MS PROJECT

MS-PROJECT
1.1 Qu es la administracin de proyectos? .................................................................................... 3 1.2 Dominar la administracin de proyectos en cuatro pasos ........................................................... 4 1.3 Definicin del proyecto ............................................................................................................... 5 1.4 El plan del proyecto: una herramienta indispensable .................................................................. 6 1.5 Seguimiento: la importancia de mantenerse informado .............................................................. 6 1.6 Cierre del proyecto ...................................................................................................................... 6 1.7 Asistencia proporcionada por Microsoft Project ......................................................................... 7 Equilibrar los factores de programacin crticos con facilidad ......................................................... 7 Identificar problemas antes de que afecten a la programacin ......................................................... 7 Realizar un seguimiento del plan de proyecto .................................................................................. 8 Cierre del proyecto ............................................................................................................................ 8 1.8 Lista de libros de referencia sobre la administracin de proyectos ............................................. 9 1.9 Los elementos bsicos: tareas, recursos y asignaciones .............................................................. 9 Tareas ................................................................................................................................................ 9 Recursos ............................................................................................................................................ 9 1.10 Asignaciones ........................................................................................................................... 10 1.11 Dnde van los datos? El flujo de informacin de Microsoft Project .................................... 10 2.0 Divisin del proyecto en tareas, fases e hitos............................................................................ 11 2.2 Tareas ........................................................................................................................................ 12 2.3 Fases .......................................................................................................................................... 13 3.0 EL NCLEO DEL PLAN DEL PROYECTO: LA LISTA DE TAREAS ............................... 13 Escribir una tarea en el Diagrama de Gantt ..................................................................................... 14 Capacidad mxima .......................................................................................................................... 20 4.0 DETRS DE CADA RECURSO: LOS CALENDARIOS LABORALES .............................. 21 4.1 Crear los calendarios laborales de un grupo de recursos .......................................................... 21 4.2Asignar un grupo de recursos a un calendario laboral ............................................................... 22 4.3 Modificar un calendario laboral para un recurso individual ..................................................... 22 4.4 Asignar uno o varios recursos a una tarea ................................................................................. 23 4.6 Quitar un recurso de una tarea................................................................................................... 25 4.7 Reemplazar un recurso en un solo paso .................................................................................... 25 5.1 Asignar tareas a los recursos ..................................................................................................... 27 Para asignar una tasa a un recurso ........................................................................................... 28 5.3 Asignar varias tasas a un recurso .............................................................................................. 28 5.4 Asignar tasas diferentes a un recurso ........................................................................................ 29 5.5 Asignar un costo fijo a una tarea ............................................................................................... 29 5.6 Controlar cmo se acumulan los costos de los recursos ........................................................... 30 6.1 Obtener un plan preciso y completo .......................................................................................... 32 6.2 Revisar los objetivos, el mbito y las suposiciones .................................................................. 32 6.3 Agregar o eliminar tareas .......................................................................................................... 33 6.4 Perfeccionar las estimaciones de las duraciones de tareas ........................................................ 33 6.5 Comprobar la fecha de fin del proyecto .................................................................................... 33 6.6 Determinar si las delimitaciones de fecha fija son necesarias .................................................. 34 6.7 Comprobar los costos con el presupuesto ................................................................................. 34 6.8 Identificar y corregir los errores obvios .................................................................................... 35

MS PROJECT

6.9 Reducir la programacin ........................................................................................................... 35 6.10 Utilizar los recursos de la forma ms eficaz posible ............................................................... 35 6.11 Reducir los costos del proyecto ............................................................................................... 35 7.0 REDUCCIN DE LA PROGRAMACIN ............................................................................ 36 7.1 Identificar las tareas de la ruta crtica........................................................................................ 37 7.2 Ordenar las tareas crticas por la duracin ................................................................................ 37 7.3 Mtodos para reducir la duracin de una tarea ......................................................................... 37 8.0 MTODOS PARA COMENZAR ANTES LAS TAREAS ..................................................... 40 8.1 Cambiar la secuencia de tareas.................................................................................................. 41 8.3 Agregar tiempo de adelanto a las tareas .................................................................................... 43 8.4 Buscar los recursos sobreasignados .......................................................................................... 44 8.5 Retrasar una tarea personalmente .............................................................................................. 45 8.6 Retrasar tareas automticamente ............................................................................................... 45

MS PROJECT

1.0 ADMINISTRACIN DE PROYECTOS: ASPECTOS BSICOS.

Muchas de las personas que ocupan parte de su tiempo de trabajo administrando proyectos se acobardan ante la expresin administracin de proyectos. La idea en si misma sugiere tareas complicadas y extensas. En realidad, sin embargo, la administracin de proyectos es nicamente un sistema para administrar tareas, recursos y costos de manera eficaz. Un buen sistema le ayudara a mejorar la comunicacin y la coordinacin y a reducir la gran cantidad de tiempo que supone la administracin de proyectos. Aporte una herramienta como Microsoft Project a su equipo de proyecto y podr ser incluso mas eficaz en menos tiempo. En este capitulo se describen los conceptos bsicos de la administracin de proyectos, as como un proceso en cuatro pasos, comprobado y realista, para administrar proyectos. Puede seguir este proceso tal y como se presenta o puede adaptarlo a una situacin concreta. Este capitulo no intenta en absoluto ser una tesis global sobre la administracin de proyectos, es nicamente una introduccin. Si se desea obtener mas informacin, consulte la lista de libros de referencia sobre la administracin de proyectos, que encontrara al final de este capitulo. 1.1 Qu es la administracin de proyectos? Administrar proyectos es cuestin de equilibrar tres conceptos: mbito, programacin y recursos. Generalmente, esto significa planear, organizar y realizar el seguimiento de las tareas del proyecto, as como identificas y programas los recursos para que realicen dichas tareas. El mbito es el intervalo de tareas necesario para cumplir los objetivos del proyecto. La programacin indica el tiempo y la secuencia de cada tarea, as como la duracin total del proyecto. Los recursos son las personas o los equipos que realizan o facilitan las tareas del proyecto. Los recursos normalmente conllevan costos, como salarios o gastos operativos, que probablemente desee controlar.

MS PROJECT

Una de las cuestiones mas importantes de la administracin de proyectos es garantizar el cumplimiento de los objetivos especficos del proyecto de la forma mas eficaz posible. El plan del proyecto es la herramienta principal de administracin de proyectos necesaria para alcanzar este propsito. Sin embargo, si administrar proyectos no es la parte principal de su trabajo (ni la favorita), es posible que se niegue en rotundo a crear y utilizar un plan del proyecto, lo cual constituye una de las opciones. No obstante, hay una parte negativa en este enfoque. Sin un plan formal se reducen las posibilidades de cumplir los objetivos del proyecto, tales como ajustarse al presupuesto o a la programacin. Si no le resulta fcil llevar a cabo un seguimiento de quien se encarga de cada tarea o de cuando deben finalizar las mismas, perder la oportunidad de cumplir los objetivos mencionados. Asimismo, si algo va mal, se incumple una fecha lmite o una tarea dura mas tiempo del que haba pensado, puede que encuentre dificultades innecesarias para determinar el origen del problema y su efecto en la programacin. Una buena administracin del proyecto le ayudara a tener xito. Todos los integrantes del equipo se beneficiaran de las mejoras en la coordinacin y en la comunicacin, dndole as un mayor nfasis a los resultados. Adquirir ese sentido de reafirmacin de tener todo bajo control.

1.2 Dominar la administracin de proyectos en cuatro pasos No existe un nico mtodo correcto para administrar proyectos. De hecho, si pide a 10 expertos en la administracin de proyectos que le expliquen la mejor manera de administrar proyectos, seguramente obtendr 10 respuestas diferentes, todas ellas verdaderas. Para ayudarle a administrar proyectos de maneras eficaz, hemos extrado lo mejor de la sabidura de la administracin de proyectos en esos cuatros pasos principales.

MS PROJECT

Podr utilizar Microsoft Project para los pasos 2 y 3, creacin de un proyecto y seguimiento y administracin del mismo. Sin embargo, ningn programa de administracin de proyectos le servir de gran ayuda en los pasos 1 y 4. Para el paso 1, definicin de un proyecto, tendr que anotar los objetivos y los limites, por ejemplo el numero de recursos disponibles o el presupuesto del proyecto. No obstante, aunque utilice Microsoft Project como ayuda para evaluar y almacenar un proyecto cuando concluya, la mayora de las tareas del paso 4, cerrar un proyecto, no requieren el uso de un programa de administracin de proyectos. 1.3 Definicin del proyecto En esta etapa del proyecto se toman las decisiones mas importantes para el proyecto; las conclusiones se convierten en el alma de este. En este punto deber: Definir el mbito del proyecto. Qu objetivos desea cumplir? Cules son las tareas mas importantes y cuantas son necesarias para cumplir los objetivos? Determinar los recursos. Qu recursos, concretamente personas y equipos, se encuentran disponibles para ayudarle a alcanzar los objetivos del proyecto? Determinar los lmites de la programacin. Cunto tiempo tiene para finalizar el proyecto? Cules son los hitos y las fechas lmite del proyecto? Una vez decididos los objetivos y el alcance del proyecto, estar preparado para crear un plan del mismo.

MS PROJECT

1.4 El plan del proyecto: una herramienta indispensable El plan del proyecto es el ncleo de la administracin de proyectos. Define el mbito, los recursos y la programacin desde un mismo lugar, lo que permite mantener dichos factores equilibrados a lo largo de todo el proyecto. El plan del proyecto define factores tales como exactamente cuantas y cuales son las tareas que deben realizarse, quien las va a realizar, el costo estimado de cada una de las tareas de todo el proyecto, la secuencia de tareas, las dependencias entre ellas, la duracin estimada de las mismas y la duracin total del proyecto. Para consolidar un plan del proyecto que sea eficaz, deber: Identificar todas las tareas del proyecto, as como que o quien las va a realizar. Realizar una estimacin del trabajo y del equipo que ocuparan las tareas, preferiblemente en funcin de las personas directamente implicadas en dichas tareas. Determinar las dependencias entre tareas. Por ejemplo, observar si una tarea no puede comenzar hasta que otra finalice, si hay varias tareas que deben empezar al mismo tiempo o si hay dos tareas que deben terminar aproximadamente en la misma fecha. Indicar las delimitaciones de tareas y proyectos. Por ejemplo, si desea que una tarea comience en una fecha determinada.

Cuanto ms precisa sea la informacin, mas conciso ser el plan. 1.5 Seguimiento: la importancia de mantenerse informado Cuando el proyecto comienza, el plan se convierte en una herramienta valiosa que le ayudara a dirigir y definir el proyecto con precisin. El plan de proyecto permite: Realizar un seguimiento del progreso del proyecto, comparando los datos reales con las estimaciones originales. Revisar los factores relativos a los recursos, el mbito y la programacin para equilibrar las prioridades. Identificar los problemas que pudieran desviar el proyecto de la programacin. Analizar las necesidades de los recursos a lo largo del proyecto, asegurndose, por ejemplo, de que ningn integrante del equipo se encuentre sobreasignado. Realizar cambios que le ayuden a alcanzar antes los objetivos del proyecto. Con un plan de proyecto podr analizar fcilmente lo que va bien y lo que va mal durante el proyecto. 1.6 Cierre del proyecto Cuando se hayan alcanzado los objetivos del proyecto y se hayan cumplido todos los criterios que indiquen el fin del proyecto, habr llegado la hora de cerrar el proyecto. El cierre del proyecto puede ser tan importante como su principio, si puede aplicar lo que haya aprendido durante esta fase a futuros proyectos. En el cierre del proyecto, podr:

MS PROJECT

Comparar el plan original con el progreso real de los acontecimientos del proyecto. Analizar los problemas e identificar reas para futuras mejoras. Almacenar el archivo del proyecto.

Ningn programa de administracin de proyectos puede cerrar el proyecto por usted. Sin embargo, un plan de proyecto creado con Microsoft Project puede ayudarle a definir la direccin correcta que debe tomar en el siguiente proyecto. 1.7 Asistencia proporcionada por Microsoft Project Microsoft Project es una herramienta eficaz que ayuda a organizar y a controlar las diversas peculiaridades de un proyecto.

