Manuel Comptabilite Huissier

Manuel de comptabilit avec compta d'engagement (mise jour du manuel le 9 mars 2012)
MANUEL DE COMPTABILITE
Gest'Help Huissiers
Comptabilit d'engagement depuis le 01.01.2011
Dernire mise jour de ce document le 9 mars 2012
A QUI SADRESSE CE MANUEL ?

Ce manuel sadresse toute personne susceptible de grer la comptabilit gnrale, les oprations diverses et le paramtrage des correspondants de ltude. Il sadresse des utilisateurs ayant suivi une formation ou disposant dun cran leur permettant de suivre les explications fournies. Le manuel gnral dutilisation contient, quant lui, des explications concernant certains points de comptabilit dossier (versements directs...). Il peut donc tre ncessaire de sy rfrer dans certains cas.
COMMENT UTILISER CE MANUEL ?

Ce manuel comporte, suite la table des matires, un index des mots de recherches fondamentaux. Cet index vous renverra aux pages du manuel concernes. Une table des matires figure galement en tte de ce manuel. Elle est facilement utilisable condition toutefois que vous sachiez exactement quel type de travail vous devez accomplir, notamment sil sagit dune gestion de la comptabilit dossier, dune gestion de la comptabilit gnrale ou de paramtrage. Pour utiliser pleinement cette documentation, son index, et sa table des matires, il peut tre ncessaire de vous familiariser avec certains termes dont les dfinitions vous sont donnes dans le glossaire figurant la fin du prsent chapitre. Ainsi, glossaire, table des matires et index figurent en tte de ce document pour vous permettre une manipulation plus facile de ce manuel. Toutefois, si vous aviez des remarques formuler au sujet de la conception du prsent manuel, nous vous remercions de bien vouloir nous les transmettre par mail.
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Manuel de comptabilit avec compta d'engagement (mise jour du manuel le 9 mars 2012) INDEX _________________________________________________________________________________________ 5 GLOSSAIRE _____________________________________________________________________________________ 6
La comptabilit d'engagement _______________________________________________________ 8

Principes de la comptabilit d'engagement ______________________________________________________________ 8 1) IMPACTS SUR LA FACTURATION (PAR L'TUDE) ET LES DCOMPTES AUX CLIENTS __________________________ 8 A) Le moment de la facturation ___________________________________________________________________ 8 a) Principe _________________________________________________________________________________ 8 b) Description d'une facture ___________________________________________________________________ 8 c) Gnration du numro de facture_____________________________________________________________ 9 B) Nature des prestations et moment de leur ralisation _______________________________________________ 9 C) Destinataire de la facture _____________________________________________________________________ 9 D) Les dcomptes aux clients _____________________________________________________________________ 9 2) IMPACTS SUR LES FACTURES RGLER AUX FOURNISSEURS __________________________________________ 10 A) Le principe des frais gnraux (comptes 60nnnn, 61nnnn, 62nnnn)____________________________________ 10 B) Le principe des dbours (sauf l'affranchissement) _________________________________________________ 10 Document daide/scnario en ligne : ___________________________________________________________ 12 C) Le principe des comptes autres que dbours (hors affranchissement) __________________________________ 12 D) Le principe de l'affranchissement ______________________________________________________________ 12 E) Ce qui n'a pas d'impact sur votre quotidien_______________________________________________________ 12 3) IMPACTS SUR LES COMPTES DU PLAN COMPTABLE _________________________________________________ 13 A) Factures mises/encaisses : correspondances entre les anciens et les nouveaux comptes _________________ 13 B) Factures reues/rgles : correspondance entre les anciens et les nouveaux comptes _____________________ 15 Ce qui change concrtement dans la gestion au quotidien _________________________________________________ 1) LE DCOMPTE CLIENT (F11 DE LA MISE JOUR DES DOSSIERS) ________________________________________ 2) GNRATION DES FRAIS DUS ___________________________________________________________________ A) Les faits gnrateurs (actions de l'utilisateur) _____________________________________________________ B) Les mouvements occasionns par les faits gnrateurs _____________________________________________ 3) LA GESTION DES FACTURES_____________________________________________________________________ A) La gestion des factures mises ________________________________________________________________ B) La gestion des factures payer (nouvelle obligation) _______________________________________________ 15 15 15 15 15 16 16 16
PRESENTATION GENERALE _________________________________________________________ 17

1) PRSENTATION GNRALE DES OPTIONS__________________________________________________________ 17 2) VALIDATION ET OPTIONS DE SORTIE _____________________________________________________________ 19
COMPTABILITE DOSSIER ___________________________________________________________ 20

Versements dbiteurs ______________________________________________________________________________ 1) ENCAISSEMENTS DACOMPTES REUS DES DBITEURS _______________________________________________ A) Encaissement dun acompte dans un dossier _____________________________________________________ a) Acompte vers directement au client (voir le manuel gnral) _____________________________________ b) Acompte encaiss par l'Etude _______________________________________________________________ B) Acompte en espces avec dition dun reu ______________________________________________________ C) Acompte du dbiteur ventiler sur plusieurs dossiers ______________________________________________ D) Acompte du dbiteur par carte bleue (site de tl-paiement scuris) _________________________________ 2) ANNULATIONS DE VERSEMENTS DBITEURS _______________________________________________________ A) Annulation dun acompte du dbiteur __________________________________________________________ B) Annulation dun acompte encaiss avec ventilation sur plusieurs dossiers ______________________________ Versements des clients _____________________________________________________________________________ 1) RGLEMENT DES DOSSIERS, DES ACTES DTACHS ET ENCAISSEMENT DES PROVISIONS ____________________ A) Encaissement des bordereaux URSSAF avec pr-archivage des actes dtachs ET des dossiers ______________ B) Encaissement de frais et/ou de provisions en provenance des clients __________________________________ C) Encaissement par la liquidation des dossiers______________________________________________________ D) Annulations _______________________________________________________________________________ 2) ENCAISSEMENT DES PROVISIONS VIA VOTRE SITE INTERNET __________________________________________ Que faire si on ne connat pas le code postal du client ? (dec 2010) ______________________________________ Envoi de fonds au client _____________________________________________________________________________ 1) ENVOI DES DISPONIBLES _______________________________________________________________________ A) Traitement des disponibles automatiques _______________________________________________________ B) Envoi de disponibles manuels _________________________________________________________________ 2) ANNULATION DUN ENVOI DE DISPONIBLE ________________________________________________________ 3) ENVOI DES FONDS AVEC RGLEMENT DES DOSSIERS ________________________________________________ A) Rglement par le compte client________________________________________________________________ B) Rglement par la liquidation de dossiers _________________________________________________________ C) Annulation dun rglement (solde et liquidation) comptabilis _______________________________________ Gest'Help Huissiers - 01.42.72.07.70 www.gesthelp.com 20 20 20 20 20 22 22 23 23 23 23 24 24 24 26 28 28 28 28 29 29 29 30 31 31 31 31 36 Page 2
Manuel de comptabilit avec compta d'engagement (mise jour du manuel le 9 mars 2012) a) Opration pralable : ractiver le dossier sold _________________________________________________ 36 b) Annulation dun rglement de dossier adress au client __________________________________________ 36 c) Annulation dune liquidation de dossier suite lencaissement des frais adresss par le client : ____________ 36 Rglement des dbours (467000) _____________________________________________________________________ 37 1) L'OPTION DU MENU DE COMPTABILIT FRAIS GNRAUX ET SUR DOSSIERS ___________________________ 37 A) Description de l'cran _______________________________________________________________________ 37 B) Annulation des critures valides en trsorerie ___________________________________________________ 41 C) Remboursement ___________________________________________________________________________ 41 2) QUELQUES CAS FRQUENTS DE RGLEMENT DE DBOURS ____________________________________________ 43 A) Rgler les confrres hors comptence __________________________________________________________ 43 B) Rgler les confrres par substitution : ************ RUBRIQUE A COMPLETER, voir Thierry Laidet depuis comptabilit d'engagement ************** _________________________________________________________________ 44 C) Le cas particulier de l'affranchissement: dbours? _________________________________________________ 44 3) PAIEMENT DES FACTURES SAISIES AVEC UNE DATE D'CHANCE _______________________________________ 45 A) Gnralits et description de l'cran ____________________________________________________________ 45 B) Validation du traitement en trsorerie __________________________________________________________ 46 a) Slection ligne par ligne avec * ______________________________________________________________ 46 b) Rglement global par F11__________________________________________________________________ 46 C) Suppression d'une ligne et annulation de la facture saisie ___________________________________________ 47 Gestions spciales _________________________________________________________________________________ 1) LES SQUESTRES _____________________________________________________________________________ A) Compte affect spcifique aux squestres placs 542nnn ___________________________________________ B) Gestion de la comptabilit ____________________________________________________________________ 48 48 48 48
COMPTABILITE GENERALE __________________________________________________________ 49

Frais gnraux ____________________________________________________________________________________ 49 1) RGLEMENTS DE FRAIS GNRAUX ______________________________________________________________ 49 A-Description de l'cran: voir le chapitre rglement des dbours _____________________________________ 49 B- Rglement de factures avec compte fournisseur (comptes de classes 60nnnn, 61nnnn, 62nnnn) _____________ 49 a) Exemple: essence ________________________________________________________________________ 49 b) Exemple d'utilisation d'un mme compte pour le tlphone et internet ______________________________ 50 c) Le paiement de l'affranchissement: dbours? Non! ______________________________________________ 50 C- Rglement de frais sans compte fournisseur (charges sociales et classes 6N autres que 60, 61, 62) ___________ 51 D- Quid du paiement dun fournisseur avant rception de la facture ? (fvrier 2011) ________________________ 51 Gnralits _______________________________________________________________________________ 51 Paramtrage ______________________________________________________________________________ 51 Saisie des critures _________________________________________________________________________ 51 2) PAIEMENT DE LA T.V.A ET DE LA TAXE FORFAITAIRE _________________________________________________ 52 A) Oprations pralables _______________________________________________________________________ 52 a- Le bouclement de fin de mois _______________________________________________________________ 52 b- Concernant le compte 445660 et la dclaration de TVA ___________________________________________ 52 B) criture de rgularisation du compte de T.V.A ____________________________________________________ 52 C) Saisie de lcriture de T.V.A et de la taxe forfaitaire ________________________________________________ 57 3) REMBOURSEMENT OU ANNULATION DE FRAIS GNRAUX VOIR DANS LE CHAPITRE PAIEMENT DES DBOURS 57 4) GESTION DES FACTURES DATE CHANCE (OPTION CRE EN DEC 2010) VOIR LE CHAPITRE PAIEMENT DES DBOURS ____________________________________________________________________________________ 57 Oprations diverses ________________________________________________________________________________ 1) LES TRANSFERTS DE FONDS ____________________________________________________________________ A) Remise despces en banque _________________________________________________________________ B) Transfert de fonds de banque banque _________________________________________________________ 2) CORRECTIONS DANOMALIES DIVERSES___________________________________________________________ 3) SAISIE DES OD AU 31 DCEMBRE DE LANNE PRCDENTE ___________________________________________ 58 58 58 58 60 60
EDITIONS ET CONSULTATIONS_______________________________________________________ 61
tats comptables __________________________________________________________________________________ 1) JOURNAL DES CRITURES DIT JOURNAL TUDE __________________________________________________ A) Demande d'dition _________________________________________________________________________ B) Description du journal _______________________________________________________________________ a) la partie comportant le dtail des critures ____________________________________________________ b) la partie rcapitulation _________________________________________________________________ c) la partie relevs de comptes _____________________________________________________________ d) la partie anomalies de ventilation de recette ________________________________________________ e) la partie contrle de cohrence dossiers/journal et dossiers ractiver ________________________ f) la dclaration de TVA______________________________________________________________________ 61 61 61 61 61 63 64 65 65 66
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Manuel de comptabilit avec compta d'engagement (mise jour du manuel le 9 mars 2012) g) ventilation dbits/crdits fvrier 2012 ______________________________________________________ C) Contrle de cohrence fonds clients dit seul ____________________________________________________ D) Dclaration de TVA dite indpendamment aot 2011) ___________________________________________ 2) BALANCES COMPTABLES, TABLEAUX DE BORD ET AUTRES JOURNAUX __________________________________ A) Edition de la balance gnrale_________________________________________________________________ B) Edition du tableau de bord mensuel ____________________________________________________________ C) Edition du tableau de bord annuel _____________________________________________________________ D) tat de la taxe forfaitaire _____________________________________________________________________ E) Edition du tableau de bord standard ____________________________________________________________ F) Les journaux de vente, achats, OD, etc. (janvier 2011) ______________________________________________ G) Le journal des dcaissements. (aot 2011) _______________________________________________________ H) Etat de passage compta dengagement/trsorerie-dclaration 2035 (fvrier 2012) _______________________ 3) RELEVS DE COMPTES _________________________________________________________________________ 4) LISTES DE DOSSIERS __________________________________________________________________________ A) Inventaire des dossiers ______________________________________________________________________ B) Dossiers comportant du disponible (ditions slectives)_____________________________________________ C) Liste mensuelle des disponibles prvoir (via un tableur Excel) _______________________________________ D) Edition des fonds envoys aux clients (analyse fonds envoys) _______________________________________ E) Liste des dossiers avec motifs de non rglement (spcifique URSSAF) __________________________________ a) Paramtrage dans le fichier des tiers : ________________________________________________________ b) Traitement _____________________________________________________________________________ F) Statistiques de type Sofiliance _________________________________________________________________ Autres listes de dossiers dans le manuel gnral d'utilisation (tableur, ditions slectives, etc.) _________ 5) RSULTATS ET BNFICES ______________________________________________________________________ A) Chiffre d'affaires par client ___________________________________________________________________ a) Demande de ldition _____________________________________________________________________ b) Description du document dit ______________________________________________________________ c) Analyse du document _____________________________________________________________________ B) Rsultat par client/dossiers (C.A et retour fonds) __________________________________________________ C) Balance client (tat des frais dus par client) ______________________________________________________ D) Analytiques par comptes _____________________________________________________________________ E) Analyse du rpertoire _______________________________________________________________________ 6) EDITION DES FACTURES ET GESTION DES FRAIS DUS (RELANCES) _______________________________________ A) Rdition des factures _______________________________________________________________________ a) A partir du facturier (janvier 2011) ___________________________________________________________ b) A partir de la mise jour des dossiers (fvrier 2011) _____________________________________________ c) A partir de la consultation des comptes (fvrier 2011) ____________________________________________ B) Relevs de frais dus (actes dtachs et/ou dossiers/correspondants cods en fichiers) ____________________ a) Edition des relevs dun correspondant donn __________________________________________________ b) Edition des relevs de plusieurs correspondants_________________________________________________ c) Edition des relevs de tous les correspondants __________________________________________________ d) Inclure les dossiers au relev________________________________________________________________ e) Limiter les relances certains actes ou certains dossiers ________________________________________ C) Relances dactes dtachs (correspondants non cods en fichiers) ____________________________________ D) Relev de factures __________________________________________________________________________ Autres ditions ____________________________________________________________________________________ 1) BORDEREAUX DE REMISE EN BANQUE ____________________________________________________________ 2) LETTRES CHQUES DIFFRES ___________________________________________________________________ 3) LISTE DES COMPTES MOUVEMENTS PAR JOUR ____________________________________________________ Consultations _____________________________________________________________________________________ 1) CONSULTATION DES DOSSIERS (VOIR LE MANUEL GNRAL) __________________________________________ 2) CONSULTATION DUN COMPTE DE COMPTABILIT GNRALE _________________________________________ A) Gnralits _______________________________________________________________________________ B) Consultation dun compte non rattach un type de tiers ___________________________________________ C) Consultation dun compte rattach un type de tiers (comptes fournisseurs) ___________________________ 66 66 66 67 67 68 69 70 70 70 71 72 73 74 74 75 76 76 77 77 77 78 78 78 78 78 79 80 80 80 81 82 82 82 82 83 83 84 84 84 85 85 85 85 86 88 88 89 91 92 92 92 92 93 93
FREQUENCE DES TRAVAUX _________________________________________________________ 95

Travaux frquence varie __________________________________________________________________________ 1) LE POINTAGE DE TRSORERIE ET LES RAPPROCHEMENTS BANCAIRES ___________________________________ A) Conditions pralable au pointage ______________________________________________________________ a) Paramtrage des comptes _________________________________________________________________ b) Concernant les paiements internet (mai 2011) __________________________________________________ B) Le pointage des comptes de trsorerie __________________________________________________________ C) Ldition de ltat de rapprochement bancaire ____________________________________________________ a) la demande ddition _____________________________________________________________________ 95 95 95 95 95 95 98 98
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Manuel de comptabilit avec compta d'engagement (mise jour du manuel le 9 mars 2012) b) Description de ltat de rapprochement _______________________________________________________ 99 2) LDITION DU JOURNAL TUDE (VOIR TATS COMPTABLES)__________________________________________ 100 3) LA GESTION AUTOMATIQUE DU COMPTE AFFECT _________________________________________________ 100 a) La descente des produits au dbit du compte affect et au crdit du compte de gestion ________________ 100 b) La remonte des fonds client du compte de gestion au compte affect ______________________________ 100 Travaux mensuels ________________________________________________________________________________ 1) LA CLTURE MENSUELLE _____________________________________________________________________ A) Faire la clture ____________________________________________________________________________ B) Documents dits automatiquement lors de la clture mensuelle et pdf ______________________________ a) Liste des documents dites suite la cloture mensuelle _________________________________________ b) Le journal de bord (aot 2010) _____________________________________________________________ 2) LQUILIBRE ET LDITION DE LA BALANCE _______________________________________________________ 3) LE DISPONIBLE TUDE ET LDITION DES TABLEAUX DE BORD ________________________________________ 4) LE SCT ET LDITION DU RPERTOIRE ____________________________________________________________ 5) T.V.A ET TAXE FORFAITAIRE ___________________________________________________________________ La clture de lanne ______________________________________________________________________________ 1) LE BOUCLEMENT DEXERCICE __________________________________________________________________ A) Oprations pralables tout bouclement dexercice : _____________________________________________ B) La procdure de bouclement dexercice ________________________________________________________ C) Dmarches suite au bouclement dexercice _____________________________________________________ 2) LES DAS 2 INDISPONIBLE DEPUIS LA COMPTABILIT DENGAGEMENT (NOTE DU 02.12.2011) _____________ 3) LES OD AU 31 DCEMBRE _____________________________________________________________________ Le contrle annuel de comptabilit par la Chambre______________________________________________________ OPTION 1 : EDITION DE LA VRIFICATION ANNUELLE DE COMPTABILIT___________________________________ OPTION 2 : BALANCE DOSSIERS ___________________________________________________________________ OPTION 3 : TABLEAU DE BORD STANDARD __________________________________________________________ OPTION 4 : RDITION DES BALANCES DOSSIERS ET GNRALE __________________________________________ AUTOMATISME DANS LA NUIT DU 31 DCEMBRE DE CHAQUE ANNE ____________________________________ 101 101 101 102 102 103 103 103 103 103 104 104 104 105 106 106 106 107 107 107 108 109 109
INDEX
Acomptes du dbiteur
Annulation ...................................23 Carte bancaire ............................23 Encaissement l'tude...............20 Reus et espces .......................22 Ventilation sur plusieurs dossiers ...............................................22 Versement direct au client ..........20 Paramtrage .................................7 Provision........................................7 Rglement .....................................7 Relances et relevs ......................7 Relevs dbiteurs .........................7 Tiers...............................................7 Validation.......................................7 Versement direct ...........................7 Liste de dossiers (voir galement le manuel gnral) .................78 Liste des comptes mouvements ...............................................91 Liste des dossiers avec motifs de non reglt URSSAF .................77 Rapprochements bancaires........98 Relevs AD tiers non cods .......85 Relevs de comptes ...................73 Relevs de frais dus ...................84 Relevs de frais facturs ............86 Remises en banque ....................88 Tableau de bord annuel ..............69 Tableau de bord mensuel ...........68 Tableau de bord standard (Chambre) ........................... 108 Taxe forfaitaire ............................70 Vrification annuelle de la compta ............................................ 107
Comptabilit d'engagement
Principes........................................8
Disponibles envoys au client

Disponibles (annulation) .............31 Disponibles automatiques ..........29 Disponibles manuels...................30 Liste de dossiers .........................75 Rglement (annulation) ..............36 Rglement de dossiers ...............31
Consultations
Comptes ......................................92
Dbours
Annulation ...................................41 Annulation/remboursement ........41 Paiement des dbours ................37 Paiement des factures et dbours chance ............................45 Rglement des confrres ...........43
Editions
Analyse du rpertoire..................82 Analytique par compte ................81 Balance clients (frais dus) ..........80 Balance des dossiers................107 Balance gnrale ........................67 Balances des dossiers et gnrale (Rdition) ...........................109 chiffre d'affaire par client/fonds envoys .................................80 Chiffre d'affaires par client ..........78 Clture mensuelle .....................102 Dossiers comportant disponible envoyer ..................................75 Factures mises par l'tude .......82 fonds envoys aux clients ..........76 Inventaire des dossiers ...............74 Journaux divers .................... 70, 71 Lettres chques diffres ...........89
Dfinitions
Accords dbiteurs .........................6 Actes dtachs .............................6 Actions automatiques ...................6 Code journal ..................................6 Comptabilit dossier/gnrale ......6 Compte client ................................6 Crdit/dbit ....................................6 Disponibles ....................................6 Editions slectives ........................6 Etat du dossier ..............................6 Facturations ..................................6 Fichier des tiers .............................7 Liquidation .....................................7 Numro de compte .......................7 Objet ..............................................7
Frais gnraux
Annulation ...................................57 Saisie/paiement des factures .....49 TVA ..............................................52 TVA et taxe forfaitaire .................57
Oprations diverses
OD au 31 dcembre....................60 Remise d'espces en banque ....58
Validation ................................19 Versements des clients

Annulation ...................................28 Encaissements de frais et provisions ...............................26 Encaissements des bordereaux URSSAF rglant dossiers et AD ..........................................24
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GLOSSAIRE
Actes dtachs
Le terme dacte dtach ou AD dsigne les actes qui vous sont transmis par des correspondants, gnralement des Avocats. Ces actes ne sont pas inclus au sein dune procdure mais seront renvoys avec une facturation au correspondant ds leur rgularisation.
Accords dbiteurs
Ce sont des actions automatiques mises en place par la gestion des objets, Ces objets vous permettent de traiter des relances automatiques au dbiteur en fonction dun montant restant d et dun dlai. En cas de double traitement, le traitement des actions du type accord dbiteur primer le traitement des vnements indiqus au sein de la procdure automatique.
Actions automatiques
Les actions automatiques sont des renotes agenda gnres automatiquement par le systme et traites uniquement lors de ldition de lagenda. Il peut tout aussi bien sagir dactions automatiques lies la procdure : accords dbiteurs par exemple, ou dactions automatiques lies la comptabilit du dossier (disponibles automatiques et rglements automatiques tudier dans le manuel de comptabilit).
Code journal
Chaque compte de trsorerie est rattach un numro de compte dans le plan comptable. Pour faciliter la saisie des oprations comptables, chaque numro de compte de trsorerie est rattach un code journal. C'est en principe ce code journal que vous devez indiquer lors de la saisie des critures et non le numro du compte.
Comptabilit dossier/Comptabilit gnrale

Les termes de comptabilit dossier et de comptabilit gnrale, sans tre opposs, doivent tre diffrencis dans votre esprit car la forme et le plan du prsent manuel leur sont rattachs. On entend par comptabilit dossier : toute criture mouvementant non seulement la comptabilit gnrale mais galement la comptabilit dossier (les versements des dbiteurs, les envois de disponibles, le rpertoire...) On entend par comptabilit gnrale : toute criture mouvementant uniquement la comptabilit gnrale indpendamment des dossiers (les frais gnraux, les mouvements gnraux tels que remises despces en banque par exemple).
Compte client
Ce terme ne dsigne pas toujours le compte client ainsi nomm en comptabilit gnrale. Il sagit galement dune option accessible par la mise jour des dossiers et qui permet dune part d'adresser un dcompte au client lors de lenvoi de fonds rglant le dossier, et dautre part dtablir le compte des frais dus par votre client. Le compte au client peut entrainer automatiquement l'dition des factures du dossier. Le compte au client prcde de peu la liquidation dun dossier (voir tat dun dossier).
Crdit/Dbit
Mme sil nest peut-tre pas ncessaire de le rappeler, les termes de crdit ou de dbit renvoient la notion comptable de dpense et de recette. Nous vous rappelons quun crdit dun compte de trsorerie est une dpense et quun dbit dun compte de trsorerie est une recette.
Disponible
On entend par disponible tout envoi de fonds adress au client lorsque cet envoi a lieu en cours de dossier. Il ne sagit pas du rglement final du dossier.
ditions slectives
On entend par ce terme une dition demande par loption 19 de la gestion des dossiers. Cette dition vous permet, selon les informations saisies lcran par le demandeur, dimprimer des listes de dossiers selon des critres slectifs .
tat du dossier
Ltat dun dossier dpend de la comptabilit essentiellement. Un dossier actif est un dossier dont la procdure suit son cours. Un dossier sold est un dossier dont le traitement est termin et dont les fonds client sont zro, soit suite un encaissement de frais, soit suite au rglement du dossier. Quoi quil en soit, un dossier sold est un dossier liquid qui se trouvera archiv lors dun prochain archivage.
Facture
La facture, depuis la comptabilit d'engagement est un tat formel et pas un simple courrier dit dans le cadre de la gestion du dossier. Un dcompte au client n'est pas ncessairement une facture. La facture comporte OBLIGATOIREMENT un numro.
Facturation
La facturation est le fait gnrateur de la facture, savoir son dition.
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Fichier des tiers

Ce fichier contient toutes les informations relatives aux tiers et correspondants. Ce fichier est accessible tous les utilisateurs. Le manuel de comptabilit dveloppe lutilisation du fichier des correspondants comptables alors que le prsent manuel vous explique la gestion gnrale du fichier des tiers (dbiteurs, confrres, tribunaux...).
Liquidation
Tout dossier termin doit tre liquid , cest dire rgl ou sold dun point de vue comptable. (Voir galement tat dun dossier ).
Numro de compte
Il s'agit d'un numro de compte dans le plan comptable et non d'un numro de compte en banque.
Objet
Un objet est une action automatique, qui dclenche un processus de renotes lagenda ou des ditions. Parmi les objets, on peut citer les actions automatiques telles que 9GHC envoi de disponibles automatiques, 9GRE rglement de dossiers automatique, 9AC1 accords dbiteurs 30 jours... Leur intitul est, en principe, prcd dun * ET du terme OBJ . La description de leur paramtrage et de leur traitement est contenue dans le manuel de paramtrage.
Paramtrage
Le terme de paramtrage regroupe tout ce qui a trait au profil de ltude. Il peut sagir des canevas dactes, des en-ttes et immatricules, des procdures automatiques, des codes banques, des objets, des actions automatiques,etc. Il sagit des spcificits lies des automatismes choisis par ltude ou des particularits propres cette dernire.
Provision
On entend par provision, toute avance sur frais en provenance dun correspondant.
Rglement
Le terme de rglement est parfois confus. On peut lui prfrer des termes tels que provision lorsquil sagit dun versement du client, versement dbiteur lorsquil sagit dun acompte vers par un dbiteur, disponible lorsquil sagit dun envoi de fonds au client durant la vie du dossier, ou liquidation lorsquil sagit de lcriture finale imputer dans le dossier (rglement encaiss ou rglement adress).
Relances et relevs
Le terme de relances est gnralement rserv aux relances de frais dus par les clients. Il peut aussi s'agir du relev global.
Relevs dbiteurs
Le relev dbiteur est une dition demande le plus souvent par la mise jour des dossiers et faisant paratre la comptabilit dossier ct dbiteur. Cette dition nest pas modifiable par les options de paramtrage.
Tiers
Un tiers est un correspondant de ltude, quil sagisse dun correspondant comptable, dun dbiteur, dune banque, dun employeur, dun confrre ou autres. Les tiers sont crs, le plus souvent lors de l'ouverture des dossiers ou par la gestion du fichier des tiers.
Validation
Le terme de validation dsigne la prise en compte par le systme dune information saisie par lutilisateur. Il existe deux niveaux de validation: la validation dune information saisie lcran, et la validation dfinitive dune srie dinformations telles quune ouverture de dossiers, une demande ddition, une srie dcritures. Dautres informations importantes concernant la validation vous sont donnes au cours du prsent manuel.
Versement direct
Le terme de versement direct doit tre dfini afin de ne pas tre confondu avec le terme de versement dbiteur . Les versements directs sont des versements du dbiteur effectus directement entre les mains du client. Ils peuvent tre saisis en mise jour des dossiers sans gnration de mouvements comptables except le calcul ventuel des droits article 8 et article 10.
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LA COMPTABILIT D'ENGAGEMENT
Depuis le 1er janvier 2011, les tudes d'Huissiers de Justice sont soumises la comptabilit d'engagement. Concrtement, le travail de saisie des critures ne varie pratiquement pas pour l'utilisateur du fait que les mouvements occasionns dans la comptabilit gnrale sont gnrs par le systme.
Principes de la comptabilit d'engagement

