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Auditora. Contabilidad y control interno de la empresa (I)

Autor: Azalia Lpez

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Presentacin del curso

En este curso te mostramos la forma profesional de hacer un estudio y una evaluacin del sistema de control interno contable de una empresa. Como es sabido, la fiabilidad del desarrollo de los procesos de contabilidad est ligada al buen desempeo del control interno contable, y stos pues, sin duda, a los beneficios y la salud financiera de la empresa como tal. Muchas veces la disposicin de pagos, transacciones y, en general, de todos los procesos contables de la empresa, no se ejecutan segn los criterios establecidos por la gerencia. Otras veces los procedimientos establecidos pueden llegar a ser inadecuados. Y estos procedimientos inadecuados, prcticas incorrectas o irregularidades de los procesos de contabilidad, al no ser identificadas, evaluadas y corregidas, irn paulatinamente haciendo mella en los estados financieros de la empresa. Nuestro curso te ofrece el formato de un estudio probado de auditora segn normas profesionales, que te ser de gran utilidad a la hora de hacer un anlisis de la fiabilidad del tipo de evaluacin financiera y control interno que se ha venido realizando en tu empresa.

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1. Introduccin
Hemos hecho un estudio y una evaluacin del sistema de control interno contable de la Compaa Tryniti, S.A. Nuestro estudio y evaluacin fueron hechos e acuerdo con normas profesionales aplicables para estos exmenes. La administracin de dicha compaa es responsable del establecimiento y mantenimiento del sistema de control interno contable. En el cumplimiento de esta responsabilidad, se requieren juicios y estimaciones de la administracin para evaluar los beneficios esperados y los costos correlativos de las tcnicas de control. Los objetivos de un sistema de control interno contable son proporcionar a la administracin seguridad razonable, pero no absoluta, de que los activos estn salvaguardados contra prdidas provenientes de disposicin o uso no autorizados, y que las transacciones son ejecutadas de acuerdo con autorizaciones de la administracin y registradas oportuna y adecuadamente, para permitir la preparacin de Estados Financieros, de acuerdo con los citerior establecidos por la gerencia. Debido a las limitaciones inherentes a cualquier sistema de control interno contable, pueden ocurrir errores o irregularidades y no ser detectados. Asimismo la proyeccin de cualquier evaluacin del sistema para periodos futuros, est sujeta al riesgo de que los procedimientos puedan llegar a ser inadecuados, debido a cambios en las circunstancias, o a que el grado de cumplimiento de las tcnicas pueda deteriorarse. El presente dictamen se emite como resultado de la revisin del sistema de control interno contable.

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2. Revisin general del control interno

REVISIN GENERAL DEL CONTROL INTERNO Se lleva acabo cuando los objetivos fundamentales son la proteccin de los activos de la empresa y la obtencin de informacin financiera veraz, confiable y oportuna. El control interno contable comprende el plan de organizacin y los procedimientos y registros financieros que estn diseados para suministrar seguridad razonable de que: a) Las operaciones se realizan de acuerdo con autorizaciones generales o especificas de la administracin. b) Las operaciones se registran para permitir la preparacin de estados financieros de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados y para mantener datos relativos a la custodia de los activos. c) El acceso a los activos solo se permitir con autorizacin de la administracin de la empresa. d) Los datos registrados son comparados durante intervalos razonables tomndose medidas pertinentes, aprobadas, con respecto a cualquier diferencia. *A continuacin presentamos la primera parte del cuestionario de evaluacin respectivo:

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3. Cuestionario del control interno: revisin general (segunda parte)

Continuamos con el cuestionario del control interno presentado parcialmente en el captulo anterior:

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4. Revisin general de la administracin

REVISIN GENERAL DE LA ORGANIZACIN Concepto de organizacin: Es el establecimiento de conducta entre trabajo, funciones, niveles y actividades de empleados de una empresa para lograr su mxima eficiencia dentro de los planes y objetivos establecidos. Elementos: Establecimiento de la estructura ptima de la empresa funcional. Coordinacin adecuada de trabajo y funciones de empleados por reas a fines. Divisin de cada proceso en parte o labores. Asignacin de las labores correspondiente a cada puesto. Establecimiento de instructivos. Determinacin de autoridad y responsabilidad de cada nivel.