Indique solamente algunos datos y Microsoft Project se ocupara del resto de la informacin. Por ejemplo, si se especifica la duracin de una tarea, Microsoft Project calculara las fechas de comienzo y de fin de la misma automticamente. Asimismo, si define que la jornada laboral de un recurso es de 8 horas, Microsoft Project le avisara si hay das en los que dicho recurso trabajara horas adicionales.
Adems, cuando cambie un factor, Microsoft Project recalculara la programacin para que pueda ver el efecto del cambio de manera casi instantnea. De todas formas, no olvide que la parte de la programacin que realiza Microsoft Project ser de la misma calidad que la informacin que el usuario suministre; por tanto, asegrese de que la informacin sea completa y precisa. Equilibrar los factores de programacin crticos con facilidad A nivel del proyecto, Microsoft Project le ayudara a mantener un equilibrio entre el mbito, los recursos y el tiempo: Se han agregado mas tareas al proyecto pero no mas tiempo? Si observa la programacin de Microsoft Project, vera si los recursos asignados disponen de suficiente tiempo libre para realizar nuevas tareas sin ampliar la fecha limite del proyecto. A nivel de tareas, Microsoft Project le ayudara a mantener necesarias para completar una tarea, los recursos asignados y Por ejemplo, si una persona necesita cuatro das para terminar en dos das, Microsoft Project facilita el proceso de asignar una un equilibrio entre las horas la duracin global de la tarea. una tarea que debe finalizarse segunda persona.

Calcular la mayora de los detalles de la programacin.

Identificar problemas antes de que afecten a la programacin

La habilidad de prever y evitar problemas de programacin antes de que ocurran puede ser la lnea que separa el xito

MS PROJECT

del fracaso en un proyecto. Con el plan del proyecto podr identificar y corregir problemas tales como la sobre asignacin de recursos, las tareas que amenazan con destrozar el presupuesto y los conflictos de programacin que podran retrasar la fecha limite del proyecto.
De esta y de otras maneras Microsoft Project le ayudara a administrar proyectos de cualquier grado de complejidad eficazmente, con el fin de que dedique menos tiempo a administrar los detalles del proyecto y mas tiempo al trabajo que es realmente importante para usted. Cuando este preparado para desarrollar el plan del proyecto, Microsoft Project se convertir en su mejor aliado. Y, aunque no pueda definir el proyecto-solo usted puede hacerlo- realiza la mayor parte del trabajo relativo a la creacin y al seguimiento del plan del proyecto, as como a preparar el cierre del mismo. Crear un plan de proyecto. Se trata de la fase en la que se definen las tareas, se estima el numero de das y de horas que se necesitan para completar cada tarea, se especifica si una tarea debe comenzar en relacin con otra y se asignan los recursos a las tareas. Microsoft Project podr: Programar cada una de las tareas y calcular la fecha del proyecto. Calcular el tiempo necesario para completar cada una de las tareas. Compensar el mbito, los recursos y el tiempo, o mostrar cuando se encuentran descompensados. Realizar un seguimiento del plan de proyecto Cuando se realiza un seguimiento del plan de proyecto, se controla el progreso de las tareas y, normalmente, se comparan los resultados con las estimaciones. De esta forma, es posible saber si es necesario ajustar la programacin para cumplir la fecha lmite original. Microsoft Project podr: Mostrar las primeras estimaciones, como la duracin de la tarea, y los datos reales. Calcular y mostrar la diferencia entre la estimacin y los datos reales. Simplificar el proceso de actualizacin del plan con los datos reales Calcular el efecto de las actualizaciones en la programacin. Cierre del proyecto Al cerrar un proyecto, generalmente se resuelven los asuntos pendientes, se identifican los objetivos alcanzados con xito, se identifican los problemas y las reas que necesitaran futuras mejoras y se documentan las averiguaciones. Aunque Microsoft Project no proporciona un apoyo directo en estas actividades, si puede: Guardar una copia del plan original para ayudarle a identificar las reas problemticas. Almacenar notas de tareas y recursos, a las que podr hacer referencia en el momento de analizar los problemas y el rendimiento. Proporcionar informacin acerca del proyecto necesaria para documentar las averiguaciones.

MS PROJECT

Cuando se utiliza Microsoft Proyect para administrar un proyecto, se mantiene un control sobre la programacin durante cada una de las fases del proyecto con un mnimo de tiempo y de esfuerzo. 1.8 Lista de libros de referencia sobre la administracin de proyectos En este capitulo se ha explicado brevemente un proceso eficaz para administrar proyectos. En el espacio de un capitulo no ha sido posible cubrir la administracin de proyectos de manera tan exhaustiva como merece. Para ayudarle a obtener informacin mas detallada acerca de la administracin de proyectos, ponemos a su disposicin a los expertos en el tema. La lista siguiente nicamente representa un pequeo ejemplo de los libros disponibles acerca de la administracin de proyectos. La inclusin de un libro en la lista no implica de ninguna manera la aprobacin especifica de Microsoft. Es posible que descubra otros libros que sean igualmente tiles que los que se citan en esta lista. Baca Urbina. G Evaluacin de proyectos. 2 ed. Mc Hill, 1990 Cleland y King. Manual para la administracin de proyectos. 2 ed. Cecsa, 1990 Haynes, M. E. Administracin de proyectos. 1 ed. Grupo Iberoamericano, 1992. Lewis, J. P. Planificacin, programacin y control de proyectos. Servicio universidad, 1989. Sapag, N. Criterios de evaluacin de proyectos. 1 ed. Mc Graw Hill, 1993. 1.9 Los elementos bsicos: tareas, recursos y asignaciones Prcticamente todas las acciones que lleve a cabo con Microsoft Project influyen en las tareas, en los recursos o en las asignaciones. Estos tres componentes son los elementos bsicos de cualquier proyecto. Podr manipular fcilmente estos componentes esenciales en Microsoft Project hasta descubrir la configuracin adecuada a sus necesidades. Tareas El trabajo real se ha de realizar para cumplir los objetivos del proyecto se puede dividir por tareas. Por ejemplo, pintar las paredes de un museo y colgar relojes son tareas que, combinadas con otras, dan como resultado una exposicin de relojes es el objetivo de ese conjunto de tares, no es una tarea en si misma. El mbito de un proyecto es el conjunto de todas las tareas y todos los objetivos. Por ejemplo, recortar el mbito a veces significa eliminar algunos objetivos y las tareas necesarias para cumplirlos. Recursos Por lo general, un recurso es una persona. Sin embargo, tambin puede ser un equipo, materiales, servicios o incluso una sala; cualquier elemento necesario para completar una tarea. La cantidad de recursos de que disponga puede afectar al mbito del proyecto y al tiempo que se tarde en completarlo.

MS PROJECT

Por ejemplo, si la mitad del equipo se pone enfermo, es posible que decida recortar el mbito para que el resto de los integrantes del equipo puedan realizar el proyecto y se pueda cumplir la fecha limite original. Como alternativa, puede mantener el mbito original y retrasar la fecha limite del proyecto. 1.10 Asignaciones Cuando se asigna un recurso para trabajar en una tarea, se realiza una asignacin. Las asignaciones afectan directamente a la cantidad de tiempo necesario para completar una tarea e indirectamente al tiempo total del proyecto. Cuando las fechas limites cambien y sea necesario completar un proyecto en menos tiempo del planeado, podr asignar mas recursos a una tarea. En esencia, se realizan nuevas asignaciones con el objeto de emplear menos tiempo en completar las tareas individuales. Si se reduce la duracin de las tareas, la duracin del proyecto global se reducir tambin.

1.11 Dnde van los datos? El flujo de informacin de Microsoft Project Antes de que la informacin pueda influir dentro de Microsoft Project, es necesario que se produzca un intercambio de informacin entre el usuario y la interfaz de Microsoft Project, es decir , lo que aparece en la pantalla del equipo. Microsoft Project se comunica con el usuario por medio de su interfaz: todos los diagramas grficos y hojas mens y barras de herramientas que aparezcan alrededor de los bordes, as como los cuadros de dialogo que se muestran en pantalla. El usuario, a su vez utiliza la interfaz para comunicarse con Microsoft Project.

10

MS PROJECT

2.0 Divisin del proyecto en tareas, fases e hitos

Los objetos del proyecto no son relevantes si se consideran aisladamente, aunque los especifique que la mayor claridad posible. Cada objeto es simplemente una intencin, un deseo que flota en el aire. La forma de materializar y alcanzar los objetivos es construir una estructura slida que los sostenga. En el proyector, los pilares de esta estructura son las tareas.

Las tareas transforman los objetivos del proyecto de meros deseos a resultados concretos. Sin embargo, la simple inclusin de las tareas en el proyector no es suficiente para alcanzar los objetivos de forma eficaz. Las tares individuales que no dependen de otras tareas son como un montn de vigas apiladas desordenadamente. Al igual que las vigas, los ladrillos, las columnas o los arcos deben agruparse lgicamente para formar una estructura, las tareas tambin. En proyecto, la agrupacin lgica de tareas que completa un paso importante de denomina fase. Normalmente, la conclusin de una fase del proyector indica que se ha alcanzado un hito, es decir, un acontecimiento significativo que marca el progreso del proyector. Microsoft Project permite agrupar las tareas por fases y especificar hitos fcilmente. Adems, puede mostrar las fases y las subfases del proyecto (y las subsufases, si lo desea), as como la jerarqua de las tareas esquematizndolas. En Microsoft Project, una fase o cualquier otra forma de agrupacin lgica de tareas se representa mediante una tarea de resumen, que se compone de las tareas que lo constituyen y las resume.

11

MS PROJECT

2.1 Qu son las tareas, las fases y los hitos? Si su proyecto consta slo de algunas tareas que se deben realizar rpidamente, probablemente podr administrarlo enumerando dichas tareas en orden cronolgico. No es excesivamente importante que dos o ms tareas constituyan un subpaso dentro del proyector; lo principal es que todas ellas se realicen lo antes posible. Sin embargo, si el proyector se compone de docenas, cientos o incluso miles de tareas, intentar realizar todo lo que ste implica de una vez es como intentar llegar hasta lo ms alto de una gran torre de un solo alto. Las tareas, las fases y los hitos son como los escalones que conducen al pinculo de la torre. Con ellos podr ir desde el comienzo hasta el fin del proyector, paso a paso.

2.2 Tareas Una tarea es un paso concreto necesario para conseguir el objetivo del proyecto. Representa el trabajo real que se deber realizar en el proyector, su estructura fundamental. Para administrar el proyecto de manera eficaz, deber definir la tareas de forma que tenga el tamao adecuado. Si son demasiado largas, es posible que oculten a las ms cortas que, de hecho, se deben completar y controlar inmediatamente. Si las tareas son demasiado cortas, pueden ser triviales y confundir el plan del proyecto, dificultando as la administracin de aquellas que son realmente importantes. Por ejemplo, levantar los cimientos de una torre es un proceso demacrado largo para ser una tarea. Porqu? Porque Levantar los cimientos de una torre no es una tarea simple. No se trata de una accin nica que pueda realizarse de una vez. Para cumplir este objeto es

12

MS PROJECT

necesario llevar a cabo varias tareas como excavar un agujero y verter el hormign. Estas son las tareas que se incluirn en el plan de este proyecto. Sin embargo, levantar los cimientos de una torre se puede considerar una tarea de resumen que incluya otras tareas; consulte el apartado Una lista de tareas lgica y bien ordenada ms adelante en este captulo. Por otro lado, una accin como poner en marcha la mezcladora de cemento es demasiado corta para incluirla como tarea. Por s no se hace que el proyector avance en absoluto, sino que realmente es una parte de la tarea de verter el hormign. Lo ms importante que hay que recordar es que aunque las tareas deben estar bien definidas, ser precisas y detalladas, tambin deben ser relevantes. Su conclusin ha contribuir considerablemente en el avance del proyector. 2.3 Fases Una fase se compone de un grupo de tareas relacionadas, por ejemplo, comprar el cemento, aquilar la mezcladora de cemento y verter el hormign. Una fase es un paso importante en la realizacin del proyecto. Si divide el proyecto en fase, podr centrarse nicamente en un aspecto del mismo, ver el flujo lgico de las tareas del proyecto, determinar si falta alguna de las tareas de esa fase y realizar un informe del estado del proyecto a nivel de detalle que resulte adecuado para otras personas. 2.4 Hitos La mayora de las tareas que componen una fase representan acciones que se deben llevar a cabo, como pintar una pared. Sin embargo, tambin es posible incluir otras tareas con el solo objeto de indicar (o celebrar) el principio o el fin de una fase, por ejemplo comenzar o terminar de pintar todas las salas. Los hitos son las tareas que no necesitan trabajo real. Son objetivos provisionales que podrn utilizar para controlar el progreso del proyecto.