1) IMPACTS SUR LA FACTURATION (PAR L'TUDE) ET LES DCOMPTES AUX CLIENTS
A) Le moment de la facturation a) Principe La facturation est la matrialisation dans le systme comptable de lentreprise dune relation commerciale avec un client, livraison de biens, ralisation de prestations, etc. Cette matrialisation se fait par : dune part lmission dune pice comptable: la facture ( ne pas confondre avec un dcompte au client de type L721) dautre part un jeu dcritures comptables: dbit du compte du client et crdit (partie double oblige) des comptes de produits et de taxes collectes. La date et le numro figurant sur la facture sont reports dans le journal des ventes et dans le compte du client. Il sensuit que lmission de la facture et son enregistrement sont indissociables. Les dispositions de larticle 289 du code des impts prcisent sans quivoque le moment de la facturation:
Article 289 du Code des Impts 3. La facture est, en principe, mise ds la ralisation de la livraison ou de la prestation de services. Elle peut toutefois tre tablie de manire priodique pour plusieurs livraisons de biens ou prestations de services distinctes ralises entre l'assujetti et son client au titre du mme mois civil. Cette facture est tablie au plus tard la fin de ce mme mois. Le diffr de facturation ne peut en aucun cas avoir pour effet de retarder la dclaration de la taxe exigible au titre des oprations factures .
b) Description d'une facture

Exemple d'une facture Code client : TEST Facture N 1100008 R Du 10/01/2011 Dossier CA0001
CALIPSOO / COMPTA 1 1222/55 __________________________________________________________________________________________ |Libell |date |Hors taxe |Dbours |Taxe |TVA |TTC | __________________________________________________________________________________________ |TC PARIS PAR 6.2 467 CD|06/01/11| | 22,00 | | | 22,00 | __________________________________________________________________________________________ | T O T A L | | 33,08 | 22,95 | 9,15 | 6,48 | 71,66 | __________________________________________________________________________________________ __________________________________________ Montant imput ....: 71,66 | | | Total TTC : 71,66 | Reste d ..........: | TVA 19,60% : 6,48 | __________________________________________
La zone Facture N nnnnnnn R Hors taxe Dbours Montant imput Reste d
correspond Ce numro peut tre suivi d'un R s'il s'agit de frais rptibles ( la charge du dbiteur) Il s'agit bien des sommes soumises TVA Les montants non soumis TVA (sauf la taxe forfaitaire qui figure dans taxe ) Il s'agit du montant imput sur cette facture (suite des acomptes ou des provisions), en d'autres termes, cette somme correspond la partie dj solde de la facture. Suite aux explications ci-dessus, il s'agit de la partie restant due sur ladite facture
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c) Gnration du numro de facture La gnration du numro de facture peut intervenir diffrents moments selon les paramtres propres l'tude. Il peut tre gnr lors de l'dition d'un document qui contient la variable & ou la variable &Z$F (voir le manuel de paramtrage) Par dfaut et quoi qu'il arrive, le numro de facture sera gnr et visible en position dossier le 1 premier jour du mois suivant laction ayant gnr la facturation .
Exemple : tout frais engag ou supprim durant le mois de novembre, sera matrialis dans lhistorique du dossier, par une ligne cration fact suivi du numro de facture, et ce au premier dcembre. La facture en tant que telle sera dite lors du bouclement de fin de mois, comme il est prcis ci-dessous. Voir galement le chapitre concernant le bouclement de fin de mois.
Seuls les frais engags compter de la comptabilit d'engagement sont concerns par la numrotation des factures. Les frais antrieurs au 01 janvier 2011 n'entranent donc pas de facture numrote. B) Nature des prestations et moment de leur ralisation Compte tenu de lactivit dune tude dhuissier, les prestations tant multiples et frquentes, ltablissement dune facture pour chaque prestation individuelle serait excessivement lourd. En consquence, GestHelp a opt, comme larticle 289 cit ci-dessus le permet, pour une facturation au rythme mensuel dans les dossiers, avec une dernire facturation la cloture du dossier si des honoraires conventionnels sont ce moment facturs. Les actes dtachs seront quand eux facturs, comme avant, au retour de lacte. Pour faciliter la prsentation de certains dcomptes aux clients, les frais rptibles (imputables au dbiteur) seront isols sur des factures spares des frais irrptibles (imputables au client).
NATURE de la prestation Actes Droits de recouvrements art 8 et 10 Honoraires conventionnels (art.16) Dbours Requtes Article 15 MOMENT de la facturation Rpertoire Encaissement des sommes du dbiteurs En gnral en fin de dossier Dcaissement Envoi Encaissement des sommes du dbiteurs
C) Destinataire de la facture Lhuissier reoit mandat dun correspondant ou dun crancier pour effectuer une certaine mission. Pour remplir cette mission lhuissier fournit un certain nombre de prestations qui font lobjet de factures. Le client, destinataire de ces factures, est donc le mandant. Les frais rptibles qui dcoulent de certaines actions de lhuissier sont bien la charge du mandant, mais pays, traditionnellement, par compensation et au titre du recouvrement des dpens, par le dfendeur. D) Les dcomptes aux clients De faon concilier les impratifs de larticle 27 du tarif et les contraintes de la facturation, il sera possible de joindre les factures aux dcomptes au client. En fonction du contexte on pourra faire apparatre: la totalit des factures, uniquement les factures de frais irrptibles, uniquement les factures non soldes. Si ncessaire ces factures pourront tre rcapitules dans un relev. La prsence ou non de ces relevs et factures sera paramtrable au niveau du client. Le problme sera pos par les clients exigeant un N de facture pour rgler au vu des dcomptes.
Ajout au prsent manuel de comptabilit le 01.12.2011

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2) IMPACTS SUR LES FACTURES RGLER AUX FOURNISSEURS

Les factures adresses par vos fournisseurs doivent OBLIGATOIREMENT tre saisies en tant que facture reue dans le mois de leur rception, ce qui ne veut pas dire rgles ds rception. Toutes les factures doivent tre rgles par l'option 4 frais gnraux et sur dossiers , et uniquement l'option 4. Dornavant, l'option 1 mouvements gnraux est utilise uniquement pour la saisie des OD. A) Le principe des frais gnraux (comptes 60nnnn, 61nnnn, 62nnnn) Dans l'idal : si vous avez reu une facture de frais gnraux, elle devra tre paye Ce qui est nouveau : afin de vrifier que la facture reue a t paye, il va falloir indiquer : a/ qu'elle a t reue b/ qu'elle a t rgle. Le nouveau compte tampon (401000) nomm compte fournisseur verra transiter: a/ avant leur paiement: les frais qui vous ont t facturs par vos fournisseurs (la facture que vous recevez passe au crdit du 401000 et au dbit du compte de charge 60nnnn; 61nnnn ou 62nnnn) b/ lors de leur paiement: ceux que vous aurez rgls (la facture que vous rglez passe au dbit du compte 401000 et au crdit de la trsorerie).
Le compte 401000 permettra ainsi de vrifier : a/ untel m'a adress une facture de tant b/ j'ai rgl sa facture de tant untel . Afin d'identifier Untel , il faudra lui attribuer un code fournisseur dans le fichier des tiers, le code fournisseur devient donc obligatoire, mme pour les tudes qui n'utilisent pas de lettres chques.
Les comptes fournisseurs du type 401000 seront crs automatiquement lors de l'initialisation de la compta d'engagement. Ce qui change : la date d'chance L'option des frais gnraux permettra de saisir des factures avec une date d'chance pour son paiement mais uniquement pour les comptes 60nnnn, 61nnnn et 62nnnn. CECI N'EST PAS AUTORIS POUR LES COMPTES DE
CHARGES SOCIALES ET TOUS LES AUTRES COMPTES.
Schma des charges avec compte fournisseur (janvier 2011) Compte de charge Cpte fournisseur 60nnnn/61nnnn/62nnnn 401000 Dbit Crdit Dbit Crdit Rception et saisie de la facture X X Paiement de la facture X Nature de l'opration
Trsorerie 51nnnn Dbit
Crdit x
Conclusion Si vous avez reu plus de factures que vous n'en avez rgles : le compte fournisseur 401000 prsentera un solde crditeur. Si vous avez rgl plus de factures que vous n'en avez saisies : condition de passer par l'option 4, le logiciel ne le permet pas puisque le paiement de la facture est inhrent sa saisie. B) Le principe des dbours (sauf l'affranchissement) Concernant les dbours, la comptabilit d'engagement va permettre, entre autre et pour faire simple, de vrifier que les dbours avancs par vous ont bien t facturs votre client. Ils doivent tre saisis par l'option 4 frais gnraux et sur dossiers . Le code fournisseur est obligatoire.
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Manuel de comptabilit avec compta d'engagement (mise jour du manuel le 9 mars 2012) Exemple: la zone code fournisseur est obligatoire lors de la saisie des frais de carburant. N'ayant pas la possibilit et ne voyant pas l'intrt de crer toutes les pompes essence, il vous est possible de toutes les regrouper sous un mme code tiers 9 . Attribuer un fournisseur pourrait (peut-tre) tre intressant si vous vous approvisionnez souvent au mme endroit.
Explications:
Dans l'idal: si vous avez avanc 15 euros, ces derniers doivent tre facturs au client qui doit vous les rembourser. Ce qui est nouveau: afin de vrifier si la ralit correspond l'idal, un nouveau compte tampon par type de tiers (le 401120 pour les tiers de type H, et 401125 pour les tiers de type F) nomm compte fournisseur permettra de constater les dbours dus au fournisseur et ceux qui leur ont t rgls.
La notion de compte tampon dits comptes fournisseurs Ces comptes sont : - crdits lors de la saisie de la facture (NB/ la saisie n'est pas obligatoirement le paiement), puis - dbits lors de la facturation au client (dans le dossier= dition de la facture au sens de la compta d'engagement) Les comptes fournisseurs permettent de vrifier : je dois tant en dbours = dbit du 467000 (en contrepartie d'un crdit du compte fournisseur) j'ai rgl tant en dbours = dbit du compte fournisseur 40112n (en contrepartie d'un crdit du compte de trsorerie) j'ai factur ces dbours mon client mon client a rgl la facture correspondant aux dbours
Ce qui change Les comptes 7091nn de comptabilit gnrale (dbours confrres, tribunaux, k bis, placements, serruriers, etc.) sont remplacs dsormais par le compte 467000 de comptabilit gnrale. Les comptes 467000 seront crs automatiquement lors de l'initialisation de la compta d'engagement. Pour info, le compte 467000 est dbit lors de la saisie de la facture de dbours, puis crdit lors de la gnration du numro de facture. Ce qui ne change pas En comptabilit dossier les numros de compte ne changent pas (709000, 709020, 709030, etc.) l'exception de l'affranchissement.
Schma des dbours hors affranchissement (janvier 2011) Compte Cpte fournisseur Trsorerie dbours 401120 (tiers H) 51nnnn 467000 401125 tiers F) Dbit Crdit Dbit Crdit Dbit Crdit Rception par l'tude et saisie de X X la facture Paiement de la facture reue X x Facturation des dbours dans le X dossier Paiement, par votre client, des X dbours qui lui ont t facturs et qui vous sont dus Nature de l'opration Compte 411000 (client, au sens commercial) Dbit Crdit
X X
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Conclusion
Si vous avez reu plus de factures que vous n'en avez rgles? Le compte fournisseur 4011nn sera crditeur) Si vous avez rgl plus de factures que vous n'en avez saisies? Le logiciel ne le permet pas puisque le paiement de la facture entrane sa saisie automatiquement partir de l'option 4 frais gnraux et sur dossiers Si vous rglez plus de dbours que vous n'en facturez dans les dossiers ? Le dbit du compte 467000 sera suprieur au crdit du compte 709nnn utilis pour la saisie des dbours en compta dossier. Le dbit du 467000 sera galement suprieur son crdit. On constatera en termes peu lgants qu'on en a plus dehors que dedans .
Document daide/scnario en ligne : Document daide la comprhension de la gestion des dbours (sous la forme dun scnario), mis jour le 27.10.2011 : CLIQUEZ ICI
C) Le principe des comptes autres que dbours (hors affranchissement) A l'exception de l'affranchissement, il s'agit des comptes que nous n'avons pas vus ci-dessus: les charges ( partir de 63nnnn, dont impts, taxes et SCT), salaires (421nnn), TVA (455nnn), taxe forfaitaire (445900).
TOUS CES COMPTES QUI NE SONT NI DES DBOURS, NI DES FRAIS GNRAUX, NI DE L'AFFRANCHISSEMENT, FONCTIONNENT COMME AVANT LE PASSAGE LA COMPTABILIT D'ENGAGEMENT:
Pas de compte fournisseur 401nnn Pas de date d'chance,
donc rglement immdiat par un dbit du compte de charge et un crdit du compte de trsorerie.
Ce qui change : les numros de compte, pour certains uniquement! 421000 pour les salaires nets 431000 pour l'Urssaf 437100 pour Ple emploi 437200 pour les caisses de retraites
D) Le principe de l'affranchissement Le paiement des frais d'affranchissement dans les dossiers n'tant pas isol il ne sera pas possible de traiter l'affranchissement en 467xxx car il serait alors dsquilibr. En 2011 les cots PTT et LRAR iront donc vers un compte 709070 dans les dossiers. Ce compte en comptabilit gnrale n'aura pas de lien avec un 467xxx mais avec une classe 7 (706870), non soumis TVA. A l'exception du numro de compte utilis, la saisie de l'criture en elle-mme ne changera pas. E) Ce qui n'a pas d'impact sur votre quotidien Consquences de la distinction entre les dbours facturs dans les dossiers et non encore encaisss. Lors de l'initialisation tous les comptes 7090xx, l'exception du compte de taxe forfaitaire, dans les dossiers seront transforms en comptes 70908x. Ces comptes encaisss en 2011 alimenteront des comptes 7088xx. Ils ne sont pas censs donner lieu facturation d'engagement en 2011. C'est dire? En comptabilit DOSSIERS, les soldes des comptes 7090nn antrieurs au 01.01.2011 sont repris dans des comptes 70908n ( l'exception de la taxe forfaitaire). Lors de l'encaissement, ces comptes alimenteront des comptes 7088xx. Ces nouveaux comptes ne sont utiliss qu' des fins de report et ne seront donc plus utiles dans la gestion de votre travail quotidien.
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3) IMPACTS SUR LES COMPTES DU PLAN COMPTABLE

Les numros de compte ont chang pour certains. La notion de compte client commercial est nouvelle. Il ne faut pas confondre ce compte client 411nnn et LE compte client dpositaire des fonds reus dans les dossiers. Ils portent le mme nom mais ils n'ont ni le mme numro, ni la mme utilit. A) Factures mises/encaisses : correspondances entre les anciens et les nouveaux comptes A-Rgularisation dun acte au rpertoire Seule la comptabilit dossier est mouvemente dans les comptes de comptabilit dossier (comme avant la compta dengagement). Aucun mouvement nest constat en comptabilit gnrale en labsence de fond ou de facturation. B- FACTURATION Facturation des frais occasionns par la gnration de la facture (impression de la facture ou factures gnres automatiquement lors du bouclement de fin de mois) au dbit du 411000 au crdit des comptes suivants 411000 compte client de 447010 Taxe forfaitaire facture facturation 706870 Affranchissement factur Ce compte sera ensuite 467000 Autres dbours facturs (au dbit de ce compte se trouvent les ncessairement crdit suite dbours rgls aux fournisseurs par ltude) lencaissement (Voir E706nnn Sommes assujetties TVA factures neutralisation). 445711 TVA facture (donc due ltude. Cette TVA ne sera pas traite par la dclaration car elle nest pas encore encaisse.) C- ENCAISSEMENT EN TRESORERIE Encaissement en trsorerie (comme avant la comptabilit dengagement) Crdit 419600 (cpte client) ou Au dbit du compte de trsorerie 512nnn 419700 (cpte provision) D- VENTILATIONS SUITE A lENCAISSEMENT Encaissement des frais suite la rception dun versement en trsorerie ou du fait quil existait des fonds lors de la rgularisation au rpertoire. Ces ventilations sont identiques celles qui existaient avant la comptabilit dengagement, seuls les numros de compte ont chang. Au dbit des fonds clients Au crdit des comptes suivants 419600 (provision) ou 419700 445900 Taxe forfaitaire encaisse (compte client) 478970 Affranchissement encaiss 479000 Autres dbours encaisss 478nnn Sommes assujetties TVA factures (gains) 445700 TVA encaisse (=TVA payer) E- NEUTRALISATION SUITE A LENCAISSEMENT Les ventilations nouvelles en comptabilit dengagement : comptes de neutralisation (solde zro) Au crdit du 411000 Au dbit des comptes suivants 411000 compte client de 447010 Taxe forfaitaire facture (ce compte avait t crdit lors de la facturation facturation) Ce compte a t prcdemment 479990 Affranchissement factur dbit lors de la facturation (voir 479000 Autres dbours facturs (au dbit de ce compte se trouvent les B-facturation) dbours rgls aux fournisseurs par ltude) 479990 Sommes assujetties TVA factures 445711 TVA facture (ce compte avait t crdit lors de la facturation)
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Plan comptable exemple du compte 700100 (frais soumis TVA en compta dossier)
706100 478100
Le compte de compta dossier 700100 renvoie aux comptes suivants en comptabilit gnrale : compte de facturation mouvement lors de la facturation des frais (gnration de la facture) lors de lencaissement des frais rgls par le client ou suite une ventilation du fait quil existait des fonds dans le dossier
Les comptes de comptabilit dossier, lexception de laffranchissement nont pas chang. En voici quelques uns, titre dexemple et pour information. Seuls les comptes de comptabilit dossiers pourraient tre utiliss manuellement en cas de ncessit (ajout ou rgularisation dans le dossier en complment compta). Libell cpta dossier facturation en cpta gnrale encaissement en cpta gnrale (automatique-pour info) (automatique-pour info) Taxe forf 709020 447010 445900 Soumis 700100 706100 478100 PTT 709070 706870 478970 TVA Automatique (445700) 445711 445700 Art 10 700600 706600 478600 Autres dbours 709000 467000 479000
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B) Factures reues/rgles : correspondance entre les anciens et les nouveaux comptes
TABLEAU DEXEMPLES DE COMPTES UTILISS Certains comptes de dbours (colonne AVANT) utiliss autrefois peuvent diffrer dune tude lautre, mais le principe est identique : dornavant on utilise un unique compte de dbours pour payer les factures (467000, lexception de laffanchissement dont le cas est part). Type de frais Compta Compta gn Compta gnrale dossier avant maintenant Dbours serruriers, 709000 7091nn 467000 + code tiers de type F (le compte fournisseur commissaires, (inchang) mouvement est automatiquement 401125) tribunaux, etc. Dbours confrres 709000 709160 467000 + code tiers de type H (le compte fournisseur (inchang) mouvement est automatiquement 401120) Affranchissement 709070 626100 626100, il sagit dune facture paye au mme titre que (nouveau) (inchang) des frais gnraux et non comme des dbours rpercuts dans les dossiers. En effet, la facture de timbres rgle par ltude reprsente des timbres utiliss galement dautres fins quaux dbours. Taxe forfaitaire 709020 445900 445900 , comme avant (comme avant) (inchang) (inchang) TVA (comme 445700 445700 Comme avant : 445700 pour la TVA encaisse, 445660 avant) (inchang) (inchang) pour la TVA rcuprable et 445500 pour le paiement de la TVA ( et toujours OD de TVA). URSSAF et autres Sans ! Classe 6 Comptes de type 43nnnn charges Salaires Sans ! 641130 421000 pour les salaires nets +code tiers et type de tiers si ltude souhaite crer des sous comptes par salari (paramtrage trs simple et rapide du compte dans ce cas, alors nhsitez pas nous appeler pour assistance). De plus, des OD vous sont transmises par votre expert comptable chaque mois.
Ce qui change concrtement dans la gestion au quotidien

1) LE DCOMPTE CLIENT (F11 DE LA MISE JOUR DES DOSSIERS) Les notes de frais du type L721 n'tant pas des factures au sens de la comptabilit d'engagement, elles ne doivent plus comporter de numro de facture. Il s'agit de les considrer dornavant comme de simples courriers avec dcomptes. Concrtement, cela ne change pas grand-chose, mis part que la facture au sens de facturation est tablie par un autre biais et peut tre jointe ces dcomptes client (voir le manuel de paramtrage). 2) GNRATION DES FRAIS DUS A) Les faits gnrateurs (actions de l'utilisateur) Rpertoire Formalits dites Annulations B) Les mouvements occasionns par les faits gnrateurs Ils sont automatiques.
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3) LA GESTION DES FACTURES A) La gestion des factures mises Diffrence entre les dcomptes et la facture au sens de la comptabilit d'engagement. Les numros de facture La facture mensuelle B) La gestion des factures payer (nouvelle obligation) La saisie (qui n'est pas ncessairement le paiement), dans le mois de leur rception, des factures rgler Nouvelle possibilit de rglement des factures chance Les nouveaux comptes La gestion des factures et dbours antrieurs au 31.12.2010 (voir plus bas) Modification de l'option 4 frais gnraux et sur dossiers dec 2010 Nouvelle option 8 rglements fournisseurs pour le paiement des factures chance dec 2010 Gestion d'un facturier (nouvelle option 6 des ditions annexes de la comptabilit)
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PRESENTATION GENERALE
1) PRSENTATION GNRALE DES OPTIONS
Accs la comptabilit : partir du menu gnral Option 6 Gestion de la comptabilit
Menu de comptabilit au 20.12.2010
1- Mouvements Gnraux (comptabilit gnrale uniquement) Mouvements de compte compte (OD et corrections diverses) 2- Acomptes/Provisions (comptabilit dossiers) Rception dacomptes du dbiteur Rception de provisions des clients 3- Reversement disponible client (comptabilit dossiers) Envoi des fonds disponibles en cours de dossier. 4- Frais gnraux (comptabilit dossiers et/ou comptabilit gnrale) Comptabilit dossier ou comptabilit gnrale : Frais gnraux et rglement de dbours imputables dans les dossiers 5- Rglements en provenance des clients (comptabilit dossiers) : Option 1 Encaissement : encaissement des frais et provision, avec ou sans liquidation. Option 10 Saisie des bordereaux : encaissement des frais URSSAF. 6- Transferts trsorerie : Permet d'effectuer les mouvements de trsorerie trsorerie (remise d'espces en banque par exemple) 7- Pointage des comptes de trsorerie Les rapprochements bancaires et le pointage l'cran 8- Rglement fournisseurs Depuis la mise en place de la comptabilit d'engagement, cette option permet de rgler les factures fournisseurs chance, suite leur saisie par l'option 4. 10- Liquidation des dossiers Permet de pr-archiver un dossier et de passer une criture comptable de reversement ou d'encaissement s'il y a lieu
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13- Journal tude dition du journal des critures passes dans une fourchette de dates 14- Etats comptables Balance : Edition de la balance une date donne Relev de comptes Tableau de bord mensuel : disponible tude Tableau de bord 12 Mois : tableau de bord comparatif Tableau de bord standard : tableau de bord prconis par la Chambre. Journaux divers (OD, vente VE, achats AC, etc.) Journal des dcaissements Dclaration de TVA Etat de passage engagement/trsorerie (2035) 15- Grand livre dition du grand livre, notamment en fin danne avant le bouclement dexercice 16- Edition spciale caisses Edition des tats propres lURSSAF ou dautres caisses lorsque ltude travaille avec des comptes dattente propres ces caisses. 17- Lettres chques diffres dition des lettres chques programmes lors des envois de disponibles (option 3 de la comptabilit), des frais gnraux (option 4 de la comptabilit), des liquidations de dossiers (option 10 de la comptabilit), des rglements de dossiers (option F11 de la mise jour des dossiers) 18- Rapprochements bancaires Edition de ltat de rapprochement bancaire (option faisant suite au pointage effectu par loption 7 Pointage de trsorerie ) 19- Bordereaux Edition du bordereau des chques dposs sur une banque donne 20- ditions annexes 1- tat des frais dus par client 2- tat taxe forfaitaire 3- Inventaire des dossiers 4- STATISTIQUES 5- Analyse du rpertoire 6- Facturier 7- Edition des DAS 2 8- Liste des comptes mouvements / jour 9- Contrle de Chambre
1- Edition de la vrification annuelle de comptabilit 2- Balance dossiers 3- Tableau de bord standard 4- Balances dossiers et gnrales dates antrieures
22- Consultation des comptes Consultation des comptes de comptabilit gnrale ou des comptes tiers-clients 23- Consultation des dossiers Raccourci et accs la mise jour des dossiers 21- Gestion des fichiers Mise jour du plan comptable et celle du fichier des tiers notamment. 24- Retour menu gnral
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2) VALIDATION ET OPTIONS DE SORTIE

Ces options peuvent vous tre proposes en fin de travail et lors de la sortie par F7 :
Options de validation et de sortie
Option 1
Cette option permet de valider les informations saisies sur votre cran. Elle permet ldition des contrles si ltude a choisi ce mode de traitement.
Ldition de contrle est-elle correcte (OUI/NON) ? Saisissez votre rponse puis appuyer sur Entre
a) Si ltude a opt pour les ditions de contrle : Entre aprs avoir vrifi les listes dites. b) Si ltude na pas opt pour les ditions de contrle : Appuyer galement sur Entre Certains menus de comptabilit demanderont galement que la saisie soit valide par OK : dans ce cas, il faudra taper OK puis Entre pour revenir au menu.
Option 3
Cette option permet de revenir lcran de saisie des donnes. Elle est utile dans le cas o vous auriez malencontreusement appuy sur la touche F7 pour sortir.
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COMPTABILITE DOSSIER
Versements dbiteurs
Il sagit dencaisser des versements provenant des dbiteurs. Les versements, sauf paramtres diffrents du standard, entrainent la ventilation des frais engags au compte tude.
1) ENCAISSEMENTS DACOMPTES REUS DES DBITEURS

Du menu de comptabilit: Option 2 Acomptes / provisions
A) Encaissement dun acompte dans un dossier a) Acompte vers directement au client (voir le manuel gnral) b) Acompte encaiss par l'Etude
Ecran de saisie des acomptes/provision, option 2 de la comptabilit (Juillet 2010)
Ref de saisie Entre . (Cette zone affiche le numro de saisie cran) Type mouvement Taper le code VD (Versement Dbiteur) Date comptable En principe, laisser la date du jour, sinon la modifier. Code journal Vous devrez indiquer le code journal du compte de trsorerie mouvementer.
Il sagit du compte affect, sauf pour les virements ou les espces.
Montant Indiquer le montant de lencaissement Chque N Vous pouvez indiquer ici le numro du chque encaiss.
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Etablissement payeur a) Il sagit dun chque : indiquer le nom de la banque du payeur (il figurera sur la remise en banque) b) Il sagit dun virement ou d'espces : ne rien indiquer
En l'absence dtablissement payeur, le chque ne figurera pas sur le bordereau de remise en banque. Vous pourrez tout de mme rtablir la situation au moment de la demande ddition du relev (voir le chapitre concernant ldition des bordereaux de remise en banque).
HP ou blanc a) Sil sagit de l'encaissement dun chque hors place (ou Hors France) : indiquer HP pour obtenir un bordereau de remise spar. b) Dans le cas contraire : ne rien indiquer
HP ici permet ldition dun bordereau de remise en banque part.
Ventilation dossier a) Lacompte concerne un unique dossier : laisser N pour Non b) Lacompte est ventiler sur plusieurs dossiers : voir la description de cette zone dans le chapitre sur les acomptes ventiler sur plusieurs dossiers. Dossier/s.dos Indiquer le numro du dossier ou bien effectuer une recherche Libell Vous devrez indiquer ici : soit le nom de la personne qui met le chque soit le libell de lcriture sil sagit dun autre mode de rglement Retenue confrre Indiquer, la charge du dbiteur ou du client, le montant TTC de la somme retenue par le confrre. Effet sur la comptabilit gnrale Compte en banque et compte client/dossiers feront tat du montant du chque encaiss. Effet sur la comptabilit dossier Le montant vers par le dbiteur galera le montant encaiss, plus les retenues confrre. Le montant des retenues figurera en dbours la charge du client ou dbiteur selon les cas. Le libell des critures passes en retenue est frais extrieurs Blocage Les zones sont renseignes par des O (pour oui) ou des N (pour non) selon les paramtres actifs ltude, selon la fiche client ou selon le dossier. Blocage Hono/art15/art8 Pour que ces frais soient calculs et encaisss automatiquement, laisser les N. Dans le cas contraire, indiquer O.
Renseignements comptables (zone dinfos) Il sagit du mme bandeau comptable quen mise jour des dossiers. Agenda Il sagit du mme agenda quen mise jour des dossiers, vous pouvez apporter des modifications.
F9 Texte permet daccder aux variables du dossier.
F10 pour valider

Il est possible d'indiquer la date laquelle lcriture apparatra dans le dossier. Ceci naura pas d'incidence en comptabilit gnrale mais sur le calcul des intrts et en historique dossier.
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B) Acompte en espces avec dition dun reu Les acomptes en espces sans dition des reus sont grs comme il est indiqu ci-dessus. Les acomptes reus en espces et ncessitant ldition dun reu doivent tre grs comme il est indiqu ci-dessous.
Du menu gestion des dossiers , option 2 Mise jour OU du menu de comptabilit, option 23 Consultation des dossiers puis F8 Versements puis option 2 Espces
Dossier numro de dossier et de sous-dossier:

Ecran de saisie des espces avec dition d'un reu - Juillet 2010
Montant Indiquer le montant reu Vers par Le nom du dfendeur saffiche : il est modifiable si la personne qui verse n'est pas le dfendeur. Imprimantes Le nom de limprimante saffiche : vous pouvez le modifier si ncessaire
Si ltude na pas opt pour la numrotation automatique des reus : indiquer dans la zone prvue cet effet, le n du reu fait manuellement.
F10 pour valider F7 permet de quitter loption Les reus en attente dans le fichier dimpression portent les codes suivants : Fichier MENC01 , rfrences REC-ESPC . Chaque reu est dit en deux exemplaires : un original remettre au destinataire et un duplicata conserver ltude.
C) Acompte du dbiteur ventiler sur plusieurs dossiers Montant Indiquer le montant total de lencaissement Ventilation/dossier Indiquer O et ne compltez pas le numro de dossier Encart libell de lcriture Indiquer le libell gnral de cette criture (le nom du payeur sil sagit dun chque) F6 pour saisir les numros des dossiers concerns et passer lcran des ventilations
cran des ventilations

Ventilation Le chiffre qui apparat sur la mme ligne indique le numro de ventilation (simple point de repre). Dossier/s-dos Indiquer le numro du 1er dossier concern ou effectuer une recherche.
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A ventiler Le montant ventiler est gal au montant du chque moins le montant dj ventil. Dj ventil Il sagit du total des sommes dj imputes Reste Il sagit du montant restant ventiler, soit le montant total du chque moins le total dj ventil.
Montant Indiquer le montant imputer dans ce dossier.

