PROGRAMA DE GESTO DOCUMENTAL MANUAL DE PROCEDIMENTOS

BRASLIA-DF Maro/2001

____________________________ APRESENTAO O principal objetivo deste Manual orientar os responsveis pela documentao institucional na aplicao do Programa de Gesto de Documentos da Administrao Judiciria da Justia Federal de Primeiro e Segundo Graus, aprovado pela Resoluo n. 217, de 22/12/1999, do Conselho da Justia Federal republicada em 22/02/2000, para garantir a uniformidade nos procedimentos dos arquivos administrativos setoriais e gerais das Instituies da Justia Federal. um Manual de referncia capaz de habilitar o servidor, em qualquer estgio de tramitao do documento ou processo, para: classificar os documentos no ato de sua produo ou recebimento; organizar o acervo institucional; analisar a documentao em seu valor intrnseco; selecionar a documentao para a transferncia ao arquivo ou eliminao.

SUMRIO 1 INTRODUO......................................................................................... 5 1.1 Caractersticas dos documentos ................................................................. 6 1.1.1 Gnero....................................................................................................... 7 1.1.2 Espcie ...................................................................................................... 7 1.1.3 Natureza .................................................................................................... 8 1.2 rgos de documentao........................................................................... 8 1.2.2 Biblioteca.................................................................................................. 8 1.2.3 Arquivo ..................................................................................................... 8 1.2.3.1 Tipos de arquivos ...................................................................................... 9 1.2.3.2 Finalidade do arquivo ............................................................................... 11 2 GESTO DE DOCUMENTOS ................................................................. 12 2.1 Conceitos................................................................................................... 13 2.2 Objetivos ................................................................................................... 13 2.3 Fases do processo de gesto......................................................................... 13 2.3.1 Produo.................................................................................................... 13 2.3.2 Uso/tramitao .......................................................................................... 13 2.3.3 Destinao ................................................................................................. 14 2.4 Vantagens.................................................................................................. 14 3 3.1 3.2 4 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.6.1 4.7 5. 5.1 5.2 5.3 5.4 6 6.1 6.2 GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS CORRENTES ....................... 15 Atividades do protocolo............................................................................. 16 Atividades do arquivo corrente .................................................................. 16 SISTEMA DE CLASSIFICAO FUNCIONAL ..................................... 18 Conceitos................................................................................................... 19 Objetivo do Plano de Classificao............................................................ 20 Plano de Classificao de Documentos Administrativos da Justia Federal... 20 Aplicao do Plano de Classificao.......................................................... 21 Competncia para classificar ..................................................................... 22 Principais mtodos de arquivamento.......................................................... 22 Mtodos bsicos ........................................................................................ 22 Como arquivar........................................................................................... 23 AVALIAO DOCUMENTAL ............................................................... 25 Objetivos ................................................................................................... 26 Valorao dos documentos ........................................................................ 26 Prazo de guarda dos documentos ............................................................... 27 Como avaliar ............................................................................................. 27 TABELA DE TEMPORALIDADE ........................................................... 29 Elaborao da tabela de temporalidade dos documentos administrativos da Justia Federal. ..................................................................................... 30 Procedimento para implantao e reviso ................................................. 31

7 8 9 10 10.1 10.2 11 11.1 11.2 11.2.1 11.2.2 11.2.3 11.2.4 12 12.1 12.2 12.3 12.4 12.5 13 14

ELIMINAO DE DOCUMENTOS ...................................................... 32 TRANSFERNCIA.................................................................................. 34 RECOLHIMENTO .................................................................................. 36 SUPORTES DA INFORMAO ............................................................ 38 Novas Tecnologias ................................................................................... 39 Controle automtico de documentos ........................................................ 39 PRESERVAO DE DOCUMENTOS ................................................... 40 Conservao de documentos..................................................................... 41 Agentes de deteriorao............................................................................ 41 Agentes fsicos ......................................................................................... 41 Agentes fsico-mecnicos ......................................................................... 42 Agentes qumicos ..................................................................................... 43 Agentes biolgicos .................................................................................. 43 ROTINAS DE CONSERVAO ........................................................... 45 Limpeza................................................................................................... 46 Controle de microorganismos e insetos.................................................... 46 Remoo de fitas e etiquetas.................................................................... 46 Pequenos reparos..................................................................................... 46 Acondicionamento e armazenamento....................................................... 47 REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS .................................................... 49 LEGISLAO ARQUIVSTICA (atualizao maro 99)....................... 53

