PLANEAR PARA LA CALIDAD (RESUMEN) Para lograr desarrollar un sistema para la administracin de la calidad total es necesario realizar una

planeacin sistemtica que genere los planes de accin adecuados, los cuales deben definir los sistemas y programas requeridos de manera clara y concisa a travs de herramientas como el diagrama de flujo. Esta planificacin debe construirse en base a una revisin previa de las estructuras, recursos y personal disponibles y su actual funcionamiento que permita determinar con qu se cuenta y en cules son sus puntos fuertes y dbiles. Un Plan de Calidad es un documento especfico para cada producto, actividad, servicio o grupo, que establece las actividades necesarias relacionadas con la calidad. Debe abarcar aspectos como: especificaciones del material o servicio a comprar, procedimientos del sistema de calidad, formulacin del producto o tipo de servicio, control del proceso, muestro e inspeccin, entre otros. Su diseo debe ajustarse a los posibles cambios en la gerencia o el personal y debe tener en cuenta todas las otras funciones como diseo, desarrollo, produccin, instalacin, mantenimiento, etc.

PRINCIPIOS PARA PREPARAR UN BUEN SISTEMA DE ADMINISTRACIN DE LA CALIDAD DISEO Y CONTENIDO DEL SISTEMA (RESUMEN)

DISEO DEL SISTEMA DE CALIDAD Un Sistema de Calidad es el ensamble de componentes como jerarqua organizacional, procesos, recursos, responsabilidades, de manera que interacten entre s para implementar la administracin de la calidad total, en un modelo en el que las relaciones entre los componentes son tanto o ms importantes que los componentes en s mismos aislados. El diseo de este sistema parte de identificar las necesidades y termina en encontrar la forma de satisfacerlas a travs de 16 actividades que de manera general pueden enunciarse como comunes a todas las empresas. Para poder llevar a cabo estas actividades el primer paso es preparar la documentacin necesaria, que en trminos prcticos implica redactar un manual de calidad con la descripcin de los

procedimientos a realizar, el cual puede fundamentarse o regirse por alguna norma de calidad como la ISO 9001. En la elaboracin de este documento es vital la participacin de todos los implicados en l; no es recomendable que una sola persona lo redacte, sino ms bien que sea un trabajo conjunto. Resulta de gran ayuda en este punto aplicar el Ciclo de Deming: PHVA, el cual incluye un sistema de retroalimentacin que favorece el progreso continuo hacia una calidad cada vez mayor.

Un sistema de administracin de la calidad completamente documentado asegurar la cobertura de dos importantes requisitos: Los requisitos del cliente por la confianza en la habilidad para entregar consistentemente el producto o servicio deseado. Los requisitos de la organizacin tanto internos como externos, y a un costo ptimo con el uso eficiente de los recursos disponibles.

REQUISITOS DEL SISTEMA DE CALIDAD 1. Responsabilidad de la administracin La organizacin debe definir y divulgar su poltica de calidad como un elemento de su poltica corporativa, garantizando que esta sea entendida, implantada y mantenida en todos los niveles de la organizacin. Las organizaciones deben tener un organigrama y definir las responsabilidades de quienes aparezcan en l, las cuales deben incluir todas las funciones que afectan la calidad. Deben hacerse revisiones administrativas del sistema, con registros para indicar las acciones que se tomen al respecto y la efectividad de las mismas. 2. Sistema de Calidad La organizacin debe preparar un sistema y un manual de calidad apropiados para el nivel (niveles uno, dos o tres) del sistema de calidad requerido. El manual de calidad debe establecer la poltica de calidad general, los procedimientos y prcticas de su organizacin. Antes de proporcionar una especificacin la institucin debe asegurarse de que el personal, las instalaciones, los equipos y procesos tengan la capacidad para realizar la tarea encomendada; los procedimientos de verificacin son efectivos y la terminologa utilizada en los documentos est claramente definida y es conocida por todos los trabajadores. 3. Revisin del Contrato Se considera cada orden del cliente aceptada como un contrato y por tanto deben desarrollarse y documentarse los procedimientos de entrada de las rdenes en los cuales se garantiza que existe claridad en las exigencias del cliente, consenso entre las partes y cumplimiento y compromiso del proveedor. 4. Control del Diseo El control de diseo se encarga de asegurar que los diseos propuestos sean prcticos, viables y que se ajusten a las necesidades y expectativas del cliente y el mercado. Siguiendo la estrategia PHVA, se