F10 F5 F20 pour valider chaque ventilation pour terminer les ventilations et revenir lcran de saisie normale permet de consulter les ventilations effectues pour le chque en cours
Comment faire en cas derreur AVANT de faire F5 ? Paginer vers larrire pour faire dfiler les ventilations prcdemment valides. Les supprimer par F16 OU modifier les zones concernes. Comment faire en cas derreur APRES avoir fait F5 ? Rappeler la rf de saisie F20 pour afficher les ventilations valides X et entre devant la ligne modifier Supprimer la ventilation affiche par F16 OU modifier les zones concernes
Exemple d'un cran de modification des ventilations (juillet 2010)
D) Acompte du dbiteur par carte bleue (site de tl-paiement scuris) A condition de disposer dun site de tlpaiement, cette option permet de saisir des acomptes via ledit site, quand le dbiteur souhaite rgler par carte bancaire (lors dun entretien tlphonique par exemple).
De la mise jour des dossiers, F8 versements puis option 3 internet
2) ANNULATIONS DE VERSEMENTS DBITEURS

A) Annulation dun acompte du dbiteur Le principe est de procder lannulation par la mme option que celle choisie pour lencaissement. Vous ferez prcder le montant du signe (moins).
Penser pointer lcriture en Pointage de trsorerie
Les annulations de virements hors compte affect doivent tre saisies en date du jour. Seuls les acomptes encaisss sur le compte affect peuvent tre saisis une date antrieure tant que le mois nest pas boucl. B) Annulation dun acompte encaiss avec ventilation sur plusieurs dossiers L'criture est identique celle de lencaissement, les montants seront prcds du signe (moins).
Penser pointer lcriture en Pointage de trsorerie
Les annulations de virements devront obligatoirement tre saisies en date du jour. Seuls les acomptes encaisss sur le compte affect peuvent tre saisis une date antrieure tant que le mois nest pas boucl.
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Versements des clients

Il sagit dencaisser des provisions sur frais par une option vous permettant de dbiter la banque en contrepartie du compte de provision. Les frais figurant dans chaque dossier trait seront automatiquement ventils dans els comptse de produit.
Pour les simples provisions, vous pouvez aussi procder comme lors de l'encaissement des acomptes, en indiquant VP versement de provision dans la zone code mouvement
1) RGLEMENT DES DOSSIERS, DES ACTES DTACHS ET ENCAISSEMENT DES PROVISIONS

A) Encaissement des bordereaux URSSAF avec pr-archivage des actes dtachs ET des dossiers Loption indique ci-dessous permet dencaisser les frais dus (dossiers ou actes dtachs). Cette option a deux particularits importantes : Elle liquide ( pr-archive ) les dossiers ou actes dtachs traits Elle ventile automatiquement les montants trop perus des clients ou restant dus (pertes et profits)
Du menu de comptabilit, option 5 Rglement par les clients Option 10 Saisie des bordereaux
Ecran de saisie des versements clients par l'option 5 du menu de comptabilit (Aot 2010)
Rf saisie : W2 0001 Il sagit du numro de lcriture lcran : W2 correspondant au nom de votre cran 0001 correspondant au numro de saisie l'cran. Entre Page 0000 Dans le cas o de nombreux numros de dossiers et dactes dtachs seraient concerns par le rglement, une autre page sera automatiquement propose. Date 210399 Il sagit de la date du jour qui est, en principe, aussi la date comptable : vous pouvez la modifier. Journal Indiquer le code journal de la trsorerie mouvementer
Il sagit du compte affect, sauf pour les virements ou les espces.
Libell Indiquer le nom de la personne qui verse pour que ce dernier apparaisse sur le bordereau de remise en banque et sur les relevs de compte.
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Etab. payeur a) Il sagit dun chque : indiquer le nom de la banque du payeur (il figurera sur la remise en banque) b) Il sagit dun virement ou d'espces : ne rien indiquer
La zone suivante (HP) a) Sil sagit de l'encaissement dun chque hors place (ou Hors France) : indiquer HP pour obtenir un bordereau de remise spar. b) Dans le cas contraire : ne rien indiquer
RF
En principe, il nest pas ncessaire de complter cette zone. Toutefois, en cas de rglement URSSAF par exemple, il peut tre ncessaire dindiquer le numro du bordereau URSSAF.
Montant reu *********** Indiquer le montant du rglement encaiss. Montant saisi Cette zone sera automatiquement complte ds l'indication d'un numro de dossier dans la zone Dossier .
Cette zone permet dvaluer la diffrence entre le montant attendu y figurant et le montant encaiss figurant dans la zone Montant reu .
Dossier Indiquer le ou les numros de dossiers ou dactes dtachs rgls ou provisionns.

Possibilit de rechercher le dossier en indiquant un argument dans la zone Recherche .
Recherche Comme il a t dit ci-dessus, vous pouvez indiquer ici un argument de recherche. Descendre le curseur dans cette zone Taper un argument de recherche (nom du dbiteur, du client...) Appuyer sur Entre En cas de recherche, une nouvelle mire apparat avec une liste de dossiers. Si un S figure devant le dossier : il est sold Pour afficher la position comptable dun dossier : taper 6 puis Entre devant le dossier concern. Attention : vous ne pourrez consulter les dossiers quun par un. Il est donc inutile dindiquer un 6 devant plusieurs dossiers. Pour slectionner un dossier : indiquer un X devant le dossier slectionner. Attention vous ne pourrez slectionner quun dossier la fois. Rfrences Les rfrences du dossier slectionn saffichent ds lindication de son numro. Solde frais Le solde des frais dus saffiche automatiquement.
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P Cette colonne est utilise dans le cas o vous souhaiteriez supprimer le traitement dun dossier : Indiquer un * dans cette zone, puis appuyer sur Entre
Le numro du dossier slectionn est remplac par des **********, ce qui confirme sa suppression du traitement.
Valider par F10 Pour supprimer la totalit de la saisie en cours F16 Suppression (Ctrl gauche+ F4)
Pour modifier ou supprimer une saisie prcdemment effectue a) Vous connaissez le numro de la rfrence de saisie supprimer ou modifier : indiquez le numro de la rfrence de saisie concerne Procdez aux modifications ou la suppression b) Vous ne connaissez pas le numro de la rfrence de saisie modifier ou supprimer : Utilisez les touches F2 et F3 pour les faire dfiler. Procdez ensuite la modification ou la suppression B) Encaissement de frais et/ou de provisions en provenance des clients Cette option doit tre utilise pour : les rglements dactes dtachs les rglements des dossiers les provisions sur dossiers ou actes dtachs les chques globaux imputer sur actes dtachs ou dossiers au titre de provisions ou de rglement dfinitif prcdant larchivage
Option 5 Encaissement en provenance des clients Option 1 Encaissements
Ecran de saisie des versements clients par l'option 5 du menu de comptabilit (Aot 2010)
Ref.saisie Il sagit du numro de la saisie cran Date 210396 Il sagit de la date du jour de comptabilisation : vous pouvez la modifier. Journal (*) Indiquer le code journal de la trsorerie mouvementer. Si vous ne le connaissez pas, vous pouvez le rechercher par F4.
Il sagit du compte affect, sauf pour certains virements ou les espces.
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Libell Indiquer le nom de la personne qui effectue le rglement. Etabl.Payeur a) Il sagit dun chque : indiquer le nom de la banque du payeur (il figurera sur la remise en banque) b) Il sagit dun virement ou d'espces : ne rien indiquer
HP Cette zone sans libell, derrire tablissement payeur , doit tre complte dans certains cas : a) Sil sagit de l'encaissement dun chque hors place (ou Hors France) : indiquer HP pour obtenir un bordereau de remise spar. b) Dans le cas contraire : ne rien indiquer
Montant Indiquer le montant de lencaissement A imputer Fr imput reste Ces zones affichent: le montant total de limputation (correspondant au montant du chque), le montant imput, le montant restant imputer (dans le cas dune saisie multiple de dossiers). NDos (*) Indiquer ici les numros de dossiers et dactes dtachs concerns par le rglement. Rfrences Les rfrences du dossier concern apparaissent sur cette ligne. Montant Dans cette colonne, le montant qui sera imput dans chaque dossier apparat automatiquement, et ce en fonction du solde de frais restant du.
Vous pouvez modifier ce montant si ncessaire. C'est le montant que vous aurez indiqu qui sera alors imput dans le dossier.
Liquidation a) Si rien ne figure dans cette zone : les actes dtachs seront dans tous les cas liquids les dossiers ne seront pas liquids b) Si O (pour oui) figure dans cette zone : le dossier sera liquid (pr-archiv) c) Pour supprimer un dossier ou un acte dtach figurant dans la liste sous la colonne montant : Positionner le curseur sur le numro de dossier concern et appuyer sur F23 Frais dus Il sagit du montant d pour chacun des dossiers ou actes dtachs saisis.
Dans le cas o le montant reu diffrerait du montant d, ceci est indiqu dans les zones situes au-dessus.
F10 permet de valider F7 permet de quitter loption.
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Que faire pour modifier le contenu dune saisie prcdemment valide ? Paginer vers larrire jusqu la rfrence de saisie concerne F6 pour activer les zones Procder aux modifications puis valider par F10 Pour supprimer une ligne, utiliser F23 Que faire pour supprimer une saisie prcdemment valide ? Paginer vers larrire jusqu la rfrence de saisie concerne F16 permet de supprimer la totalit de lcriture
Encaissement des clients (option 5 de la compta) : suppression d'une saisie (Aot 2010)
Comment encaisser plusieurs chques sous un mme numro de dossier ou dacte dtach ? Cet exemple dcrit le cas courant de deux chques verss par les parties en matire de constats. Les explications ci-dessous peuvent sadapter dautres cas similaires. a) Saisir une 1re criture pour imputer le 1er chque sous le n dAD ou de dossier concern : Vrifier le montant imputer Indiquer N dans la zone liquidation Valider par F1 b) Saisir une 2nde criture pour imputer le 2nd chque sous le n dAD ou de dossier concern Vrifier le montant imputer Laisser le O dans la colonne validation dans le cas o ce second chque liquiderait la totalit des frais dus, sinon, indiquer N Valider par F1 C) Encaissement par la liquidation des dossiers Voir la rubrique concernant cette option dans la partie du manuel intitule Rglement des dossiers D) Annulations Les provisions et encaissements de frais doivent tre saisis en ngatif, par l'option utilise lors de leur encaissement.
2) ENCAISSEMENT DES PROVISIONS VIA VOTRE SITE INTERNET

Que faire si on ne connat pas le code postal du client ? (dec 2010) Indiquer 5 astrisques dans la zone code postal : *****
Pour info, ce petit truc ne fonctionnera pas sur la saisie dun acompte.
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Envoi de fonds au client

1) ENVOI DES DISPONIBLES
Les oprations ci-dessous dcrivent comment adresser un disponible (manuel ou automatique). On entend par disponibles les envois de fonds en cours de dossier et non les rglements dfinitifs de dossier.
Pour de plus amples informations sur le paramtrage propre aux disponibles automatiques, consulter le manuel de paramtrage.
A) Traitement des disponibles automatiques Il ne sagit pas ici de dcrire la gestion des objets automatiques qui est aborde plus loin, mais dexpliquer comment traiter un dossier dont les disponibles se renotent et se comptabilisent automatiquement. Les disponibles automatiques se renotent systmatiquement selon les paramtres lgaux ou mis en place par ltude. La renote automatique a lieu ds la validation des encaissements dacomptes du dbiteur. Les lettres chques seront adresses au client-correspondant indiqu dans le dossier, son ordre except dans le cas o la variable WBE Bnficiaire lettre chque aura t complte dans le dossier. Quant aux correspondants paramtrs par virements, ils seront traits lors de la liaison bancaire. Le traitement, renote ou suppression, saccomplit par la mise jour de dossiers.
Du menu gnral: 1 Gestion des dossiers puis 2 Mise jour
Aprs avoir indiqu le numro du dossier, vous remarquerez l'action 9GHC Disponible automatique .
Ecran de renote agenda par la mise jour (aot 2010)
Zone Acte La renote 9GHC signifie quil sagit dun disponible automatique contrairement la renote 90HC qui signifie quil sagit dun disponible manuel. Zone Date renote Il sagit de la date laquelle le disponible automatique sera comptabilis dans le dossier. Cette date correspond la date de lencaissement de lacompte du dbiteur + 30 jours (ou plus selon le paramtrage propre ltude).
La comptabilisation a lieu condition que lagenda des actions automatiques soit dit tous les jours. Lorsque les ditions de lettres chques seront termines, la mention Lettre chque dite figurera en historique dossier, en sus de la mention envoi disponible
Vous pouvez modifier la date si vous le souhaitez.
Zone Textes =1500.00 Cette zone affiche le montant du disponible programm au jour de lacompte du dbiteur.
Dans le cas o le solde du disponible actuel serait diffrent du disponible prvu au jour de lencaissement de lacompte, le montant sera automatiquement mis jour lors de la demande ddition des lettres chques en fonction des frais engags ou des oprations ayant affect le disponible depuis le jour de lencaissement de lacompte du dbiteur.
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a) Pour supprimer le disponible prvu : Descendre le curseur dans la zone Acte Effacer la renote 9GHC par zone suivante. Appuyer sur Entre pour valider. b) Pour modifier le montant du disponible prvu : Descendre le curseur dans la zone Textes Modifier la somme en veillant conserver la prsentation et le signe = Appuyer sur Entre pour valider. c) Pour modifier la date de la renote : Descendre le curseur dans la zone Date renote Modifier la date Appuyer sur Entre pour valider
Voir le manuel gnral concernant le seuil de disponible dans un dossier. Voir, dans le prsent manuel au sujet des actions et objets automatiques.
B) Envoi de disponibles manuels Il sagit des disponibles grs par vous-mmes et non par automatisme.
Du menu de comptabilit, option 3 Reversement disponible clients OU Option 2 Acomptes/provision , code mouvement DI
Ecran de saisie des disponibles par l'option 3 du menu de comptabilit - juillet 2010
N de dossier Indiquer le numro du dossier traiter. Il est inutile dindiquer le sous-dossier. Code journal Indiquer le code journal de la trsorerie mouvementer.
Il sagit du compte affect.
Mode de rglement
LC CH VI lettre chque chque virement dans ce cas le bnficiaire du chque doit tre complt complter la zone numro du chque attention le paramtrage doit avoir t effectu
Si le client est paramtr pour tre rgl par virement automatique, le mode de rglement sera automatiquement VI, vous pourrez modifier en LC ou CH si vous le souhaitez. Voir galement le manuel de paramtrage ce sujet.
Date comptable La date de comptabilisation est, en principe la date du jour. Vous pouvez la modifier si ncessaire.
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Libell Indiquer la nature de l'opration, par exemple Disponible Matre LECUREUIL

Le libell disponible automatiquement charg est modifiable.
Disponible verser au client Indiquer le montant du disponible verser

Ceci est le total du solde du disponible du dossier (versements dbiteurs l'tude moins frais et moins disponibles envoys). Ce montant peut tre diffrent de celui qui figure dans la zone Total fonds client lequel comporte en plus le solde de la provision. F10 F9 F12 F7 permet de valider permet de rappeler la dernire criture valide permet daccder lhistorique du dossier permet de quitter loption
Bnficiaire du chque Si vous disposez de lettres chques, les disponibles seront adresss au client-correspondant indiqu dans le dossier, et son ordre, except dans le cas o la variable WBE existe dans le dossier.
La variable WBE bnficiaire lettre chque , si elle est complte dans le dossier (sur une seule ligne), permet d'adresser les disponibles au client, l'ordre de la personne indique dans WBE.
Vous modifiez le bnficiaire s'il n'est pas le destinataire de la lettre chque. La zone changera de nom s'il s'agit d'un chque manuel (CH) et vous pourrez indiquer ici le numro de chque tabli la main.
2) ANNULATION DUN ENVOI DE DISPONIBLE

Quil sagisse dun disponible manuel ou dun disponible automatique, lannulation de lcriture sera identique. Le principe est de contre-passer lcriture comme sil sagissait de lenvoi dun disponible, mais avec un signe mois (-) devant la somme annuler.
Du menu de comptabilit, option 3 Reversement disponible au client
Si vous effectuez les rapprochements bancaires lcran, ds que la validation est prise en compte par le systme, vous devez penser pointer les critures concernant le disponible annul (voir le chapitre consacr aux pointages de trsorerie). Suite l'annulation de l'criture, la lettre chque concernant cette criture et dont l'dition n'aurait pas encore t demande, sera automatiquement annule et efface du fichier des lettres chques en attente.
3) ENVOI DES FONDS AVEC RGLEMENT DES DOSSIERS

Deux options permettent dadresser le rglement au client soit : lors de la rdaction du compte client : par la mise jour des dossiers (voir le manuel gnral) aprs ldition du compte client, par la liquidation des dossiers (voir B) ci-dessous). A) Rglement par le compte client Pour adresser les fonds par lettre chque par l'option F11 compte au client : voir le manuel gnral. B) Rglement par la liquidation de dossiers Les explications fournies ci-dessous vous indiquent comment procder au rglement du dossier aprs ldition du compte au client quand il est dit sur lettre simple et non sur lettre chque.
Du menu de comptabilit : option 10 Liquidation des dossiers
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Dossier Indiquer le numro de lacte dtach, ou du dossier concern Colonne COMPTE La liste des numros de comptes de comptabilit dossier figure dans cette colonne. Vous pouvez faire dfiler cette liste avec les touches de pagination Colonne LIBELL Les libells des numros de compte de la colonne prcdente saffichent dans cette zone Vous pouvez faire dfiler cette liste avec les touches de pagination Colonne dj vir Les montants prcdemment ventils saffichent dans cette colonne en face de chaque compte concern. Vous pouvez faire dfiler cette liste avec les touches de pagination Colonne MONTANT Les montants restant ventiler saffichent dans cette colonne en face de chaque compte concern. Vous pouvez faire dfiler cette liste avec les touches de pagination
Ecran 1 de la liquidation des dossiers - aot 2010 (Rglement d'un dossier)
Mme cran suite une 1re pagination ( suivre)
ATTENTION, certains numros de compte peuvent avoir boug depuis la compta d'engagement
Colonne Correction Cette colonne, dont laccs nest pas automatique, permet deffectuer des corrections.
La touche F6 Activation zone donne accs cette zone.
Vous pouvez indiquer des montants (sans omettre la T.V.A sil y a lieu) afin de mettre jour la somme recevoir ou reverser qui figure au bas de lcran. Vous devrez appuyer sur Entre pour mettre jour le montant au bas de lcran.
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Zone Totaux Cette zone affiche le total rencontr dans les colonnes Dj vir , Montant , et Correction . Zone disponible actuel Le montant indiqu correspond au solde du compte client (hors provisions). Zone Provision actuelle Le montant indiqu correspond au solde du compte provision (hors acomptes du dbiteur). Zone recevoir / reverser a) Il sagit dun montant reverser : Le montant indiqu est gal au montant dans la zone disponible actuel plus le montant dans la zone Provision actuelle b) Il sagit dun montant recevoir Le montant indiqu correspond au solde des frais restant dus Que faire pour remettre zro le montant des frais dus afin de liquider le dossier en l'tat? F11 permet de contrepasser automatiquement les sommes restant dues dans les comptes. En cas dencaissement, que faire si le chque du client est diffrent du montant affich? a) Pour lencaisser avec ventilation automatique de la diffrence : Indiquer le montant du chque encaiss dans la zone recevoir Entre pour que le surplus soit correctement ventil au crdit (si le chque est suprieur) ou au dbit (si le chque est infrieur) des comptes dhonoraires et de T.V.A (comptes 700600 et 445700) F10 cran suivant pour passer lcran 2 b) Pour lencaisser tout de mme sans ventilation automatique de la diffrence : F6 Activation zones pour procder aux modifications ncessaires (en positif sans le signe +, ou en ngatif avec le signe -) dans la zone Correction Entre aprs avoir indiqu les montants F10 cran suivant pour passer lcran 2 En cas d'envoi de fonds, que faire pour verser un montant diffrent du montant affich ? a) Pour traiter le rglement avec ventilation automatique de la diffrence : Indiquer le montant du chque encaiss dans la zone recevoir Entre pour que le surplus soit correctement ventil au dbit (si le chque est infrieur) ou au crdit (si le chque est suprieur) des comptes dhonoraires et de T.V.A (comptes 700600 et 445700) F10 cran suivant pour passer lcran 2 b) Pour traiter le rglement sans ventilation automatique de la diffrence : F6 Activation zones pour procder aux modifications dans la zone Correction , et ce en indiquant les montants prcds du signe moins (-) s'ils sont ngatifs, sans signe s'ils sont positifs. Entre aprs avoir indiqu les montants F10 cran suivant pour passer lcran 2
Ecran 2 de la liquidation des dossiers (aot 2010)
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Journal Indiquer le code journal de la banque mouvementer. Il sagit, en principe du compte affect, sauf pour les virements ou les espces. Les annulations de virements hors compte affect devront obligatoirement tre saisies en date du jour. Seules les critures sur le compte affect peuvent tre saisies une date antrieure tant que le mois nest pas boucl.
Toutefois, si rien nest reverser ni recevoir, et uniquement dans ce cas(la zone montant est donc vide), indiquer le code journal XX.
Libell de lcriture a) Il sagit dun montant recevoir Indiquer le nom du tireur (la personne qui figure sur le chque) pour quil figure en historique et sur les bordereaux de remise en banque. b) Il sagit dun montant reverser Indiquer la nature de lopration en cours : rglement, liquidation... c) Aucun montant ne figure dans la zone prcdente : Le libell est libre tablissement payeur ou nChque a) Il sagit dun chque : indiquer le nom de la banque du payeur (il figurera sur la remise en banque) b) Il sagit dun virement ou d'espces : ne rien indiquer
c) Il sagit dun rglement que vous adressez par lettre chque Cette zone doit rester vide d) Il sagit dun rglement que vous adressez par chque manuel Indiquer le numro du chque tabli manuellement HP pour hors place a) Sil sagit de l'encaissement dun chque hors place (ou Hors France) : indiquer HP pour obtenir un bordereau de remise spar. b) Dans le cas contraire : ne rien indiquer
Bnficiaire du chque Uniquement dans le cas o il sagirait dun rglement que vous adressez au client par lettre chque : Le bnficiaire indiqu est le client Appuyer sur Entre pour valider la liquidation de ce dossier. Vous quitterez cette option par la touche F7 Fin et procderez aux validations en choisissant l'option 1. Touches de fonctions utilises dans cette option
Entre Dans lcran 1 : permet la validation des montants indiqus dans la colonne Correction ou dans la zone recevoir/ reverser . Dans lcran 2 : permet de valider la saisie du dossier Dans lcran 1 : active laccs la zone correction Dans lcran 1 : permet de quitter loption Dans lcran 1 : permet de passer lcran 2 aprs vrification dans lcran 1 Dans lcran 1 : remet zro le montant ET effectue les ventilations automatiques Dans lcran 2 : permet de revenir lcran prcdent Dans lcran 1 : permet de supprimer le traitement du dossier affich Dans lcran 1 : permet de remettre le dossier dans son tat initial et de supprimer les corrections que vous auriez pu apporter
F6 F7 F10 F11 F12 F16 F24
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Quelques messages de contrle pouvant apparatre durant lutilisation de cette option

Message pouvant apparatre en 10 liquidation des dossiers (aot 2010)
Que signifie ce message ? Vous avez dj trait ce dossier sur lcran actuel, et ce le 11.08.10. Vous tiez sorti par l'option 2 pour mettre en attente les validations. Que faire ? Vous devez terminer la saisie en rappelant le dossier indiqu. Vous devrez ensuite valider.(option 1 des options de sortie)
Message pouvant apparatre en 10 liquidation des dossiers (aot 2010)
Que signifie ce message ? Ce message signifie que l'utilisateur CD a dj trait ce dossier sur lcran C1, et ce le 11.08.10. L'utilisateur CD n'avait pas valid sa saisie mais choisi de sortir par l'option 2 afin de mettre en attente ses validations (ce qui n'est pas conseill!) Que faire ? Il faut reprendre le travail sur la session C1 et pour le dossier indiqu afin de terminer la validation ou de supprimer le traitement de ce dossier en utilisant F16.
Message pouvant apparatre en liquidation des dossiers (aot 2010) liquidation dossier en cours de comptabilisation Demande effectue par XX sur WX le 09/09/09 12:55:32 Entre pour continuer
Que signifie ce message ? Ce message signifie que lutilisateur XX a dj trait et valid ce dossier sur lcran WX. Le traitement tant en cours, attendre la fin de la validation ( ce qui est trs rapide!). Que faire ? soit: Appuyer sur Entre et quittez loption soit: saisissez un autre dossier en attendant que la validation du dossier concern soit termine.
Message pouvant apparatre lors de la liquidation des dossiers (aot 2010) ATTENTION Montant du compte de T.V.A (445700) : 200,00 Somme des T.V.A des comptes soumis : Entre Retour F10 Forage
Que signifie ce message ? Ce message signifie que le dossier en cours ne peut pas tre valid car vous avez procd des modifications dans la colonne Correction et que ces modifications sont fausses dun point de vue comptable. En effet, les sommes indiques dans les comptes soumis T.V.A ne correspondent pas la T.V.A indique (ou omise) dans le compte 445700. Que faire ? a) Il est prconis de procder aux modifications ncessaires en cas d'erreur: appuyer alors sur Entre b) Vous pouvez forcer la validation qui gnrera alors une anomalie de ventilation. Elle ressortira sur le listing des anomalies dit avec le journal tude : forcer alors par F10
Cette anomalie est justifie s'il s'agit de TVA ancienne, de reprise informatique surveiller toutefois.
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Message pouvant apparatre lors de l'option de liquidation des dossiers (aot 2010)
Que signifie ce message ? Ce message apparat lorsque vous utilisez la touche F24 tat initial . Tout dossier non valid dfinitivement par loption 1 peut tre remis dans son tat initial. Remettre un dossier dans son tat initial peut tre ncessaire si les corrections apportes ne vous semblent pas satisfaisantes. Que faire ? Si vous souhaitez remettre le dossier dans son tat initial (avant vos corrections) : F24. Si vous avez utilis F24 par erreur: appuyer sur F7
C) Annulation dun rglement (solde et liquidation) comptabilis Tout rglement comptabilis, soit lors du compte au client sur lettre chque, soit suite la liquidation, peut tre annul. Lannulation figurera en comptabilit gnrale et en historique dossier. Il faudra procder lannulation en deux temps : ractiver le dossier sold puis annuler lcriture. a) Opration pralable : ractiver le dossier sold
Temps 1 : ractiver le dossier sold

Tout dossier liquid comporte, en mise jour des dossiers, un tat sold au lieu dun tat actif . Pour que le dossier passe de ltat sold ltat actif , procder de la faon suivante :
De la gestion des dossiers, option 2 Mise jour des dossiers (ou 23 de la comptabilit), F10 Autres fonctions puis F14 Ractiver
Temps 2 : Annulation de lcriture de rglement

Il sagit ici de dcrire lannulation du rglement dun dossier, ou liquidation dun dossier. On entend par liquidation du dossier , lopration qui consiste tant rgler le dossier par lenvoi de fonds au client, que lopration qui consiste liquider le dossier suite lencaissement de frais. Cest pourquoi il existe deux formes dannulations : Lune consiste annuler un rglement de fonds adress au client Lautre consiste annuler lencaissement de frais adress par le client. b) Annulation dun rglement de dossier adress au client Ractiver un dossier a pour consquence de transformer lcriture de rglement en simple disponible. Pour annuler le rglement, il faut procder comme dans le cas dune simple annulation de disponible.
Lorsque lannulation sera valide et prise en compte par le systme, vous pourrez traiter nouveau le rglement de ce dossier si vous le souhaitez.
c) Annulation dune liquidation de dossier suite lencaissement des frais adresss par le client : Ractiver un dossier a pour consquence de transformer lcriture de liquidation par encaissement des frais en simple de provision. Pour annuler la liquidation, il faut procder comme dans le cas dune simple annulation de provision.
Lorsque lannulation sera valide et prise en compte par le systme, vous pourrez traiter nouveau ce dossier comme vous le souhaitez.
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Rglement des dbours (467000)

La prsente section traite du rglement de dbours engags lors de la gestion dun dossier. Le paiement de dbours mouvemente la fois la comptabilit gnrale et la comptabilit dossier. Ces dbours peuvent tre imputs soit au dbiteur, soit au client. Les factures peuvent tre saisies avec des dates d'chance grer ensuite par l'option 8 de la comptabilit Rglements fournisseurs . Le compte de dbours 467000 mouvemente obligatoirement un compte fournisseur (4011nn) rattach un code fournisseur ou huissier (type de tiers F ou H).
1) L'OPTION DU MENU DE COMPTABILIT FRAIS GNRAUX ET SUR DOSSIERS

A) Description de l'cran
Du menu de comptabilit, option 4 Frais gnraux et sur dossiers
cran 1 : Comptabilit gnrale

