ANALISIS EMPRESA ASERRA LTDA - GRUPO 7

La empresa se constituy de forma muy familiar y de amistad, y han ido trabajando de manera muy "informal" por lo que los procesos no estn definidos y por ende no organizados, se van realizando actividades segn necesidades y estn siendo delegadas casi al azar, lo que no permite un control. Si se estn viendo amenazados y afectados por el entorno lo primero que debe hacer para sostenerse y crecer es organizar la empresa, funciones, procesos, definir responsables, no por afinidad sino por capacidad. Si bien una de las mayores preocupaciones de sus dueos es la inversin para la implementacin del SGC pueden empezar por saber que no es mucho el dinero pero si mucho el compromiso y cambios que pueden herir susceptibilidades, que hay que definir muchas cosas para poder implementarlas y exigir ms de los miembros de la empresa y empleados para cumplir todo. ANALISIS DOFA: Luego de leer detenidamente el caso de estudio pensamos que esta empresa debe implementar de forma inmediata o en el menor tiempo posible un sistema de gestin de calidad, ya que su expansin en el mercado, los clientes y el nivel de la competencia son bastante altos. En un mercado tan competitivo como lo es el de la empresa ASERRA LTDA implementar un SGC le beneficia en gran manera. Tiene una serie de factores a su favor como lo son los bajos costos de la materia prima, la unin de amistad entre los directivos ya que es una empresa familiar o mejor dicho as se constituyo. Las falencias ms notorias dentro de esta empresa es que no hay un manual de funciones bien establecido, ya que hay trabajadores que tienen que realizar varias tareas que no tienen ninguna afinidad con la tarea para la que fueron contratados en la empresa. ASERRA LTDA debe preparar al personal, tiene a simple vista un excelente grupo de trabajo que tiene mucha experiencia pero esto por s solo no constituye una garante de xito en un mundo y un mercado tan cambiante y cada vez ms exigente, si la idea es implementar un SGC debe empezar por ah, esta peticin se la estn dando unos clientes a lo cual se le debe dar gran importancia teniendo en cuenta sus objetivos y polticas de expansin. En cuanto a procesos creemos que los que actualmente tienen, aunque poco definidos son: Reparacin y mantenimiento de maquinaria y vehculos Depsito (como bodega) y Entrega de Mercancas Cobros y Pagos (financiero)

As como los departamentos o reas existentes a grandes rasgos que seran: Presidencia. Inversin (materia prima y activos fsicos), apertura de mercados Financiera. Contabilidad, mercadeo y publicidad, nomina Personal (recursos humanos). Contratacin y manejo del mismo Produccin. Manejo y coordinacin de productos Fabrica (elemento fsico) mantenimiento Entrega de mercancas. Coordinacin de entrega y mensajera interna

Por tal razn podemos decir que la implementacin de procesos no existe, siendo esta empresa familiar muy pequea y con una estructura fsica y humana muy justa. Mirando cmo se maneja la empresa cada uno tiene una funcin separada y a su vez cada rea desempea funciones que no son muy acordes a lo que verdaderamente la funcin debera ser como por ejemplo la presidencia no debera estar tan involucrada con ventas.

Debilidades Empresa de tamao pequeo. reas con multifunciones. Los departamentos no estn ni estructurados ni enfocados. Al ser una empresa familiar se puede perder poder de decisin. Se encuentran en un mercado altamente competitivo y no est bien fundamentada en sus bases. Proceso de compras

Fortalezas Posibilidad de crecimiento bajo trminos de endeudamiento. Posibilidad de acceder a mercados ms dinmicos. Al ser empresa familiar se pueden generar acuerdos de capacitacin del factor humano. Ganas de salir adelante. Compromiso de parte de los directivos.

Entradas: Segn los pedidos que se tienen se compran los materiales para la produccin Salidas: Producto elaborado empacado y verificado Dueo: encargado de rea, Jefe de Produccin. Proveedor: Interno el rea financiera, Externo a quien compramos los materiales Clientes: Interno, jefe de produccin y empleados que hacen requerimiento al rea financiera.

PROCESO DE COMPRAS Identificacin de proveedores Formatos de inscripcin

Contacto y acercamiento al posible proveedor

Anlisis de calidad, verificacin de documentos soportes

Solicitudes de compras (pedidos)

Documentos de solicitud.

