REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD PEDAGGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR INSTITUTO DE MEJORAMIENTO PROFESIONAL DEL MAGISTERIO BARINAS EDO.

BARINAS

Anlisis y Diseo de Sistema

(Determinacin de Requerimientos)

Autor: La Cruz Ligia Oberto Yessika Quintero Cesar Rangel Rosana Tutor: Gonzlez Mara E.

Barinas, junio de 2012

DETERMINACIN DE REQUERIMIENTO DE UN SISTEMA La determinacin de requerimientos es el conjunto de actividades encaminadas a obtener las caractersticas necesarias que deber poseer el nuevo sistema, es el estudio de un sistema, actividad o proceso, para comprender cmo trabaja y dnde es necesario efectuar mejoras o cambios considerables. Este es el primer paso en el anlisis de sistemas y se puede decir que es el ms importante. Ahora bien, existen tres formas (actividades) que ayudan a determinar los requerimientos, estas son: 1. Anticipacin de requerimientos: consiste en prever las caractersticas del nuevo sistema con base en experiencias previas. 2. Investigacin de requerimientos: es el estudio y documentacin de la necesidad del usuario o de un sistema ya existente usando para ello tcnicas como el anlisis de flujo de datos y anlisis de decisin. Es aqu donde se debe y se pueden aplicar entrevistas, cuestionarios, observacin y revisin de documentos existentes, entre otros. 3. Especificacin de requerimientos: los datos obtenidos durante la recopilacin de hechos se analizan para desarrollar la descripcin de las caractersticas del nuevo sistema. Esta actividad tiene tres partes relacionadas entre s, a saber: 3.1 Anlisis de datos basados en hechos reales. 3.2 Identificacin de requerimientos esenciales. 3.3 Seleccin de estrategias para satisfacer los requerimientos. Todo sistema de informacin posee un conjunto de requerimientos bsicos y un conjunto de requerimientos especficos dependiendo de si el sistema ser de soporte para transacciones o para la toma de decisiones.

Seguido se presentar un grupo de preguntas que al drseles respuesta proporcionarn un conjunto de hechos de los que posteriormente se obtendr una especificacin de requerimientos lo ms apegada posible a las necesidades TCNICAS DE RECOLECCIN DE DATOS La correspondencia con el diseo de investigacin de campo se utiliza con el objetivo de determinar la situacin actual y definir los requerimientos de los usuarios se emplearon las siguientes tcnicas de recoleccin de datos: Observacin Directa Para captar verbalmente la actuacin en estudio, segn Sierra, B. (2005) esta tcnica no debe delegarse, debe palpar directamente al sujeto, ya que es considerada la de mayor importancia por cuanto es la que conecta al investigador con la realidad, es decir, al sujeto con el objeto o problema. (Pg. 103). Por lo anteriormente expuesto se realizo una evaluacin del sistema actual y de las personas que toman parte en el mismo, es decir, departamento de liquidacin, archivos y contribuyentes, para as definir todos los campos para desarrollar el sistema automatizado.

Entrevista Estructurada Mario Gmez (1997) lo define como una conversacin dirigida con un propsito especfico, ya que usa un formato de preguntas y respuestas.(Pg. 109). Dicho instrumento se utilizara con la finalidad de conocer el mtodo que lleva a cabo el archivo del SAMAT y entrega de expedientes, de manera que se logre determinar cules sern las exigencias, requerimientos y necesidades para la ejecucin del sistema.

IDENTIFICACIN DEL PROBLEMA: Hoy en da la tecnologa ha ido avanzando vertiginosamente; tal es el caso de los sistemas de informacin computarizados, convirtindose estos en uno de los factores indispensables para el desarrollo de la humanidad. En el rea de la informtica las organizaciones se han visto en la obligacin de considerar los avances tecnolgicos para facilitar la realizacin de sus procesos y generar una informacin veraz y oportuna para la toma de decisiones. Los sistemas de organizacin son requeridos en todas las organizaciones, debido a los usos descritos anteriormente y siempre est ligada a cierta necesidad que provoca la bsqueda durante la realizacin de la actividad colectiva e individual. El Servicio Autnomo Municipal de Administracin Tributaria (SAMAT), Tiene como finalidad de llevar a cabo la determinacin, recaudacin, liquidacin, pagos y cancelacin de las obligaciones tributarias en el Municipio Barinas, as como la fiscalizacin de los procesos de liquidacin ejecutados por los contribuyentes. Actualmente en el departamento de archivo del SAMAT, los procesos de control y verificacin son llevadas completamente manuales. La situacin anteriormente expuesta trae como consecuencia que cada vez que llega un contribuyente a solicitar cualquier actividad econmica que haya declarado, debe esperar mnimo 5 das hbiles para que le entregue el documento que est solicitando. Adems los archivos no tienen un orden especfico y esto origina un desorden en dichos registros que se pone en evidencia cuando se necesitan buscar los datos de un determinado cliente; Por lo tanto este proceso es lento. En tal sentido se propone la realizacin de un sistema automatizado para el registro y control de los contribuyentes que acuden al SAMAT para que cuando soliciten sus expedientes, dicho sistema proporcionara rapidez y eficiencia, tendr

