INTRODUCCION

El mundo, la sociedad, las organizaciones, los individuos y el entorno tienden a cambiar rpidamente, es por ello que todas las cosas que rodean estos sistemas tienen que acoplarse al ritmo de substitucin de las normas que rigen el nuevo orden social , el productivo y empresarial. La asignacin de costos a los diferentes objetivos de costo, especialmente al objetivo final que son los productos terminados, es sin lugar a dudas el problema ms importante a resolver de cualquier sistema de costos. Adems, es un problema ineludible pues la organizacin necesita tener informacin confiable, oportuna y lo ms exacta posible sobre el costo de sus productos, para una correcta toma de decisiones. El modelo de clculo de los costos para las empresas es de suma importancia, ya que estos son los que determinan la viabilidad del negocio, los que determinan mayoritariamente el grado de productividad y eficacia en la utilizacin de los recursos, por eso un modelo de costos no puede basarse solamente en asignar los costos sobre un factor determinado, que para el orden empresarial puede ser insignificante o poco representativo de lo que en realidad simboliza. A continuacin se presentar una explicacin clara del fundamento y los componentes del sistema de costos basado en las actividades .

ANTECEDENTES DEL SISTEMA DE COSTOS ABC

La utilizacin de un sistema de gestin y de costos por actividades adquiere especial relevancia en un entorno tan turbulento y dinmico como el de fines del siglo XX, en condiciones en que los directivos empresariales necesitan informacin que les permita tomar decisiones con relacin a combinacin y diseo de productos y procesos tecnolgicos, elementos vinculados a la rentabilidad de la organizacin a escala global.

Llegado a este punto, es conveniente puntualizar algunos de los cambios ms importantes que estn incidiendo en el sistema de clculo y gestin de costos. Entre estos cambios se destacan los siguientes:

Los avances tecnolgicos y el incremento de la competitividad provocan la necesidad de aumentar l catlogo de productos, simultaneado con que los ciclos de vida de dichos productos sean cada vez ms cortos. Para reducir las inversiones en activos y as poder operar con menores costos financieros, existe una creciente necesidad de reducir las existencias, lo que precisa de series de produccines ms cortas.

Estos avances tecnolgicos tambin repercuten en una reduccin del peso de la mano de obra directa al incrementarse los costos indirectos. Esto es as por la necesidad de que las organizaciones sean ms flexibles y orientadas a la clientela, lo que provoca un mayor peso de los costos relacionados con la investigacin y desarrollo, lanzamientos de series ms cortas, programacin de la produccin, logstica, administracin y comercializacin. Esto genera un mayor peso de los costos indirectos. Necesidad de evitar que en los centros de costos existan actividades que no generen valor.

Estos cambios provocan la necesidad de imputar los costos indirectos a los objetivos de costos (productos, clientes, servicios, etc.) de una forma ms razonable, a como se hace en los sistemas de costos convencionales. Esto es consecuencia, tanto de la necesidad de obtener informacin ms detallada de los costos, como de la prdida de confiabilidad de los criterios convencionales de reparto de costos.

En la metodologa convencional, los costos son asignados a los productos en el mbito de unidades; esto supone que todos los costos dependen del volumen de produccin, mientras que en el ABC, aunque tambin se asignan costos al nivel de unidades, en muchos casos se realiza la asignacin en el mbito de lote, de productos o de infraestructura. Ello significa establecer una diferenciacin entre los distintos tipos de actividades que se han desarrollado a lo largo del proceso de fabricacin e identificacin de la forma en que cada producto ha consumido actividades.