3.0 EL NCLEO DEL PLAN DEL PROYECTO: LA LISTA DE TAREAS

Sin la lista de compra, es posible que no recuerde todos los ingredientes que necesita para preparar la cena de esta noche. Sin una lista de tareas, es posible que se olvide de algunas tareas que se deben realizar para conseguir los objetivos del proyecto. La lista de tareas es el ncleo del plan de proyecto. Se compone de todas las tareas, fases e hitos que requiere el proyecto. Para crear una lista de tareas eficaz, lleve a cabo los pasos siguientes:

13

MS PROJECT

Incluya solo las tareas que son relevantes para la conclusin del proyecto. Agregue solo las tareas que sean significativas, con un nivel de detalle tal que el perodo de tiempo necesario para completar cada una de ellas sea breve comparado con la duracin global del proyecto. Especifique las fases y los hitos. Recuerde las tareas que sean repetitivas, como las reuniones semanales, los informes de estado y el trabajo de revisin anticipado.

Recuerde las tareas que sean repetitivas, como las reuniones semanales, los informes de estado y trabajo de revisin anticipado. En Microsoft Project, las tareas se administran y se definen principalmente en la vista Diagrama de Grantt. Mientras crea la lista de tareas, puede perfeccionarla fcilmente agregando hitos, escribiendo tareas que tengan lugar a intervalos regulares, especificando el tiempo estimado que durar cada una de ellas y eliminando las que sean innecesarias. Escribir una tarea en el Diagrama de Gantt Puede crear rpidamente una lista de tareas de programacin escribiendo tareas en el campo Nombre de tarea. Un proyecto normal se compone de una serie de tareas relacionadas, que constituye la programacin. Puede que le resulta ms fcil escribir las tareas en el orden en que cree que se van a realizar. 1. en la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt 2. En el campo Nombre de tarea , escriba el nombre de una tarea. 3. Presione la tecla ENTRAR. Sugerencia Microsoft Project permite utilizar un esquema para organizar la programacin a medida que se van especificando las tareas, aunque tambin puede esperar hasta haber definido todas las tareas del proyecto. Al crear un esquema de la programacin del proyecto se simplifica su organizacin, de forma que resulta ms sencillo crear, administrar y mantener el proyecto. Eliminar una tarea 1 En la Barra de vista, haga clic en Diagrama de Gantt. 2. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea que desee eliminar. 3. En el men edicin, elija Eliminar tarea

14

MS PROJECT

Sugerencia: Para recuperar una tarea eliminada inmediatamente despus de su eliminacin, haga clic en deshacer Nota Si elimina una tarea de resumen, Tambin se eliminarn todas sus subtareas. Despus de eliminar una tarea, Microsoft Project vuelve a numerar automticamente las tareas restantes. Escribir una tarea repetitiva Microsoft Project permite escribir cambiar fcilmente las tareas repetitivas. Puede definir una tarea para que se produzca diaria, semanal, mensual o anualmente. Asimismo, puede especificar la duracin de cada tarea, el momento en que se producir y las veces que se repetir (un perodo de tiempo o el nmero especfico de apariciones) 1 2 3 4 5 6 En En En En En En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt el campo Nombre de tarea, seleccione la fila sobre la que desea insertar repetitiva el men Insertar, haga clic en Tarea repetitiva. el cuadro Nombre, escriba el nombre de la tarea. el cuadro Duracin, escriba la duracin de la tarea. Esto sucede, seleccione el intervalo en el que se debe repetir la tarea.

La opcin en la que haga clic determinar se muestran las opciones Diariamente, Semanalmente, Mensualmente o Anualmente. 7 En Diariamente, Semanalmente, Mensualmente o Anualmente, Especifique la frecuencia de la tarea 8 En Plazo, Escriba una fecha en el cuadro Desde y otra en el cuadro Hasta, o bien escriba el nmero de veces que la tarea se realizar en el cuadro Repetir. Si no escribe una fecha en el cuadro Desde, Microsoft Project utilizar la fecha de comienzo. Nota Las tareas se vuelven a numerar automticamente despus de insertar. 3.1 Crear un hito Un hito es una tarea sin duracin (cero das) que se utiliza para identificar sucesos significativos en la programacin, como la finalizacin de una fase importante. Si se escribe una duracin de cero das para una tarea, Microsoft Project mostrar el smbolo de hito en el diagrama de Gantt al comienzo de ese da. 1 En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt 2 En el campo Duracin de la tarea que desee cambiar, escriba la duracin que desee Se puede especificar la duracin utilizando minutos, horas, das o semanas

15

MS PROJECT

3 Presione la tecla ENTRAR Sugerencia Para programar las tareas de forma ms eficaz, especifique una duracin para cada tarea y deje que Microsoft Project calcule las fechas de comienzo y fin automticamente. Nota Las delimitaciones pueden impedir que las tareas se vuelvan a programar al redistribuir automticamente el proyecto. Puede escribir una fecha de comienzo o de fin y dejar que Microsoft Project calcule la duracin de la tarea de forma automtica, pero se aplicar la delimitacin No comenzar antes del o bien No finalizar antes de a la tarea. Para mover una tarea 1 En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt 2 Y utilice los mtodos conocidos de otras aplicaciones Office. 3.2 Aplicar o anular sangras en las tareas de resumen y en las subtareas Los esquemas pueden resultar de gran ayuda para organizar las tareas en tareas de resumen o subtareas. De manera predeterminada, las tareas de resumen aparecen en negrita y las subtareas aparecen con sangras debajo de ellas. 1 En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt. 2 En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea en la que desee aplicar o anular la sangra 3 Haga clic en Aplicar sangra para aplicar una sangra a la tarea o haga clic en Anular sangra para eliminar la sangra de la tarea. Sugerencias Utilizando el mouse (ratn) puede aplicar o anular una sangra rpidamente en una tarea. Site el puntero sobre la primera letra del nombre de la tarea. Cuando el puntero se convierta en una flecha de dos puntas, Arrastre hacia la derecha para aplicar la sangra a la tarea o arrastre hacia la izquierda para anularla. Para deshacer niveles de esquema, anule las sangras de todas las subtareas y de las tareas de resumen del siguiente nivel hasta que todas vuelvan al mismo nivel de esquema. Nota La colocacin de tareas en orden jerrquico no crea automticamente dependencias entre tareas. Para crear dependencias entre tareas, es preciso vincular las tareas. 3.3 Mostrar y ocultar las subtareas En un esquema puede mostrar u ocultar las subtareas de una tarea de resumen. Por ejemplo, tal vez desee ocultar las subtareas para mostrar solamente las tareas de nivel superior y, despus, imprimir esa vista para crear un informe de resumen del proyecto; o tal vez desee mostrar nicamente las subtareas que le interesen. Al mostrar todas las subtareas, podr ver rpidamente todas las tareas de todos los niveles de esquema existentes en todo proyecto.

16

MS PROJECT

1 En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt. 2 En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea de resumen que contenga las subtareas que desea mostrar u ocultar. 3 Haga clic en Mostrar subtareas para mostrar las subtareas o en Ocultar subtareas para ocultarlas. Para mostrar todas las subtareas, haga clic en Mostrar todas las subtareas Sugerencias Tambin puede mostrar u ocultar subtareas haciendo clic en el smbolo de esquema de la tarea de resumen. Los smbolos de esquema indican su una tarea de resumen muestra o no muestra las subtareas. Puede reorganizar fcilmente las fases de un proyecto en una programacin esquematizada. AL mover o eliminar una tarea de resumen, se mueven o se eliminan automticamente todas las subtareas asociadas a ella. Las vistas Uso de recursos y Uso de tareas muestran la asignacin de recursos y tareas con una sangra similar a la de las subtareas. Puede mostrar u ocultar asignaciones del mismo modo que las subtareas. Para mostrar u ocultar asignaciones independientemente de las subtareas, haga clic en Mostrar asignaciones o e Ocultar asignaciones. 3.4 Dependencias de tareas Naturaleza de las dependencias entre las tareas vinculadas. Las tareas se vinculan definiendo una dependencia entre sus fechas de comienzo y de fin. Por ejemplo, la tarea Contactar servicios de abastecimiento debe concluir antes del comienzo de la tarea Decidir mens. Existen cuatro tipos de dependencias entre tareas en Microsoft Project: Fin a comienzo (FC) Comienzo a comienzo (CC) Fin a fin (FF) Comienzo a fin (CF) La La La La tarea tarea tarea tarea (B) (B) (B) (B) no no no no puede puede puede puede comenzar hasta que finalice la tarea (A). comenzar hasta que comience la tarea (A). finalizar hasta que finalice la tarea (A). finalizar hasta que comience la tarea (A).

3.5 Vincular En un proyecto, establecer dependencias entre tareas. Cuando se vinculan tareas, se define una dependencia entre sus fechas de comienzo y de fin. Existen cuatro tipos de dependencias entre tareas: fin a comienzo (FC), comienzo a comienzo (CC), fin a fin (FF) y comienzo a fin (CF). En la vinculacin e incrustacin de objetos (OLE), el establecimiento de una conexin entre programas de tal manera que se pueda actualizar la informacin (por ejemplo, un grfico o un texto) de un documento contenedor cuando cambie en el documento original.

17

MS PROJECT

Cambiar un vnculo de tarea 1 En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt. 2 Haga doble clic en la lnea de vnculo de las tareas que desee cambiar. 3 En el cuadro Tipo, haga clic en el vnculo entre tareas que desee. Sugerencia Una simple vinculacin de tipo fin a comienzo de tipo fina a comienzo no funciona en todos los casos. Microsoft Project proporciona otros tipos de vnculos ente tareas para que pueda definir el proyecto de manera realista. Por ejemplo, si dos tareas precisan comenzar al mismo tiempo, puede crear un vnculo de tipo comienzo a comienzo. Si las tareas precisan comenzar al mismo tiempo, utilice un vnculo de fin a fin. 3.6 Efectos de las delimitaciones de tareas en la programacin. Las delimitaciones permiten controlar las fechas de comienzo o de fin de las tareas importantes. Cuando se introduce una tarea, Microsoft Project le asigna automticamente la delimitacin lo antes posible. Slo debern definirse otras delimitaciones cuando sea necesario, como en el caso de que un cliente o un contrato requieran que determinada tarea comience o finalice en una fecha especfica. Las delimitaciones de las tareas son tiles para crear una programacin ms precisa empleando informacin detallada. Sin embargo, las delimitaciones tambin pueden restringir la flexibilidad de la programacin. Se produce un conflicto de programacin entre una delimitacin y una dependencia entre tareas, Microsoft Project programar la tarea de acuerdo con la delimitacin. En diversas fases del proyecto, puede resultar til comprobar las delimitaciones de las tareas de la programacin, en especial las tareas de la ruta crtica, con el fin de asegurarse de que efectivamente son necesarias. Toda delimitacin que requiera la introduccin de una fecha debe utilizarse con sumo cuidado, ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las fechas de comienzo y de fin en caso de cambiar la programacin y, adems, restringen la posibilidad de redistribuir los recursos sobreasignados. Delimitacin Descripcin Lo antes posible (LAP) Comienza las tareas lo antes posible en funcin de otras delimitaciones y dependencias. Utilice esta delimitacin para la mayora de las tareas cuando cree la programacin a partir de la fecha de comienzo del proyecto. No introduzca ninguna fecha para usar esta delimitacin. Este valor es la delimitacin predeterminada para proyectos que se programen a partir de una fecha de comienzo. Lo ms tarde posible Comienza las tareas lo ms tarde posible en funcin de otras (LPTM) delimitaciones y dependencias. Utilice esta delimitacin para la mayora de las tareas cundo cree la programacin a partir de la fecha del fin del proyecto. No introduzca ninguna fecha para usar esta delimitacin. Este valor es la delimitacin predeterminada para proyectos que se programen a partir de una fecha de fin.

