PREPARANDO SUA BIBLIOTECA PARA AVALIAO DO MEC

Maria Elisa Americano do Sul Barcelos Maria Lcia Barcelos Martins Gomes

RESUMO Com a expanso do nmero de Instituies de Ensino Superior no Brasil, e com as exigncias do MEC, as Bibliotecas da UFMG tem sido procuradas para auxiliar os Bibliotecrios a prepararem suas Bibliotecas para a avaliao deste Ministrio. importante frisar que essa preparao no acontece de um dia para outro, que as Bibliotecas que vem atualizando seu acervo, que tem o atendimento ao usurio como uma das metas, que atendem s necessidades de apoio ao ensino, pesquisa e extenso, que tem bibliotecrios durante todo o tempo em que se encontram abertas, que possuem equipamentos adequados e cujo acervo se encontra disponvel via Internet, com certeza, ter o MEC como um aliado, e estar preparada para obter uma tima avaliao. Sendo assim, a Biblioteca da Faculdade de Direito da UFMG, resolveu compartilhar sua experincia, e auxiliar os colegas nesta tarefa. PALAVRAS CHAVES: Avaliao do MEC. Ensino Superior. Biblioteca Universitria.

1 HISTRICO A avaliao do MEC, inicialmente, s era realizada nas Instituies onde houvesse programas de pesquisas e/ou ps-graduao. Como esse caso era raro nas faculdades particulares, as mesmas funcionavam sem qualquer tipo de avaliao, sendo necessrios apenas procedimentos burocrticos para que fossem criados novos cursos ou ampliados os nmeros de vagas. No incio da dcada de 90, o MEC comeou a adotar o Sistema Nacional de Auto-avaliao, denominado PAIUB (Programa de Avaliao Institucional das Universidades Brasileiras). No entanto, essa avaliao era voluntria, e seu desenvolvimento era definido pela prpria Instituio.

Desde 1995 o MEC vem avaliando as Instituies de Ensino Superior no Brasil, e estabelecendo critrios e padres para o funcionamento destas, fornecendo sociedade e aos gestores educacionais uma srie de informaes. No ano de 1996 o credenciamento das instituies passou a ser temporrio e, desde ento, todos os atos de credenciamento institucional passaram a fixar o prazo de validade da credencial. A partir do ano de 2002, foi institucionalizada a visita da Comisso de Avaliadores incumbidos de verificar in loco as condies da Instituio, avaliando os cursos e autorizando ou no a criao ou continuidade deste. A lei 10.861 o de 14 de abril de 2004 criou o Sistema Nacional de Avaliao da Educao Superior (Sinaes), que o novo instrumento de avaliao do ensino superior do MEC. Seus principais componentes de avaliao so o ensino, a pesquisa, a extenso, a responsabilidade social, o desempenho dos alunos, a gesto da instituio, o corpo docente e as instalaes, alm de vrios outros aspectos, que pretendemos destrinchar no decorrer deste trabalho.

2 INTRODUO Com o incentivo e facilidades para criao de novas Instituies de Ensino Superior no Brasil, a Faculdade de Direito da UFMG, tem sido procurada por outras Faculdades e/ou Universidades, para auxili-los na implantao ou remodelao de seus cursos de Direito. A Biblioteca da Faculdade de Direito da UFMG, criada em 1893, com um acervo histrico e atual de grande valor, e, tendo por objetivo o apoio ao ensino, pesquisa e extenso, recebeu do MEC conceito A nas ltimas avaliaes, tornandose referncia para criao e/ou ampliao de Bibliotecas jurdicas. Como o peso das Bibliotecas (40% do total) muito grande, imprescindvel que as mesmas disponham de acervo adequado, tanto qualitativo quanto quantitativamente. Para isso, necessrio que se tenha uma poltica de formao e

desenvolvimento de acervo, com dotao oramentria prpria, onde se levaro em conta o nmero de usurios reais e potenciais, que se deseja atender. Como as novas tecnologias esto surgindo com velocidades cada vez maiores, tornando obsoletos equipamentos que h pouco tempo eram considerados como topo de linha, e os documentos, que antes se resumiam ao papel, tem-se apresentado em suportes diversos, as Bibliotecas devero prever em seu oramento, verba para a aquisio destes.