Sobre sus orgenes es posible observar diferentes versiones. Segn Johnson "existen dos caminos que conducen a los actuales ideales del anlisis por actividades. Ambos caminos nacen en el mundo de los negocios y no en el acadmico. Algunos contadores de gestin en el mundo acadmico, especialmente Gordn Shillinglaw en Columbia y George Stabus en Berkeley, esbozaron los conceptos de anlisis basados en las actividades a comienzo de la dcada del 60. Sin embargo, los conceptos de actividad que enunciaron parecen no haber influenciado el pensamiento acadmico (salvo en la actualidad), ni tampoco parecen haber influenciado los dos desarrollos del ABC en el mundo de los negocios. El primer desarrollo del ABC, comienza a principio del 60 en la General Electric, donde la gente de finanzas y control de gestin buscaban mejor informacin para controlar los costos indirectos; los contadores de GE hace 30 aos, pueden haber sido los primeros en utilizar la palabra actividad para describir una tarea que genera costos. El otro camino que conduce al costeo basado en las actividades, parece haberse originado en forma independiente a los avances efectuados por GE en l costeo de actividades. ABC deriva de los esfuerzos de las compaas y consultores en la dcada del 70 para mejorar la calidad de la informacin de la contabilidad de costos."

Otro estudio sobre el tema identifica cuatro momentos bsicos. Un primer momento, se relaciona con los trabajos de Alexander Hamilton Church, en las primeras dcadas del siglo XX; este autor hacia nfasis en el estudio de las causas generadoras de los costos indirectos, sin embargo su propuesta planteaba recopilar y almacenar una cantidad enorme de datos que requera un anlisis complejo e intensivo de los mismos, algo que con la tcnica entonces vigente no era posible, por lo que se presenta la dificultad de que la determinacin y anlisis de costos haba que hacerla manualmente, lo que implicaba mayores costos; siendo sta la causa por la cul el modelo de Church no fu ampliamente aceptado en su tiempo.

Church entenda que los contadores cometan errores al distribuir los costos indirectos sobre una nica base de actividad relacionada con los costos directos, por lo general la mano de obra directa. Este autor planteaba que la fuente real de los costos eran los procesos subyacentes, y que estos deberan servir como base para la imputacin a productos individualizados, para permitir su reduccin y control, evitando as el desperdicio.

Existen otros estudios sobre el tema entre los cuales se destacan en un segundo momento el llamado Platzkosten, creado por Konrad Mellerowicz en los aos 50; en un tercer momento el mtodo de costeo propuesto por George J. Staubus en su libro Actyvity costing and input-output accounting en 1971; y en un cuarto momento l costeo basado en las transacciones, propuesto por Jeffrey G. Miller y Thomas E. Vollmann en 1985, el cual fue divulgado posteriormente por H. Thomas Johnson y Robert S. Kaplan. En el caso de la obra de Mellerowicz esta no tuvo mayor repercusin y cayo en el olvido.

En cuanto a la obra de Staubus (1971), tuv una mayor aceptacin, tal es as que gran nmero de los estudiosos del tema fijan el origen del costeo basado en la actividad en las propuestas que el autor hace en esa publicacin. En el prefacio de este libro plantea la necesidad de que los Sistemas de Informacin Contable brindaran a los gerentes toda la informacin necesaria para la toma de decisiones acertadas, informa que su libro dedica especial atencin a varios aspectos de la Contabilidad de Costos, entre ellos: el significado de los costos, identificacin de los objetivos relevantes del costeo. Los objetivos relevantes del costeo son actividades sobre las cuales se deben tomar decisiones. Hace algunas interrogantes que dejan entrever su enfoque hacia el anlisis del costo de las actividades, entre ellas: Cul debe ser el costo de tipiar una hoja de carta y enviarla dentro de los Estados Unidos? Cul es el costo anual de mantener un espacio de mil pies cuadrados para la oficina de un ejecutivo?

Finalmente la gran divulgacin que tiene actualmente l costeo basado en la actividad, se debe al libro de Johnson & Kaplan " Prdidas relevantes: surgimiento y fallos de la administracin contable" publicado en 1987. Al analizar los cambios que se venan produciendo en el proceso de produccin y comercializacin debido a las nuevas tcnicas de programacin y control que se estaban poniendo en practica, facilita la bsqueda de nuevas tcnicas de determinacin y anlisis de costos, a tono con el nuevo entorno en que se desarrollan los negocios.

