Guia de Auditorias

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GUA METODOLOGICA PROCESO DE AUDITORA VIGENCIA 2012 Auditora censal de matrcula, planta docente y DUE OFICINA ASESORA DE PLANEACIN Y FINANZAS
Calle 43 No. 57-14 Centro Administrativo Nacional, CAN, Bogot, D.C. PBX: (057) (1) 222 2800 - Fax 222 4953 www.mineducacion.gov.co - atencionalciudadano@mineducacion.gov.co
Presentacin Contexto normativo Relacin institucional Los actores Proceso de sensibilizacin Protocolo de visita en campo Productos Lineamientos tcnicos Objetivos auditora Equipo de trabajo sugerido Mecanismos de seleccin y capacitacin del personal auditor Capacitacin Metodologa de la capacitacin Definiciones bsicas Gestin documental de las evidencias fotos, escaneo de documentos Operativo de campo Prueba piloto Lineamientos metodolgicos para el proceso de auditora DUE
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Validacin y levantamiento de variables bsicas del directorio nico de establecimientos DUE Georreferenciacin Encuesta Zonas de difcil acceso
MATRCULA OFICIAL Y CONTRATADA
Validacin y levantamiento de variables bsicas de matricula oficial y contratada

CONSOLIDACIN DE RESULTADOS PLANTA DOCENTE (DOCENTES, DIRECTIVOS DOCENTES Y ADMINISTRATIVOS) Validacin y levantamiento de variables bsicas de informacin de planta docente (directivos docentes, docentes y administrativos) Etapas del proceso auditor Organizacin y anlisis de informacin previa Ejecucin del operativo de campo Consolidacin y generacin de productos Planes de contingencia Socializacin de resultados con las entidades territoriales
PRESENTACIN En cumplimiento de la Ley 715 de 2001, el Ministerio de Educacin Nacional MEN implement el sistema de informacin del sector, reglamentado mediante Decreto 1526 de 2002, y posteriormente con la Resolucin 166 de 2003, donde se establece que el MEN contratar auditorias para verificar la calidad de la informacin de matrcula reportada por las entidades territoriales mediante visitas a las secretaras de educacin y a las instituciones educativas de las entidades. Para la vigencia 2012, el MEN teniendo en cuenta la experiencia y resultados alcanzados en las vigencias pasadas, requiere adelantar un proceso de auditora que permita optimizar la cantidad, calidad y anlisis de la informacin reportada por las entidades territoriales. Hasta el 2008, el ejercicio de auditora se realizaba solamente con un grupo de estudiantes seleccionados mediante muestra focalizada y el objetivo principal del proceso de auditora se centraba exclusivamente en la verificacin presencial y/o documental de la existencia de los estudiantes reportados por las entidades territoriales a travs del Sistema de Informacin de Matrcula. Por lo tanto, los resultados que arrojaba este proceso permitan solamente tener una idea del volumen de hallazgos (nios inexistentes con respecto a lo reportado) encontrados en la muestra verificada en campo, que deban ser descontados tanto para efectos estadsticos como para la asignacin de los recursos del Sistema General de Participaciones. Teniendo en cuenta lo anterior, en aras de fortalecer el proceso y garantizar los resultados esperados para el MEN, a partir del ao 2009 se solicit ajustar la metodologa de auditora, pasando de una verificacin mediante muestras focalizadas a una auditora de tipo censal donde se garantice la verificacin y levantamiento de la informacin del ciento por ciento de los estudiantes atendidos en cada entidad territorial objeto de auditora. La metodologa censal que se propuso para el proceso de auditora 2009, 2010 y 2011 que se expande a las 94 entes territoriales para el ao 2012, implica la ejecucin de actividades adicionales por parte de las firmas auditoras y tiene como objetivo, adems de garantizar una asignacin eficiente de los recursos del SGP, fortalecer los procesos de recoleccin de informacin. Esta metodologa propone adems de la simple verificacin de la existencia o no de los estudiantes, de la planta docente (docentes, directivos y administrativos) y el directorio nico de establecimientos educativos DUE la verificacin, depuracin, correccin y/o levantamiento de un conjunto de variables bsicas en el sistema educativo para cada una de las 94 entidades. As como tambin el registro de los alumnos, docentes y sedes educativas nuevas encontradas en campo y que no se encuentran reportados en los sistemas de informacin que administra el MEN. De acuerdo con lo anterior, las firmas externas de auditora contratadas por el MEN deben propender por desarrollar un proceso confiable, oportuno y veraz, acerca del nmero de estudiantes matriculados y planta docente ubicados en establecimientos educativos financiados con recursos del Estado, para permitir una adecuada toma de decisiones y una correcta distribucin de los recursos del sector.
A partir de los resultados del proceso auditor, el MEN realiza los ajustes estadsticos pertinentes y ajusta la asignacin de recursos del Sistema General de Participaciones a los Entes Territoriales que presentaron hallazgos, situacin que se refleja en el documento CONPES elaborado en la siguiente vigencia. Dadas las implicaciones de tipo legal y fiscal que tiene el alcance de las auditorias, el MEN, contrata una firma interventora, cuyo objeto es verificar que los procedimientos de la auditora se hayan realizado con total transparencia y en los tiempos indicados, a la vez que certifica la realidad encontrada en el anlisis y verificacin de informacin. Con el objetivo de clarificar y especificar el proceso que debe adelantar la firma auditora en cada de las entidades territoriales seleccionadas, el MEN dise un protocolo de levantamiento, verificacin y anlisis de la informacin encontrada. El presente protocolo tiene por objeto explicitar la metodologa propuesta por el MEN, y dems aspectos institucionales, normativos, tcnicos y contractuales en los cuales se inscribe el trabajo de la firma auditora. Se espera que este se convierta en el insumo principal para la definicin y diseo de todas y cada una de las actividades desarrolladas por la firma auditora.
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1. CONTEXTO NORMATIVO Las Auditoras, enmarcadas dentro del control fiscal micro, se traducen en la vigilancia sistemtica y permanente sobre las diversas entidades del Estado y aquellos particulares que manejan recursos pblicos, cuyo objetivo ltimo es disponer de informacin actualizada para permitir una adecuada toma de decisiones y una correcta distribucin de los recursos del sector. En el caso de la auditora al reporte de matrcula, planta docente (administrativos, directivos docentes y docentes) y Directorio nico de Establecimientos Educativos DUE, sta se propone como un mecanismo que permite al Ministerio y a las entidades territoriales verificar, depurar, corregir y actualizar la informacin que se reporta en el Sistema de Informacin de Matrcula de Educacin Bsica y Media. El resultado de este proceso permite garantizar la eficiencia en la asignacin de los recursos transferidos por concepto del Sistema General de Participaciones SGP . La auditora a la matrcula, planta docente y establecimientos educativos reportados por las secretarias de educacin se enmarca en la siguiente legislacin: Ley 715 de 2001. Por la cual se dictan normas orgnicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artculos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitucin Poltica y se dictan otras disposiciones para organizar la prestacin de los servicios de educacin y salud, entre otros Artculo 19. Informacin obligatoria. En la oportunidad que seale el reglamento en cada ao, los departamentos, distritos y Municipios suministrarn al Ministerio de Educacin la informacin del respectivo ao relativa a los factores indispensables para el clculo de los costos y de los incentivos del ao siguiente. En caso de requerirse informacin financiera, sta deber ser refrendada por el Contador General o por el contador departamental previa delegacin. Los funcionarios de los departamentos, distritos y municipios que no proporcionen la informacin en los plazos establecidos por el Ministerio de Educacin incurrirn en falta disciplinaria y sern objeto de las sanciones correspondientes, establecidas en el Rgimen Disciplinario nico. En caso que la entidad territorial no proporcione la informacin, para el clculo de la distribucin de los recursos se tomar la informacin estimada por el Ministerio de Educacin y la respectiva entidad no participar en la distribucin de recursos por poblacin por atender en condiciones de eficiencia y por equidad. Decreto 1526 de 2002. Por el cual se reglamenta la administracin del sistema de informacin del sector educativo Artculo 4. Calidad de la informacin. Para efectos de garantizar la calidad de la informacin, la Nacin realizar peridicamente la validacin y verificacin de la informacin reportada por los departamentos, distritos y municipios certificados.
Igualmente, ser responsabilidad de cada entidad territorial, una vez al ao, efectuar las auditoras que considere necesarias a la misma y la informacin de la poblacin matriculada y del personal docente y administrativo y contrastarla con la informacin de la Registradura Nacional del Estado Civil. Pargrafo. Se considera informacin de mala calidad o inexacta, aquella que, se aparta en ms o menos un 5% de la informacin que representa en forma exacta la realidad cuando esta es de naturaleza cuantitativa; cuando ha sido elaborada sin tener en cuenta y verificar los hechos a los que ella se refiere, ya sea que coincida o no con la realidad a describir y ha sido elaborada con el propsito de obtener efectos distintos a los que se buscan con las leyes y reglamentos que se refieren a ella, tal como puede deducirse de las normas que regulan la materia. Artculo 5. Reporte de la informacin. Los departamentos, distritos y los municipios certificados deben reportar la informacin de manera sistemtica al Ministerio de Educacin Nacional, en los formatos y estructuras que para tal fin se expidan. Los municipios no certificados reportarn la informacin bsica a los departamentos. Las informaciones financieras debern ser refrendadas por el contador departamental, distrital o municipal. La veracidad de los datos que se suministren ser responsabilidad del funcionario competente, as mismo, constituye responsabilidad el no proporcionar informacin o proporcionarla de manera inexacta. Resolucin 166 de 2003. Por medio de la cual se establecen las condiciones del reporte de informacin para la implementacin de la primera etapa del Sistema de Informacin del Sector Educativo Artculo 3. Calidad de la Informacin. Para efectos de garantizar la calidad de la informacin se implementarn los siguientes mecanismos: b) La Oficina Asesora de Planeacin y Finanzas contratar auditorias para verificar la calidad de la informacin reportada por las entidades territoriales mediante visitas a las secretaras de educacin y a las instituciones educativas de las entidades territoriales. Las secretaras de Educacin tendrn la obligacin de facilitar el trabajo de las auditorias contratadas por el Ministerio, as como de suministrar a sus representantes la informacin necesaria para el cumplimiento de sus funciones. c) De acuerdo con lo establecido en el Captulo IV, Artculo 16, numeral 16.1.2 de la Ley 715 de 2001, cuando la Nacin constate que debido a deficiencias de la informacin, una entidad territorial recibi ms recursos de los que le correspondera de conformidad con la poblacin atendida y la asignacin por alumno que defina el Ministerio de Educacin, su participacin deber reducirse hasta el monto que efectivamente le corresponda. Cuando esta circunstancia se presente, los recursos girados en exceso se deducirn de la asignacin del ao siguiente.
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2. RELACIN INSTITUCIONAL
2.1. LOS ACTORES MEN - Oficina Asesora de Planeacin y Finanzas OAPF: Para efectos contractuales la OAPF ser la unidad que realice procesos de coordinacin, seguimiento y supervisin a la ejecucin de las auditorias a travs de una firma interventora. Para facilitar este proceso el MEN oficiar a las Secretaras de Educacin informando el calendario en que se llevar a cabo la auditora, y solicitando que los documentos requeridos del estudiante y de la institucin para este proceso se encuentren disponibles.
2.2 PROCESO DE SENSIBILIZACIN Se busca a travs de la sensibilizacin informar, motivar y orientar a todos los actores estratgicos del sector educativo (rectores, docentes, secretarias de educacin y ciudadanos en general), con el fin de generar conciencia y apropiacin con el proceso de auditoras de matrcula, planta docente y directorio nico de establecimientos educativos DUE. As mismo, se pretende lograr que la poblacin reconozca su rol en este proceso y lo identifique como una necesidad para el sector. Estrategia de comunicacin planeacin comunicaciones Oficios dirigidos a rectores, secretarios de educacin Capacitacin a rectores secretarios de educacin y actores sector educativo. Concertacin de visitas para garantizar colaboracin de secretarios de educacin y rectores( no se aceptaran delegados).
