudicacin recaer sobre el (item/Lote) evaluado como ms bajo, esto es, el de menor precio entre las ofertas tcnicamente habilitadas. 18. El Proyecto, se reserva el derecho de rechazar todas o alguna de las ofertas presentadas. 19. El Proyecto, se reserva el derecho de aumentar o disminuir al momento de adjudicar el contrato la cantidad de bienes consignada en la lista correspondiente hasta en un 25% sin que varen los precios unitarios y otras estipulaciones y condiciones. 20. El Proyecto, dentro del plazo de vigencia de validez de las ofertas notificar a todos los oferentes los resultados de la evaluacin. A partir de la fecha de notificacin de resultados, los oferentes dispondrn de un plazo de (nmero) das hbiles para presentar reclamos. Luego de dicho plazo y de no mediar solicitudes de aclaracin o reclamos se proceder a la firma de la/s correspondiente/s orden(es) de compra con la/s firma/s adjudicataria/s. 21. La solucin de controversias se realizar de acuerdo con lo establecido en las Condiciones generales de la orden de compra.

Seccin 2 (a) - ESPECIFICACIONES TCNICAS MNIMAS REQUERIDAS Y OFERTADAS DE SDC Todos los bienes a ser cotizados debern ser nuevos, sin uso. Deber adjuntarse a la oferta la literatura descriptiva (folletos, catlogos, informacin tcnica) sobre el tipo, marca y modelo de los componentes a efectos de facilitar la evaluacin de los requerimientos establecidos por parte del Comit de Evaluacin. Los bienes que resulten adjudicados debern ser entregados (y puestos en funcionamiento) en: (Nombre y direccin) (Telfono de contacto)

LOTE 1: Item 1.1 Cantidad:

Colocar nombre que refiera al/los bien(es) a adquirir

Colocar nombre del bien Indicar cantidad en nmeros y letras ESPECIFICACIONES TCNICAS OFERTADAS (A llenar por el oferente)

No. 1. 2.

ESPECIFICACIONES TCNICAS MNIMAS REQUERIDAS Marca: Modelo: EXCLUYENTES (Se refiere a las especificaciones que debern ser incluidas en las ofertas, de no cumplir con un numeral, la oferta completa deber ser rechazada)

3. 4.

5.

Ao de Fabricacin: Garanta: (Insertar renglones adicionales, segn sea necesario; detallando todos los aspectos del bien a adquirir, tales como: rango de dimensiones, textura, volumen, unidades de medida, servicios conexos.) Entindase por excluyente a los requerimientos obligatorios para el proveedor) DESEABLES-NO EXCLUYENTES (Se refiere a las especificaciones que podrn ser ESPECIFICACIONES incluidas en las ofertas, de no cumplir con un numeral, TCNICAS OFERTADAS (A la oferta no deber ser rechazada, ejemplo: color) llenar por el oferente) Entindase deseables o no excluyentes a los requerimientos no obligatorios. (Insertar renglones adicionales, segn sea necesario).

6.

Nombre del Oferente ________________________________ Fecha _____________________ Nmero de la Solicitud de Cotizacin ___________________________ Firma del Oferente __________________________________________

ASPECTOS IMPORTANTES A CONSIDERAR: 1) No debern indicarse marcas o modelos especficos. 2) Deben ser generales y sin ningn tipo de orientacin a algn proveedor, marca o modelo. 3) Cualquier especificacin que no sea incluida dentro del formulario, no podr ser tomada en cuenta para evaluacin. 4) La persona que elabora las especificaciones tcnicas, debe firmar las mismas como responsable e incluir dicho documento en el expediente. 5) Al incluir el formato de especificaciones tcnicas dentro del documento de licitacin correspondiente (sin la firma de quin las elabor), se deber solicitar a los oferentes, llenar y firmar el formulario.}

