COMBINAR CORRESPONDENCIA Potente utilidad de Word 2007 que ahorra un enorme trabajo cuando hay que trabajar en documentos

donde se repitan ciertos datos. Por ejemplo: la secretaria de una oficina, tiene que enviar una carta de saludo a 200 personas. Debera teclear uno por uno el encabezamiento de cada una de las 200 cartas. Con Word 2007 se simplifica la tarea porque al disponer de una base de datos, con los nombres de a esas 200 personas; en vez de los encabezamientos solo ser cuestin de pocos clics con el ratn... EJEMPLO DE COMBINACIN DE CORRESPONDENCIA, 1. CREAR EL CUERPO DE LA CARTA Abrie un Nuevo Documento, ir a: Ficha Correspondencia, apartado Iniciar combinacin de correspondencia y luego Cartas, y despus hay que escribir lo que es el cuerpo principal de la carta (que no variara); (se adjunta ejemplo) 2. CREAR POR UNA SOLA VEZ, LOS DATOS DE ESAS PERSONAS QUE GUARDARS EN UNA BASE DE DATOS Ir al apartado Seleccionar destinatarios, donde hay varias opciones, como "usar una lista existente", o "seleccionar de los contactos de Outlook"...; pero al no disponer ya de una lista para usar hay que crear una, vamos a la opcin Escribir nueva lista.... Aparece una lista vaca, hay que ir introduciendo los datos que se necesitan. Pero en la lista de direcciones que trae por defecto Word 2007, existen varios campos que pueden no necesitarse, as que vamos a modificarlos. Vamos a Personalizar columnas...: Se ven todos los campos que vienen por defecto. Solo elegimos los necesarios para nuestra carta. Los no cesarios al seleccionarlos le damos eliminar Otra cosa que nos puede interesar hacer, es cambiar el nombre de algn campo. Tambin podemos mover un campo de sitio; si necesitamos que aparezca en un orden distinto. Es de suponer que necesitemos introducir los datos de muchas ms personas, as que para introducir una nueva fila con campos que nos permitan poder cargar los datos de las persona, vamos al botn Nueva entrada. De esta forma seguimos hasta tenerlos todos (en nuestro caso solo tres para el ejemplo): Al terminar con los datos vamos al botn Aceptar. Y salvar esos datos: El archivo se guardar con la extensin ".mdb", que son datos de una base de datos. Elegimos una carpeta donde guardar esa lista, y luego un nombre a la misma ("EjemploCombinar"). USAR ESOS DATOS PARA TUS CARTAS, Y COMBINARLOS Colocamos el donde iria el nombre de la Persona Y estando en la Ficha Correspondencia picaremos en la opcin Insertar campo combinado; aparecern los campos que habamos dejado en nuestra lista recuerdas?. Ahora picamos sobre "Nombre" de forma que quedar aadido a nuestra carta: Dejamos un espacio en blanco despus de <<Nombre>> en nuestra carta, y picaremos sobre "Apellidos". Ahora, queremos colocar adems un encabezamiento con todos los datos de la parsona, as que nos colocamos por encima de "Apreciado/a:" Repitiendo lo explicado, colocaremos ah los datos que necesitemos, adems en el orden y colocacin que queramos: Vemos que hay excesivo espacio entre las filas de ese encabezamiento, as que recuerda de lecciones anteriores como se puede disminur ese espacio: http://www.deseoaprender.com/Word2007/Tema22/combinar-guardar-resultados-curso-de-Word-2007leccion-5.html