Administracion:

FUNCIONES DE LA ADMINSITRACION

Las funciones bsicas de la administracin son cinco:

-Planeacin. -Organizacin -Direccin. -Coordinacin. -Control. -Evaluacin. 1. PLANEACION Es la fase en la cual se determina anticipadamente que es lo que se va a hacer, esto incluye el establecimiento de objetivos, programas, polticas y procedimientos. OBJETIVO Es la razn de ser de la empresa, esto es, lo que se propone alcanzar. LOS PROGRAMAS Son los planes que se deben realizar en un tiempo determinado para lograr el objetivo propuesto. LAS POLTICAS Son las normas en las cuales deben estar encuadradas las actividades para alcanzar el objetivo. LOS PROCEDIMIENTOS Son las guas o formas de accin que nos dicen de que forma se deben realizar las actividades.

NECESIDAD DE LA PLANEACIN La necesidad de la planeacin en una empresa aparece principalmente por tres razones: -Para obligar a pensar en el futuro. Se planifica para que todas las personas de la empresa piensen hacia donde van y se puedan anticipar a los problemas, evitando en esta forma que se deje los problemas a la suerte o a las creencias religiosas. -Para obligar a pensar en .forma coordinada, esto permite que las personas sean concientes de qu es lo que se espera de ellas y as puedan cumplir con las funciones asignadas. -Para evitar riesgos y. prdidas, si no se ha realizado por anticipado una planeacin, los riesgos de prdidas se aumentan y lo ms seguro es que la empresa fracase. Esto no significa" que la planeacin es la frmula para que una empresa nunca fracase, simplemente significa que una empresa que planea sus- actividades tiene ms probabilidades de triunfar. En la empresa 'Cooperativa o Asociativa, esta fase es de gran importancia, ya que mediante la misma, se presentan los planes y acciones que al realizarse irn en beneficio de los socios. Adems en la Asamblea General los afiliados mediante su participacin solicitarn; s sus directivos programas y ejecuciones? muy concretas que deben ser tenidas en cuenta durante la planeacin.

2. ORGANIZACIN Es la etapa en la cual se fijan las funciones y las relaciones de autoridad y responsabilidad entre las diferentes personas de una empresa. RAZONES PARA ORGANIZAR Existen dos razones fundamentales por las cuales es conveniente organizar: 1- Hay una gran cantidad de cosas que no puede realizarlas una sola persona y por lo tanto debe unirse con otros para ejecutarlas. 2- Para aprovechar los beneficios que trae la divisin del trabajo.

MANUAL DE ORGANIZACIN Esta herramienta nos da a conocer qu debe hacer cada persona, cada departamento u organismo, describiendo los deberes y responsabilidades de cada persona y las atribuciones de cada persona con respecto al grupo de personas que trabajan a su cargo. La organizacin en la Cooperativa debe ser permanente ya que es la nica forma en que los socios podrn conocer la marcha de la Empresa mediante la utilizacin de las herramientas que hemos visto se puede presentar una imagen rpida, fcilmente comprensible y fiel de la situacin de la sociedad. 3. DIRECCIN Esta fase del proceso de administracin, hace referencia a la forma como se imparten las rdenes o instrucciones a las personas de la empresa y se explica qu es lo que debe hacerse. Aunque son de mucha importancia las cualidades personales de quien va a ejecutar la actividad, es conveniente tener en cuenta las caractersticas de una buena instruccin, la cual debe ser: -Razonable: lo cual quiere decir que no se debe ordenar algo inalcanzable para la persona que recibe la orden, se debe tener en cuenta si la persona que la recibe tiene la experiencia y habilidad necesaria para cumplirla satisfactoriamente. -Completa: al dar ciertas instrucciones debe decirse claramente la cantidad y calidad de la actividad a ejecutar. Ejemplo: seleccionar una produccin o compra de papa, papa de primera, de segunda y de tercera etc. -Clara: la orden debe ser comprensible, o sea que la persona que la recibe la debe entender muy bien, para lo cual el que dicta la instruccin debe colocarse en el lugar del subordinado y considerar lo que ste quiere que se le diga. Sabemos muy bien que la Cooperativa est en manos del Gerente, por delegacin que hace el Consejo de administracin. Las instrucciones que dirige a los empleados, socios y otros organismos, debe tener las caractersticas antes anotadas, lo cual permitir no solo una mayor eficiencia en la administracin, sino tambin una correcta informacin a los afiliados. 4. COORDINACIN En el proceso administrativo debe existir coordinacin o sea que haya una estrecha armona entre los funcionarios de la empresa y las operaciones que ejecutan para que el desenvolvimiento del trabajo no tenga ningn obstculo.