Date Il sagit de la date de comptabilisation, en principe la date du jour. Vous pouvez la modifier si ncessaire.
Rfrence de pice Il s'agit du numro de pice comptable l'tude, numro que vous pouvez reporter sur la facture du fournisseur ou du confre si vous le souhaitez. Paiement immdiat / Date d'chance Pour procder la saisie de la facture et son paiement immdiat, laisser O pour oui. Depuis la comptabilit d'engagement au 01.01.2011, cette zone permet de saisir la facture ET d'en diffrer le paiement la date d'chance indique. Pour ce faire, il suffit d'indiquer N dans cette zone et d'indiquer une date d'chance dans la zone adquate.dans ce cas, seuls les comptes fournisseurs seront mouvements, la trsorerie tant reporte la date d'chance. Attention, les critures saisies selon ce mode ne peuvent tre annules que par l'option 8 Rglement de fournisseurs . Le paiement interviendra suite la prise de l'option 8 de la comptabilit rglement fournisseurs
Si vous indiquez N 1- la partie compta dossier sera valide en date du jour de la saisie de la facture (et non la date du jour de la validation en trsorerie par l'option 8 Rglement fournisseurs ) 2- le code journal ci-dessous n'est plus obligatoire
Date rglem.(zone cre en mai 2011) Cette date permet dindiquer la date de comptabilisation de lcriture crdit trsorerie/dbit 401nnn . Code journal Indiquer le code journal de la trsorerie mouvementer.
Si vous tes en cours de saisie d'une facture chance, le code journal n'est pas obligatoire.
DESTINATAIRE/ Type
Obligatoire pour les lettres chques et les virements automatiques

Indiquer ici le type de tiers rgl. (H pour les confrres, F pour les autres)
Le type de tiers indiquer correspond au type de tiers auquel est rattach le compte dans le plan comptable (voir chapitre concernant le plan comptable).
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FOURNISSEUR type/code
Il sagit dune zone facultative

Cette zone permet dindiquer le code du destinataire de la lettre-chque. a) Si vous connaissez le code du tiers concern : indiquer le code b) Si vous ne connaissez pas le code du tiers : rechercher par F4 pour le trouver ou le crer Mode de rglement Indiquer le type de rglement en cours de saisie. Les codes des modes de rglement sont les suivants :
LC : CH : VI : CP : ES : AN : Il sagit dun rglement par lettre chque Il sagit dun rglement par chque manuel OU d'un prlvement manuel Il sagit dun rglement par virement automatique Il sagit dun rglement par chques postaux Il sagit dun rglement en espces Il sagit dune annulation
* N dossier

a) Indiquer le numro du dossier traiter ainsi que le sous-dossier. b) Si vous ne connaissez pas le numro du dossier : Indiquer largument de votre recherche dans la zone recherche F4 pour effectuer la recherche Lorsque vous effectuez une recherche, une liste de dossiers apparat : Indiquer X devant le dossier slectionner puis appuyer sur Entre
Rfr. dest

a) Si vous effectuez le rglement par lettre-chque : indiquer les rfrences du correspondant pour quelles figurent sur la lettre chque. b) Si vous effectuez le rglement par un autre mode : ne rien indiquer dans cette zone. Montant T.T.C. Indiquer le montant du rglement toutes taxes comprises
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Modle pice

a) Si vous connaissez le modle de pice utiliser : Indiquer le modle de la pice se rapportant lcriture en cours de saisie b) Si vous ne connaissez pas le modle de pice utiliser et que vous ne souhaitez pas le crer : Cette zone tant facultative : ne rien indiquer c) Pour rechercher un modle de pice existant : F4 Affichage des modles existants :
Pour afficher le paramtrage dun modle de pice : Taper A devant le modle de pice visualiser F9 pour revenir dans lcran de gestion des modles de pices OU F7 pour en sortir Pour slectionner un modle de pice : Taper X devant le modle de pice choisi puis Entre d) Pour crer un modle de pice : Avant de passer lcran 2 de la prsente saisie dcriture, vous pourrez crer un modle de pice par copie de la pice en cours de saisie en utilisant F18 Cration modle cpt Lcran Cration dun modle de pice apparat. Saisie du modle de pice crer : Indiquer un code de votre choix puis Entre Valider par F10
ce code permettra de traiter les critures faisant jouer les mmes comptes de contrepartie. Attention ! Si ce modle existe dj, F10 permettra de le remplacer.
e) Pour supprimer un modle de pice : Taper A devant le modle de pice visualiser, puis F16 pour supprimer f) Pour modifier un modle de pice : voir la rubrique associe dans le manuel de paramtrage
Nature Indiquer la nature de votre opration, par exemple Rglement serrurier , papeterie
Ce qui est saisi ici figurera en consultation de comptes comme en historique dossier (dans le cas de frais saisis dans l'cran 2 et imputs galement dans le dossier), do limportance dune certaine prcision, essentiellement si cette criture doit figurer sur les factures la charge du dbiteur ou du client.
Comptes Indiquer dans cette colonne la liste des comptes mouvementer pour lopration en cours de saisie.
Nomettez pas dindiquer le compte de T.V.A sil y a lieu
Montant Indiquer, derrire chacun des comptes, la somme porter dans ce compte. Appuyer sur Entre lorsque tous les montants ont t indiqus Si la somme des montants rencontrs en face de chaque compte n'est pas gale au montant T.T.C. indiqu dans la zone montant T.T.C. , le message suivant apparatra : La somme des ventilations doit tre gale au montant T.T.C. Vrifier que vous navez pas omis le compte de T.V.A, corriger les montants puis Entre
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cran 2 : Facturation dossier

Cet cran concerne les dbours ou les frais imputer dans le dossier la charge du client ou du dbiteur. Recherche

a) Si vous connaissez le numro du dossier mouvementer : ne rien indiquer dans cette zone, aller directement dans la zone Dossier b) Si vous ne connaissez pas le numro du dossier mouvementer : Indiquer un argument de recherche dans la zone situes ct de celle du dossier puis F4 N dossier

Le numro de dossier affich est celui du numro de dossier indiqu dans lcran prcdent. Vous pouvez le modifier ou le supprimer en leffaant.
Attention (note du 25.11.2011) Vous ne pourrez pas ventiler sur plusieurs dossiers, le montant de la facture rgle dans lcran prcdent. Dans ce cas, il ne faut rien complter ici mais ajouter dossier par dossier, en mise jour des dossiers, le montant des frais (F10 Autres fonctions puis complment compta et option 2) La ventilation en compta dossier ne fonctionne donc que sur un dossier unique.
Contrepartie Il sagit de la contrepartie de lcriture de comptabilit gnrale, soit la contrepartie en comptabilit dossier. a) Si les frais sont la charge du dbiteur : la contrepartie doit tre DEBITE b) Si les frais sont la charge du client : la contrepartie doit tre CLIENT Compte Indiquer dans cette colonne la liste des comptes mouvementer pour lopration en cours de saisie. a) Sil sagit de dbours non soumis T.V.A (hors taxe forfaitaire, affranchissement): indiquer le compte 709000 (somme T.T.C.) b) Sil sagit de frais soumis une T.V.A 19.60% : indiquer le compte 700100 (sommes hors taxe) c) Sil sagit dhonoraires article 16 la charge du client (contrepartie CLIENT) : indiquer le compte 700610 (somme hors taxe)
Contrairement aux oprations dcrites dans lcran prcdent (comptabilit gnrale), il est inutile dindiquer ici le compte de T.V.A.
Quand les fournisseurs/confrres concerns par ces comptes de dbours/dossiers ont t paramtrs et rattachs des comptes de dbours/comptabilit gnrale, le compte mouvementer apparat automatiquement (voir le manuel de paramtrage) Montant H.T. Indiquer, devant chacun des comptes, la somme porter dans ce compte. Appuyer sur Entre pour valider les ventilations de ce dossier.
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a) Pour imputer dautres sommes sur un autre dossier : Indiquer nouveau le numro du dossier concern Indiquer les comptes et les sommes et procder comme ci-dessus. b) Si vous ne souhaitez pas imputer dautres sommes sur dautres dossiers : Valider par F10 la totalit de la saisie et passer une autre saisie Ou vrifier les ventilations effectues en utilisant F11 Recap dossier Lorsque vous validez par F10, apparat un cran de contrle qui vous permet : Soit de valider dfinitivement par F10 Soit de supprimer lcriture en cours de saisie par F23 Suppression Soit de modifier lcriture en cours de saisie par F9 cran prcdent F7 permet de quitter loption B) Annulation des critures valides en trsorerie Il faut procder toute annulation dune criture passe par loption Frais gnraux et sur dossiers comme lorsque vous avez saisi lcriture mais le mode de rglement sera toujours AN et les sommes devront tre prcdes du signe moins (-).
Attention, s'il s'agit d'annuler la saisie d'une facture chance (pas encore valide en trsorerie), il faudra utiliser l'option 8 de la comptabilit rglement fournisseurs .
Exemple d'annulation de dbours (cran des frais gnraux 12.05.2011)
Ecran 1 "comptabilit gnrale" (mis jour pour compta engagement)
Annulation ou remboursement de frais gnraux et dbours (en aot 2010)
Partie infrieure de l'cran 2 "comptabilit dossier", complter si ncessaire
C) Remboursement Il s'agit du cas o le fournisseur rembourse un trop peru. Vous procderez alors comme pour une saisie, l'exception de la zone Mode de rglement .
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cran 1 : Comptabilit gnrale

Mode de rglement AN : car il sagit dune annulation ou dun remboursement
Exemple d'un remboursement de dbours AN (12.05.2011)
Ecran 1 "comptabilit gnrale" (mis jour pour compta d'engagement)
tablissement payeur a) Il sagit dun chque : indiquer le nom de la banque du payeur (il figurera sur la remise en banque) b) Il sagit dun virement ou d'espces : ne rien indiquer
Montant T.T.C. Indiquer le montant du remboursement toutes taxes comprises, prcd du signe moins Nature a) Sil sagit dun remboursement par chque : Indiquer le nom de la personne qui a tabli le chque. Ce nom figure sur le bordereau de remise. b) Sil sagit dun remboursement par un autre mode: Indiquer la nature de votre opration, par exemple Rglement serrurier
Le contenu de cette zone figurera en consultation de comptes de dossiers.
Montant Indiquer, derrire chaque compte, la somme y porter prcde du signe moins ( - ). Appuyer sur Entre lorsque tous les montants ont t indiqus
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cran 2 : Facturation dossier

Montant H.T. Pour annuler ces dbours du dossier, indiquer pour chacun des comptes, la somme en moins (-).
Annulation ou remboursement de frais gnraux et dbours (en aot 2010)
Partie infrieure de l'cran 2 "comptabilit dossier", complter si ncessaire

Attention (note du 25.11.2011) Vous ne pourrez pas ventiler sur plusieurs dossiers, le montant de lannulation saisie dans lcran prcdent. Dans ce cas, il ne faut rien complter ici mais passer en moins, dossier par dossier, en mise jour des dossiers, le montant des frais (F10 Autres fonctions puis complment compta et option 2) La ventilation de lannulation en compta dossier ne fonctionne donc que sur un dossier unique.
2) QUELQUES CAS FRQUENTS DE RGLEMENT DE DBOURS

A) Rgler les confrres hors comptence Vous devrez vous reporter galement aux manipulations gnrales dcrites ci-dessus. Les actes rgulariss par les confrres sont des dbours, ils ne sont donc pas soumis TVA (709000 en compta dossier, ou nature 4 au rpertoire)
ECRAN 1:"comptabilit gnrale": Saisie de dbours confrre non soumis TVA (12.05.2011)
FOURNISSEUR/ Type/code Indiquer dans cette zone le type de tiers rgl. : indiquer H (Huissier). Cette zone est obligatoire car elle permettra le mouvement dans le compte fournisseur rattach au compte de dbours.
Le type de tiers correspond au type de tiers auquel est rattach le compte dans le plan comptable (voir le paramtrage).
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FACTURATION DOSSIER/ Comptes Indiquer dans cette colonne la liste des comptes mouvementer.
ECRAN 2: "comptabilit dossier", saisie d'un rglement confrre sans rcupration de la TVA (Aot 2010)
Cette opration est facultative, vous pouvez prfrer :

soit passer lacte au rpertoire confrres (voir le manuel gnral) ce qui aura pour avantage de faire figurer lacte sa date relle et non la date de comptabilisation du rglement. soit passer lacte par le complment dossier (voir le manuel gnral sur lajout de frais).
Attention (note du 25.11.2011) Vous ne pourrez pas ventiler sur plusieurs dossiers, le montant de la facture rgle dans lcran prcdent. Dans ce cas, il ne faut rien complter ici mais ajouter dossier par dossier, en mise jour des dossiers, le montant des frais (F10 Autres fonctions puis complment compta et option 2) La ventilation en compta dossier ne fonctionne donc que sur un dossier unique.
B) Rgler les confrres par substitution : ************ RUBRIQUE A COMPLETER, voir Thierry Laidet depuis comptabilit d'engagement ************** Contrairement aux confrres qui ont dlivr des actes car vous ntiez pas comptent territorialement, les confrres qui vous substituent en dlivrant des actes sur votre comptence territoriale sont soumis T.V.A. C) Le cas particulier de l'affranchissement: dbours? Bien qu'il s'agisse d'un dbours, le cas de l'affranchissement est part du fait qu'il est impossible de rpartir au marc le franc les factures d'affranchissement dans les dossiers. C'est pourquoi, le chapitre des frais gnraux semble plus appropri cette rubrique: cliquer ici pour accder au chapitre traitant du paiement de l'affranchissement.
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3) PAIEMENT DES FACTURES SAISIES AVEC UNE DATE D'CHANCE

A) Gnralits et description de l'cran Les factures saisies par l'option 4 frais gnraux et sur dossiers peuvent tre rgles la date d'chance indique lors de leur saisie. La date d'chance est indicative, vous pouvez, par cette option, choisir de rgler les factures un jour J mme s'il ne s'agit pas du jour de l'chance.
Option 8 du menu de comptabilit Rglement fournisseurs
Option 8 "rglement des fournisseurs" date d'chance, cran de slection (janvier 2010)
Date limite d'chance Il s'agit de la date d'chance indique lors de la saisie de la facture. Journal de trsorerie Il s'agit du code journal avec lequel vous allez rgler les factures (compte de gestion) Les autres zones sont facultatives et permettent d'affiner la slection. Vous appuierez sur entre pour passer l'cran suivant:
Option 8 "Rglement fournisseurs" avec dates d'chance, cran des dcaissements (janvier 2011)
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La colonne Chx A, * permet d'intervenir sur la ligne, soit pour une annulation, soit pour une modification (voir ci-dessous). Tiers libell: il s'agit du code fournisseur/confrre utilis lors de la saisie de la facture. Il n'est pas modifiable. La colonne Mode rglt affiche le mode de rglement choisi lors de la saisie de la facture (voir cidessous) La colonne Trt contient un * si la ligne a t coche (voir ci-dessous) Au bas de l'cran figure le total des factures rgler jusqu' la date d'chance indique
La touche F2 permet d'afficher, sur une seconde ligne, des informations complmentaires concernant le numro de pice, la date de saisie de la facture, le libell du tiers/fournisseur/confrre:
Option 8 "rglement fournisseurs" la touche F2 (janvier 2011)
B) Validation du traitement en trsorerie Vous pouvez agir en slectionnant et validant ligne par ligne chaque facture saisie, ou bien en effectuant un rglement global de toutes les factures saisies par F11. a) Slection ligne par ligne avec * Afin de valider la facture et d'en effectuer le paiement, indiquer * sur la ligne concerne et complter les renseignements (numro du chque, possibilit de modifier le type de rglement,). Il est galement possible de modifier la date de rglement dans le cas de rglement par CH ou VM.
Option 8 rglement fournisseurs - mai 2011
b) Rglement global par F11

Option 8 "Rglements fournisseur" Rglement global par F11 (janvier 2011)
Exemple de rglement global concernant les critures par lettres chques
Aprs avoir appuy sur entre , vous remarquerez que toutes les critures concernes comportent un *. Il est encore temps de changer d'avis par F7 annulation, ou de valider par F10. Suivez la procdure de confirmation propose. Les critures sont dsormais valides en trsorerie et vous pourrez demander l'dition des lettres chques au moment de votre choix.
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C) Suppression d'une ligne et annulation de la facture saisie Cette option est la seule option permettant d'annuler la saisie d'une facture chance, ne pas confondre avec l'annulation du paiement d'une facture. Les factures comptabilises en trsorerie suite au traitement dans cet cran devront si ncessaire tre annules comme toute criture comptable de frais gnraux/dbours: par l'option 4 de la comptabilit. Indiquer A dans la 1re colonne afin d'abandonner le traitement de la ligne slectionne:
Option 8 "rglement fournisseurs" : A pour annulation (janvier 2011)
F7 permet de sortir en cas de remords Entre permet de valider l'annulation. Vous remarquerez alors que la colonne Traitement comporte la mention AN pour annul . Il est encore temps de changer d'avis en indiquant un * sur la ligne dont le traitement est AN, ce qui aura pour consquence de supprimer la demande d'annulation et de revenir au stade prcdant les modifications.
La validation de l'annulation a pour consquence : L'annulation des frais en comptabilit dossier, dans le cas o vous en auriez indiqus lors de la saisie de la facture par l'option 4 frais gnraux La contrepassation des mouvements occasionns par la saisie de la facture dans le compte 467000 et les ventuels comptes de fournisseurs rattachs.
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Gestions spciales
1) LES SQUESTRES
A) Compte affect spcifique aux squestres placs 542nnn Principes : Ces comptes doivent reprsenter la totalit des fonds clients. Auparavant (avant la circulaire de la chambre fin 2009, seul le compte 542000 tenait ce rle pour les fonds clients dtenus dans les dossiers. Par l'option transfert de trsorerie, des mouvements entre ces comptes sont possibles. Pour grer les squestres il faut crer un journal SEQUESTRE (S1, par exemple) qui pointe sur un 5421xx. Les squestres placs doivent comporter un compte diffrent de celui des squestres non placs. Les acomptes dbiteurs ou provisions sont valables avec ce journal. L'utilisation de ce journal ne provoque pas de remonte de fonds non affects. L'envoi de disponible reste rserv au journal compte affect. B) Gestion de la comptabilit Encaissement des acomptes : (a) Utiliser le code journal rserv aux squestres. La remise en banque sera dpose sur le compte affect habituel. Gestion des envois de fonds : (b) Utiliser le code journal rserv au compte affect habituel (en principe $A). (c) Passer ensuite une criture de rgularisation entre le compte affect-squestres et le compte affect 542000. Utiliser pour ce faire l'option de transfert de trsorerie (dbiter le compte 542000 par un crdit du compte affect-squestre). Liste fournir la Chambre : Demander une dition slective. Tableau rcapitulatif
Nature de l'criture (a) Acompte encaiss de 500 euros, par exemple (b) Envoi disponible au client (c) criture de rgularisation Solde des comptes Compte affect 542000 Dbit Crdit (recettes) (dpenses) 200.00 200.00 0 200.00 300.00 Compte squestre 542nnn Dbit Crdit (recettes) (dpenses) 500.00
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COMPTABILITE GENERALE
Frais gnraux
1) RGLEMENTS DE FRAIS GNRAUX
A-Description de l'cran: voir le chapitre rglement des dbours Cliquer ici pour accder directement au chapitre renvoy. B- Rglement de factures avec compte fournisseur (comptes de classes 60nnnn, 61nnnn, 62nnnn)
Les comptes de classes 60, 61 et 62 font jouer le compte fournisseur 401000. Un code fournisseur doit obligatoirement tre indiqu. a) Exemple: essence
Ecran des frais gnraux (charges): paiement d'essence (mai 2011)
Concernant l'exemple ci-dessus: il s'agit de saisir l'criture de rglement d'une facture d'essence paye par chque chez TITOL Le paiement sera immdiat: O dans la zone, et peu importe la date d'chance qui, dans ce cas, n'est pas exploite Le code fournisseur est un code 9 fourre-tout : la comptable a choisi ici de ne pas coder ce fournisseur de carburant, en partant du principe que tout le carburant de l'tude serait pass avec un mme code fournisseur. Il lui parat en effet inutile de coder chaque pompiste. De plus, du fait que le paiement n'est pas fait par lettre chque, l'adresse du fournisseur n'a pas tre connue. Il s'agit d'une fourniture dont la facture fait ressertir la TVA, n'omettez pas de la rcuprer. Le compte fournisseur 401000 sera rattach au code fournisseur 9 pour la consultation de cette criture (voir aussi ce sujet la consultation des comptes rattachs un tiers)
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b) Exemple d'utilisation d'un mme compte pour le tlphone et internet

Ecran des frais gnraux, exemple de paiement avec chance et code fournisseur (mai 2011)
Concernant l'exemple ci-dessus: il s'agit de saisir (et non de rgler immdiatement) la facture adresse par la socit ORANGE VERT BLEU au titre de la consommation internet de l'tude, sachant que cette facture sera rgle par lettre-chque lors de son chance. Le paiement sera diffr, on est ici, en cours de saisie d'une facture et non de son paiement (visible au N dans la zone et la date d'chance complte. (voir le rglement des factures chances dans le prsent manuel, option 8 du menu de comptabilit). Le code fournisseur est un code prcis: la comptable a choisi ici de coder ce fournisseur de telecom afin de le distinguer d'un autre fournisseur de tlcom. Elle est partie du principe qu'elle saisirait toutes les factures de tlcom dans le mme compte 626200 en prcisant le code fournisseur (internet, tlphone, fax, etc.). De plus, du fait que le paiement est fait par lettre chque, l'adresse du fournisseur doit tre connue. Il s'agit d'une fourniture dont la facture fait ressortir la TVA, n'omettez pas de la rcuprer. Le compte fournisseur 401000 sera rattach au code fournisseur INTERNET pour la consultation de cette criture c) Le paiement de l'affranchissement: dbours? Non! La facture d'affranchissement n'est pas considre comme une facture de dbours du fait que les timbres que vous achetez sont utiliss, certes en tant que dbours dans le cot des actes, mais galement par l'tude hors dossiers (envoi de courriers divers, hors procdure). Etant donn qu'il serait difficile de considrer l'affranchissement comme un dbours rparti au marc le franc, le paiement des timbres postaux NE DOIT PAS SE FAIRE DANS LE 467000. Le compte utiliser est un compte de classe 6 en comptabilit gnrale (626100 en principe).
Paiement de l'affranchissement mai 2011
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Manuel de comptabilit avec compta d'engagement (mise jour du manuel le 9 mars 2012) Pour simple info: C'est le compte 709070 qui est utilis en comptabilit dossier et lors du rpertoire de l'acte. Ce compte 709070 a un lien avec le compte 706870 de comptabilit gnrale, dans lequel les frais sont ventils suite aux encaissements.
C- Rglement de frais sans compte fournisseur (charges sociales et classes 6N autres que 60, 61, 62) Le principe est identique celui du paiement des dbours et des frais gnraux si ce n'est que le code fournisseur n'est pas obligatoire dans ce cas.
Rappel concernant les numros de certains comptes 421000 pour les salaires nets payer 431000 pour l'Urssaf 437100 pour Ple emploi 437200 pour les caisses de retraites
D- Quid du paiement dun fournisseur avant rception de la facture ? (fvrier 2011) Gnralits Il peut se produire que vous rgliez le fournisseur avant rception de sa facture (paiement dun transporteur qui vous adressera la facture plus tard , par exemple). Comme il est impossible de saisir une facture dont on ne dispose pas mais que vous tes tenu de mouvementer la trsorerie, lidal est de procder selon le principe indiqu ci-dessous. Principes a) Vous saisirez le paiement avec le compte de trsorerie mais en contrepartie dun compte dattente (option 1 mouvements gnraux). b) A rception de la facture, vous pourrez la saisir normalement (option 4 frais gnraux), mais en utilisant le code journal du compte dattente. Description des consquences de ce principes sur la compta gnrale
a) saisie du paiement b) saisie de la facture consquences Trsorerie 512nnn Crdit Cpte dattente 472nnn Dbit Crdit Compte zro cpte fournisseur 4011nn frais gnraux 6nnnnn Dbit Pointage automatique TVA rcu 445660 Dbit
Paramtrage Crer un compte dattente 472nnn par copie du compte dattente 472000 Crer un code journal rattach ce compte dattente (option 13 de la gestion du fichier des codes) Il semble prfrable de crer un compte dattente (et donc un code journal galement) pour chaque fournisseur dans ce cas. Ceci facilitera le suivi de ces paiements en avance . Nhsitez pas nous contacter si ces manipulations vous paraissent dlicates. Saisie des critures 1re tape : saisir le rglement : Afin de saisir la dpense en trsorerie, exceptionnellement et dans ce cas uniquement, vous utiliserez loption 1 mouvements gnraux du menu de comptabilit : Le code journal indiquer sera celui de la trsorerie Le compte indiquer dans lcran suivant sera le compte dattente Vous nomettrez pas dindiquer le numro du chque mis dans la zone chque si ncessaire. La partie a) du tableau donn en exemple sera donc acheve lissue de la validation.
Un compte 47nnn dbiteur (sens positif) signale que des factures ont t payes mais pas encore rceptionnes (donc pas encore saisies dans le compte du fournisseur).
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2me tape : saisir la facture rception Afin de saisir la facture en conformit avec les principes de la comptabilit dengagement, vous utiliserez loption 4 de la comptabilit frais gnraux : Le code journal indiquer sera celui du compte dattente Les comptes mouvementer seront les comptes habituels (classe 6 et TVA rcuprables par exemple). Le compte fournisseur sera mouvement et point automatiquement. La partie b) du tableau donn en exemple sera donc acheve lissue de la validation.
2) PAIEMENT DE LA T.V.A ET DE LA TAXE FORFAITAIRE

A) Oprations pralables a- Le bouclement de fin de mois Vous devez imprativement avoir en mains ltat de dclaration de T.V.A dit suite la clture mensuelle. Sur ltat de dclaration de T.V.A, vous reporterez les soldes des comptes soumis T.V.A. Le tableau rcapitulatif de la T.V.A peut comporter un lger cart par rapport au total du journal tude. Cet cart est d au fait que, dans le journal, la T.V.A figure ligne par ligne, le total tant la somme des T.V.A rencontres dans la colonne T.V.A , alors que sur le tableau rcapitulatif, le montant de la T.V.A est calcul partir du montant soumis .
b- Concernant le compte 445660 et la dclaration de TVA Principes : Le compte 445660 est aliment quand on enregistre une facture (mme sans effectuer le paiement : car des paiements diffrs) La TVA est rcupre uniquement sur les paiements effectus (et non sur les factures enregistres sans paiement et chance) La dclaration de TVA dite en fin de mois ne fait apparatre que la TVA rcuprable sur les factures payes, et pas celle sur les factures enregistres.
Le relev ou la consultation du compte 445660 par contre, fait apparatre toutes les TVA rcuprables (factures enregistres non payes et factures enregistres et payes)
Consquences : La diffrence qui pourrait exister entre le solde du compte 445660 et le montant de la TVA rcuprer sur ltat de dclaration de TVA provient donc de la diffrence entre les factures payes et les factures saisies non payes. B) criture de rgularisation du compte de T.V.A Concernant la T.V.A, il peut tre ncessaire de procder une criture de rgularisation des comptes au 31 du mois, et sur instruction de l'expert comptable. Principe : Crditer le compte 445500 en contrepartie dun dbit du 445700, dun crdit des 445660 et 445620. Exemple : La T.V.A encaisse prsente un montant de 12000.00- La T.V.A sur biens et services prsente un montant de 2000.00 La T.V.A sur immobilisation prsente un montant de 0.00
Du menu de comptabilit, option 1 Mouvements gnraux .
Vous procderez en deux temps : 1. Temps 1 : crdit du 445500 par un dbit du solde du 445700 2. Temps 2 : dbit du 445500 par un crdit des soldes respectifs des comptes 445660 et 445620.
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Temps 1 : crdit du 445500 par dbit du 445700