____________________ 1. INTRODUO

A Gesto de Documentos na Administrao Pblica est prevista na Constituio Federal, de 1888: Art. 216. Constituem patrimnio cultural brasileiro os bens de natureza material e imaterial, tomados individualmente ou em conjunto, portadores de referncia identidade, ao, memria dos diferentes grupos formadores da sociedade brasileira, nos quais se incluem: I - as formas de expresso; II - os modos de criar, fazer e viver; III - as criaes cientficas, artsticas e tecnolgicas; IV - as obras, objetos, documentos, edificaes e demais espaos destinados manifestaes artstico-culturais; V - os conjuntos urbanos e stios de valor histrico, paisagstico, artstico, arqueolgico, paleontolgico, ecolgico e cientfico. 1 ........................................................................................... 2 Cabem administrao pblica, na forma da lei, a gesto da documentao governamental e as providncias para franquear sua consulta a quantos dela necessitem. O dispositivo sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, a Lei n. 8.159/91, em seu art. 20, define a competncia e o dever inerente aos rgos do Poder Judicirio Federal de proceder gesto de documentos produzidos em razo do exerccio de suas funes. O Conselho da Justia Federal, em sua sesso ordinria de 13 de dezembro de 1999, aprovou o Programa de Gesto de Documentos da Administrao Judiciria da Justia Federal de Primeiro e Segundo Graus, regulamentado por meio da Resoluo n. 217, de 22 de dezembro de 1999, publicada no Dirio da Justia, Seo 1, em 29/12/99 e republicada em 22/2/2000. 1.1 Caractersticas dos documentos Documento a informao corporificada em qualquer suporte material da informao. Documento de Arquivo aquele criado em decorrncia de atividades especficas desenvolvidas por instituies ou pessoas, mantendo por isso uma relao funcional com a fonte geradora.
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Documento Administrativo aquele produzido e recebido pelo rgo na execuo das atividades administrativas e de apoio especializado. Os documentos podem ser caracterizados conforme o gnero, espcie ou natureza. 1.1.1 Gnero textuais: manuscritos, datilografados, impressos,...; cartogrficos: mapas, plantas, ...; iconogrficos: gravuras, fotos (imagem fixa),...; filmogrficos ou cinematogrficos: vdeos (imagem em movimento),...; sonoros: fitas cassetes, discos, ...; microgrficos: jaquetas, rolos, microfichas, ...; informticos: disquetes, discos ticos e outros. 1.1.2 Espcie Nos atos administrativos do poder pblico, as espcies documentais mais comuns so as seguintes: atos normativos: regras que emanam do Poder Legislativo e das autoridades administrativas. Ex.: lei, decreto, estatuto, portaria; atos enunciativos esclarecedores: atos opinativos que esclarecem os assuntos visando fundamentar uma soluo. Ex.: parecer, relatrio, voto, despacho interlocutrio; atos de assentamentos: os configurados por registro de fatos e ocorrncias. Ex.: ata, apostila, termo, auto de infrao; atos comprobatrios: os que comprovam assentamentos. Ex.: certido, atestado, traslado; atos de correspondncia: os que objetivam a execuo dos atos normativos em sentido amplo. Esses atos podem ser de correspondncia individual ou pblica e se caracterizam por terem destinatrio declarado. Ex.: carta, circular, oficio, aviso, memorando, notificao telegrama, telex, alvar, edital; atos de ajuste: representados por acordo de vontade em que a administrao federal, estadual ou municipal parte.
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Ex.: tratado, convnio, contrato, termos (transaes, ajuste). 1.1.3 Natureza Os documentos podem ser: ostensivos: documentos cuja divulgao no prejudica a administrao; sigilosos: documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custdia e divulgao. 1.2 rgos de documentao As noes de museu, biblioteca e arquivo por muito tempo se confundiram, tanto pela finalidade e forma fsica dos documentos, quanto por serem instituies com objetivos idnticos, isto , funcionavam como depsitos de documentos, de qualquer espcie, produzidos pelo homem. Porm, com a evoluo da humanidade, principalmente o advento da imprensa, os campos de atuao dessas instituies foram sendo delimitados. Seus objetivos se tomaram bem definidos, apesar de terem funes semelhantes. 1.2.1 Museu Criado com a finalidade de conservar, estudar e colocar disposio do pblico conjuntos de peas e objetos de valor cultural. 1.2.2 Biblioteca um organismo prestador de servios de informao. Seu acervo constitudo pelo conjunto de materiais informacionais, em diversos suportes, disposto ordenadamente para consulta, emprstimo ou fornecimento de cpia, com vistas ao atendimento das necessidades de seus usurios. 1.2.3 Arquivo a acumulao ordenada dos documentos criados por uma instituio ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecuo de seus objetivos, visando utilidade que podem oferecer no futuro. Alm desses conceitos e do definido no art. 20 da Lei n. 8.159/91, o termo Arquivo tambm pode ser usado para designar:
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 mvel para guarda de documentos; local onde o acervo documental deve ser conservado; conjunto de documentos; rgo governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e conservar a documentao; ttulos de peridicos; documento eletrnico (armazenado em computador). 1.2.3.1 Tipos de arquivos De acordo com a natureza da fonte geradora, os arquivos caracterizam-se em: pblico: conjunto de documentos que pode ser definido de acordo com o rgo produtor, ou seja, como de mbito federal, estadual ou municipal; privado: conjunto de documentos produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, podendo ser institucionais e pessoais. Conforme os estgios de arquivamento, pelos quais os documentos tramitam os arquivos podem ser classificados em Correntes, Intermedirio ou Permanente. Cada um desses estgios corresponde a procedimentos tcnicos diferenciados e, como uma reao em cadeia, o tratamento despendido aos documentos na idade corrente condiciona, de forma direta, o. desenvolvimento das atividades arquivsticas nas idades intermediria e permanente. a) Arquivo Corrente: conjunto de documentos estreitamente vinculados aos fins imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos e que, mesmo cessada sua tramitao, se conservam junto aos rgos produtores em razo da freqncia com que so consultados. Unidade administrativa ou rgo encarregado do arquivo corrente. b) Arquivo Intermedirio: tem sob sua guarda documentos originrios do arquivo corrente, que, embora pouco consultados, ainda servem administrao que os produziu e aguardam sua destinao final. Em geral centralizado, pois esta caracterstica permite: rapidez na localizao: o fato de os documentos estarem concentrados permite uma melhor organizao (classificao, indexao, etc.) e, conseqentemente, maior rapidez ao acesso;
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 liberao de espao fsico: em vez de ocupar espao em cada gabinete, turma ou seo, os documentos ficam concentrados em um nico local, liberando os espaos dessas reas para outras atividades dos servidores e melhorando o ambiente de trabalho (o acmulo de papis e de poeira envolve a proliferao de microorganismos, caros, fungos etc., tomando o local cada dia mais insalubre). As normas tcnicas internacionais recomendam que as salas de depsitos de documentos e de trabalho dos servidores de arquivo devam ser separadas; economia de recursos humanos: as atividades de guarda, organizao e atendimento consulta que so desenvolvidas em cada gabinete, turma ou seo mobilizam servidores que tambm trabalham em atividades especficas da rea judiciria - o julgamento e suas conseqncias. medida que se concentram os documentos em um ARQUIVO CENTRAL, necessita-se de menor nmero de pessoas para realizar essas mesmas tarefas; economia de tempo: tanto dos usurios que tm de percorrer cada gabinete solicitando cpia de documentos e informaes, quanto dos servidores que atendem a essas consultas. Se o arquivo estivesse centralizado, o usurio iria a um s local e os servidores dos gabinetes teriam mais tempo para as tarefas jurdico-administrativas; economia de recursos materiais: a concentrao de processos em um arquivo permite padronizar os mveis e material de consumo utilizados para a guarda, possibilitando uma compra mais planejada, em maior quantidade e menor preo. Diminui a guarda de duplicatas e cpias desnecessrias (de manuais, portarias, circulares etc.), reduzindo o material e equipamento envolvido nessa guarda; segurana: os arquivos devem se concentrar no trreo ou 1 andar, devido ao peso dos papis. Normalmente, os edifcios comuns enfrentam sobrecarga nos andares comprometendo a sua estrutura quando no h arquivo central; c) Arquivo Permanente: conjunto de documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados. Esses documentos so inalienveis e imprescritveis. O Arquivo Permanente surge aps a realizao da avaliao dos documentos e tem um tratamento tcnico diferenciado para os documentos, bem como condies de guarda e acesso. Nesta fase a consulta aos
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documentos totalmente aberta ao pblico, no podendo haver restrio de acesso ao documento de valor permanente. 1.2.3.2 Finalidade do arquivo servir administrao, tendo como instrumento de apoio os documentos por ele protegidos e preservados, visando a sua utilizao. Quando o documento no mais servir Administrao, pode ser selecionado para servir de fonte para a Histria e a memria da instituio.

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_____________________________ 2. GESTO DE DOCUMENTOS

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2.1 Conceitos Conjunto de mtodos e procedimentos administrativos referentes s atividades do ciclo vital dos documentos, desde sua criao at sua eliminao ou recolhimento ao arquivo permanente, considerando o planejamento, organizao, controle e coordenao dos recursos humanos, materiais e operacionais. 2.2 Objetivos objetivo geral: racionalizar o ciclo documental; objetivo especfico: garantir a disponibilidade da informao governamental na hora e local exatos, atendendo s necessidades dos rgos e administraes; objetivo referente ao acesso: de acordo com o art. 216, pargrafo 2, da CF de 1988: "cabem administrao pblica, na forma da lei, a gesto da documentao governamental e as providncias para franquear sua consulta a quantos dela necessitam"; objetivo referente preservao: assegurar a guarda dos documentos que apresentam valor permanente, j tendo perdido o valor administrativo, fiscal e legal. objetivo referente ao uso de novas tecnologias (digitalizao, automao, microfilmagem): assegurar o uso adequado da microgrfica, do processamento automatizado de dados e de outras tcnicas avanadas na rea de gesto da informao. 2.3 F ases do processo de gesto 2.3.1 Produo Deve-se ampliar a utilizao dos documentos que so necessrios, evitandose a produo daqueles que no so essenciais e diminuindo o volume dos documentos a serem manuseados, controlados e armazenados. 2.3.2 Uso/ tramitao necessrio controlar o fluxo documental, por meio de: utilizao e conservao dos documentos; sistemas de arquivos e de recuperao de informao; gesto de arquivos;
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 gesto de correios e telecomunicaes; seleo e gesto de copiadoras; anlises de sistemas; centros de arquivamento intermedirios. 2.3.3 Destinao Deve-se avaliar a massa documental, realizando: avaliao de documentos; eliminao dos documentos; transferncia de documentos. identificao e descrio das sries de documentos; estabelecimento de programas de conservao e preservao de documentos; 2.4 Vantagens As vantagens da aplicao da gesto de documentos numa organizao se caracterizam pela economia do custo operacional, assegurando a produo, tramitao, utilizao e destinao final do documento; pelo acesso rpido e disponibilidade da informao governamental e pela utilizao adequada de tcnicas avanadas, garantindo a preservao dos documentos de valores histricos e cientficos para sua guarda permanente. Segundo dados do Conselho Internacional de Arquivos - CIA, estudos comprovam que a aplicao do Programa de Gesto de Documentos na administrao pblica federal dos EUA produziu uma economia de cerca de U$1.000.000 por ano em 1980 e quase U$100.000.000 por ano no final em 1998. H, ainda, outras vantagens: clareza na distino dos valores dos documentos; melhor organizao dos documentos; maior conscincia do valor dos arquivos; reduo considervel de custos governamentais.