Coordinar es armonizar todos los actos y esfuerzos. Esta coordinacin se puede obtener a travs de consultas de unas personas a otras, con participacin democrtica caso de las cooperativas con las cuales pueden conformarse grupos de trabajo uniforme. . Para lograr este fin los funcionarios jefes deben exponer a los empleados sus puntos de vista en cualquier caso particular. 5. CONTROL Este proceso consiste en verificar si los resultados obtenidos son iguales o parecidos a los planes presentados, y permite bsicamente avisar en forma oportuna si algo est fallando y adems si resulta eficaz en el uso de los recursos Tambin podemos decir que el control consiste en la medicin y correccin de la ejecucin con base en las metas establecidas, compara lo realizado con lo planeado y exige cuentas de las tareas y actividades asumidas. Como proceso que es el control, lo podemos dividir en: -Establecimiento de patrones de comparacin en puntos estratgicos. -Medicin de lo realizado. -Comparacin de lo que se ha realizado con lo que se ha planeado. -Correccin de las fallas encontradas. ( 3 ) IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACION Una de las formas ms sencillas de la administracin, en nuestra sociedad, es la administracin del hogar y una de las ms complejas la administracin publica. Pero el fenmeno administrativo no solamente naci con la humanidad sino que se extiende a la vez a todos los mbitos geogrficos y por su carcter Universal, lo encontramos presente en todas partes. Y es que en el mbito del esfuerzo humano existe siempre un lado administrativo de todo esfuerzo planeado.

La importancia de la administracin se ve en que est imparte efectividad a los esfuerzos humanos. Ayuda a obtener mejor personal, equipo, materiales, dinero y relaciones humanas. Se mantiene al frente de las condiciones cambiantes y proporciona previsin y creatividad. El mejoramiento es su consigna constante.

Reyes Ponce nos enumera la importancia de la administracin como:

La administracin se da donde quiera que existe un organismo social, aunque lgicamente sea ms necesaria, cuanto mayor y ms complejo sea ste.

El xito de un organismo social depende, directa e inmediatamente, de su buena administracin y slo a travs de sta, de los elementos materiales, humanos, etc. con que ese organismo cuenta.

Para las grandes empresas, la administracin tcnica o cientfica es indiscutible y obviamente esencial, ya que por su magnitud y complejidad, simplemente no podran actuar si no fuera a base de una administracin sumamente tcnica.

Para las empresas pequeas y medianas, tambin, quiz su nica posibilidad de competir con otras, es el mejoramiento de su administracin, o sea, obtener una mejor coordinacin de su elementos: maquinaria, marcado, calificacin de mano de obra, etc.

La elevacin de la productividad, preocupacin quiz la de mayor importancia actualmente en el campo econmico, social, depende, por lo dicho, de la adecuada administracin de las empresas, ya que si cada clula de esa vida econmico social es eficiente y productiva, la sociedad misma, formada por ellas, tendr que serlo.

En especial para los pases que estn desarrollndose; quiz uno de los requisitos substanciales es mejorar la calidad de su administracin, porque, para crear la capitalizacin, desarrollar la calificacin de sus empleados y trabajadores, etc., bases esenciales de su desarrollo, es indispensable la ms eficiente tcnica de coordinacin de todos los elementos, la que viene a ser, por ello, como el punto de partida de ese desarrollo. Podemos concluir la importancia de la administracin, con los hechos que la demuestran objetivamente: La administracin se aplica a todo tipo de Empresa El xito de un organismo depende directa e inmediatamente de su buena administracin. Una adecuada administracin eleva la productividad La eficiente tcnica administrativa promueve y orienta el desarrollo.

En los organismos grandes de la administracin es indiscutible y esencial. En la pequea y mediana empresa la nica posibilidad de competir, es aplicando la administracin.

( 4:- ) Principios limitaciones de la planificacin

PLANIFICACION Proceso para establecer metas y un curso de accin adecuado para alcanzarlas. Implica que los administradores piensen con antelacin en sus metas y acciones, y que basen sus actos en algn metodo, plan o lgica, y no en corazonadas. 3. 4. Las funciones administrativas tambin son llamadas funciones del administrador, porque se refieren al acto de administrar. As, administrar es planear, organizar, dirigir y controlar. En otras palabras, las funciones administrativas constituyen el proceso administrativo, el cual involucra la planeacin, la organizacin, la direccin y el control. 5. Veamos cada uno de los componentes del proceso administrativo. La planeacin significa visualizar el futuro y trazar el programa de accin. La organizacin significa constituir el organismo social y material de la empresa. La direccin significa conducir y orientar al personal. El control significa verificar si lo que ha sido planeado y organizado fue de hecho ejecutado. 6. PROCESO ADMINISTRATIVO La tarea del administrador consiste esencialmente en utilizar con eficiencia los esfuerzos del grupo. El punto de vista adoptado aqu es el de asociar la administracin con un grupo humano. 7. Importancia de la planificacin Especificar mediante la planificacin, las metas u objetivos de una empresa para un perodo determinado Otro elemento por el cual es importante planear, es que se evitan o aminoran riesgos innecesarios Estas medidas tienden a eliminar todo trabajo que no se encuadre o no sirva al logro de la meta, reduciendo de esta manera la dispersin de actividades Otra razn por la que es importante y necesaria la planificacin reside en que permite el control de la marcha de la empresa 8. Principios de la planificacin a) FLEXIBILIDAD b) COMPROMISO c) CONTRIBUCIN