Ecran des mouvements gnraux : OD de TVA, cran 1 - juillet 2010
Date
Il sagit de la date de comptabilisation, celle du jour. Vous pouvez la modifier si ncessaire.
Journal Indiquer le code journal OD Oprations diverses . Pice Le numro de pice est automatique, il sagit du numro de lcriture en cours de saisie.
Contrepartie compta (F4) Indiquer le compte 445500 T.V.A paye Montant de contrle Cette zone ne saffiche quaprs la saisie de la zone contrepartie . Vous devez indiquer ici le montant de la T.V.A encaisse au dernier jour du mois d. Appuyer sur Entre lorsque les zones sont vrifies.
Ecran des Mouvements gnraux : OD de TVA, cran 2 - juillet 2010
Informations figurant en haut de lcran Journal : il sagit du code journal indiqu dans lcran prcdent N pice : il sagit du numro de la pice comptable en cours de saisie. Date saisie : il sagit de la date de comptabilisation Montant du contrle : il sagit du montant ventiler, montant indiqu dans lcran prcdent Contrepartie : il sagit du numro de compte de contrepartie Total de la saisie : il sagit du montant que vous avez saisi. Ce montant voluera au fur et mesure des critures saisies. N criture Cette zone est utile pour modifier une ligne dcriture. Ici, ne pas la complter. Ncompte (F4) Indiquer le numro de compte du plan comptable mouvementer en contrepartie de la trsorerie, cest dire du compte indiqu dans les informations figurant au haut de lcran.
ici le compte mouvementer est le 445700 T.V.A encaisse
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Libell Indiquer la nature de lopration telle quelle figurera sur les journaux de comptabilit, par exemple rgularisation OD de T.V.A . Sens Indiquer ici sil sagit dun Crdit (C) du compte que vous venez de saisir ou sil sagit dun Dbit (D) du mme compte.
A loccasion de notre exemple, indiquer D de faon dbiter le compte de T.V.A encaisse 445700 en contrepartie dun crdit du compte de T.V.A paye 445500.
Montant Indiquer le montant de la T.V.A encaisse ventiler Il est inutile de complter dautres zones. F10 permet de valider lcriture saisie.
Ecran des Mouvements gnraux : OD de TVA - juillet 2010
Comment modifier la ligne saisie ? Dans la zone Ncriture , indiquer le n de la ligne modifier, figurant dans la colonne Ecr , dans la partie centrale de lcran. Procder aux modifications puis valider par F10 Comment supprimer la totalit de la pice ? F23 Suppression pice et confirmer par F23 nouveau comme indiqu lcran Lors du retour la mire initiale : vous pouvez saisir une nouvelle criture ou sortir par F7
F5 permet de revenir lcran initial afin de passer la pice suivante
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A ce stade, comment modifier lcriture saisie prcdemment ? inutilisable (dcembre 2011) en cours de rparation (*) F14 Pice prcdente : lcran affiche alors lcriture prcdente. Notez que la touche F15 permet, quant elle, daccder aux pices suivantes . Entre pour accder lcran de saisie Rappeler chaque numro dcriture et appuyer sur Entre Procder aux modifications puis F10 pour valider F5 pour revenir lcran initial (*) Le bug a lieu au moment o vous tentez de valider, le message pice dsquilibre apparat . Il faut alors supprimer la pice par F23 et recommencer lopration dans une nouvelle pice. A ce stade, comment supprimer lcriture saisie prcdemment ? F14 Pice prcdente : lcran affiche alors lcriture prcdente. Notez que la touche F15 permet, quant elle, daccder aux pices suivantes . Entre pour accder lcran de saisie Supprimer la pice par F23 et confirmer par F23 comme indiqu lcran. a) Pour saisir une nouvelle pice : F6 et saisissez une nouvelle criture b) Pour quitter loption : F7
Vous pouvez maintenant passer au temps 2 dbit du 445500 par le crdit des 445660 et 445620
Temps 2 : dbit du 445500 par un crdit des comptes de T.V.A rcuprables 445660 et 445620
Date Il sagit de la date de comptabilisation, en principe la date du jour. Vous pouvez la modifier si ncessaire.
Journal Indiquer le code journal OD Oprations diverses . Pice Le numro de pice est automatique, il sagit du numro de lcriture en cours de saisie.
Contrepartie compta (F4) Indiquer le compte 445500 T.V.A paye Montant de contrle Cette zone ne saffiche quaprs la saisie de la zone contrepartie . Indiquer ici le montant de la T.V.A rcuprable au 31 du mois. Appuyer sur Entre lorsque les zones sont vrifies. Vous accdez alors un deuxime cran Informations figurant en haut de lcran Journal : il sagit du code journal indiqu dans lcran prcdent N pice : il sagit du numro de la pice comptable en cours de saisie. Date saisie : il sagit de la date de comptabilisation Montant du contrle : il sagit du montant ventiler, montant indiqu dans lcran prcdent Contrepartie : il sagit du numro de compte de contrepartie Total de la saisie : il sagit du montant que vous avez saisi. Ce montant voluera au fur et mesure des critures saisies. N criture Cette zone est utile pour modifier une ligne dcriture. Ici, ne pas la complter.
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Ncompte (F4) Indiquer le numro de compte du plan comptable mouvementer en contrepartie de la trsorerie, cest dire du compte indiqu dans les informations figurant au haut de lcran.
Dans notre exemple, les comptes mouvementer sont le 445660 T.V.A sur biens et services et ventuellement le 445620 T.V.A sur immobilisations
Libell Indiquer la nature de lopration telle quelle figurera sur les journaux, par exemple rgul OD de T.V.A . Sens Indiquer sil sagit dun Crdit (C) du compte que vous venez de saisir ou sil sagit dun Dbit (D).
Dans notre exemple, indiquer C pour crditer le compte de T.V.A sur biens 445660 (ou 445620) en contrepartie dun dbit du compte de T.V.A paye 445500.
Montant Indiquer le montant de la T.V.A rcuprable sur les biens et services ventiler Il est inutile de complter dautres zones. F10 permet de valider lcriture saisie et de passer la seconde criture
Comment modifier la ligne saisie ? Dans la zone Ncriture , indiquer le n de la ligne modifier, figurant dans la colonne Ecr , dans la partie centrale de lcran. Procder aux modifications puis valider par F10 Comment supprimer la totalit de la pice ? F23 Suppression pice et confirmer par F23 nouveau comme indiqu lcran Lors du retour la mire initiale : vous pouvez saisir une nouvelle criture ou sortir par F7
F5 permet de revenir lcran initial

A ce stade, comment modifier lcriture saisie prcdemment ? inutilisable (dcembre 2011) en cours de rparation (*) F14 Pice prcdente : lcran affiche alors lcriture prcdente. Notez que la touche F15 permet, quant elle, daccder aux pices suivantes . Entre pour accder lcran de saisie Rappeler chaque numro dcriture et appuyer sur Entre Procder aux modifications puis F10 pour valider F5 pour revenir lcran initial (*) Le bug a lieu au moment o vous tentez de valider, le message pice dsquilibre apparat . Il faut alors supprimer la pice par F23 et recommencer lopration dans une nouvelle pice. A ce stade, comment supprimer lcriture saisie prcdemment ? F14 Pice prcdente : lcran affiche alors lcriture prcdente. Notez que la touche F15 permet, quant elle, daccder aux pices suivantes . Entre pour accder lcran de saisie Supprimer la pice par F23 et confirmer par F23 comme indiqu lcran. a) Pour saisir une nouvelle pice : F6 et saisissez une nouvelle criture b) Pour quitter loption : F7
Dans tous les cas, F7 permet de quitter l'option
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C) Saisie de lcriture de T.V.A et de la taxe forfaitaire Voir la description gnrale de cette option ci-dessus
Du menu de comptabilit : Option 4 Frais gnraux et sur dossiers
EXEMPLE : cran Comptabilit gnrale

Paiement de la TVA et de la taxe forfaitaire par l'option des frais gnraux-VIREMENT MANUEL mai 2011
TVA et taxe forfaitaire sont en principe rgles par virement depuis 2011
3) REMBOURSEMENT OU ANNULATION DE FRAIS GNRAUX VOIR DANS LE CHAPITRE PAIEMENT DES DBOURS
Vous procderez diffremment selon que l'criture aura t valide en trsorerie ou pas (cas du paiement diffr).
Le principe est identique celui de l'annulation des dbours, voir le chapitre (compta dossiers)
4) GESTION DES FACTURES DATE CHANCE (OPTION CRE EN DEC 2010) VOIR LE CHAPITRE PAIEMENT DES DBOURS
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Oprations diverses
Les codes journaux utiliss sont : IMPERATIVEMENT les codes journaux de banque si la trsorerie doit tre mouvemente. Le code journal OD pour mouvementer des comptes autres que des comptes de trsorerie.
1) LES TRANSFERTS DE FONDS

A) Remise despces en banque Tout transfert dans la classe 5 doit transiter par le compte de virement 580000. Cette option mouvemente automatiquement le 580000 dont le solde doit toujours tre gal zro.
Du menu de comptabilit: Option 6 transfert de compte compte
Exemple d'une remise d'espces la banque par le transfert de trsorerie juillet 2010
Date :
Date de lcriture non modifiable
Montant : Montant dposer la banque Libell Nature de lcriture : retrait caisse vers CDC par exemple Depuis : Code journal (F4) : Indiquer le code journal du compte crditer (en dpense) : il sagit de la CAISSE Mode de rglement : ES pour les espces Vers : Code journal (F4) : Indiquer le code journal du compte dbiter (en recettes) : compte de gestion par exemple Valider par F10 F12 donne accs la consultation du 580000 dont le solde est bien zro.
La touche F12 dans l'cran des transferts de trsorerie juillet 2010
B) Transfert de fonds de banque banque Le fonctionnement est identique au prcdent. Exemple, chque CCP dposer sur le compte de gestion. Le solde du compte de virement 580000 doit toujours tre gal zro.
Du menu de comptabilit: Option 6 transfert de compte compte
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Exemple d'une remise par chque dans l'cran des transferts de trsorerie juillet 2010
Date :
La date de lcriture nest pas modifiable
Montant : Montant dposer la banque Libell La nature de l'criture figurera sur le bordereau de remise en banque, il s'agit donc du nom qui figure sur le chque mis. Depuis : Code journal (F4) : Indiquer le code journal du compte crditer (en dpense) : il sagit ici des CCP 514nnn Mode de rglement : CH pour un chque manuel : vous indiquerez le numro de chque mis dans la zone adquate CH pour un virement manuel : indiquer virement dans la zone n de chque facilitera les pointages. LC pour une lettre chque : vous indiquerez le nom de ltude dans le bnficiaire VI pour un Virement automatique (voir le manuel spcifique ce sujet) Vers : Code journal (F4) : Indiquer le code journal du compte dbiter (en recettes) : compte de gestion par exemple tablissement payeur : a) Il sagit dun chque : indiquer le nom de la banque du payeur (il figurera sur la remise en banque) b) Il sagit dun virement ou d'espces : ne rien indiquer
Dans le cadre de notre exemple, vous indiquerez ici CCP afin que le nom de la banque apparaisse sur le bordereau de remise sur le compte de gestion
Valider par F10

F12 permet dafficher la consultation du compte 580000 et de vrifier que le solde est bien zro.
La touche F12 dans l'cran des transferts de trsorerie juillet 2010
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2) CORRECTIONS DANOMALIES DIVERSES

Les anomalies diverses, les anomalies de ventilation non informatises et dites suite au journal tude, les OD de T.V.A, toutes corrections de comptes, lexception des corrections de comptes mouvementant la trsorerie, sont saisies par loption 1 de la comptabilit : Mouvements gnraux sous le code journal OD Oprations diverses .
Voir titre dexemple, lcriture de rgularisation de la T.V.A.
3) SAISIE DES OD AU 31 DCEMBRE DE LANNE PRCDENTE

Cette criture figurera sur ltat de vrification annuelle de comptabilit partir du lendemain (le 3 avril), donc ne pas demander dtat de vrification annuelle de comptabilit le jour mme de la saisie de ces critures (le 2 avril dans notre exemple). Un tableau de bord mensuel de dcembre (99 dans notre exemple) sditera automatiquement le lendemain (le 3 avril)
Attention concernant la validation de ces critures. Le 2 avril 3000, vous saisissez des OD au 31.12.2999, que se passe-t-il au sein de la machine ?
Pour que lcriture soit valide le jour mme et afin de demander l'tat de vrification annuelle le jour mme (le 2 avril) : il faut demander un tableau de bord mensuel de dcembre (99 dans notre exemple) aprs avoir valid lcriture dOD (le 2 avril), ce qui occasionnera la mise jour des fichiers. Cependant, ldition dudit tableau de bord automatique aura tout de mme lieu (le 3 avril).
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EDITIONS ET CONSULTATIONS
tats comptables
1) JOURNAL DES CRITURES DIT JOURNAL TUDE
A) Demande d'dition Le journal des critures est nomm Journal tude . Il comporte toutes les critures et ventilations durant une priode donne au moment de la demande ddition. Ldition du journal verrouille la date de comptabilit au dernier jour de ldition. Il est important de noter que vous ne pouvez pas demander de journal cheval sur deux mois (du 01.01.07 au 15.02.07). Il faut demander deux ditions (du 01.01.07 au 31.01.07 puis du 01.02.07 au 15.02.07).
Du menu de comptabilit, option 13 Journal tude .
DATES DE........ A.......... Il sagit de la priode diter : Indiquer les dates au format JJMMAA, (exemple : DE 010311 A 310311) puis Entre MISE A JOUR DE LA DATE: O a) Pour que la date de comptabilit soit verrouille sur le mois en cours ddition : laisser O (pour Oui). Aucune criture ne pourra plus tre saisie jusqu' cette date comprise (sauf dverrouiller la date comptable) b) Pour ne pas verrouiller la date de comptabilit : taper N (pour Non) CONTROLE DOSSIERS/JOURNAL: O a) Pour un contrle de cohrence (tat des diffrences entre les fonds clients de comptabilit gnrale et les fonds clients de comptabilit dossier) : laisser O (pour Oui) puis appuyer sur Entre b) Si vous ne souhaitez pas de cet tat de contrle : taper N (pour Non) puis appuyer sur Entre Lorsque vous grerez limprimante, ldition du journal portera la rfrence PJOUGG Etat 1 : journal des critures suivi de la rcapitulation Etat 3 : contrle des anomalies de TVA IMPR : les relevs de comptes FIMPR (rfrence PCDG01): correspond au contrle de cohrence des fonds clients
B) Description du journal a) la partie comportant le dtail des critures (voir un exemple de journal ci-dessous) Colonne date Il sagit de la date comptable saisie lcran, et qui nest pas obligatoirement la mme que la date du jour de lcriture dans le cas o vous auriez modifi la date au moment de la saisie. Principe : La date de comptabilit est toujours la date lcran SAUF pour les virements fonds frais. Exemple : Versement dbiteur le 25.05.2010 la date de comptabilisation du 10.05.2010 Consquences : Lcriture de trsorerie en contrepartie du compte client figurera au 10.05.2010. Les virements de frais suite lencaissement du versement seffectueront au 25.05.2010.
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Colonne MV Il sagit du code mouvement , cest dire du type dcriture saisie.

VP VD HC CD FC 90 AM encaissement dune provision , en principe au dbit de la trsorerie et au crdit du compte client 419700 encaissement dun acompte du dbiteur envoi de disponible au client en principe au crdit de la trsorerie et au dbit du compte client 419600. liquidation du dossier. (Option F11 Compte client , ou 10 Liquidation des dossiers ) frais gnraux (option 4 de la comptabilit) ventilation de frais, consquence de la saisie dun rglement client consquence dun encaissement de recette non informatise
Colonne JL Dans cette colonne figurent les codes journaux de trsorerie. A lexception des journaux de trsorerie, les codes journaux suivants peuvent figurer dans le journal : RE : Il sagit dune ventilation suite une criture. OD : Il sagit du journal des Oprations Diverses. Ces critures sont en principe saisies par les mouvements gnraux (anomalies de ventilations, rgularisation de T.V.A, etc.).
Colonne PIECE Il sagit du numro de la pice comptable.

Ce numro peut tre rappel lors dune annulation dcriture : par exemple Annulation pice n1254 , ce qui permet de se reporter cette pice.
Colonne DOSSIER Il sagit des numros de dossiers concerns par lcriture. Colonne COMPTE Il sagit des numros de comptes mouvements par lcriture. Chaque numro de compte est suivi de son intitul dans la colonne suivante. Colonne REFERENCES Il sagit des rfrences du dossier figurant dans la colonne dossier ou des rfrences indiques lcran lors de la saisie de lcriture comptable.
Certaines critures ne comportent pas de rfrences : Il sagit, en principe, des critures de virements suite lencaissement des actes dtachs ou dossiers par loption 5.1 (encaissement avec liquidation)
Colonne INTITULE Il sagit de lintitul du numro de compte indiqu gauche, dans la colonne prcdente. Colonne NATURE Il sagit : Soit du libell indiqu lors de la saisie de lcriture Soit de Reglt clients VT dans le cas dune ventilation automatique suite un encaissement du client. VT signifie Virement . Soit de Rpertoire VT , dans le cas dune ventilation automatique de frais suite au rpertoire dun acte si le dossier comportait des fonds. VT signifie Virement . Colonnes DEBIT/CREDIT Il sagit des crdits et dbits des comptes indiqus dans la colonne dossier/compte .
DESCRIPTION DES TOTAUX AU BAS DE CHAQUE COLONNE

Ligne TOTAL PAGE Il sagit du total de la page.
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Ligne TOTAL PERIODE Il sagit du total de toutes les pages du journal dit pour une priode donne. Le total de la priode dun journal dit du 010110 au 310110 est le total de janvier 2010.
Prsentation du journal tude (attention, ce journal est faux!) janv 2011 (ETAT1)
GEST HELP Version 2 Le 07/01/11 14:23:16 P: 3 par CD N dernire pice: 0031815 ____________________________________________________________________________ | | | | | | |DATE |PIECE|DOSSIER|REFERENCES | NATURE | |MV JL |N EC|COMPTE |INTITULE | DEBIT | CREDIT | |______|_____|_______|_________________________|_____________|_____________| |060111|11226| | / |VIREMENTS PRODUITS TTC | | CD|00002|512000 |Caisse des dpts TEST TL| 25,70 | | | |00001|580000 |Virements internes (trso| | 25,70 | | | | | | | |060111|11227| | / |VIREMENTS PRODUITS TTC | | $A|00002|542000 |COMPTE AFFECTE | | 25,70 | | |00001|580000 |Virements internes (trso| 25,70 | | | | | | | | |070111|11229|CA0022 |TEST CHRISTI/CA |Facture n 1100006 | | VE VE|00007|411000 |Clients facturation | 120,71 | | | |00001|445711 |TVA facture | | 18,13 | | |00004|447010 |Taxe forfaitaire facture| | 9,15 | | |00002|706100 |Actes encaisss soumis | | 41,80 | | |00006|706170 |SCT encaiss | | 6,68 | | |00003|706210 |Dr. Proport.art 13 | | 44,00 | | |00005|706870 |Affranchissement factur | | 95 | | | | | | | |070111|11230|CA0022 |TEST CHRISTI/CA |Facture n 1100007 R | | VE VE|00007|411000 |Clients facturation | | | | |00001|445711 |TVA facture | | | | |00004|447010 |Taxe forfaitaire facture| | | | |00002|706100 |Actes encaisss soumis | | | | |00006|706170 |SCT encaiss | | | | |00003|706210 |Dr. Proport.art 13 | | | | |00005|706870 |Affranchissement factur | | | |______|_____|_______|_________________________|_____________|_____________| | | | |TOTAL PAGE | 238,11 | 238,11 | |______|_____|_______|_________________________|_____________|_____________| | | | |TOTAL PERIODE | 517144,05 | 517144,05 | du JOURNAL ETUDE 2/01/11 au 7/01/11
b) la partie rcapitulation
Prsentation- (ETAT1: rcapitulation) janv 2011 RECAPITULATION | |CLIENTS |FOURNISSEURS |FONDS CLIENTS (DISPO.) |PROVISION |* TOTAL FONDS CLIENTS | |TVA ENCAISSEE | |DEBOURS | |TAXE FORFAITAIRE ENCAISSEE |BANQUES CAISSE CCP | |** DISPONIBLE | |TVA FACTUREE | |TAXE FORFAITAIRE FACTUREE | |PRODUITS FACTURES SOUMIS |PRODUITS FACTURES NON SOUMIS |FRAIS GENERAUX |** RESULTAT EXPLOITATION | |PRODUITS ENCAISSES SOUMIS |PRODUITS ENCAISSES NON SOUMIS | |** AUTRES COMPTES | TOTAL DEBIT | TOTAL CREDIT | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | PERIODE | 329,07 | 12345,00-| 25,70 | | 25,70 | | | | 42,00 | | | 1255,50-| | 786,80-| | 39,69-| | 9,15-| | 202,48-| 95-| 12840,00 | 12636,57 | | | 1,20-| | 1,20 | NNNNNNNNN | NNNNNNNNN | MOIS | 251330,82 | 12345,00-| 25,70 | | 25,70 | | | | 42,00 | | | 1255,50-| | 786,80-| | 36022,68-| | 16681,27-| | 202,48-| 95-| 12840,00 | 12636,57 | | | 1,20-| | 198345,44-| NNNNNNNNNN| NNNNNNNNNN| EXERCICE | 251330,82 | 12464,60-| 296112,82CR| 39117,75CR| 335230,57CR| | 15914,16CR| | 42,00 | | 568,73CR| 1149569,49 | | 817887,38 | | 36022,68CR| | 16681,27CR| | 202,48CR| 95CR| 402314,97 | 402111,54 | | 393132,47CR| 874844,33CR| | 196525,69CR| NNNNNNNNNNN| NNNNNNNNNNN|
Cet tat rcapitule pour la priode (la fourchette de dates dites) et le mois (la totalit du mois dit) les mouvements indiqus ci-dessous. Il est noter que les soldes indiqus en moins sont au crdit du compte. Disponibles crdit du 419600 (compte client), les fonds disponibles. Le solde doit tre crditeur (CR).
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Provision Il sagit du crdit du compte 419700 (compte de provision). Le solde doit tre crditeur (CR) Total fonds client Il sagit du total fonds client 419600 et fonds provision 419700. Le solde doit tre crditeur (CR) T.V.A encaisse Montant de la T.V.A encaisse dans le compte 445700. Le solde doit tre crditeur (CR) T.V.A rcuprable T.V.A rcuprer dans le compte 445660. Le solde doit tre dbiteur (pas de CR) Autres T.V.A Il sagit de la T.V.A dcaisse 445500. Le solde doit tre crditeur (CR) Total T.V.A Il sagit du solde des comptes de T.V.A Taxe forfaitaire Montant de la taxe forfaitaire encaisse dans le compte 445900. Le solde doit tre crditeur (CR) Trsorerie Comptes de trsorerie de la classe 5. Le solde doit tre dbiteur (pas de CR ct de la somme). Couverture Fonds clients additionns au total de la T.V.A et au total de la taxe forfaitaire. Le solde doit tre dbiteur. Si le solde est crditeur (CR), le compte client nest pas couvert par la trsorerie. Produits soumis T.V.A Sommes encaisses soumises T.V.A (comptes de classe 700). Le solde doit tre crditeur (CR) Dbours encaisss Sommes encaisses non soumises T.V.A (comptes 7090). Le solde doit tre crditeur (CR) Dbours dcaisss Dbours pays (comptes 7091) : tmoins, confrres... Le solde doit tre crditeur (CR) Frais gnraux Frais gnraux pays (classe 6). Le solde doit tre dbiteur (pas de CR ct de la somme). Rsultat exploitation Il sagit du total des classes 6 et 7, soit le gain. Autres comptes Il sagit de tous les comptes non comptabiliss dans les rubriques prcdentes (comptes dattente, comptes de classe 2, comptes de prlvements...) c) la partie relevs de comptes A la suite du journal tude sont dits les relevs des comptes mouvements pour la priode du journal. En principe, le montant figurant dans la zone Ancien solde du journal prcdent est gal au montant figurant dans la zone Nouveau solde du journal suivant.
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Journal tude (ETAT 1, relev de comptes) janv 2011
GEST HELP Version 2 RELEVE DE COMPTE DU 2/01/11 AU 7/01/11 Le 7/01/11 14:23:17 Page par CD N dernire pice : 0031815 COMPTA GENE. FOLIO 1/ 1 1
512000 Caisse des dpts TEST TLE _______________________________________________________________________________________________________ | DATE |REFERENCES |DOSSIER| L I B E L L E | DEBIT |CREDIT | ______________________________________________________________________________________________________ |020111 | | | ANCIEN SOLDE | 263131,82 | | | | | | | | | |040111 |CD1120400002| |TC 75 SANS NUM DE DOSSC12365498 | | 22,50 | |040111 |CD1120700002|TEST040|TEST DEBOURS C*0159CDFE1110104120107E1 | | 150,00 | |040111 |CD1121100002|TEST040|TEST 70912 C*0160CDFE1110104125306E1 | | 50,00 | |040111 |CD1121200002| |TEST 7016 C*0161CDFE1110104125524E1 | | 123,00 | |040111 |CD1121400002| |VIREMENTS PRODUITS TTC | |251 001,74 | |050111 |CD1121600002| |TEST DATE CPTA C*0162CDFE1110105124108 | | 888,00 | |060111 |CD1122300002|CA00010|TC PARIS PAR 6.2 467 C121212 | | 22,00 | |060111 |CD1122600002| |VIREMENTS PRODUITS TTC | 25,70 | | | | | | | | | |070111 | | | NOUVEAU SOLDE | 10900,28 | | | | | | CUMUL PERIODE | 25,70 | 252257,24 | | | | | CUMUL ANNEE | 300658,51 | 289758,23 |
d) la partie anomalies de ventilation de recette Avec le journal tude et sa suite est dite la liste des anomalies de ventilations de recette. Si des critures figurent sur ce listing, elles renvoient des numros de pices comportant une incohrence entre le montant de la T.V.A et le montant soumis T.V.A.
CONTROLE DE TVA PAGE:0000 PIECE: 11134 PAGE:0001 PIECE: 11136
Exemple d'anomalies de TVA aot 2010 (ETAT3)

DU 1/08/10 DOSSIER: S00149 DOSSIER: 961241
AU 5/08/10 LE 05/08/10 A 12:17:10 MNT TVA: 49,63CR MNT H T: 17,50CR MNT TVA: 4,86CR MNT H T: 5,58CR
Ces anomalies sur des dossiers ne doivent pas tre corriges. Elles le seront automatiquement lors de la liquidation.
Dans le cas de recettes non informatises, vous devez procder aux corrections par les mouvements gnraux, code journal OD.
La correction dune anomalie de ventilation gnrera son tour une anomalie de ventilation. Dans le cas de recettes informatises, les rgularisations sont automatiques au moment de la liquidation du dossier.
e) la partie contrle de cohrence dossiers/journal et dossiers ractiver

Exemple d'un contrle de cohrence PCDG01 aot 2010 CONTROLE COHERENCE DOSSIERS/JOURNAL LE 5.08.10 A 12.17.06 FONDS CLIENTS DOSSIERS 293664 FONDS CLIENTS JOURNAL 296872ECART FONDS CLIENTS 3208PROVISIONS DOSSIERS 39524 PROVISIONS JOURNAL 39506ECART PROVISIONS 18 ECART TOTAL 3190Ce contrle de cohrence prsente d'normes anomalies!!
Cet tat fait apparatre les diffrences entre les fonds informatiss et les fonds non informatiss. En principe, il ne doit pas exister de diffrences entre les fonds client/provision figurant dans les dossiers et les fonds client/provision de comptabilit gnrale. Cet tat est surveiller rgulirement.
LES DOSSIERS A REACTIVER

Cet tat comprend la liste des dossiers ractiver du fait que la liquidation a t saisie alors que des critures taient en cours de comptabilisation dans ces dossiers. Pour traiter ces dossiers, procder de la faon suivante : Ractiver le dossier : option 2 de la gestion des dossiers ou 23 de la gestion de la comptabilit, puis F10 autres fonctions , puis F14 Activer Procder nouveau la liquidation du dossier par loption 10 de la comptabilit.
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Lorsque vous grerez limprimante, ldition du journal portera la rfrence PJOUGG . Etat 1 : Journal des critures suivi de la rcapitulation Etat 3 : contrle des anomalies de TVA IMPR : les relevs de comptes FIMPR, rfrence PCDG01 : correspond au contrle de cohrence des fonds clients Le formulaire demand sera le L240.
f) la dclaration de TVA Cet tat comprend, au jour de ldition : les T.V.A encaisses dans le compte 445700 quil sagisse de la T.V.A 20.6% (1re ligne) ou de la T.V.A 18.6% (2me ligne). Le montant de la T.V.A rcuprer (compte 445660) Le montant de la T.V.A dcaisser (compte 445500) Le montant des taxes forfaitaires encaisses (compte 445900) Le montant total payer Il est possible, depuis aot 2011 dditer cet tat indpendamment du bouclement de fin de mois ou du journal tude (voir ci-dessous) g) ventilation dbits/crdits fvrier 2012 En fin de journal tude, il a t ajout une page de journal gnral qui ventile les dbits et les crdits sur les diffrents codes journaux. C) Contrle de cohrence fonds clients dit seul Ldition du contrle de cohrence et de la liste des dossiers ractiver peut tre demande indpendamment de ldition du journal tude.
Du menu gnral, option 12 Services , puis 12 Cohrence fonds clients rfrence PCDG01 dans le spool
D) Dclaration de TVA dite indpendamment aot 2011)

Menu de comptabilit, option 14 Etats comptables , puis 8 Dclaration de TVA
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Option 8 Dclaration de TVA (Option et extrait en aot 2011)
GEST HELP Version 2
Le 23/08/11 12:56:21 par CD DU 1/01/11 AU 31/01/11 N pice : 0031825 _____________________________________________________________________ | Produits soumis | Montant H.T | Montant TVA | |___________________|_______________________|_______________________| | T.V.A 19,60 % | 403,34 | 79,05 | |___________________|_______________________|_______________________| Total ........... | 403,34 | 79,05 | 445700 | | | (Dbit) |_______________________|_______________________| T.V.A rcuprer ..(-): 527,06 445660 0,00 445900 _______________________(Crdit) 527,06 ________________________ T.V.A dcaisser ..(=) 448,01Taxe forfaitaire ...(+) 45,60 445900 (Dbit) ________________________ TOTAL A PAYER ......(=) 402,415XXXXX (Crdit)
Dclaration de T.V.A
2) BALANCES COMPTABLES, TABLEAUX DE BORD ET AUTRES JOURNAUX

A) Edition de la balance gnrale La balance donne la liste des soldes des comptes mouvements durant une priode.
Du menu de comptabilit, option 14 Etats comptables Option 1 Balance , puis Entre
Ecran d'dition de la balance gnrale (image du 02.12.2011)
Note du 05.12.2011 Outre leur conservation au format csv (ou pdf si vous y avez souscrit), les balances dossiers et gnrales mmorises dans un fichier aprs chaque descente de produit peuvent tre rdites, voir le manuel de comptabilt rdition des balances . Option, :20 ditions annexes Option 9 contrle de chambre puis option 4 Balances dossiers et gnrales dates antrieures
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Date
Indiquer la date laquelle la balance doit tre arrte.
Compte gnral de Si vous souhaitez ldition dune fourchette de comptes, les indiquer ici Pour avoir tous les comptes : ne rien indiquer Dtail tiers Si O : vous aurez le dtail des comptes fournisseurs compte par compte Si N : le montant global du compte fournisseur
Note du 02.12.2011 : La balance au format csv affichera, quel que soit votre choix, la totalit des codes tiers rattachs aux comptes fournisseurs
Imprimante Vous pouvez modifier l'imprimante affiche qui est l'imprimante des tats comptables par dfaut
Vous trouverez ldition de la balance, dans le spool de l'imprimante, sous la rfrence BALANCE_GE. Il faudra vrifier que les totaux sont quilibrs.
Edition suspendue Si O, le fichier sera HLD (suspendu) dans le spool de l'imprimante Conversion PDF : Si O, et condition que vous disposiez de ce logiciel l'tude, le fichier sera converti au format .PDF (adobe Reader) et copi dans le rpertoire indiqu au bas de lcran : K:\ghhpdffy\balance\aaaaIMPRxxxx.pdf, o aaaa reprsente l'anne. Fichier ASCII dans K:\ghhcpta\balance\<user>\balaammjj.csv Le processus de conversion de cette balance au format .csv est automatique. L'dition est copie dans le rpertoire K:\ghhcpta\balance\<user>\balaammjj.csv o <user> est le dossier de l'utilisateur. Ceci peut vous permettre de l'ouvrir avec Excel ou de l'envoyer en pice jointe vos cabinets de comptabilit, par exemple.
Le nom de la balance au format .csv est constitu ainsi : balsaammjj.csv, o s=sicle , aa = anne , mm= mois, jj=jour arrt sur la balance. Note du 02.12.2011 concernant le format csv 1/ lorsque vous ouvrirez le document sous excel, vous ne pourrez pas utiliser toutes les fonctions excel (somme) 2/ les tiers sont dtaills sur la csv mme si on a indiqu N dans la zone dtail tiers lors de la demande d'dition 3/ les codes tiers n'apparaissent pas sur la csv,mais le libell "fournisseurs gnraux"
B) Edition du tableau de bord mensuel Le tableau de bord mensuel est une balance faisant ressortir les dbits et crdits de chaque compte mouvement ainsi que le solde des comptes sur le mois et lexercice. Ne le confondez pas avec le tableau de bord annuel ou le tableau de bord standard.
Le tableau de bord mensuel comporte 5 tats (janvier 2011) Balance gnrale Balance du mois Disponible tude (5-41) Rsultat de gestion (7-6) Rsultat de trsorerie (produits charges)
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Il doit tre dit imprativement tous les mois, en fin de mois.