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__________________________________________________ 3. GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS CORRENTES

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 essencial na administrao pblica o estabelecimento de normas para a gerncia dos documentos na fase corrente. Levando em considerao que os documentos correntes esto vinculados aos fins para os quais foram criados, esses carecem de um tratamento de classificao, controle de expedio, tramitao e arquivamento, objetivando o acesso rpido e preciso s informaes neles contidas. Todas essas operaes tcnicas caracterizam os servios de gesto dos documentos correntes, que devem constar em um Programa de Gesto e serem coordenados por um gestor em cada instituio. 3.1 Atividades do protocolo Servio auxiliar, cuja principal funo informar rpida e precisamente a localizao exata da documentao em trnsito, desenvolvendo, para tanto, as seguintes atividades: recebimento: receber a correspondncia, separando-as quanto aos aspectos particular ou oficial, distribuir os documentos, encaminhando os de carter sigiloso aos destinatrios, abrir os documentos ostensivos, verificando a existncia de antecedentes; classificao: operao intelectual que consiste na interpretao do documento; a anlise e determinao do assunto do mesmo, conforme o plano de classificao de documentos adotado; registro e movimentao: apor carimbo de protocolo, com o nmero e data do documento, classificao e encaminhamento da documentao, por meio do devido controle, aos destinatrios; expedio: receber a documentao expedida dos setores, verificando a falta de folhas ou anexos, datando o documento original e cpias, e expedir o original por correio ou malote, encaminhando a cpia ao setor remetente; atendimento: informar sobre a existncia de determinado documento e sua localizao/tramitao atual. 3.2 Atividades do arquivo corrente A relao das atividades desempenhadas pelo protocolo e pelos arquivos correntes visam informar, com exatido, todo o trmite e contedo da documentao produzida e recebida pela unidade administrativa, desenvolvendo, para tanto, as seguintes atividades:
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 inspeo: verificar a existncia de despachos destinando a documentao ao arquivamento; limpeza: preparar o documento para seu arquivamento, retirando excesso de grampos e clipes de ao, desdobrar folhas e verificar existncia de sujeiras, promovendo a restaurao das folhas em mau estado de conservao; anlise:verificar a classificao atribuda no ato do recebimento, ratificando-a ou retificando-a; arquivamento: arquivar a documentao de acordo com o mtodo adotado, etapa que requer muito cuidado, pois um documento arquivado inadequadamente, pode se tomar irreversivelmente perdido, embora esteja guardado; emprstimo: atividade nobre dos arquivos, pois corresponde prpria essncia de sua formao, ou seja, servir administrao e histria. Aconselha-se a utilizao de guia-fora em substituio ao dossi, indicando data da retirada, nome e unidade de quem a retirou bem como anotao em controle manual ou sistema informatizado.

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____________________________________________ 4. SISTEMA DE CLASSIFICAO FUNCIONAL

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4.1 Conceitos Classificao: o agrupamento de elementos de acordo com as suas diferenas e semelhanas, determinando um local de referncia prpria a cada grupo de elementos. Classificao de documentos de arquivo: refere-se criao de um sistema representativo do funcionamento e o desenvolvimento de determinada instituio, segundo o qual os documentos por ela produzidos ou recebidos so agrupados conforme seus elementos semelhantes ou diferentes, dispostos em determinada ordem de classes e subdivises. O arquivista norte-americano Schellemberg afirma que "os princpios de classificao determinam o agrupamento de documentos em pequenas unidades e o agrupamento destas em unidades maiores, arranjados segundo um plano destinado a facilitar seu uso corrente." Classificao funcional: consiste na ordenao hierarquizada das funes e atividades desempenhadas por determinada instituio, representada em classes e subdivises, segundo as quais os documentos so agrupados. Os principais elementos a serem considerados na classificao so as funes, as atividades e os atos. Funo: toda competncia de um rgo ou entidade com vistas a cumprir os objetivos para os quais foram criados. So as atribuies estatutrias ou regimentais, as responsabilidades, a misso desse rgo. Atividade: uma ao desempenhada para cumprir uma determinada funo. Divide-se em fim e meio. Atividades-fim: so aquelas executadas em funes especficas, prprias daquele rgo, razo da existncia da entidade. Atividades-meio: so aquelas que constituem o apoio, os meios utilizados pelo rgo para atingir seus fins. Executam funes bsicas auxiliares para a sobrevivncia de todo e qualquer rgo. Atos polticos: so operaes de natureza normativa que determinam uma diretriz a ser seguida em todos os casos do mesmo gnero. Atos executivos: so operaes de implementao das decises decorrentes dos atos de natureza poltica. Plano de Classificao: instrumento utilizado para classificar e recuperar os documentos por meio do qual so estabelecidos cdigos numricos representativos das diversas classes e subdivises. Codificao: os cdigos so associados classificao a fim de facilitar o manuseio, a memorizao e localizao visual das classes e subdivises. Podem ser
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usados cdigos cromticos (associao de cores s classes) e numricos (existem diversos tipos: decimal, duplex, bloco numrico, dgito-terminal, alfanumrico etc.). 4.2 Objetivo do Plano de Classificao Garantia da uniformidade no tratamento da documentao. Sua aplicabilidade traz a agilizao da recuperao da informao e orienta a elaborao da Tabela de Temporalidade. Plano de Classificao funcional, baseado nas funes e atividades do rgo, procura recriar a configurao da instituio, a sua misso e as aes desenvolvidas. Esse Plano permite que o arquivo reflita o desenvolvimento e o funcionamento da instituio, pois as atividades por ela realizadas geram documentos. As classes e subclasses so estabelecidas para as vrias atividades e atos administrativos. Caso a instituio passe por reorganizaes administrativas, mesmo que os nomes das unidades se alterem, a classificao continuar a mesma, j que as funes e atividades em geral no se alteram. 4.3 Plano de Classificao de Documentos Administrativos da Justia Federal. Entre as vantagens da adoo de Planos de Classificao, podemos citar as mais importantes: conservar os documentos de maneira ordenada e acessvel; recuperar a informao contida nos documentos com maior rapidez e segurana; racionalizar a produo documental, por meio de um controle eficiente da quantidade e qualidade dos documentos produzidos e uma tramitao mais racional; reduzir a proliferao indiscriminada de fotocpias, por meio do aumento da confiana no arquivo e seus instrumentos; facilitar a avaliao e seleo documental, agilizando o processo de identificao e triagem dos documentos para preservao ou eliminao; promover a economia de recursos materiais, financeiros e a otimizao dos recursos humanos e de informtica, por meio da racionalizao dos procedimentos, atividades e servios de arquivo; otimizar o uso do espao fsico ocupado com documentos, sobretudo nos arquivos correntes;

