La comunicacin, las relaciones humanas y el tiempo organizacional

Valores y creencias en los estilos de comunicacin

Comunicacin Segn el Contexto, los mensajes y la divisin de los pblicos

Los valores y creencias son intrnsecos dentro de la organizacin, por lo tanto cada una educa a sus colaboradores de acuerdo a lo que siente y piensa el fundador de la misma. As mismo en cada empresa se maneja un lenguaje similar, sin embargo; como cada miembro del equipo trae consigo sus propios valores y creencias, en ocasiones debe tener mucha cautela con la manera en la cual emite el mensaje, ya que el receptor puede interpretar de manera incorrecta el contexto del mensaje emitido. El contexto dentro de un mensaje emitido es lo que bsicamente le da sentido a lo comunicado y le otorga efectividad a lo informado. En ocasiones el contexto tiende a confundir al receptor por las diferentes variantes que existen en el lenguaje, sobre todo en el caso de la lengua espaola, en donde existen diversos modismos y estilos para comunicar la informacin. Cabe destacar que existen distintas maneras de comunicar un mensaje: escrita, verbal, con seas, corporalmente, entre otras y cualquiera sea el mtodo empleado, la presentacin de la informacin e interpretacin de la misma siempre depender de cuan claro este el contexto. Por otra parte se podra decir que los mensajes son el objeto central de toda comunicacin establecida entre un emisor y un receptor. Actualmente existen infinitas formas y estilos comunicativos, lo que proporciona posibilidades de mantener contacto con diversas personas y de diversas maneras, ahora los individuos somos ms expuestos a ser ubicados de manera ms efectiva. Resulta fundamental que tanto el emisor como el receptor reconozcan y comprendan el mismo lenguaje ya sea por: seas, smbolos, verbal, escrito o por gestos; para que la comunicacin o propagacin del mensaje se haga de manera apropiada. En muchas organizaciones los mensajes no se suministran de manera adecuada y por lo general las comunicaciones son informales o por medio de rumores que vienen siendo lo mismo. Caer en los llamados rumores es el enemigo nmero uno de una empresa, sobre todo cuando son referentes a reduccin de personal.

Dependiendo del estilo de organizacin (valores y creencias intrnsecos) tambin ser su comunicacin, existen las llamadas comunicaciones horizontales que se establece entre individuos son del mismo nivel jerrquico y dnde se discuten temas que van en pro a la resolucin de problemas departamentales, mejoras de procesos, etc. Como por ejemplo: Cuando varios gerentes aportan ideas entre s para solucionar los de otros departamentos que no pertenecen a su rea de trabajo. En este estilo de comunicacin caben las reuniones de trabajo, notas, comunicados internos, debates, correo electrnico; con este ltimo debemos tener cuidado porque en la actualidad el personal en las organizaciones cada vez se vuelve ms adicto con el uso de correos electrnicos. De hecho la comunicacin cara a cara se ha perdido por este tema; a muchos empleados les cuesta levantar el telfono acercarse al puesto de trabajo del compaero para coordinar una actividad, lo hace por correo y en ocasiones la comunicacin no es tan efectiva, de manera que el uso de esta herramienta debe ser racional. Ahora bien cuando la comunicacin se establece entre gerentes de un departamento determinado y un personal operativo de otro departamento diferente, se coordinan actividades intergrupales por urgencias para obtener respuestas de parte de receptor, entonces estaramos hablando de que la comunicacin es oblicua. Particularmente opinamos que es el estilo que debe ser ms utilizado por las organizaciones porque las decisiones se toman de acuerdo a los distintos enfoques de cada departamento y nivel jerrquico existente en la empresa, de manera tal que ninguna opinin ser considerada como pequea o con poco valor, tardan ms en tomarse las decisiones por los distintos enfoques suministrados ms sin embargo todos son tomados en cuenta para decisiones grandes o pequeas. Cuando los empleados slo deben acatar cada una de las normas establecidas e inclusive se les define a cada persona como debe comportarse, recoger y transmitir la informacin, respetan un orden jerrquico especfico, por lo general la toma de decisiones es ms fcil ya que depende de una o muy pocas personas y este tipo de comunicacin la denominamos comunicacin formal. Pero aunque se agiliza la toma de decisiones no necesariamente son las ms acertadas, debido a que es un nmero muy reducido de personas, quienes deciden el rumbo de la empresa y por lo general son altos niveles jerrquicos y no tienen el enfoque de parte de los niveles operativos por ausencia de interaccin, esto a su vez crea desconcierto y desmotivacin por parte de los colaboradores de esta organizacin.

