RT-Solutions

Levantamiento de pedidos: Definicin de Proceso

Versin 1.0

Nombre de la Empresa/Organizacin Definicin de Proceso Nombre del Proceso

Versin: 1.0 Fecha: da/mes/ao

Historial de Revisin
Fecha 5/Septiembre/2011 Versin 1.0 Creacin Descripcin Autor Razo Prez Manuel Alejandro

Confidential

Nombre de la empresa, ao

ii

Nombre de la Empresa/Organizacin Definicin de Proceso Nombre del Proceso

Versin: 1.0 Fecha: da/mes/ao

Tabla de Contenido
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. Nombre del Proceso Propsito Objetivos Indicadores Metas cuantitativas Mediciones Subprocesos Procesos Relacionados Entradas Salidas Productos Internos Responsabilidad y autoridad Roles involucrados y capacitacin requerida Actividades Verificaciones y validaciones Recursos e infraestructura Capacitacin Situaciones excepcionales Diagrama de Proceso 1 1 1 1 1 1 2 2 2 2 Error! Bookmark not defined. 3 3 3 4 5 5 5 6

Confidential

Nombre de la empresa, ao

iii

Nombre de la Empresa/Organizacin Definicin de Proceso Nombre del Proceso

Versin: 1.0 Fecha: da/mes/ao

Proceso
1. Nombre del Proceso
Levantamiento de pedido

2.

Propsito
Abastecer la demanda del mercado mediante la venta de producto por parte de la empresa a travs de pedidos levantados por los promotores de venta.

3.

Descripcin
Cuando el cliente pide una orden, se le proporciona un catlogo, en el que selecciona los productos en la cantidad ajustada a su presupuesto y/o necesidades de venta, en la que se realiza una facturacin para su posterior entrega, en la que se realizan las siguientes actividades: - Levantamiento de pedido - Facturacin - Surtimiento. -Entrega de pedido.

4.

Objetivos
O1. O2. Entrega puntual de los pedidos. Surtimiento de la mercanca conforme a la orden de compra.

5.

Indicadores
I1. I2. I3. (O1) Tiempo de entrega. (O2) Errores entre factura de pedido y factura concentrada de surtimiento. (O2) Calidad fsica de la mercanca.

6.

Metas cuantitativas
M1. (I1) 0 retrasos en la entrega de producto. M2. (I2) 0 errores en el surtimiento y entrega del producto M3. (I3) 0 devoluciones de mercanca por mal manejo de la misma.

7.

Mediciones

Confidential

Nombre de la empresa, ao

Nombre de la Empresa/Organizacin Definicin de Proceso Nombre del Proceso

Versin: 1.0 Fecha: da/mes/ao

M1(I1) Tiempo de facturacin, tiempo de surtimiento y tiempo de recepcin de mercanca. M2(I2) Revisin fsica de la mercanca conforme a factura original de compra. M3(I3) Estado fsico del empaque (latas sin golpes, no infladas o reventadas), comparacin de la fecha de consumo preferente con la fecha actual.

8.

Subprocesos
Rotacin de mercanca. Promocin en centros de venta. Cobro de mercanca.

9.

Procesos Relacionados
Recepcin de mercanca. Inventario. Auditora

10.

Entradas
Nombre Producto Catlogo de productos Pago de Factura Evidencia de entrega Mercanca en stock Empresa Cliente Empresa Empresa Fuente

11. Salidas
Nombre Producto Mercanca vendida Descripcin Mercanca seleccionada previamente bajo una orden de compra. Documento que comprueba la recepcin de la mercanca por parte del cliente ya firmada por el mismo Cliente Destino

Evidencia de entrega firmada y sellada

Cliente

12. Productos Internos

Orden de Compra Factura concentrada de Factura donde el cliente selecciona sus productos del catlogo Concentrado de productos seleccionados por el cliente de todas sus

Confidential

Nombre de la empresa, ao

Nombre de la Empresa/Organizacin Definicin de Proceso Nombre del Proceso surtimiento Mercanca separada y empacada Factura de evidencia de entrega

Versin: 1.0 Fecha: da/mes/ao

facturas en una sola y usado en la seleccin de mercanca. Mercanca que ha sido seleccionada de los anaqueles y que posteriormente es empacada para su transporte. Factura utilizada como evidencia de la compra de mercanca por parte del cliente que es utilizada como recibo en la cobranza. Incluye original y copia

13. Responsabilidad y autoridad

Responsable: Gerente de la empresa. Autoridad: Supervisor del rea.

14. Roles involucrados y capacitacin requerida

Abrev. Cl. Ger. Sup. Cliente Gerente Supervisor Rol Capacitacin Costos, manejo de documentos Manejo de la empresa, relaciones pblicas, ventas. Manejo de personal, manejo de almacn y de sistema de trabajo. Trato y servicio al cliente y manejo de cartera de clientes. Manejo de transporte y lectura y comprensin de facturacin. Uso de equipo de trabajo y manejo de almacn. Conocimiento de la mercanca, manejo de equipo de trabajo y lectura de cdigos. Uso y manejo del sistema de facturacin.

Vts. Transp. Mont. Alm.

Ventas Transportistas Montacarguista Almacenista

Sec.