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 proporcionar aos servidores um melhor ambiente na rea dos arquivos correntes, reduzindo o contato com poeira e microorganismos devido conservao de menor quantidade de documentos no local; preservar a memria institucional, tornando os arquivos importantes instrumentos de prova das aes governamentais e de proteo de direitos dos servidores e do cidado, uma vez que o plano de classificao reflete as funes e atividades desempenhadas pela instituio. 4.4 Aplicao do Plano de Classificao Pode ser utilizado tanto nos arquivos dos diversos setores da instituio, quanto no Arquivo Central. O ideal trabalhar com os documentos atuais e, progressivamente, ir classificando os documentos acumulados ao longo dos anos, sempre do mais recente para o mais antigo. Primeiro, porque os documentos mais recentes so mais consultados e a classificao servir para uma rpida localizao. Em segundo lugar, porque o volume menor do que o acumulado. A aplicao do Plano de Classificao nos documentos dos setores fundamental. Alm dos documentos serem consultados com mais freqncia, serve como treinamento para os servidores das diversas reas, que ao classificar, aprendam tambm a consultar com rapidez os documentos arquivados em seus arquivos correntes. Ajuda tambm a compreender o funcionamento do Plano de Classificao na prtica e garante maior autenticidade aos documentos, uma vez que so tratados prximo ao local de produo, refletindo as funes e atividades para as quais foram gerados. Os responsveis pela aplicao do Plano nos setores devem ser os mesmos servidores que hoje se encarregam do arquivamento e desarquivamento dos documentos. A partir da implantao do Plano de Classificao nas unidades setoriais, o arquivo central s aceitar a transferncia de documentos previamente classificados e avaliados. Porm a massa documental acumulada ao longo dos anos no arquivo central deve tambm receber tratamento de classificao. A Classificao codifica, numericamente, o assunto a ser tratado no documento e facilita o trmite, a consulta e o arquivamento de um documento, e ainda orienta o rearquivamento daquele que saiu para fins de emprstimo ou consulta. Deve ser aposto na extremidade superior direita da primeira pgina do documento preenchido a lpis, pois a classificao pode ser revista no momento do arquivamento
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corrente ou transferncia para o intermedirio. A codificao deve ser atribuda ao documento quando da sua expedio ou recepo e ir acompanhar toda sua vida til seja na tramitao ou arquivamento, o que confere maior segurana no desempenho das atividades arquivsticas. 4.5 Competncia para classificar O Plano de Classificao pode ser utilizado tanto nos arquivos correntes dos diversos setores da instituio, quanto no Arquivo Central. Preferencialmente os documentos devem ser transferidos ao Arquivo Central devidamente classificados, pois o servidor da unidade que produziu ou recebeu o documento detm melhores informaes para enquadr-la na categoria de assunto ou atividade mais adequada. O documento pode ser classificado no Protocolo, no momento da sua autuao. Assim, sua tramitao pelas unidades, com uma definio de arquivamento padronizada, facilita o trabalho das secretrias e dos demais servidores encarregados da guarda temporria nos setores. 4.6 Principais mtodos de arquivamento A tarefa de classificar exige do responsvel ser conhecedor no s da administrao a que serve, como da natureza dos documentos a serem classificados. A escolha de um mtodo ideal de arquivamento deve ser determinada pela natureza dos documentos e pela estrutura da organizao. Os mtodos de arquivamento devem ser associados ao Plano de Classificao, de acordo com a especificidade de cada tipo documental, visando facilitar o arquivamento e a busca/recuperao do documento. So divididos em bsicos e padronizados, pertencentes a dois grandes sistemas, direto ou indireto. Direto: busca o documento no local arquivado, sem interveno de instrumentos de pesquisas. Indireto necessita de consultas a guias ou instrumentos de pesquisa para a localizao do documento. 4.6.1 Mtodos bsicos Alfabtico: direto. O acesso feito no local de guarda. Tem como modalidades de ordenao as ordens alfabtica e alfanumrica.
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O arquivamento de nomes obedece a regras de alfabetao e regras de ordenao. Geogrfico: direto. Este mtodo utilizado quando o elemento principal considerado a procedncia ou local. Suas modalidades de ordenao podem ser pela cidade (ordem alfabtica), estado (primeiro a capital, seguida de localidades em ordem alfabtica) e pas (primeiro o pas, depois a capital e as localidades em ordem alfabtica). Numrico: Indireto. Seu acesso depende de instrumento auxiliar. Sua ordenao pode ser pelo nmero, nmero e data e dgito-terminal. Este mtodo tem como elemento principal a ser considerado o nmero, e a escolha recai nos seguintes mtodos: simples, cronolgico ou dgito-terminal. Por assunto: Toda organizao dispe de documentos que devem, com vantagens, ser arquivados por este mtodo utilizando o Plano de Classificao adotado. o mtodo mais aconselhado nos casos de grandes massas documentais e variedade de assuntos. As modalidades de ordenao podem ser alfabtica ou numrica. Essa ltima exige a elaborao de ndice alfabtico remissivo. A ordenao numrica ainda pode ser feita por meio de um sistema unitermo ou de indexao coordenada. O unitermo utilizado, com xito, nos arquivos de materiais especiais de fotografias, microformas, discos, fitas cassetes, vdeos e mdias eletrnicas. Algumas vantagens do sistema de classificao por assunto: atendimento mais rpido, custo operacional mais reduzido; fcil triagem dos papis descartveis; uso mais econmico de equipamentos e de material.

4.7 Como arquivar A forma mais recomendada para arquivamento a utilizao de miolos. Miolo: pasta de cartolina utilizada dentro da pasta suspensa ou caixasarquivo, como um encarte. Auxilia a classificao, separando os documentos segundo o melhor mtodo de arquivamento (numrico, cronolgico, alfabtico, etc.).

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Os documentos no ficam presos pasta suspensa, mas dentro do miolo, preferencialmente com prendedores plsticos, evitando a retirada da pasta suspensa do seu local no arquivo, para fins de consulta de um s documento. Esse procedimento evita os erros de arquivamento, e rearquivamento indevidamente e a colocao de pastas suspensas fora do lugar durante o manuseio. A utilizao de miolos facilita ainda a consulta da pasta por mais de um usurio (se os documentos estiverem em miolos diferentes) e a transferncia de documentos ao arquivo central os documentos podem ser retirados das pastas suspensas e enviados ao arquivo central e a pasta permanece no arquivo da unidade. Os anexos dos documentos podem ser arquivados nas estantes em caixasarquivo, fazendo-se uma folha de referncia na pasta do assunto respectivo, para no se sobrecarregarem as pastas suspensas com volumes excessivos. Os anexos tambm devem ser classificados e carimbados.

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______________________________ 5. AVALIAO DOCUMENTAL

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Processo de anlise e seleo de documentos que a estabelece os prazos para guarda nas fases corrente e intermediria, e sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. 5.1 Objetivos So seus objetivos principais: reduzir ao essencial a massa documental dos arquivos; aumentar o ndice de recuperao da informao; garantir condies de conservao da documentao de valor permanente; controlar o processo de produo documental, orientando o emprego de suportes adequados para o registro da informao; conquistar espao fsico e reduzir o peso no edifcio; aproveitar melhor os recursos humanos e materiais; garantir a constituio do patrimnio arquivstico governamental. Nos arquivos setoriais, a avaliao feita pelos servidores responsveis pela classificao e arquivamento dos documentos, que devem tambm aplicar a Tabela de Temporalidade. Os documentos que devem permanecer guardados por mais tempo sero transferidos ao Arquivo Central, por meio de uma listagem: os que puderem ser eliminados nos arquivos correntes devem ser relacionados na Listagem de Eliminao e encaminhados ao Arquivo Central, para que seus tcnicos efetuem os trmites previstos na Resoluo CJF n 217/99 e nas normas do CONARQ. 5.2 Valorao dos documentos Valor primrio: o valor que o documento apresenta para a consecuo dos fins explcitos a que se prope; Valor administrativo: valor dos documentos que testemunham a poltica e os procedimentos adotados pelo organismo, no desempenho de suas funes. Valor legal ou jurdico: valor dos documentos que envolvem direitos a curto ou longo prazo, tanto do governo quanto de terceiros, e que possuem carter probatrio. Ressaltamos que o fim do prazo de prescrio de direitos no autorizao para eliminar os documentos, que podem ainda ser necessrios para outros fins. Valor fiscal: valor dos documentos relativos a operaes financeiras e comprovao de despesas e receitas.
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 Valor secundrio: refere-se possibilidade de uso dos documentos para fins outros que no aqueles para os quais foram originalmente criados; o documento passa a ser fonte de pesquisa e informao sobre o prprio servio e sobre pessoas, fatos ou fenmenos, cuja memria, em termos histricos, considera-se relevante. Nas Tabelas de Temporalidade das instituies pblicas ou privadas, a guarda permanente deve abranger as seguintes diretrizes, quanto aos documentos: relativos origem, aos direitos, s razes da existncia e aos objetivos da instituio; que reflitam a organizao e o desenvolvimento da instituio; visuais e/ou sonoros referentes a fatos da vida da instituio; que firmem jurisprudncia; que respondem a questes tcnico-cientficas relacionadas s atividades especficas da instituio; de divulgao ou de promoo da instituio, dos quais deve ser guardado pelo menos um exemplar como amostra; com caractersticas artstica e cultural extrnsecas. 5.3 Prazo de guarda dos documentos Perodo de tempo em que o documento deve ser mantido no arquivo corrente e intermedirio, aguardando destinao final. O prazo de guarda vincula-se determinao do valor primrio do documento, de acordo com os seguintes fatores: existncia de legislao que regula a prescrio legal de documentos pblicos, ou seja, determinao dos prazos prescricionais; existncia de outras fontes (documentos recapitulativos); necessidade de guarda do documento por precauo, em virtude de prticas administrativas (prazos precaucionais); freqncia de consulta aos documentos. 5.4 Como avaliar O conjunto de documentos acumulados e aqueles produzidos diariamente devero ser classificados com base no Plano de Classificao e avaliados com base na Tabela de Temporalidade. O nmero de classificao e o prazo de guarda na unidade so anotados no documento e lanados no sistema automatizado, se existir.