Hay un elemento en comn que presentan la totalidad de estos investigadores, y es su preocupacin por optimizar el rendimiento del capital sobre la base de la reduccin y control de los costos. Los distingue en cambio el nivel de aceptacin que tienen en su poca, sin duda los de mayor aceptacin fueron Johnson & Kaplan.

DEFINICION DE COSTO ABC

Para comprender de manera ms fcil sobre el sistema de Costo basado en actividades, es importante comenzar por la definicin dada al mismo por su creador (Kaplan, R.). Una manera de definir el sistema ABC es como un modelo de direct costing. O sea, constituye un perfeccionamiento del direct costing en la medida que modifica la percepcin de los costos fijos y variables. En sus inicios el sistema ABC sigui la lnea del costo completo para el clculo del costo del producto, pues inclua todos los costos relacionados con el proceso de obtencin del mismo. En la actualidad los costos calculados son numricamente los mismos que los determinados con cualquier sistema convencional, la diferencia consiste en que el sistema ABC se apoya en la clasificacin de las actividades a distintos niveles jerrquicos, disminuyendo las distorsiones en el costo de producto. El ABC, es una metodologa que surge con la finalidad de mejorar la asignacin de recursos a cualquier objeto de costo (producto, servicio, cliente, mercado, dependencia proveedor etc.) y, tiene como objetivo medir el desempeo de las actividades que se ejecutan en una empresa y la adecuada asignacin de los costos a los productos o servicios a travs del consumo de las actividades; lo cual permite mayor exactitud en la asignacin de los costos. Permite adems, costear a la empresa por actividades. Este sistema pone en manifiesto la necesidad de gestionar las actividades y los recursos ms que el clculo de los costos de los productos. Este sistema emplea una metodologa de asignacin de costos que identifica y utiliza los recursos comprometidos en la realizacin de actividades y los vincula a bienes y servicios u otros objetos de costeo para la satisfaccin del cliente. O sea, se trabaja en funcin del cliente y no del producto. Posibilita adems, la medicin desde diferentes perspectivas: a) actividades; b) procesos; c) reas de responsabilidad y, d) productos. A su vez, suministra informacin acerca de todos los recursos necesarios para proveer de calidad a los servicios que se brindan al cliente.

Algunos autores como: Armenteros, Castell, Cooper, Garbey, Kaplan, Lizcano, Ripoll, y Vega, plantean que la filosofa de ABC es sencilla, basada en el control de los costos indirectos a travs de la gestin de las actividades que los causan. El nfasis consiste en asignar costos a los productos basados en las actividades en un proceso de dos etapas: En primer lugar, los hechos y tareas se agrupan en actividades. Esto quiere decir que los costos indirectos de cada seccin se vinculan con las actividades que los han causado. En segundo lugar como los productos consumen actividades, se busca un vnculo conocido como un inductor de costos, que relaciona costo con objetivo de costos, conocido esto ltimo como la relacin causa-efecto. Baujn Prez (2001), asigna los costos en tres etapas, aunque en su esencia es la determinacin del costo de las actividades tomando como punto de partida los procesos de la empresa. El sistema ABC centra la atencin en la medicin, cuantificacin y control de las actividades o tareas que acomete a la empresa para desarrollar su actividad habitual, pasando a un segundo plano el centro, departamento o seccin al que pueda estar adscrita una determinada tarea o actividad. Sealar que no siempre se cumple esto ltimo, pues en algunas metodologas se tienen en cuenta los centros de actividades. La modalidad de alineacin del sistema ABC es diferente con respecto a la forma tradicional de operar la direccin de las organizaciones. El ABC ha dado una nueva perspectiva de los costos indirectos en la consecucin de los objetivos de la entidad. El sistema ABC involucra en mayor proporcin al personal que participa en los proceso, incluyendo al cliente, dando origen a una mayor vinculacin de las actividades entre los departamentos. La metodologa de costos basado en actividades hace nfasis en el enfoque sistmico de la entidad; al trabajar por procesos y no estructuralmente como se hacia anteriormente, es decir, manifiesta que la entidad mas que un conjunto de reas de responsabilidad se puede medir por proceso y estos atraviesan las barreras nter funcionales que existen en las empresas. Para comprender mejor el sistema ABC, se deben manejar algunos conceptos importantes. Conocer por ejemplo, que los recursos son considerados como todos los elementos econmicos necesarios para el funcionamiento de una empresa. En este sentido se clasifican los que contablemente son definidos como costos y gastos. Que las actividades se puede definir como el trabajo realizado por las persona con el propsito de cumplir con un objetivo especfico, los objetivos se definen como los productos o servicios que en ltima instancia se desea costear. Finalmente, el sistema ABC centra su atencin en la asignacin de costos indirectos a las actividades consumidoras de los recursos y, posteriormente asignarlos a los productos en proporcin al consumo que estos hacen de las actividades utilizando para ello los inductores de costos adecuados para cada actividad. Por tanto, las actividades van a constituir un ncleo de acumulacin de recursos absorbidos en el proceso productivo capaz de ser asignados a los productos.