Consideraciones: - La organizacin es un elemento del proceso administrativo (planeacin, organizacin, integracin, direccin y control). - La organizacin o estructura se inicia con los organigramas o representaciones grficas. - La organizacin establece relaciones de conducta humana, en relacin con el trabajo material, intelectual, etc., del personal de la empresa. - La organizacin encausa las actividades humanas hacia la realizacin concreta y eficaz de los propsitos y objetivos de la empresa. Principios bsicos de una organizacin: - Precisin de objetivos. - Separacin de actividades (compras, produccin, ventas, personal, finanzas, investigacin y desarrollo). - Subdivisin de funciones lgicas. - Lneas de comunicacin y autoridad. - De precisin de autoridad y responsabilidad. - Del campo de accin de los ejecutivos y ayudantes. - Instructivo reglamento de labores. PRINCIPIOS GENERALES DE LA ORGANIZACIN 1. La organizacin es un medio de alcanzar con mayor eficacia el objetivo deseado. 2. El propsito de la organizacin debe marcar la pauta a la suma convenida de los propsitos individuales. 3. La organizacin se refiere exclusivamente a la coordinacin del elemento humano y las condiciones materiales. 4. La organizacin se inicia antes de la seleccin de los miembros de la empresa y determina la necesidad de estas mediante la creacin de puestos. 5. La organizacin debe fijar las bases para determinar la seleccin del personal. 6. La responsabilidad y autoridad inherentes exclusivamente a los puestos. 7. La responsabilidad y autoridad no se comparte ni se delga con personas sino con puestos. 8. La naturaleza de una responsabilidad no se altera por el cambio de la persona que ha de cumplirlo.

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9. Cada responsabilidad se crea en determinado puesto por la comparticin de otro puesto que tienen tal responsabilidad originalmente. 10. Cada responsabilidad se crea por la comparticin parcial de algn puesto que tiene una responsabilidad mayor. 11. Un jefe no deja de tener la responsabilidad original ante sus superiores ya que esta exclusivamente se comparte ms no se delega.

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5. Control interno de caja y banco (primera parte)

CONTROL INTERNO DE CAJA Y BANCO Es el plan de organizacin entre el sistema de contabilidad, funciones de empleos y procedimientos coordinados que tiene por objeto obtener informacin segura, salvaguardar el efectivo en caja y bancos as como fomentar la eficiencia de operaciones y adicin de la poltica administrativa de cualquier empresa. Principios de control interno de caja y bancos: - Separacin de funciones de autorizacin, ejecucin, austodia y registro de caja y bancos. - En cada operacin de caja y bancos deben intervenir por lo menos dos personas. - Ninguna persona que interviene en caja y bancos debe de tener acceso a los registros contables que controle su actividad. - El trabajo de empleados de caja y bancos ser de complemento no de revisin. - La funcin de registro de operaciones de caja y bancos ser exclusiva del departamento de contabilidad. Objetivos del control interno de caja: Evitar o prevenir fraudes de caja y bancos. Promover la eficiencia del personal de caja y bancos. Proteger y salvaguardar el efectivo en caja y bancos. Descubrir malversaciones. Localizar errores de caja y bancos. Detectar desperdicios y filtraciones de caja. Obtener informacin administrativa contable oportuna de caja y bancos.

Revisin de la conciliacin en bancos: - Revisar que lo que este en la pliza, en el estado de cuenta y en el documento sea lo mismo. - Revisar los cheques no presentados al cobro durante un perodo excesivamente largo se investigue el motivo. Despus de 30 das se cancelan los cheques. - Revisar si las transferencias de los traspasos entre bancos sean realizados sin demora excesiva. - Revisar donde se realizan las conciliaciones bancarias. - Revisar si realmente esa conciliacin es evaluada por un funcionario. - Si se reporta el resultado de la conciliacin de cada mes y a quienes. Control para cada origen de entradas a caja o bancos: A) Cobros por ventas de contado directo. B) Cobros por ventas de contado C.O.D en plaza. C) Cobros por ventas de contado C.O.D fuera de plaza. D) Cobros por ventas a crdito en plaza. E) Cobros por ventas a crdito fuera de plaza.