PROTOCOLO DE VISITA EN CAMPO Visita a Secretara de Educacin: Esta visita la debe realizar: Gerente de proyecto, Analista de proceso en campo, Coordinadores de campo. La visita debe ser concertada ante el Secretario de Educacin, indicando claramente en qu consiste el proceso Auditor en vigencia 2012, se dejar constancia con una comunicacin que permita al secretario convocar a todos los rectores para que participen activamente con responsabilidad y seriedad que merece el proceso. Igualmente debe quedar constancia de cules son los documentos que la Secretaria de Educacin debe tener disponible para verificacin documental. (Historia laboral de docentes, directivos docentes, administrativos y copia de convenios y contratos sobre la prestacin del servicio educativo, acto administrativo que permita identificar las variables mnimas inherentes a la condicin del establecimiento educativo). Visita a Establecimiento Educativo: Debe ser realizada por el auditor de campo y debe tener como mnimo los siguientes criterios:
Puntualidad (respetar la hora pactada, esto facilitara el tiempo de rectores, docentes y estudiantes). Presentacin personal ( No pircing, chores, sandalias, para el caso de los caballeros no llevar el cabello largo, aretes etc.) Identificacin visible (chaleco, carn). Abordar al Rector o la persona delegada para atender la visita. Presentarse y explicar cul es el objetivo de la visita y cules son los documentos que requieren. Levantar acta de visita (esta acta debe reunir los protocolos del levantamiento de informacin de tres componentes:
Registro fotogrfico de estudiantes, docentes, directivos docentes, administrativos. Verificar variables bsicas, DUE, estudiantes, docentes, directivos docentes y administrativos. Levantamiento de puntos de georeferenciacin. Nota: En caso de presentar inconsistencia en la informacin verificada y una vez la firma en campo haya realizado la validacin respectiva se dar el derecho a rplica, donde las directivas tendrn 2 das para allegar los documentos que aclaren las situacin encontrada, o en su defecto confirme el hallazgo, del cual el Rector o quien haga sus veces, tenga pleno conocimiento de la situacin presentada y debe quedar consignado en el acta de visita. 2.3 Estructura de documentos con informes del proceso. Con el fin de estandarizar la entrega de cada uno de los informes que se deben entregar al MEN a continuacin se describe el contenido de cada uno de los informes de acuerdo a las obligaciones contractuales: Captulo 1. De los objetivos de la auditora. Describe los propsitos generales y particulares del proceso de auditora. Componente auditoria de informacin de matrcula oficial y contratada. Captulo 2. Resultados del proceso de auditora de matrcula. Se describirn los resultados del proceso de auditora de las variables bsicas del Anexo 6, referenciadas en los Lineamientos metodolgicos para el proceso de auditora de matrcula; realizando un breve anlisis del tipo de inconsistencia ms representativo, as como un resumen de la situacin y estado de los alumnos, hallazgos encontrados y resultados obtenidos en el proceso auditor. Captulo 3. Necesidades educativas especiales (NEE) evidentes y no evidentes. Se describe la actualizacin y estandarizacin de alumnos con Necesidades Educativas Especiales (NEE), capacidades
excepcionales y talentos. El cual presenta un resumen cuantitativo y cualitativo de necesidades educativas evidentes y no evidentes encontradas en el trabajo desarrollado por la firma en la entidad territorial, as como la descripcin de los problemas o dificultades encontradas en desarrollo del proceso auditor. Captulo 4. Metodologas del aprendizaje. Se describe la actualizacin y estandarizacin de Metodologas de aprendizaje, las cuales presentan un resumen cuantitativo y cualitativo de las metodologas reportadas y las existentes encontradas en el trabajo de campo desarrollado por la firma en la entidad territorial. As como la descripcin de los problemas o dificultades encontradas en desarrollo del proceso auditor. Captulo 5. Resultado de alumnos nuevos. Se describe la actualizacin de variables bsicas con los resultados de verificacin de los alumnos NUEVOS encontrados en campo. Incluye un anlisis de informacin general con los resultados obtenidos de las variables para identificar alumnos nuevos y consolidados agregados por edad y grado del Ente territorial, indicando la situacin real y casos puntuales encontrados, en los cuales se localizaron estos casos, as como la descripcin de los problemas o dificultades encontradas en desarrollo del proceso auditor. Captulo 6. Matrcula contratada. Se describe la actualizacin y consolidacin de Matrcula contratada real de la auditora realizada a la matrcula contratada, (Anexo 1). Donde se describen las situaciones relevantes encontradas en campo y que el MEN requiera conocer con detalle para realizar los respectivos correctivos y las conclusiones de este proceso, as como la descripcin de los problemas o dificultades encontradas en desarrollo del proceso auditor. Capitulo 7. Anlisis del nivel de ausentismo y desvinculacin (desercin) de los estudiantes en las sedes educativas visitadas, donde se destaquen las principales razones. Captulo 8. Documento con el diagnostico y resultados del proceso de validacin entre las bases de datos resultantes del proceso de auditorias y el consolidado de matricula entregado por el MEN con corte a 30 de octubre de 2012. Componente auditora a directorio nico de establecimientos educativos DUE. Captulo 9. Resultados del proceso de auditora del Directorio nico de Establecimientos Educativos. Se describirn los resultados del proceso de auditora de las variables bsicas de los Establecimientos y Sedes Educativas; realizando un breve anlisis del tipo de inconsistencia ms representativo, as como un resumen de la situacin y estado de los establecimientos y sedes educativas, involucrando documentacin como afectaciones por ola invernal y otros tipos de incidentes que sean de relevancia para garantizar la prestacin del servicio educativo en los establecimientos educativos. Captulo 10. Informacin georreferenciada de los establecimientos educativos. Se describe la informacin georreferenciada de las Sedes Educativas. Contiene los resultados consolidados por municipio y sector junto con la descripcin de la metodologa desarrollada por la firma auditora y las recomendaciones de la actividad realizada por la firma.
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Componente de auditora a planta docente (docentes, directivos docentes y administrativos). Captulo 11.
Documento ejecutivo a nivel Nacional en el que se describa en forma general el trabajo desarrollado durante el proceso de auditora con el anlisis de los hallazgos del anexo 31 y anexo 3A frente a hojas de vida (docentes y administrativos con resultados por separado), del anexo 31 frente a novedades encontradas en campo, destacando las secretarias con mayor inconsistencias y hallazgos y con conclusiones que describan las razones de las deficiencias encontradas.
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Captulo 12. Conclusiones y recomendaciones para los tres componentes matrcula, planta docente y Directorio nico de Establecimientos Educativos DUE. Contiene los resultados de la experiencia de la firma en el trabajo de campo realizado, incluyendo una matriz de sistematizacin donde se reflejen los principales problema identificados y la contingencia utilizada para solucionarlos. NOTA: TODOS ESTOS DOCUMENTOS DEBEN INCLUIR INFORMACIN ANALIZADA, DETALLADA Y RELEVANTE POR ENTIDAD TERRITORIAL, QUE DE CUENTA DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS DEL PROCESO AUDITOR. Captulo 13. Anexos de resultados. Esta informacin corresponde a los resultados de tipo ejecutivo llevados a cabo en el proceso auditor en la presente vigencia. La firma auditora debe presentar resmenes de la informacin obtenida en campo en formatos diseados para tal fin, los cuales se anexan a este documento. Estos formatos se denominarn anexos de resultados y contienen los datos agrupados por Entidad Territorial, Municipio e Institucin Educativa; as como desagregacin por cada temtica tratada, es decir, contratacin del servicio educativo, georreferenciacin, Necesidades Educativas Especiales, etc. Los anexos son considerados de tipo ejecutivo y dan cuenta de los resultados obtenidos durante el proceso de auditora llevado a cabo en cada entidad territorial, se discriminan por zona urbana y rural en cada vigencia, (de acuerdo con los lmites establecidos por el respectivo Plan de Ordenamiento Territorial). La firma auditora entregar en total 11 anexos de resumen con los resultados definitivos obtenidos durante el proceso de auditora: Anexo 1. En este anexo se debe diligenciar la informacin de cada contrato que la Secretara de Educacin le entregue a la firma auditora con la modalidad de contratacin del servicio educativo. Anexo 2. Archivo que debe documentar el nmero de profesionales de apoyo (NEE) de necesidades educativas especiales por establecimiento educativo, profesin, nmero de estudiantes atendidos, tipo de vinculacin, entre otros.
Anexo 3. Archivo que contiene la informacin georreferenciada de todos los establecimientos y sedes educativas visitadas, con las especificaciones de longitud, latitud y altitud para cada uno de ellos. Anexo 4. Informe que contiene el resumen de resultados por entidad territorial certificada, con la matrcula auditada, hallazgos por tipo (inexistencia y repetidos), con detalle por sector (oficial, contratado oficial y contratado privado) y zona (urbano-rural). Anexo 5. Informe que contiene los resultados por entidad territorial certificada y municipio con la matricula auditada, los hallazgos por tipo (inexistencia y repetidos) y detalle por sector y zona. Anexo 6. Es un archivo desagregado de los resultados por entidad territorial certificada, con la matricula auditada, los hallazgos por tipo (inexistentes y repetidos), con detalle por establecimiento educativo auditado segn sector y zona. El total de la matrcula auditada es el referente para tipificar los porcentajes de hallazgos por entidad territorial y debe coincidir con los totales del anexo 5. As mismo, en este archivo se deben totalizar los municipios no certificados y establecimientos educativos que hayan sido objeto de auditora por entidad territorial. Anexo 7. Archivo que contiene los resultados agrupados de la matrcula auditada1 en cada entidad territorial. La matrcula auditada corresponde a la suma de los estudiantes caracterizados como presentes, ausentes desertores y trasladados (No incluye estudiantes nuevos). En este anexo tambin se incluye la informacin nmero de registros con inconsistencias y los hallazgos por tipo (inexistente y repetido), con detalle municipio sector y zona. Se debe resaltar que el nmero total de los hallazgos por entidad territorial, corresponde a la sumatoria de los inexistentes y repetidos. Anexo 8. Este archivo contiene los resultados de la matrcula auditada detallada por municipio y establecimiento educativo auditado segn sector y zona. Anexo 9. El archivo contiene los resultados por municipio auditado, incluyendo el detalle por grado de la matrcula reportada, alumnos presentes, ausentes, desertores, trasladados, nuevos y hallazgos por tipo (inexistentes y repetidos). Anexo 10. Informe que contiene los resultados de registros repetidos por establecimiento y municipio de la entidad territorial, segn el sector (oficial y contratado) y zona.
La matrcula auditada: corresponde a la totalidad de la matrcula oficial y contratada reportada al Ministerio de Educacin Nacional en el anexo 6A, por los Distritos, Municipios Certificados y no Certificados en una vigencia determinada.
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El anexo contiene la matrcula total por establecimiento educativo, el nmero de repetidos encontrados producto del anlisis de base de datos entregada a la firma auditora y los hallazgos verificados en campo.
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Anexo 11. Contiene la informacin de alumnos nuevos encontrados en campo y no reportados al Ministerio de Educacin Nacional. Se presenta la informacin agregada de la entidad territorial segn sector (oficial y contratado) y zona. Anexo 12. Contiene la informacin a nivel de establecimiento y sede educativa con el resumen de los resultados del proceso de auditoria realizado al Directorio nico de Establecimientos Educativos DUE. Aspectos a resaltar para la entrega de anexos de resultados
No realizar modificaciones a los formatos (frmulas, pies de pgina, nombres de columnas, entre otros). Modificar el nombre de la entidad territorial, municipios, instituciones educativas, en los casos que se requiera. Tener presente desde el inicio del proceso la diferenciacin entre la matricula oficial, contratada oficial y contratada privada, para clasificarla de la misma forma en los respectivos anexos. Todos los anexos deben contener: Nombre completo del profesional que diligenci el anexo por parte de la firma auditora, sello o logo de la firma auditora con el visto bueno de la firma interventora. As mismo, se debe especificar el nombre completo de la persona que realiz la interventora y el sello o logo de la firma interventora.
INFORME
TIPO
CONTENIDO
ENTREGA
DE AVANCE
Preliminar
1. Resultados obtenidos de la prueba piloto realizada en un municipio del grupo adjudicado, que permita evidenciar alternativas de mejora en el proceso a realizar. Dicha prueba debe contener: a.) Nmero de estudiantes auditados, con la desagregacin de establecimientos. b.) Sedes.
Tercera semana del mes de julio de 2012
Jornadas. Grados. Personal docente. Personal directivo docente. g.) Personal administrativo. h.) DUE. 2. Resultados del anlisis realizado a la informacin entregada referente a: a.) Matrcula (Anexo 6 A). b.) Plantas Docentes (anexo 3 A y 31). c.) DUE. 3. Detalle del proceso de auditora que incluya logstica y organizacin del operativo de campo. Adicionalmente debe presentar plan y cronograma de trabajo ajustado a los tiempos definidos por el Ministerio de Educacin Nacional en la gua metodolgica con el aval de la interventora del contrato. 1. Resultados preliminares del operativo de campo, debidamente avalado por la firma interventora del contrato. Este documento debe presentar el detalle por entidad territorial, municipios, y establecimientos visitados, con una descripcin y avance de la evolucin de
c.) d.) e.) f.)
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Intermedio
tercera semana del mes de septiembre de 2012
las dems variables solicitadas en la gua metodolgica. Los resultados deben suministrarse en los formatos establecidos para el informe final.
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FINAL
Producto final
1. Detalle por entidad territorial auditada dentro del cual se establezcan las inconsistencias y hallazgos de la informacin verificada en campo, por establecimiento educativo, sede, sector y zona, junto con los respectivos soportes, de conformidad con las especificaciones tcnicas requeridas en la gua metodolgica. 2. Bases de datos relacionales con la informacin resultante del proceso auditor, de conformidad con las especificaciones tcnicas requeridas en la gua metodolgica. A dems debe haber legalizado con el acompaamiento de la Interventora, la entrega de las actas y soportes del proceso auditor en campo a Gestin Documental, con el nivel requerido en la norma de Archivo General de la Nacin, en medio fsico y digital (escaneado-PDF),
Al finalizar el mes de Octubre de 2012
levantando un acta de recibido a satisfaccin por parte de la Coordinacin en Gestin Documental y la Unidad de Atencin al Ciudadano y dejando una copia digital para consulta en la Oficina Asesora de Planeacin y Finanzas del Ministerio de Educacin Nacional. 3. La descripcin detallada del informe se encuentra en la gua metodolgica. Nota: El Ministerio de Educacin Nacional a medida que avance la ejecucin del contrato, podr solicitar informacin adicional para conformar el informe final.
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3. LINEAMIENTOS TNICOS 3.1. OBJETIVOS AUDITORA MATRCULA, PLANTA DOCENTE Y DUE VIGENCIA 2012 Realizar el anlisis detallado del ciento por ciento (100%) de la informacin suministrada por el MEN. Verificar en campo la informacin de matrcula oficial, directa y contratada, planta docente y DUE en los establecimientos educativos y dems informacin que genere dudas sobre su validez y/o consistencia. Analizar y consolidar la informacin obtenida en el operativo de campo.
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3.2. EQUIPO DE TRABAJO SUGERIDO Con el objetivo de contar con personal idneo de la ms alta calidad para la ejecucin de la auditora de matrcula vigencia 2012 la OAPF sugiere la siguiente estructura organizacional del equipo de trabajo:
gerente del proyecto

Gestin logstica
Analista de proceso en campo Coordinador operativo de campo
Analista de informacin
Gestin Administrativa
Auditores
Ingenieros de Sistemas
Digitadores
A continuacin se describen las principales funciones del equipo de trabajo:

PARTICIPANTE EQUIPO DE TRABAJO Coordinador experto en levantamiento de informacin y trabajo de campo anlisis de la informacin -
FUNCIONES ASIGNADAS Direccin del proceso auditor e interlocucin con la firma interventora y con el MEN Realizar la planeacin, el seguimiento, supervisin y control al proceso de auditora, vigilando el cumplimiento de las obligaciones contractuales Asignar funciones a los coordinadores. Realizar junto con los coordinadores del proceso auditor la planeacin del mismo, implementacin de metodologas y entrega de resultados. Coordinar la atencin a los requerimientos de los coordinadores de los proyectos. Realizar seguimiento a las actividades requeridas para la ejecucin del contrato, de acuerdo con las normas y procedimientos vigentes. Hacer seguimiento a la ejecucin tcnica de la auditora. Revisar los informes sobre la ejecucin y la gestin de la auditora asegurando el cumplimiento contractual. Presentar documentos de la evaluacin de ejecucin. Presentar informes y dems solicitudes realizadas por el MEN. Coordinar el cierre y liquidacin de la auditora y los contratos que se deriven. Implementar la metodologa propuesta por el MEN para el levantamiento de la informacin y desarrollo de trabajo de campo. Realizar la supervisin y control del proceso de auditora, vigilando el cumplimiento de las actividades en campo Coordinar cada uno de los procesos de verificacin en campo Programar las visitas conjuntas con los auditores de campo Realizar la verificacin de cada uno de los documentos que recibir cada uno de los auditores para realizar la verificacin en campo. Realizar el proceso de capacitacin a los supervisores territoriales y a los auditores. Participar en los comits tcnicos, operativos y/o de seguimiento de la auditora. Realizar los cronogramas del proyecto Responder por el seguimiento de la informacin solicitada por el MEN. Hacer seguimiento y presentar documentos que evidencien la ejecucin tcnica del proceso de auditora. Redactar y elaborar la correspondencia requerida, relacionada con el desarrollo de la auditora Coordinar el cierre y liquidacin de la auditora. Elaborar los informes sobre la ejecucin contractual y la gestin de cada proyecto, asegurando el cumplimiento contractual segn formatos propuestos por el MEN. Implementar la metodologa propuesta por el MEN para el anlisis de la informacin. Realizar la supervisin y control del proceso de auditora, vigilando el cumplimiento de la metodologa para el anlisis de la informacin. Verificar la existencia de la totalidad de los procedimientos requeridos para la ejecucin de la auditora. Efectuar el anlisis de los riesgos asociados al proceso de auditora identificando las soluciones durante la etapa de planeacin y ejecucin. Realizar los cronogramas del proyecto Responder por el seguimiento de la informacin solicitada por el MEN. Participar en los comits tcnicos, operativos y/o de seguimiento de la auditora. Hacer seguimiento y presentar documentos que evidencien la ejecucin tcnica del proceso de auditora.