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O documento ficar arquivado na unidade at que cumpra o prazo para transferncia ao Arquivo Central ou sua eliminao. A Tabela aplica-se aos documentos produzidos em todos os perodos da Justia Federal abrangendo, portanto, os que sero gerados a partir de sua publicao, assim como o acervo acumulado at o momento. Ela ser utilizada tanto nos documentos correntes dos arquivos setoriais, orientando a transferncia peridica ao Arquivo Central quanto nos documentos acumulados nesse ltimo. O nmero de vias dos documentos especificados na Tabela tem por base informaes obtidas no Levantamento da Produo Documental mencionado. No entanto, podem ocorrer diferenas entre instituies. Caso o documento no seja expedido em tal nmero de vias, as excedentes devem ser ignoradas, no efetivando seu arquivamento. O prazo de guarda do original sempre corresponder ao prazo da primeira via na Tabela. Fotocpias podem ser consideradas como vias. Documentos que se inserem em outras espcies documentais (por exemplo, atos em assentamentos funcionais, solicitaes de servios em processos administrativos etc.) devem ter a mesma destinao desses. O desentranhamento de peas dos processos ou dossis no recomendado em decorrncia do princpio arquivstico da unicidade: qualidade pela qual os documentos de arquivo, a despeito da forma, espcie ou tipo, conservam o carter nico em funo de seu contexto de origem". Por meio deste princpio, pode-se comprovar a autenticidade e veracidade do documento. Portanto recomendvel evitar a retirada de peas dos documentos arquivados, tanto na hiptese de serem eliminados quanto na de guarda permanente.

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________________________________ 6. TABELA DE TEMPORALIDADE

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Registro esquemtico do ciclo de vida da documentao da instituio. Elaborado aps anlise da documentao, determina o prazo de manuteno dos documentos no arquivo corrente, sua transferncia ao arquivo intermedirio, alm dos critrios para microfilmagem, eliminao ou recolhimento ao arquivo permanente. A Tabela de Temporalidade o instrumento utilizado para a avaliao dos documentos de arquivo, atividade essencial pois define quais os documentos sero preservados para fins administrativos ou de pesquisa e em que momento podem ser eliminados ou destinados aos arquivos intermedirio e permanente, segundo o valor e o potencial de uso que apresentam para a administrao que os gerou e para a sociedade. Visa estabelecer prazos de reteno para os documentos nas unidades setoriais, regulamentar a transferncia desses ao Arquivo Central e a definir os prazos, segundo os quais os documentos obtero uma destinao final: eliminao ou guarda permanente para fins histricos. Disciplina a documentao desde a produo, determina aqueles que podem ser eliminados e os que sero preservados devido ao seu valor como fonte para a Histria ou comprobatrio para a instituio. Alm de padronizar os procedimentos de avaliao de documentos, a Tabela de Temporalidade permite atingir as condies essenciais para a gesto de documentos, tais como a padronizao dos tipos documentais, a racionalizao na produo de documentos e o estabelecimento de cronograma de transferncia e recolhimento para os arquivos intermedirio e permanente. 6.1 Elaborao da Tabela de Temporalidade dos Documentos Administrativos da Justia Federal. A metodologia de elaborao utilizada partiu de um estudo denominado "Levantamento da Produo Documental", realizado por amostragem no STJ, CJF, TRFs 1 e 3, SJSP e SJSC, onde foram entrevistados representantes de cada unidade produtora dos documentos. Esses dados foram sistematizados e analisados por uma Comisso de Avaliao, formada por especialistas que analisaram os prazos de reteno propostos, verificando os valores administrativo, legal, fiscal e histrico. Os resultados esto consubstanciados na Tabela de Temporalidade que, aps a anuncia de todas as instituies da Justia Federal, foi submetida aprovao do Colegiado do Conselho da Justia Federal, e divulgada por meio do ato legal que

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lhe conferiu legitimidade e publicidade, a Resoluo n 217, de 22 de dezembro de 1999, publica da no DJ SI, de 29/12/99, e republicada em 22/2/2000. 6.2 Procedimentos para implantao e reviso A Justia Federal deve constituir Comisses Permanentes de Avaliao Documental nos Tribunais Regionais Federais e grupos de avaliao de documentos nas Sees Judicirias, com a finalidade de adequar a Tabela de Temporalidade orientar a aplicao dirimir possveis dvidas, orientar o processo de seleo e proceder reviso peridica no que se refere aos documentos nela citados. As comisses devem ainda, com base na Tabela, autorizar o descarte em intervalos regulares, aprovando o Termo de Eliminao elaborado pelas respectivas. unidades de Arquivo e acompanhando os procedimentos necessrios para efetiva eliminao desses. Os documentos ou assuntos no previstos no Plano de Classificao e na Tabela de Temporalidade ou que carem em desuso devem ser atualizados em reunies peridicas das Comisses Permanentes de Avaliao Documental dos TRF's, com base nas sugestes apresentadas pelos Grupos de Avaliao de Documentos das Sees Judicirias para fins de atualizao desses instrumentos.

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_________________________________ 7. ELIMINAO DE DOCUMENTOS

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Refere-se destruio dos documentos que no possuam valor permanente. Para algumas vias do documento, a eliminao pode ser efetuada no prprio arquivo corrente, pelos servidores daquela unidade, sob a orientao da comisso ou grupo de avaliao. De alguns documentos so eliminadas todas as vias, por no possurem qualquer interesse para guarda permanente ou porque suas informaes so importantes, mas esto recapituladas em outro documento mais condensado, justificando a guarda apenas desse (ex: o contracheque, a folha de ponto/freqncia e a folha de pagamento so eliminveis porque suas informaes esto recapituladas na ficha financeira, que ser guardada permanentemente). Recomenda-se no incinerar os documentos, para evitar o aumento da poluio do ar e reduzir o corte de madeiras com a reciclagem do papel. Por questo de segurana, os documentos fragmentados por trituradores podem ser dissolvidos em cido, formando uma polpa para reciclagem. Este processo geralmente executado por empresas de reciclagem de papel e deve ser supervisionado por um servidor da instituio.

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___________________ 8. TRANSFERNCIA

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 a remessa dos documentos ao arquivo intermedirio, onde sero conservados por perodo predetermu1ado, aguardando sua destinao final eliminao ou guarda permanente. Nos arquivos intermedirios, ficam os documentos que, cessado ou reduzido seu uso freqente nas unidades produtoras, por razes de interesse administrativo e racionalizao de recursos, so transferidos dos arquivos correntes e aguardam destinao final em depsito de armazenagem temporria, e, aps, so eliminados ou recolhidos para guarda permanente em arquivos histricos, segundo os critrios da Tabela de Temporalidade Documental. No caso dos processos, a unidade responsvel pela deciso do seu arquivamento aquela onde o mesmo foi encerrado, resolvendo a demanda que o gerou. No ser encaminhado para arquivamento o processo cujo teor no tenha tido soluo final. S sero recebidos no Arquivo Central documentos classificados segundo o Plano de Classificao e relacionados em guias prprias de transferncia, que devem ser emitidas em duas vias, conferidas e assinadas por servidores responsveis pela transferncia e pelo recebimento, no Arquivo Central. Os processos transferidos ao Arquivo Central devem conter despacho determinando o arquivamento, incluindo o local, a data, assinatura e o carimbo da autoridade competente, com a respectiva funo, aposto na ltima folha do processo. O processo pode ser reativado, voltando a tramitar, com o seu desarquivamento requisitado pela autoridade competente. Para o desarquivamento, o servidor responsvel pelo Arquivo deve preencher o Termo de Desarquivamento, que registra a sada do processo para consulta, anlise, emisso de fotocpia ou nova tramitao.

