ANEXO 2 REPORTE DE TRANSACCIONES MLTIPLES DE CARGA

ltima Actualizacin: Junio 2012 Este documento establece las caractersticas esenciales que deben poseer los registros suministrados por las transportadoras de vehculos de carga terrestre y el procedimiento para el suministro de la informacin a la UIAF.

1. Especificaciones inciales Tema: Nombre del procedimiento Formato: Objetivo: Suministro de informacin a la UIAF Transacciones mltiples de carga. Archivo plano Suministrar Informacin a la Unidad Administrativa Especial de Informacin y Anlisis Financiero sobre las transacciones mltiples de carga realizadas en un periodo de tiempo. Personas naturales, sociedades comerciales y empresas unipersonales dedicadas al servicio pblico de transporte terrestre automotor de carga nacional e internacional Unidad Administrativa Especial de Informacin y Anlisis Financiero - UIAF Trimestral Ultimo da del trimestre reportado. Durante los diez (10) primeros das de los meses de Abril, Julio Octubre y Enero siguiente al trimestre anterior Sistema de Reporte en Lnea Entregar un (1) archivo por trimestre 1042 posiciones.

Tipo de empresa a la que aplica:

Entidad usuaria: Periodicidad: Fecha de corte de la informacin: Fecha de entrega de la informacin:

Medio de envo: Numero de archivos: Longitud de registro:

2. Procedimiento de reporte

Las empresas transportadoras de vehculos de carga terrestre debern reportar trimestralmente a la UIAF dentro de los diez (10) primeros das de los meses de Abril, Julio, Octubre y Enero, todas las operaciones efectivamente realizadas durante el trimestre anterior de las transacciones de carga nacionales o internacionales por concepto de pago por transporte automotor de carga, realizadas con una misma persona natural o jurdica y que en conjunto en el trimestre anterior sean iguales o superiores a treinta millones de pesos ($30.000.000), o quince mil dlares americanos (USD 15.000) o su equivalente en otras monedas, sin que importe la forma de pago, de acuerdo con las especificaciones sealadas en el siguiente instructivo. Pgina 1 de 7 Unidad de Informacin y Anlisis Financiero Cra 7 No. 31 10 piso 6 * PBX: + 57 (1) 288 52 22 * F: + 57 (1) 2882433 www.uiaf.gov.co * soporte@uiaf.gov.co * Bogot Colombia

Instrucciones Generales: 1. Todos los sujetos obligados a reportar deben solicitar su cdigo ingresando al siguiente link https://reportes.uiaf.gov.co/reportesFSM/(S(5tnfca55sarvp545d0d1nu45))/Modules/Membresia/ html/solicitudCodigo.aspx Nota (Si presenta algn inconveniente al ingresar a solicitud de cdigo en Lnea) tenga en cuenta la informacin del paso 2. 2. Enve un mensaje al correo electrnico soporte@uiaf.gov.co con los siguientes datos: -NIT -Razn Social -Razn Comercial (si aplica) -Representante Legal -Direccin -Telfono -Ciudad -Empleado, Oficial de Cumplimiento y/o persona encargada del reporte -Email (preferiblemente el corporativo) -Nro. de la(s) resolucin(es) y/o circular(es) con la cual reporta a la UIAF - Tipo de entidad o de sujeto obligado dentro de la resolucin a reportar Una vez se entregue el cdigo a la entidad, recibirn las instrucciones para solicitar el usuario que les permitir ingresar al Sistema de Reporte en Lnea 3. En todos los casos la informacin debe ser enviada a la UIAF a travs del Sistema de Reporte en Lnea (SIREL) https://reportes.uiaf.gov.co/reportes 4. Para el correcto uso del sistema de reporte en lnea, descargue el manual de usuario que se encuentra en la pgina web www.uiaf.gov.co en la seccin Sistema de Reporte en Lnea Manual Rpido de Usuario 5. Si dentro del respectivo trimestre no se ha determinado la existencia de transacciones realizadas por concepto de pago por transporte automotor de carga con las caractersticas mencionadas, las entidades debern informar de este hecho a la UIAF dentro de los diez (10) primeros das calendario siguientes al trimestre respectivo mediante el reporte negativo o de ausencia de transacciones y a travs del Sistema de Reporte en Lnea.