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6. Control interno de caja y banco (segunda parte)

Una vez realizados los cobros se entregan al cajero quien firma de conformidad una relacin deber coordinarse y verificarse el deposito bancario correspondiente. La revisin y verificacin encausara a comprobar que todos los documentos, cheques y giros, hayan sido depositados ntegramente en el banco con el que trabaja la empresa, de acuerdo con los registros y listas correspondientes. Cobros empleados y deudores: Cuando existan entradas por este concepto la empresa expedir recibos de caja numerados progresivamente. Entradas diversas a caja: Ventas, regalas, primas de seguros cancelados, ventas de activo fijo, dividendos, etc., y se expide un recibo de caja. La suma diaria de los recibos ser igual al ingreso a caja y deposito bancario diario. Deposito integro en instituciones de crdito de todas las entradas a caja. Se hace al da siguiente hbil de su percepcin, el depsito lo deber efectuar un empleado ajeno al cajero. Creacin de un fondo fijo de caja: Con la finalidad de realizar pagos menores que no excedan al importe mximo establecido por la empresa. Cuando se agote se suman los comprobantes y se expide un cheque nominativo a cargo del encargado de manejar el fondo y se realiza el reembolso de caja. Pago de cheque nominativos con firmas mancomunadas: Como regla general nunca se expedirn cheques al portador, es decir los pagos se harn por medio de cheques nominativos con firmas mancomunadas, con lo que la responsabilidad recaer por lo menos en dos personas, de preferencia funcionarios de alta gerencia ajenos a contabilidad y a cajeros. Es de hacer mencin quien confirma el pago en el cheque, deber tener una jerarqua superior a quien revisa y aprueba comprobantes y pago; los comprobantes de desembolso debern sellarse con la palabra PAGO, para que no sean aprovechados y se paguen nuevamente. Conciliacin peridica de cuenta de cheques: Los saldos y estados de cuenta bancarios debern conciliarse mensualmente, y todas las diferencias y partidas de conciliacin se investigan y comprueban amplia y satisfactoriamente. Cortes y arqueos de caja peridicos y de sorpresa: Cada da debern cortarse los registros de caja, con el objeto de conocer la existencia a esa fecha, la cual se comprueba con arqueos efectuados por funcionarios de empleados ajenos a contabilidad o cajeros. Cuando se efectan los arqueos sorpresa, se evita que los cajeros manejen indebidamente los documentos, efectivo y valores de caja, observado una conducta honesta. Cualquier discrepancia se investigar amplia y satisfactoriamente. Afianzamiento del personal de caja: El afianzamiento del personal de caja evita que la empresa sufra prdidas en caso de robo, fraudes, desfalcos y abuso de confianza por parte de los cajeros, ya que la afianzadora reintegrar el importe del dao a la empresa. El personal afianzado sabe que en caso de manejo delictivo la afianzadora denunciar a los tribunales competentes con la pena correspondiente. Despus de haber hecho la revisin, a continuacin se marcan las sugerencias respecto a dicho documento:

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7. Cuestionario del control interno: revisin general de caja y banco (I)

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NOTA: en el prximo captulo continuamos con la siguiente parte de este cuestionario.

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8. Cuestionario del control interno: revisin general de caja y banco (II)

A continuacin seguimos con el cuestionario sobre revisin general de cajas y bancos iniciado en el captulo anterior:

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NOTA: en el prximo captulo recibirs la siguiente parte de este cuestionario.

