Mantenimiento

b
SOPORTE TECNOLGICO BASE DE CONOCIMIENTO DESCRIPCIN DE PROCESOS
Versin: 1.0 Aplicativo: gestasoft proceso de mantenimiento
Universidad de Pamplona - Ciudad Universitaria - Pamplona (Norte de Santander - Colombia) Tels: (7) 5685303 - 5685304 - 5685305 Fax: 5682750 www.unipamplona.edu.co
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . S O I B M A C E D L A I R O T S I H 0 1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . O I C I V R E S E D N E D R O R A C I F I L A C 9 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . N E D R O E D O D A T S E R A I B M A C 8 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . S E T N A R B O S S O T N E M E L E E D N I C U L O V E D 7 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . N E D R O E D S O L U C T R A R A G E R T N E 6 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . S O T N E I M I N E T N A M E D N I C A M A R G O R P 5 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . O I C I V R E S E D N E D R O R A R E N E G 4 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . O I C I V R E S D U T I C I L O S R A Z I R O T U A . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . O I C I V R E S D U T I C I L O S R A B O R P A . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . S O I C I V R E S E D O C I T S O N G A I D . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 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S E L A R E N E G S O I C I V R E S E D S O R T E M A R A P 2 . 1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A M A R G O J U L F 1 . 1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . O T N E I M I N E T N A M E D O S E C O R P 1
TABLA DE CONTENIDO
La Academia al servicio de la Vida
ESTRUCTURA GENERAL DE FACTURACIN Y CARTERA
El proceso de mantenimiento dentro del aplicativo Gestasoft es desarrollado dentro del mdulo de Servicios Generales; el cual es aplicado a los activos, recursos y espacios fsicos de la institucin.
En esta grfica se puede observar los procesos que se pueden desarrollar desde el modulo de facturacin y cartera, dentro de estos se deja uno donde se definen otras actividades que se realizan para el funcionamiento de otros procesos de otros mdulos de gestasoft.
el presente documento presenta el proceso de mantenimiento.
Proceso de Mantenimiento diseado para el control y manejo de mantenimientos (Preventivo, correctivo, Predictivo), de los activos y espacios fsicos de la institucin; permite conocer todo lo relacionado a este proceso desde la programacin del mantenimiento, hasta el cambio de partes de los elementos. Adems de ayudar en el manejo del proceso de ordenes de servicio (Compra de servicios). General FAC001 13/05/11 0.1
Descripcin
Tipo Proceso Cdigo proceso Fecha Versin
1.1 Flujograma
Para el desarrollo de este proceso el usuario del aplicativo debe realizar una serie de procesos que se explicaran a continuacin; Lo primero a registrar por parte del usuario es el proceso de la parametrizacin de todos los datos requeridos para la correcta ejecucin del proceso de mantenimiento en Servicios Generales/Tablas Bsicas el cual consiste en; 1.2 Parametros de servicios generales
Se definen los aspectos ms importantes que se requieren para la ejecucin del proceso de servicios generales, es importante tener en cuenta que se deben gestionar correctamente desde un comienzo, antes de continuar con este proceso para evitar futuros inconvenientes. Consecutivo Orden de Servicio: Generan la numeracin automtica o manual de las ordenes de servicio, si se escoge AUTOMTICO NICO (se trabaja un auto numrico es decir el sistema asigna consecutivamente un valor de menor a mayor sin repetir nunca numeracin) AUTOMTICO MES (se trabaja un auto numrico es decir el sistema asigna consecutivamente un valor de menor a mayor comenzando nuevamente desde 1 en el siguiente mes por lo tanto se repite la numeracin) AUTOMTICO AO (se trabaja un auto numrico es decir el sistema asigna consecutivamente un valor de menor a mayor comenzando nuevamente desde 1 