9. Limitaciones de la planificacin Poca exactitud de los planes Dificultad para planificar La planificacin retarda la accin 10. Tipos de planes Metas y objetivos Programas Presupuesto Polticas Procedimientos Mtodos 11. PROCESO GERENCIAL DE LA PLANIFICACION

12. INTRODUCCIN Los recursos naturales no satisfacen por si solos las necesidades,en ocasiones se deben combinar con otros productos. Se dice que la empresa es un organismo o institucin, ya que podemos reconocer en ella una estructura interna una distribucin de elementos en un determinado orden interno y que es independiente de la forma jurdica que adopte. 13. En otras palabras, la produccin de bienes y servicios requiere de una organizacin para que acte eficientemente, con rapidez, calidad y sin desperdiciar recursos.Esta organizacin lo aporta la empresa a travs del proceso productivo o de fabricacin y lo extiende a todos los aspecto y mbitos de la empresa. El proceso productivo es la secuencia en que un conjunto de recursos sufre transformaciones necesarias para obtener un bien o servicio capaz de satisfacer una necesidad. 14. CONCEPTO Y OBJETIVOS Primera etapa de la administracin Funcin bsica de la administracin Los objetivos son de enorme importancia Son preferibles los objetivos cuantificados Derrame de objetivos Labor del planeamiento 15. IMPORTANCIA, VENTAJAS Y LIMITACIONES La planificacin es lo primero que se define para orientar las metas u objetivos de la empresa para un determinado periodo. Estas medidas eliminan todo trabajo innecesario para el logro de la meta. Es importante planear ya que se evitan o aminoran los riesgos. 16. Otra de las ventajas es que se anticipa a los cambios y los neutraliza reduce los riesgos y la incertidumbre; lo cual hace posible el control de la empresa Si se conocen las metas y objetivos de la empresa se alcanzaran los resultados esperados. 17. Para que la planificacin sea efectiva, es preciso tener presente los siguientes principios: flexibilidad compromiso contribucion 18. LIMITACIONES Poca exactitud No pretende adivinar el futuro Retarda la accin y atrofia la iniciativa 19. TIPOLOGIA DE PLANES Metas u objetivos Programas Presupuestos Polticas Procedimiento Mtodo 20. ETAPAS DE LA PLANIFICACIN Determinacin de los objetivos Recopilacion de los objetivos Analisis de los antecedentes Formulacion de propuestos Formulacion de planes alternativos Determinacion del plan definitivo Control del avance del plan 21. PLANIFICACION ESTRATEGICA Y OPERATIVA Planeacin estrategica Planeacin politica Planeacin operativa Planeacin adaptativa 22. CONCLUSION La planificacin consiste en determinar los objetivos precisos y en lo posible cuantificados para los distintos campos de actividad de la empresa, de manera que ellos contribuyan un todo armnico y coherente, orientados hacia la meta global que se persigue. La

planificacin es econmica, reduce riesgos, facilita la coordinacin y el control. Es til tener presente ciertas limitaciones del planeamiento, a objeto de aminorarlas. 23. Su expresin inmediata y permanente de la eficiencia, requisito y conducto hacia la supervivencia, condicin definitoria de la empresa como sistema abierto viable. 24. SISTEMA LA EMPRESA COMO SISTEMA Sinergia Entropa Neguentropa Relacin Interrelacin Cohesin Trabajo en equipo 25. TEORIA GENERAL DE SISTEMAS TGS SINERGIA NEGUENTROPIA ENTROPIA

5:- TIPOLOGIA DE PLANES

Propsitos o Misiones - La misin o el propsito identifica la funcin o tarea bsica de una empresa o de cualquier parte de ella. Cualquier clase de operacin organizada tiene propsitos o misiones. En cada sistema social las empresas tienen una funcin o tarea bsica que les asigna la sociedad.

Objetivos - Los objetivos o metas son los fines a los que se dirige la actividad: son los resultados a lograr. Representan el fin hacia el que se encamina la organizacin, la integracin de personal, la direccin y el control. Los objetivos de la empresa son el plan bsico de la misma, un departamento puede tener tambin sus propios objetivos. Naturalmente, sus metas contribuyen al logro de los objetivos de la empresa, pero los dos grupos de metas pueden ser diferentes por completo.

