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Taller de Administracin Financiera Proyecto: Proyecto Mejoramiento de los Servicios de Justicia - II

Aspectos Generales

Nelly Ikeda, Especialista en Administracin Financiera BM

Lima, Per Marzo 9, 2011

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QUE ES LA ADMINISTRACION FINANCIERA?

La gestin financiera se ocupa de la planeacin, ejecucin y control de los recursos financieros de un proyecto con la finalidad de hacer una apropiada gestin de los recursos y lograr los objetivos de desarrollo del proyecto

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FUNCION DE LA ADMINISTRACION FINANCIERA?

Sirve para administrar los recursos financieros de los proyectos con atencin a la economa y eficiencia de dichos recursos. Ayuda a alcanzar los objetivos del proyecto a travs de suministrar informacin til que mejore el proceso de toma de decisiones. Demuestra tambin el uso apropiado de los fondos asignados al proyecto.
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COMPONENTES DE LA GESTIN FINANCIERA

PLANEAMIENTO ESTRATEGICO PLANIFICACIN FINANCIERA PAGOS / DESEMBOLSOS ESTADOS FINANCIEROS P/ TERCEROS INFORMES GERENCIALES MONITOREO Y EVALUACION AUDITORIA Y CONTROL INTERNO AUDITORIA EXTERNA
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Sistemas de Sistemas de Planificacin Planificacin

Sistemas de Flujo Sistemas de Flujo de Fondos de Fondos

Sistemas de Sistemas de Informacin Informacin Sistemas de Sistemas de Control Control

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POR QUE LA SUPERVISION - ADMINISTRACION FINANCIERA?

Los artculos constitutivos del Banco Mundial requieren que: Los recursos de los prstamos sean usados con debida atencin a las consideraciones de economa y eficiencia, y solo para los propsitos para los cuales el financiamiento est dirigido. Que exista calidad en el sistema de administracin financiera para contribuir a lograr el xito del proyecto.
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INTERACCION DE LA ADMINISTRACION FINANCIERA

Antecedentes de polticas operacionales y estructura del equipo del BM que apoya al proyecto. Ciclo de un proyecto dentro del Banco para ver como interviene la Administracin Financiera durante las etapas del ciclo. Evaluacin durante la etapa de supervisin para ser considerado con un desempeo Satisfactorio en Administracin Financiera.

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Polticas y Procedimientos Operacionales

Los proyectos y actividades del Banco se rigen por las polticas operacionales, que tienen por objeto asegurar la solidez econmica, financiera, social y ambiental de las operaciones. Se encuentran detalladas en el Manual de Operaciones del Banco.):

Polticas sobre instrumentos y productos financieros que establecen normas sobre instrumentos de financiamiento, estudios econmicos y sectoriales, asistencia tcnica, donaciones, garantas y otros productos del Banco. Polticas de salvaguarda, que incluyen polticas y evaluaciones ambientales concebidas para evitar perjuicios no intencionales a terceros y al medio ambiente. Se han elaborado polticas de salvaguarda especficas sobre hbitats naturales, control de plagas, bienes culturales, reasentamiento involuntario, poblaciones indgenas, seguridad de las presas, proyectos en cursos de agua internacionales y proyectos en zonas en litigio. Polticas fiduciarias, que incluyen las normas que rigen la administracin financiera, las adquisiciones y los desembolsos. Polticas de gestin, que abarcan campos tales como el seguimiento y la evaluacin de proyectos.
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Polticas Fiduciarias
Adquisiciones Administracin Financiera Desembolsos Muy Relevante: Aspectos Legales Concepto de Equipo de Proyecto
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Equipos de Trabajo en Proyectos - BM

Gerencia del Proyecto (Gerente/Lider) Adquisiciones : (Especialista en Adquisiciones proceso de contrataciones/No Objecciones) Administracin Financiera: (Especialista Adm. Financiera - supervisin arreglos financieros/ Auditoras) Desembolsos: (Departamento de Prestamos Administra y procesa desembolsos de la cuenta del prestamo) Legal: Convenio de Prstamo, Enmiendas
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Proyecto

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CICLO DE PROYECTO

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FASES DE UN CICLO DE PROYECTO

IDENTIFICACIN y PREPARACIN
Se identifican proyectos que apoyen la estrategia de reduccin de la pobreza y la estrategia de asistencia al pais. El equipo de GF revisa la estructura de la capacidad de gestin financiera de la entidad ejecutora, teniendo en cuenta la evaluacin de la capacidad de pas y el sistema de contabilidad pblica.

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FASES DE UN CICLO DE PROYECTO

EVALUACIN (APPRAISAL EN INGLS)

Se analiza el trabajo realizado durante la idenficacin y la preparacin y se prepara los insumos para el PAD para ser presentado a la direccin de Banco. El equipode GF finaliza la evaluacin de la capacidad financiera y determina: Los arreglos institucionales Formato y frecuencia de los IFRs Las necesidades de personal Las tablas de costos El flujo de fondos El tipo de sistema contable Los arreglos de auditora
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FASES DE UN CICLO DE PROYECTO

NEGOCIACIN y APROBACIN

El Prestatario realiza una revisin de los documentos finales y las partes llegan a un entendimiento sobre los trminos del convenio de prstamo. El equipo de GF del prestatario y del Banco se ponen de acuerdo sobre: (i) los arreglos de Gestin Financiera y el Plan de Accin (segn el PAD); (ii) sobre la redaccin del Convenio de Prstamo. Estos documentos se presentan al Directorio Ejecutivo del Banco para su aprobacin y posterior firma.