PBX: (057) (1) 222 2800 - Fax 222 4953
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Gerente del proyecto
Calle 43 No. 57-14 Centro Administrativo Nacional, CAN, Bogot, D.C. www.mineducacion.gov.co - atencionalciudadano@mineducacion.gov.co
Auditores -
Apoyo a la gestin logstica Apoyo a la gestin administrativa -
Redactar y elaborar la correspondencia requerida, relacionada con el desarrollo de la auditora Coordinar el cierre y liquidacin de la auditora. Elaborar los informes sobre la ejecucin contractual y la gestin de cada proyecto, asegurando el cumplimiento contractual segn formatos propuestos por el MEN. Ser el responsable del Establecimiento Educativo asignado para el control de personal, logsticas de la auditoria y contacto con las secretarias de educacin y entes territoriales. Revisar e implementar en campo los formatos propuestos por el MEN para el levantamiento de la informacin. Informar al supervisor territorial los problemas presentados en las instituciones educativas y secretarias de educacin. Implementar los planes de contingencia proyectados para cada uno de los problemas presentados. Presentar informes diarios al supervisor sobre los avances realizados. Suministrar los informes diarios durante el desarrollo de la auditoria. Estar en contacto permanente con el supervisor territorial. Llevar el control diario de los establecimientos educativos auditados diariamente. Estar atento a cualquier solicitud del supervisor territorial. Informar al supervisor de cualquier retraso que se ocasione durante el desarrollo de la auditoria. Realizar los respectivos controles de calidad a la informacin recolectada en campo. Participar en los comits tcnicos, operativos y/o de seguimiento de la auditora. Gestionar e implementar las actividades de los supervisores territoriales y auditores frente a los entes territoriales, secretarias de educacin e instituciones educativas. Gestionar los recursos fsicos y de personal para la ejecucin del proceso de auditora. Apoyar el trabajo de los coordinadores en levantamiento de informacin y anlisis de la informacin Apoyar la realizacin de informes de coordinacin para la direccin del proyecto y para el MEN. Participar en los comits tcnicos, operativos y/o de seguimiento de la auditora. Gestionar e implementar las actividades administrativas de los coordinadores, supervisores territoriales y auditores frente a los entes territoriales, secretarias de educacin, instituciones educativas y el MEN. Realizar los procesos administrativos necesarios para la desarrollo de la auditora. Apoyar la realizacin de informes de coordinacin para la direccin del proyecto y para el MEN. Participar en los comits tcnicos, operativos y/o de seguimiento de la auditora.
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3.3. MECANISMOS DE SELECCIN Y CAPACITACIN DEL PERSONAL AUDITOR Se realizar una convocatoria abierta a profesionales para que ocupen el cargo auditor, se les dar prioridad a los profesionales, luego a los no profesionales de nivel tecnolgico pero con experiencia en auditorias o trabajo social en campo y por ltimo por evaluacin tcnica realizada por el supervisor en cada uno de los departamentos. 3.4. CAPACITACIN
Dentro del plan de trabajo se ha diseado una capacitacin al grupo Directivo, Coordinador, Analistas y auditores de campo, el cual se desarrollar en tres pilares fundamentales, Objetivos y Marco Metodolgico, Normatividad, principios, protocolo de auditora, desde el nivel primario hasta el personal contratado en campo para cumplir con el objeto contractual del proyecto. 3.5. METODOLOGA DE LA CAPACITACIN A los miembros del equipo se les capacitar mediante charla informativa el objeto de la auditora, a los conceptos y trminos propios de la labor a desarrollar y el plan de contingencia diseado. La estrategia de capacitacin a emplear tendr en cuenta los siguientes aspectos: La capacitacin se realizar mediante talleres, en los cuales se realizarn ejercicios prcticos del procedimiento de visita, diligenciamiento de formatos, con intervencin activa de los participantes por medio de ciclos de preguntas y respuestas orales, ejercicios de prueba, entrevistas y trabajo de campo simulado. Para este efecto se tendrn materiales estandarizados, contando con un esquema sobre "Gua de visita Auditor", se harn entregas de copias de los instrumentos de auditora y se realizarn presentaciones utilizando para ello medios magnticos. La metodologa aplicada en la capacitacin se realiza siguiendo los parmetros establecidos por el MEN para la verificacin en campo y de acuerdo a los sistemas de control establecidos para el proceso de validacin de consolidacin de los resultados informacin: a) Presentacin de la firma b) Marco jurdico que soporta el proyecto: Ley 715 de 2.001, Decreto 1526 de 2.002, Resolucin 166 de 2.003. c) Presentacin del Proyecto. d) Definiciones Bsicas (Documento de protocolo). e) Metodologa utilizada para la ejecucin del proyecto, teniendo como base los lineamientos metodolgicos del proceso de auditora con las especificaciones de los requerimientos de validacin, recoleccin y anlisis de informacin para cada nio, docente o sede educativa verificada o nuevos encontrados en campo, su grupo, docente que lo atiende, profesional de apoyo en Necesidades Educativas Especiales, capacidades excepcionales, metodologa, establecimiento educativo f) Funciones del auditor. Instrumentos de la verificacin en campo Etapas del proceso Objetivos especficos Documentos a solicitar en cada visita. Diligenciamiento de formatos de auditoria Laboratorio de Operativo en Campo.
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Metodologa para el trabajo Cronograma de trabajo

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Se conformarn los equipos de alto desempeo para desarrollar y ejecutar el plan de trabajo a) b) c) d) El Taller ser dinmico con participacin activa de cada uno de los integrantes del equipo de trabajo Se entregar el cronograma, metodologas y toda la logstica correspondiente al proceso de auditora Se desarrollar una prueba piloto Se entregar toda la informacin para el desarrollo de cada una de las auditorias en los establecimientos educativos. 3.6. DEFINICIONES BSICAS Institucin Educativa: De acuerdo con el Artculo 9 de la Ley 715 de 2001: es un conjunto de personas y bienes promovidos por las autoridades pblicas o por particulares, cuya finalidad ser prestar un ao de educacin preescolar y nueve grados de educacin bsica como mnimo, y la media. Auditora-MEN: Auditora es el proceso de examinar la gestin de una entidad a fin de comprobar si se ajusta a lo establecido por ley o costumbre (RAE). Para nuestro caso es el proceso de comparar la informacin consignada por la institucin educativa en las bases de datos del Ministerio de Educacin contra la que realmente existe en la Institucin Educativa. Consiste en encontrar evidencia en el registro documental (Listado de notas o asistencia, Observador del alumno, Planillas de calificacin y Folios de matrcula, actos administrativos e historial laboral) de la existencia de cada alumno, docente o Sede educativa reportada en base de datos, mediante la comparacin de los datos de identificacin de la base y la de los documentos. Alumno verificado: Se refiere al alumno que es constatado en campo a travs del registro documental. Alumno repetido (duplicado): Alumno que en la base de datos reportada por el municipio al Ministerio de Educacin, se encuentra ms de una vez. Alumno Desertor: Se refiere al alumno que realiz un proceso formal de matrcula, comprobado mediante el folio de matrcula, y que dej de asistir de manera definitiva al establecimiento educativo. Alumno trasladado: Se refiere al alumno que realiz un proceso formal de matrcula, comprobado mediante el folio de matrcula, y que se traslad a otro establecimiento educativo. Planillas de calificacin: Debe tener como mnimo: Nombre de la Institucin, grado, periodo, rea o asignatura y firma del docente. Planillas o formatos donde los docentes de cada rea registran las notas de cada estudiante durante cada periodo acadmico.
Hoja de vida del estudiante (Historia escolar, carpeta del alumno): Debe reposar en la secretara (acadmica) de la institucin educativa y contiene registro civil de nacimiento, certificados de estudio no cursados en la institucin, fotocopia del documento de identificacin, entre otros. Registro de notas (Libro de calificaciones): Libro debidamente empastado y foliado, con la respectiva apertura y cierre en la que se consigan el nmero de folios utilizados y vacos, que contiene las evaluaciones o calificaciones (valoracin definitiva y/o por perodo acadmico) consolidadas por grado nio a nio. Libro de matrcula: Libro que contiene los folios secuenciales nio a nio con la informacin del proceso formal de matrcula del alumno, entre otros contiene informacin bsica como, Apellidos, Nombres, Documento de identificacin, grado en que se matricula el estudiante, edad, Datos de los padres o acudientes, Direccin, Telfono y firma de los padres, alumno y rector, e incluso foto del alumno. Control de asistencia en coordinacin: Instrumento o documentos de seguimiento al ausentismo, permisos, incapacidades y retiros de los escolares registrados por los coordinadores, especialmente los de convivencia. Observador del alumno: Se utiliza para hacer un seguimiento Acadmico y Disciplinario permanente del comportamiento acadmico y disciplinario del estudiante, y el acompaamiento de los padres de familia. Hallazgo: Surge cuando luego del proceso de auditora se detecta alguna inconsistencia en la informacin verificada, es decir se encuentra que el estudiante reportado en la base de datos no pudo ser justificado o encontrado en el registro documental que posee el colegio. Evidencia documental: Es el documento soporte para justificar el hallazgo encontrado, en otras palabras, es la fotocopia del documento en el cual debera estar registrado el estudiante que est en base de datos. Hoja de vida del docente: Contiene la informacin de cada docente con comunicacin de la Secretara de Educacin asignando el docente a la institucin, entre otros contiene la fotocopia de la Cdula de ciudadana. Resolucin Rectoral de distribucin de asignacin acadmica: Contiene la informacin las reas y grados en los cuales el docente debe desempearse, durante el ao. Certificacin de servicios prestados: Comunicacin con la informacin de los docentes que laboraron durante el mes en la institucin educativa. Actas de reuniones de docentes: Actas de reuniones realizadas durante las semanas de desarrollo institucional, en las cuales se relacionan los docentes asistentes.
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GESTIN DOCUMENTAL DE LAS EVIDENCIAS FOTOS, ESCANEO DE DOCUMENTOS
El Ministerio de Educacin Nacional, con el objetivo de contar con evidencias documentales del proceso auditor, requiere implementar un sistema documental que permita incluir registro fotogrfico y los documentos especificados en las Variables a verificar por unidad de anlisis y Fuente de Informacin FI, El cual deber incluirse como un campo adicional en la base de datos a entregar. Cada firma auditora deber contar con Tecnologas de Informacin que le permitan garantizar este soporte documental a nivel de bases de datos al Ministerio de Educacin Nacional.
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LINEAMIENTOS METODOLGICOS PARA EL PROCESO DE AUDITORA Prueba piloto La firma Auditora deber seleccionar un Municipio del grupo adjudicado para realizar una prueba piloto que incluya: Acta de visita Instrumentos de verificacin ( listados ) Registro fotogrfico Georreferenciar el establecimiento educativo con sus respectivas sedes. Levantar las variables de DUE (ver captulo sobre variables de verificacin) Para la realizacin de esta prueba la firma auditora debe haber realizado anlisis de bases de datos, de modo que el establecimiento que sea elegido tenga en cuenta las sedes asociadas, zona, jornadas y grados. Una vez terminada la prueba piloto, la firma en campo debe: 1. Validar todas las variables 2. Levantar registro fotogrfico 3. Verificar documento de identificacin, tanto de docentes, directivos docentes y administrativos como de los estudiantes objeto de auditora. 4. Establecer, tiempos, movimientos y personal de acuerdo al tamao de la matricula a auditar. 5. Verificar la presencia de docente, directivos docentes, administrativos y de estudiantes asociados al establecimiento. Para la vigencia 2012, la firma seleccionada debe contar con un software que permita realizar las validaciones en lnea con informacin correcta, de modo que al presentarse inconsistencias de reporte la firma este en capacidad de identificarla al momento del cierre de acta de visita junto con el Rector, dando un plazo de dos das al derecho de rplica para allegar documentos que aclaren las inconsistencias o en su defecto confirme el hallazgo, del cual el Rector o quien haga sus veces, tenga pleno conocimiento de la situacin presentada y debe quedar consignado en el acta de visita. Nota: Este procedimiento y la entrega de los resultados deben ser acompaados y validados por la interventora. ACTUALIZACIN DE VARIABLES BSICAS DEL DIRECTORIO NICO DE ESTABLECIMIENTOS DUE Actualizacin del DUE
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Con el fin de actualizar el directorio de establecimientos educativos para las entidades territoriales seleccionadas, se solicita a la firma validar la informacin de las variables bsicas del DUE. En ese sentido, es responsabilidad de la firma auditora, validar en campo, la consistencia de los datos de los establecimientos educativos respecto a la informacin contenida en el DUE actual (provista por la Oficina de Tecnologa del Ministerio de Educacin Nacional) y levantar los datos faltantes. Para lograr la actualizacin del DUE, se seguir el mismo procedimiento utilizado con el anexo 6A, por lo que, se solicita a la firma auditora validar la siguiente informacin: Variables Bsicas del Establecimiento Educativo
Cdigo DANE departamento Cdigo DANE municipio Cdigo DANE Establecimiento Educativo y sus sedes Nombre del Establecimiento Educativo Tipo de establecimiento Direccin Telfono E-mail Nombre rector Tipo identificacin rector Nmero documento rector Calendario Sector Estado Especialidad Carcter Rgimen especial Internado
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Se espera que los auditores en campo validen cada variable con el rector del establecimiento educativo o quien haga sus veces en el momento de la visita, y cuando se encuentren inconsistencias, se realice la actualizacin a que haya lugar. Esta actualizacin no se har directamente en el sistema. La actualizacin en el sistema estar a cargo del MEN La definicin de las variables y sus respectivos dominios, se encuentran definidos en el anexo 1 archivo 1 del SINEB y se presentan en el diccionario de datos que se anexa a este documento. Para consignar la actualizacin de las variables que presentaron inconsistencias, la firma auditora crear una variable nueva para cada variable bsica, asignndole la palabra NUEVO y dejando el mismo nombre
del archivo 1 anexo 1. En ese sentido, la informacin del anexo 1 archivo 1, que entrega el Ministerio de Educacin no ser cambiada por la firma auditora, sino complementada a travs de las variables descritas a continuacin:
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Nuevo cdigo DANE departamento Nuevo cdigo DANE municipio Nuevo cdigo DANE institucin educativa Nuevo nombre institucin educativa Nuevo direccin Nuevo telfono Nuevo e-mail Nuevo nombre rector Nuevo tipo identificacin rector Nuevo nmero documento rector Nuevo calendario Nuevo sector Nuevo novedad Nuevo carcter
4.7.1. Variable de modificacin Al igual que en la actualizacin del 6A, para realizar un seguimiento a las variables que fueron ajustadas se incluir una NUEVA variable de control denominada MODIFIFICACIN, la cual se codificar segn el siguiente cuadro. Variable de Modificacin para Instituciones Educativas
Cdigo DANE del departamento del IE Cdigo DANE del municipio del IE Cdigo DANE de la IE Nombre institucin educativa Direccin Telfono E-mail Nombre del rector Tipo de identificacin rector Nmero de documento rector Calendario Sector
PBX: (057) (1) 222 2800 - Fax 222 4953 www.mineducacion.gov.co - atencionalciudadano@mineducacion.gov.co
A B C D E F G H I J K L
Calle 43 No. 57-14 Centro Administrativo Nacional, CAN, Bogot, D.C.