18

MS PROJECT

No finalizar antes del Finaliza la tarea en o despus de la fecha que escriba. Utilice esta (NFAD) delimitacin cuando una tarea no pueda finalizar antes de una fecha determinada. Cuando escribe una fecha de fin de tarea o crea una tarea arrastrando el puntero de derecha a izquierda, Microsoft Project automticamente asigna esta delimitacin si la programacin se est realizando a partir de una fecha de comienzo. No comenzar antes del Comienza la tarea en o despus de la fecha que escriba. Utilice esta (NCAD) delimitacin cuando una tarea no pueda comenzar antes de una fecha determinada. Cuando escribe una fecha de comienzo de tarea o crea una automticamente asigna esta delimitacin si la programacin se est realizando a partir de una fecha de comienzo. No finalizar despus Finaliza la tarea en o antes de la fecha que escriba. Utilice esta del (NFDD) delimitacin cuando una tarea deba finalizar en una fecha determinada. Cuando escribe la fecha de fin de una tarea, Microsoft Project asigna automticamente esta delimitacin si la programacin se est realizando a partir de una fecha de fin. No comenzar despus Comienza la tarea en o antes de la fecha que escriba. Utilice esta del (NCDD) delimitacin cuando una tarea deba comenzar en una fecha determinada. Cuando escribe una fecha de comienzo de tarea usando el puntero, Microsoft Project asigna automticamente esta delimitacin si la programacin se est realizando a partir de una fecha de fin. Debe finalizar el (DFE) Finaliza la tarea en una fecha determinada. Utilice esta delimitacin cuando una tarea deba finalizar en una fecha concreta. Debe comenzar el Comienza la tarea en una fecha determinada. Utilice esta (DCE) delimitacin cuando una tarea deba comenzar en una fecha concreta. 3.7 Delimitacin Restriccin o limitacin que establece el usuario o Microsoft Project en la fecha de comienzo o de fin de una tarea. Por ejemplo, puede especificar que una tarea debe comenzar en una fecha determinada o que no debe finalizar ms tarde de una fecha de comienzo, Microsoft Project le asigna automticamente la delimitacin lo antes posible. Por el contrario, cuando se agrega una nueva tarea a un proyecto que est programado desde la fecha de fin, Microsoft Project le asigna automticamente la delimitacin lo mas tarde posible. 3.8 Comenzar o finalizar las tareas en una fecha concreta Puede programar tareas de forma eficaz estableciendo la duracin de las tareas y dejando que Microsoft Project calcule las fechas de comienzo y fin en funcin de las dependencias entre tareas. Slo cuando las tareas deban comenzar y terminar en fechas concretas, deber escribir la fecha de comienzo y fin y dejar que Microsoft Project calcule la duracin de la tarea.

19

MS PROJECT

1 En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt. 2 En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea que desee y haga clic en Informacin de la tarea. 3 Haga clic en la ficha Avanzado. 4 En el cuadro Tipo, haga clic en un tipo de delimitacin. 5 Si seleccion una delimitacin distinta a Lo ms tarde posible o Lo antes posible, escriba la fecha de la delimitacin en el cuadro Fecha. Nota Si escribe una fecha de comienzo para una tarea o arrastra una barra de Gantt para cambiar la fecha, Microsoft Project establecer la delimitacin No comenzar antes del (NCAD) basndose en la nueva fecha de comienzo. Si escribe la fecha de fin de la tarea, Microsoft Project asignar automticamente una delimitacin del tipo No finalizar antes del (NFAD).. Crear una lista de recursos para un proyecto Antes de asignar recursos a la s tareas puede crear una lista de recursos para el proyecto. Una lista de recursos incluye el nombre del recurso y el nmero mximo de unidades disponibles para el recurso. Use esta opcin cuando tenga se el proyecto mas de diez recursos, ya que agregar todos los recursos al plan del proyecto de una vez creando una lista de recursos lleva menos tiempo que agregar los recursos de uno en uno mientras los asigna a las tareas. 1 2 3 4 5 En la Barra de vistas, haga clic en Hoja de recursos. En el men Ver, seale Tabla y, a continuacin, haga clic en Entrada. En el campo Nombre del recurso, escriba el nombre del recurso. Si desea designar un grupo de recursos, escriba un nombre en la columna Grupo. Escriba el nmero en porcentaje de unidades de recursos disponibles en el campo Capacidad mxima

6 Por ejemplo, escriba 300% para indicar tres unidades a tiempo completo de un recurso determinado. 7 Si es necesario, cambie la informacin predeterminada que aparece en los dems campos 8 Repita los pasos 3 a 6 para cada recurso. Nota Debe escribir nombres de correo electrnico para que los recursos puedan utilizar las funciones de trabajo en grupo de Microsoft Project. Sugerencia Cuando trabaje en la vista Diagrama de Gantt u otras vistas de tareas, puede agregar nombres de recursos adicionales. Para asignar nuevos recursos, haga clic en Asignar recursos y despus escriba un nombre de recurso en el campo Nombre. Tambin puede hacer clic en Direccin y seleccionar un recurso de su libreta de direcciones de correo electrnico.

20

MS PROJECT

4.0 DETRS DE CADA RECURSO: LOS CALENDARIOS LABORALES Si asigna un recurso a una tarea que va a durar 10 das, cmo se tiene en cuenta el fin de semana de esa persona? Si a un recurso que trabaja 8 horas al da se le asigna una tarea que requiere 16 horas de trabajo, cmo calcula Microsoft Project el nmero de das que se necesitarn para completar la tarea? De hecho, cmo sabe Microsoft Project el nmero de horas que normalmente trabaja un recurso al da? Todas estas situaciones se rigen en funcin del denominado calendario laboral. El calendario laboral almacena todas las horas y das laborables y no laborables previstos. Los das no laborables suelen incluir los fines de semana, las vacaciones y los das festivos. Microsoft Project utiliza los calendarios laborales para programar las tareas. Existen dos tipos de calendarios laborales: calendarios base y calendarios de recursos. El calendario base almacena los das y las horas laborables y no laborables previstos para un grupo de recursos. Por otro lado, un calendario e recursos suele contener el trabajo programado para un recurso individual aunque tambin puede contener el trabajo programado para un grupo de recursos, como pintores). El calendario predeterminado para un proyecto suele se el calendario Estndar, el calendario de proyecto predeterminado de Microsoft Project

4.1 Crear los calendarios laborales de un grupo de recursos

21

MS PROJECT

Siempre que varios recursos compartan informacin de la programacin bsica, puede crear diferentes calendarios base para ellos. Por ejemplo, puede tener un calendario base para los trabajadores del turno de da y otro para los trabajadores del turno de noche.

Para modificar un calendario de proyecto o crear un calendario laboral para un grupo de recursos 1. En el men Herramientas, haga clic en Cambiar calendario laboral. 2. Haga clic en Nuevo. 3. En el cuadro Nombre, escriba un nombre para el calendario y, despus, haga clic en Aceptar. Aparecer una copia del calendario Estndar, con el nombre especificado. 4. En el calendario, seleccione las fechas que desee modificar. 5. Haga clic en Predeterminado, en Perodo laborable o en Perodo no laborable para modificar las fechas seleccionadas. 6. Si en el paso 5 hizo clic en Perodo laborable, escriba las horas en las que desea que el trabajo comience en los cuadros Desde y las horas en las que desea que el trabajo termine en los cuadros Hasta

4.2Asignar un grupo de recursos a un calendario laboral Una vez creado el calendario base, es necesario asignarlo a cada uno de los recursos que lo vaya a utilizar. Para asignar recursos a un calendario laboral 1. En la Barra de vistas, haga clic en Hoja de recursos 2. En el campo Calendario base de cada recurso que desee asignar a un calendario, seleccione el mismo calendario base.

4.3 Modificar un calendario laboral para un recurso individual Inicialmente, Microsoft Project asigna automticamente el calendario Estndar a cada uno de los recursos del proyecto. Los das laborables y no laborables definidos en el calendario del proyecto son los das laborables y no laborables de todos los recursos. Si esta programacin se aplica a todas las personas del proyecto, no ser necesario crear otro calendario laboral. Sin embargo, si la programacin de un recurso es diferente a la de otros, puede crear un calendario individual para esa persona. Por ejemplo, puede especificar los das de vacaciones de un recurso. Un calendario de recursos almacena la programacin de un recurso y contiene las excepciones al calendario base. Un ejemplo de una excepcin son los das de vacaciones de un recurso individual, que normalmente son diferentes a los das de vacaciones que se toman otros integrantes del grupo. Ajuste el calendario de recursos para acomodar las vacaciones individuales o las horas a tiempo parcial. Como los calendarios de recursos derivan de los calendarios base, cualquier cambio que se realice en el calendario base se reflejar en los calendarios de recursos que dependan de l.

22

MS PROJECT

Cuando se asigna un recurso a una tarea, Microsoft Project utiliza el calendario de recursos para determinar la programacin de trabajo del recurso. Por ejemplo, si especifica una semana de vacaciones en el calendario de recursos del responsable de diseo, Microsoft Project no programar trabajos durante esa semana. Para modificar un calendario laboral para un recurso individual 1. En la Barra de vistas, haga clic en Hoja de recursos 2. En el campo Nombre del recurso, seleccione un recurso y, a continuacin, haga clic en Informacin del recurso 3. Haga clic en la ficha Horario de trabajo. 4. En el cuadro Calendario base, haga clic en el calendario que desee modificar para el recurso. 5. En el calendario, seleccione las fechas que desee cambiar. 6. Haga clic en Predeterminado, en Perodo no laborable o en Perodo laborable para modificar las fechas seleccionadas. 7. Si en el paso 6 hizo clic en Perodo laborable, escriba las horas en las que desea que el trabajo comience en los cuadros Desde y las horas en las que desea que el trabajo termine en los cuadros Hasta.

Cuando el turno de trabajo de un recurso comienza un da y acaba al da siguiente Si tiene recursos con turnos de trabajo nocturnos que ocupan 2 das, por ejemplo, de 11:00 p.m. a 7:00 a.m., seleccione el primer da de trabajo de la semana y escriba 11:00 pm a 12:00 am y, a continuacin, seleccione el da siguiente y escriba 12:00 am a 7:00 am. Repita este proceso para cada da de trabajo. Observe que el primer da de la semana de trabajo slo tiene las horas de la tarde y el ltimo slo las de la maana.

4.4 Asignar uno o varios recursos a una tarea Llevar un seguimiento de los recursos que realizan determinadas tareas, del trabajo de un recurso durante un perodo de tiempo concreto y de lo que han costado los recursos desde que empez el proyecto, puede ser una tarea larga y complicada. Sin embargo, para que Microsoft Project asuma estas responsabilidades puede asignar recursos a las tareas. Cuando se asigna un recurso a una tarea, se crea una asignacin. Puede asignar cualquier recurso a cualquier tarea y cambiar las asignaciones en cualquier momento. Asimismo, puede asignar ms de un recurso a una tarea y especificar si un recurso trabaja a tiempo completo o a tiempo parcial en dicha tarea utilizando unidades de recursos. Las unidades de recursos indican el porcentaje de tiempo que el recurso se encuentra asignado a

23

MS PROJECT

la tarea. De forma predeterminada, Microsoft Project asigna el 100 por cien de unidades a cada recurso (a menos que se trate de un recurso a tiempo parcial). Si el recurso representa una entidad nica, el 100 por cien de unidades significa que el recurso est trabajando en la tarea a tiempo completo. Si asigna un grupo de recursos (por ejemplo, un grupo de tres pintores), al 100 por ciento, significa que slo uno de los pintores se encuentra asignado a la tarea. Si asigna los tres pintores, sera el 300 por ciento. Si el trabajo asignado a un recurso sobrepasa la asignacin de tiempo completo diario que se indica en su calendario laboral, Microsoft Project mostrar en rojo el nombre del recurso sobre asignado en las vistas de recursos. Haga doble clic en un recurso en el cuadro de dialogo Asignar recursos para mostrar el cuadro de dialogo informacin del recurso.

Para asignar un recurso a una tarea 1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt 1. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea a la que desee asignar 2. Haga clic en Asignar recursos 4. En el campo Nombre, seleccione el recurso que desee asignar a la tarea. Si fuera necesario, escriba el nombre del nuevo recurso en un campo Nombre vaco. 5. Haga clic en Asignar. La marca de verificacin que aparecer a la izquierda del campo Nombre indica que el recurso ha sido asignado a la tarea seleccionada.

4.5 Controlar cundo un recurso empieza a trabajar en una tarea

Cuando se asignan recursos a una tarea, Microsoft Project asume de forma predeterminada que cada recurso empieza a trabajar en ella en la fecha de comienzo de la misma. Sin embargo, es posible que esto no siempre coincida con la realidad. Puede que un recurso comience a trabajar en la fecha de comienzo y que otro recurso no est disponible hasta muchas horas o das despus. Microsoft Project permite indicar exactamente el momento en que un recurso comienza a trabajar en una tarea. Por ejemplo, puede escalonar los momentos en los que varios recursos comienzan a trabajar en la misma tarea retrasando el momento de comienzo de uno o varios recursos. Esto se cumple incluso aunque slo haya un recurso asignado a la tarea. Cuando se retrasa el comienzo de la asignacin de un recurso, Microsoft Project recalcula la fecha de comienzo y el tiempo que el recurso trabajar en la tarea.