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EL CONVENIO DE PRSTAMO
Anexo 2. Seccin II. Punto B. Sistema de administracin financiera Estados financieros anuales, debidamente auditados Reportes Financieros Intermedios (IFRs) Anexo 2. Seccin IV. Punto B Otros aspectos relacionados a implementacin que requieren accin inmediata para que el proyecto este a punto/listo para la implementacin.

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EL CONVENIO DE PRSTAMO

Artculo V Efectividad

Plazo para la declaracin de efectividad es de 90 das despu de firmado el Convenio de Prstamo y no puede ir ms all de 18 despus de la aprobacin del Directorio del Banco.

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CICLO del PROYECTO: ACTIVIDADES CLAVES ANTES DE EFECTIVIDAD ROL DEL BANCO
Verificar la implementacin satisfactoria del Plan de

Accin que se hubiera acordado durante las negociaciones. Si aplica, verificar el cumplimiento con las condiciones de efectividad relacionadas con Administracin Financiera. Realizar la capacitacin del personal recientemente incorporado al proyecto (Puede realizarse a travs de un taller de lanzamiento del Proyecto).
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iMPLEMENTACION ROL DE SUPERVISION DEL BANCO

A travs de misiones de supervisin y revisiones de medio

trmino
Evaluar si los arreglos de Administracin Financiera

establecidos al inicio del Proyecto se mantienen vigentes y continan siendo satisfactorios. Proponer cambios de ser necesario
Revisar los IFRs Revisar los informes de auditora Revisar el desempeo de los auditores externos (normalmente

por pas; aunque podra ser por proyecto de ser necesario)

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IMPLEMENTACION ARREGLOS SATISFACTORIOS

I. Los sistemas de contabilidad e informacin financiera son considerados adecuados cuando existen arreglos aceptables de:

Presupuesto Sistema contable Marco de control (control interno) Flujo de fondos Preparacin y anlisis de informes financieros Auditora externa Mantenimiento de personal calificado
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IMPLEMENTACION ARREGLOS SATISFACTORIOS

II. Los flujos de fondos contribuyen efectivamente con los objetivos del Proyecto, dentro de un ambiente apropiado de control:
Fluidez y controles para el flujo de fondos entre los financiadores, el Proyecto y los beneficiarios Envo oportuno de solicitudes de desembolso preparadas adecuadamente con la informacin pertinente y de acuerdo al convenio legal Arreglos bancarios adecuados
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IMPLEMENTACION ARREGLOS SATISFACTORIOS

III. La prontitud y contenido de los informes de auditora no indican problemas sustanciales acerca de:
Elegibilidad de Gastos Fecha de envo de los informes de autora al Banco

(Deben ser como mximo seis meses despus del cierre del perodo)
Resultados de los informes: (i) opiniones de

auditora; (ii) puntos de control interno

Seguimiento a los Reportes Financieros Intermedios
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IMPLEMENTACION ARREGLOS INSATISFACTORIOS

La informacin financiera no es confiable, no es

oportuna, y no puede accederse fcilmente El personal de Administracin Financiera no tiene las calificaciones o experiencia suficientes Rotacin del personal es alta y/o puestos vacantes claves no se han ocupado oportunamente Medidas de control interno son insuficientes para asegurar efectividad y eficiencia de las operaciones, confiabilidad de los informes financieros y cumplimiento con leyes y regulaciones
: estos son algunos de los indicadores que mostraran una evaluacin insatisfactoria
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IMPLEMENTACION ARREGLOS INSATISFACTORIOS Cont. Deficiencias importantes han sido reportadas en los informes de auditora
Los informes de auditora no han sido presentados dentro

del plazo establecido

Los IFRs no se han enviado dentro del plazo establecido Gastos Inelegibles durante el periodo de reporte Cuellos de botella en el flujo de fondos o bajos espacios

presupuestarios impactan negativamente la implementacin del Proyecto

: estos son algunos de los indicadores que mostraran una evaluacin insatisfactoria
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IMPLEMENTACION OTROS PROBLEMAS

Asuntos importantes de adquisiciones tienen un

impacto negativo en la Administracin Financiera del Proyecto Investigaciones o alegaciones de corrupcin Partidas pendientes por conciliar y muy antiguas en la conciliacin de la Cuenta Designada Retraso en envi de solicitudes de desembolso

: estos son algunos de los indicadores que mostraran una evaluacin insatisfactoria

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IMPLEMENTACION ARREGLOS ALTAMENTE INSATISFACTORIOS

A pesar de la identificacin de serios problemas de Administracin Financiera, no se han tomado las medidas necesarias para su correccin y prevencin.

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CONTACTOS DEL EQUIPO DE GESTION FINANCIERA

Lourdes Linares Especialista Senior en Gestin Financiera BM Washington D.C. Llinares@worldbank.org Telf. Nelly Ikeda Analista en Gestin Financiera BM Oficina Lima nikeda@worldbank.org Telf. 615-0660 Ext. 309 Ana Lucia Jimenez Especialista en Gestin Financiera BM Oficina Quito ajimeneznieto@worldbank.org Telf. 593-2-2943600 Ext. 236 Elke Pinedo C. Team Assistant BM Oficina Lima Epinedocastillo@worldbank.org Telf. 615-0660 Ext. 336

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PREGUNTAS & RESPUESTAS

GRACIAS
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