Novedad Establecimientos nuevos Carcter
M N O
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Por ejemplo, si el DANE de la institucin, calendario y sector estn errados, la firma auditora proceder, primero a incluir en la variable de modificacin las letras CKL, luego ajustar cada una de las nuevas variables con la informacin obtenida en campo, en las columnas nuevas creadas para tal fin. En otro ejemplo, cuando la variable carcter del establecimiento presente cambios respecto a lo reportado en el anexo 1 archivo 1 resultado del proceso de auditora se debern tener en cuenta los siguientes puntos: En la variable de modificacin del anexo 1 archivo 1 se deber digitar la letra O Se deber digitar el nuevo valor de carcter del establecimiento en una nueva variable llamada Nuevo carcter la cual deber tener los siguientes valores:
Valor del dominio 1 2 3 Equivalencia Acadmica Tcnica Tcnica/Acadmica
Debe existir correspondencia directa entre lo reportado en la variable carcter del establecimiento del anexo 1 archivo 1 y la diligenciada en el anexo 6A, en el caso de las instituciones que reportan matrcula. NOTA: El MEN hace entrega de un archivo de informacin de establecimientos educativos que contiene una clasificacin que ha sido recodificado en algunas de sus variables. La informacin de la base DUE_CONSTANTE permite conocer las equivalencias entre los cdigos nuevos y los cdigos originales. La siguiente tabla muestra las equivalencias que la firma auditora debe tener en cuenta para codificar la informacin de establecimientos educativos, utilizando la columna Cdigo original: BASE CONSTANTE EQUIVALENCIA
Cdigo en la base 806 807 809 810 874 875 876 Cdigo original 1 2 1 2 1 2 3 Nombre Oficial No oficial Urbano Rural A B OTRO
Sector Zona
Calendario
Novedad
956 958 955 957
0 1 2 3
Legalizado Cierre definitivo Por aprobar Cierre temporal

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En las variables de modificacin que se actualicen se deben dejar los cdigos originales que se presentan en este documento. 4.7.2. Variable de verificacin para Establecimientos Educativos As mismo, se deber acopiar la informacin de una variable de verificacin, que dar cuenta del estado del establecimiento educativo y de sus sedes de acuerdo a la siguiente clasificacin: Variable de verificacin
Establecimiento o Sede Educativa reportada en el anexo 1 archivo 1 o 3, con licencia. Establecimiento o sede educativa reportada en el anexo 1 archivo 1 o 3, sin licencia. Establecimiento o sede Educativa no reportada en el anexo 1 archivo 1 o 3, con licencia. Establecimiento o sede Educativa no reportada en el anexo 1 archivo 1 o 3, sin licencia. Establecimiento o sede Educativa reportada en el anexo 1 archivo 1 o 3, inexistente 1 2 3 4 5
Para las sedes educativas, el procedimiento a seguir es el mismo utilizado con las instituciones, las variables bsicas a validar son: Variables Bsicas de Sedes educativas
Cdigo DANE del departamento de la sede Cdigo DANE del municipio de la sede DANE institucin educativa DANE sede educativa Nombre sede Direccin Telfono Zona de la sede Jornadas Grados Estado
Carcter Especialidad
Le corresponde a la firma auditora validar la consistencia de los datos de las sedes educativas respecto a la informacin contenida en el DUE actual (provista por la Oficina de Tecnologa del MEN); si se presentan diferencias se proceder a actualizar en la nueva variable. La variable MODIFICACIN de las sedes educativas, se codificaran as: Variable de Modificacin Bsica Sedes Educativas
Cdigo DANE del departamento de la sede Cdigo DANE del municipio de la sede DANE institucin educativa DANE sede educativa Nombre sede Direccin Telfono Zona de la sede Jornadas Grados Estado Carcter A B C D E F G H I J M N
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Toda Institucin Educativa que ofrezca o quiera ofrecer programas de Educacin de Adultos, bien sea a travs de la modalidad denominada 3011 o mediante la implementacin de modelos pertinentes para adultos, deber contar con un acto administrativo (Resolucin) expedida por la SE y el respectivo registro en el DUE, para poder reportar la matricula y certificar a los estudiantes una vez culminen el proceso educativo. Variable de identificacin zonas rojas (ver anexo codificacin zonas ROJAS) La firma auditora deber actualizar una variable donde se logre discriminar establecimientos y sedes que no pudieron ser visitadas por ser zonas catalogadas como rojas (debe existir documento firmado por el personero) Procedimiento para la entrega y cargue de la informacin en el Sistema: El cargue en el DUE de la informacin actualizada lo har el MEN con diferentes metodologas dependiendo del tipo de variable.
1. Variables correspondientes a datos bsicos El MEN suministrar al consultor una aplicacin web en la cual registrar las variables actualizadas y validadas con el rector o quien haga sus veces. El consultor deber levantar un acta que deber ser firmada por el rector o quien haga sus veces en la cual ste ltimo valide la actualizacin de la informacin. Una vez terminado el trabajo en campo, el consultor deber socializar con el Secretario(a), los resultados validados con el rector y si se requiere, hacer las correcciones a que haya lugar en la aplicacin web. El consultor deber solicitar a la Secretara de Educacin una autorizacin para que el MEN realice el cargue masivo de la informacin contenida en la aplicacin web. Dicha autorizacin deber ser entregada al MEN junto con el acta firmada por el rector y la base de datos consolidada. Las actualizaciones de variables que debern ser registradas en la aplicacin son las relacionadas con: A. Establecimiento Educativo Direccin Telfono E-mail Nombre del rector Tipo de identificacin Nmero de documento del rector Nmero de sedes B. Sede Direccin Telfono Jornadas Modelo 2. Variables que requieren acto administrativo y otros soportes El MEN suministrar al consultor una aplicacin web en la cual registrar las variables actualizadas y validadas con el rector o quien haga sus veces. El consultor deber levantar un acta que deber ser firmada por el rector o quien haga sus veces, en la cual ste ltimo valide la actualizacin de la informacin. Una vez terminado el trabajo en campo, el consultor deber socializar con el Secretario(a), los resultados validados con el rector y si se requiere, hacer las actualizaciones a que haya lugar en la aplicacin web.
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El consultor levantar un acta de entrega en la cual especifique qu entreg y en la cual se establezca un plazo de un mes para que la secretara realice los trmites necesarios para la actualizacin de las novedades en el DUE. Esta actualizacin la har el MEN. El consultor deber entregar a la secretara el protocolo para solicitar al MEN la actualizacin de las novedades en el DUE. Protocolo para que la secretara solicite actualizacin de novedades al MEN: Las solicitudes para actualizar el DUE deben ser dirigidas a la Doctora Catalina Barreto, Subdirectora de Fortalecimiento Institucional. El oficio debe estar firmado por el Secretario de Educacin indicando por establecimiento educativo y sede, el ajuste a realizar e indicar el nmero del/los acto(s) administrativo(s) que soporta(n) la solicitud El encargado del DUE en la Secretara de Educacin, previo al envo del oficio, debe cargar en el DUE los actos administrativos por establecimiento educativo que soporten la novedad, los cuales sern revisados por el MEN para garantizar que los cambios solicitados se ajustan a lo contenido en los mismos. La solicitud firmada por el Secretario de Educacin aplica para los siguientes casos: Creacin Establecimientos Educativos y Sedes Cierre Establecimientos Educativos y Sedes Fusiones Establecimientos Educativos y Sedes Cambio de cdigo Establecimientos Educativos y Sedes Cambio de Sector Establecimientos Educativos Cambio de Zona Establecimientos Educativos y Sedes Cambio variable ofrece subsidio del Establecimiento Educativo La solicitud debe contener las siguientes especificaciones: Cdigo del establecimiento educativo Nombre del establecimiento educativo Cdigo de la sede Nombre de la sede Estado actual en el DUE Cambio solicitado en el DUE Para el caso de las fusiones: 1. relacin de las fusiones indicando Establecimiento Origen, Establecimiento Destino y sedes que se fusionan 2. Composicin de las nuevas fusiones y 3. el respectivo acto administrativo que lo soporta Para el caso del cambio de zona: indicar la nueva zona debidamente justificada y soportada con el respectivo acto administrativo y el POT, el cual deber ser enviado en fsico al MEN Para el caso del cambio de sector: justificar y soportar con el respectivo acto administrativo
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Los cambios solicitados debern consignarse en la tabla que se adjunta ( Ver tabla anexa) Las variables cuya validacin y cargue posterior debern estar soportados por un acto administrativo son: A. Establecimiento Educativo Nombre Calendario Sector Prestador del servicio Estado Carcter Tipo de establecimiento Especialidad Licencia (reconocimiento Oficial) Rgimen especial B. Sede Nombre Zona Estado Internado Grados 3.7. ACTUALIZACIN DE VARIABLES BSICAS MATRICULA OFICIAL Y CONTRATADA ANEXO 6A. a) Actualizacin matrcula. Con el propsito de actualizar la base de matrcula del anexo 6A para todos los estudiantes considerados en la auditora, la firma auditoria deber validar la informacin bsica de las variables que sern enunciadas a continuacin. Variables bsicas de validacin por parte de la firma auditora
Cdigo DANE del departamento donde estudia el alumno Cdigo DANE del municipio donde estudia el alumno DANE IE
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DANE sede DANE consecutivo de la sede Tipo de documento Nmero de documento Lugar de expedicin documento (Departamento) Lugar de expedicin documento (Municipio) Apellido 1 Apellido 2 Nombre 1 Nombre 2 Fecha de nacimiento Lugar de nacimiento departamento Lugar de nacimiento municipio Gnero Jornada Metodologa Tipo de discapacidad Capacidades excepcionales Carcter Especialidad Grado Subsidiado Grupo Repitente
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Se espera que los auditores en campo validen con cada estudiante las variables enunciadas, y cuando se encuentren inconsistencias, se realice la actualizacin a que haya lugar. La definicin de las variables y sus respectivos dominios, son los mismos del anexo 6A del SINEB y se presentan en el diccionario de datos que se anexa a este documento. b) Variable de modificacin del anexo 6A Cuando se encuentren inconsistencias en la informacin de las variables bsicas, la firma auditora proceder a actualizar la informacin de las mismas en columnas adicionales en el anexo 6A, creadas para tal fin. Se ha creado una variable inicial de control, a travs de la cual, la firma auditora informar cules variables sern ajustadas para cada estudiante. Esta variable se denominar MODIFICACIN y se le asignar a cada variable bsica una codificacin en letras de acuerdo al siguiente cuadro: Variable de Modificacin
Cdigo DANE del departamento donde estudia el alumno Cdigo DANE del municipio donde estudia el alumno
A B
DANE IE DANE sede Consecutivo de la sede Tipo de documento Nmero de documento Lugar de expedicin documento departamento Lugar de expedicin documento municipio Apellido 1 Apellido 2 Nombre 1 Nombre 2 Fecha de nacimiento Lugar de nacimiento departamento Lugar de nacimiento municipio Gnero Jornada Metodologa Tipo de discapacidad Capacidades excepcionales Carcter Especialidad Grado Subsidiado Grupo Repitente Registros nuevos Registro Con Hallazgo
C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U W X Y Z AA BB CC DD
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Por lo tanto, cuando sea necesario realizar algn ajuste en las variables bsicas de un estudiante, la firma auditora escribir la codificacin respectiva en la variable MODIFICACIN. Por ejemplo, si el auditor encuentra que los nombres y apellidos del estudiante son correctos, pero la jornada, el grupo y la metodologa no corresponden con lo que encuentra en campo, se codificar la informacin en la variable MODIFICACIN as: RAAS. Para consignar la actualizacin de las variables que presentaron inconsistencias, la firma auditora crear una variable nueva para cada variable bsica, asignndole la palabra NUEVO y dejando el mismo nombre del 6A. En ese sentido, la informacin del 6A que entrega el Ministerio de Educacin no ser cambiada por la firma auditora, sino complementada a travs de las variables descritas. Variables nuevas para actualizar la informacin del anexo 6A
Nuevo cdigo DANE del departamento donde estudia el alumno Nuevo cdigo DANE del municipio donde estudia el alumno
Nuevo DANE ie Nuevo DANE sede Nuevo consecutivo de la sede Nuevo tipo de documento Nuevo nmero de documento Nuevo lugar de expedicin documento departamento Nuevo lugar de expedicin documento municipio Nuevo apellido 1 Nuevo apellido 2 Nuevo nombre 1 Nuevo nombre 2 Nuevo fecha de nacimiento Nuevo lugar de nacimiento departamento Nuevo lugar de nacimiento municipio Nuevo gnero Nuevo jornada Nuevo metodologa Nuevo tipo de discapacidad Nuevo capacidades excepcionales Nuevo carcter Nuevo especialidad Nuevo grado Nuevo subsidiado Nuevo grupo Nuevo repitente Forma de Auditora
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c) Variable de verificacin del anexo 6A As mismo, se deber acopiar la informacin de una variable de verificacin, que dar cuenta del estado del estudiante de acuerdo a la siguiente clasificacin: Variable de verificacin
Presente Ausente Desertor Trasladado Nuevo Inexistente No verificado 1 2 3 4 5 6 7