Para controlar cundo un recurso trabaja en una tarea 1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt 2. En el men Ventana, haga clic en Dividir

24

MS PROJECT

3. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea para la que desee retrasar el trabajo del recurso. 4. Haga clic en la vista Formulario de tareas en la seccin inferior. 5. En el men Formato, seale Detalles y, a continuacin, haga clic en Programacin del recurso. 6. Si no hay trabajo para el recurso en el campo Trabajo, escrbalo y, a continuacin, presione la tecla ENTRAR. 7. En el campo Retraso del recurso, escriba la duracin que desee aplicar para el retraso del comienzo del trabajo del recurso. Por ejemplo, escriba 2h para un retraso de 2 horas o 2d para un retraso de 2 das. 8. Haga clic en Aceptar. 9. En el men Ventana, haga clic en Quitar divisin. 4.6 Quitar un recurso de una tarea De la misma forma que una tarea puede cambiar durante un proyecto (por ejemplo, la duracin puede ser mayor o menor), tambin puede cambiar un recurso. Si uno de los recursos se pone enfermo o est demasiado ocupado para trabajar en una tarea, puede que sea necesario quitarlo. Es muy fcil quitar un recurso asignado siempre que sea necesario. Para quitar un recurso de una tarea 1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt 2. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea de la que desee quitar un recurso. 3. Haga clic en Asignar recursos 3. En el campo Nombre, seleccione el recurso que desee quitar y, a continuacin, haga clic en Quitar. 4.7 Reemplazar un recurso en un solo paso Puede reemplazar un recurso por otro en la lista de recursos con un solo paso. Por ejemplo, supongamos que encuentra una persona mejor preparada para llevar a cabo una tarea que ya ha sido asignada a otra o que se estropea una pieza de equipamiento que ya estaba asignada. En lugar de quitar el recurso asignado y asignar otro a continuacin en una accin diferente, simplemente reemplace uno por otro. Para reemplazar un recurso por otro 1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt 3. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea en la que desee reemplazar un recurso. 3. Haga clic en Asignar recursos 4. En el campo Nombre, seleccione el recurso que desee reemplazar y, a continuacin, haga clic en Reemplazar. 4. En el campo Nombre, seleccione uno o ms recursos para asignar a la tarea y despus elija Aceptar.

25

MS PROJECT

5.0 ASIGNACIN Y ADMINISTRACIN DE COSTOS Despus de escribir y vincular las tareas, agregar las estimaciones de las duraciones y asignar los recursos, Microsoft Project podr elaborar una programacin del proyecto con exactitud. Quizs sea esta toda la ayuda que desea o necesita para administrar un proyecto determinado. Sin embargo, para proyectos en los que sea importante saber cunto dinero va a gastar y cundo se gastar, puede agregar informacin de los costos en el plan del proyecto. Del mismo modo, puede utilizar esta caracterstica como ayuda para estimar el costo de futuros proyectos.

Agregar informacin de costos al plan permite: Asignar los costos de los recursos. Determinar el costo de cada tarea.

26

MS PROJECT

Estimar el costo total del proyecto, lo que resulta til para desarrollar un presupuesto. Ver el costo actualizado de una tarea determinada o del proyecto en general. Controlar la acumulacin de costos. Determinar si es posible contratar recursos adicionales para agilizar la programacin, sin salirse del presupuesto.

De dnde vienen los costos? En la mayora de los proyectos, el trabajo necesario por realizar las tareas se lleva la mayor parte del presupuesto. El costo total de una tarea es igual a sus costos variables (costos que cambian en funcin del tiempo), ms sus costos fijos (costos que permanecen iguales en el transcurso del tiempo). El costo variable ms comn es el de los salarios de los recursos, por ejemplo, un pintor que cobra 15 dlares por hora. Cuanto ms tarde el pintor en pintar una pared, ms costar la tarea. Un costo fijo comn es el costo de los materiales. La cantidad de pintura (y por tanto el costo) necesaria para pintar una pared es la misma, independientemente de lo que tarde el pintor. Para controlar los costos eficazmente, primero es necesario asignar tasas a los recursos. Asignar tasas por horas a algunos recursos y costos por uso a otros. Un ejemplo de costo por uso es la cantidad estndar que se paga cada vez que se alquilan equipos u oficinas. Si un recurso trabaja en dos o ms tipos de tareas diferentes, para las que se requieren diferentes tipos de aptitudes, puede asignar al recurso una tasa diferente para cada tarea. Tambin puede especificar aumentos o reducciones de pago para que tengan efecto en un momento determinado. Cuando haya terminado de asignar los costos de los recursos y de los materiales, y haya asignado los recursos a las tareas, Microsoft Project podr mostrar el costo total del proyecto. A partir de esta estimacin, podr desarrollar un presupuesto del proyecto. A medida que el proyecto avanza, es posible que desee saber cunto ha costado una tarea determinada hasta el momento. Microsoft Project le ayudar a determinarlo ofrecindole una serie de mtodos de acumulacin de costos. 5.1 Asignar tareas a los recursos El primer paso para realizar un seguimiento de los costos es asignar una tasa a cada recurso. Las tasas de los recursos pueden ser por horas o fijas. Para las tasas por horas, puede asignar una tasa estndar, que es la que se paga a un recurso durante un horario laboral normal. Puede asignar una tasa de horas extra, que es la que se paga a un recurso que trabaja ms horas de las comprendidas en el horario laboral normal. Tambin puede asignar costos por uso fijos a algunos recursos; por ejemplo, es muy probable que un contratista cobre siempre una cantidad estndar por realizar un trabajo determinado. Del mismo modo, puede asignar una tasa de costo por uso fija junto con una tasa por horas. Por ejemplo, el alquiler de equipos puede tener un costo de entrega e instalacin de 50 dlares por cada vez que se utilice, adems de un recargo por hora. Para asignar una tasa a un recurso 1. En la Barra de vistas, haga clic en Hoja de recursos

27

MS PROJECT

2. En los campos Tasa estndar, Tasa horas extra y Costo por uso del recurso, escriba las tasas que correspondan y, a continuacin, haga clic en o presione ENTRAR. 5.2 Especificar tasas estndar y de horas extra predeterminadas Cuando los recursos que vaya a agregar al plan del proyecto cobren la misma tasa por horas, puede ahorrar tiempo si deja que Microsoft Project introduzca las tasas estndar y de horas extra. Para ello, especifique las tasas estndar y de horas extra predeterminadas antes de asignar nuevos recursos. Estas tasas de pago predeterminadas se aplican nicamente a los recursos que agregue despus de escribirlas. Por tanto, puede especificar una tasa de pago predeterminada diferente para cada conjunto de recursos nuevo que asigne; Microsoft Project aplicar dicha tasa al siguiente grupo de recursos. A continuacin, podr cambiar la tasa de pago predeterminada para que Microsoft Project la aplique a cualquier recurso que agregue excepto al primer conjunto de recursos. Para asignar una tasa a un recurso 1. En el men Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuacin, en la ficha General. 2. En el cuadro Tasa, estndar predeterminada, escriba la nueva tasa. 3. En el cuadro Tasa predeterminada para horas extra, escriba la nueva tasa. 4. Haga clic en Predeterminar . 5. Para cambiar el smbolo de moneda y el nmero de dgitos decimales predeterminados, haga clic en la ficha Vista y cambie la informacin de Moneda.

5.3 Asignar varias tasas a un recurso Si asigna un recurso a varias tareas que requieren distintos programas de pago, puede indicar las diferentes tasas en la tabla de tasas del recurso. Microsoft Project aplicar entonces la tasa adecuada a cada una de las tareas en las que trabaje el recurso. Para poder asignar tasas adicionales a un recurso, ste debe estar incluido en la lista de recursos. Para asignar ms de una tasa a un recurso 1. En la Barra de vistas, haga clic en Hoja de recursos 2. En el campo Nombre del recurso, seleccione un recurso y, a continuacin, haga clic en Informacin del recurso 4. Haga clic en la ficha Costos. La tabla de costos predeterminada, A, aparece seleccionada. Si no especifica la tabla de tasas de costo de recursos que desea utilizar para una tarea, Microsoft Project utiliza la tabla A de forma predeterminada. 5. En los campos Tasa estndar, Tasa de horas extra y Costo por uso, escriba las tasas del recurso.

28

MS PROJECT

Tambin puede indicar la fecha en la que dichas tasas entrarn en vigor. 6. Haga clic en otra de las fichas de tasas de costo y repita el paso 4. Para aplicar una tasa de pago determinada a una asignacin de tareas 1. En la Barra de vistas, haga clic en Uso de tareas 2. En el campo Nombre de tarea, seleccione el recurso cuya tasa de pago desee cambiar para la tarea asociada. 3. Haga clic en Informacin de la asignacin 4. Elija la ficha General. 7. En el cuadro Tabla de tasas de costo, haga clic en la tabla que desee utilizar para el recurso en esa tarea. 5.4 Asignar tasas diferentes a un recurso Para poder realizar cambios en las tasas de pago de los recursos, como aumentos o reducciones, puede asignar diferentes tipos de tasas para aplicarlas en los momentos que se especifiquen. Para asignar tasas diferentes a un recurso 1. En la Barra de vistas, haga clic en Hoja de recursos 2. En el campo Nombre del recurso, seleccione el recurso para el que desea indicar tasas de pago diferentes. 3. Haga clic en Informacin del recurso y, a continuacin, elija la ficha Costos.

La tabla de costos predeterminada, A, aparecer seleccionada. Si no especifica la tabla de tasas de costo de recursos que desea utilizar para una tarea, Microsoft Project utiliza la tabla A de forma predeterminada. 4. En Tablas de tasas de costos, escriba la fecha efectiva y la nueva tasa de costo estndar, de horas extra o por uso en los campos correspondientes de la primera fila en blanco. 5.5 Asignar un costo fijo a una tarea Si conoce el importe exacto de los materiales de una tarea o no est asignando recursos a la tarea, escriba un costo fijo. El costo fijo puede ser el costo de los suministros para los que ya se ha negociado un precio de compra. Tambin puede consistir en una oferta aceptada de un contratista externo o en la tarifa estndar que se suele pagar por un trabajo. Para asignar un costo fijo a una tarea 1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt 2. En el men Ver, seale Tabla y, a continuacin, haga clic en Costo. 3. En el campo Costo fijo, seleccione la tarea y escriba el costo. 4. Haga clic en o presione ENTRAR.

29

MS PROJECT

5.6 Controlar cmo se acumulan los costos de los recursos Cmo desea controlar los costos de los recursos? Desea incurrir el costo total de un recurso cuando comienza?, Cundo acaba?, o bien, preferira incurrir el costo gradualmente, a lo largo del perodo de tiempo que el recurso trabaje en el proyecto? Microsoft Project proporciona dos mtodos de contabilidad de costos comnmente utilizados. Puede acumular los costos de los recursos o prorratearlos. Un costo se acumula cuando se incurre el costo total de una vez. Un costo se prorratea cuando se incurre el costo gradualmente, a medida que progresa la tarea. Por ejemplo, puede: Acumular el costo de un recurso cuando comienza la tarea si debe pagar una cantidad global antes de comenzar el trabajo Prorratear el costo de un recurso si necesita realizar un seguimiento del costo segn el grado de conclusin de la tarea. Los costos estndar y de horas extra del recurso se pueden prorratear. De manera predeterminada, Microsoft Project prorratea los costos de los recursos Acumular el costo de un recurso cuando acabe la tarea si retiene el pago hasta que el trabajo finalice.

Para seleccionar un mtodo para acumular los costos de los recursos 1. En la Barra de vistas, haga clic en Hoja de recursos 2. En el campo Nombre del recurso, seleccione un recurso y, a continuacin, haga clic en Informacin del recurso 3. Elija la ficha Costos. 4. En el cuadro Acumulacin de costos, haga clic en un mtodo de acumulacin. Para acumular el costo cuando comience la tarea, haga clic en Comienzo. Para acumular el costo segn en el porcentaje de conclusin de la tarea, haga clic en Prorrateo. Para acumular el costo cuando la tarea est completada, haga clic en Fin.

6.0 MTODOS PARA EVALUAR Y AJUSTAR LA PROGRAMACIN

Despus de organizar el plan del proyecto y siempre que un cambio en el mbito, en los recursos o en el tiempo pueda afectar a la fecha de conclusin del proyecto, ser el momento de evaluar y ajustar la programacin. Cuando lo haga, obtendr una idea ms precisa de los elementos que debe ajustar. Asegrese de que la programacin contiene informacin completa y exacta, que refleja el proyecto de forma realista y que cumple los objetivos del mismo lo ms eficazmente posible. Despus, puede ajustar la programacin segn sea necesario.