Recepcin de la materia prima

Transportes, fletes, gastos aduaneros

Proceso de almacenamiento.

Empaque, embalaje, distribucin.

Proceso de ventas Elementos de entrada en el proceso de venta.

Control de calidad para poner el producto al mercado. Gestin de requisicin del cliente (pedido). Gestin de documentacin para despacho. Inventarios de productos terminados. Kardex (entradas a almacn de productos terminados). Devoluciones en venta por cualquier motivo.

Elementos de salida en el proceso de venta.

Distribucin del producto final de acuerdo a los requerimientos de cada cliente. Transporte del producto. Documentacin de entrega. Seguimiento del nivel de satisfaccin del cliente. Anlisis de tendencias para conocer hacia donde enfocar esfuerzos. Proceso de finanzas (perdidas, ganancias, utilidades) Dueo: encargado del rea (comercial) Clientes y proveedores (compra de materia prima)

Venta

Compra Necesidades

Pedido

Facturacin

Materia prima Contabilidad

Inventarios

Pagos

Verificacin Contabilidad Pago

Almacenaje

DIAGRAMA DEL PROCESO DE VENTAS

VENTAS Es una orientacin administrativa que supone que los consumidores no comprarn normalmente lo suficiente de los productos de la compaa a menos que se llegue hasta ellos mediante un trabajo sustancial de promocin de ventas. El departamento de ventas es el encargado de persuadir a un mercado de la existencia de un producto, valindose de su fuerza de ventas o de intermediarios, aplicando las tcnicas y polticas de ventas acordes con el producto que se desea vender. Funciones: 1.Desarrollo y manipulacin del producto: Consiste en perfeccionar los productos ya existentes, introducir nuevos productos, darles otro uso o aplicacin, hacerle modificaciones a sus estilos, colores, modelos, eliminacin de los productos pasados de moda, observacin del desarrollo de los productos elaborados por la competencia, su envase, accesorios del producto, de su eficiencia, sus caractersticas distintivas y su nombre. 2. Distribucin fsica: Responsabilidad que cae sobre el gerente de ventas la cual es compartida con el de trfico y envos. El gerente de ventas coordina estas con el trfico, en los problemas relativos al manejo de materiales de los productos desde la fbrica hasta el consumidor, que comprende los costos y mtodos de transporte, la localizacin de almacenes, los costos de manejo, los inventarios, la reduccin de reclamaciones por retrasos y perjuicios de ventas.

3. Estrategias de ventas: son algunas prcticas que regulan las relaciones con los agentes distribuidores, minoristas y clientes. Tiene que ver con las condiciones de ventas, reclamaciones y ajustes, calidad del producto, mtodo de distribucin, crditos y cobros, servicio mecnico, funcionamiento de las sucursales y entrega de los pedidos. 4. Financiamiento de las ventas: Las operaciones a crdito y a contado son esenciales para el desenvolvimiento de las transacciones que requieren de la distribucin de bienes y servicios desde el productor al mayorista, vendedores al por mayor y consumidores. Para financiar ventas a plazo es necesario que el gerente de ventas este ampliamente relacionado con el de crdito, para determinar los planes de pago que deben adoptarse, la duracin del perodo de crdito, el premio por pronto pago o el castigo por pago retrasado, es decir, todo lo relacionado con la prctica crediticia. 5.Costos y Presupuestos de Ventas: Para controlar los gastos y planear la ganancia, el ejecutivo de ventas, previa consulta con el personal investigador del mercado con el de contabilidad y el de presupuestos, debe calcular el volumen probable de ventas y sus costos para todo el ao. 6.Estudio de mercado: El conocimiento de los mercados, las preferencias del consumidor, sus hbitos de compra y su aceptacin del producto o servicio es fundamental para una buena administracin de ventas, debido a que se debe recoger, registrar y analizar los datos relativos al carcter, cantidad y tendencia de la demanda, el estudio de mercado debe incluir el anlisis y la investigacin de ventas, estudios estadsticos de las ventas o productos, territorio, distribuidores y temporadas; los costos de los agentes de ventas, costos de venta y de operacin. 7. Promociones de venta y publicidad: Estas ayudan a estimular la demanda de consumo y contribuir a que los agentes de venta de la fbrica, los mayoristas y los minoristas vendan los productos: el agente de ventas aprueba los planes de promocin y publicidad, los horarios de trabajo, las asignaciones presupuestarias, los medios de propaganda, las promociones especiales y la publicidad en colaboracin con los comerciantes. 8. Planeacin de Ventas: El administrador de ventas debe fijar los objetivos de las mismas y determinar las actividades mercantiles necesarias para lograr las metas establecidas. La planeacin de ventas debe coordinar las actividades de los agentes, comerciantes y personal anunciador, la distribucin fsica; el personal de ventas, las fechas de los planes de produccin, los inventarios, los presupuestos y el control de los agentes de ventas. 9. Servicios tcnicos o mecnicos: Corresponde a los gerentes de ventas cuyos productos mecnicos requieren de servicios de instalacin y tcnicos, establecer normas al respecto; tener el equipo y los locales destinados por la empresa vendedora para tal servicio. 10. Relaciones con los distribuidores y minoristas: Las buenas relaciones con estos requieren proporcionarles asistencia de ventas, servicios mecnicos de entrega y ajuste, informarles sobre los productos, servicios, tcticas y normas de la compaa y contestar pronta y detalladamente a sus preguntas. 11. El personal de ventas: Consiste en desarrollar de la manera ms eficiente el proceso de integracin el cual comprende buscar, seleccionar y adiestrar a los agentes de ventas; as como de su compensacin econmica, supervisin, motivacin y control. 12.Administracin del departamento de ventas: Es responsabilidad de los gerentes de la misma, el cual debe establecer la organizacin, determinar los procedimientos, dirigir el personal administrativo, coordinar el trabajo de los miembros del departamento, llevar el registro de las ventas y asignar tareas a los jefes de las diversas secciones de este departamento.