La entidad recibir mediante el Sistema de Reporte en Lnea el certificado de recibo de la informacin, en donde se indicar el nmero de radicacin, entidad, usuario, fecha y hora de cargue, fecha de corte de la informacin, nmero de registros, tipo de reporte y el estado del envi: SATISFACTORIO O FALLIDO. En el evento en el que el cargue sea FALLIDO, el sistema informar a la entidad los errores y esta deber corregir la informacin y cargarla nuevamente hasta que el estado del envo sea SATISFACTORIO. La entidad tendr un plazo nico de diez (10) das Pgina 2 de 7 Unidad de Informacin y Anlisis Financiero Cra 7 No. 31 10 piso 6 * PBX: + 57 (1) 288 52 22 * F: + 57 (1) 2882433 www.uiaf.gov.co * soporte@uiaf.gov.co * Bogot Colombia

calendario para realizar el cargue satisfactorio de la informacin despus de finalizado el plazo inicial.

INFORMACIN IMPORTANTE

- Los campos 24,25 y 26 del registro tipo N.2 de este anexo tcnico sern opcionales para las operaciones efectuadas por el sector de transporte de carga terrestre por carretera hasta el da 31 de diciembre de 2012, fecha despus de la cual ser de obligatorio cumplimiento por parte de las empresas reportantes la recoleccin y entrega de dicha informacin a la UIAF. Esto quiere decir que para el reporte a entregar entre el 01 de abril de 2013 y el 10 de abril de 2013 que contiene las operaciones realizadas por el sector de transporte de carga por carretera entre el 01 de enero de 2013 y el 31 de marzo de 2013 la informacin de estos campos solicitada por la UIAF pasar a ser obligatoria sin excepciones.

3. Estructura del archivo Se debe generar un (1) archivo tipo texto, con tres (3) tipos de registros: a. Tipo 1: Recoge la identificacin de la empresa reportante. Existir un registro por archivo (Cabecera del archivo). b. Tipo 2: Contiene informacin sobre las operaciones declaradas. El archivo contendr tantos registros de este tipo, como operaciones declaradas. c. Tipo 3: Con el fin de realizar una verificacin de la informacin entregada, se incluye un registro en el que se totalizan los registros que figuran en el tipo 2. (Cola del archivo) 4. Diseo de los registros Registro Tipo 1 (Cabecera- 1 por archivo) No. 1 2 Nombre del campo Consecutivo Cdigo de la Entidad Pos inicial 1 11 Pos final 10 19 Formato Numrico Alfanumrico Contenido -Siempre el valor cero 0 -Alineado a la derecha -Formato SSTTTCCCC donde Pgina 3 de 7 Unidad de Informacin y Anlisis Financiero Cra 7 No. 31 10 piso 6 * PBX: + 57 (1) 288 52 22 * F: + 57 (1) 2882433 www.uiaf.gov.co * soporte@uiaf.gov.co * Bogot Colombia

Fecha de Corte

20

29

Numrico

Nmero total transacciones reportadas Fin de registro

de

30

39

Numrico

40

1042

Alfanumrico

identifica al sector (15). La T el tipo de entidad (001) y la C el cdigo de la entidad, asignados por la UIAF -Alineado a la izquierda -Campo obligatorio -Formato AAAA-MM-DD, corresponde al ltimo da del trimestre reportado. Ej. Marzo 31 del 2012 ser 2012-0331. -Campo obligatorio -Total de registros Tipo 2 reportados en el archivo. -Alineado a la derecha. -Campo obligatorio -Llenado con una X hasta completar las 1042 posiciones. -Campo obligatorio