30

MS PROJECT

Es necesario seguir dos pasos principales para evaluar y ajustar la programacin. Primero, compruebe que el plan es preciso y completo. Observe detenidamente el plan del proyecto. Cumple los objetivos del proyecto? Incluye todas las tareas necesarias? Las estimaciones del costo, de la duracin y del trabajo, son precisas? Ha escrito alguna informacin errnea, como la asignacin de un recurso incorrecto a una tarea? Segundo, perfeccione el plan en lo posible. Observe detenidamente el plan del proyecto. Es lo suficientemente conciso? Un plan conciso incluye nicamente las tareas necesarias para conseguir los objetivos. Adems, utiliza los recursos eficazmente, finaliza en la fecha ms prxima y cuesta lo menos posible. En este captulo se describen una serie de mtodos para conseguir que el plan sea preciso y completo. Adems, se resumen las acciones que se pueden llevar a cabo para que el plan sea ms eficaz, como reducir la programacin y los costos del proyecto. Para obtener informacin ms detallada sobre cmo perfeccionar un plan, consulte los captulos de 11 al 13. Si guarda cada versin del proyecto regularmente con un nuevo nombre, le resultar fcil volver a la versin anterior. Por ejemplo, puede incluir la fecha actual en el nombre de cada una de las versiones del plan del proyecto: Plan 7-9, Plan 8-9 y as sucesivamente.

31

MS PROJECT

6.1 Obtener un plan preciso y completo El proceso de ajustar los detalles de la programacin puede llevarle menos tiempo si observa detenidamente los componentes principales del plan, es decir, las tareas y los recursos. Vuelva a evaluar las suposiciones y los objetivos que le llevaron a incluirlos. Por ejemplo, antes de cambiar el nmero de recursos asignados a una tarea, es posible que descubra que el plan no necesita esta tarea.

Del mismo modo, tambin es un buen momento para buscar cualquier error que se haya podido filtrar inadvertidamente en el plan, por ejemplo, una tasa de horas de un recurso incorrecta. 6.2 Revisar los objetivos, el mbito y las suposiciones Puesto que los objetivos del proyecto son los que ayudan a determinar los pasos necesarios del plan del proyecto y, consecuentemente, el mbito, puede comenzar la evaluacin averiguando si los objetivos han cambiado desde que comenz a disear el plan. O bien, puede perfeccionar los objetivos originales haciendo que sean lo ms especficos y mensurables posible. Por ejemplo, un objetivo tan importante como Producir el mejor producto de su categora puede sonar bien, pero es tan general que identificar todos los pasos necesarios para conseguirlo puede resultar imposible. Un objetivo especfico como Hacer que este producto sea un 10 por ciento ms pequeo que su predecesor es mensurable, alcanzable e incluso ya est dividido en pasos concretos.

32

MS PROJECT

A medida que revisa los objetivos y el mbito, puede examinar las suposiciones. Si todava no ha documentado las suposiciones ms importantes, quiz sea el momento de hacerlo. Por ejemplo, hgase las siguientes preguntas: Cmo afectarn al proyecto las relaciones entre proveedores y clientes? Cul es el nivel de especializacin de los integrantes del equipo y cmo afectan estos niveles a la duracin ya la calidad de la tarea? El costo de los materiales, aumentar, se reducir o permanecer igual durante el transcurso del proyecto? Cmo afectarn al proyecto otros factores externos? Tenga en cuenta las consecuencias que puede tener en el proyecto las inclemencias climticas o un ndice alto de desempleo.

Durante el curso del proyecto, vuelva a evaluar las suposiciones y cambie el plan del proyecto para valorar las nuevas circunstancias. Por ejemplo, si un pintor menos especializado reemplaza a otro ms especializado, es posible que tenga que agregar tiempo a las estimaciones relacionadas con el tiempo que se necesitar para pintar una sala. 6.3 Agregar o eliminar tareas Despus de reconsiderar los objetivos y las suposiciones, probablemente observe que el mbito del proyecto ha cambiado. Por ejemplo, si ha reducido o perfeccionado un objetivo, es posible que algunas o todas las tareas necesarias para lograrlo ya no sean esenciales. Por otro lado, si ha agregado un objetivo, es posible que tambin necesite agregar tareas. Sin embargo, no es necesario que los objetivos cambien para poder agregar o quitar tareas del plan del proyecto. Si examina la lista de tareas, probablemente encontrar que algunas son redundantes, triviales o tan grandes que deberan dividirse en otras ms pequeas. 6.4 Perfeccionar las estimaciones de las duraciones de tareas Cuanto ms precisa sea la informacin que contiene el plan del proyecto, con ms exactitud podr programar las tareas Microsoft Project. Por este motivo, es tan importante examinar detenidamente las estimaciones de las duraciones de las tareas. Se pueden realizar algunas tareas en menos tiempo? Desde una perspectiva realista, la experiencia y la intuicin le dicen que algunas tareas durarn ms de lo previsto? Utilizando la mejor informacin disponible, indique cualquier nueva estimacin de la duracin de una tarea en el plan del proyecto. 6.5 Comprobar la fecha de fin del proyecto La fecha de fin del proyecto que calcula Microsoft Project ofrece una buena previsin sobre si los objetivos del proyecto se van a lograr a tiempo. Si crea una programacin que finalice en o antes de la fecha de fin requerida, lo ms probable es que alcance los objetivos a tiempo. Sin embargo, si la programacin finaliza despus de la fecha de fin requerida, es posible que sea necesario reducir o quitar algunas tareas, o recortar los objetivos.

33

MS PROJECT

Por supuesto, la fecha de fin del proyecto de la programacin, al igual que la temperatura corporal de una persona, es slo un indicador de la salud global del proyecto. Aunque puede alertarle ante los problemas, no puede identificar causas especficas. Tendr que determinar las razones personalmente. Busque donde haya demasiadas tareas, vinculaciones inadecuadas entre ellas, pocos o muchos recursos asignados a una tarea o delimitaciones innecesarias. Pero, as como una temperatura corporal normal puede esconder problemas subyacentes, una fecha de fin de proyecto a tiempo tambin puede ocultar otros problemas. Comprobar la fecha de fin del proyecto puede ser una de las acciones comprendidas en la estrategia de evaluar y perfeccionar el plan del proyecto. 6.6 Determinar si las delimitaciones de fecha fija son necesarias Cuando una tarea deba comenzar o finalizar realmente en una fecha determinada, puede aplicar una delimitacin de fecha fija en la tarea, por ejemplo la delimitacin Debe comenzar el o Debe finalizar el. Sin embargo, aplicar delimitaciones de fecha fija innecesarias puede impedir que Microsoft Project calcule la programacin correctamente. Por ejemplo, si especifica que una tarea debe comenzar en una fecha determinada cuando no es necesario, es posible que impida que Microsoft Project programe dicha tarea para que comience en la fecha ms prxima posible. En general, cuanto antes comience (y finalice) una tarea, antes finalizar el proyecto. Algunas veces, los administradores del proyecto aplican una delimitacin de fecha fija cuando no procede (p. Ej., cuando indican una fecha de comienzo y de fin determinadas para una tarea despus de escribirla). Si vincula las tareas, no es necesario escribir fechas en los campos Comienzo o Fin; Microsoft Project lo hace automticamente. Tambin es posible que inadvertidamente aplique delimitaciones de fecha fija arrastrando el puntero en el Diagrama de Gantt para crear una barra de tareas (y, por tanto, una tarea). Si crea una tarea con este mtodo, Microsoft Project delimita la tarea segn haya arrastrado el puntero. Si arrastra el puntero de izquierda a derecha, Microsoft Project delimitar la tarea para que no comience antes de una fecha. Si arrastra el puntero de derecha a izquierda, Microsoft Project delimitar la tarea para que no finalice antes de una fecha. Compruebe todas las tareas con delimitaciones de fecha fija para asegurarse de que cada delimitacin es necesaria y no se ha aplicado por equivocacin. 6.7 Comprobar los costos con el presupuesto Si ha indicado los costos de las tareas y los recursos en el plan del proyecto, puede comprobar el costo total del proyecto. Si se ha sobrepasado el presupuesto o resulta inaceptablemente alto, ser necesario examinar los costos de las tareas y los recursos uno por uno para ver si se pueden reducir. Por ejemplo, puede reducir el mbito de una tarea o reemplazar un recurso caro por otro menos costoso.

34

MS PROJECT

6.8 Identificar y corregir los errores obvios Todos cometemos errores, por tanto, no es ninguna tragedia descubrir que ha cometido errores al agregar informacin en el plan del proyecto. Sin embargo, si no los corrige, el plan del proyecto ser una herramienta menos precisa y confiable a la hora de predecir y controlar el progreso del proyecto. Lo ms indicado es buscar y corregir dichos errores antes de que el proyecto est en marcha. A continuacin se citan algunos de los errores ms comunes: Informacin incorrecta de tareas y recursos. Por ejemplo, es exacto un costo fijo, como el costo de los materiales asociados con una tarea? Ha indicado, por descuido, una duracin de 12 das para una tarea que dura slo 2 das? Asignar un recurso a la tarea incorrecta. Quizs ha asignado un fontanero a una tarea de arreglo de tejados. La informacin es incoherente. Deseaba pagar a uno de los lO pintores 20 dlares por hora y al resto 15 dlares? Las tareas estn desordenadas. Por ejemplo, una pared no se puede pintar antes de construirla. Faltan tareas o recursos. Entre las tareas Levantar la estructura y Construir las paredes posiblemente tenga que insertar Agregar el aislante. 6.9 Reducir la programacin Para reducir la programacin, examine primero las tareas crticas. Si lo desea, puede mostrar las tareas crticas por orden de duracin para ver cules son las que afectan en mayor medida a la fecha de fin del proyecto. Si puede reducir la duracin de las tareas ms grandes, probablemente reducir la duracin total del proyecto. La duracin se puede reducir asignando ms recursos, reduciendo el mbito de la tarea o dividiendo las ms grandes en ms pequeas y comenzando algunas antes. Tambin puede conseguir que las tareas finalicen antes cambiando sus vinculaciones. 6.10 Utilizar los recursos de la forma ms eficaz posible Compruebe que todos los recursos estn trabajando productivamente durante todas las horas laborables. Los recursos no deben tener mucho ni poco trabajo. Si un recurso est programado para trabajar ms horas de su horario normal durante uno o varios das, es posible que desee asignar a un recurso menos ocupado para que realice parte del trabajo. Si un recurso con mucho trabajo est realizando dos tareas simultneamente, puede retrasar el comienzo de una de ellas para que el recurso las realice por separado. 6.11 Reducir los costos del proyecto Normalmente, el costo de los recursos supone una gran parte del costo global del proyecto. Por tanto, reducir los costos a menudo significa reducir los costos de los recursos. Puede hacerlo de varias formas. Por ejemplo, puede reemplazar los recursos caros por otros menos costosos. O bien, puede utilizar el menor nmero de recursos posible. Otra forma de reducir los costos del proyecto es buscar las tareas que excedan el presupuesto. Intente reducir los costos de los recursos y materiales o incluso elimnelos si no son necesarios.

35

MS PROJECT

Por ltimo, no dude en experimentar. Realice los cambios adecuados para perfeccionar la programacin. Con Microsoft Project, podr ver los efectos de un cambio inmediatamente, decidir si es positivo y, a continuacin, realizar cualquier otro cambio que considere necesario para conseguir una programacin eficaz del proyecto. 7.0 REDUCCIN DE LA PROGRAMACIN En numerosos proyectos, el tiempo es el principal factor restrictivo: la fecha lmite del proyecto se debe cumplir. Esto significa que el proyecto se debe acabar antes de la fecha de fin de la programacin del mismo. Si se encuentra ahogado por las limitaciones de tiempo, la mejor solucin es reducir la programacin. A continuacin se citan tres de los mtodos principales para reducir la programacin: Reduzca la duracin de las tareas individuales. Reduzca el mbito del proyecto, lo que significa quitar tareas. Vuelva a programar las tareas para que comiencen antes de lo programado originalmente.