3 COMISSO DE BIBLIOTECAS
A Comisso de Bibliotecas ter por finalidade apoiar e auxiliar os bibliotecrios nas decises polticas da Biblioteca, tais como regulamento de emprstimos, seleo e aquisio de obras nacionais e estrangeiras, entre outros.

4 RECURSOS HUMANOS Para se ter noo da quantidade de pessoal que deve prestar servios na Biblioteca, deve-se levar em considerao o horrio de funcionamento, a quantidade de usurios atendidos, tipo e quantidade do acervo, servios oferecidos e rea fsica da Biblioteca, que devem contar com Bibliotecrios em nmero e qualificao apropriados, e durante todo seu horrio de funcionamento. Ele se incumbir do desempenho de tarefas bsicas, tais como: administrao da Biblioteca,

desenvolvimento de colees e controle Bibliogrfico, servios de referncia e atendimento ao usurio (inclusive pesquisas). No que se refere a pessoal auxiliar, a literatura da rea recomenda dois por bibliotecrio, que devero se incumbir de tarefas operacionais, tais como: atendimento no setor de emprstimo, preparo do material para integrar a coleo, reposio de livros e peridicos nas estantes, servios de secretaria, dentre outros. importante que tanto os bibliotecrios quanto

o pessoal auxiliar tenham oportunidades de se reciclarem atravs de cursos, palestras, congressos, seminrios, etc.

5 ESTUDO DE USURIO Parmetro de avaliao, que mostra se a coleo satisfaz aos usurios, as mudanas de interesse por parte da comunidade universitria, os tipos e nveis de necessidade em relao s colees. Os mtodos de observao, onde o Bibliotecrio de Referncia observa as demandas dos usurios, verificando o grau de satisfao dos mesmos em relao aos servios prestados, quais as reas do acervo necessitam ser atualizadas, se a localizao da obra est adequada, e quais as mudanas necessrias; de entrevista, que consiste em estabelecer contato com um grupo determinado de pessoas, servindo para auxiliar e dar suporte ao Bibliotecrio para traar um perfil do seu usurio, identificando suas expectativas em relao aos servios prestados pela Biblioteca; e o de questionrio, que consiste numa lista de perguntas sobre as necessidades dos usurios em relao Biblioteca, fornecendo subsdios para tomadas de decises.

6 COLEES

6.1 AVALIAO DA COLEO O acervo das Bibliotecas dever levar em considerao as bibliografias bsicas e complementares das disciplinas que compem o curso, obras dos autores clssicos da rea (tanto nacionais quanto estrangeiros), e as publicaes mais recentes. necessrio que se tenha tambm uma bibliografia em reas correlatas, que servir de apoio ao desenvolvimento das pesquisas realizadas na Instituio.

6.1.1 Literatura nacional e estrangeira Deve-se procurar adquirir obras da bibliografia bsica recomendada pelos professores, as indicaes da Comisso de Biblioteca e a demanda de usurio. A adequao deste acervo facilmente identificada pelo Bibliotecrio de referncia e tambm pela interpretao das estatsticas. A literatura estrangeira adquirida

somente por indicao de professores ou diretor de Unidade. A menos que seja aprovado pela comisso de Bibliotecas, deve-se adquirir somente um exemplar de cada ttulo, pois este material destinado principalmente a professores e alunos da ps-graduao, que constituem um grupo de usurios bem menores e com necessidades mais especficas. Caso a Biblioteca possua espao suficiente, a literatura de lazer ser bem vinda.

6.1.2 Obras de referncia A Biblioteca dever possuir em seu acervo, obras de referncia de carter geral, tais como dicionrios e enciclopdias, dentre outros, e tambm as de carter especfico da rea de atuao. indispensvel que estas obras sejam atualizadas constantemente, devendo incluir tambm os peridicos de referncia.