Du menu de comptabilit, option 14 tats comptables Option 2 Tableau de bord mensuel
Donner le mot de passe Indiquer le mot de passe, puis Entre

Vous aurez droit deux essais. Si vous chouez lissue du second essai, l'cran reviendra la mire douverture et tous les utilisateurs recevront un message les avertissant quun utilisateur a tent ldition dun tableau de bord.
DATE : Indiquer la date (en gnral en fin de mois), puis appuyer sur entre . Dans le spool limprimante, le tableau de bord dit porte les rfrences TAB-BORD . Il vous faudra librer les 3 lignes dont ldition est automatiquement suspendue. C) Edition du tableau de bord annuel
Du menu de comptabilit, option 14 Etats comptables Option 4 Tableau de bord 12 mois
Le tableau de bord annuel permet de comparer les comptes de lanne avec ceux de lanne prcdente.
Pour que le tableau de bord annuel permette cette comparaison, les tableaux mensuels de lanne prcdente doivent imprativement avoir t demands chaque fin de mois durant lanne prcdente.
Donner le mot de passe Indiquer le mot de passe qui vous a t confi lors de la formation, puis appuyer sur Entre
Vous aurez droit deux essais. Si vous chouez lissue du deuxime essai, votre cran reviendra la mire douverture et tous les autres utilisateurs recevront un message leur indiquant quun utilisateur a tent ldition dun tableau de bord.
Veuillez indiquer la date limite de traitement Indiquer la date ddition du tableau de bord, en principe une date de fin de mois. Composez votre dition a) Pour comparer le solde du mois en cours et celui de lanne prcdente : Indiquer O (pour Oui) sur la ligne Impression mois anne en cours Indiquer O (pour Oui) sur la ligne Impression mois anne prcdente puis Entre b) Pour comparer le solde du mois en cours, celui de lanne prcdente et le solde de lanne en cours : Indiquer O (pour Oui) sur la ligne Impression mois anne en cours Indiquer O (pour Oui) sur la ligne Impression mois anne prcdente Indiquer O (pour Oui) sur la ligne Impression exercice en cours puis Entre c) Pour comparer les soldes du mois en cours, du mois de lexercice prcdent ainsi que les soldes de lexercice prcdent et de lexercice en cours : Indiquer O (pour Oui) sur la ligne Impression mois anne en cours Indiquer O (pour Oui) sur la ligne Impression mois anne prcdente Indiquer O (pour Oui) sur la ligne Impression exercice en cours Indiquer O (pour Oui) sur la ligne Impression exercice anne prcdente puis Entre Donner le mot de passe Indiquer nouveau le mot de passe qui vous a t confi lors de la formation, puis Entre
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Lorsque vous grerez limprimante, vous trouverez le tableau de bord annuel dit sous les rfrences TAB-BORD (tat des comptes de trsorerie), TAB-BORD-ST (tableau de bord de la Chambre), RES-GEST (rsultat de gestion faisant tat des comptes de rsultat). Il faudra librer le tableau de bord dont l'dition est systmatiquement suspendue. D) tat de la taxe forfaitaire
Exemple ddition juillet 2010
3/07/09 Mois de I I Date I 15/05/09 I I 15/05/09 I ETAT JUSTIFICATIF DE LA TAXE FORFAITAIRE. slection : 09/05 VIREMENTS Dossier Rfrences TEST470 RGLT. CLIENTS PAGE | I I I I I I I IMPUTATIONS Montant I Nature acte Date Cot TTC 9,15 I DEM / I COMMANDEMENT SAISIE 15/05/09 124,65 9,15 I DEM /DEF 18,30
VT
TEST460 RGLT. CLIENTS VT TOTAL GENERAL ****
Il est possible dditer un tat comportant les virements et imputations effectus au titre de la taxe forfaitaire, date par date, dossier par dossier.
Du menu de comptabilit, option 20 ditions annexes Option 2 tat taxe forfaitaire
Anne et mois de slection Indiquer le mois et lanne concerns par ldition de ltat de la taxe forfaitaire, puis Entre . Il faudra ensuite grer limprimante o ldition portera la rfrence TAXE_FORF Cet tat peut tre converti au format .pdf (voir Gest'Help pour cette demande). E) Edition du tableau de bord standard Voir le chapitre traitant du contrle de chambre F) Les journaux de vente, achats, OD, etc. (janvier 2011)
Du menu de comptabilit, option 14 Etats comptables Option 6 Edition d'un journal
Cette option permet d'diter notamment le journal de ventes (code VE), le journal des achats (code AC) et le journal des OD (Oprations diverses).
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G) Le journal des dcaissements. (aot 2011)

Du menu de comptabilit, option 14 Etats comptables Option 7 Journal des dcaissements
Option 7 journal des dcaissements (Option et extrait en aot 2011)
GEST HELP JOURNAL Le 23/08/11 12:47:49 P: 4 Version 2 des dcaissements par CD du 1/01/11 au 31/01/11 N dernire pice: 0031825 _____________________________________________________________________________ |DATE |PIECE |DOSSIER|REFERENCES | NATURE | | JL |REF. |COMPTE |INTITULE | DEBIT | CREDIT | | CD| |467000 Dbours encaisss | 25,25 | | | | |512000 Caisse des dpts TEST T | | 25,25 | |240111|F0000653|CA0025 | TEST CHRISTINE, PA/ | TEST TIERS H | | CD| |467000 Dbours encaisss | 11,36 | | | | |512000 Caisse des dpts TEST T | | 11,36 | |280111|F0000657| | / | AFR | | CD| |626100 Affranchissements | 150,00 | | | | |512000 Caisse des dpts TEST T | | 150,00 | |280111|F0000659| | / | AFR 2 | | CD| |626100 Affranchissements | 145,00 | | | | |512000 Caisse des dpts TEST T | | 145,00 | |280111|F0000662|CA0002 | JE SUIS SUBSTITUEE/ COM|TADETERRROY A SUBSTITUE | | CD| |622600 Honoraires non rtrocd | 28,89 | | | | |445660 TVA sur biens dductible | 5,66 | | | | |622600 Honoraires non rtrocd | 28,89 | | | | |512000 Caisse des dpts TEST T | | 63,44 | |280111|F0000664| | / | TEST | | CD| |709160 Confrres hors compt.(DA | 50,00 | | | | |512000 Caisse des dpts TEST T | | 50,00 | |280111|F0000666| | / | TST DZI MA | | CD| |455100 Compte courant | 250,00 | | | | |512000 Caisse des dpts TEST T | | 250,00 | |280111|F0000667| | / | PREL PERSO | | CD| |455100 Compte courant | 800,00 | | | | |512000 Caisse des dpts TEST T | | 800,00 | | | | TOTAL PERIODE | 17172,33 | 17172,33 | RECAPITULATION _____________________________________________________________________________ | | DEBIT | CREDIT | SOLDE | |421000 Personnel net payer | 300,00| 0,00| 300,00 | |431000 Scurit Sociale | 120,00| 0,00| 120,00 | |445660 TVA sur biens dductible | 527,06| 0,00| 527,06 | |455100 Compte courant | 1050,00| 0,00| 1050,00 | |467000 Dbours encaisss | 707,10| 0,00| 707,10 | |512000 Caisse des dpts TEST T | 0,00| 17172,33| 17172,33-| |600000 Report Frais Gnraux | 13057,00| 0,00| 13057,00 | |605000 Petit Matriel | 200,00| 0,00| 200,00 | |606100 Eau - Gaz - Electricit | 250,00| 0,00| 250,00 | |615200 Entretien Locaux | 0,00| 0,00| 0,00 | |622600 Honoraires non rtrocd | 97,78| 0,00| 97,78 | |626100 Affranchissements | 295,00| 0,00| 295,00 | |709000 Dbours encaisss | 152,45| 0,00| 152,45 | |709140 Droits Greffe (DAS GREFF | 162,45| 0,00| 162,45 | |709160 Confrres hors compt.(DA | 253,49| 0,00| 253,49 | | TOTAL PAGE | 17172,33| 17172,33| 0,00 | | TOTAL PERIODE | 17172,33| 17172,33| 0,00 |
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H) Etat de passage compta dengagement/trsorerie-dclaration 2035 (fvrier 2012) Il sagit dun tat justificatif de passage de la comptabilit dengagement la comptabilit de trsorerie pour ltablissement de la 2035. Cet tat, trs important, reprend les mouvements comptables sur la priode demande et les retraite de faon aboutir la comptabilit de trsorerie sur la priode. Cest un document obligatoire pour lagrment des logiciels comptables. Il sortira en outre automatiquement lors de la clture mensuelle en remplacement du tableau de bord de trsorerie. Pour toute explication plus pointue concernant ce nouvel tat, voir avec votre expert comptable ou avec Thierry Laidet.
Du menu de comptabilit, 14 tats comptables , puis option 9
Etat de passage compta dengagement/trsorerie (fvrier 2012)
Edition dun journal : Si O pour oui, un journal des retraitements est dit en sus de ltat de passage. Lorsque le traitement de ltat est termin, le message suivant apparat sur lcran demandeur.
Vous trouverez alors les tats suivantes dans le spool :
DCETR06PR, rfrence BAL-CE_TR Il sagit de ltat de passage ETAT1, rfrence JNAL-RETR Il sagit de ltat de retraitement
Vous trouverez un tat au fomat .csv ouvrable avec excel dans le dossier suivant : K/ghhcpta/balance/<user>/cetr<periode><aammjj>.csv : (CETR1112120213.csv, par exemple). User : initiales de la personne qui a ouvert la session et a demand ldition Priode : 1112, par exemple correspond dcembre 2011 aammjj : 120213, par exemple correspond au jour de la demande ddition
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3) RELEVS DE COMPTES
Les relevs de comptes vous permettent dditer la liste des critures ayant mouvement un compte, et ce dans une fourchette de dates que vous indiquerez.
Du menu de comptabilit, 14 tats comptables , 3 Relev de comptes Type de comptabilit : G, puis Entre
DATES : de...... Indiquer ici une fourchette de dates limites ddition du relev de compte. COMPTE GENERAL : DE...... a) Pour diter le relev de tous les comptes : ne rien indiquer b) Pour diter un relev pour une fourchette de comptes : Indiquer le numro du premier compte dans la zone DE Indiquer le numro du dernier compte dans la zone A c) Pour diter le relev dun unique compte Indiquer dans les deux zones, le mme numro de compte COMPTE TIERS : DE...... a) Pour diter un relev de comptes utilisant des sous-comptes (fournisseurs ou confrres par exemple) Indiquer le premier code (fournisseur ou confrre) dans la zone DE Indiquer le dernier code (fournisseur ou confrre) dans la zone A b) Pour diter un relev dun autre type de comptes : ne rien indiquer N DE DOSSIER : DE...... Ne rien indiquer. NIVEAU DE DETAIL: DOSSIER N (pour Non) doit figurer dans cette zone. NIVEAU DE DETAIL: TIERS a) Pour diter un relev des comptes utilisant des sous-comptes (fournisseurs ou confrres par exemple) Indiquer O (pour Oui) Pour le relev de tous les tiers concerns. Indiquer N (pour Non) si vous ne le souhaitez pas. b) Pour diter le relev dun compte nutilisant pas de comptes de tiers : N doit figurer dans cette zone NIVEAU DE DETAIL: COMPTE O (pour Oui) doit toujours figurer dans cette zone EDITION DES COMPTES SANS ECRITURE a) Pour diter le relev, mme si le compte ne comporte pas dcritures : Taper O (pour Oui) puis Entre b) Pour diter le relev uniquement dans le cas o le compte serait mouvement : Taper N (pour Non) puis Entre Pour une autre slection frapper 2 puis appuyer sur Entre a) Pour ldition dun unique relev : Entre b) Pour ldition dun second relev : Entre et procder de mme pour un autre compte Lorsque vous grerez limprimante, vous trouverez le relev du compte sous la rfrence RELEV-CPT
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4) LISTES DE DOSSIERS
A) Inventaire des dossiers Linventaire des dossiers, auquel on prfre gnralement la balance dossiers, est un tat faisant apparatre pour tous les dossiers de ltude et la date de demande de ldition : Le montant total des recettes Le montant de la T.V.A Le montant du solde de la provision Le montant du solde du disponible
Exemple d'une dition de l'inventaire des dossiers (aot 2010)
LE 3.07.09 -*INVENTAIRE DES DOSSIERS *************** SELECTIONS POUR CE TRAVAIL **************** TIERS SELECTIONNE TEST DU DOSSIER AU DOSSIER NIVEAU D'ACTIVITE SELECTION DATES 9 9999 LE 3.07.09 -*INVENTAIRE DES DOSSIERS DOSSIER LIBELLE MNT RECETTES I00771 GESTAF ASSOCIATI 0,00 Matre CLIENT TEST TEST42 DEMENT TEST DEF 262,59CR Matre CLIENT TEST TEST43 DEMANDEUR LEDEFER 0,00 Matre CLIENT TEST TEST80 DEMANDEUR T DEFEND 76,13CR Matre CLIENT TEST TEST81 DEMANDEUR DEFEND 60,40CR Matre CLIENT TEST TEST88 DELETANG DUPONT 0,00 Matre CLIENT TEST TEST89 CLIENT TEST BIDON 158,00CR Matre CLIENT TEST TEST90 CLIENT TEST BID 0,00 Matre CLIENT TEST 9TEST0 DEM DEBITEURON 0,00 Matre CLIENT TEST 901740 DEM LEDEFER 101,32CR Matre CLIENT TEST 901746 DEM LE DEFU 150,00CR Matre CLIENT TEST 901747 DEM LE DEFEN 31,67 Matre CLIENT TEST 901760 DEM DEFAITN 0,00 Matre CLIENT TEST ***** T O T A U X : 776,77CR NOMBRE DE DOSSIERS : 13 MNT T.V.A 0,00 24,96CR 0,01CR 14,74CR 11,60CR 0,00 0,00 0,00 0,00 18,07CR 0,00 6,21 0,00 63,17CR -**GH
-*-
PAGE
*G
MNT PROVISION MNT DISPONIBLE 1500,00 4,43 DENONC PROC SAISIE CONS /ATS 0,00 0,00 PV SAISIE-VENTE 150,00 8,63 COMMANDEMENT SAISIE VTE 0,00 0,00 TEST LWRA L725 BIS 0,00 0,00 TEST JUGT APPEL EXEC PROV 150,00 142,17 COMMANDEMENT SAISIE VTE 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
0,00 0,00 SOMMATION DE PAYER 0,00 0,00 0,00 0,00
0,00 0,00 SOMMATION DE PAYER 1800,00 155,23
EN-COURS 0,00 LE 300806 287,55 LE 160309 0,00 LE 220708 90,87 LE 130309 72,00 LE 130309 0,00 LE 180708 158,00 LE 000000 0,00 LE 000000 0,00 LE 000000 119,39 LE 280708 150,00 LE 000000 0,00 LE 000000 0,00 LE 230609 877,81
Du menu de comptabilit, option 20 ditions annexes Option 3 Inventaire des dossiers
entrer un tiers a) Pour linventaire de tous les dossiers de ltude : ne rien indiquer b) Pour linventaire des dossiers dun client uniquement : indiquer dans les deux zones : le code du client entrer le premier dossier a) Pour linventaire de tous les dossiers de ltude : ne rien indiquer b) Pour linventaire des dossiers commenant par un certain numro : taper ce chiffre dans cette zone : 1 par exemple. Entrer le dernier dossier a) Pour linventaire des dossiers sans les actes dtachs : taper 899999 dans cette zone b) Pour linventaire des dossiers avec les actes dtachs : ne rien indiquer c) Pour linventaire des dossiers commenant par un certain numro : Vous aviez indiqu ce chiffre dans la zone Entrer le premier dossier Indiquer ce mme chiffre suivi de cinq 9 dans cette zone : 199999 par exemple. Niveau dactivit Ne rien indiquer
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Date de cration: de...a a) Pour tous les dossiers actifs ltude sans autre critre : valider par F1 b) Pour linventaire des dossiers crs dans une fourchette de dates : indiquer ces dates puis valider par F1 B) Dossiers comportant du disponible (ditions slectives) Pour diter la liste des dossiers comportant du disponible, afin de traiter les envois de disponibles manuels.
Du menu gnral: option 1 Gestion des dossiers Option 19 ditions slectives
Edition slective des dossiers comportant du disponible- ECRAN 1- juillet 2010
Tiers (F4) a) Pour la liste des dossiers dun client donn : Indiquer le code du correspondant concern (vous pouvez le rechercher par F4). b) Pour la liste de tous les dossiers comportant du disponible quel que soit le client : Ne rien indiquer dans cette zone Dossiers de:........ ........ Puisque vous ne souhaitez pas traiter les actes dtachs : Ne rien indiquer dans la zone de Taper 899999 dans la zone Dernier acompte postrieur ......-antrieur ........ a) Pour diter la liste des dossiers sans tenir compte de la date du dernier versement du dbiteur : Ne rien indiquer dans cette zone b) Pour diter la liste des dossiers en tenant compte de la date du dernier versement dbiteur : Complter un de ces zones ou les deux zones avec des dates sous le format JJMMAA Au lieu dune date, le critre peut porter sur la dernire dition ou le dernier acte rgularis : a) Pour traiter les dossiers en fonction du dernier acompte et du dernier acte rgularis : Indiquer DR dans la zone adquate b) Pour traiter les dossiers en fonction du dernier acompte et du dernier acte dit : Indiquer DE dans la zone adquate Disponible suprieur ........... -infrieur ........ a) Pour diter la liste des dossiers quel que soit le montant du solde disponible Ne rien indiquer dans cette zone, mais appuyer sur Entre b) Pour traiter uniquement la liste des dossiers dont le disponible correspond un montant : Indiquer une somme dans une des zones ou dans les deux puis appuyer sur Entre
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ECRAN 2
Cet cran permet de slectionner lordre ddition des dossiers : a) Pour diter les dossiers concerns dans lordre des numros : Taper O devant la zone par N dossier , puis Entre b) Pour diter les dossiers concerns dans lordre alphabtique des dfendeurs : Taper O devant la zone Nom du dfendeur , puis Entre c) Pour diter les dossiers concerns dans lordre des secteurs : Taper O devant la zone par Code postal du dfendeur , puis appuyer sur Entre d) Pour diter les dossiers concerns dans lordre des rfrences du correspondant : Taper O devant la zone rfrence client , puis Entre e) Pour diter les dossiers concerns dans lordre des codes des correspondants : Taper O devant la zone Tri par code tiers , puis Entre
ECRAN 3
Actes/lettres diter pour les dossiers slectionns a) Vous souhaitez uniquement ldition de la liste : Entre b) Pour programmer un ou plusieurs courriers (ou actes) pour les dossiers slectionns : Indiquer le code des actes ou lettres programmer dans chacun des dossiers, puis Entre Lorsque la liste est traite par le systme, le message Edition slective des dossiers termine apparat sur lcran demandeur : a) Si vous naviez pas programm dditions d'actes ou de courriers : Entre Grer limprimante o les ditions slectives portent la rfrence PETA01 b) Vous aviez programm des ditions d'actes ou de courriers : Entre Prenez loption 13 Edition des actes pour demander ldition des documents programms dans les dossiers slectionns. Grer ensuite limprimante. C) Liste mensuelle des disponibles prvoir (via un tableur Excel) Cette option permet dditer une liste de dossiers via un tableur de type Excel. Il sagit de la liste de tous les dossiers dun client arrte la date indique par lutilisateur lors de la demande.
Du menu de gestion des dossiers, option 7 travaux spciaux Option 3 prvision envoi disponibles (tableur)
Principe : La liste est rapatrie sous un format Excel dans Windows, dans le rpertoire suivant : K:\ghhtab\<user>\disp<annemois>. Toute demande effectue par un utilisateur sur une priode crase lventuelle demande prcdente du mme utilisateur sur la mme priode. Utilisation : Loption 1 permet dindiquer vos critres de slection. Lorsque la liste est prte tre visualise, un message apparat sur lcran demandeur. Loption 2 permet dafficher la liste sous Excel et de la modifier, imprimer D) Edition des fonds envoys aux clients (analyse fonds envoys) Cette option permet dditer la liste des dossiers dans lesquels des fonds ont t adresss aux clients, titre de disponibles ou de rglements.
Du menu de comptabilit, option 20 ditions annexes Option 4 Statistiques puis option 3 Analyse fonds envoys
Code tiers (*). a) Pour la liste des fonds adresss tous les clients : ne rien indiquer b) Pour la liste des fonds adresss un client particulier : Indiquer son code (possibilit de rechercher par F4)
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Dossiers de :............ Indiquer dans la zone de , le premier chiffre du numro de dossier : 1 par exemple Indiquer dans la zone , le premier chiffre du numro de dossier suivi de cinq 9: 199999 par exemple (de faon traiter uniquement les dossiers commenant par 1) Dates. Indiquer la fourchette de dates analyser Nb de caractres pour prsentation dossiers Pour avoir la totalit du numro de dossier, indiquer 6 (pour 6 chiffres) Pour avoir uniquement les 2 premiers numros, indiquer 2 Le fichier est ensuite envoy dans le rpertoire indiqu au bas de l'cran. Description de l'tat : 3 colonnes : fonds envoys, fonds reus du client (VP), montant reus des dbiteurs En ligne totaux sur les 1, 2,.., ou 6 caractres du dossier Se fait par analyse du grand livre, donc valable sur un exercice en cours.
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Exemple d'dition de la liste des fonds envoys juin 2010 Fonds envoys du 01/06/2010 au 30/06/2010 le 30/06/2010 | Dossier Fonds envoys |Rglements du client Reus des dbiteurs | S0 | 4.794,34 | 1.977,73 | 23.676,45 | T0 | | | | TOTAL | 4.794,34 | 1.977,73 | 23.676,45
E) Liste des dossiers avec motifs de non rglement (spcifique URSSAF) Ce traitement permet, la demande de lURSSAF, de lister les dossiers avec des motifs de non-rglement lURSSAF qui souhaite quun versement du dbiteur ou un versement direct soit peru dans les trois mois de la date douverture du dossier. En labsence de versement de fonds, lURSSAF tient en connatre la raison. a) Paramtrage dans le fichier des tiers :
Infos complmentaires Autres paramtres
1.Paramtrage de la variable, ou des variables comportant les motifs de non-rglement indiqus en mise jour des dossiers Complment cl : META20VARIABLENN (o nn est un numro de squence, chaque squence pouvant comporter jusqu 30 variables). Infos mmorises : Liste des variables 2.Paramtrage de la renote agenda, ou des renotes agenda devant figurer sur les listes Complment cl : META20AGENDANN (o nn est galement un numro de squence) Infos mmorises : Indiquer les codes des actes, lettres ou actions renots lagenda b) Traitement
Du menu gnral, option 1, puis 17 Autres listes, Option 5 Edition dossiers ouverts + 3 mois avec motif non rglt
Code client : Indiquer le code client concern. Celui-ci doit avoir t paramtr auparavant.
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Dates douverture des dossiers : Indiquer une fourchette de dates traiter Avec motif de non-rglement : OUI est indiqu par dfaut, le programme vrifie les variables et en leur absence il vrifie les renotes. Si NON, le programme vrifie uniquement les dossiers sans variables ni renotes. Editions En l'absence de fonds dans les dossiers concerns, le programme vrifie si les variables motif de nonrglement paramtres sous META20VARIABLENN existent dans les dossiers Si ces variables nexistent pas dans les dossiers, le programme vrifie alors si les renotes agenda paramtres sous META20AGENDANN existent. Si ces variables existent dans les dossiers, le programme ne vrifie pas les renotes. Listes imprimes La liste est dans lordre des communes, puis des dfendeurs, puis des numros de dossiers. Elle comporte le nombre de dossiers par commune et un saut de page entre chaque commune. Dossiers ouverts avec motifs de non-rglement : Il sagit de la liste des dossiers qui comportent au moins une des variables paramtres en META20VARIABLENN. Si le dossier comporte galement des actions paramtres en META20AGENDANN, ces dernires sont imprimes sur la liste ainsi que le texte de commentaire ventuel. Aucun dossier slectionn Cette liste est dite dans le cas o aucune action, aucune variable ou aucun dossier nexisteraient dans la slection faite au moment de ldition. Dossiers ouverts sans motif de non-rglement : Cette liste est dite dans le cas o lutilisateur aurait indiqu NON dans la zone avec motif de non-rglement au moment de la demande ddition.
F) Statistiques de type Sofiliance