36

MS PROJECT

7.1 Identificar las tareas de la ruta crtica Debido a que las tareas crticas desempean una funcin fundamental para la determinacin de la duracin del proyecto y de su fecha de fin, Microsoft Project ofrece dos vistas que distinguen visualmente las tareas crticas de las no crticas. Con el fin de que pueda centrar su atencin en las tareas crticas, las vistas Gantt detallado y Gantt de seguimiento las muestran en color rojo. Para identificar todas las tareas de la ruta crtica. 1. En la Barra de vistas, haga clic en Ms vistas 2. En la lista Vistas, haga clic en Gantt detallado o en Gantt de seguimiento y elija Aplicar Al mostrar las tareas crticas y las no crticas, podr observar cmo al modificar las tareas crticas, la fecha de fin del proyecto y las fechas de las tareas no crticas se ven afectadas. Si una tarea no crtica se convierte en crtica, es posible que tenga que alterarla para modificar el efecto que produce en la fecha de fin del proyecto. 7.2 Ordenar las tareas crticas por la duracin Debido a que las tareas crticas son las que afectan a la duracin del proyecto, las tareas ms grandes sern las que produzcan un mayor impacto en el mismo. Cuando sea importante mantener o reducir la duracin del proyecto, lo ms indicado es centrarse en reducir las tareas crticas que tengan una duracin mayor. La forma ms fcil de hacerlo es ordenarlas por su duracin. Para ordenar las tareas crticas por la duracin 1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt 2. En el men Proyecto, seale Filtro para y haga clic en Tareas crticas. 3. En el men Proyecto, seale Ordenar y, a continuacin, elija Ordenar por. 4. En el cuadro Primer criterio, haga clic en Duracin y despus en Descendente. 5. Haga clic en Ordenar. 7.3 Mtodos para reducir la duracin de una tarea A veces, por mucho que analice el plan del proyecto en busca de formas de reducir su mbito y eliminar tareas, es posible que no encuentre ninguna. Puede llegar a la conclusin de que todos los objetivos del proyecto son fundamentales y que todas las tareas del plan son necesarias para cumplirlos. Sin embargo, esa conclusin no le ayudar a hacer lo que debe: reducir la programacin. Cuando haya conseguido el mbito adecuado y no pueda eliminar ms tareas, puede reducir la programacin reduciendo las duraciones de las tareas crticas. Utilice los siguientes mtodos para reducir las duraciones de las tareas crticas: Asigne ms recursos a las tareas. Emplee este mtodo cuando disponga de recursos adicionales o de recursos infrautilizados. Aumente las horas de trabajo de uno o varios recursos. Utilice este mtodo cuando pueda aumentar las horas de trabajo de los recursos.

37

MS PROJECT

Asigne trabajo de horas extra. Emplee este mtodo si los recursos con las aptitudes requeridas ya se encuentran totalmente ocupados durante su horario laboral normal y el presupuesto permite un aumento en el costo.

7.4 Asignar ms recursos

Si los recursos adicionales o infrautilizados se encuentran disponibles, puede mantener al mnimo el aumento del costo reduciendo la duracin de las tareas. Al asignar otros recursos adicionales que dispongan de horas libres durante su horario de trabajo normal, podr pagarles su tasa estndar, lo que le resultar menos costoso que pagar horas extra a los recursos que ya estn asignados. Es posible que ya disponga de recursos a tiempo parcial en el equipo o que sea posible pasar algunos recursos de las tareas no crticas a las crticas. Tambin existe la posibilidad de contratar nuevos recursos. Si puede disponer de unidades adicionales del mismo recurso, puede incrementar el nmero de unidades asignadas a una tarea. Por ejemplo, si los tres pintores asignados para pintar una pared no pueden terminar el trabajo a tiempo y hay un cuarto pintor disponible, puede asignarlo a la tarea. Para obtener informacin acerca de las unidades de recursos, consulte el captulo 8 Asignacin de recursos a las tareas Para asignar ms recursos a una tarea

38

MS PROJECT

1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt 2. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea a la que desee asignar ms recursos. 3. Haga clic en Asignar recursos 4. En el campo Nombre, seleccione el recurso que desee asignar a la tarea Para asignar un solo recurso, escriba un nmero el campo Unidades para indicar el porcentaje de tiempo de trabajo que desea que el recurso dedique a esa tarea. Para asignar el recurso a tiempo completo, escriba 100%; para asignarlo a tiempo parcial, escriba un porcentaje menor. Para asignar varios recursos diferentes, mantenga presionada la tecla CTRL. y, a continuacin, seleccione los recursos Para asignar ms de un recurso del mismo conjunto de recursos, escriba el nmero de unidades en el campo Unidades. Por ejemplo, si asigna dos pintores del conjunto Pintores, escriba 200%. Si fuera necesario, escriba el nombre del nuevo recurso en el campo Nombre. 4. Haga clic en Asignar La marca de verificacin que aparece a la izquierda del campo Nombre indica que el recurso ha sido asignado a la tarea seleccionada. Para aumentar las unidades de recursos asignadas a una tarea 1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt 2. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea cuyas unidades de recurso desee aumentar. 3. Haga clic en Asignar recursos 4. En el campo Unidades del recurso, escriba el nmero de unidades de recurso que desee y, a continuacin, haga clic en Asignar.

7.5 Ampliar el horario laboral

En ocasiones, resulta imposible conseguir recursos adicionales para las tareas que desea reducir. Una forma de resolver esta situacin es reducir las duraciones de dichas tareas aumentando el nmero de horas de trabajo de los recursos que ya estn asignados. Aumente el nmero de horas disponibles de un recurso aumentando sus horas laborables en el calendario de recursos. Microsoft Project calcula la duracin de las tareas en parte en funcin de las horas laborables de los recursos asignados. Por ejemplo, supongamos que un pintor con un horario laboral de 6 horas al da se encuentra asignado a tiempo completo a pintar las paredes de la galera, una tarea que requiere 12 horas. La duracin real de la tarea es de 2 das. Si aumenta el da laboral del pintor hasta 8 horas y lo sigue manteniendo asignado a la tarea a tiempo completo, la tarea se reducir a 1,5 das.

39

MS PROJECT

Aumente el horario laboral de un recurso slo cuando desee que el recurso trabaje ms horas en todas las tareas asignadas dentro de un perodo determinado. Para aumentar el horario de trabajo de un recurso 1. En el men Herramientas, haga clic en Cambiar calendario laboral. 2. En el cuadro Para, seleccione el recurso cuyo calendario desee cambiar. 3. En el calendario, seleccione los das que desea cambiar.

Para cambiar un da de la semana en todo el calendario, seleccione el da que aparece en la parte superior del calendario. 4. Haga clic en Predeterminado o en Perodo laborable. 6. Para cambiar los horarios de trabajo, escriba los nuevos horarios en los cuadros Desde y Hasta. Asignar trabajo de horas extra Es posible que a veces tenga que enfrentarse a una situacin lmite. Por ejemplo, supongamos que no consigue recursos adicionales y que todos los recursos disponibles se encuentran totalmente ocupados con asignaciones de tareas todas las horas de su horario laboral normal. Para utilizar a los recursos para reducir las duraciones de las tareas, lo nico que se puede hacer es asignar trabajo de horas extra. Microsoft Project calcula los costos de las horas extra en funcin de la tasa de horas extra que se haya especificado para el recurso ( a menos que se indique lo contrario). Asignar trabajo de horas extra puede resultar costoso aunque a veces sea la opcin ms eficaz. Para asignar trabajo de horas extra a una tarea 1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt 2. En el men Ventana, haga clic en Dividir. 3. Haga clic en cualquier punto de la seccin inferior. 4. En el men Formato, seale Detalles y, a continuacin, haga clic en Trabajo del recurso. 5. En la seccin superior, seleccione la tarea a la que desee asignar trabajo de horas extra en el campo Nombre de tarea. 7. En la seccin inferior, escriba el nmero de horas extra para cada recurso en el campo Trab h extra de cada recurso. 8.0 MTODOS PARA COMENZAR ANTES LAS TAREAS Aunque reducir el mbito del proyecto y las duraciones de las tareas le ayudarn a reducir la programacin considerablemente, puede ajustarla aun ms haciendo que las tareas crticas comiencen antes de sus fechas de comienzo originales. Cuando no pueda reducir el mbito y reducir las duraciones de las tareas sea imposible o no reduzca la programacin lo suficiente, puede que resulte conveniente adelantar la fecha de comienzo de las tareas.

40

MS PROJECT

Dependiendo de la situacin en que se encuentre, puede utilizar algunos o todos los mtodos que se citan a continuacin para que las tareas comiencen antes: Reorganizar las tareas en un orden ms eficaz. Dividir una tarea grande en tareas ms pequeas Agregar tiempo de adelanto a las tareas Cambiar el tipo de vinculacin. Cambiar el tipo de delimitacin. Cambiar el tipo de tarea. 8.1 Cambiar la secuencia de tareas La secuencia en que suceden las tareas puede afectar a la duracin del proyecto. Por ejemplo, supongamos que en la preparacin de la exposicin de relojes, las tareas Pintar las paredes, Colgar los relojes y Organizar el mobiliario estn programadas para el lunes, el martes y el mircoles respectivamente. Sin embargo, como las paredes tardan 24 horas en secarse, la tarea de colgar relojes no podr comenzar hasta el mircoles y la de organizar el

41

MS PROJECT

mobiliario se pospondr hasta el jueves, causando un retraso en la programacin. No obstante, si pasa la tarea de organizar el mobiliario (que no depende de que se sequen o no las paredes) al martes y la de colgar los relojes al mircoles, el proyecto cumplir la programacin, sin perder das ni aumentar la duracin del proyecto. Es una buena idea analizar la programacin en busca de casos en los que sea ms eficaz colocar las tareas en un orden diferente. Cuando encuentre uno de esos casos, podr cambiar la secuencia de tareas movindolas. Para mover una tarea 1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt 2. Haga clic en el nmero de identificacin (situado normalmente en el extremo izquierdo de una fila de tareas) de la tarea que desee mover. Toda la fila aparecer resaltada. 3. Haga clic en Cortar tarea 4. Haga clic en el nmero de identificacin de la fila en la que desee insertar la tarea. 5. Haga clic en Pegar 6. Examine los vnculos entre las tareas que haya movido y sus tareas predecesoras y sucesoras, y cambie los que considere necesario.

8.2 Dividir una tarea grande en tareas ms pequeas

No todas las tareas crticas se crean necesariamente de la misma forma. La mayora de ellas probablemente correspondan a un conjunto de acciones concreto y perfectamente definido. Sin embargo, algunas pueden corresponder a varias tareas pequeas pero no por ello menos importantes, y todas ellas se deben incluir en el plan del proyecto como tareas independientes para poder programarlas con mayor facilidad que una tarea grande. Si este es el caso, puede dividir estas tareas demasiado grandes en subtareas ms pequeas.

42

MS PROJECT

Para que el trabajo avance, quiz no sea necesario que algunas de las subtareas se completen de manera secuencial, por lo que podr reducir la ruta crtica convirtiendo algunas de las subtareas en no crticas. Incluso aunque algunas de las subtareas sean crticas, es posible que pueda superponerlas o cambiar el tipo de vinculacin. Las tareas ms pequeas y superpuestas pueden tener una duracin total menor que la tarea grande original. Normalmente, cuando se utiliza Microsoft Project para dividir una tarea grande en otras ms pequeas, la tarea grande se convierte en una tarea de resumen si le agrega subtareas. Para dividir una tarea grande en una tarea de resumen y subtareas 1. En la Barra de vistas, haga clic en Ms vistas 2. En la lista Vistas, haga clic en Gantt detallado o en Gantt de seguimiento y, a continuacin, elija Aplicar. 3. En el campo Nombre de tarea, seleccione una tarea de la ruta crtica que pueda completarse en varios pasos. 4. Haga clic en Desvincular tareas 5. Quite los recursos asignados a esta tarea. Para obtener informacin acerca de quitar recursos en una tarea, consulte el captulo 8 "Asignacin de recursos a las tareas". 6. Seleccione la tarea situada debajo de la que desee cambiar y haga clic en Nueva tarea en el men Insertar. 7. Repita el paso 6 para cada subtarea que desee agregar. 8. Por cada nueva tarea, escriba un nombre en el campo Nombre de tarea y una duracin en el campo Duracin. 9. En el campo Nombre de tarea, seleccione las nuevas tareas y haga clic en aplicar sangra para convertirlas en subtareas de la tarea origina!. La tarea origina! se convierte en una tarea de resumen. 10. Vincule las nuevas tareas segn corresponda. 8.3 Agregar tiempo de adelanto a las tareas Lo ms probable es que haya vinculado muchas de las tareas con vnculos de Fin a comienzo (FC), para que la tarea sucesora no comience hasta que finalice su predecesora. En algunos casos, esta dependencia es absolutamente necesaria y realista. Un reloj no se puede colgar antes de fabricarse. Sin embargo, en otras ocasiones, el trabajo en una tarea sucesora puede comenzar antes de que su predecesora haya finalizado totalmente, es decir, se puede solapar. Si el persona! del museo prepara las paredes de la galera una por una, quizs puedan empezar a colgar los relojes antes de que estn todas terminadas. Para conseguir que se superpongan las tareas con una vinculacin FC es agregar tiempo de adelanto a la vinculacin. Al agregar tiempo de adelanto, puede conseguir que la tarea sucesora comience en una fecha anticipada. Si la tarea sucesora es una tarea crtica, al agregar el tiempo de adelanto, el proyecto acabar antes. Observar que es posible superponer las tareas hasta el punto de que comiencen a la vez. Si ste es el caso, considere