Seccin 2 (b) - LISTA DE PRECIOS DE BIENES Y SERVICIOS CONEXOS DE LA SDC Nombre del Oferente ________________________________ Fecha ____________________________ Nmero de la Solicitud de Cotizacin ___________________________ Firma del Oferente __________________________________________ Breve descripcin de los bienes (y servicios conexos ofertados) tem 1.1 Precio neto (moneda) Impuestos (moneda) Precio total modalidad (modalidad) (moneda) Precio total (modalidad Incoterm) (moneda) LOTE 2 tem 2.1 tem 2.2 Precio neto (moneda) Impuestos (moneda) Precio total modalidad (modalidad) (moneda) Precio total (modalidad Incoterm) (moneda) Precio total en letras: _________________________________________________ Nota: En caso de discrepancia entre el precio unitario y el precio total, prevalecer el precio unitario. Cantidad Precio unitario (modalidad) (moneda) LOTE 1 Precio total (modalidad (moneda) Precio unitario (modalidad) (moneda) Precio total (modalidad) (moneda)

Seccin 2 (c) - CARTA DE PRESENTACIN DE LA SDC

Estimados seores: Tras haber examinado la totalidad de los documentos de SDC No. (indicar numero y nombre), los suscritos ofrecemos proveer y entregar (indicar breve descripcin del/de los items/lotes y servicios ofertados) de conformidad con los diseos, condiciones y especificaciones tcnicas por la suma de (indicar monto total de la oferta en palabras y cifras) en modalidad (indicar modalidad Incoterm) o el monto que se determine por adjudicacin parcial con base al formulario de oferta que se adjunta a la presente oferta y que forma parte integrante de ella. Si nuestra oferta es aceptada, nos comprometemos a iniciar las entregas dentro de (indicar nmero) das calendario y a completar la entrega de todos los artculos dentro de los (indicar nmero) das calendario siguientes a la fecha de firma de la orden de compra. A su vez, en caso de ser requerido, nos comprometemos a entregar una garanta bancaria por un monto de por lo menos el (Nmero) por ciento del total de la adquisicin para asegurar el debido cumplimiento de la misma. Convenimos en mantener esta oferta por un perodo de (indicar nmero) das calendario a partir de la fecha fijada para la apertura de ofertas, la oferta nos obligar y podr ser aceptada en cualquier momento antes de que expire el perodo indicado. Esta oferta, junto con la aceptacin por escrito incluida en la notificacin de adjudicacin, constituir un contrato obligatorio hasta que se prepare y firme una orden de compra formal. Fecha: ______________________________ Nombre y Firma: ___________________________ En calidad de: Representante Legal

Legalmente autorizado para firmar la oferta en nombre de: ______________________________ (nombre de la empresa)

Seccin 3 - MODELO DE ORDEN DE COMPRA DE LA SDC

IMPORTANTE

[insertar logo, nombre y nmero del Proyecto]

Toda correspondencia, factura, caja o paquete deben indicar como referencia, el siguiente nmero:

ORDEN DE COMPRA
Nombre y Direccin del Comprador:

No. [indicar nmero [indicar nmero de Proyecto proceso] y proceso] Entregar bienes en:

Telfono: Persona Contacto: Nombre y Direccin del Proveedor:

Fax

Telfono:

Fax: No aplica

Va de transporte:

La presente orden de compra se regir por la oferta presentada por el proveedor con fecha __________ y la Solicitud de Cotizacin de Precios [indicar nmero de Proyecto y proceso] Fax:

Telfono:

Persona Contacto: Trminos de De conformidad con las Condiciones Generales de la Orden de Compra Pago: tem No. Descripcin del Bien Unidad Cantidad Plazos de Entrega Moneda: Quetzales Precio Unitario Precio Total

Monto total en letras con IVA incluido:

Monto total sin IVA incluido Impuesto al Valor Agregado, IVA MONTO TOTAL CON IVA INCLUIDO:

Nombre de los funcionarios que suscriben

Cargo

Firma

Fecha

Aviso importante para el Proveedor: La presente Orden de Compra queda sujeta a las Condiciones Generales adjuntas. La copia de confirmacin (adjunta) debe ser firmada y devuelta al Proyecto, con atencin a la [indicar departamento], a la siguiente direccin: [idireccin del Proyecto]. Certifico que los bienes a ser proporcionados bajo la presente orden de compra son nuevos y han sido fabricados en:__________________ Firma y sello del Proveedor: ________________________________________ Fecha: ______________________________ Nombre de quien autoriza: ___________________________________________

NOTA: La Orden de Compra deber estar acompaada de las Condiciones Generales respectivas.

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