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__________________ 9. RECOLHIMENTO

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Remessa dos documentos de valor probatrio, histrico ou informativo para guarda permanente. A Guarda Permanente, prevista na Tabela, estabelecida de acordo com o assunto do documento, seu contedo, a funo para a qual foi criado e no apenas baseado no tipo documental ou prazo prescricional. Documentos essenciais: os originais dos documentos vitais para reconstituir a memria administrativa da instituio, sua origem, desenvolvimento, funcionamento e at a extino devem ser encaminhados diretamente ao arquivo assim que sejam produzidos (ex: Portarias, Resolues, Balanos Financeiros Anuais, Relatrio Anual de Atividades etc.).

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_______________________________ 10. SUPORTES DA INFORMAO

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Os documentos elaborados em suportes diferenciados do papel (fotografias, fitas de vdeo, disquetes, CD-ROM, microfilmes, transparncias e outros) so considerados responsabilidade do arquivo, devendo obedecer s normas estabelecidas na Tabela de Temporalidade e Plano de Classificao para os documentos em papel. 10.1 Novas tecnologias A implantao do Plano de Classificao e da Tabela de Temporalidade possibilita um maior conhecimento da produo e do uso dos documentos, permitindo que se defina os critrios para digitalizao dos mesmos. A microfilmagem ou digitalizao do acervo, bem como a. impresso em papel de documentos existentes em sistemas informatizados (listagens, formulrios, requisies, cadastros, relatrios etc.) devem vir a ser regulamentados posteriormente. Os documentos transferidos para outros suportes, por exemplo, disco ptico, devem obedecer classificao e ao prazo de guarda e destinao previstos na Tabela de Temporalidade. Se a destinao guarda permanente, os originais ou vias em papel no podem ser eliminados. Em alguns pases realizada a microfilmagem de todo o material a ser digitalizado, e a digitalizao feita a partir do microfilme. Esse processo diminui o custo da digitalizao, sem contar que a durabilidade do microfilme comprovadamente maior, tomando-se uma opo a mais para a preservao de documentos importantes. 10.2 Controle automtico de documentos A informatizao de rotinas e procedimentos da rea de Arquivo pode ser otimizada, caso se interligue esse sistema com os de controle de registro de entrada e movimentao de documentos. Essa interligao entre protocolo e arquivo evita que o ltimo tenha que cadastrar novamente os dados de cada processo, quando do seu arquivamento.

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___________________________________ 11. PRESERVAO DE DOCUMENTOS

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11.1 Conservao de documentos Para que o documento permanea em condies de utilizao so necessrios cuidados especiais visando sua preservao. Usurios da documentao produzida e recebida, especialmente os atos processuais, devem preocupar-se com a importncia da conservao do patrimnio pblico, histrico, comprobatrio e cultural da instituio. Esse legado histrico de responsabilidade de todos. Os acervos documentais so constitudos, basicamente, por materiais orgnicos (papel, tinta etc.) e, como tais, esto sujeitos a um contnuo processo de deteriorao. A conservao no pode simplesmente suspender um processo de degradao j instalado. Porm, utilizando-se mtodos ta1ico-cientficos, reduz-se o.ritmo desse processo. A poltica moderna de conservao a longo prazo orienta-se pela luta contra as causas da deteriorao, buscando um maior prolongamento da vida til de livros e documentos. 11.2 Agentes de deteriorao Alm da celulose, corantes, pigmentos, aditivos e outros materiais do papel, os documentos sofrem danos por efeitos exteriores, os quais podem estar ligados a causas de ordem fsica, fsico-mecnica, qumica e biolgica Os problemas ocorrem com o emprego de materiais inadequados na confeco dos documentos, mas tambm em situaes de uso e guarda. 11.2.1 Agentes fsicos Luz: a luz, natural ou artificial, um tipo de radiao eletromagntica capaz de fragilizar os materiais constitutivos dos documentos, induzindo um processo de envelhecimento acelerado. As radiaes visveis e infravermelhas causam o esmaecimento das cores, a despolimerizao da celulose e das protenas, o endurecimento de plsticos etc. Especialmente em regies de clima tropical, a luz solar contribui de maneira intensiva para a deteriorao dos materiais arquivsticos. O aquecimento excessivo por efeitos da insolao altera, consideravelmente, as condies ambientais, alm de a ao direta da luz causar alteraes fsico-qumicas. Temperatura e umidade: com relao aos problemas de radiaes luminosas, o calor pode ser altamente nocivo aos materiais. Quanto mais alta a
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temperatura, mais intensivas se processam as reaes qumicas de degradao, como, por exemplo, a oxidao com ruptura das ligaes qumicas e a perda das propriedades originais dos materiais. A temperatura influencia de maneira determinante as alteraes da umidade do ar. A umidade relativa exprime a razo da quantidade de vapor de gua contido em um determinado volume de ar a dada temperatura e a quantidade mxima de gua que esse volume poderia conter sem se verificar o fenmeno de condensao. Para uma boa conservao do papel, do ponto de vista qumico e fsico, aconselha- se manter a temperatura (T) e a umidade relativa (UR), respectivamente, entre 18 e 2TC e 50 e 60%. Em regies de clima tropical, os valores mdios da T e UR oscilam muito acima dos ideais, exigindo tecnologia e recursos especiais para a manuteno dos parmetros recomendados. 11.2.2 Agentes fsico-mecnicos Ausncia de proteo: as formas de acondicionamento, normalmente empregadas, pouco contribuem para a preservao de nossos acervos. Encadernaes mal feitas ou em mau estado, no protegem os documentos e permitem a penetrao de poeira e de poluentes. A amarrao com barbantes, quando provoca tenso, funciona como "serrote", cortando as margens. J o cadaro, embora mais aconselhvel, pode criar o mesmo dano, quando tencionado. No caso de mapas, a falta de mapotecas especialmente dimensionadas obrigou muitas vezes a enrol-los ou dobr-los. A distenso das fibras, provocada pelo enrolamento e pela dobra, fragiliza o papel. Manuseio inadequado: os critrios para se manusear um documento (livro, gravura, mapa, etc.) so determinantes de sua vida til e de sua permanncia. Recomenda-se, portanto, a adoo de normas e procedimentos bsicos que contribuiro consideravelmente para melhor conservao do acervo. Documentos em mau estado, mal acondicionados e sujos passam uma imagem negativa da instituio e levam muitas vezes o usurio a negligenciar as recomendaes recebidas. O uso freqente de determinadas colees fatalmente levar os documentos a um desgaste, que pode ser evitado por um programa de microfilmagem para a proteo dos originais. Desastres: constituem os fatores de maior gravidade na destruio dos documentos. Arquivos, bibliotecas e museus tm sido vtimas de diversos sinistros em todo o mundo. Todo arquivo deve elaborar um "Plano de Desastres", prevenindo sua ocorrncia e planejar aes de salvamento dos documentos caso ocorram sinistros.
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11.2.3 Agentes qumicos Toda documentao sofre reaes indesejveis com grande diversidade de agentes qumicos existentes no ar ou nos materiais que empregamos para sua proteo. A ao progressiva dos poluentes percebida na rpida destruio dos bens culturais, seja papel, pedra ou metal. Os mais porosos apresentam seguramente maior vulnerabilidade. Poluentes atmosfricos: entre os principais componentes do ar encontram-se o oxignio, o nitrognio, o dixido de carbono e o hidrognio, que permitem a combusto, a fermentao, a oxidao e a hidrlise dos materiais. No interior de um edifcio, funcionam diversos servios, os quais empregam mquinas e reagentes qumicos que liberam gases e vapores nocivos sade do indivduo e preservao do acervo. As copiadoras eletrostticas tambm volatilizam solventes e liberam considervel quantidade de vapores de oznio. O correto seria a conduo desses poluentes para o exterior, por meio de exausto. Em um edifcio com sistema de ar condicionado central, com renovao de ar inadequada, agravam-se cada vez mais os problemas ambientais. Poeira: no p, esto contidas partculas de substncias qumicas cristalinas e amorfas, como terra, areia, fuligem e grande diversidade de microorganismos, alm de resduos cidos e gasosos provenientes da combusto em geral e de atividades industriais. P no modifica somente a esttica de nossos documentos. As pequenas partculas minerais possuem ao cortante e abrasiva. A aderncia do p no apenas superficial, ele tambm se prende aos interstcios das fibras e, ainda, absorvido por meio de ligaes qumicas. A poeira ainda potencializa a ao de agentes biolgicos, pois transporta muitos caros e microorganismos. Materiais instveis: alguns produtos usados sobre o papel podem reduzir sua durabilidade. As tintas cidas de compostos metlicos oxidantes, os grampos e clipes metlicos causam efeitos corrosivos. No deve ser esquecida a possibilidade de transferncia de elementos qumicos nocivos, pelo contato das mos, para os documentos, como o suor, resduos gordurosos e saliva. 11.2.4 Agentes biolgicos: Os ambientes midos, quentes e de pouca ventilao so os mais propcios para a multiplicao de microorganismos. Insetos e at pequenos roedores devem ser combatidos. Nas regies tropicais, onde a umidade relativa e a temperatura alcanam nveis elevados, constituem habitat ideal para sua reproduo. At mesmo o homem
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pode ser considerado um agente de deteriorao do documento, talvez o mais nocivo deles.