De cualquier modo lo importante para obtener el xito en la comunicacin es tener claro el contexto del mensaje a transmitir, ser claros, concisos, respetar los valores y creencias impartidas por la organizacin elegida y estar claros del lenguaje que debemos utilizar de acuerdo al receptor que nos corresponda emitirle la informacin. As como tambin evitar las continuas distracciones que afectan la interaccin entre cada persona como por ejemplo el uso indebido del celular, los correos electrnicos, el internet, que si bien es cierto que son herramientas tiles y necesarias en estos nuevos tiempos, tambin debemos controlarlas nosotros y no que ellas nos controlen y afecten nuestra operacin e interaccin entre los individuos. No existe estilo de comunicacin ideal ya que dependiendo de lo requerido o deseado se puede tener una combinacin de varios tipos de comunicaciones dentro de la misma empresa, donde las decisiones se tomarn de manera rpida o no de acuerdo a lo necesario en un momento determinado. Ahora bien, cuando se transmite un mensaje, este debe estar adecuado al pblico que lo va a recibir; puede ser pblico interno, externo. La divisin de los pblicos depende del tamao y complejidad de la organizacin y por supuesto esta divisin puede volverse cada vez ms detallada. Muchas personas comenten errores de mezclar su tipo de comunicacin sin importar el pblico que recibir la misma. Las organizaciones tienen diferentes maneras de comunicarse bien sea por correo por telfono, etc. Cuando un empleado enva un correo interno emplea un lenguaje que quizs solo los mismo empleados puedan descifrar la informacin; ejemplo, cuando escriben con muchas siglas o abreviaciones, el empleado se mecaniza tanto cuando van a transmitir un mensaje a un pblico externo y envan un correo tal cual como si fuera interno y por supuesto el receptor no necesariamente est en la capacidad de descifrar la informacin. Otro caso que vemos muy a menudo es cuando se envan correos internos de manera coloquial y copian al pblico externo, por supuesto esto da una mala imagen corporativa, debido a los empleados son la imagen de la corporacin. Por otro lado, que vemos con frecuencia que cuando se hacen reuniones presentaciones. El mensaje debe ser tal que todos los miembros del pblico puedan comprender el contexto. Por ejemplo, cuando hay reuniones de finanzas y entra el personal de compras, ventas, administracin, tcnico y operativo. Por supuesto el emisor no puede emplear un lenguaje totalmente tcnico ya que el mensaje no podr ser decodificado por todos y cada uno de los miembros del equipo. Pensamos como recomendacin general es que uno debe saber a qu personas ir dirigida la informacin, el tipo de pblico, el perfil de los participantes, ya que de esto depende el xito de la comunicacin y de la empresa.

Definitivamente el latinoamericano tiene muchos vicios que se han venido institunacionalizando con el pasar de las dcadas. Uno de ellos y pienso que el principal es el tema de la corrupcin. Hablando mucho mas especifico, en Venezuela la corrupcin vemos que cada da la poblacin se va sumergiendo en este abismo que cada vez se hace ms profundo. Ejemplos de ello vemos como los fiscales de trnsito cuando detienen un ciudadano lo primero que hacen es ver en que est fallando para pedirle dinero y as no multarlo. Por su puesto esto sucede porque nosotros mismos alimentamos el soborno y la corrupcin. Y como este tenemos muchos casos; en la aduana los agentes aduanales para poder liberar y nacionalizar la carga le solicitan dinero a las empresas. Corporaciones trasnacionales con un cdigo de tica establecido desde su casa matriz no participan en estas acciones, en cambio vemos como empresas nacionales para poder tener la mercanca a tiempo pagan dinero extra y estos agentes se aprovechan de la situacin y la necesidad del mercado. En los departamentos de compra y sobre todo en empresas del gobierno cuando abren procesos de licitacin algunos gerentes aceptan dinero por debajo de la mesa para que le adjudiquen el proceso as cuando su solucin o su producto no sea la mejor. Otro vicio que posee el latinoamericano es el de yo no s, muchas personas generalmente toman una actitud pasiva ante distintas situaciones tanto en el mbito laboral como en la vida cotidiana, el decir constantemente yo no s nos asla y nos coloca en una posicin de apata, de no indagar, de no llegar ms all. El mismo fenmeno sucede cuando se usa la frase yo no puedo, debido a que no le gusta arriesgar por el mismo desconocimiento miedo a lo desconocido. En el mismo orden de ideas tenemos que muchas personas son conformistas y usan la frase yo estoy bien aqu; estn tan mecanizados que pueden durar aos haciendo lo mismo y para ellos esa una zona de confort, esto por supuesto va sumergiendo a la sociedad con individuos que no arriesgan y no luchan por cambiar las cosas. En el mbito laboral tenemos dos vicios que da a da se repiten: El de todo est listo y no se preocupe para maana a primera hora lo tiene. Una de las claves para tener una vida laboral exitosa es ponindote plazos razonables para las asignaciones, pero muchos empleados van dejando acumular las tareas hacindose insostenible porque todo lo quieren dejar para maana; ejemplos claro