6.1.3 Materiais especiais Incluem-se aqui os materiais em suporte eletrnico, tais como CD-ROM, disquetes, fitas de vdeo, entre outros, que necessitam de equipamentos para sua utilizao, que a Biblioteca dever adquirir. Outros tipos de materiais devem ser adquiridos de acordo com as necessidades informacionais da Biblioteca. As obras em Braille no se encontram no mercado livreiro convencional, mas a Fundao Dorina Norwill para cegos (www.fundacaodorina.org.br) possui vrias publicaes deste material. Outra opo para atendimento deste usurio a gravao de obras em fitas de audio.

6.1.4 Acervo histrico So livros que no se encontram no mercado livreiro tradicional, sendo adquiridos principalmente atravs de doaes ou compra de colees de pesquisadores de renome. Esse acervo deve incluir obras de todas as reas correlatas.

6.1.5 Peridicos cientficos e informativos importante que se mantenha a regularidade das assinaturas, verificando-se os principais ttulos existentes na rea. A atuao do Bibliotecrio de fundamental importncia na seleo e aquisio deste material, evitando falhas na coleo. importante a publicao de um ttulo de peridico, que auxiliar na composio da coleo de peridicos, que podero ser adquiridos atravs de permutas. possvel conseguir doaes de ttulos nacionais, que so fornecidos para divulgao dos mesmos. A assinatura de portais eletrnicos implica numa economia de espao e atualizao mais rpida do acervo de peridicos. Para as Bibliotecas de Universidades e Faculdades Pblicas, existe o Portal Capes, que contm mais de 7.600 publicaes, de todas as reas do conhecimento, (alguns com texto completo, e outros com abstracts ou resumo). Esse Portal pode ser assinado tambm por Universidades ou Faculdades Particulares. Conta na avaliao, a existncia na Biblioteca de jornais dirios de grande circulao no pas, alm de revistas semanais.

6.1.6 Memria tecnolgica e cientfica da Instituio (Produo cientfica) Dentre as exigncias do MEC, consta a necessidade da Biblioteca ter em local destacado da coleo, alm das teses e dissertaes defendidas, as publicaes dos professores da Universidade ou Faculdade, principalmente as dos dois ltimos anos.

6.2 POLTICA DE ATUALIZAO E DESENVOLVIMENTO DO ACERVO A Biblioteca dever traar uma poltica de atualizao e desenvolvimento do acervo, observando os seguintes passos:

6.2.1 Seleo de material bibliogrfico Para esta seleo devero ser consultadas as listas de sugestes dos usurios, as sugestes dos professores, demandas anteriores no atendidas, catlogos de editoras, estatsticas de uso da Biblioteca, etc.

6.2.2 Aquisio de material bibliogrfico A aquisio nas Universidades ou Faculdades Pblicas devem levar em considerao a legislao existente a respeito; as Universidades ou Faculdades Particulares devero escolher umas quatro ou cinco livrarias e/ou representantes livreiros e fazer uma consulta de preos. interessante que no oramento geral das Instituies, conste uma verba prpria para a Biblioteca, para atualizao do acervo. Ao ser comunicado da chegada desta verba, e do valor da mesma, o Bibliotecrio dar incio ao processo de aquisio de material Bibliogrfico.

6.2.3 Desbatamento da coleo Descarte de material obsoleto e/ou mutilado, transferncia para outro acervo ou Biblioteca, permuta com publicaes da instituio, etc. Ao se descartar materiais que ficaram obsoletos pelo tempo, recomendvel que se mantenha pelo menos dois exemplares, que podero servir de referncia para a evoluo do assunto, ou para pesquisas histricas.