El rango de la variable de verificacin se codificar entre 1 y 7, de acuerdo al cuadro anterior; por ejemplo, cuando el auditor encuentre que el estudiante est presente, ser codificado en la base de datos con el nmero 1, cuando est ausente con el nmero 2 y as sucesivamente. Se entiende como PRESENTE, aquel estudiante que se encuentra en el aula de clase en el momento que el auditor realiza la visita de campo y del cual es posible realizar la validacin de las variables del 6A de manera directa. Se entiende como AUSENTE aquel estudiante que por motivos de salud u otros no se encuentra en el establecimiento educativo, pero se encuentran soportes documentales (folio de matrcula, observador del alumno, registro de calificaciones, lista de asistencia entre otros) de su vinculacin y permanencia en el mismo. Un estudiante ser catalogado como DESERTOR cuando se realiz un proceso formal de matrcula comprobado mediante folio de matrcula y dej de asistir de manera definitiva al establecimiento educativo. Para calendario A, DESERTOR es aquel estudiante que no asiste al establecimiento educativo desde el 31 de marzo y hasta la fecha de visita de la auditoria. Un estudiante TRASLADADO, se refiere a aquel alumno que realiz proceso de matrcula comprobado mediante folio de matrcula y cambi de establecimiento educativo o sede. Cuando en un establecimiento educativo se informe que un estudiante se traslad, el auditor debe recolectar la informacin del nuevo establecimiento educativo donde es atendido el estudiante; en caso de no ser posible, este ser identificado como trasladado cuando la firma auditora realice el procesamiento de informacin definitiva de lo encontrado en campo. Un estudiante es NUEVO cuando el auditor lo encuentra en campo, verifica documentalmente su matrcula en el establecimiento educativo y no est en el listado del anexo 6A reportado al Ministerio de Educacin Nacional por la secretara de educacin. Para este estudiante se har la recoleccin de informacin de las variables mnimas establecidas en los numerales 1.1 (tabla 1) y 1.2 (Tabla 2). Un alumno es INEXISTENTE cuando est reportado en la base de datos que entreg el Ministerio de Educacin Nacional a la firma auditora y al realizar la visita en campo el auditor no encuentra al estudiante ni documentos que demuestren su existencia. En este caso la variable hallazgos de auditora debe tener diligenciado la opcin 61 o 62 o 63. d) Variable de hallazgos de auditora Para efectos de la presente auditora, se configurarn dos de tipos hallazgos que son por Repetido o por inexistencia, dentro de la segunda clasificacin existe una subdivisin que se explica a continuacin: Por concepto de REPETIDO QUE NO EXISTE: es aquel estudiante que una vez realizado el anlisis de la base de datos por parte de la firma auditora, aparece en ms de un registro. Adicionalmente, durante la
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verificacin presencial no se encuentra en campo ni el estudiante ni su soporte documental (folio de matrcula, observador del alumno, registro de calificaciones, lista de asistencia, entre otros). Es posible encontrar los siguientes casos para configurar este tipo de hallazgo:
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a) Cuando en la base de datos se encuentre informacin de estudiantes repetidos y ninguno de ellos sea encontrado en la verificacin presencial, ni documental, todos los registros contarn como hallazgos. b) Cuando un estudiante aparece en ms de un registro y al realizar la visita, el estudiante es encontrado en un establecimiento educativo o se encuentran sus soportes documentales. En este caso, solo contar como vlido un estudiante y ser aquel que fue encontrado en campo por el auditor; para dicho alumno, se realizar la validacin de la informacin de las variables bsicas del 6A definidas en el aparte 1.1. Los otros registros del mismo estudiante constituyen los hallazgos por repetido o las verificaciones a comprobar (trasladado, etc). En la etapa de anlisis previo de las bases de datos, se identificarn posibles duplicados en los registros de la Base de Datos suministrada por el MEN mediante las siguientes combinaciones de informacin de registros homnimos (se deben procesar todas): Apellido1+Apellido2+Nombre1+Nombre2+Fecha_Nacimiento Apellido1+Apellido2+Nombre1+Nombre2+Tipo_Documento+Numero_Documento Apellido1+Apellido2+Nombre1+Nombre2+Codigo_Dane
De la misma manera identificar los registros duplicados por la variable ID _ alumno. Los registros obtenidos como resultado de dichas combinaciones debern tener un tratamiento de confrontacin especial de esta informacin en el operativo de campo, de tal forma, que en el listado de los alumnos se marque la caracterstica de posible duplicado que permita establecer de manera presencial o documental y determinar si efectivamente existe inconsistencias en la informacin o es un hallazgo de auditora. Posteriormente, en el anlisis de informacin de resultados se deber analizar de nuevo todos los registros de la Base de Datos (registros iniciales y nuevos obtenidos en el proceso auditor). Este anlisis debe incluir la variable Forma de auditora (presencial/documental), para determinar si es un alumno duplicado o un alumno trasladado. Un alumno trasladado se identifica as: El registro inicial en la base de datos del MEN se verific de forma documental y al tiempo se obtuvo un alumno nuevo auditado presencialmente. En el anlisis de resultados y utilizando las combinaciones de duplicidad mencionadas anteriormente, se establece que es el mismo alumno y por tanto, la informacin del establecimiento educativo identificada en el alumno nuevo debe registrarse en las variables nuevas del registro antiguo junto con la variable de verificacin 4.
A nivel de la base de Datos debe incluirse la variable Id-repetido, en donde se identifiquen los grupos de duplicados, ya sea 2, 3, 4 o ms registros. Este valor es un un Id _ consecutivo que permita identificar los grupos de registros repetidos en cada caso, ya sea numrico o texto. Como ejemplo se extrae las siguientes variables de los registros identificados como duplicados:
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id _ repetido Verificacin 1 1 1 2 2 3 3 4 4 5 5 6 1 6 1 6 6 1 1 6 6 1
TIPO _ DOCUMENTO 1 1 1 5 5 5 5 5 2 5 5
NRO_ DOCUMENTO 1003202454 1003202454 1003202454 1044610685 1044610685 24816829 24816829 34474843 34474843 34477118 34477118
APELLIDO1 RAMIREZ RAMIREZ RAMIREZ LICERO LICERO RAMOS RAMOS GONZALEZ GONZALEZ EPINAYU EPINAYU
APELLIDO2 MOLINA MOLINA MOLINA CARDENA CARDENAS LIAN LIAN CAMBAR CAMBAR PUSHAINA PUSHAINA
NOMBRE1 JESUS JESUS JESUS CRISTIAN CRISTIAN LUZ LUZ JORGE JORGE LUISA LUISA
NOMBRE2 ELIAS ELIAS ELIAS YESID YESITH MERIS MERY LUIS JUNIOR LUIS MARIA
EN LOS DOS CASOS, SE CODIFICAR EL HALLAZGO CON EL MISMO VALOR (61). Por concepto de INEXISTENCIA: se configura un hallazgo por inexistencia cuando el nio reportado al Ministerio de Educacin Nacional no es encontrado por el auditor en la visita de campo y tampoco se encuentra soporte documental (folio de matrcula, observador del alumno, registro de calificaciones, lista de asistencia, entre otros) que respalde que est siendo atendido en el establecimiento educativo. Inexistencia por contratacin: Tambin ser un hallazgo por concepto de inexistencia, aquel estudiante reportado en el anexo 6A como subsidiado en colegio privado y del cual se demuestra en campo y con la verificacin de los contratos (suministrados por la Secretara de Educacin), que no est siendo atendido por esta modalidad. Las variables de hallazgos sern codificadas as: Hallazgos de Matrcula
Repetido que no existe Inexistencia Inexistencia por contratacin privada 61 62 63
e) Variable de Forma de Auditora: Para efectos de la presente auditora, se deber establecer el mtodo de verificacin del alumno de la siguiente manera:
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Presencial (alumno encontrado en el aula) para este proceso se exigir la presencia del estudiante para ser auditado Documental (informacin fsica que soporta la existencia del alumno) para el caso de que el estudiante sea ausente.
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Este campo puede estar vaco nicamente si la variable de verificacin se encuentra con cdigo 7 No Verificado por motivos de ser estudiantes atendidos en sedes ubicadas en zonas rojas (tiene que existir documento que sustente que la zona sea considerada como roja). 3.8. ACTUALIZACIN Y ESTANDARIZACIN DE LAS VARIABLES GRUPO Y NECESIDADES EDUCATIVAS ESPECIALES NEE Para la entrega de la informacin al MEN se requiere que la firma realice la actualizacin y estandarizacin de la informacin de las variables grupo, discapacidad y capacidades excepcionales. A continuacin se explica lo que se espera en cada caso: 3.8.1. Verificacin y estandarizacin de la variable grupo:
El propsito del ejercicio es que las firmas auditoras validen la informacin de grupos que la Secretara de Educacin ha reportado en el anexo 6A. Por lo tanto, se debe incluir una variable adicional denominada nuevo grupo y cuando se encuentren inconsistencias en la informacin, la firma auditora diligenciar el nombre del grupo real al que pertenece el nio, segn la nomenclatura utilizada por la institucin educativa. As mismo y con el fin de estandarizar la informacin, realizar la homologacin del grado.
Variables para actualizar y estandarizar la informacin de grupos

Nuevo grupo Nuevo grupo estandarizado
Por ejemplo, si el reporte que lleva el auditor contiene los grupos 601, 602, 603 y al realizar la visita encuentra que en la institucin educativa los grupos estn codificados de la misma manera, la variable Nuevo grupo se dejar en blanco, con lo cual se entender que no se est haciendo ninguna modificacin.
En caso contrario, la firma auditora proceder a completar la variable Modificacin con la letra AA (de acuerdo a lo descrito en el aparte 1.2) y en la variable Nuevo grupo diligenciar la codificacin real del establecimiento educativo. Para todos los casos se requiere que la firma auditora diligencie la variable Nuevo grupo estandarizado, asignando 01 al primer grupo de cada grado, 02 al segundo grupo, 03 al tercer grupo, y as sucesivamente hasta completar el nmero total de grupos auditados por nivel, tal como lo valida actualmente SIMAT. 3.8.2. Necesidades Educativas Especiales: La Direccin de Cobertura y Equidad del Ministerio de Educacin Nacional, requiere validar en campo, actualizar y estandarizar las variables asociadas a Necesidades Educativas Especiales (NEE); estas son: Tipo de Discapacidad y Capacidades excepcionales. a) Verificacin y estandarizacin de la variable discapacidad Para actualizar esta variable, se requiere que el auditor valide la informacin de todos los estudiantes (no solo para los marcados previamente en el anexo 6A) respecto a la presencia de alguna limitacin. Una persona con discapacidad, es aquella que tiene limitaciones para realizar ciertas actividades de la vida cotidiana y restricciones en la participacin social, por causa de una condicin de salud, y de barreras fsicas, ambientales, culturales, sociales de su entorno. En ese sentido, se entiende por estudiante con discapacidad, aquel que presenta un dficit que se refleja en su desempeo dentro del contexto escolar, lo cual le representa una clara desventaja frente a los dems, debido a las barreras fsicas, ambientales, culturales, comunicativas, lingsticas y sociales que se encuentran en dicho entorno. La discapacidad puede ser de tipo sensorial como sordera, hipoacusia, ceguera, baja visin y sordoceguera, de tipo motor o fsico, de tipo cognitivo como sndrome de Down u otras discapacidades caracterizadas por limitaciones significativas en el desarrollo intelectual y en la conducta adaptativa, o por presentar caractersticas que afectan su capacidad de comunicarse y de relacionarse como el sndrome de Asperger, el autismo y la discapacidad mltiple. Tipo de discapacidad: para efectos de la auditora de matrcula, las discapacidades sern clasificadas como evidentes y no evidentes. Las discapacidades evidentes como la ceguera, la sordo ceguera y las alteraciones motrices, no requieren certificacin documental en el establecimiento educativo y a simple vista pueden ser identificadas por el auditor o certificadas por el profesional de apoyo. En los casos de discapacidad no evidente, la verificacin se realizar sobre los soportes documentales que deben reposar en la institucin educativa. En dichas situaciones, el auditor debe contrastar con el
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personal de apoyo del establecimiento educativo o en su defecto con el docente de cada grado (o con quien est representando a la institucin educativa), el soporte documental que certifique el tipo de discapacidad de cada estudiante que est registrado con discapacidad. La siguiente tabla presenta el listado de posibles discapacidades a identificar, especificando si son o no son evidentes: Discapacidad evidente y no evidente
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Condiciones o Tipo Discapacidad auditiva: Sordo usuario de Lengua de Seas. Discapacidad auditiva: Hipoacusia y Sordo usuario de castellano oral. Discapacidad visual: Baja visin (diagnosticada por optmetra). Discapacidad visual: Ceguera. Discapacidad Motora: Parlisis cerebral o IMOC. Discapacidad Motora: Lesin fsica (vctima de minas) u otra lesin neuromuscular).
Caracterizacin Es evidente. No requiere certificacin. No evidente. Si requiere certificacin. Pueden tener audfono. No evidente. Si requiere certificacin escrita. Es evidente. No requiere certificacin. Es evidente. No requiere certificacin. Es evidente. No requiere certificacin. Aunque es evidente, se debe solicitar la certificacin No evidente. Si requiere certificacin escrita. Es evidente por los rasgos fsicos. No requiere certificacin. Es evidente. No requiere certificacin. Es evidente por los rasgos fsicos. No requiere certificacin.
Autismo (Sndrome de Asperger). Discapacidad cognitiva (limitaciones significativas en el desarrollo intelectual y en la conducta adaptativa). Discapacidad cognitiva (Sndrome de Down). Discapacidad mltiple: Sordociegos. Discapacidad mltiple (cognitiva-motora-sensorial).
El procedimiento a seguir es el mismo que en las variables explicadas anteriormente; el auditor validar la informacin del anexo 6A y verificar las condiciones de cada estudiante para actualizar la informacin referente a este tema. Cuando sea necesario realizar ajustes, se informar a travs de la variable de modificacin con la letra T (de acuerdo a lo descrito en el aparte 1.2).