de ello lo tenemos entes pblicos, generalmente acumulan los trmites hasta que se forman interminables colas. La impuntualidad es un vicio que cada da lo vemos ms frecuente. Sobre todo con empresas trasnacionales, cuyas casas matrices se encuentran en Europa Norte Amrica. Cuando se efectan reuniones o conferencias con pases latinos generalmente asisten tarde y por supuesto el corporativo se molesta y llevndose una imagine no tan buena de los latinos. Esto debe cambiarse ya que es un efecto bola de nieve que poco a poco va arrastrando a la mayora de las personas y hace que una nacin funcione ms lenta. Hay un vicio que le hace mucho dao tanto a las empresas como a la familia latina, el yo no fui o echarle la culpa a terceros. Este vicio es la viva expresin de la reactividad, conlleva al profesional viciado a no asumir que todo lo que sucede a su lado es directa o indirectamente responsabilidad de s mismo. Este tipo de personas ante algo negativo inmediatamente le otorgan la responsabilidad a otro. Cuando en las empresas hay jefes y no lideres, estos asumen la responsabilidad cuando la accin es positiva, pero cuando no es, le quieren transmitir la responsabilidad a sus supervisados, cuando realmente la responsabilidad es suya. Muchas veces estas diferencias internas se le transmiten a clientes externos cuando no existe comunicacin efectiva y los empleados dicen esto no es de mi departamento; muchos profesionales viciados tiene poca cultura de servicios. Todo esto es perfectamente evitable cuando sembramos buenos valores en nuestros hijos, con una cultura solida y una visin de vida alineada con la visin de la empresa. Una cultura donde las personas cumplan su misin y valores, buscando diariamente mejorar en todas las dimensiones humanas y profesionales. Definitivamente un pas es desarrollado subdesarrollado por la actitud de su gente y lo que somos ser la visin de nuestras empresas y pases.

Ahora bien, como estos vicios el latinoamericano tambin tiene muchas virtudes. Una de las ms caracterizadas es la emocionalidad; Cuando el latino esta estimulado e inspirado, bien sea por un lder, un ideal, su familia, la visin de la empresa, etc, desarrolla una inmensa pasin por lo que hace, por trabajar no solo en pro de un beneficio propio sino en pro del pas, de la familia, de la comunidad. Como bien se mencion anteriormente con actitud positiva el latino puede lograr grandes cambios.

Otra virtud que posee el latino es el ritmo, la manera de trabajar es nica. Muchos extranjeros cuando vienen se impresionan por la alegra y pasin como se trabaja. Un ejemplo de ello lo vemos en el baseball. Cuando vienen jugadores importados describen como nica la emocin y pasin como se juega en Venezuela, el fantico su picarda y ritmo hacen que para muchos jugadores estar aqu sea tan apasionante y para otros una experiencia difcil a la que no se logran adaptar. Trasladndolo al mbito laboral ocurre el mismo fenmeno, ah muchas personas que no son latinoamericanos les es difcil adaptarse a nuestro ritmo. La creatividad es quizs una de las virtudes ms famosas de los latinos. Si lograra hacer que las personas usaran su creatividad no para hacer peripecias ni cualquier tipo de trampas sino para realizar proyectos, realmente furamos un continente altamente desarrollado. El latino es una persona muy ingeniosa y de todo hace un negocio. Hoy por hoy estamos viviendo un fenmeno muy preocupante en Latinoamrica y sobre todo en Venezuela, es la fuga de talento; no sabemos apreciar nuestro capital humano y vemos como esas personas son muy exitosas en otros continentes y desarrollando aun mas otras empresas y pases. Debemos afianzar nuestra lucha y constancia para cambiarlo y que todos luchemos por desarrollar nuestro continente. Para finalizar, otra de las virtudes del latino es la familia. Aunque vemos que este valor se ha venido debilitando, la familia sigue siendo una virtud del latino, ese calor de hogar, nos impulsa, nos motiva a crecer y hacer crecer la familia cada da ms. Pues es la imagen asociada a ver nuestra empresa como nuestra propia familia y en la medida que los valores del individuo estn alineados con los valores de la empresa se desarrollar una alta identificacin y sinergia, teniendo como fruto, empresas exitosas, individuos, xitos, familias exitosas y por supuesto pases exitosos.