Secretariado

15. Actividades
Rol Cl., Vts. Producto Entrada Catlogo de productos Descripcin Actividad A1 Levantar Pedido. Seleccin de productos, calcular precios y llenado de la orden de pedido. A2 Captura de Pedido. Los datos de la orden de compra son capturados para obtener una factura. A3 Preparacin de Pedido. Nombre de la empresa, ao Producto Salida Orden de Compra

Sec.

Orden de Compra

Factura de Pedido, factura concentrada de surtimiento Mercanca separada 3

Alm., Mont. Confidential

Factura concentrada

Nombre de la Empresa/Organizacin Definicin de Proceso Nombre del Proceso de surtimiento, Mercanca en stock Alm., Mont. Mercanca separada

Versin: 1.0 Fecha: da/mes/ao

Separacin fsica de los productos de almacn. A4. Acomodo de mercanca. Se junta y empaca la mercanca para su posterior transportacin. A5. Cargamento La mercanca empacada es llevada y cargada en los transportes. A6. Transporte La mercanca es transportada en los camiones hasta su destino con el cliente. Mercanca separada y empacada.

Mont., Transp.

Mercanca empacada, factura concentrada de surtimiento Mercanca empacada

Transp.

Transp., Cl.

Evidencia de entrega, mercanca empacada

A7. Entrega de mercanca El transportista entrega la mercanca al cliente en la que el cliente firma una forma en que se confirma que recibi su pedido. A8. Entrega de evidencia El transportista entrega al supervisor la evidencia de entrega en donde el supervisor realiza una relacin de facturas. A9. Entrega de evidencia a gerencia La copia de factura es entregada al gerente para ser entregara a Ventas. A10. Cobranza El gerente entrega al vendedor la copia de factura firmada junto con una original que ser entregada al cliente al momento de cobrar A11 Archivamiento La Copia es entrega en la oficina donde es archivada

Mercanca vendida, Evidencia de Entrega firmada.

Transp. Sup.

Factura de evidencia de entrega firmada, copia de factura de Entrega firmada

Copia de factura de Entrega firmada y sellada. Evidencia de entrega firmada y sellada.

Sup. Ger.

Copia de factura de Entrega firmada y sellada. Copia de factura de Evidencia de entrega firmada y sellada., Factura de Evidencia de entrega firmada y sellada. Divisas Copia de factura de evidencia de entrega firmada y sellada.

Vts. Cl.

Evidencia de entrega firmada y sellada.

Vts., Sec.

16. Verificaciones y validaciones

Verificacin o validacin Ver1 Actividad A2 Producto Mercanca separada Copia de Sup. Rol Descripcin Verificar que la mercanca surtida coincida con el concentrado de surtido. Verificar que el pago 4

Ver2 Confidential

A10

Vtas. Sec.

Nombre de la empresa, ao

Nombre de la Empresa/Organizacin Definicin de Proceso Nombre del Proceso factura de Entrega Mercanca Vendida

Versin: 1.0 Fecha: da/mes/ao

Ver3

A7

Transp.

corresponda a lo facturado en la entrega. Verificar que la mercanca coincida con la factura de evidencia.

17. Recursos e infraestructura

Actividad A3, A6 A7 A3, A4, A5, A6 A2, A3, A5 A1 A1 Montacargas Camiones Almacn propio Papelera Telfono Computadora con Internet e impresora Recurso

18. Capacitacin
El Cliente debe tener conocimiento de costos y manejo de documentacin. El Gerente deber tener conocimiento de manejo de la empresa, relaciones pblicas y ventas. El Supervisor deber tener conocimiento de manejo de personal, manejo de almacn y de sistema de trabajo. El promotor debe tener conocimiento de exhibicin de mercanca y trato con el cliente para que este desee realizar un pedido. El personal de ventas deber tener conocimiento de trato y servicio al cliente y manejo de cartera de clientes. El personal de transporte deber tener conocimiento de manejo de transporte y lectura y comprensin de facturacin. El personal de almacn deber tener conocimiento de la mercanca, manejo de equipo de trabajo y lectura de cdigos. El personal de secretariado deber tener conocimiento de uso y manejo del sistema de facturacin.

19. Situaciones excepcionales

Cada de Sistema. S el tiempo de entrega del producto es corto, el pedido se realiza con surtimiento de orden directa. En este caso el pedido pasa directamente al supervisor donde se realiza la separacin y entrega al cliente. Cancelacin de pedido. Se regresa el pedido a Almacn, se realiza la cancelacin del pedido y la mercanca entra al almacn nuevamente.

Confidential

Nombre de la empresa, ao

Nombre de la Empresa/Organizacin Definicin de Proceso Nombre del Proceso

Versin: 1.0 Fecha: da/mes/ao

20. Diagrama de Proceso

Inicio Cobranza

Levantar pedido No Preparacin de pedido

No El pago corresponde a lo facturado? Pago anticipado? No

S S Entrega a gerencia No Entrega de Evidencia

Mercanca y concentrado coinciden?

Si

Archivamiento

Acomodo de mercanca

Mercancia y concentrado coincdicen?

Cargamento

Transporte

Entregar pedido

Fin

Confidential

Nombre de la empresa, ao