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_______________________________ 12. ROTINAS DE CONSERVAO

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12.1 Limpeza O mtodo mais simples de limpeza a remoo do p e demais sujidades a seco. Remove-se o p das lombadas e partes externas de encadernaes com aspiradores, e, para a limpeza das folhas utilizam-se trinchas, escovas macias e flanelas de algodo. Durante a limpeza, sempre que for possvel, removem-se objetos que causem danos aos documentos, tais como prendedores metlicos, etiquetas, fitas adesivas, papis e cartes cidos, substituindo-os, quando necessrio, por materiais "inertes", como o polipropileno. 12.2 Controle de microorganismos e insetos O processo qumico mais efetivo para desinfestao e desinfeco de documentos a fumigao, que deve ser realizada em uma cmara a vcuo. Exigem, porm precaues extremas para seu uso por serem produtos explosivos e inflamveis quando puros, alm de extremamente txicos. Porm o ambiente do arquivo, principalmente o intermedirio, deve ser dedetizado com freqncia. 12.3 Remoo de fitas e etiquetas adesivas Os vrios tipos de fitas e etiquetas adesivas diferem quanto cola empregada. As que utilizam colas vegetais e animais podem provocar manchas escuras, mas em geral so facilmente removveis. Basta a aplicao de gua tpida, retirando, ao mesmo tempo, o resduo com papel absorvente. J as colas auto-adesivas provocam manchas de forma irreversvel e reduzem pouco a pouco a resistncia do papel no local afetado. Perdem ainda o poder de aderncia, medida que a cola penetra no papel. Deve-se evitar o uso de durex ou fita adesiva na restaurao de documentos ou capas de processos. A forma adequada de fazer esses reparos descrita a seguir. 12.4 Pequenos reparos Os rasgos que pem em risco a integridade do documento devem ser reparados com materiais durveis e reversveis, sempre precedidos de uma limpeza. Para papis no muito espessos emprega-se o papel japons ou similar, sem acidez e de baixa gramatura (10 a 20g/m2). O adesivo mais indicado a metilcelulose
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ou carboxi-metilcelulose. A goma de amido utilizada largamente em reparos e restauraes, embora seja reversvel e no cause danos aos papis, tem mostrado, em climas quentes e midos, a propenso para atrair microorganismos e insetos. Os papis devem ser rasgados no sentido longitudinal das fibras, isto , no sentido que se rompe com maior facilidade. Quando o papel rasgado em vez de cortado, as fibras agregam-se melhor ao documento. Passa-se o adesivo em pequena quantidade com um pincel sobre o rasgo e sobre ele cola-se a tira, fixando-a com uma esptula de osso, com movimentos circulares para no distender a fita. Pequenos pesos sobre um papel absorvente evitam a ondulao durante a secagem. Quando os papis encontram-se muito fragilizados e cidos, no devem ser reparados sem antes terem sido submetidos a um tratamento completo de restaurao. 12.5 Acondicionamento e armazenamento Em primeiro lugar, antes do acondicionamento dos documentos em caixasarquivo, recomendamos a higienizao do acervo, liberando-o de poeira e de outros resduos estranhos aos documentos. O tipo de material e mobilirio adequado para a guarda de documentos deve corresponder freqncia de uso dos mesmos, em funo da durabilidade e facilidade de acesso consulta. Recomendamos: arquivos correntes ou setoriais: uso de arquivos de gavetas, preferencialmente em ao, com uso de pastas suspensas. Onde houver maior volume de documentos e falta de espao, podem ser utilizadas estantes deslizantes com pastas suspensas ou caixas-arquivo. Recomendamos no utilizar as pastas verticais (tipo "AZ"), por danificarem os documentos. arquivos intermedirios ou centrais: uso de estantes fixas ou deslizantes, obrigatoriamente de ao, cuja espessura da chapa seja a mais forte possvel para suportar o peso dos documentos (entre chapa 18 e chapa 24). O acondicionamento deve, obrigatoriamente, ser feito em caixas-arquivo, com subdivises internas. arquivos permanentes ou histricos: uso de estantes fixas ou deslizantes, obrigatoriamente de ao, cuja espessura da chapa seja a mais forte possvel para suportar o peso dos documentos (entre chapa 18 e chapa 24). O acondicionamento deve obrigatoriamente ser feito em caixas-arquivo de papelo alcalino, com invlucros internos tambm em papel alcalino. Os documentos de valor permanente devem estar livres de qualquer contato com material oxidante (clipes, grampos, garras metlicas, etc.).
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 O acondicionamento dos documentos textuais deve ser feito em caixasarquivo de tamanho padro (0,18m de largura por 0,31m de altura e 0,42m de comprimento, ou 0,l4m de largura por 0,2,7m de altura e 0,39m de comprimento), produzidas em material inerte ou alcalino. As caixas-arquivo comerciais no-alcalinas podem ser usadas em arquivos correntes ou intermedirios, porm, quando utilizadas em arquivos permanentes devem ser obrigatoriamente em papelo alcalino. Documentos que excedam ao padro convencional devem ser acondicionados em embalagens adequadas s suas dimenses, podendo serem confeccionadas caixas-arquivo sob medida no prprio arquivo. Quanto ao material das caixas arquivo, a diretora da Coordenao de Conservao de Documentos do Arquivo Nacional afirma em parecer tcnico que: "para fins de preservao, certamente o polipropileno mais adequado que o papelo. O polipropileno . um material inerte, o que quer dizer que pouco reage com elementos externos." Portanto, recomendamos, em funo da durabilidade e da possibilidade do uso de cores na classificao de documentos, o uso da caixa de polipropileno (plstico) A de papelo, apesar de mais barata, tem uma durabilidade menor (rasgando e deformando, tendo logo de ser substituda), e permite que a poeira se e entranhe e, dificilmente se consegue uma limpeza adequada, mesmo com o uso de aspirador de p. Ao contrrio do que se acreditava h pouco tempo, pesquisadores da Unicamp divulgaram que os armrios de ao no oferecem risco de desmagnetizao dos documentos eletrnicos. Documentos audiovisuais, cartogrficos, microgrficos e informticos devem ser acondicionados em estojos ou caixas de material inerte ou sem acidez. A encadernao deve ser feita somente na unidade de arquivo, que analisar os critrios e a convenincia desse procedimento, em funo do uso e do prazo de guarda dos documentos.