CAMBIO DE CULTURA ORGANIZACIONAL La empresa realmente debe cambiar muchas de sus actuales costumbres, crear una cultura organizacional en donde todos deben ponerse la camiseta y aportar para mejorar y cumplir los lineamientos que nos llevaran a certificarnos, entre otros, comenzar por la capacitacin de los empleados para que puedan cumplir con el perfil, definir procesos y lideres de estos sealando limitaciones, alcances y responsabilidades, establecer la misin, visin, objetivos y poltica de calidad. Aunque es una pequea empresa, conformada por familiares, se est proyectando para continuar y no quedarse atrs o amenazada por la competencia que cada vez est ms difcil.

MISION Garantizar a todos los clientes, la satisfaccin de sus necesidades de panelitos dursicos de excelente calidad; ofreciendo confianza, oportunidad, buen servicio, precios competitivos y respaldo posventa en el mercado nacional e internacional, por medio de nuestro personal y directivos. VISION Seremos una empresa lder en la comercializacin de panelitos dursicos, con cubrimiento a nivel nacional e internacional. Nos ganaremos el respeto de nuestros clientes, mediante el trabajo y esfuerzo continuo por satisfacer sus necesidades. Tendremos una organizacin slida y estable, para tranquilidad de nuestros clientes, empleados y socios.

OBJETIVOS DE CALIDAD Organizar la empresa de manera que logremos la certificacin de calidad de nuestros productos. Realizar capacitaciones internas para lograr que nuestro personal cumpla con el perfil requerido para el cargo. Ampliar el rea de cobertura de nuestro mercado tanto a nivel nacional como internacional. Volvernos ms competitivos. Garantizar la satisfaccin de nuestros clientes con productos de excelente calidad. Garantizar la rentabilidad de la empresa. Posicionar la empresa. POLITICA DE CALIDAD Producir y comercializar panelitos dursicos de excelente calidad con el fin de satisfacer las necesidades y requisitos de nuestros clientes en cuanto a entregas oportunas, buen servicio, precios competitivos, disponibilidad de inventarios y garanta, para lo cual se cuenta con el personal idneo y capacitado que nos permite permanecer y expandirnos en el mercado, posicionndonos y comprometindonos al mejoramiento continuo.

VALORES CORPORATIVOS Nuestros valores hacen parte de la cultura organizacional y los promovemos porque hacen parte de nuestra cotidianidad: Respeto Honestidad Lealtad Responsabilidad Calidad

Oscar Berthier Alzate Gonzlez C.C. 791.443.758 Jaime Augusto Molano Hernndez C.C. 79.915.096 Sonia Carolina Montaez Borja C.C. 43.866.968 Libardo Miguel Snchez Espitia C.C. 10.999.0736