Option 7 du menu statistiques. Ncessitant un paramtrage particulier, merci de contacter Gest'Help.
Autres listes de dossiers dans le manuel gnral d'utilisation (tableur, ditions slectives, etc.)
5) RSULTATS ET BNFICES
A) Chiffre d'affaires par client a) Demande de ldition Le chiffre d'affaires par client permet de connatre le montant rapport par ce client. La liste est dite dans lordre des codes clients.
Du menu de comptabilit, option 20 ditions annexes Option 4 statistiques puis option 2 Chiffre daffaires par client
Date du :......au...... a) Pour diter le chiffre daffaires dans une fourchette de dates : Complter les zones du....au.... b) Pour diter le chiffre daffaires jusqu la date du jour Ne pas complter la zone de Indiquer dans la zone la date du jour
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Code client de :............ a) Pour le chiffre d'affaires de tous les clients : ne rien indiquer b) Pour le chiffre d'affaires dun client particulier : indiquer son code dans les zones de et Dossiers de :............ a) Pour traiter dossiers et actes dtachs : Ne rien indiquer dans ces zones F10 pour valider b) Pour traiter uniquement les dossiers : Ne rien indiquer dans la zone de Indiquer dans la zone : 899999 F10 pour valider c) Pour traiter uniquement les actes dtachs : Indiquer dans la zone de : 9 Indiquer dans la zone : 999999 F10 pour valider d) Pour traiter une fourchette de dossiers : Indiquer dans la zone de , le premier chiffre du numro du 1er dossier : 1 par exemple Indiquer dans la zone , le premier chiffre du numro du dernier dossier suivi de cinq 9: 199999 par exemple (de faon traiter uniquement les dossiers commenant par 1) F10 pour valider A la fin du traitement, le message suivant apparat sur lcran qui a fait la demande : Travail CA-CLIENT termin le 02/04/07 09:59:26 Appuyer sur Entre pour revenir dans un cran de travail En gestion d'imprimante, le chiffre d'affaires est le fichier DANA05PR , rfrence CA-CLIENT b) Description du document dit
Exemple ddition du chiffre d'affaire par client juillet 2010
! ! ! ! ! ! ... ANALYTIQUE - C.A PAR CLIENT ... DU 1/01/09 AU 2/07/09 CODE TIERS A 999999999 DOSSIERS A 899999 CODE TIERS ! LIBELLE ! PRODUIT SOUMIS ! PRODUIT ! ! ! A T.V.A ! NON SOUMIS ! DUPONT ! DUPONT ! 0 ! 33 ! TEST ! Matre CLIENT TEST ! 1.731 ! 664 ! 8755666 ! Matre DURAND Agns ! 71 ! 0 ! 9 ! Divers ! 2.681 ! 67 ! T O T A L ! 4.484 ! 765 ! PAGE 1 | RATIO EN-COURS/PDT ! SOUMIS ! NON SOUMIS! % ! 824,67% ! 15,07% ! 105,98% ! % ! % ! 3,57% ! 34,08% ! 16,70% ! 261,68% !
Produits soumis T.V.A Sommes encaisses soumises T.V.A Produits non soumis T.V.A Sommes encaisses non soumises T.V.A (dbours divers, taxe forfaitaire.) Ratio produits soumis Rapport entre les sommes encaisses et les frais restant dus. Plus le pourcentage est lev, moins le client est bon payeur. Ratio produits non soumis Le ratio fonctionne lidentique du prcdent, mais pour les sommes non soumises T.V.A.
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c) Analyse du document Vous pouvez comparer les chiffres obtenus sur la balance client avec ceux obtenus sur le chiffre daffaires par client. Si vous prenez chaque total, que vous le multipliez par le pourcentage indiqu (multiplier par 0.07 pour un pourcentage de 7%), vous obtiendrez le solde d sur la balance client. Si vous remarquez une petite diffrence, celle-ci peut tre due aux nombres de dcimales ou la T.V.A dont le taux nest peut-tre pas celui en cours pour tous les frais dus. B) Rsultat par client/dossiers (C.A et retour fonds)
Du menu de comptabilit, option 20 ditions annexes Option 4 statistiques
Cet tat est constitu partir des chiffres figurant dans le grand livre et ne doit donc pas couvrir une priode antrieure la date du bouclement dexercice (en principe le 1er janvier de lanne en cours) Cet tat statistique par client fait ressortir, dans lordre des numros de dossiers : Les disponibles envoys Les rglements envoys (sommes envoyes lors de la liquidation du dossier) Les honoraires encaisss hors taxe Les frais de procdure encaisss hors taxe Les dbours dcaisss, donc pays au dbit de 467 en compta engagement Les dbours encaisss Le solde des dbours, soit la diffrence entre les colonnes dbours encaisss et dbours dcaisss , attention aux sommes en ngatif ! Ces informations permettent de comparer ce que vous rapporte un client et ce que vous lui adressez. C) Balance client (tat des frais dus par client) Cette option permet de prendre connaissance de la totalit des dbits et de la totalit des crdits rattachs un client, actes dtachs et dossiers confondus. Seuls les clients cods seront traits.
Du menu de comptabilit, option 20 ditions annexes Option 1 tat des frais dus par client
Date de calcul : On peut calculer les frais dus une date antrieure (postrieure cependant au dernier archivage).
Le 14/11/11 Etat des frais dus par client - 14 novembre 2011 10:03:51 Au 11/10/11 ________________ Factur Rgl Page : 0021 Solde du
Nom du client TRESOR PUBLIC 55 TRESOR TEST AMENDES TRESORERIE BAR-LE-DUC TRESORERIE BAR-LE-DUC TRESORERIE PRINCIPALE TRESORERIE PRINCIPALE DE TRESORERIE SAINT-BRIEUC VILLE TRIBUNAL DE POLICE DE VESOUL U P C U R S A F U.R.S.S.A.F. URS UNION DE RETRAITE DES SALARIES URSSAF de la Vienne URSSAF CONTENTIEUX GENERAL Yy klklkl
452,04 3,99 10,06 33,40 118086,19 993,63
15,53
436,51 3,99 10,06
33,40 49511,89 993,63
68574,30
153,15 153,15-----------------------------------710387,35 468121,94 242265,41 Dont TVA : 15174,48 Dont TAXE FORFAITAIRE 6984,44 Dont DEBOURS 148980,17
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Ds que vous choisissez cette option, le travail est lanc sans autre manipulation. Il faut ensuite grer limprimante o ldition porte la rfrence BAL-CLIENT. Colonne factur Il sagit de la totalit des frais facturs pour le client indiqu sur la mme ligne. Colonne Rgls Il sagit de la totalit des fonds encaisss, soit des provisions adresses par ce client. Colonne Solde d a) Si le montant est positif : il sagit du solde des frais dus (total crdit moins total dbit). b) Si le montant est en ngatif : il sagit du solde de la provision qui nest pas encore absorbe par les frais. D) Analytiques par comptes Pour connatre lapport (montant des frais encaisss) dun service ltude, vous pouvez diter une liste intitule Analytique condition que les dossiers comportent une numrotation diffrente par service (1 : expulsions, 9C : constats, 2 : chques impays... votre gr). Cette option permet de traiter le compte de comptabilit gnrale renseign mme si les dossiers ont t archivs ensuite.
Exemple ddition
ETAT N 202 BALANCE ANALYTIQUE DU 1/01/09 AU 30/06/09 LE 2/07/09 PAGE 1 SERVICES T A T99999 !NO COMPTE !NO DOS! INTITULE ! C U M U L S ! S O L D E S ! ! ! ! DEBIT ! CREDIT ! DEBITEURS ! CREDITEURS !445900 Taxe forfaitaire ! 0,00 ! 45,75 ! 0,00 ! 45,75 ! 445 T V A ! 0,00 ! 45,75 ! 0,00 ! 45,75 ! 4 TIERS ! 0,00 ! 45,75 ! 0,00 ! 45,75 !700100 Actes encaisss soumis ! 782,19 ! 2.201,41 ! 0,00 ! 1.419,22 !700170 SCT encaiss ! 0,00 ! 44,59 ! 0,00 ! 44,59 !700210 Dr. Proport.art 13 ! 0,00 ! 682,24 ! 0,00 ! 682,24 !700300 Actes CEE sans T.V.A ! 0,00 ! 0,00 ! 0,00 ! 0,00 !700600 Honoraires proposs ! 25,12 ! 1.698,49 ! 0,00 ! 1.673,37 !700690 Diffrence de rglement! 0,00 ! 0,00 ! 0,00 ! 0,00 ! 700 TOTAL CLASSE 700 ! 1.359,20 ! 5.092,45 ! 86,17 ! 3.819,4 !709000 Dbours encaisss ! 166,37 ! 822,57 ! 0,00 ! 656,20 ! 7090 DEBOURS ENCAISSES ! 166,37 ! 822,57 ! 0,00 ! 656,20 !709136 Dbours affranchissemen! 0,00 ! 0,00 ! 0,00 ! 0,00 !709160 Confrres hors compt.(D! 0,00 ! 0,00 ! 0,00 ! 0,00 !709170 S.C.T. (Bord jaune) ! 0,00 ! 0,00 ! 0,00 ! 0,00 ! 7091 DEBOURS DECAISSES ! 0,00 ! 0,00 ! 0,00 ! 0,00 !709900 Report dbours dcaiss! 0,00 ! 0,00 ! 0,00 ! 0,00 !762000 Produits financiers cpt! 0,00 ! 0,00 ! 0,00 ! 0,00 !762100 Produits financiers aut! 0,00 ! 0,00 ! 0,00 ! 0,00 !768800 Produit arrondi Euro ! 0,00 ! 0,00 ! 0,00 ! 0,00 !775000 Produits cession actif ! 0,00 ! 0,00 ! 0,00 ! 0,00 ! 7 PRODUITS ! 1.525,57 ! 5.915,02 ! 86,17 ! 4.475,62 ! ! ! ! ! ! TOTAL GENERAL ! 1.525,57 ! 5.960,77 ! 86,17 ! 4.521,37
Du menu de comptabilit: Option 20 ditions annexes Option 4 Statistiques puis option 1 analyse par ndossier (service)
Date du :......au...... a) Pour diter une analyse dans une fourchette de dates : Complter les zones du....au.... b) Pour diter le chiffre d'affaires du premier janvier la date du jour Ne pas complter la zone de Indiquer dans la zone la date du jour
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Dossiers de :............ Indiquer dans la zone de , le premier chiffre du numro de dossier : 1 par exemple Indiquer dans la zone , le premier chiffre du numro de dossier suivi de cinq 9: 199999 par exemple (de faon traiter uniquement les dossiers commenant par 1) Appuyer sur Entre Il faudra ensuite grer limprimante. E) Analyse du rpertoire Pour connatre le montant des frais engags partir dune fourchette de codes actes, vous pouvez diter une liste intitule Analyse du rpertoire .
Du menu de comptabilit, option 20 ditions annexes Option 5 Analyse du rpertoire
Date du :......au...... a) Pour une analyse dans une fourchette de dates : complter les zones du....au.... b) Pour diter le chiffre d'affaires du premier janvier la date du jour Ne pas complter la zone de Indiquer dans la zone la date du jour Dossiers de :............ Indiquer dans la zone de , le premier chiffre du numro de dossier : 1 par exemple Indiquer dans la zone , le premier chiffre du numro de dossier suivi de cinq 9: 199999 par exemple (de faon traiter uniquement les dossiers commenant par 1) Actes de :............ Indiquer une fourchette de codes dactes dans cette zone, puis appuyer sur Entre
Taper 0 (zro) puis Entre lors du message SYX3725 Options 0
Il faudra ensuite grer limprimante.
6) EDITION DES FACTURES ET GESTION DES FRAIS DUS (RELANCES)

Rappel : toutes les factures (et non les dcomptes) sont numrotes, ce qui est une obligation lgale inhrente la comptabilit d'engagement au 01.01.2011.
A) Rdition des factures a) A partir du facturier (janvier 2011) Il existe diverses possibilits pour rditer les factures (au sens de la comptabilit d'engagement, savoir qu'il ne s'agit pas ici des lettres de dcomptes au client): En mise jour des dossiers, dans l'historique, procder comme pour toute rdition en cliquant sur la ligne concerne puis F10 rdition Dans le menu de comptabilit, menu des ditions annexes (option 20), choisir l'option 6 facturier Sur K, vous trouverez, au format .pdf, les factures dites lors du bouclement de fin de mois
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Manuel de comptabilit avec compta d'engagement (mise jour du manuel le 9 mars 2012) Option 20 de la comptabilit ditions annexes puis 6 Facturier
Facturier (janvier 2011)
Aprs avoir choisi l'option qui vous intresse, complter les zones selon les critres de slection. La mention droite de factures en attente indique le nombre de factures, au sens de la comptabilit d'engagement, n'ayant jamais t dites.
Rappel : les factures rptibles sont les factures la charge du dbiteur et les factures irrptibles celles mises la charge du client.
b) A partir de la mise jour des dossiers (fvrier 2011)

Option 2 de la gestion des dossiers OU Option 23 du menu de comptabilit
A partir de la mise jour des dossiers, la rdition d'une facture s'effectue de la mme faon que toute rdition: Entre sur la ligne concerne F10 rdition c) A partir de la consultation des comptes (fvrier 2011)
Option 22 de la comptabilit
Les comptes client 411nnn et de dbours 467nnn affichent les factures et leurs numros. F18 permet d'afficher la pice comptable. F2 Audit permet d'avoir ensuite accs aux fonctions de visualitation (F5) et de rdition de la facture (F10).
F2 Audit et la rdition des factures (09.02.2012)
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B) Relevs de frais dus (actes dtachs et/ou dossiers/correspondants cods en fichiers)

A partir de la gestion des dossiers, option 10 Relevs de frais dus
Relev des frais dus juillet 2010
Plusieurs possibilits sont offertes dans cet cran : Edition des relevs dun correspondant donn Edition des relevs de plusieurs correspondants Edition des relevs de tous les correspondants. Vous souhaitez inclure les dossiers au relev L'dition du relev gnre, la date de sa demande, une ligne dans l'historique des dossiers: relance faite .
a) Edition des relevs dun correspondant donn Dates limite ddition Vous pouvez indiquer une fourchette de dates au-del desquelles les relevs ne seront pas pris en compte. Il sagit de la date de cration du rpertoire. Pour diter tous les relevs dus jusqu une certaine date, compltez uniquement la zone .
Attention ! Il est inutile dindiquer la date du jour, seuls les frais exposs jusqu la veille incluse figureront sur le relev.
Liste des tiers Indiquez le code du correspondant dont vous souhaitez diter le relev, puis Entre .
Il sagit bien du code qui nest pas toujours le nom du correspondant.
b) Edition des relevs de plusieurs correspondants Dates limite ddition Vous pouvez indiquer une fourchette de dates au-del desquelles les relevs ne seront pas pris en compte. Il sagit de la date de cration du rpertoire. Pour diter tous les relevs dus jusqu une certaine date, compltez uniquement la zone .
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Liste des tiers Indiquez les codes des correspondants dont vous souhaitez les relevs.
Il sagit des codes qui ne sont pas toujours les noms des correspondants.
Entre pour valider.
c) Edition des relevs de tous les correspondants Dates limite ddition Vous pouvez indiquer une fourchette de dates au-del desquelles les relevs ne seront pas pris en compte. Il sagit de la date de cration du rpertoire. Pour diter tous les relevs dus jusqu une certaine date, compltez uniquement la zone . Entre pour valider.
d) Inclure les dossiers au relev Compltez les zones figurant au bas de l'cran en indiquant le premier ou les 2 premiers caractres des dossiers concerns. Pour inclure les AD au mme relev, n'omettez pas d'inclure les dossiers commenant par 9. Exemple : vous souhaitez un mme relev pour les dossiers commenant par la lettre T, les dossiers commenant par 12 et les actes dtachs : Il vous fait complter les zones par T, 12 et 9. e) Limiter les relances certains actes ou certains dossiers Pensez alors complter la ou les zones : limiter aux dossiers de .. en indiquant une fourchette de dossiers limiter aux actes : en indiquant jusqu 4 codes actes. Il faut ensuite grer limprimante o ldition des relevs est suspendue.
C) Relances dactes dtachs (correspondants non cods en fichiers)

Du Menu Gnral, 1 Gestion des dossiers , 16 Liste A.D Impays
Nous vous conseillons de coder tous les correspondants mais cette option permet d'diter des relances dans les dossiers dont le correspondant payeur n'est pas cod. Vous obtiendrez donc une lettre par dossier et non un relev pour l'ensemble des dossiers de ce correspondant. Tiers 9 Tiers 9 est le code des correspondants divers, cest dire inexistant en fichiers Dossiers de 9 999999 Cette fourchette de dossiers indique que seuls les actes dtachs sont pris en compte. Dernier acte rgularis Cette zone est facultative.
Vous pourriez indiquer le code dun acte qui serait le seul objet des relances.
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Date de cration Il sagit de la date de cration informatique du dossier Indiquer une fourchette de dates au-del desquelles les relances ne seront pas dites. Pour diter des relances jusqu une date donne, complter uniquement la zone . Entre pour valider
cran 2 Prsentation
Les relances dactes dtachs destines aux correspondants non cods en fichier sont prcdes dune liste de dossiers dont vous pouvez choisir la prsentation. Entre dans lcran suivant.
cran 3 Actions
Actes/lettres diter pour les dossiers slectionns Indiquer le code de la lettre de relance : RELA puis Entre Entre pour valider. Quand le traitement des relances est termin, lcran demandeur reoit le message : Edition AD divers impays termine . Entre pour revenir au menu. La liste des dossiers est prte : Il faut demander ldition des relances par loption 13 de la gestion des dossiers Edition des actes comme toute autre demande ddition.
D) Relev de factures
Du menu de gestion des dossiers, option 20 Relev de factures
Exemple d'dition des relevs de factures juillet 2010
Cette option permet d'diter un relev dont la prsentation est identique celui de l'option 10 du menu de gestion des dossiers. Seuls les dossiers dont les codes lettres indiqus (dans la zone codes lettres ) ont t dits s'imprimeront sur ce relev, contrairement au relev option 10 qui imprime les frais dus qu'ils aient fait l'objet d'un dcompte au client ou pas. Les astrisques signalent qu'il est possible d'utiliser F4 afin de faire une recherche dans la zone concerne. Client
Zone facultative
Dossiers de.... .... Cette zone tant obligatoire, indiquer de ....... 999999 Pour tous les dossiers et AD.
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Priode de ...... .071008 Zone facultative : toutes les lettres de dcomptes au client ci-dessous seront traites jusqu la date butoir. Codes lettres (10 maximum) : Indiquer la liste des codes des lettres de dcompte dont vous souhaitez la relance. Imprimante Veillez ce qu'il s'agisse bien d'une imprimante laser car le relev comporte du gris et des caractres spciaux qui ne seront pas grs par les matricielles (ni par certaines lasers trop anciennes). Suspendre l'dition OUI si vous ne souhaitez pas vrifier dans le spool avant de librer.
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Autres ditions
1) BORDEREAUX DE REMISE EN BANQUE
Seules les critures comportant un tablissement payeur figureront sur les bordereaux.
Du menu de comptabilit, option 19 Bordereaux de remise en banque
Ecran de demande d'dition des bordereaux de remise en banque juillet 2010
La liste de toutes les critures saisies au dbit de la banque apparat sur cet cran, y compris les critures ne comportant pas dtablissement payeur et les oprations diverses (journal OD). Vous pouvez utiliser les touches de dfilement ou de pagination pour faire dfiler les critures.
Ecran des bordereaux de remise en banque: ajout d'un libell juillet 2010
Comment ajouter un tablissement payeur oubli lors de la saisie ? Taper X devant la ligne concerne puis Entre pour accder un cran de saisie : Procdez aux modifications F1 pour valider les modifications et revenir dans lcran prcdent
Ecran des bordereaux de remise en banque: suppression d'une ligne juillet 2010
Comment supprimer une criture ? Taper X devant la ligne concerne puis Entre pour accder un cran de saisie : F16 pour supprimer cette ligne du bordereau
Il faudra penser annuler l'criture en comptabilit.
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Ecran des bordereaux de remise en banque l'dition juillet 2010
Comment demander ldition? Appuyer sur Entre dans lcran qui prsente la liste des critures F10 pour demander ldition puis Entre
Dans le cas (en fin de mois ou en dbut de mois) o des critures auraient t saisies sur des mois diffrents, vous obtiendrez une remise arrte en fin de mois et une autre pour les critures du mois suivant. Ceci permettra ainsi de pointer uniquement les remises dun mois concern quelle que soit la date du rapprochement. Le mois concern figure sur le bordereau de remise en banque en sus de la date et de lheure de la demande ddition. Lorsque le traitement sera termin le message suivant apparatra sur lcran qui a fait la demande ddition : Ldition de la remise en banque est termine... . Vous pourrez alors grer limprimante o ldition des bordereaux porte la rfrence REM-BAN .
Ldition des bordereaux alimente les dbits dans le fichier de pointage.
2) LETTRES CHQUES DIFFRES

Les lettres chques peuvent tre dites votre convenance. Chaque dition traitera les lettres chques programmes depuis la dernire demande quil sagisse : de disponibles manuels de disponibles automatiques (lagenda des actions automatiques soit tre rgulirement dit) de frais gnraux de rglements des dossiers (demandes par loption F11 compte client en mise jour ou par loption de liquidation des dossiers en comptabilit)
Du menu de comptabilit, option 17 Lettres chques diffres
Edition des chques pour Il sagit du code journal de la banque mettrice des lettres chques. Appuyer sur Entre pour continuer
Edition des lettres chques juillet 2010
Edition des chques pour Le code journal et le libell de la banque mettrice apparaissent automatiquement. Nombre de lettres chques diter Le nombre de lettres chques prvues est affich titre dinformation
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Nombre de lettres chques que vous pouvez diter a) Si le carton de lettres-chques comporte assez d'imprims : Entre pour continuer b) Si le carton de lettres-chques ne comporte pas assez d'imprims : Indiquer le nombre de lettres-chques dont vous disposez Appuyer sur la touche Ctrl droite du clavier pour passer la rubrique suivante Donner le numro du premier chque Indiquer le numro de la premire lettre chque imprimer Appuyer sur la touche Zsuiv pour cadrer le numro Appuyer sur Entre pour lancer le traitement Quand le traitement des lettres chques est termin, vous pouvez grer limprimante o les lettres chques portent la rfrence CHEQUES. Si ltude a opt pour cette option, une liste des lettres chques s'imprime et porte la rfrence LISTE-CHQ Le code de lcran en haut et droite de chaque lettre-chque est le nom de la session sur laquelle lcriture a t saisie et non le numro de lcran qui a demand ldition des lettres-chques. Si une lettre chque nest pas imprime en totalit mais que le chque est correct : Ceci se produit lorsque les variables de rfrences ou de commentaires comportent trop de lignes. Nous avons pris le parti dimprimer le chque correctement sans imprimer le texte de la lettre de faon ce que les lettres chques ne soient pas dcales lors de ldition. Que faire ? Vrifier les variables RFE et RFC dans le dossier : si elles comportent plus de trois lignes chacune, les rectifier. Annuler lcriture de comptabilit qui a occasionn la lettre chque Passer nouveau lcriture correctement La prochaine lettre chque sera correcte.
Le chque tant correct, vous pouvez aussi choisir de refaire le courrier en mise jour des dossiers et d'y joindre ledit chque dtach.
Position comptable des dossiers suite ldition des lettres chques : Lhistorique dossier comprendra deux informations : Lune relative lcriture comptable figure la date de comptabilit Lautre relative ldition de la lettre chque figure sous le libell Lettre chque dite la date ddition des lettres chques.
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3) LISTE DES COMPTES MOUVEMENTS PAR JOUR

Permet d'diter la liste des comptes mouvements jusqu' la veille du jour en cours.
Du menu de comptabilit, option 20 ditions annexes Option 8 liste des comptes mouvements/jour
La liste des comptes porte la rfrence CPTS_MVTES (depuis la version 2 de GestHelp distribue en juillet 2010) dans le fichier spool (ditions en attente).
Extrait (fin) d'une liste des comptes mouvements (janvier 2011)
Le :17/01/11 :15:25:34 Comptes mouvements Date d'enregistrement : 14/01/11 Page: 0010 Compte Libell Mouvements Solde ___________________________________Dbit___________Crdit__________Dbit___________Crdit_____ 401000 Fournisseurs gnraux 257,00 257,00 Date comptable : 14/01/11 401120 Fournisseurs Dossiers Hu 612,00 1151,00 539,00 Date comptable : 14/01/11 401125 Fournisseurs Dossiers au 392,87 246,87 146,00 Date comptable : 14/01/11 411000 Clients facturation 172,00 25,00 147,00 Date comptable : 14/01/11 419600 Compte client 275,00 122,00 153,00 Date comptable : 14/01/11 467000 Dbours encaisss 1397,87 830,88 566,99 Date comptable : 14/01/11 479000 Dbours encaisss 147,00 147,00 Date comptable : 14/01/11 512000 Caisse des dpts TEST T 577,99 577,99 Date comptable : 14/01/11 542000 COMPTE AFFECTE 97,00 250,00 153,00 Date comptable : 14/01/11 580000 Virements internes (trs 97,00 97,00 Date comptable : 14/01/11 600000 Report Frais Gnraux 257,00 257,00 Date comptable : 14/01/11 Total 3704,74 3704,74 1269,99 1269,99
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Consultations
1) CONSULTATION DES DOSSIERS (VOIR LE MANUEL GNRAL)
A partir du menu de comptabilit, l'option 23 consultation des dossiers donne accs une option identique la mise jour des dossiers partir du menu de gestion des dossiers).
2) CONSULTATION DUN COMPTE DE COMPTABILIT GNRALE

Tous les comptes de comptabilit gnrale ou de comptabilit dossier peuvent tre consults. Avant toute consultation de compte, vous devez dterminer sil sagit dun compte rattach un type de tiers ou non (voir le paramtrage du plan comptable).
Du menu de comptabilit, option 22 Consultation de comptes
A) Gnralits Comment faire dfiler les critures ? Utiliser les touches de dfilement (ou de pagination). Les critures les plus rcentes tant prsentes au dbut de consultation, utiliser les touches de dfilement arrire pour remonter dans le temps. Comment accder au dossier concern ? F9 sur une ligne comportant un numro de dossier permet daccder la mise jour des dossiers. Comment afficher le dtail dune criture ? Positionner le curseur sur la ligne dont vous souhaitez afficher le dtail F18 Visu pice Il est possible ensuite, en cliquant sur le compte de contrepartie souhait, den afficher la consultation la date de ladite pice.
Ecran de consultation des comptes: dtail par F18 mars 2011
Les informations vous permettent de prendre connaissance des dbits et des crdits rattachs la mme pice comptable.
Traabilit des critures Une fonction de traabilit des critures comptables (audit) est disponible dans la consultation des comptes et dans lhistorique dossier. Elle permet de savoir par qui et quand lopration a t faite, partir de quel cran et par quel programme
Ecran de consultation des comptes : traabilit des critures (dec 2010):
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B) Consultation dun compte non rattach un type de tiers

Ecran de consultation des comptes juillet 2010
Compte Indiquer le compte consulter puis Entre jusqu lapparition du contenu de ce compte. Solde au Cette zone affiche le solde du compte la date figurant sur la droite.
Pour afficher le solde du compte une autre date, la modifier.
Colonne date Cette colonne affiche la date comptable de lencaissement ou du dbit. Colonne Dossier Il sagit des numros de dossiers dans lesquels sont portes les critures. Colonne Libell Cette colonne affiche : a) Sil sagit dun dbit (recette) : Le nom de la personne qui a vers qui a t indiqu lors de la saisie comptable. b) Sil sagit dun crdit (dpense) : Soit le libell indiqu lors de la saisie de lcriture comptable Soit un libell automatique (disponibles automatiques, virement...) Colonne N chque Cette colonne affiche : a) Sil sagit dun chque manuel dune lettre chque : le numro du chque b) Sil sagit dune criture dont la lettre chque nest pas encore dite : Une srie de caractres prcds dun * C) Consultation dun compte rattach un type de tiers (comptes fournisseurs)
Consultation d'un compte rattach un tiers janvier 2011
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Compte Indiquer le compte de comptabilit consulter ou le rechercher par F4 Tiers
Indiquer le code du tiers (huissier ou fournisseur) dont vous souhaitez visualiser le compte.
Si vous omettez dindiquer un code tiers alors que ce compte fonctionne avec un type tiers : le message Le code tiers est obligatoire apparatra Si vous effectuez une recherche par F4, seuls les tiers dont le compte a t mouvement apparaissent lcran.
Solde au Cette zone affiche le solde du compte la date figurant sur la droite.
Pour afficher le solde du compte une autre date, modifier la date droite.
Colonne date Cette colonne affiche la date comptable de lencaissement ou du dbit. Colonne Dossier Il sagit des numros de dossiers dans lesquels sont portes les critures. Colonne Libell Cette colonne affiche : a) Sil sagit dun dbit (recette) : Le nom de la personne qui a vers, qui a t indiqu lors de la saisie comptable. b) Sil sagit dun crdit (dpense) : Soit le libell indiqu lors de la saisie de lcriture comptable Soit un libell automatique (virement...) Colonne Rf de pice Cette colonne affiche : La rfrence de pice comptable qui figurait l'cran lors de la saisie de la facture, par exemple. Cette zone peut galement comporter: Le numro du chque sil sagit dun chque manuel ou mis par lettre chque, ou une srie de caractres prcds dun * sil sagit dune criture dont la lettre chque nest pas encore dite. Colonne Dbit/crdit Dbit : Il sagit de dpenses (les comptes de classe 6 et les comptes de dbours 709xxx tant dbits en contrepartie dun compte de classe 5) Crdit : Il sagit de recettes sur ces comptes (annulations par exemple)
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FREQUENCE DES TRAVAUX