en el siguiente ao por lo tanto se repite la numeracin). Consecutivo Recepcin Orden Compra: generan la numeracin automtica o manual de las ordenes de compra, si se escoge AUTOMTICO NICO (se trabaja un auto numrico es decir el sistema asigna consecutivamente un valor de menor a mayor sin repetir nunca numeracin) AUTOMTICO MES (se trabaja un auto numrico es decir el sistema asigna consecutivamente un valor de menor a mayor comenzando nuevamente desde 1 en el siguiente mes por lo tanto se repite la numeracin) AUTOMTICO AO (se trabaja un auto numrico es decir el sistema asigna consecutivamente un valor de menor a mayor comenzando nuevamente desde 1 en el siguiente ao por lo tanto se repite la numeracin). Cotizacin: se escoge el correo al que se enviara la Cotizacin
Mantenimiento Activo: se escoge el Correo de envo del aviso de Mantenimiento Activo
1.3
Programacin de Mantenimientos
RUTA: (Servicios Generales / Tablas Bsicas / Programacin Mantenimientos) Establecer los datos requeridos para la programacin de mantenimientos en la funcionalidad Programacin de Mantenimientos la cual est compuesta por;
1.3.1 Instrucciones Tcnicas
RUTA: (Servicios Generales / Tablas Bsicas / Programacin Mantenimientos / instrucciones tcnicas) En esta funcionalidad el usuario debe definir las instrucciones que se deben ser tenidas encuentra para la ejecucin del proceso de mantenimiento, hace referencias a aquellos pasos que debe tener encuentra la persona encargada del mantenimiento. 1.3.2 Materiales
RUTA: (Servicios Generales / Tablas Bsicas / Programacin Mantenimientos / materiales)
Es esta funcionalidad el usuario debe definir los utensilios a utilizar por el encargado del proceso de mantenimiento para la correcta ejecucin del proceso. Se debe tener encuentra que estos materiales estn asociados a un articulo creado en el mdulo de Almacn e Inventario. 1.3.3 Herramientas
RUTA: (Servicios Generales / Tablas Bsicas / Programacin Mantenimientos / herramientas) El usuario en este caso debe definir y registrar cada una de las herramientas requeridas para poder ejecutar correctamente el proceso de mantenimiento. 1.3.4 Semanas
RUTA: (Servicios Generales / Tablas Bsicas / Programacin Mantenimientos / semanas) En esta funcionalidad el usuario debe definir las semanas que componen un ao con el objeto de poder realizar un programacin del mantenimiento basados en las semanas definidas en esta funcionalidad. 1.3.5 Tipo de servicio
RUTA: (Servicios Generales / Tablas Bsicas / Programacin Mantenimientos / tipo de servicio) A travs de esta funcionalidad el usuario puede definir los servicios de tipo mantenimiento que sern utilizados para este proceso.
1.3.6 Unidad de mantenimiento
RUTA: (Servicios Generales / Tablas Bsicas / unidades de mantenimiento) Esta funcionalidad tiene como objeto establecer las reas de la institucin que son responsables del proceso de mantenimiento. Recuerde... Establecer los Parmetros de Almacn e Inventario, en Almacn e Inventario/Tablas Bsicas. 2 Modelos de Mantenimiento
Una vez el usuario ha establecido los parmetros requeridos para la ejecucin del proceso; el siguiente paso a seguir es el de definir el modelo de mantenimiento en Servicios Generales/Movimientos/Modelos de Mantenimiento; en este proceso el usuario debe entrar a definir el grupo de activos al cual ser aplicado el proceso de mantenimiento, as como tambin realizar una relacin de las instrucciones a ser tenidas en cuenta para el proceso de mantenimiento, los materiales y herramientas a utilizar y las semanas en que ser aplicado, es de recordar que estos datos se tuvieron que haber definido en el proceso de parametrizacin.
orden de servicio
El paso a seguir por el usuario del aplicativo es la generacin de una orden de servicio, para la consecucin de la misma se requiere de la ejecucin del siguiente proceso;
Solicitud de Servicio
El usuario debe crear una solicitud de servicio en (Servicios Generales / Movimientos / rdenes de Servicios / Solicitud de Servicio); en este proceso el usuario debe gestionar una solicitud de servicios de mantenimiento.