Posteriormente, ser diligenciada la informacin actualizada en la variable nueva discapacidad que ser codificada de la siguiente manera:
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Cdigos a digitar en Base de Datos (Dominios de la variable) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 99
Equivalencia Discapacidad auditiva: Sordo usuario de Lengua de Seas. Discapacidad auditiva: Hipoacusia y Sordo usuario de castellano oral. Discapacidad visual: Baja visin (diagnosticada por optmetra). Discapacidad visual: Ceguera. Discapacidad Motora: Parlisis cerebral o IMOC. Discapacidad Motora: Lesin fsica (vctima de minas) u otra lesin neuromuscular). Autismo (Sndrome de Asperger). Discapacidad cognitiva (limitaciones significativas en el desarrollo intelectual y en la conducta adaptativa). Discapacidad cognitiva (Sndrome de Down). Sordociegos (10). Discapacidad mltiple: Cognitiva-motora-sensorial (11). No aplica o el estudiante no tiene ninguna discapacidad
Clasificacin Evidente No evidente No Evidente Evidente Evidente Evidente Evidente No evidente Evidente Evidente
Ntese que en discapacidad mltiple hay dos posibilidades (Sordociegos o Cognitiva-motora-sensorial); para desagregar esta novedad, se ha creado la variable discapacidad estandarizada; por lo tanto, cuando se identifique un estudiante con alguna de estas caractersticas, se colocar 10 en la variable nueva discapacidad, mientras que en discapacidad estandarizada se consignar 10 cuando el estudiante sea sordociego y 11 cuando tenga una discapacidad Cognitiva-motora-sensorial. A continuacin se define cada tipo de discapacidad: PERSONA CON DISCAPACIDAD AUDITIVA: es aquella que presenta alteracin en las funciones sensoriales auditivas y/o estructuras del odo o del sistema nervioso, que implica principalmente limitaciones en la ejecucin de actividades de comunicacin en forma sonora. Existen sujetos con sordera total o con hipoacusia. Sordera: Se presenta cuando se tiene una prdida auditiva tal que dificulta percibir ruidos ambientales de alta intensidad y hay imposibilidad para escuchar la voz. Esto le impide a la persona adquirir y utilizar el lenguaje oral en forma adecuada y sostener una comunicacin natural y fluida de esta manera, por lo que suele utilizar el canal visual para el acceso a la informacin y a
la comunicacin. El uso de la lengua de seas colombiana, que es de carcter visual, le permite satisfacer sus necesidades comunicativas; a travs de esta lengua puede sostener una comunicacin fluida. Hipoacusia o baja audicin: Es una disminucin importante en la capacidad auditiva, pero que no llega a ser total, lo que le permite que su canal de acceso a la informacin y a la comunicacin pueda ser auditivo - vocal. Por esto, suele utilizar la lengua castellana en su modalidad oral, por lo general, haciendo uso de ayudas auditivas, como audfonos o sistemas F. M. En la IE debe reposar el soporte mdico que establezca que el estudiante presenta hipoacusia. PERSONA CON LIMITACIN VISUAL: es aquella que presenta alteracin del sistema visual que trae como consecuencia dificultades en el desarrollo de actividades que requieran el uso de la visin. Existen personas ciegas y con baja visin. Ceguera: Prdida total de la visin o ausencia de percepcin de la luz por va ptica. Baja visin: Se presenta cuando, despus del mejor tratamiento con gafas, lentes de contacto, medicamentos o ciruga, persiste una disminucin de la funcin visual de una persona para realizar actividades de la vida diaria, como consecuencia de la reduccin de la agudeza (cantidad de visin) o del campo visual (rea que el individuo alcanza a ver sin mover los ojos), como resultado de una patologa ocular en ambos ojos. En la IE debe reposar el soporte mdico que establezca que el estudiante presenta baja visin. PERSONA CON DISCAPACIDAD MOTORA: Esta denominacin global rene trastornos muy diversos, entre los que se encuentran aquellos relacionados con alguna alteracin motriz, debida a un mal funcionamiento del sistema seo articular, muscular y/o nervioso y que, en grado variable, supone limitaciones a la hora de enfrentar ciertas actividades de la vida cotidiana que implican movilidad. Incluye deficiencias causadas por una anomala congnita (por ejemplo, el pie equino varo, la ausencia de un miembro), deficiencias causadas por enfermedad (por ejemplo, poliomielitis, tuberculosis de los huesos) y deficiencias producidas por otras causas (por ejemplo, parlisis cerebral, amputaciones, y fracturas o quemaduras que causan contracturas). PERSONA CON DISCAPACIDAD COGNITIVA: es aquella que presenta dificultades en el nivel de desempeo en una o varias de las funciones cognitivas, en procesos de entrada, elaboracin y respuesta que intervienen en el procesamiento de la informacin y, por ende, en el aprendizaje. Esta discapacidad se origina con anterioridad a los 18 aos de edad. La persona que la presenta requiere de apoyos que mejoren su funcionalidad. El concepto de discapacidad cognitiva no se refiere a categoras diagnsticas como retraso mental o dificultades de aprendizaje, sino que constituye un concepto ms ecolgico y funcional, que alude al desempeo cognitivo de cualquier persona.
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Todas las personas con sndrome down presentan discapacidad cognitiva. Este concepto hace parte del de discapacidad intelectual, comprendido como la dificultad para desarrollar las conductas necesarias para adaptarse con xito al entorno. En la IE debe reposar el soporte mdico que establezca que el estudiante presenta discapacidad cognitiva.
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PERSONA CON AUTISMO: es aquella que desarrolla actividades repetitivas, desarrolla movimientos estereotipados y presenta un conjunto de caractersticas que afectan principalmente su capacidad de comunicarse y de relacionarse. Slo la presencia de las tres da lugar al diagnstico. Tambin, suele presentarse resistencia a cambios ambientales o a cambios en las rutinas diarias, as como respuestas inusuales frente a ciertas experiencias sensoriales. Se considera un trastorno del desarrollo, porque en estas personas se pueden dar variaciones en el momento de aparicin de los desempeos que se esperan para su edad. Por lo general, esta condicin se hace evidente antes de los 3 aos de vida. En la IE debe reposar el soporte mdico que establezca que el estudiante presenta autismo
PERSONA CON DISCAPACIDADES MLTIPLES: es aquella que presenta deficiencias simultneas (tales como el retraso mental y ceguera, retraso mental y deficiencia ortopdica, ceguera y autismo, etc.), cuya combinacin causa necesidades educativas tan intensas que los nios y jvenes no se pueden acomodar en un nico programa educativo centrado slo en una de las deficiencias. Por lo general, estas personas requieren programas interdisciplinarios de habilitacin, rehabilitacin, educacin recreacin, los cuales se les deben brindar desde el sector de la salud en coordinacin con otros sectores. PERSONA SORDOCIEGA: es una limitacin nica caracterizada por una deficiencia auditiva y visual, ya sea parcial o total. No necesariamente implica una prdida visual y auditiva total. El 90% de las personas llamadas sordo-ciegas presentan residuos visuales y/o auditivos, por lo que no es cierto que una persona sordo ciega es aquella que no ve ni oye. Dicha condicin puede estar acompaada de impedimentos fsicos o mentales. La persona con esta condicin presenta dificultades en la comunicacin, en la orientacin, la movilidad y en el acceso a la informacin.
b) Verificacin y estandarizacin de la variable capacidades excepcionales Para actualizar esta variable, se requiere que el auditor verifique la informacin de todos los estudiantes (no solo para los marcados previamente en el anexo 6A) respecto a la presencia o no de alguna capacidad excepcional. La capacidad o talento excepcional, hace referencia a un alto potencial, general o restringido a un campo especfico de la actividad humana, para aprender y desarrollar competencias, que supera con creces al que se espera para personas de su edad y en su medio. En ese sentido, se entiende por estudiante con capacidades excepcionales, aquel que presenta una capacidad global que le permite obtener resultados sobresalientes en pruebas que miden la capacidad intelectual (mayor a 145 puntos) y los conocimientos generales.
Se entiende por estudiante con talentos excepcionales aquel que tiene un desempeo superior y precoz en un rea especfica, es decir, un estudiante cuyo potencial se dirige a un rea especfica de la actividad humana, como las ciencias, las matemticas, las artes o la tecnologa, entre otras.
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Algunas personas con discapacidad pueden poseer capacidades o talentos excepcionales, en estos casos se debe levantar la informacin de las dos variables. La determinacin de la condicin de capacidad excepcional, de talento excepcional o de discapacidad en un estudiante, debe hacerse mediante una evaluacin interdisciplinaria, por parte de especialistas. En las instituciones educativas siempre deben reposar los soportes de caracterizacin interdisciplinaria. Capacidades excepcionales: Con la asesora de los profesionales de apoyo que laboran en la institucin o de quien acompae la visita de auditora, el auditor indagar la condicin de capacidad excepcional o talento excepcional. Para recolectar esta informacin, se ha creado la columna nueva capacidad excepcional donde se marcar el tipo de talento asociado, de acuerdo con la clasificacin establecida en el diccionario de datos; la siguiente tabla muestra los posibles valores que puede tomar la variable.
Cdigos a digitar en Base de Datos (Dominios de la variable) 1 2 3 4 9 Equivalencia Superdotado Con talento cientfico Con talento tecnolgico Con talento subjetivo No aplica
Posteriormente, en la columna capacidad excepcional estandarizada se realizar la codificacin con las siguientes especificaciones:
1 2 9 Capacidades excepcionales globales (resultados muy altos en pruebas que miden capacidad intelectual, mayor a 145 puntos y en los conocimientos generales. Talentos excepcionales especficos (ciencias, matemticas, artes, tecnologa). No aplica.
Hay que tener en cuenta que debe existir equivalencia entre las dos variables (nueva capacidad excepcional y capacidad excepcional estandarizada), la cual se establecer de la siguiente manera: para el caso en que se digite 1 en la variable nueva capacidad excepcional, la variable capacidad excepcional estandarizada tomar un valor de 1; en caso que la variable nueva capacidad excepcional tenga valores entre 2, 3 o 4, la variable capacidad excepcional estandarizada tomar el valor 2. El siguiente esquema explica lo anterior,
Nueva Capacidad Excepcional
1 2 3 4 9
Capacidad Excepcional Estandarizada
1 2 9
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c) Informacin del personal de apoyo para la atencin de poblacin discapacitada o con capacidades excepcionales. El MEN solicita a la firma auditora recolectar la informacin del nmero del personal de apoyo que labora en los establecimientos educativos oficiales, su especialidad y el tipo de vinculacin. Para tal efecto, la firma auditora entregar diligenciada la informacin del anexo de resultados entregado por el MEN. 3.9. ACTUALIZACIN Y ESTANDARIZACIN DE METODOLOGAS DE APRENDIZAJE. Con el propsito de mejorar la informacin del 6A, se solicita a la firma auditora validar la informacin de metodologa con que son atendidos los estudiantes. La firma auditora debe indagar con el respectivo docente de cada grado censado (o con quien est representando a la institucin educativa), cul es la metodologa que emplea para prestar el servicio educativo en cada grado y grupo. La informacin debe ser entregada para cada estudiante auditado. El procedimiento de codificacin ser el mismo de las variables anteriores. Cuando la informacin de metodologa presente inconsistencias, la firma auditora proceder a reportar la novedad a travs de la variable Modificacin con la letra S (segn lo explicado en el numeral 1.2) y en la variable Nueva metodologa reportar el ajuste respectivo. La siguiente tabla enuncia la codificacin que se utiliza en el anexo 6A de acuerdo a la metodologa:
Cdigos a digitar en Base de Datos (Dominios de la variable) 1 2 3 4 5 6
Equivalencia Educacin Tradicional Escuela Nueva Post Primaria Telesecundaria SER CAFAM
Cdigos a digitar en Base de Datos (Dominios de la variable) 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 99 Otra
Equivalencia SAT Etnoeducacin Aceleracin del Aprendizaje Adultos 3011* Preescolar Escolarizado Preescolar Escolarizado/ Semiescolarizado SAT Presencial Entorno comunidad (primera infancia) Entorno Familiar (primera infancia) Entorno Institucional (primera infancia) Crculos de aprendizaje Media Rural Transformemos Grupos Juveniles Creativos Virtualidad Asistida UCN A CRECER Bachillerato Pacicultor Cul? _____________________
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Las Metodologas de aprendizaje se presentan para educacin de adultos y en edad escolar. Para el proceso de auditora de matrcula de las metodologas, se debe tener en cuenta la particularidad de los modelos de educacin para adultos, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 3011 de 1997, el cual determina: Los ciclos lectivos especiales integrados CLEI se organizarn de tal manera que la formacin y los logros alcanzados tengan las siguientes correspondencias con los ciclos lectivos regulares de la educacin bsica y media. 1. 2. 3. 4. 5. 6. El primer ciclo, con los grados primero, segundo y tercero. Es correspondiente con alfabetizacin. El segundo ciclo, con los grados cuarto y quinto. El tercer ciclo, con los grados sexto y sptimo. El cuarto ciclo, con los grados octavo y noveno. El quinto ciclo, con el grado dcimo. El sexto ciclo, con el grado undcimo.
Podrn ingresar a la educacin bsica formal de adultos ofrecida en ciclos lectivos especiales integrados:
1. Las personas con edades de trece (13) aos o ms, que no han ingresado a ningn grado del ciclo de educacin bsica primaria o hayan cursado como mximo los tres primeros grados. Solo se admite personas de 13 aos o ms en los ciclos 1 y 2. 2. Las personas con edades de quince (15) aos o ms, que hayan finalizado el ciclo de educacin bsica primaria; es decir, para ingresar al ciclo 3, se debe tener ms de 15 aos y 16 para ciclo 4. 3. A la educacin media, correspondiente con los ciclos 5 y 6, podrn ingresar las personas que hayan obtenido el certificado de estudios del bachillerato bsico o a las personas de dieciocho (18) aos o ms que acrediten haber culminado el noveno grado de la educacin bsica. Cabe aclarar que, para el caso en que la metodologa corresponda a la categora 99 Otros, se debe especificar el nombre de la misma, en la columna creada para tal fin, denominada Nueva metodologa. 3.10. ACTUALIZACIN DE ENCONTRADOS EN CAMPO. VARIABLES BSICAS DE ESTUDIANTES NUEVOS
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Con el propsito de incluir en el sistema de informacin a todos los estudiantes que efectivamente estn siendo atendidos, el MEN requiere que se recolecte en campo la informacin bsica de los estudiantes nuevos (definidos en el numeral 1.3) as como los documentos soportes (documento de identidad, notas) que sean identificados durante el proceso de auditora. Es importante sealar que la caracterizacin de estos estudiantes se tendr una vez la firma auditora haya realizado los cruces de informacin respectivos, que garanticen que no se trata de alumnos trasladados, desertores u otros. Para ello, se solicita que se realice el levantamiento de informacin de todas las variables bsicas del numeral 1.1, para cada nio nuevo encontrado en cada institucin educativa. Para reportar estas variables se debe crear un registro nuevo (fila) y seguir el mismo procedimiento de las variables descritas con anterioridad, reportando las novedades en las variables MODIFICACIN (CC) y VERIFICACIN (5), y consignando la informacin nueva en las variables creadas para tal fin. Todas las variables del anexo 6A quedarn vacas para este estudiante y solo debe existir informacin en las variables nuevas creadas por la firma auditora (todas las variables se deben levantar obligatoriamente). La informacin adicional que se requiere para que el estudiante se incluya en el sistema de informacin del MEN deber ser gestionada y diligenciada por la respectiva Secretara de Educacin. Para tal fin, la firma auditora deber remitir al MEN, junto con el resto de productos del contrato, el anexo 6A con las novedades respectivas en un archivo plano con delimitador de texto punto y coma, cualificado de texto comillas dobles y adicionalmente los documentos soportes como notas y documento de identificacin. Una vez recibida la informacin, la OAFP del MEN realizar la revisin del caso y remitirn el listado de nios nuevos a la respectiva Secretara de Educacin. Posteriormente, la Subdireccin de Acceso de la Direccin de Cobertura se comunicar con la secretara de educacin para que se complete la informacin de los estudiantes y se incluya en el sistema para la siguiente vigencia.
