organizar e gerir eventos

24/04/2008

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sumrio genrico
parte I parte II 1. conceito de evento 1. patrocnios, apoios e mecenato 2. tipos de evento 3. plano de um evento 2. marketing de eventos 4. avaliao do evento parte III trabalho prtico

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parte I

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1. conceito de evento
um evento um acontecimento planeado, que ocorre num dado tempo e lugar, que visa promover a relao organizao anfitri e o pblico de interesse, com vista ao alcance de determinados objectivos *

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* material do curso Organizao e Gesto de Eventos Portal do Ser

1.1 profissional de eventos

pessoa responsvel pela coordenao de todas as aces e actividades necessrias para a produo de um evento *

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* material do curso Organizao e Gesto de Eventos Portal do Ser

2. tipos de eventos
quanto sua periodicidade
espordicos peridicos de oportunidade

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2.1 tipos de eventos

quanto sua abrangncia
locais regionais nacionais internacionais

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2.2 tipos de eventos

quanto sua dimenso
pequenos (at 200 px) mdios (200 a 600 px) grandes (+ 600 px)

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2.3 tipos de eventos

quanto sua natureza
cientfico cultural desportivo promocional religioso particular

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2.3.1 tipos de eventos

cientficos
assembleia colquio conferncia congresso debate palestra seminrio simpsio workshop jornada

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2.3.2 tipos de eventos

culturais
cinema teatro festival concurso

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2.3.3 tipos de eventos

religiosos
missa procisso conclave conclio

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2.3.4 tipos de eventos

desportivos
campeonato olimpada torneio

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2.3.5 tipos de eventos

promocionais
desfile feira mostra salo lanamento de livro

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2.3.6 tipos de eventos

particulares
aniversrios casamentos baptizados bodas comunhes despedida de solteiro

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3. plano do evento
anlise do evento proposta/oramento execuo & acompanhamento encerramento & avaliao

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3.1 plano do evento

anlise do evento
momento inicial
quem para quem o qu porqu

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3.1 plano do evento

anlise do evento
momento final
quem para quem o qu porqu onde quando como

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3.2 plano do evento

proposta/oramento
que recursos humanos que fornecedores qual a afectao de custos que margem de lucro modalidade de pagamento

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3.3 plano do evento

execuo & acompanhamento
gesto de recursos humanos
analisar e descrever funes definir polticas e procedimentos formar a equipa supervisionar e avaliar o desempenho

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3.3.1 plano do evento

execuo & acompanhamento
recursos fsicos, materiais e servios
infra-estruturas (luminosidade, temperatura) equipamentos diversos servios diversos: catering, decorao servios de apoio: transportes, limpeza

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3.3.2 plano do evento

execuo & acompanhamento
recursos legais e de risco
contratos licenas e registos seguros segurana servios de emergncia

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3.4 plano do evento

encerramento & avaliao
certificados questionrios de avaliao cartas de agradecimento relatrio final

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4. avaliao do evento
consiste no processo de observao, medio e acompanhamento crtico da sua implementao, com o fim de avaliar os resultados de forma precisa *

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* PEDRO, F., 2007, p.95

4.1 avaliao do evento

com vista ao melhoramento das vrias etapas que caracterizam a organizao do evento os resultados da avaliao devem constar num relatrio a ser entregue s entidades que estiveram envolvidas

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4.2 avaliao do evento

pr-evento durante o evento ps-evento

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4.3 avaliao do evento

pr-evento
estudo de viabilidade (afectao de recursos) previso da adeso, custos e benefcios fixao de metas ou padres atravs dos quais o evento ser medido

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4.4 avaliao do evento

durante a execuo do evento
nmero de inscries (+ comunicao?) desempenho dos colaboradores (aces correctivas?) feedback em tempo real (descontentamentos, tempos de espera, reforar atractividade do evento)

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4.5 avaliao do evento

ps-evento
recolha de dados estatsticos e anlise de resultados feedback dos participantes e do staff
reunies, questionrios

quais as foras e as fraquezas do evento

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parte II

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patrocnios, apoios e mecenato

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1. patrocnios, apoio e mecenato

patrocnio
financiamento com troca comercial (publicidade, venda exclusiva,)

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1.1 patrocnios, apoio e mecenato

apoio
parceria que implica cedncia de recursos (instalaes, equipamentos, comunicao,)

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1.2 patrocnios, apoio e mecenato

mecenato
financiamento a aces de promoo cultural, que tem benefcios fiscais (aces em museus, bibliotecas, reabilitao de monumentos,)

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1.3 patrocnios, apoio e mecenato

vantagens para os patrocinadores
melhorar a imagem de marca ganhar ou aumentar a notoriedade identificao do produto com um determinado estilo de vida oportunidades de merchandising

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1.4 patrocnios, apoio e mecenato

como pedir um patrocnio
identificar empresas cujas necessidades correspondam aos itens anteriores dirigir a carta a um director e explicar a razo da seleco daquela empresa apresentar sinteticamente a empresa, o evento e seu historial apresentar os benefcios para o patrocinador (pblico-alvo; publicidade no local e cobertura nos media,) mostrar-se disponvel para uma entrevista

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BES - Mecenas da Fotografia em Portugal

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marketing de eventos

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2. marketing de eventos
significa compreender um evento enquanto estratgia de marketing de uma empresa, ou seja, adaptar os conhecimentos adquiridos da prtica do marketing para criar valor ao evento

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2.1 marketing de eventos

a sua utilizao permite
analisar as necessidades do mercado-alvo conhecer a concorrncia decidir o pblico-alvo calcular o preo decidir a estratgia de distribuio e comunicao
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2.2 marketing de eventos

marketing-mix
pblico produto preo distribuio comunicao

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2.2 marketing de eventos

pblico
identificar o pblico de interesse (caractersticas) conhecer as suas necessidades e expectativas definir o nmero de pessoas a atingir

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2.3 marketing de eventos

produto
entretenimento oferecido (artistas, cenrios, oradores) padro de servios (inscrio, transporte, ps evento) alimentao merchandising identificao (marca, logtipo)

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2.4 marketing de eventos

preo
qual o custo do evento qual o valor percebido para o consumidor quais os preos da concorrncia

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2.5 marketing de eventos

distribuio
qual o espao fsico do evento ponto de venda dos bilhetes/inscries

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2.6 marketing de eventos

comunicao
quais as melhores ferramentas para promover o evento
publicidade rp marketing directo promoo de vendas venda directa
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referncias
GIACAGLIA, Maria, Eventos, como criar, estruturar e captar recursos, Thomson PEDRO, Filipe et al, Gesto de eventos, 2007, Quimera VIEGAS, Mrcia, Marketing de feiras, 2000, Edies Slabo
Material do curso Organizao e Gesto de Eventos, Portal do Ser
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parte III

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