Gestionar solicitud servicio
Se gestiona la solicitud del servicio que se desea contratar este procesos se realiza en la ruta (almacn e inventarios / movimientos / orden de servicio / solicitud de servicio / gestionar solicitud de servicio); en este proceso el usuario debe gestionar una solicitud de servicios de mantenimiento.
Diagnostico de servicios
El encargado del mantenimiento ingresa los datos acerca del estado del elemento, causa de la falla y el trabajo a realizar del bien al cual se le solicito el servicio de mantenimiento este proceso se realiza en la ruta (servicios generales / movimientos / rdenes de Servicio / Solicitudes de Servicios / diagnostico de servicio).
Aprobar solicitud servicio
Permite aprobar las solicitudes de mantenimiento gestionadas por la entidad, una ves aprobada la solicitud no se podr desaprobar este proceso se realiza en la ruta (servicios generales / movimientos / rdenes de Servicio / Solicitudes de Servicios / aprobar solicitud servicio).
Autorizar solicitud servicio
El encargado de mantenimiento podr (autorizar o rechazar) las solicitudes aprobadas este proceso se realiza en la ruta (servicios generales / movimientos / rdenes de Servicio / Solicitudes de Servicios / aprobar solicitud servicio).
Generar Orden de Servicio
Con la solicitud de servicio se puede iniciar el proceso de creacin de la orden de servicio de mantenimiento en la ruta: (Servicios Generales / Movimientos / rdenes de Servicios/Gestionar Orden/Generar Orden de Servicio); en esta funcionalidad se deben definir varios conceptos importantes para la ejecucin del mantenimiento que se definen a continuacin; Carcter, en este campo se define si el proceso de mantenimiento ser realizado por fuentes internas o externas. Si es interno se deben relacionar la cantidad de responsables a cargo del proceso de mantenimiento y se deben relacionar trabajadores que pertenecen a la misma entidad: si es de carcter externo en la orden de servicio se debe relacionar el contrato de compra de servicios en el cual estn definidos los servicios a prestar o la orden de servicio con la cual se ejecuto la compra de los servicios de mantenimiento. Tipo de Mantenimiento; en esta se define la clase de mantenimiento a aplicar; el aplicativo maneja tres tipos de mantenimiento; Correctivo este tipo de mantenimiento se ejecuta con el objeto de subsanar problemas que se han detectado con anterioridad en los activos, recursos o espacios fsicos de una entidad. Preventivo; este tipo de mantenimiento se ejecuta con el objeto de prevenir posibles fallas que perjudiquen el buen funcionamiento de un activo o recurso de una entidad. Predictivo; este tipo de mantenimiento es utilizado con el objeto de detectar fallas antes de que sucedan y dar la posibilidad de corregirlas a tiempo. Relacionar la descripcin del mantenimiento; en este campo se relacionan los modelos de mantenimiento creados anteriormente o puede hacer una descripcin del mantenimiento a generar. Definir a que se aplicara el proceso de mantenimiento, si a un activo, espacio fsico o recurso fsico de la entidad. Materiales; para relacionar los materiales se debe tener en cuenta que, si la orden de servicio se crea en base en un modelo de mantenimiento
Recuerde . solo se listaran los materiales asociados al modelo, de lo contrario se listara los artculos registrados en almacn. 5 Programacin de Mantenimientos
Ruta: (Servicios Generales / Movimientos / rdenes de Servicios / Programacin de Mantenimiento) El siguiente paso corresponde a la Programacin de Mantenimientos en donde el usuario en este caso tiene la opcin de realizar esta programacin de dos formas:
General Individual en la primera opcin el usuario puede programar un mantenimiento para un activo, espacio fsico, y recurso fsico determinado, definiendo el trabajo a realizar, la fecha de realizacin y la unidad encargada del trabajo. Activos Masivos Para la segunda opcin la programacin de mantenimientos se realiza de una forma masiva; para un grupo completo de activos en esta el usuario debe entrar a definir el trabajo a realizar, el grupo de activos, el espacio fsico y recurso fsico que estn relacionados directamente con el activo para el cual se est programando el mantenimiento. Es importante que el usuario tenga en cuenta que los datos anteriores repercuten en la asociacin que se debe realizar entre la orden de servicio creada y la programacin del mantenimiento gestionada en este paso; la asociacin es generada a travs de la opcin Asignar que se encuentra en la ruta Servicios Generales / Movimientos / rdenes de Servicios / Programacin de Mantenimiento. 67
Entregar Artculos de Orden
Una vez la orden de servicio ya tiene asociada una programacin de mantenimiento y se encuentra en estado en proceso; el paso a seguir es la entrega de los materiales que fueron asignados cuando se cre la orden de servicio, este proceso se ejecuta en Servicios/Movimientos/rdenes de Servicios/Gestionar rdenes/Entregar Artculos de Orden. En este proceso se debe tener en cuenta que deben haber existencias en la bodega de mantenimiento. Para crear existencias en la bodega de mantenimiento se deben generar egreso de consumo o devolutivos en los cuales se debe activar el check mantenimiento, el cual indica que estos artculos van a la bodega de mantenimiento. 7 Devolucin de Elementos Sobrantes
En caso de que se realice una devolucin de materiales por parte de los responsables de prestar el servicio en usuario puede registrar esta devolucin en Servicios Generales/Movimientos/rdenes de Servicios/Gestionar rdenes /Devolucin de Elementos Sobrantes; es importante tener en cuenta que para poder realizar este proceso la orden de servicio no debe estar en estado Pendiente y debe tener materiales asociados; una vez se registra la entrega de los materiales sobrantes se aumenta las existencias de la bodega de mantenimiento. 8 Cambiar estado de orden
Cuando el proceso de mantenimiento llega a su fin el usuario debe cerrar la orden de servicio en la ruta Servicios Generales/Movimientos/rdenes de Servicios/Gestionar rdenes/Generar Orden de Servicio/opcin Cambiar
Estado; en el registro de este proceso el usuario puede mandar de baja a los activos que considere ya hayan cumplido con su vida til; en este caso la orden queda en un estado de Terminada.
Calificar orden de servicio
Y por ltimo el aplicativo ofrece la opcin de calificar el proceso de mantenimiento a travs de la funcionalidad Calificar Orden de Servicio que se encuentra en Servicios Generales / Movimientos / rdenes de Servicios/Gestionar rdenes, el usuario debe recordar que la Orden de Servicio debe estar en estado Terminada para poder realizar el proceso de calificacin. Recuerde. Es importante que los periodos estn activos en Almacn e Inventario
10 Historial de cambios Historial de Cambios Registrado por Ubicacin Carlos andres hernandez
Fecha 03/06/11

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Versin: 1.0 Aplicativo: gestasoft proceso de mantenimiento

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ESTRUCTURA GENERAL DE FACTURACIN Y CARTERA

el presente documento presenta el proceso de mantenimiento.

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Tipo Proceso Cdigo proceso Fecha Versin

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Mantenimiento Activo: se escoge el Correo de envo del aviso de Mantenimiento Activo

1.3.1 Instrucciones Tcnicas

RUTA: (Servicios Generales / Tablas Bsicas / Programacin Mantenimientos / materiales)

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1.3.6 Unidad de mantenimiento

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Gestionar solicitud servicio

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Aprobar solicitud servicio

Autorizar solicitud servicio

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Generar Orden de Servicio

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Entregar Artculos de Orden

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Calificar orden de servicio

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