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9. Cuestionario del control interno: revisin general de caja y banco (III)

A continuacin les presentamos la ltima parte del cuestionario sobre la revisin general de cajas y bancos:

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10. Examen 1

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11. Control interno de inventarios (Facturacin, embarque)

CONTROL INTERNO DE INVENTARIOS (Facturacin, Embarque) Puntos a revisar: - Conocer cuales son lo principales artculos de la compaa. - Si es una empresa de manufactura, vamos a describir en forma general los procedimientos de fabricacin. - Verificar que sistema de costos empleados y la base utilizada para valuar inventarios. - Checar si todos los elementos directos e indirectos se toman en cuenta para determinar el costo. - Verificar si se han creado reservas para cubrir perdidas en inventarios. - Cuales son las principales cuentas que se llevan y su clasificacin. - Verificar que procedimiento se lleva para contar, inspeccionar e informar sobre las mercancas recibidas. - Conocer que mtodos se utilizan para el conteo de las mercancas en cada uno de los procesos. - Verificar si existen diferencias en los inventarios, si se realizan los ajustes correspondientes. - Verificar donde estn situados los inventarios (zona segura, acceso restringido). - Verificar que los artculos estn presentndose de una manera ordenada y sistemtica. Esto nos va a ayudar para la manipulacin. - Verificar si las mercancas en existencia que no son propiedad de la compaa estn fsicamente separados y contabilidad lleva un control. - Revisar que medidas se adoptan para impedir las salidas, entregas o embarques. Si la presentacin de la solicitud apropiada o sin se restringidas. - Verificar que todas las salidas del almacn t6engan requisiciones autorizadas. - Verificar si las requisiones de materiales son firmadas de recibido. Inventarios Fsicos - Se realizan peridicamente inventarios fsicos de las mercancas (cada cuanto). - Si existen instrucciones escritas para los recuentos. - Si se emplean tarjetas previamente enumerados, si se lleva un control de las mismas. A continuacin presentamos la primera parte del cuestionario sobre la revisin general de inventarios:

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NOTA: en el prximo captulo continuamos con la siguiente parte de este cuestionario.

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12. Cuestionario del control interno: revisin general de inventarios (II)

A continuacin seguimos con la segunda parte del cuestionario sobre la revisin general de inventarios:

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NOTA: en el siguiente captulo recibirs la tercera parte de este cuestionario.

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13. Cuestionario del control interno: revisin general de inventarios (III)

A continuacin seguimos con la ltima parte del cuestionario sobre la revisin general de inventarios:

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14. Examen II

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15. Revisin general de control interno de compras

REVISIN GENERAL DE CONTROL INTERNO DE COMPRAS Es el plan de organizacin entre el sistema de contabilidad, funciones de empleados y procedimientos coordinados que tienen por objeto obtener informacin segura, oportuna y confiable, as como promover la eficiencia de operaciones de adquisicin o compra. Principios: - La funcin de registro de operaciones de compras ser exclusiva del departamento de contabilidad. - El trabajo de los empleados del departamento de compras ser de complemento y no de revisin. - Ningn empleado del departamento de compras debe de tener acceso a los registros de contabilidad. - Separacin de funciones de adquisicin, pago y registro de compra. Objetivos: - Obtener informacin confiable, veraz y oportuna que ayude a una buena toma de decisiones. - Prevenir fraudes en compras por favoritismo en contabilidad. - Promover la eficiencia del personal de compras. - Localizar errores administrativos, contable y financieros. A continuacin presentamos la primera parte del cuestionario sobre revisin general de compras:

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NOTA: en el siguiente captulo continuaremos con la segunda parte de este cuestionario.

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16. Cuestionario del control interno: revisin general de compras (II)

A continuacin te presentamos el complemento del cuestionario visto en el captulo anterior.

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17. Revisin general del control interno de mercancas

REVISIN GENERAL DEL CONTROL INTERNO DE MERCANCAS - En cada planta existe un punto central para la recepcin de mercancas y se debe de exigir a los proveedores que la mercanca sea depositada ah. - Al departamento de recepcin se le suministran las copias de todos los pedidos. - Que se omitan las cantidades para asegurar un recuento efectivo de lo recibido. - Se preparan informes de recepcin firmados por todo las mercancas recibidas, los cuales estn previamente numerados y el departamento de recepcin se debe de quedar con uno para su registro permanente. - Del informe de recepcin cuantas copias se preparan y a quien se les distribuye. - Qu medidas se adoptan para inspeccionar o comprobar las especificaciones y calidad de las mercancas realizadas. A continuacin presentamos el cuestionario sobre la revisin general de mercancas:

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NOTA: Con este captulo conclumos nuestro curso en su primera parte; si ste ha sido de tu inters te invitamos a cursar la segunda parte.

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