Registros tipo 2 (Detalle - Todas las transacciones reportadas) IMPORTANTE: Los campos opcionales que no apliquen por la modalidad de transaccin se deben dejar EN BLANCO. No. 1 Nombre del campo Consecutivo Numero de Registro Pos inicial 1 Pos final 10 Formato Numrico Contenido -Inicia en 1. --No se puede repetir. -Alineado a la derecha. -Campo obligatorio - Fecha en que se hizo efectivo el contrato -Formato AAAA-MM-DD -Si el da o el mes tiene un solo dgito se debe llenar el otro con 0. Ej. Enero 1 de 2012 ser 2012-01-01 -Campo obligatorio. -Si es manifiesto de carga debe contener unido el Cdigo Regional, el Cdigo de la Empresa y el nmero Consecutivo unidos. - Si es factura o contrato de transporte debe colocarse completo sin incluir separadores en donde se observe el Pgina 4 de 7 Unidad de Informacin y Anlisis Financiero Cra 7 No. 31 10 piso 6 * PBX: + 57 (1) 288 52 22 * F: + 57 (1) 2882433 www.uiaf.gov.co * soporte@uiaf.gov.co * Bogot Colombia

Fecha de la transaccin

11

20

Numrico

Nmero del manifiesto de carga, factura de venta, contrato de transporte remesa

21

40

Alfanumrico

Cdigo municipio (de donde sale la mercanca-origen)

41

45

Numrico

Cdigo municipio (a donde se dirige la mercanca-destino)

46

50

Numrico

Nmero de placa del vehculo

51

60

Alfanumrico

Tipo de identificacin del propietario del vehculo

61

62

Numrico

valor del flete o pago por el servicio -No se deben incluir separadores o caracteres entre los cdigos de identificacin. -Campo obligatorio, alineado a la derecha. -Cdigo de Departamento y Municipio de donde sale la mercanca -De acuerdo con la Divipola (Codificacin de la divisin poltico administrativa del DANE) -Bogot, por ser distrito capital, tiene cdigo especial de departamento y municipio = 11001. -Campo obligatorio, alineado a la derecha. -Cdigo de Departamento y Municipio a donde se dirige la mercanca - De acuerdo con la Divipola (Codificacin de la divisin poltico administrativa del DANE) -Bogot, por ser distrito capital, tiene cdigo especial de departamento y municipio = 11001. - Si es pas extranjero ubique el cdigo 99. -Campo obligatorio, alineado a la derecha. -Alineado a la izquierda. -Nmero de la placa del vehculo. -Las letras en mayscula y sin espacios ni caracteres especiales - Campo obligatorio (11) Registro Civil de Nacimiento (12) Tarjeta de identidad (13) Cedula de Ciudadana (21) Tarjeta de Extranjera (22) Cedula de Extranjera (31) NIT (41) Pasaporte (42) Tipo de Documento Extranjero (0) Otro tipo de identificacin -Campo obligatorio -Alineado a la izquierda. -Nmero del documento de identificacin de la Persona o Empresa Pgina 5 de 7

Nmero de identificacin del propietario del

63

82

Alfanumrico

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vehculo

Nombre de la persona natural o jurdica propietaria del vehculo Tipo de identificacin del tenedor del vehculo