6.3 INFORMATIZAO DO ACERVO A relao dos ttulos existentes na Biblioteca, bem como dados referentes a estes, dever constar de uma base de dados, e estar disponvel para consultas via Internet. recomendvel que os servios de emprstimo tambm estejam automatizados, e que o usurio possa fazer reservas pela Internet. Ao escolher o software para automatizar sua Biblioteca, deve-se levar em considerao o tamanho do acervo, a quantidade de usurios reais e potenciais; a expectativa de crescimento; a facilidade de manuseio por parte dos usurios; os tipos de relatrio que o mesmo fornece; o formato no qual se apresenta; visitas a usurios para verificar o grau de satisfao, bem como os problemas detectados; a capacidade tecnolgica e computacional da instituio; entre outros.

6.4 TRATAMENTO TCNICO DO ACERVO Na escolha dos mtodos usados na classificao e catalogao, o bibliotecrio dever estar seguro de sua opo, para poder justific-la junto aos avaliadores do MEC. Para classificao, a grande maioria das Bibliotecas utiliza a CDD ou CDU, o que no impede que outros tipos de classificao sejam usados. Para catalogao, o MEC recomenda o AACR2.

7 REA FSICA O local da Biblioteca deve ser projetado para ter iluminao natural, sem que haja uma incidncia direta da luz solar no acervo, e ventilao adequada, que reduzir bastante o aparecimento de pragas. importante verificar que, a preservao do material bibliogrfico e dos equipamentos existentes esto diretamente relacionados com a escolha do local da Biblioteca. Portanto, deve-se

verificar se o local no est sujeito a variaes bruscas de temperatura, umidade, inundaes, incndios, pragas, etc. A rea fsica da biblioteca deve levar em considerao o espao para expanso da coleo, rea de estudos em grupo e individual, local para materiais especiais, para pesquisas em meio eletrnico, e sistemas antifurtos para segurana do patrimnio. Para os portadores de necessidades especiais, as instalaes com mais de um andar devem contemplar rampas e/ou elevadores para seu acesso, e as distncias entre as estantes devem ser suficientes para que os mesmos possam transitar com a cadeira de rodas. A escolha do piso deve levar em considerao, principalmente, a facilidade de limpeza, o isolamento acstico e o fato de ser antiderrapante. As fundaes do prdio da Biblioteca devem ser reforadas, pois o peso dos livros nas estantes muito grande. fundamental a instalao de sistemas contra incndios, e treinamento da equipe para utilizao dos mesmos. Extintores de p qumico de uso mltiplo, acondicionado sob presso, so os mais recomendados. Uma boa sinalizao, indicando onde se encontram os materiais de emprstimos, os contedos das estantes, onde esto os materiais e colees especiais, ensinando a consultar a base de dados, auxiliar o usurio em suas visitas Biblioteca, liberando os Bibliotecrios para outros tipos de servios.

8 CONCLUSO As Bibliotecas Universitrias tem no MEC um grande aliado, e devem tomar partido disso. Receba os avaliadores do MEC como professores qualificados, habituados a freqentar Bibliotecas. Procure saber qual a sua rea de atuao. Mostre o acervo

na rea que o examinador conhea. Oua seus questionamentos, pois ele tem a finalidade de esclarecer alguma dvida sobre dados apresentados. Faa um relatrio da Biblioteca, apresentando as atividades realizadas nos ltimos anos, incluindo dados de emprstimos, nmero de usurios inscritos e potenciais, treinamentos de usurios, assistncia na realizao de monografias, listagem das ltimas aquisies nacionais e estrangeiras. Apresente nele, as participaes em conferncias, congressos e seminrios, alm dos cursos realizados pelos funcionrios. Mostre os projetos da sua Biblioteca, aprovados pela Instituio. As melhorias na Biblioteca, o acervo adequado e atualizado, pessoal em nmero e qualificao suficiente para atender a demanda, equipamentos, espao fsico, horrio de funcionamento, satisfao do usurio, daro ao Bibliotecrio justificativa para solicitar maiores investimentos na Biblioteca. Ao trmino deste trabalho, pode-se verificar que tudo o que foi dito, j rotina nas diversas Bibliotecas Universitrias, e que a avaliao no implica em grandes novidades a serem implantadas.