la informacin relacionada del contribuyente en el momento que se requiera sin mayor demora y cada contribuyente o cliente tendr un expediente digital.

Para este caso de estudio se utilizar la Investigacin de Requerimientos Basado en la Entrevista Estructurada

SISTEMA ACTUAL Objetivos General Controlar el proceso de verificacin en cuanto a la declaracin de

impuestos de las empresas que realizan actividades econmicas dentro del municipio Barinas. Con la finalidad asegurarle a la comunidad en General una excelente y oportuna atencin en el momento necesario. Especficos Mantener actualizados los archivos de sus usuarios, para llevar un control de los clientes. Guardar los datos de los clientes, para facilitar su bsqueda cuando sea necesario. Verificar si el cliente ya tiene expediente en la empresa, evitando as la redundancia de datos. Descripcin del Sistema Actual Control de actividades econmicas:

El contribuyente presenta la declaracin de impuesto a la administracin tributaria con toda la documentacin solicitada, luego ese expediente es entregada en taquilla, que lo remitir al jefe inmediato y es este quien lo enva hasta el archivo despus de haber sido valido el documento

Entrevista Estructurada: Se realiza para conocer cmo trabaja y dnde es necesario efectuar mejoras en el sistema de archivo (SAMAT). 1. Qu y cmo se est haciendo? R= Este departamento se encarga de llevar el control y verificacin en cuanto a la declaracin de impuestos de las empresas. El proceso en el departamento de archivo; se realiza archivando de manera manual todos los expedientes de las actividades econmicas de las empresas que hacen vida activa en el municipio Barinas. Como son: relacin de ingreso, declaraciones de IVA, declaracin de impuestos ante el SAMAT, solvencias, Rif, balance general, copia del registro mercantil, entre otros. 2. Existe algn problema?, s el problema existe, Qu tan serio es y cul es la principal causa que lo origina? R= Si, existe un problema. Actualmente en el departamento de archivo, los procesos de control y verificacin son llevadas completamente manuales. La situacin anteriormente expuesta trae como consecuencia que cada vez que llega un contribuyente a solicitar cualquier actividad econmica que haya declarado, debe esperar mnimo 8 das hbiles para que le entregue el documento que est solicitando. Adems los archivos no tienen un orden especfico y esto origina un desorden en dichos registros que se pone en evidencia cuando se necesitan buscar los datos de un determinado cliente; Por lo tanto este proceso es lento.

3. Dnde se realizan esos pasos? R= Se realizan en el departamento de liquidacin junto con el archivo. 4. Qu retrasos ocurren o pueden ocurrir? R= Que debido a la gran cantidad de empresa existentes se requiere buscar por orden alfabtico o si es persona jurdica o persona natural, es decir existen un aproximado de 5000 empresas de diferentes ndole que al momento de buscar informacin de las mismas quita tiempo y por tal razn se da un plazo de 8 das para entregar el documento que este solicitando el usuario de la empresa 5. Cunto tiempo tardan en efectuarlos? R= Tardan en realizar los procedimientos de bsqueda de la informacin 5 das hbiles o mas 6. Con cunta frecuencia lo hacen? R=Todos los das lo hacen porque siempre van los contribuyentes a solicitar algn documento claro ellos pagan una taza administrativa (bs. 45,00) por la solicitud de documentos 7. Quines emplean la informacin resultante? R= Los contribuyentes 8. Quines los realizan? R=Hay una funcionaria que es la que hace eso, pero aparte ella realiza otras funciones por eso se le hace complicado y adems que el archivo donde se guardan los documentos es pequeo