83

182

Alfanumrico

10

183

184

Numrico

11

Nmero de identificacin del tenedor del vehculo

185

204

Alfanumrico

12

Nombre de la persona natural o jurdica tenedora del vehculo

205

304

Alfanumrico

13

Tipo de identificacin del conductor del vehculo

305

306

Numrico

que acta como propietario del vehculo. -Cuando se trate de Leasing o Renting se refiere a los datos de Locatario -Diligenciar sin guiones, puntos, comas o espacios en blanco. -En caso de ser una Persona Jurdica, incluir dgito de verificacin -Las letras en mayscula y sin espacios ni caracteres especiales -Campo obligatorio - Nombre de la Persona natural o jurdica propietaria del vehculo - Alineado a la izquierda. -Las letras en mayscula -Campo obligatorio (11) Registro Civil de Nacimiento (12) Tarjeta de identidad (13) Cedula de Ciudadana (21) Tarjeta de Extranjera (22) Cedula de Extranjera (31) NIT (41) Pasaporte (42) Tipo de Documento Extranjero (0) Otro tipo de identificacin -Campo obligatorio -Alineado a la izquierda. -Nmero del documento de identificacin de la Persona o Empresa que acta como tenedora del vehculo. -Diligenciar sin guiones, puntos, comas o espacios en blanco. -En caso de ser una Persona Jurdica, incluir dgito de verificacin -Campo obligatorio - Nombre de la Persona natural o jurdica tenedora del vehculo - Alineado a la izquierda -Las letras en mayscula. -Campo obligatorio (11) Registro Civil de Nacimiento (12) Tarjeta de identidad (13) Cedula de Ciudadana (21) Tarjeta de Extranjera (22) Cedula de Extranjera (31) NIT (41) Pasaporte Pgina 6 de 7

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14

Nmero de identificacin del conductor del vehculo

307

326

Alfanumrico

15

Nombre de la persona natural conductora del vehculo en la ciudad de origen

327

426

Alfanumrico

16

Placa Semirremolque

427

436

Alfanumrico

17

Tipo de identificacin del propietario del semirremolque

437

438

Numrico

(42) Tipo de Documento Extranjero (0) Otro tipo de identificacin -Campo obligatorio -Alineado a la izquierda. -Nmero del documento de identificacin de la Persona o Empresa que acta como conductor del vehculo. -Diligenciar sin guiones, puntos, comas o espacios en blanco. -En caso de ser una Persona Jurdica, incluir dgito de verificacin -Campo obligatorio -Nombre de la Persona natural conductora del vehculo - Si hay ms de un conductor registrar los datos en el campo de observaciones (No.29) -Alineado a la izquierda. -Las letras en mayscula. -Campo obligatorio -Alineado a la izquierda. -Nmero de la placa del Semirremolque -Las letras en mayscula y sin espacios -Si no tiene semirremolque dejar en blanco (11) Registro Civil de Nacimiento (12) Tarjeta de identidad (13) Cedula de Ciudadana (21) Tarjeta de Extranjera (22) Cedula de Extranjera (31) NIT (41) Pasaporte (42) Tipo de Documento Extranjero (0) Otro tipo de identificacin -Alineado a la izquierda. -Nmero del documento de identificacin de la Persona o Empresa que acta como propietario del semirremolque. -Diligenciar sin guiones, puntos, comas o espacios en blanco. -En caso de ser una Persona Jurdica, incluir dgito de verificacin -Nombre de la Persona natural o jurdica propietaria del semirremolque. -Alineado a la izquierda. Pgina 7 de 7

18

Nmero de identificacin del propietario del semirremolque

439

458

Alfanumrico

19

Nombre de la persona natural o jurdica propietario del

459

558

Alfanumrico

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semirremolque 20 Productos transportados 559 658 Alfanumrico

- Letras en mayscula -Nombre exacto del producto transportado - Letras en mayscula, sin tildes, ni caracteres especiales -Alineado a la izquierda. (11) Registro Civil de Nacimiento (12) Tarjeta de identidad (13) Cedula de Ciudadana (21) Tarjeta de Extranjera (22) Cedula de Extranjera (31) NIT (41) Pasaporte (42) Tipo de Documento Extranjero (0) Otro tipo de identificacin -Campo obligatorio -Alineado a la izquierda. -Nmero del documento de identificacin de la Persona o Empresa que acta como remitente. -Diligenciar sin guiones, puntos, comas o espacios en blanco. -Letras en mayscula -En caso de ser una Persona Jurdica, incluir dgito de verificacin -Campo obligatorio - Nombre de la Persona natural o jurdica que es propietaria de la carga - Alineado a la izquierda. -Campo obligatorio (11) Registro Civil de Nacimiento (12) Tarjeta de identidad (13) Cedula de Ciudadana (21) Tarjeta de Extranjera (22) Cedula de Extranjera (31) NIT (41) Pasaporte (42) Tipo de Documento Extranjero (0) Otro tipo de identificacin -Campo opcional -Alineado a la izquierda. -Nmero del documento de identificacin de la Persona o Empresa que acta como destinatario. -Diligenciar sin guiones, puntos, comas Pgina 8 de 7