CARACTERISRICAS DEL COSTO ABC Las tareas son realizadas por un individuo o grupo de individuos. Gestionar la produccin, significa controlar las actividades ms que los recursos. Intenta satisfacer al mximo las necesidades de los clientes internos y externos. Las actividades deben analizarse como integrante d un proceso de negocio y no de forma aislada Elimina las actividades que no aaden ningn valor a la organizacin. Mantiene un objetivo de mejora continua en el desarrollo de las actividades.

VENTAJAS y DESVENTAJAS DEL SISTEMA COSTO ABC El sistema de costos abc tiene las siguientes ventajas: Analiza el proceso de produccin enfocado a las actividades. Determina bienes o servicios que generan mayor contribucin al negocio. Facilita el mejor control y administracin de los CIF. Poderosa herramienta en planeacin, suministra informacin para decisiones estratgicas. No afecta la estructura orgnica de tipo funcional, ABC gestiona las actividades y stas se ordenan horizontalmente a travs de la organizacin. Herramienta de gestin que permite conocer y hacer proyecciones de tipo financiero, muy tiles para la TDS. Mide el desempeo de los empleados y departamentos, asimismo identifica el personal requerido por la empresa. Centran exageradamente la atencin en la administracin y optimizacin de los costos. Descuidando la visin sistmica de la organizacin. Requiere mayor esfuerzo y capacitacin para lograr implementacin adecuada. La eleccin de los inductores es a criterio de los que lo implementan. ABC es un sistema de costos histricos, la excesiva variabilidad de costos futuros complica administrarlo. Consume gran parte de los recursos en las fases de diseo e implementacin. Aun siendo el costeo ms preciso, nunca se logra obtener el costo exacto de los productos x que existen efectos o gastos realizados a ltima hora que no pueden dividirse adecuadamente

CUNDO Y DNDE IMLEMENTAR ABC

La implantacin del sistema de costos basado en actividades ha sido un fenmeno comn en los pases mas desarrollados del mundo. La adopcin ms alta de este modelo se nota en los Estados Unidos, Australia y Cnada (Bescos, 2002) FASES PARA IMPLANTAR EL ABC 1. Definicin de Procesos y actividades (fulano de tal, 1998): El modelo de costeo ABC centra sus esfuerzos en el razonamiento de gerenciar en forma adecuada las actividades que causan costos y se relacionan a travs de su consumo con el costo de los productos. Lo ms importante es conocer la generacin de los costos para obtener el mayor beneficio posible de ellos, minimizando todos los factores que no aaden valor.