REFERNCIAS CORTE, Adelaide Ramos e et al. Avaliao de softwares para bibliotecas e arquivos. 2.ed. So Paulo: Polis, 2002. DAES; Diretoria de Estatsticas e Avaliao da Educao Superior. Manual geral de avaliao das condies de ensino. Braslia: INEP, 2002. INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDOS E PESQUISAS EDUCACIONAIS ANSIOTEIXEIRA. Disponvel em: <http://www.inep.gov.br/superior/sinaes/>. Acesso em: 02 jul. 2004. MEC; Secretaria de Ensino Superior. Disponvel em: <http://www.mec.gov.br/>. Acesso em: 02 jul. 2004.

SILVA, Dora Aparecida et al. Poltica de desenvolvimento de acervo. Belo Horizonte :UFMG - Biblioteca Universitria, 2004. TARAPANOFF, Kira. Tcnicas para tomada de deciso nos sistemas de informao. 2. ed. Brasia : Thesaurus, 2000. TRINKLEY, Michael. Consideraes sobre preservao na construo e reforma de bibliotecas : planejamento para preservao. 2. ed. Rio de Janeiro : Projeto Conservao Preventiva em Bibliotecas e Arquivos, 2001. UNIVERSIDADE FEDERAL DE MINAS GERAIS. Biblioteca Universitria. Proposta de alocao de pessoal tcnico (bibliotecrios) nas bibliotecas do SB/UFMG. Belo Horizonte, 1994

ANEXO
Tabelas do MEC

1 BIBLIOTECA :
1.1 Sero ponderados de acordo com os seguintes pesos:
Indicadores 3.2.1 Espao fsico 3.2.2 Acervo 3.2.3 Servios Pesos 20 50 30

2 Espao fsico 2.1 Sero avaliados de acordo com os seguintes critrios:

Aspectos a serem avaliados

Instalaes para o acervo (espaos, mobilirios e equipamentos, manuteno da umidade correta, antimofo, etc.).

Critrios de Avaliao
Insuficiente quando a rea fsica, as condies de armazenagem, de preservao e a disponibilizao do acervo so precrias (equivalente a um assento, na rea do acervo, para menos de 3% dos alunos e atende ao item C, mas no atende aos itens A ou B) Regular - quando a rea fsica, as condies de armazenagem, de preservao e a disponibilizao do acervo so razoveis (equivalente a um assento, na rea do acervo, para acomodar entre 3% at 5% dos alunos, atende aos itens A e C, mas no atende ao item B) tima - quando a rea fsica, as condies de armazenagem, de preservao e a disponibilizao do acervo so adequadas (equivalente a um assento, na rea do acervo, para mais de 5% dos alunos e atende aos itens A, B e C). Insuficiente quando no existem instalaes para estudo individual Regular - quando as instalaes para estudo individual so inferiores proporo de uma para cada curso tima - quando existe, pelo menos, uma instalao para estudo individual para cada curso oferecido pela IES Insuficiente quando no existe sala para estudo em grupo Regular - quando existe sala para estudo em grupo com indicadores menos favorveis do que exigido para a nota tima tima - quando existe sala para estudo em grupo equivalente a, no mnimo, duas para cada curso oferecido pela IES

Instalaes para estudos individuais (espao e mobilirio adequados aos estudos individuais) Instalaes para estudos em grupos (salas e mobilirio adequados aos estudos em grupo)

2.2 Sero ponderados de acordo com os seguintes pesos: Aspectos a serem avaliados
Instalaes para o acervo Instalaes para estudos individuais Instalaes para estudos em grupos

Pesos
40 30 30

3 Servios 3.1 Para efeito da avaliao considere-se o quadro de definies a seguir:

(A) Existncia de servio de emprstimo domiciliar para itens do acervo, ainda que com distines entre tipos de material e categorias de usurios, sendo obrigatria a possibilidade de emprstimo de livros, ainda que com restries a certos ttulos, de forma justificada.