21

Tipo de identificacin de la persona que acta como remitente

659

660

Numrico

22

Nmero de identificacin de la persona que acta como remitente, propietario de la mercanca

661

680

Alfanumrico

23

24

Nombre de la persona natural o jurdica que acta como remitente, propietario de la mercanca Tipo de identificacin de la persona que acta como destinatario

681

780

Alfanumrico

781

782

Numrico

25

Nmero de identificacin de la persona que acta como destinatario

783

802

Alfanumrico

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26

Nombre de la persona natural o jurdica que acta como destinatario Valor total del viaje (flete contrato de transporte)

803

902

Alfanumrico

27

903

922

Numrico

28

Valor del viaje pagado en efectivo

923

942

Numrico

29

Observaciones

943

1042

Alfanumrico

o espacios en blanco. -En caso de ser una Persona Jurdica, incluir dgito de verificacin - Campo opcional - Nombre de la Persona natural o jurdica que acta como destinatario - Alineado a la izquierda. -Letras en mayscula - Campo opcional -Monto cancelado por el valor total del viaje, sin incluir decimales, ni separadores de miles. - Valor en Pesos Colombianos -Si la transaccin fue en otra moneda se debe convertir el valor en pesos, de acuerdo con la certificacin de la TRM (del da que se genero el contrato) que expida la superintendencia financiera de Colombia -Campo Obligatorio. -Valor del viaje pagado en efectivo, sin incluir decimales, ni separadores de miles. -Valores positivos. -Valor en pesos. -Si la transaccin fue en otra moneda se debe convertir el valor en pesos, de acuerdo con la certificacin de la TRM (del da que se genero el contrato) que expida la superintendencia financiera de Colombia. -Alineado a la derecha -Campo obligatorio -Informacin adicional de la operacin. -Campo opcional -Alineado a la izquierda.

Registros tipo 3 (uno por cada archivo al final del mismo) No. 1 2 Nombre del campo Consecutivo Cdigo de la Entidad Pos inicial 1 11 Pos final 10 19 Formato Numrico Alfanumrico Contenido -Siempre el valor cero 0 -Alineado a la derecha -Formato SSTTTCCCC donde S identifica al sector (15). La T el tipo de entidad (001) y la C el cdigo de la Pgina 9 de 7 Unidad de Informacin y Anlisis Financiero Cra 7 No. 31 10 piso 6 * PBX: + 57 (1) 288 52 22 * F: + 57 (1) 2882433 www.uiaf.gov.co * soporte@uiaf.gov.co * Bogot Colombia

Nmero total transacciones reportadas Fin de registro

de 20

29

Numrico

30

1042

Alfanumrico

entidad, asignados por la UIAF -Alineado a la izquierda -Campo obligatorio -Total de registros Tipo 2 reportados en el archivo. -Alineado a la derecha. -Campo obligatorio -Llenado con una X hasta completar las 1042 posiciones. -Campo obligatorio

5. Caractersticas adicionales de la informacin Para que exista un adecuado anlisis de la informacin, es de suma importancia para la UIAF no slo el reporte oportuno de sta sino tambin la veracidad y calidad de la misma. Para ayudar al correcto diligenciamiento de la informacin solicitada, en la pgina Web de la UIAF (www.uiaf.gov.co) podr descargar: Codificacin DANE para departamentos y municipios. Utilidad en Excel que sirve para la generacin del archivo plano requerido. Manual de usuario para el correcto uso del sistema de reporte en lnea

Pgina 10 de 7 Unidad de Informacin y Anlisis Financiero Cra 7 No. 31 10 piso 6 * PBX: + 57 (1) 288 52 22 * F: + 57 (1) 2882433 www.uiaf.gov.co * soporte@uiaf.gov.co * Bogot Colombia