NOTA: ver ejemplo de sistematizacin de la informacin en el archivo adjunto en Access.

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3.11.
ACTUALIZACIN Y CONSOLIDACIN DE MATRCULA CONTRATADA
El decreto 2355 de 2009 y el 2500 de 2010 establecen las modalidades de contratacin del servicio educativo. El inters del MEN en esta materia consiste en verificar que la oferta de servicio educativo efectivamente est siendo provista en los trminos de la contratacin establecidos para tal fin. Para ello, es necesario que la firma auditora realice la validacin de matrcula en campo, en el mismo esquema presentado en los apartes anteriores y que solicite copia de la documentacin de cada contrato suscrito, con cualquier fuente de financiacin, en las Secretaras de Educacin, garantizando la obtencin de dicha informacin. El ejercicio posterior consiste en comparar la informacin de los contratos con la que fue auditada, identificando: 1. Que el establecimiento educativo al que asiste el estudiante tiene marcada la opcin S en la variable matricula contratada. 2. Que el estudiante que aparece en el contrato, efectivamente se encuentra matriculado y asiste a un establecimiento educativo oficial. 3. Que el establecimiento educativo visitado este asociado a un contrato. 4. Que el nmero de cupos contratados por la secretara de educacin, efectivamente es el que se est atendiendo en los establecimientos educativos. En un archivo diferente al anexo 6A que se entregar al MEN (Ver anexo 1 de resultados), la firma debe entregar un resumen de los contratos y soportes del mismo entregados por las Secretaras de Educacin, especificando las siguientes variables:
Nmero 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Nombre variable Consecutivo Contratista Nmero de identificacin tributaria Representante legal Nmero del contrato Cupos contratados Valor del contrato Establecimiento (s) educativa(s) EE Cdigo DANE IE Fecha de suscripcin del contrato Modalidad contractual Entidad Territorial Certificada ETC
PBX: (057) (1) 222 2800 - Fax 222 4953 www.mineducacion.gov.co - atencionalciudadano@mineducacion.gov.co
Calle 43 No. 57-14 Centro Administrativo Nacional, CAN, Bogot, D.C.
Nmero 13 14 15 16 17
Nombre variable Municipio Fuente de financiacin de la Prestacin del Servicio Educativo Interventora Acto administrativo Nios atendidos certificados por Interventora 18 Informes de seguimiento 19 Banco de oferentes
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1. Consecutivo: Del nmero de contratos que se ejecutan en la Entidad Territorial Certificada. A manera de ejemplo, puede suceder que un contrato atienda diferentes poblaciones y deba desagregarse para las variables poblaciones las cuales se encuentran identificadas en un contrato como consecutivo 1, etc. 2. Contratista: Nombre de la persona natural o jurdica con la cual contrata la Entidad Territorial Certificada. Puede corresponder o no a un Establecimiento educativo. 3. NIT: Nmero de identificacin tributaria del contratista 4. Representante legal: Corresponde a la persona natural con nombres y apellidos completos que representa al contratista. 5. Nmero del contrato: Se identifica como un nmero o combinacin letras-nmeros, asignado al contrato en la Alcalda, la Gobernacin o la Secretaria de Educacin. 6. Cupos contratados (en nmeros sin puntos y signos): Determinados a atender en el contrato mediante la estrategia de contratacin. 7. Valor: En nmeros sin puntos y signos, del costo total de la prestacin del servicio educativo en este contrato puede suceder que el contrato discrimine los costos por poblaciones, por lo cual es necesario atar las poblaciones al Consecutivo (Ver ejemplo en el numeral 1). 8. Establecimientos educativos: Nombre de los establecimientos educativos que prestan el servicio educativo. 9. Cdigo DANE: Correspondiente a cada Establecimiento Educativo. En caso de no existir dejar la celda en blanco. 10. Fecha de suscripcin del contrato: Corresponde a la fecha registrada por las partes, en el contrato: No corresponde al acta de inicio. 11. Modalidad contractual: Corresponde al tipo de contrato. Se codificar as:
Cdigos a digitar en el anexo (Dominios de la variable) 1 2 3
Equivalencia Contrato de prestacin de servicio educativo Administracin del servicio Concesin
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13. Entidad Territorial Certificada ETC : Nombre de la ETC. Para los distritos deben diligenciar el nombre de las localidades o comunas en donde se presta el servicio educativo, en la columna Municipio. 14. Municipio: Nombre del municipio donde se presta el servicio educativo (s la ETC es municipio coincidir con la columna Entidad Territorial Certificada). 15. Fuente de financiacin de la PSE: La Prestacin del Servicio Educativo - PSE, tiene diferentes fuentes financieras. En esta casilla debe ingresar nicamente la sigla de cada fuente as:
Cdigos a digitar en el anexo (Dominios de la variable) 1 2 3 4 5
Equivalencia SGP - Sistema General de Participaciones RA - Recursos adicionales FNR - Fondo Nacional de Regalas RP - Recursos propios de la ETC Otros - Otros recursos de la Nacin
16. Interventora: Corresponde al nombre de la entidad que realiza el seguimiento a las obligaciones contractuales del oferente, mediante una supervisin Tcnica (prestacin del servicio educativo) Administrativa y legal (condiciones para la prestacin y para la ejecucin del contrato) y Financiera (pagos, saldos, rendimientos). En caso de realizarse directamente (no contar con interventora externa), debe registrarse como: Secretaria de Educacin. 17. Acto administrativo: Nmero y fecha del acto que formaliza la Interventora (El nmero del contrato). En caso de supervisin interna debe existir acto administrativo delegatorio y fecha (Resolucin, etc). La fecha, generalmente, es posterior al contrato principal. 18. Nios certificados: En nmeros, sin signos y puntos. Corresponde al nmero de nios que la firma interventora del contrato de prestacin de servicio, certifica que estn siendo atendidos con corte al ltimo informe de seguimiento o a mayo de 2009. Con alcance a la Directiva Ministerial 09 de 2008, corresponde a la verificacin por la supervisin, del estado de la matrcula atendida o nios realmente atendidos. No aplica para las Entidades de Calendario B dado el periodo a suscribir.
19. Informes de seguimiento: Corresponde a la periodicidad de la elaboracin de actas de verificacin, informes internos peridicos y/o Productos del contrato que realiza el interventor/supervisor interno. Debe registrarse:
Cdigos a digitar en el anexo (Dominios de la variable) 1 2 Equivalencia Si cuenta con informes de seguimiento No cuenta con informe de seguimiento
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21. Banco de Oferentes: Debe registrar

Cdigos a digitar en el anexo (Dominios de la variable) 1 2 3
Equivalencia SI (Contratista inscrito en el banco de oferentes) NO (Contratista NO inscrito en el banco de oferentes) No aplica
4.6. ACTUALIZACIN DE LA VARIABLE GRADO Y FECHA DE NACIMIENTO Con el fin de validar la consistencia de la informacin de grado y edad, la firma debe generar una matriz de edad por grado acorde con los siguientes criterios. La edad debe ser generada con fecha corte a 31 de marzo. La matriz permite identificar la extraedad e intraedad extrema y las inconsistencias en los rangos eliminado e inaceptable para realizar las indagaciones al respecto en el operativo de campo. NOTA: la firma auditora deber garantizar que los alumnos nuevos identificados en el proceso no se encuentren registrados en la base de datos entregada inicialmente por el MEN, que los alumnos desvinculados o desertores no se configuren en traslados por ser atendidos en otra sede educativa y que los hallazgos identificados no obedezcan a poblacin atendida que se encuentre en una sede educativa, jornada o grado distinta a la reportada en el archivo de matricula entregado por el MEN. Este anlisis se deber focalizar a nivel de ente territorial. REALIZACION DE VISITAS A PADRES DE FAMILIA SEGMENTADAS A TRAVES DE ANALISIS DE HISTORICOS DEL PROCESO DE AUDITORIAS 2010, 2011 Y 2012 Teniendo en cuenta los resultados de los procesos de auditorias de las vigencias 2010, 2011 y 2012, la firma auditora realizar verificacin en el lugar de residencia del estudiante para los siguientes casos: 1. Cuando el estudiante tenga un estado de ausente en 2010 2012 o 2011 2012. 2. Cuando se evidencie en la vigencia 2012 un porcentaje de ausentismo en el establecimiento educativo mayor al 20%.
Validacin y consolidacin de base de datos de matricula oficial y contratada de las 94 entidades territoriales certificadas Al finalizar el proceso de actualizacin de la base de matricula oficial y contratada correspondiente al grupo adjudicado, las firmas auditoras debern formar un comit, en el cual participara el analista de informacin y un ingeniero de sistemas por cada grupo, con el objetivo de consolidar una base de datos que d cuenta del proceso de auditoras a nivel nacional. Para esta actividad se debern tener en cuenta las siguientes precisiones: 1. No deber existir alumnos nuevos identificados en el proceso auditor que presenten duplicidad con los otros grupos de auditoras 2. No podrn existir estudiantes duplicados entre los grupos de auditoras con la novedad o estado de presente. 3. No podrn existir estudiantes identificados en un grupo como nuevos y en otro grupo tener un estado de presente. 4. Se deber validar el estado identificado como desvinculado o desertor a nivel de un grupo con el fin de garantizar que no se trate de un traslado a nivel nacional. La base de datos resultante se deber cruzar con el consolidado definitivo de matricula que entregara el MEN, con el fin de identificar: 1. Hallazgos que permanezcan en el corte final de matrcula. 2. Estudiantes nuevos que falten por reportar en el consolidado final de matrcula. 3. Estudiantes desvinculados o desertores definitivos (los estados desvinculados difieren de un traslado). Este comit deber entregar tres bases de datos, tal y como se especifica a continuacin: 1. Base de datos con el resultado del proceso auditor para cada grupo. 2. Base de datos consolidada para obtener el total nacional. 3. Base de datos resultante del cruce generado entre la base del punto 2 y el consolidado nacional que entregara el MEN con corte a 30 de OCTUBRE. Este proceso deber ser validado y concertado con la firma interventora a travs de los representantes que estn en dicho comit. ACTUALIZACIN DE VARIABLES BSICAS DE LA INFORMACION DE PLANTA DOCENTE
Metodologa a seguir por parte de la firma auditora. Fase 1: Preparacin y organizacin del trabajo Comprende las actividades de anlisis preliminar detallado del 100% de la informacin reportada por las entidades objeto de auditoria y el establecimiento de una lnea base que
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servir como referente para la cualificacin de posteriores hallazgos, adems de la planificacin del proceso de levantamiento de informacin, metodologas de investigacin, anlisis de datos y procedimientos logsticos propuestos para el desarrollo del trabajo en campo. Objetivos. a. Establecer una lnea base de referencia, a partir de la informacin suministrada por el Ministerio de Educacin, contenida en el Sistema de Informacin de Gestin de Recursos Humanos, que permita la cualificacin de posteriores hallazgos en el proceso de verificacin de informacin en campo por parte de la firma consultora. b. Identificar, a partir de la revisin y anlisis por parte de la firma consultora de la totalidad de informacin suministrada por el MEN, otras situaciones de dudosa validez o consistencia, las cuales debern ser incluidas en la verificacin en campo. c. Garantizar un efectivo trabajo de campo tanto en la zona urbana como en la rural en las entidades territoriales objeto de auditoria. d. Garantizar un efectivo trabajo de consulta de los archivos de las entidades territoriales certificadas en educacin en los cuales reposan las historias laborales de los funcionarios. 1.1 Anlisis preliminar de informacin: Con el propsito de establecer una lnea base para posterior referencia y priorizar variables en el proceso de verificacin, se llevar a cabo el anlisis de la informacin que ser suministrada por el MEN, las bases son el anexo 31 de nmina y anexo 3A de informacin sobre docentes, directivos docente y administrativos vinculados a las plantas de personal del sector educativo oficial que se reportan con la estructura de la Resolucin 166/ 2003. El directorio nico de establecimientos ser entregado por la Oficina Asesora de Planeacin y Finanzas. El anexo 31 de nmina se deber separar los registros de docentes y directivos docentes de administrativos con el objetivo de obtener resultados de forma independiente. Los registros de docentes, directivos docentes y administrativos en su anlisis se debe determinar si hay registros duplicados por nmero de cdula y secretara y se deben marcar en una nueva variable que los identifique como duplicados, lo anterior con el fin contar registros nicos y determinar si una misma cdula se encuentra en ms de una secretara en el mismo periodo de tiempo. Como el anexo 31 archivo 1 (Anexo 1) es la base principal de la auditora, esta cruzar con el anexo 3A para completar la informacin de las siguientes variables; primer apellido, segundo apellido, primer nombre, segundo nombre y cdigo DANE de la institucin educativa, as mismo revisar la completitud de la informacin de las siguiente variables para los docentes: cargo, ubicacin, fuente de recursos, tipo de vinculacin, y grado en el escalafn; para los administrativos: cargo, ubicacin, fuente de recursos, tipo de vinculacin, grado en el escalafn, nivel jerrquico y asignacin bsica mensual.
