DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIN PBLICA

MANUAL ENCUESTAS E INFORME EJECUTIVO APLICATIVO DE APOYO A LA IMPLEMENTACIN DEL MODELO ESTNDAR DE CONTROL INTERNO

Febrero de 2007

Instrucciones para utilizar el aplicativo para la implementacin del MECI (Diligenciamiento de encuestas e Informe ejecutivo)

Instrucciones para utilizar el aplicativo para la implementacin del MECI y producir el informe ejecutivo anual (Autoevaluacin- evaluacin independiente) Bienvenido al aplicativo de apoyo para la implementacin del MECI y producir el informe ejecutivo anual. El Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno ha expedido la Circular No. 05 de 2006 donde entrega las orientaciones para elaborar dicho informe. Para este ao cuenta con el siguiente aplicativo que le ayudar a realizarlo de una manera ms sencilla y expedita. Consideraciones tcnicas de equipo de computacin: Computador bajo ambiente Windows 98, Windows 2000, Windows XP, o similares. Navegador de Internet Explorer 5.0 o superior Conexin a Internet de mnimo 128 kbps Resolucin de pantalla 1024 x 768 pxeles. En este instructivo encontrar las acciones que se debern seguir para desarrollar la Autoevaluacin del Control y la Evaluacin Independiente y generar el informe ejecutivo anual. Los funcionarios involucrados en realizar este procedimiento son: Jefe de Control Interno: responsable de diligenciar las encuestas de Autoevaluacin Rol Oficina de Control interno y Evaluacin Iindependiente al sistema de Control Interno. Se encarga de generar el informe ejecutivo anual. Representante legal de la entidad: se asigna al ingresar los datos iniciales de la entidad. Se encarga de validar el informe ejecutivo. Funcionarios de dependencia: aquellos seleccionados se encargarn de diligenciar la encuesta Autoevaluacin por Dependencia. Nota: El ingreso al aplicativo para todos estos usuarios se hace con el nmero de cdula como usuario y clave Para iniciar el proceso cada uno de los funcionarios seleccionados en el sistema para responder la encuesta ingresaran al aplicativo usando su nmero de cdula como usuario y clave.

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Al ingresar se presentar la siguiente pantalla:

En esta pantalla tomar la opcin Autoevaluacin del Control y luego la opcin Encuesta Autoevaluacin por dependencia que le permitir acceder a la encuesta.

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En la pantalla se muestra el formato de la encuesta a ser diligenciada por los funcionarios de las dependencias.

Para responder la encuesta se deber tomar una de las opciones para calificar cada pregunta. Al finalizar la encuesta dar click en la opcin guardar. Si no se han contestado todas las preguntas, el sistema mediante un asterisco en rojo sealar aquellas preguntas que faltan por responder. Encuesta Autoevaluacin: en esta pantalla el Jefe de Control Interno responder las preguntas correspondientes al Rol de la Oficina de control Interno.

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Encuesta evaluacin independiente: en esta pantalla el Jefe de Control Interno responder las preguntas correspondientes al Rol de la Oficina de control Interno. Podr acceder a ella a travs de la opcin Evaluacin Independiente al sistema de control interno del men principal.

Los resultados consolidados de las encuestas correspondientes a la Autoevaluacin por dependencias, Autoevaluacin y Evaluacin Independiente podrn ser consultadas a travs de las respectivas opciones del men. Diligenciamiento del Informe Ejecutivo Una vez concluido el proceso de diligenciamiento de encuestas el Jefe de Control Interno podr ingresar al aplicativo para desarrollar el proceso de generacin del informe ejecutivo. Es importante resaltar que este proceso no se podr iniciar hasta que todas las encuestas estn respondidas. Para acceder al formato de Informe Ejecutivo el Jefe de Control Interno ingresar a travs de la opcin Evaluacin Independiente al sistema de Control, Consolidado Evaluacin al sistema de control interno puntaje 0 a 2900

Dar click sobre la opcin para acceder al formato de informe Dar clic sobre esta opcin permitir guardar la informacin en su computador

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En la parte superior derecha de esta pantalla aparecer el link Informe Ejecutivo, a travs del cual podr ingresar al formato; en este formato el Jefe de Control Interno deber diligenciar el informe.

El formato presenta en su parte inferior las opciones Elaborar, Diligenciar y finalmente, Aprobar el informe. En cada una de ellas quedar registrada el nombre y la fecha del funcionario que lo realiz.

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Es de resaltar que la elaboracin del informe est a cargo del Jefe de Control Interno y que la responsabilidad de revisar (hacer los ajustes convenientes) y aprobar corresponden al Representante Legal de la entidad. El informe ejecutivo puede ser guardado adicionalmente en un archivo de Word despus que el funcionario responsable lo diligencie o apruebe. Nota: Es recomendable que la entidad utilice las opciones del sistema para guardar copia de: los resultados consolidados de las encuestas y del informe ejecutivo

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