Travaux frquence varie
1) LE POINTAGE DE TRSORERIE ET LES RAPPROCHEMENTS BANCAIRES
A) Conditions pralable au pointage a) Paramtrage des comptes Pour effectuer les rapprochements bancaires informatiques dune ou de plusieurs banques donnes, vous devez vous assurer que le compte du plan comptable est correctement paramtr. Ne pas pointer dcritures postrieures la date du rapprochement demand, Dans le cas dannulation, pour un rapprochement correct, il faut pointer les deux critures : lcriture saisie ET son annulation condition quelles figurent sur la mme priode.
Du menu de comptabilit, option 21 Gestion des fichiers Option 1 Plan comptable
Compte Indiquer le numro du plan comptable correspondant au numro du compte de la banque traiter. F3 pour afficher Vrifier la zone Pointage du compte de trsorerie a) Pour effectuer des pointages informatiques : O (pour Oui) doit figurer dans cette zone. b) Si vous ne souhaitez pas effectuer de pointages informatiques pour la banque concerne : La zone doit tre vide. b) Concernant les paiements internet (mai 2011) Une option peut tre installe par nos soins afin quil napapraisse quune ligne par jour en rapprochements bancaires. B) Le pointage des comptes de trsorerie
Du menu de comptabilit, option 7 Pointage de trsorerie
Ancien solde relev Saisir le montant de lancien solde figurant sur votre relev de banque. Voulez-vous faire un pointage automatique ? a) Vous effectuez manuellement les pointages lcran : Laisser N, puis appuyer sur Entre b) Vous effectuez vos pointages par disquettes ou par tlcom Suivez les instructions qui vous ont t communiques lors de la formation
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Ecran de pointage des comptes de trsorerie juillet 2010
Compte Indiquer le numro du plan comptable qui correspond la banque pointer Dbit point Affiche le total des critures pointes en dbit (recettes) lors de la saisie en cours Crdit point Affiche le total des critures pointes en crdit (dpenses) lors de la saisie en cours Solde Il sagit du solde, dans votre comptabilit, du compte de banque affich, la date du jour
Banque Il sagit du montant saisi dans lcran prcdent, soit le solde de lancien relev de votre banque. N chque a) Vous souhaitez effectuer le pointage partir dun numro de chque mis : Indiquer le numro du chque dans cette zone, puis Entre
Il faudra modifier le n de chque ou leffacer pour passer une autre criture
b) Vous souhaitez effectuer le pointage partir de la date de lcriture : La zone Nchque doit tre vide Passer dans la zone date Montant Cette zone permet de rechercher toutes les critures dont le montant est infrieur ou gal la somme indique dans cette zone. date a) Vous souhaitez effectuer le rapprochement bancaire partir dune date : Indiquer la date concerne dans cette zone b) Vous souhaitez effectuer le rapprochement partir dun numro de chque Reportez-vous aux explications ci-dessus
Les critures sont dans lordre chronologique, la plus rcente au dbut.
Comment pointer une criture ? Descendre le curseur dans la colonne de droite, sur la ligne pointer. Taper un astrisque (*) devant la ligne pointer puis appuyer sur Entre Comment afficher les critures pointes avant toute sortie du programme par F7 ? Utiliser la touche F6 pour les afficher Utiliser ensuite nouveau F6 pour afficher les critures pointer
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Comment dpointer en cas derreur ? Utiliser la touche F5 qui permet de permuter entre deux crans : lun comportant les critures pointes, lautre comportant les critures pointer. Descendre le curseur devant la ligne dpointer (dlettrer) Taper le signe moins (-) devant la ligne dlettrer, puis appuyer sur Entre Revenir dans lcran des critures pointer en utilisant la touche F5 A quoi correspondent les informations C et D ? C signifie crdit , donc dpense D signifie dbit donc recette Ne pas confondre un compte crditeur et une criture au crdit : les sens fonctionnement inversement au sens commun quand il sagit dune banque. Les recettes effectues par virement apparaissent en dbit sous le libell virement bancaire . Les remises en banque apparaissent en dbit sous les libells remise banque hors place ou Remise banque en place . Pourquoi existe-t-il des crdits sans numro de chque ? Il sagit le plus souvent dannulations dcritures quil vous faut pointer. Il peut galement sagir de virements.
Comment saisir des critures non comptabilises afin dtablir rapidement un rapprochement bancaire juste ? ( viter) F10 Saisie dcritures Option 1 Comptabilisation criture dans un compte dattente daffectation Le compte 467xxx doit avoir t paramtr par GestHelp. Notez galement quil sera ncessaire de passer des OD afin de vider ce compte dattente. Vous complterez les zones libell , sens et montant , puis validerez par F10. Comme indiqu lcran, veillez ce que le sens soit identique celui du relev bancaire. Il faudra procder des OD de rgularisation afin de remettre zro le solde du compte 4671xx en contrepartie des comptes appropris.
Les critures saisies par F10 sont rputes pointes.
Comment saisir sans comptabiliser des critures non comptabilises afin dtablir rapidement un rapprochement bancaire juste ? F10 saisie dcritures Option 2 saisie dans un fichier extracomptable Ces critures ne figureront pas en comptabilit gnrale et ncessiteront une rgularisation ultrieure.
Ecran de pointage: saisie d'une criture extra-comptable juillet 2010
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Dte rlv : Page : Dte mvt : Libell : Sens Montant :
il sagit de la date de votre relev bancaire indiquer le numro de la page figurant sur votre relev bancaire indiquer la date figurant sur votre relev bancaire indiquer la nature de lopration indiquer le sens figurant sur votre relev (D : dbit, C : crdit) indiquer le montant figurant sur votre relev.
Vous validerez par F10 Comment supprimer une criture saisie dans le fichier extracomptable ? Taper un * devant la ligne supprimer, puis appuyer sur Entre . Confirmer par entre ou abandonner la suppression par F7 Pourquoi certaines critures napparaissent-elles pas ? Certaines recettes, les dbits, apparatront lcran aprs ldition dun bordereau de remise en banque uniquement ( lexception des annulations saisies par loption 4 frais gnraux qui sont automatiquement gnres dans le fichier de pointage indpendamment de toute dition de bordereau de remise en banque).
Comment modifier le montant dune remise en banque ? Si la remise en banque a t dite mais que vous en avez modifi le montant au stylo, il faut imprativement modifier le montant de cette remise lcran. Descendre le curseur dans la colonne droite, face la ligne modifier. Taper M devant la ligne dont le montant de la remise est modifier, puis Entre Modifier le montant dans la nouvelle mire puis Entre Comment modifier le numro dun chque saisi manuellement avec une erreur ? Dans le cas o la dpense aurait t effectue par un chque manuel et que vous vous tes tromp lors de la saisie du numro de chque, vous pouvez modifier ce numro en rapprochements bancaires (et uniquement en rapprochements bancaires). Vous pouvez galement procder une modification de masse en indiquant N sur chacune des lignes modifier (cas d'un dcalage dans l'dition des lettres chques par exemple). Descendre le curseur dans la colonne droite, face la ligne modifier. Taper N devant la ligne dont le numro de chque est modifier, puis Entre Modifier le numro dans la zone Libell , puis Entre F7 permet de quitter loption C) Ldition de ltat de rapprochement bancaire a) la demande ddition Aprs avoir effectu les pointages, il est utile dditer ltat de rapprochement bancaire.
Du menu de comptabilit, option 18 Pointages de trsorerie
Ecran d'dition du rapprochement bancaire juillet 2010
Date de traitement Il sagit de la date du jour que vous ne devez pas modifier, en principe.
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Compte banque (F4) a) Si vous connaissez le numro de compte du plan comptable correspondant la banque concerne : Taper le numro du compte concern b) Si vous ne connaissez pas le numro du compte de la banque concerne : Vous pouvez utiliser la touche F4 pour effectuer une recherche Taper 5 dans la zone argument , puis Entre Taper X devant le compte slectionner, puis Entre Montant du relev Indiquer le montant du relev fourni par votre banque. Attention, si le solde est dbiteur, indiquer le signe moins derrire la somme. Appuyer sur F10 pour valider
Lorsque le message signalant que le traitement est en cours, a disparu et que l'cran est revenu au menu, vous pouvez grer limprimante.
Ldition du rapprochement bancaire comporte trois ditions : Le montant du rapprochement bancaire : RAPPRO/BQ et intitul pointage de trsorerie . La liste des dbits ou remises non crdites: REMVIR/BQ et intitule Liste des virements et remise en banque La liste des crdits non points (chques mis non dbits): POINTA/BQ et intitule Pointage de trsorerie-les crdits Note concernant ltat de rapprochement bancaire : Si ltude a saisi des critures lors du rapprochement bancaire (par la touche F10 et option 1, le solde du compte en attente daffectation figure la fin du tableau, ce solde tant compris dans la zone Solde en comptabilit . Les critures saisies par F10 et option 2 (extracomptables) apparaissent dans un cadre rserv cet usage.
b) Description de ltat de rapprochement Solde en comptabilit Solde de la banque ce jour Chques mis non dbits Montant des chques et dpenses mis par ltude mais non encore dbits sur le compte en banque. Le montant doit tre identique au total figurant sur la liste des chques mis non dbits. Remises non crdites Recettes saisies en comptabilit mais non encore comptabilises sur le compte en banque. Total comptabilit Total comptabilis en informatique Montant du relev Ancien solde figurant sur votre relev de banque et indiqu lcran lors des pointages. Dpenses non comptabilises/recettes non comptabilises Ecritures saisies par F10 puis option 2 (extracomptables) et donc non comptabilises. Total banque Ce total doit tre identique au total comptabilit En rapprochement Le montant doit tre gal zro. Cadre des critures non comptabilises Ce cadre fait apparatre la liste des critures saisies par F10 puis option 2 et non comptabilises.
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En attente daffectation Solde du compte dattente daffectation. (Les sommes en moins sont les critures saisies au crdit du compte daffectation)
2) LDITION DU JOURNAL TUDE (VOIR TATS COMPTABLES)

Le journal tude peut tre dit tous les jours si vous le souhaitez. En tout tat de cause, il sera dit en fin de mois lorsque vous bouclerez le mois.
L'dition du journal tude est explique la section tats comptables du prsent manuel. Voir aussi le bouclement de fin de mois.
3) LA GESTION AUTOMATIQUE DU COMPTE AFFECT

Des oprations comptables se produisent de faon automatique sur votre systme (le soir ou la nuit) : a) La descente des produits au dbit du compte affect et au crdit du compte de gestion Ces critures dcoulent des ventilations occasionnes par le rpertoire ou des encaissements de frais et provision. Il sagit de recettes, au dbit du compte client (compte affect) et au crdit du compte tude (compte de gestion). Cette criture automatique gnre une criture de comptabilit gnrale et ncessite lenvoi de fonds la banque (compte de gestion). Un tat de virement est dit le matin et est (sauf virements automatiques par transmissions bancaires) faxer votre banque afin quelle procde lcriture y figurant, cette criture ayant t automatiquement saisies dans votre comptabilit informatique. Le tableau de bord standard est galement dit, vous permettant de constater que le solde de contrle des fonds client est zro. Conservez et classez ces ditions (sauvegarde, pdf, etc.) b) La remonte des fonds client du compte de gestion au compte affect Il sagit des acomptes et provisions au crdit du compte client, lesquelles occasionnent une criture automatique sur votre systme, en dpense (crdit) sur le compte de gestion et en recette (dbit) sur le compte affect. Vous devez toujours veiller ce que le compte de gestion principal ait un solde crditeur la banque: effectuez rgulirement vos dpts despces et vos virements dventuels autres comptes de gestion accessoires.
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Travaux mensuels
Except le journal tude dont ldition peut tre demande selon votre besoin, il est ncessaire dditer dautres tats rgulirement, au moins chaque fin de mois.
1) LA CLTURE MENSUELLE
A) Faire la clture
Du menu de comptabilit, option 60 Clture mensuelle
Ecran de clture mensuelle juillet 2010
a) Si vous avez pris cette option par erreur : F7 pour sortir b) Pour lancer la procdure de clture mensuelle : Entre (voir ci-dessous) Principe : Les normes comptables imposent que le 20 de chaque mois, la date comptable soit verrouille au 31 du mois prcdent. Ce verrouillage peut tre demand par lutilisateur ou, dfaut, sera lanc automatiquement par le systme.
Gestion : Cette option peut tre demande par lutilisateur avant le 20 du mois en cours. En labsence de demande par un utilisateur, le traitement de la clture mensuelle du mois prcdent sera automatiquement lanc par le systme le 20 au matin. Tableau de bord mensuel, tableau de bord standard de la Chambre nationale, tat de la taxe forfaitaire et dclaration de T.V.A du mois boucl sont dits suite au traitement. Exemple de traitement automatique : Le 20 mars au matin, en labsence de clture mensuelle demande par un utilisateur, le systme lance un traitement interdit toute saisie dcritures comptables antrieures au 28 fvrier. Exemple de traitement demand par lutilisateur : Le 5 mars, ou tout autre jour avant le 20, lutilisateur demande la clture mensuelle du mois de fvrier. Le 20 du mois de mars, le traitement automatique naura pas lieu du fait quil a dj t lanc par un utilisateur.
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Consquences de la clture mensuelle sur le verrouillage de la date comptable : La date comptable est verrouille au dernier jour du mois prcdent, rendant impossible toute criture comptable sur le mois verrouill. La date comptable peut tre dverrouille si le bouclement de fin de mois a t lanc manuellement ET condition que la date du 20 ne soit pas dpasse. Si la clture mensuelle manuelle au eu lieu le 17 et que vous dverrouillez la date comptable ensuite, un bouclement mensuel automatique aura lieu le 20 et la date comptable sera dfinitivement verrouille. B) Documents dits automatiquement lors de la clture mensuelle et pdf a) Liste des documents dites suite la cloture mensuelle L'dition des documents qui suivent est gnre par la clture mensuelle. Edition ne signifiant pas ncessairement impression , il peut s'agir d'une conversion .pdf. Pour les tudes quipes de l'option PDF ces documents vont directement dans un dossier de GHHPDFFY/CLOTURE_M/AAAA_MM (AA= anne, MM= mois). Il se cr donc un dossier par mois. Pour les tudes qui ne sont pas quipes de l'option PDF, ces ditions sont dans le spool.
ditions suite au Bouclement de mois (janvier 2011), au format .pdf dans certaines tudes
CLOTURE_M/AAAA_MM BAL_GENE_AAMM.pdf BAL_MOIS_AAMM.pdf
COMPTES_AAMM.pdf CONT_T.V.A_AAMM.pdf DISPONIBLE_AAMM.pdf FACTURES_AAMM.pdf GESTION_AAMM.pdf JNAL_BORD_AAMM.pdf JOURNAL_M_AAMM.pdf JRN_VENTES_AAMM.pdf RESULT_TRESOR_AAMM.pdf T.V.A_AAMM.pdf TAXE_FORF_AAMM.pdf
Dossier contenant les documents de la clture mensuelle Balance gnrale Voir balances comptables et tableaux de bord Balance du mois comportant la prsence Voir balances comptables et tableaux de d'une colonne avec le cumul mensuel des bord comptes Relev des comptes mouvements du Voir journal tude et/ou relevs de compte mois clos Contrle d'anomalie de ventilation dit Voir Journal tude avec le journal tude Trsorerie moins classe 4 Factures Toutes les factures du mois conserver Partie "rsultat" du tableau de bord Voir balances comptables et tableaux de bord Journal de bord relatant certaines Voir ci-dessous oprations de paramtrage Journal tude du mois clos Voir Journal tude Journal des ventes Voir "tats comptables" Partie "trsorerie" du tableau de bord Voir balances comptables et tableaux de bord Dclaration de la T.V.A Voir Journal tude tat de la taxe forfaitaire du mois clos Voir tat taxe forfaitaire
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b) Le journal de bord (aot 2010) Il s'agit d'un tat des oprations sensibles telles que la modification des cots, des tarifs ou autres.
Le journal de bord (en aot 2010)
GEST HELP Version 2 2/07/10 2/07/10 2/07/10 1 6/07/10 21/07/10 13:41:42 13:42:14 13:42:38 21:33:32 16:42:37 C1 C1 C1 E1 E1 du Journal de bord 1/07/10 au 31/07/10 CD CD CD TL TL COU DIV DIV U08 DFU Le 10/08/20 8:00:24 par CD N dernire pice: 31813
COUTS TARIF TARIF ACCES UTIL OPT 8 PLANNING TRV ACCES STRDFU
2) LQUILIBRE ET LDITION DE LA BALANCE

La balance tude permet de prendre connaissance du solde des comptes une date donne (en fin de mois notamment). Cette dernire doit toujours tre quilibre.
3) LE DISPONIBLE TUDE ET LDITION DES TABLEAUX DE BORD

Les tableaux de bord, mensuel ou annuel, doivent tre dits rgulirement, et conservs. (Voir le prsent manuel concernant l'dition des tats comptables).
4) LE SCT ET LDITION DU RPERTOIRE

Le montant d au titre du SCT figure sur le rpertoire mensuel. (Voir le prsent manuel concernant l'dition des tats comptables).
5) T.V.A ET TAXE FORFAITAIRE

Ltat de la T.V.A et de la taxe forfaitaire est dit lors de chaque demande du journal tude. Le journal tude dit suite au bouclement de fin de mois comporte ltat de dclaration de la T.V.A et de la taxe forfaitaire. (Voir le prsent manuel concernant les tats comptables et le bouclement de fin de mois). Voir galement dans la partie du prsent manuel concernant le journal tude, concernant la possibilit dter la dclaration de TVA indpendamment des journaux et autres tats.
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La clture de lanne
1) LE BOUCLEMENT DEXERCICE
Vous devez procder tous les ans (avant le 30 avril de lanne) au bouclement de lanne prcdente, et ce sur les instructions de votre comptable. Attention, aprs le 30 AVRIL, il ne sera plus possible de passer des OD au 31.12. de lanne prcdente. Il convient de prvoir une cartouche neuve. Il est prfrable de lancer la procdure de bouclement le soir afin de ne pas perturber le travail de ltude. Note concernant la saisie dcritures au 31.12 de lanne prcdente Principe Toute criture sur lanne antrieure est interdite lexception des critures de rgularisation (code journal OD par les mouvements gnraux) au 31.12 de lexercice prcdent. Toutefois, ceci sera impossible, pass le 30 avril de lanne en cours. Conditions Lutilisateur doit possder des droits spciaux pour saisir les critures Exemple Avant le bouclement de lanne prcdente, il vous reste saisir des critures de rgularisation sur cette anne (lanne prcdente). Seule la date comptable du 31.12. de lanne prcdente vous permettra de saisir ces rgularisations. Note concernant la saisie dcritures sur les comptes client ou provision Les critures sans contrepartie dossier sur les comptes client et provision sont impossibles. Seuls les utilisateurs bnficiant de droits spciaux ont accs des oprations sur ces comptes.
A) Oprations pralables tout bouclement dexercice : 1. Renseignez-vous auprs de votre expert-comptable afin de connatre les critures passer concernant le compte de prlvement, les comptes de T.V.A et le compte de la taxe forfaitaire. 2. diter ensuite un grand livre de lanne clturer. 3. Faire une sauvegarde gnrale, la cartouche conserver est rserve la sauvegarde gnrale.
La cartouche utilise pour la sauvegarde gnrale doit IMPERATIVEMENT tre conserve pendant une dure de 3 annes (Loi de Finances). Elle pourra tre rutilise la 4me anne suivant la date du bouclement en cours.
Attention, aucune OD sur l'anne boucler ne devra tre passe aprs cette sauvegarde. En respectant ce point, vous devez donc procder ladite sauvegarde gnrale avant le bouclement, du moment qu'elle intervient aprs la saisie des OD. 4. Lorsque les sauvegardes sont termines, coller une tiquette sur la cartouche de sauvegarde gnrale comportant pour les termes suivants :
Bouclement dexercice anne 20xx- Sauvegarde gnrale
5. Il existe deux cas de figures selon les tudes : a) Vous faites vos pointages de comptes de trsorerie (soit sur cran, soit par disquette, soit via Telecom) : passer directement au 6. b) Vous ne faites pas vos pointages de trsorerie en informatique (ni sur cran, ni par disquette, ni via Telecom) : Vrifier par la consultation du plan comptable quaucun compte de trsorerie ne comporte de O dans la zone Pointage des comptes de trsorerie , et ce de la faon suivante :
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Manuel de comptabilit avec compta d'engagement (mise jour du manuel le 9 mars 2012) Du menu gnral, option 3 Gestion des fichiers Option 1 Plan comptable Compte : indiquer le compte de trsorerie vrifier et F3 pour afficher
a) Si le compte comporte un O dans la zone Pointage du compte de trsorerie : Il faut imprativement leffacer par Ctrl-droite. Valider par F1 Passer la vrification dun autre compte b) Si le (ou les) compte(s) ne comporte(nt) pas de O dans cette zone : Passer au 6 6. Tous les crans doivent revenir la mire douverture y compris celui sur lequel se droulera la procdure de bouclement dexercice. Installez-vous devant lcran sur lequel se droulera la procdure de bouclement dexercice Indiquer en face de ID utilisateur : CLOTURE Indiquer en face de Mot de passe : CLOTURE
7. Vrifier quil nexiste plus de travaux en cours :

De nimporte quel menu, taper SRV puis appuyer sur Entre Choisir loption 5 Travaux en cours
Seules les colonnes S-Syst/trav (travaux en cours), Utilisat (utilisateurs), et Etat vous sont utiles dans un premier temps.
Vous ne devez procder aucune modification dans cet cran.
Vrifier que seul lcran sur lequel vous travaillez est actif. Vrifier quil nexiste aucun travail except cet cran et des travaux commenant par la lettre Q (seul QDFTJOBD, parmi les travaux commenant par Q, vous empche de procder au bouclement).
B) La procdure de bouclement dexercice

Du menu gnral, option 7 Bouclement dexercice
8. Vrifier que toutes les consignes figurant lcran ont bien t respectes F10 pour valider 9. Mot de passe : Taper CLOTURE suivi du premier chiffre du jour Entre
Exemple de mots de passe : bouclement dexercice le 01 Fvrier : le mot de passe sera CLOTURE0
10. Date bouclement : Indiquer 31.12.XX (o XX est lanne clturer) 11. Mot de passe : Taper OK puis Entre
Vous ne devez plus lancer de travaux jusqu la fin du bouclement.
Lorsque lcran reviendra au menu : Vous devrez remettre en fin de session lcran sur lequel sest droule la procdure Vous pourrez rallumer votre cran comme dhabitude Comme indiqu ci-aprs, vrifier avant tout travail, l'achvement du bouclement dexercice.
Dans un menu, taper SRV puis entre Option 5 travaux en cours puis entre Si le travail PBOU01 est en cours, c'est que le bouclement n'est pas termin et vous devez attendre avant de travailler sur Gest'Help.
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C) Dmarches suite au bouclement dexercice 12. diter un grand livre au 01.01.yy (o yy est lanne en cours et non lanne clture) 13. diter une balance au 01.01.yy 14. Vrifier que les cumuls dbit et crdit sont identiques sur la balance et le grand livre. Dans le cas o ils ne seraient pas semblables, contacter la socit GestHelp. 15. La clture d'exercice lancera automatiquement l'dition des tableaux de bord standards chaque fin de mois depuis le dbut du nouvel exercice, ceci ayant pour effet d'actualiser les soldes mmoriss et ncessaires l'dition du contrle de chambre.
2) LES DAS 2 INDISPONIBLE DEPUIS LA COMPTABILIT DENGAGEMENT (NOTE DU 02.12.2011) 3) LES OD AU 31 DCEMBRE
Toute criture dOD en date du 31 dcembre de lanne prcdente gnre, aprs sa validation, un tableau de bord au 31 dcembre ainsi que la rdition des tableaux de bords des mois suivants. Ces tableaux de bord sditent automatiquement, ds le dmarrage de la machine, le lendemain du jour de la saisie. Vous devez les conserver car ils peuvent justifier des carts dans les comptes suite la saisie desdites OD.
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Le contrle annuel de comptabilit par la Chambre

La Chambre exige des tats normaliss lors des contrles. Dans tous les cas, ltat des frais dus par les clients, la balance dossiers et la balance gnrale (dates du 31.12) sditeront automatiquement dans la nuit du 31 dcembre au 1er janvier de chaque anne (voir cidessous). Voir galement le chapitre concernant la saisie des OD au 31.12 de lanne boucler.
A partir du menu de comptabilit, option 20 ditions annexes Option 9 Contrle de chambre
Menu d'dition du contrle annuel de Chambre Juillet 2010
OPTION 1 : EDITION DE LA VRIFICATION ANNUELLE DE COMPTABILIT

Cet tat sera demand le jour du contrle. Anne contrler : indiquer lanne contrle sous la forme 2010. Imprimante : il est conseill de laisser limprimante propose par dfaut. Toutefois, en cas de besoin (panne ou autre), vous pouvez modifier limprimante. F10 pour lancer le traitement. Lcran est immdiatement libr bien que le travail ne soit pas termin. Vous pouvez alors procder un autre travail. Lorsque le traitement est termin, un message le signale lcran. Rpondre ce message par O (pour oui) puis entre. Il faudra ensuite grer la file dattente des ditions de limprimante slectionne afin de librer ldition portant la rfrence VERIF_ANNU.
OPTION 2 : BALANCE DOSSIERS

Il sagit dune sorte dinventaire des dossiers. Bien que cet tat soit automatiquement dit dans la nuit du 31 dcembre de chaque anne, vous avez la possibilit de le demander de nouveau partir de cette option. Lorsque le traitement de ldition est termin, un message est envoy lcran qui a fait la demande lavisant que le travail est termin : rpondre O (pour oui), puis appuyer sur entre . Il faut ensuite grer la file dattente des impressions o la balance dossier porte la rfrence BALANCE_DO.
Ecran d'dition de la balance dossiers juillet 2010
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1) Edition dossiers avec fonds client zro : O pour oui figure par dfaut dans cette zone. Dans ce cas, tous les dossiers actifs figureront sur ltat, que les fonds clients soient nuls ou non. Si vous indiquez N pour non dans cette zone : Seuls les dossiers comportant des fonds client (crditeurs ou dbiteurs) figureront sur ltat. 2) Edition actes dtachs avec fonds client zro : idem 1) mais concernant les actes dtachs. 3) Imprimante : Limprimante indique par dfaut peut tre modifie si ncessaire. 4) Suspendre ldition O pour oui figure par dfaut dans cette zone, mais vous pouvez modifier cette slection en indiquant N pour non . 5) Date de calcul Par dfaut, il s'agit de la date du jour. La date indique devra tre obligatoirement postrieure la date du dernier archivage.
Les dossiers solds postrieurement cette date sont pris en compte. Les dossiers figurant comme dossiers ractiver sur le contrle de cohrence, seront automatiquement ractivs s'ils ne l'ont pas t par vos soins comme indiqu sur le contrle de cohrence. Les soldes des comptes sont recalculs par lecture arrire des critures comme en balance gnrale.
Vous appuierez sur entre aprs avoir vrifi cet cran de slection. Le document comporte la date et lheure de la demande ddition ainsi quun numro de page. La premire page comporte un rappel de la slection effectue. Ltat comporte 4 parties :
Partie 1 : Il sagit de la liste des dossiers dont les fonds clients sont crditeurs. Un sous-total, repris ensuite dans le total gnral, figure au bas de cette partie 1 Partie 2 : Il sagit de la liste des dossiers dont les fonds clients sont dbiteurs. Un sous-total, repris dans le total gnral, figure galement au bas de cette partie2. Partie 3 : Il sagit de la page de totalisation gnrale (partie 1 + partie 2). Partie 4 : Il sagit de la page concernant les informations relatives aux dossiers : nombre de dossiers vivants nombre d'AD vivants nombre de dossiers solds nombre d'AD solds nombre de dossiers archivs sur les 3 dernires annes (anne d'dition incluse) anne par anne.
OPTION 3 : TABLEAU DE BORD STANDARD

Le tableau de bord dit standard est le tableau de bord qui vous sera demand lors des contrles de Chambre. Il fera tat des comptes la date de la demande ddition.
Du menu de comptabilit: Option 14 tats comptables puis 5 Tableau de bord Standard OU Option 20 ditions annexes puis 9 contrle de chambre
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Donner le mot de passe Indiquer le mot de passe qui vous a t confi lors de la formation, puis appuyer sur Entre
Vous aurez droit deux essais. Si vous chouez lissue du second, l'cran reviendra la mire douverture et les autres utilisateurs recevront un message indiquant quun utilisateur a tent ldition dun tableau de bord.
Lorsque vous grerez limprimante, vous trouverez le tableau de bord standard rfrenc TAB-BORDST . Il vous faudra le librer il est systmatiqment suspendu par le systme. Conversion au format PDF L'dition du tableau de bord peut tre automatiquement convertie au format .pdf. Contacter la Socit Gest'Help pour la mise en place du produit de conversion. Contrle des fonds Lors de la demande ddition du tableau de bord standard, sil existe un cart entre la balance dossier et la balance gnrale, le message suivant apparat :
cart balance dos/Gn. Rpondre O (pour oui) et appeler GestHelp.
OPTION 4 : RDITION DES BALANCES DOSSIERS ET GNRALE

Du menu de comptabilit, option 20 ditions annexes Option 9 contrle de chambre puis option 4 Balances dossiers et gnrales dates antrieures
Rdition des balances prcdentes juillet 2010
Les balances dossiers et gnrales sont mmorises dans un fichier aprs chaque descente de produit. L'option 4 permet de voir les diffrentes dates mmorises et de rimprimer les 2 balances. Chaque ligne correspond une demande d'dition. Une unique ligne peut donc comporter la fois la balance dossier et la balance gnrale.
AUTOMATISME DANS LA NUIT DU 31 DCEMBRE DE CHAQUE ANNE

Chaque anne, dans la nuit du 31.12 au 01.01, la machine dite ltat des frais dus par les clients, les balances dossiers et gnrale (options 2 et 3). NE PAS FAIRE DE MISE HORS TENSION MANUELLE.
Dans le cas o le 31.12 serait un samedi, il ne faudra donc pas faire dextinction le vendredi, mais une sauvegarde gnrale et comptabilit.
De retour ltude, il vous faudra grer la file dattente des ditions afin de librer ces trois tats qui devront tre conservs pour le prochain contrle. La balance dossiers sera automatiquement suspendue et sauvegarde. Il vous faudra donc librer cet tat dont la rfrence dans la file dattente est BALANCE_DO . Laccs ces options peut tre verrouill votre demande
FIN DU MANUEL DE COMPTABILITE
Page 109

Manuel Comptabilite Huissier

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Manuel de comptabilit avec compta d'engagement (mise jour du manuel le 9 mars 2012)

A QUI SADRESSE CE MANUEL ?

COMMENT UTILISER CE MANUEL ?

[Tapez le nom de l'auteur] [Tapez le nom de la socit] [Slectionnez la date]

La comptabilit d'engagement _______________________________________________________ 8

PRESENTATION GENERALE _________________________________________________________ 17

COMPTABILITE DOSSIER ___________________________________________________________ 20

COMPTABILITE GENERALE __________________________________________________________ 49

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FREQUENCE DES TRAVAUX _________________________________________________________ 95

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Disponibles envoys au client

Validation ................................19 Versements des clients

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Comptabilit dossier/Comptabilit gnrale

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Fichier des tiers

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Principes de la comptabilit d'engagement

b) Description d'une facture

La zone Facture N nnnnnnn R Hors taxe Dbours Montant imput Reste d

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Ajout au prsent manuel de comptabilit le 01.12.2011

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2) IMPACTS SUR LES FACTURES RGLER AUX FOURNISSEURS

Trsorerie 51nnnn Dbit

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Pas de compte fournisseur 401nnn Pas de date d'chance,

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3) IMPACTS SUR LES COMPTES DU PLAN COMPTABLE

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B) Factures reues/rgles : correspondance entre les anciens et les nouveaux comptes

Ce qui change concrtement dans la gestion au quotidien

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2) VALIDATION ET OPTIONS DE SORTIE

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1) ENCAISSEMENTS DACOMPTES REUS DES DBITEURS

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F10 pour valider

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Dossier numro de dossier et de sous-dossier:

cran des ventilations

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Montant Indiquer le montant imputer dans ce dossier.

2) ANNULATIONS DE VERSEMENTS DBITEURS

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Versements des clients

1) RGLEMENT DES DOSSIERS, DES ACTES DTACHS ET ENCAISSEMENT DES PROVISIONS

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Dossier Indiquer le ou les numros de dossiers ou dactes dtachs rgls ou provisionns.

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F10 permet de valider F7 permet de quitter loption.

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2) ENCAISSEMENT DES PROVISIONS VIA VOTRE SITE INTERNET

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Envoi de fonds au client

Vous pouvez modifier la date si vous le souhaitez.

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