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__________________________________ 13 REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS

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__________________________________________________ 14. LEGISLAO ARQUIVSTICA (atualizao maro 99)

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LEGISLAO FEDERAL CONSTITUIO da REPBLICA FEDERATN A do BRASIL, de 1988 (Excertos) art. 216, pargrafo 2: "cabem administrao pblica, na forma da lei, a gesto da documentao governamental e as providncias para franquear sua consulta a quantos dela necessitam"; LEIS E DECRETOS-LEIS DECRETO-LEI N 25, de 30 de NOVEMBRO de 1937 Organiza a proteo do patrimnio histrico e artstico nacional. DECRETO-LEI N 2.848, de 7 de FEVEREIRO de 1940 Cdigo Penal/Captulo IV. DECRETO-LEI. N 3.365, de 21 de JUNHO de 1941 Dispe sobre desapropriaes para utilidade pblica. LEI N 5.433, de 8 de MAIO de 1968 Regula a microfilmagem de documentos oficiais e d outras providncias. LEI N 5.471, de 9 de JULHO de 1968 Dispe sobre a exportao de livros antigos e conjuntos bibliogrficos brasileiros. LEI N 6.246, de 7 de OUTUBRO de 1975 Suspende a vigncia do art. 1.125 do Cdigo do Processo Civil. LEI N 6.546, de 4 de JULHO de 1978 Dispe sobre a regulamentao das profisses de Arquivista e de Tcnico de Arquivo, e d outras providncias LEI N 7.115, de 29 de AGOSTO de 1983 Dispe sobre prova documental nos casos que indica, e d outras providncias.

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LEI N 7.627, de 10 de NOVEMBRO de 1987 Dispe sobre a eliminao de autos findos nos rgos da Justia do Trabalho, e d outras providncias. LEI N 8.159, de 08 de JANEIRO de 1991 Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, e d outras providncias LEI N 8.394, de 30 de DEZEMBRO de 1991 Dispe sobre a preservao, organizao e proteo dos acervos documentais privados dos presidentes da Repblica, e d outras providncias. LEI N 9.051, de 18 de MAIO de 1995 Dispe sobre a expedio de certides para a defesa de direitos e esclarecimentos de situaes. LEI N 9.507/ de 12 de NOVEMBRO de 1997 Regula o direito de acesso a informaes e disciplina o rito processual do habeas data. LEI N 9.605, de 12 de FEVEREIRO de 1998 Dispe sobre as sanes penais e administrativas derivadas de condutas e atividades lesivas ao meio ambiente, e d outras providncias. DECRETOS DECRETO N 1.173, de 29 de JUNHO de 1994 Dispe sobre a competncia, organizao e funcionamento do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) e do sistema nacional de Arquivos (SINAR), e d outras providncias. DECRETO N 1.461, de 25 de ABRIL de 1995 Altera os arts. 3 e 7 do Decreto n 1.173, de 29 de junho de 1994, que dispe sobre a competncia, organizao e funcionamento do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) e do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR). DECRETO N 1799, de 30 de JANEIRO de 1996
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Regulamenta a Lei n. 5433, de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais, e d outras providncias. DECRETO N 2.134, de 24 de JANEIRO de 1997 Regulamenta o art. 23 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a categoria dos documentos pblicos sigilosos e o acesso a eles, e d outras providncias. DECRETO N 2.182, de 20 de MARO de 1997 Estabelece normas para a transferncia e o recolhimento de acervos arquivsticos pblicos federais para o Arquivo Nacional. DECRETO N 2.942, de 18 de JANEIRO de 1999 Regulamenta os arts. ]O, 11 e 16 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos privados, e d outras providncias DECRETO N 2.910, de 29 de DEZEMBRO de 1998. Estabelece normas para a salvaguarda de documentos, materiais, reas, comunicaes e sistemas de informao de natureza sigilosa, e d outras providncias. PORTARIAS PORTARIA N 58 do MINISTRIO da JUSTIA, de 20 de JUNHO de 1996 Regulamenta o registro e a fiscalizao do exerccio da atividade de microfilmagem de documentos, em conformidade com o pargrafo nico do art. 15 do Decreto n 1.799, de 30/1/1996. RESOLUES do CONARQ RESOLUO N 1, de 18 de OUTUBRO de 1995 Dispe sobre a necessidade da adoo de planos e/ ou cdigos de classificao de documentos nos arquivos correntes, que considerem a natureza dos assuntos resultantes de suas atividades e funes. RESOLUO N 2, de 18 de OUTUBRO de 1995 Dispe sobre as medidas a serem observadas na transferncia ou no recolhimento de acervos documentais para instituies arquivsticas pblicas.
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RESOLUO N 3, de 26 de DEZEMBRO de 1995 Dispe sobre o Programa de Assistncia Tcnica do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ). RESOLUO N.4, de 28 de MARO de 1996 Dispe sobre o Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica: Atividades-Meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e aprova os prazos de guarda e a destinao de documentos estabelecidos na Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos s Atividades-Meio da Administrao Pblica. RESOLUO N 5, de 30 de SETEMBRO de 1996 Dispe sobre a publicao de editais para eliminao de documentos nos Dirios Oficiais da Unio, Distrito Federal, Estados e Municpios. RESOLUO N 6, de 15 de MAIO de 1997 Dispe sobre diretrizes quanto terceirizao de servios arquivsticos pblicos. RESOLUO N 7, de 20 de MAIO de 1997 Dispe sobre os procedimentos para a eliminao de documentos no mbito dos rgos e entidades integrantes do Poder Pblico. RESOLUO N 8, de 20 de MAIO de 1997 Atualiza o Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica: Atividades-meio e a Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos s Atividades-meio da Administrao Pblica, aprovados pela Resoluo n 4 do CONARQ. RESOLUO N 9, de 1 de JULHO de 1997 Dispe sobre o regimento interno do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ). INSTRUES NORMATIVAS

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INSTRUO NORMATIVA N 1 de ARQUIVO NACIONAL, de 18 de ABRIL de 1997 Estabelece os procedimentos para entrada de acervos arquivsticos no Arquivo Nacional. RESOLUES de OUTROS RGOS CONSELHO FEDERAL de MEDICINA RESOLUO CFM N 1331/89 [Pronturios mdicos] NORMAS da ABNT - rea de Documentao NBR 5892 - Norma para datar - ago./89. NBR 6021 - Apresentao de peridicos - out./94. NBR 6022 - Apresentao de artigos em publicaes peridicas - ago./94. NBR 6023 - Referncias bibliogrficas - ago./94. NBR 6024 - Numerao progressiva das sees de um documento - ago./89. NBR 6025 - Reviso tipogrfica - maio/80. NBR 6026 - Legenda bibliogrfica - mar./94. NBR 6027 - Sumrio - ago. / 89. NBR 6028 - Resumos - maio/90. NBR 6029 -Apresentao de livros - maio/93. NBR 6030 -Apresentao de ofcio ou carta formato A-4 - maio/80. NBR 6031- Correes datilogrficas - dez./80. NBR 6032 -Abreviao de ttulos de peridicos e publicaes seriadas - ago./89. NBR 6033 -Ordem alfabtica - ago./89. NBR 6034 -Preparao de ndice de publicaes - ago./89. NBR 9577 -Emprego de numerao de semanas - set./86. NBR 9578 -Arquivos - set./86. NBR 10518 -Preparao de guias de bibliotecas, centros de informao e documentao - abr./92. NBR 10519 -Critrios de avaliao de documentos de arquivo - out./88. NBR 10520 -Apresentao de citaes em documentos - abr./92. NBR 10521- Numerao internacional para livro -ISBN - out./88. NBR 10522 -Abreviao na descrio bibliogrfica - out./88.
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NBR 10523 - Entrada para nomes de lngua portuguesa em registros bibliogrficos out./88. NBR 10524 - Preparao de folha de rosto de livro - out./88. NBR 10525 - Numerao internacional para publicaes seriadas -ISSN - out./88. NBR 10526 - Editorao de tradues - out./88. NBR 10719 - Apresentao de relatrios tcnico-cientficos - ago./89. NBR 12225 - Ttulos de lombada - abr./92. NBR 12256 - Apresentao de originais - abr./92. NBR 12676 - Mtodos para anlise de documentos - Determinao de seus assuntos e seleo de termos de indexao - ago./92. NBR 12899 - Catalogao na publicao de monografias - ago./93. NBR 13031 -Apresentao de publicaes oficiais - set./93.

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