(B) Acesso a servio de cpia de documentos internamente na instituio (ainda que no no espao fsico da Biblioteca). (C) Existncia de servio de emprstimo entre bibliotecas. (D) Oferta do servio de comutao bibliogrfica, no pas e no exterior. (E) Existncia de servio de consulta a bases de dados em forma impressa, em meio magntico ou em CD-ROM, seja por disponibilidade diretamente na instituio, seja por acesso remoto a recursos de outras instituies. (F) Existncia de profissional graduado em Biblioteconomia, na proporo mnima de 1 para cada 1.000 membros da comunidade institucional (somatria dos alunos, professores e funcionrios). (G) Existncia de pessoal auxiliar na proporo adequada manuteno do horrio da biblioteca e ao perfil dos servios, sendo mnima a relao de 3 auxiliares para cada profissional de biblioteconomia. (H) Existncia de programa de treinamento de usurios que ensine a normalizar os trabalhos monogrficos dos mesmos. (I) Conjunto de normas da ABNT para normalizao de documentao. (J) Manual da IES com as exigncias especficas para a apresentao de trabalhos tcnicos e cientficos.

3.2 Sero avaliados de acordo com os seguintes critrios: Aspectos a serem avaliados Horrio de funcionamento (horrio de funcionamento da biblioteca condizente com os turnos do curso) Critrios de Avaliao

Insuficiente quando funciona apenas no turno do curso e no apresenta possibilidade de reservas de livros pela Internet e acesso a bases de dados referenciais e de texto completo atravs do home page da prpria biblioteca e/ou da IES Regular - quando funciona em dois turnos (menos de 14 horas por dia), no funciona aos sbado e no apresenta possibilidade de reservas de livros pela Internet e acesso a bases de dados referenciais e de texto completo atravs do home page da prpria biblioteca e/ou da IES timo quando funciona ininterruptamente durante, no mnimo, 14 horas dirias, funciona aos sbados e apresenta possibilidade de reservas de livros pela Internet e acesso a bases de dados referenciais e de texto completo atravs do home page da prpria biblioteca e/ou da IES

Servio de acesso ao acervo (qualidade do servio de consulta e emprstimo do acervo destinado ao curso)
Pessoal tcnicoadministrativo (qualificao e quantidade adequada ao funcionamento da biblioteca e s necessidades dos professores e alunos do curso)

Insuficiente quando a biblioteca no atende ao item A Fraco quando a biblioteca atende ao item A e a, pelo menos, um dos demais itens (B, C, D e E) Regular - quando a biblioteca atende ao item A e a, pelo menos, dois dos demais itens (B, C, D e E) Bom - quando a biblioteca atende ao item A e a, pelo menos, trs dos demais itens (B, C, D e E) timo quando a biblioteca disponibiliza todos os servios discriminados nos itens A, B, C, D, E Insuficiente quando no existe profissional graduado em biblioteconomia, ainda que existam outras pessoas na equipe de atendimento da biblioteca, independentemente de sua formao Regular - quando existe profissional graduado em biblioteconomia, mas com horrio de atendimento inadequado para os servios e atividades, ainda que com equipe auxiliar timo quando o pessoal existente atende s condies dos itens F e G

Apoio na elaborao de trabalhos acadmicos

Insuficiente quando atende apenas a um dos itens H, I, J Regular quando atende a dois dos itens H, I ou J timo quando atende a todos os itens H, I, J

3.3 So ponderados de acordo com os seguintes pesos: Aspectos a serem avaliados

Horrio de funcionamento Servio de acesso ao acervo Pessoal tcnico-administrativo Apoio na elaborao de trabalhos acadmicos

Pesos
45 35 15 05

Bibliotecria chefe da Faculdade de Direito da UFMG.Especializao em Bibliotecas de Instituies de Ensino Superior. Faculdade de Direito da UFMG - Avenida Joao Pinheiro, 100. Centro- Belo Horizonte CEP 30130-180 Minas Gerais - Brasil. measb@terra.com.br Bibliotecria da Faculdade de Direito da UFMG.Faculdade de Direito da UFMGAvenida Joao Pinheiro, 100. Centro- Belo Horizonte. CEP 30130-180 Minas Gerais- Brasil. mlbmg@bol.com.br