Los procesos se definen como toda la organizacin racional de instalaciones maquinaria, mano de obra, materia prima, energa y procedimientos para conseguir el resultado final.En los estudios sobre el ABC se separan o se describen las actividades y los procesos. Algunos procesos que se realizan en empresas son: a) compras; b) ventas; c) finanzas; d) personal y, e) planeacin. Algunas actividades que s realizan en algunas empresas son: a) homologar productos; b) negociar precios: c) clasificar proveedores: d) recepcionar materiales; e) Expedir pedidos; i) facturar y j) facturar. Las actividades y los procesos para ser operativos y eficientes necesitan ser homogneos para medirlos en funciones operativas de los productos. 2. Identificacin de actividades En el proceso de identificacin dentro del modelo ABC se debe en primer lugar ubicar las actividades de forma adecuada en los procesos productivos que agregan valor, para que en el momento que se inicien operaciones, la organizacin tenga la capacidad de responder con eficiencia y eficacia a las exigencias que el mercado le imponga. Despus que se hayan especificado las actividades en la empresa y se agrupen en los procesos adecuados, es necesario establecer las unidades de trabajo, los transmisores de costos y la relacin de transformacin de los factores para medir con ello la productividad de los inputs y para transmitir racionalmente el costo de los inputs sobre el costo de los outputs. Un estudio de la secuencia de actividades y procesos, unido a sus costos asociados, podr ofrecer a las directivas de la organizacin una visin de los puntos crticos de la cadena de valor, as como la informacin relativa para realizar una mejora continua que puede aplicarse en el proceso creador de valor. Al conocer los factores causales que accionan las actividades, es fcil aplicar los inductores de eficiencia (Perfomance drivers) que son aquellos factores que influyen decisivamente en el perfeccionamiento de algn atributo de eficiencia de la actividad cuyo afinamiento contribuir a completar la armona de la combinacin productiva. Estos inductores suelen enfocarse hacia la mejora de la calidad o caractersticas de los procesos y productos, a conseguir reducir los plazos, a mejorar el camino crtico de las actividades centrales y a reducir costos. Por ltimo es necesario establecer un sistema de indicadores de control que muestren continuamente como va el funcionamiento de las actividades y procesos y el progreso de los inductores de eficiencia. Este control consiste en la comparacin del estado real de la accin frente al objetivo propuesto, estableciendo los correctores adecuados para llevarlos a la cadena de valor propuesta. Tipos De Empresas para Implantar el ABC

El sistema ABC puede ser aplicado en algunos tipos de empresas. La aplicacin del sistema ABC depende principalmente de las particularidades de las diferentes empresas. Sin embargo los siguientes son las caractersticas de las empresas en que un sistema basado en actividades puede ser implementada: a) aquellas en las que los costos indirectos de fabricacin configuran una parte importante de los costos totales.

Empresas en las que se observa un crecimiento, ano tras ano en sus costos indirectos. Empresas con alto volumen en sus costos fijos. Empresas en la que los costos indirectos se vienen imputando a los productos mediante una base arbitraria. Empresas en las que la asignacin de los costos indirectos a los productos individuales no resulta realmente proporcional respecto al volumen de produccin de los productos. Empresas inmersas en un entorno de fuerte competencia. Las empresas en las que existen una gran variedad de productos y de procesos de produccin, en las que adems los volmenes de produccin varan sensiblemente. Empresas con mucha diversidad de las estructuras de apoyo, dada a los productos. Empresas con un nivel alto de coincidencia de procesos o actividades entre los productos. Empresas en la que existe un gran nmero de canales de distribucin y de compradores que provocan la necesidad de acometer actividades de ventas muy diferenciadas. Empresas en que se demuestre que existe insatisfacciones con el sistema de costos existente. Empresas en que se haya escogido como forma de competir el liderazgo de costos

Concluidas la relacin de empresas que pueden aplicar un sistema ABC, se deja el camino abierto para proseguir investigando en otros trabajos los avances y aplicaciones del Sistema de Gestin y Costo basado en Actividades.