Estrategias - Denotan casi siempre un programa general de accin y un despliegue de esfuerzos y recursos para alcanzar objetivos amplios. Se definen como el resultado del proceso a decidir sobre los objetivos de la organizacin, sobre los cambios en stos, sobre los recursos usados para alcanzarlos y sobre las polticas que han de regular la adquisicin, el uso y la disposicin de estos recursos.

Polticas - Son tambin planes en el sentido de que son enunciados generales o maneras de entender que guan o canalizan el pensamiento o la accin en la toma de decisiones, stas delimitan el rea dentro de la cual una decisin ha de ser tomada y aseguran que est de acuerdo y contribuya a los objetivos. Son declaraciones o interpretaciones generales que guan o encauzan el pensamiento en la toma de decisiones. Las polticas definen un rea dentro de la cual se va a tomar una decisin y aseguran que sta sea consistente con un objetivo y contribuya al logro del mismo. Las polticas ayudan a decidir temas antes de que se conviertan en problemas, hacen que sea innecesario analizar la misma situacin cada vez que se presenta y unifican otros planes, con lo que permiten a los gerentes delegar autoridad y mantener control sobre lo que hacen sus subordinados.

Procedimientos - Son planes que establecen un mtodo requerido de manejar las actividades futuras. Son guas para la accin ms que para el pensamiento, detallan la forma exacta en que deben llevar a cabo ciertas actividades. Son sucesiones cronolgicas de acciones requeridas. Los procedimientos cruzan las lneas de los departamentos. Por ejemplo, en una compaa industrial el procedimiento para manejar los pedidos con seguridad incluir al departamento de ventas, el de finanzas, al departamento de contabilidad, al departamento de produccin y el departamento de transportacin.

Reglas - Explican con claridad las acciones requeridas o las acciones que no se deben llevar a cabo, sin permitir la discrecin en esto. Son el tipo de plan ms sencillo. Las reglas se diferencian de los procedimientos en que guan la accin sin especificar un orden de tiempo. El procedimiento se podra considerar como una serie de reglas. La regla puede o no formar parte de un procedimiento. La esencia de una regla es que refleja una decisin administrativa de que se tiene que llevar a cabo o que no se tiene que llevar a cabo una cierta accin.

Es necesario asegurarse de distinguir entre reglas y polticas. El propsito de las polticas es guiar la toma decisiones al sealar reas en las que los gerentes pueden usar su discrecin. Las reglas, aunque tambin son guas, no permiten flexibilidad en su aplicacin.

Programas - Son un conjunto de metas, polticas, procedimientos. reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos necesarios para llevar a cabo un determinado curso de accin; por lo general estn respaldados por presupuestos. Presupuestos - Es una declaracin de los resultados esperados, expresados en trminos numricos. Se puede considerar como un programa llevado a nmeros. El presupuesto se puede expresar en trminos financieros o en trminos de horas de trabajo, unidades de producto, horasmquina, o cualquier otro trmino medible numricamente. El presupuesto es necesario para el control pero no puede servir como estndar de control sensible a menos que refleje los planes. Por lo general un presupuesto pone en prctica un programa pero puede ser en s mismo un programa. La preparacin de un presupuesto depende de la planeacin, el presupuesto es el instrumento de planeacin fundamental de muchas compaas y las obliga a realizar por anticipado una recopilacin numrica del flujo de efectivo, gastos e ingresos, desembolsos de capital, utilizacin del trabajo o de horas mquina esperado. Una de las principales ventajas de la elaboracin de presupuestos es que obliga a los directivos a planear.

CONCEPTOS D Es un proceso que consiste en las actividades de planeacin, organizacin, direccin y control para alcanzar los objetivos establecidos utilizando para ellos recursos econmicos, humanos, materiales y tcnicos a travs de herramientas y tcnicas sistematizadas. arte de lograr que se hagan ciertas cosas a travs de las personas unas ciencias compuestas de principios, tcnicas y prcticas, cuya aplicacin a conjuntos humanos permite establecer sistemas racionales de esfuerzo cooperativo a travs de los cuales se pueden alcanzar propsitos comunes que individualmente no se pueden lograr en los organismos sociales

organizacin, y de aplicar los dems recursos de ella para alcanzar metas establecidas.

organizacin alcanzar sus objetivos mediante la optimizacin de los recursos humanos, tcnicos, materiales y econmicos.

un proceso que consiste en las actividades de planeacion , organizacin , ejecucin y control desempeadas para determinar y alcanzar los objetivos sealados , con el uso de personas y otros recursos , el grupo dirige sus acciones hacia metas comunes , , implica la aplicacin de tecnicas mediante los cuales un grupo principal de personas coordinan las actividades de otrasE ADMINISTRACION