busca mantener un balance entre la innovacin y la estandarizacin, promoviendo el uso de nuevas tcnicas mientras se mantienen los diseos ya aprobados. 5. Control de Documentos y Datos Todos los documentos relacionados con la calidad, como manuales, formularios, normas internacionales, deben ser revisados peridicamente para asegurar que todas las modificaciones hechas en estos (correcciones, actualizaciones, reinvenciones) sean tenidas en cuenta e introducidas en los procesos. 6. Compras El objetivo es asegurar que los productos y servicios comprados cumplan con los requisitos de la organizacin, preferiblemente a travs de la evaluacin de los sistemas de calidad del proveedor y no por inspeccin de la mercanca terminada. Los proveedores o subcontratistas deben ser seleccionados segn su capacidad de cumplir con los requerimientos de la organizacin. Para esto se utilizan evidencias objetivas documentadas de la calidad del proveedor o se realizan evaluaciones para corroborar u optimizar dicha calidad. Los documentos de compras deben ser escritos, estar revisados y aprobados por la autoridad competente e incluir especificaciones sobre el producto o servicio pedido. 7. Productos o servicios proporcionados por los clientes Cuando un cliente proporciona material o servicios sobre los cuales se requiere trabajo de transformacin posterior, es necesario contar con sistemas que aseguren la adaptabilidad para el uso y el monitoreo del mismo a travs de los procesos y almacenes. 8. Identificacin y Rastreabilidad La identificacin y rastrebilidad debe extenderse desde las materias primas almacenadas hasta el producto terminado y vendido para as tener un control completo de la calidad, conocer la ubicacin y el estado de cada material involucrado y poder establecer relaciones causa-efecto si se presentan inconvenientes con el desempeo del producto. 9. Control del Proceso Para controlar cada una de las operaciones de un proceso es necesario constatar que los insumos y los equipos sean adecuados, y que los manuales estn a disposicin del personal de manera que cada empleado cuente con una gua rpida, detallada y puntual de las condiciones de operacin y metodologa de trabajo. 10. Inspeccin y Pruebas La inspeccin y evaluacin de materias primas resulta bastante sencilla gracias a la evaluacin de los mtodos de control y aseguramiento de calidad de los proveedores. El monitoreo durante el proceso es de vital importancia para detectar desviaciones del comportamiento y los parmetros establecidos. La verificacin del producto terminado debe ser documentada y minuciosa. 11. Medicin, Inspeccin y Prueba de Equipo Comprende los procesos de calibrado, control y mantenimiento de un equipo o de un instrumento an cuando sirva para controlar un parmetro del proceso. Solamente los equipos destinados a observacin, seguridad o diagnstico de causas pueden excluirse.

12. Estado de Inspeccin y Prueba Clasificar los materiales y servicios en: aquellos que han sido inspeccionados, aquellos que han aprobado los test de calidad y aquellos que los han reprobado permite garantizar que solo los elementos que cumplan los requisitos entren o avancen en el proceso. 13. Productos o Servicios No Conformes Es necesario separar el producto defectuoso de aquel que es satisfactorio para evitar la distribucin y uso del primero, y adems detectar los errores, la viabilidad y las correcciones segn sea el caso. 14. Acciones Correctivas y Preventivas Por este medio se consigue el mejoramiento continuo del proceso, ya que se eliminan y previenen los factores que generan inconformidad de manera sistemtica. Las acciones correctivas deben implementarse cuando haya una falla de cualquier tipo en el sistema o a raz de una queja de los clientes o los subcontratistas. La documentacin es esencial; las acciones correctivas deben figurar en el manual de manera que todo el personal est enterado de ellas. 15. Proteccin de la Calidad del Producto Una vez el producto est terminado, es importante conservar la calidad del mismo hasta que llega al usuario final; por eso es necesario controlar los procesos de almacenamiento, transporte, empaque y entrega de acuerdo a las caractersticas del producto y a las normas vigentes. 16. Registros de Calidad Los registros proporcionan evidencia objetiva de que el trabajo se est llevando a cabo de acuerdo con los procedimientos documentados. Deben establecerse procedimientos para la obtencin, clasificacin, archivo, almacenamiento, retencin, disposicin y localizacin de los registros. En general cada registro debe incluir entrenamiento, auditora gerencial y revisin. 17. Auditoras y Revisiones del Sistema de Calidad Mientras una auditora permite establecer si el sistema de calidad est siendo operado de acuerdo a los procedimientos escritos, una revisin dirige un aspecto mucho ms amplio que consiste en determinar la efectividad del sistema. Ambas actividades deben ser realizadas por el gerente, el cual debe recibir un entrenamiento adecuado. 18. Entrenamiento Para todo el personal deben establecerse y mantenerse procedimientos escritos con el fin de: identificar y revisar las necesidades de entrenamiento individual, llevar a cabo el entrenamiento y mantener los registros de entrenamiento incluyendo las calificaciones. 19. Servicio Si el servicio es una parte importante de los requisitos del cliente, los procedimientos deben ser documentados para su operacin y para verificar que se satisfacen las necesidades. 20. Tcnicas Estadsticas El uso de tcnicas estadsticas (control del proceso estadstico SPC) es til para medir la capacidad, controlar y mejorar los procesos, tambin para identificar y clasificar lotes de material agrupado segn sus caractersticas, seleccionar muestras, determinar las reglas para aceptar o rechazar el material, ajustar las reglas de la inspeccin, y/o separar y clasificar el material rechazado.