43

MS PROJECT

la opcin de cambiar la vinculacin FC por una vinculacin de Comienzo a comienzo (CC), en vez de agregar tiempo de adelanto Para agregar tiempo de adelanto 1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt 2. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea sucesora que desee y, a continuacin, haga clic en Informacin de la tarea 3. Haga clic en la ficha Predecesoras 4. En el cuadro Pos, escriba el tiempo de adelanto que desee, como una duracin (escriba un nmero negativo) o como un porcentaje de la duracin de la tarea predecesora (escriba el porcentaje de conclusin negativo). Por ejemplo, si la tarea predecesora tiene una duracin de 2 das y desea que la tarea sucesora comience 1 da antes de que se complete la predecesora, escriba -50% en el campo Pos. Las unidades del tiempo de adelanto son minutos, horas, das y semanas. Para especificar la duracin transcurrida, escriba el perodo de tiempo seguido de la letra t (por ejemplo, dast para das transcurridos). Los das transcurridos incluyen fines de semana y otros perodos no laborables. 8.4 Buscar los recursos sobreasignados Para poder resolver las sobreasignaciones, debe identificar primero cules son los recursos sobreasignados, en qu perodos estn sobreasignados y qu tareas tienen asignadas en dichos perodos. Mientras busca los recursos que se encuentren sobreasignados, tambin puede buscar los que estn infraasignados. Es posible que desee asignarles parte del trabajo que estn realizando los recursos sobreasignados. Los recursos infraasignados son los que trabajan menos horas de las que tienen disponibles. Para buscar los recursos sobreasignados y sus asignaciones de tareas 1. En la Barra de vistas, haga clic en Ms vistas 2. En la lista Vistas haga clic en Asignacin de recursos y, a continuacin, elija Aplicar. 3. En el men Ver, seale Barras de herramientas y elija Administracin de recursos. 4. En la seccin superior, haga clic en e titulo del campo nombre del recurso 5. Haga clic en Ir a la sobreasignacin siguiente La siguiente tarea bajo el siguiente recurso sobreasignado quedar resaltada en el campo Nombre del recurso. 6. En la seccin superior, observe la escala temporal para ver cundo un recurso est sobreasignado. Microsoft Project mostrar en rojo el total de horas de trabajo asignadas a un recurso sobreasignado. 8. En la seccin inferior, observe la escala temporal para ver las tareas que tienen lugar en las fechas sobreasignadas.

44

MS PROJECT

8.5 Retrasar una tarea personalmente Cuando se agrega tiempo de retraso a una tarea, no slo se retrasa la tarea sino tambin sus sucesoras. Por ejemplo, si agrega retraso a una tarea crtica, es posible que la fecha de fin del proyecto se retrase tambin. Si deja que Microsoft Project resuelva automticamente la sobreasignacin de recursos, puede que se agregue retraso tanto a las tareas crticas como a las no crticas que tengan recursos sobreasignados dando, a veces, resultados imprevisibles. Si slo tiene un nmero reducido de recursos sobreasignados, obtendr mejores resultados si agrega los retrasos a las tareas personalmente. Cuando se agregan retrasos manualmente, se puede comprobar el efecto sobre la asignacin del recurso y despus ajustar aun ms el retraso, si es necesario. Para no modificar la fecha de fin de la programacin, retrase primero las tareas que no vayan a retrasar la fecha de fin del proyecto (las que tengan un margen de demora total). El tiempo de retraso de una tarea no puede ser mayor que su margen de demora total. Tambin resulta de utilidad retrasar las tareas no crticas antes que las tareas de la ruta crtica. Pruebe a agregar tiempos de retraso a diferentes tareas para ver los efectos sobre la programacin. Tenga en cuenta que el tiempo de retraso siempre se da en tiempo transcurrido y que incluye los perodos no laborables. Para retrasar una tarea con un recurso sobreasignado 1. En la Barra de vistas, haga clic en Ms vistas 2. En la lista Vistas, haga clic en Asignacin de recursos y elija Aplicar 3. En el men Ver, seale Barras de herramientas y elija Administracin de recursos. 4. En la seccin superior, seleccione un recurso sobreasignado en el campo Nombre del recurso. 5. En la seccin inferior, seleccione una tarea que est asignada al recurso durante el tiempo en que el recurso est sobreasignado en el campo Nombre de tarea. 6. En el campo Retraso por redistribucin, escriba la duracin que desee retrasar Para que no se retrasen las tareas sucesoras o la fecha de fin de la programacin, escriba un valor que no sea superior al margen de demora total de dicha tarea. Podr ver el margen de demora total de una tarea insertando el campo Margen de demora total en la vista Gantt de redistribucin en la seccin inferior. 7. Presione la tecla ENTRAR. Las cantidades de retraso y de margen de demora de las tareas se indican con lneas finas junto a las tareas. 8. Si el recurso sigue sobreasignado, aumente el valor del retraso. 8.6 Retrasar tareas automticamente Cuando tenga muchas sobreasignaciones de recursos, puede dejar que Microsoft Project agregue a esas tareas tiempos de retraso automticamente. De este modo, puede comprobar

45

MS PROJECT

los resultados y realizar los ajustes necesarios. Este mtodo resulta a menudo ms rpido que agregar retrasos a las tareas una por una. En un proceso denominado redistribucin, Microsoft Project retrasa o divide las tareas automticamente hasta que el recurso asignado a ellas deja de estar sobreasignado. Puede dar prioridad a las tareas para especificar cules deben retrasarse en primer lugar y cules no deben retrasarse bajo ningn concepto. Tambin puede decidir si se redistribuirn todos los recursos o solamente los seleccionados. Y, por ltimo, puede redistribuir retrasando o sin retrasar la fecha de fin de la programacin. De todos modos, no olvide que la redistribucin se debe aplicar slo despus de que se haya analizado y ajustado la programacin. El proyecto se puede redistribuir aunque est programando desde una fecha de fin. Las versiones anteriores de Microsoft Project no permitan la redistribucin de proyectos probados a partir de una fecha de fin. Las tareas de redistribucin de proyectos programados a partir de una fecha de fin tienen asignados valores de retraso negativos. Esto provoca que la fecha de fin de una tarea o de una asignacin de recursos tenga lugar antes, debido a que el retraso se aplicar desde el fin de la tarea o asignacin. Es posible que la redistribucin automtica no sea la mejor solucin al problema, ya que Microsoft Project slo puede seguir un conjunto limitado de reglas fijas. Comprueba las dependencias entre predecesoras, el margen de demora, las fechas, las prioridades y las delimitaciones de tareas para determinar las tareas que se deben retrasar. Sin embargo, no puede ser creativo y sustituir un recurso en una tarea sobreasignada o cambiar la duracin de una tarea. Slo usted conoce las sutilezas de su programacin. Siempre debe revisar los cambios que haya realizado Microsoft Project cuando redistribuya recursos retrasando tareas. Puede revisar dichos cambios en la vista Diagrama de Gantt. Si los cambios no son de su agrado, puede deshacerlos en cualquier momento. Para retrasar tareas automticamente con el fin de redistribuir recursos sobreasignados 1. En el men Herramientas, haga clic en Redistribuir recursos. 2. Haga clic en Manual para redistribuir los recursos slo cuando haga clic en el botn Redistribuir ahora. 3. En el cuadro Buscar sobreasignaciones con el criterio, haga clic en el perodo de tiempo que desee utilizar para reconocer las sobreasignaciones. La redistribucin slo se producir si un recurso est programado para realizar ms trabajo del que realmente puede realizar en el perodo especificado. 4. En mbito de la redistribucin de, seleccione si desea redistribuir todo el proyecto o solamente las tareas comprendidas en un perodo de tiempo especfico. 5. En el cuadro Orden, haga clic en uno de los siguientes tipos de ordenacin:

46

MS PROJECT

Haga clic en Slo identificador si desea que Microsoft Project compruebe las tareas en orden ascendente de sus nmeros identificadores antes de considerar otros criterios de redistribucin para determinar las tareas que se van a redistribuir Haga clic en Estndar si desea que Microsoft Project compruebe las tareas en orden ascendente de sus dependencias de predecesoras, margen de demora, fechas, prioridad y, despus, delimitaciones de tareasHaga clic en Prioridad, estndar si desea que Microsoft Project compruebe las prioridades de las tareas que se van a redistribuir antes de considerar las dependencias de predecesoras, el margen de demora, las fechas y las delimitaciones de tareas.

6. Para evitar que la fecha de finalizacin del proyecto se desplace, active la casilla de verificacin Redistribuir slo conforme al margen de demora disponible. 7. Para que la redistribucin se ajuste cuando un recurso trabaje en una tarea independientemente de que haya otros recursos trabajando en la misma tarea, active la casilla de verificacin La redistribucin puede ajustar asignaciones individuales. Cuando se establece la prioridad de tarea No redistribuir, Microsoft Project ignora la tarea. 8. Para interrumpir las tareas creando divisiones en el trabajo restante en las tareas o asignaciones de recursos, active la casilla de verificacin La redistribucin puede crear divisiones en el trabajo restante. 9. Haga clic en Redistribuir ahora. Inmediatamente despus de redistribuir el proyecto, podr deshacer la accin si no ha conseguido los resultados que esperaba. Para deshacer inmediatamente los efectos de la redistribucin En el men Edicin, haga clic en Deshacer Redistribuir Para quitar los efectos de la ltima operacin de redistribucin Haga clic en Borrar redistribucin en el cuadro de dilogo Redistribuir recursos. Si hay tareas que prefiere no retrasar a menos que sea absolutamente necesario, puede seleccionar el orden en el que Microsoft Project retrasa las tareas con recursos sobreasignados. Para ello, asigne una prioridad ms alta a las tareas urgentes que deban comenzar lo antes posible. Para establecer prioridades en el orden de retraso de las tareas con recursos sobreasignados 1. En la Barra de vistas, haga clic en Ms vistas 2. En la lista Vistas, haga clic en Gantt de redistribucin y, a continuacin, elija Aplicar 3. En el campo Nombre de tarea, seleccione una tarea que tenga recursos sobreasignados

47

MS PROJECT

4. Haga clic en Informacin de la tarea y, a continuacin, elija la ficha General. 5. En el cuadro Prioridad, haga clic en una de las prioridades, en funcin del orden en que desee que Microsoft Project redistribuya las tareas y, a continuacin, haga clic en Aceptar Microsoft Project retrasar en primer lugar las tareas con prioridad ms baja. Si no desea que una tarea se redistribuya, haga clic en No redistribuir 6. Repita los pasos del 3 al 5 para cada tarea con recursos sobreasignados. 7. En el men Herramientas, haga clic en Redistribuir recursos. 8. En el cuadro Orden, haga clic en Prioridad, estndar 9. Haga clic en Redistribuir ahora. 8.8 Disminuir el trabajo de un recurso en una tarea Si un recurso est sobreasignado y no desea reprogramar ninguna de las tareas ni prescindir del recurso y, adems, no puede aumentar la duracin de la tarea, todava existe otra opcin. Puede reducir el mbito de una de las tareas del recurso durante el perodo de sobreasignacin, disminuyendo de este modo la cantidad de trabajo requerida de ese recurso. Cuando se disminuye el trabajo total en una tarea, Microsoft Project reduce (de forma predeterminada) la duracin de la tarea Para disminuir la cantidad de trabajo asignada a un recurso 1. En la Barra de vistas, haga clic en Uso de recursos Las tareas se muestran debajo de los recursos a los que estn asignadas. Los recursos sobreasignados se resaltan en rojo y se muestran con un icono en el campo Indicadores. 2. En los campos Trabajo de las tareas a las que est asignado el recurso sobreasignado, escriba un valor menor hasta eliminar la sobreasignacin. Para cada recurso, la vista Uso de recursos muestra el nmero total de horas que el recurso est trabajando, las horas que dedica a cada tarea y las horas trabajadas por perodo de tiempo en la escala temporal. La vista Grfico de recursos muestra una representacin grfica de los recursos sobreasignados. Probablemente desee que la duracin de una tarea permanezca igual despus de reducir el trabajo asignado a la misma. Cuando se reduce el trabajo asignado a una tarea con una duracin fija, Microsoft Project reduce las unidades de recursos asignadas a ella. Por ejemplo, supongamos que tiene un recurso asignado a una tarea de 2 das al 100 por cien. Si reduce la cantidad de trabajo total de dicha tarea a 1 da pero desea que el trabajo se complete en 2 das, Microsoft Project automticamente reduce las unidades de recurso de esa tarea al 50 por ciento. Es decir, el recurso estar ahora asignado para trabajar en la tarea la mitad del tiempo durante los 2 das

48

MS PROJECT

Para mantener constante la duracin de una tarea despus de reducir la cantidad de trabajo asignada a un recurso 1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt 2. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea cuya duracin no desee cambiar y, a continuacin, haga clic en Informacin de la tarea 3. Haga clic en la ficha Avanzado. 4. En el cuadro Tipo de tarea, haga clic en Duracin fija.

49