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El anexo 3A correspondiente a docentes, directivos docentes y administrativos, al igual que el anexo 31 de nmina de debe revisar si hay duplicidad por nmero de cdula y secretara, as mismo ver la completitud de la informacin de las siguientes variables:
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Del anexo 3A archivo 1(Anexo 2): Fecha de nacimiento, Apellidos, nombres , fecha de vinculacin, ltimo nivel educativo aprobado, fuente de recursos, tipo de vinculacin, nombre del cargo, grado en el escalafn, nivel educativo de enseanza y rea de enseanza. Del anexo 3A archivo 2 Anexo 3): Fecha nacimiento, apellidos, nombres fecha de vinculacin, tipo de vinculacin, ubicacin, y nivel jerrquico. Nota: La Informacin de los anexos 31 y 3A ser obtenida directamente del sistema de Informacin de Gestin de Recursos Humanos, cuyo acceso ser suministrado por el Proyecto deModernizacin del Ministerio de Educacin Nacional. Los consultores de la firma podrn solicitar reportes complementarios que consideren pertinentes para el desarrollo de las actividades. 1.2. Reunin con funcionarios encargados del tema de gestin de plantas y carrera docente para aclarar dudas y unificar criterios sobre la informacin suministrada y sobre los anlisis preliminares que debe realizar la firma consultora. 1.3 Organizacin del proceso investigativo en campo para el desarrollo del objeto del contrato, que incluye: Planeacin detallada del proceso de auditora en campo Elaboracin de instrumentos de levantamiento de informacin para el proceso de verificacin que se validarn en conjunto con el equipo tcnico del MEN. Definicin de pautas de anlisis por tipo de inconsistencia. Determinacin de los perfiles de personal requerido y capacitacin del personal seleccionado para la realizacin de trabajo con el fin de socializarlo con las particulares de las relacionales laborales de los servidores pblicos del sector educativo oficial (docentes, directivos docentes y administrativos) y la estructura organizacional de las entidades territoriales en lo pertinente al sector educativo. Determinacin del Apoyo logstico y estrategia de llegada a las entidades territoriales a nivel central y de establecimientos educativos estatales. Coordinacin con las Entidades Territoriales Certificadas en Educacin los aspectos necesarios para asegurar el cumplimiento de las actividades y la obtencin de los productos determinados para la auditoria. Realizacin de una prueba piloto para la validacin del proceso de auditoria en campo, que incluye: material informativo, instrumentos, tiempos, personal, capacitacin y logstica de la auditoria. Productos Esperados:
Informe Preliminar de la revisin y cruces de bases que relacione los hallazgos en la informacin obtenida por la firma consultora a travs del Sistema de Informacin de Gestin de Recursos Humanos.(con base de datos soporte). Instrumentos diseados y validados. Propuestas de formatos de salida para garantizar la recoleccin de la informacin pertinente. Simulacin de estrategia de llegada a las entidades territoriales. Metodologas de Anlisis. Propuesta de cuadros de salida y base de datos final, para anlisis y concepto por parte del MEN, a partir de los resultados de la prueba piloto. Informe sobre capacitacin del personal seleccionado con registro de participantes, temas tratados y evaluacin.
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Al finalizar el tiempo estimado para la fase preparatoria la firma consultora seleccionada deber entregar un informe ejecutivo resumiendo el avance del proceso que incluir anexos los productos solicitados. Fase 2: Trabajo de campo Comprende el proceso de verificacin in situ de la informacin relacionada con planta docente, directivo docente y administrativa en las entidades territoriales diferenciando el personal de planta de personal oficial de los contratistas que se encuentren en los establecimientos educativos, adems de las indagaciones necesarias con los actores en campo que permitan establecer los procedimientos adelantados por la entidad para el tratamiento de informacin, dificultades y fortalezas de los mismos. Validacin de datos registrados en los Sistemas de Informacin de Gestin de Recursos Humanos a travs de la lectura de los documentos que reposan en las historiales laborales de los docentes, directivos docentes y administrativos referidos especialmente al protocolo contenido en el Anexo 3 A y regulado por la resolucin No. 166 de 2002 y los documentos que acreditan los estudios de los funcionarios. Recoleccin del formato del Formato nico de Hoja de Vida determinado por la LEY 190 DE 1995 de los docentes, directivos docentes y administrativos de las planta de personal del sector educativo oficial. Objetivo especfico de la fase de trabajo de campo. Verificacin censal de la planta de personal docente, directivo docente y administrativa de lo reportado en anexo31 de nmina, anexo 3A e informacin detallada sobre los ttulos acadmicos de nivel bsica y media o pregrado y posgrado frente a hojas de vida que reposan en el archivo de cada secretara.
Verificacin censal de lo reportado en nmina de la planta de personal docente, directivo docente y administrativa en los Establecimientos Educativos de cada entidad territorial con sus correspondientes soportes. Actividades Las Secretaras de Educacin o la entidad territorial certificada en educacin facilitarn el acceso a los archivos de las historias laborales de los docentes, directivos docentes y administrativos de las plantas de personal oficial del sector educativo requeridos por la firma auditora para hacer las respectivas verificaciones. Actualizacin de las variables del anexo 31: La firma consultora tomar la base del Anexo 31 que ya cruz con anexo 3A para completar nombres, apellidos y cdigo DANE, la informacin reportada se contrastar contra lo registrado en la historia laboral. Se mantiene la informacin original reportada en el anexo 31 y a esta base se le crean las variables adicionales agregndoles la palabra auditado, que se dejar si al revisar contra la historia laboral es el mismo dato, si no se procede a actualizar la variable, las cuales mantendrn la longitud, tipo y dominio del anexo 31 del SINEB que se encuentra en los anexos del presente documento, Las variables adicionales son:
Cargo_auditado Ubicacin_auditado Fte_recurso_auditado Tipo_vinculacin_auditado Grado escalafn_auditado
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Para los administrativos como se trabaja en bases independientes se agregan las mismas variables pero en lugar de grado en el escalafn se registra por nivel jerrquico. La firma consultora con la base nica de lo reportado y auditado en hojas de vida procede a realizar comparacin generando las nuevas variables as:
Cargo_verificado Ubicacin_verificado Fte_recurso_verificado Tipo_vinculacin_verificado Grado_Escalafon_verificado_
El resultado en las nuevas variables de verificacin son 0 si coinciden los datos y 1 si hay diferencias. Ej Si el cargo reportado es 1 y el cargo auditado en hojas de vida es 2, por ser diferente el resultado en el cargo_ verificado es 1. Actualizacin de las variables del anexo 3A De igual forma que el anexo 31 de nmina en el 3A de plantas se auditar algunas variables, y la base entregada por el Ministerio de Educacin no ser cambiada por la firma auditora, sino complementada a travs de las variables adicionales, esto con el fin de verificar la calidad de informacin reportada frente a hojas de vida.
Anexo 3A archivo 1 Plantas docente y directiva docente A la base 3A archivo 1 suministrada por MEN se complementar agregando las variables a auditar frente a hojas de vida, que se ajustaran si hay diferencias con lo reportado al MEN o se deja el mismo dato si la informacin es correcta. Las variables auditar son:
Fecha_Nacimiento_auditado Apellido1_auditado Apellido2_auditado Nombre1_auditado Nombre2_auditado Fecha_Vinculacin_auditado Nivel_Educativo_aprobado_auditado Tipo_Vinculacin_auditado Nombre_Cargo_auditado Doc_Dir_Comisin_auditado Grado_Escalafon_auditado Nivel_Enseanza_auditado rea_enseanza_auditado
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La firma consultora proceder a realizar la comparacin de estas variables de lo reportado frente a lo auditado en hojas de vida y generar en la misma base las variables de verificado as:
Fecha_Nacimiento_verificado Apellido1_verificado Apellido2:_verificado Nombre1_verificado Nombre2_verificado Fecha_Vinculacin_verificado Nivel_educativo_aprobado_verificado Tipo_Vinculacin_verificado Nombre_Cargo_verificado Doc_Dir_Comisin_verificado Grado_Escalafon_verificado Nivel_Enseanza_verfificado rea_enseanza_auditado
Las nuevas variables de verificacin son 0 si coinciden los datos y 1 si hay diferencias. Ej Si el cargo reportado es 1 y el cargo auditado en hojas de vida es 2, por ser diferente el resultado en el cargo_ verificado es 1. Anexo 3A archivo 2 Plantas Administrativos
Para los administrativos de la base reportada al Ministerio de Educacin se complementan con las variables de auditados y se sigue el mismo procedimiento utilizado con las plantas docente utilizando los nombres tcnicos y se procede a verificar lo reportado vs lo auditado. Las variables a trabajar en administrativos son: fecha nacimiento, apellido1, apellido2, nombre1, nombre2, fecha vinculacin, tipo vinculacin, ubicacin y nivel jerrquico, denominacin del empleo, cdigo del empleo, asignacin bsica. El resultado de esta comparacin en las variables de verificacin ser 0 si coinciden los datos y 1 si son diferentes. En esta etapa es relevante Indagar con los actores del proceso sobre las razones (en cuanto sea posible conocerlas) de las diferencias, as como sobre la instancia en donde tales se originan (en el establecimiento educativo, en secretaria de educacin, etc.) Trabajo de campo en las instituciones educativas Para el trabajo de campo de las instituciones educativas se trabajar con la base en el archivo 31de nmina complementada con los nombres, apellidos y cdigo DANE de las Instituciones Educativas del anexo 3A y las variables que se requieran verificadas en hojas de vida. En esta base de datos se deber agregar las siguientes variables que se recolectara en campo: Municipio, cdigo DANE institucin educativa, Cdigo DANE sede, zona de la sede, novedad, situacin administrativa. Verificacin en campo con base de nmina suministrada el MEN por parte del proponente seleccionado, elaborado en bases independientes la de docentes de los administrativos con una variable adicional de novedad que se adicionar a la base.
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Novedades
Cdigo Descripcin 1 2 3 4 5 6 7 Presente Ausente Trasladado Retirado Fallecido Nuevo Inexistente
Para cotejar a la persona se requiera un documento que identifique al docente o administrativo en lo posible con la cdula de ciudadana u otro documento vlido donde se puede verificar el nmero de cdula. Docentes, directivos docentes y administrativos presentes
Docentes, directivos docentes y administrativos ausentes determinando las razones especficas o las situaciones administrativas que justifican dicha ausencia avalada por el Rector a travs de documento escrito. Si no existe justificacin el auditor debe dejarlo explcito en el acta que se levante en el establecimiento educativo. En la base se crear una nueva variable de la situacin administrativa con la siguiente codificacin.
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Situacin Administrativa por ausencia

Cdigo 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Descripcin Ninguna/No aplica Activo en encargo Ocupando cargo de libre nom. y remocin Comisin de estudios remunerada Comisin de estudios no remunerada Comisin de servicios Licencia ordinaria no remunerada Lic. por incapacidad mdica o maternidad Suspendido Periodo de prueba en otra E.T Periodo de prueba en la misma E.T Ausencia no justificada
Docentes trasladados y administrativos trasladados a otra institucin o secretara entre la fecha de reporte y la fecha de visita de la auditoria. Verificar novedad en el Sistema de Informacin de Gestin de Recursos Humanos. Docentes y administrativos retirados. Es el docente que por motivos de salud u otros causas no se encuentra en el establecimiento educativo, pero se encuentran en la nmina y soportes documentales de que el docente trabaja en el establecimiento educativo, para lo cual el rector debe contar con los soportes. Docentes y administrativos fallecidos. Docentes y administrativos nuevos. Son los docentes que no estn registrados en la nmina pero estn en campo, para este caso se debe indagar si los docentes son pagos por recursos propios de la entidad o son docentes contratados a travs de oferentes que prestan el servicio educativo. As mismos para verificar si son nuevos deben cruzar con las auditorias de la dems regiones del pas y la nmina nacional. Docentes y administrativos inexistentes. Para verificar si son inexistentes se deben cotejar frente a las auditorias de las dems regiones y la nmina nacional.
En las instituciones se realizar el levantamiento de la siguientes variables, cdigo DANE institucin educativa, cdigo DANE sede, zona de la sede esto con el fin de actualizar la informacin de los anexos. El Ministerio de Educacion Nacional a travs delas Secretaras solicitar a todos los docentes, directivos docentes y administrativos de los establecimientos de su jurisdiccin la actualizacin del formato nico de hojas de vida que ser diligenciada por cada docente y entregada al rector de cada institucin o el Directivo docente
superior inmediato. La firma auditora adelantar el proceso de recoleccin del formato con la firma de entrega por parte del rector especificando la totalidad de formatos recibidos. En esta etapa se debe indagar sobre el procedimiento de flujo de informacin que utiliza la entidad territorial certificada para mantener actualizadas las novedades de planta de personal (coherencia entre movimientos de la planta, su correspondiente reflejo en nmina y actualizacin de la historia laboral, teniendo en cuenta que este proceso se debe desarrollar integralmente en el Sistema de Informacin de Gestin de Recursos Humanos). Productos esperados: Un informe de avance de las inconsistencias encontradas en cada Secretara de lo auditado y verificado. Anexo 31 de docente y directivos docentes frente a historias laborales Anexo 31de administrativos docente frente a historias laborales. Anexo 3A de docentes y directivos docentes frente a historias laborales. Anexo 3A de administrativos frente a historias laborales Un informe Novedades encontradas en campo por Secretara Archivo 31 de docentes con las novedades encontradas en las instituciones educativas. Archivo 31 de administrativos con las novedades encontradas en las instituciones educativas. Resultados de la visita a establecimientos educativos y problemas encontrados para el desarrollo de la auditora. Soportes documentales y certificaciones de visitas con los formatos que propuestos por la firma en la primera fase. Entrega de formatos nicos de hojas de vida a las Secretaras de Educacin. recibidas, especificando la de formatos recolectados. Fase 3: Consolidacin de datos, anlisis de informacin y elaboracin reporte final de auditoria.
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Objetivos especficos de la fase 3: a. Consolidar y procesar la informacin levantada en campo en base de datos. b..Determinar las diferencias entre la informacin verificada en campo y la reportada por las Entidades Territoriales objeto de auditoria al MEN, estableciendo posibles causas de origen. El contratista deber entregar por Entidad Territorial los listados consolidados de las inconsistencias, a saber funcionarios no encontrados registrados en el Sistema, funcionarios
mal ubicados en establecimientos educativos registrados en el Sistema, funcionarios no registrados en el sistema que fueron censados. c. Presentar resultados al Ministerio de Educacin Nacional y a las entidades territoriales auditadas. Actividades 3.1 Consolidacin bases de datos con la identificacin de las inconsistencias entre la informacin reportada al MEN y la encontrada en hojas de vidas y en las auditoras de campo que implique, entre otras: Resultados de la comparacin entre el reporte del anexo 31 reportado por la Secretara de Educacin al MEN frente a los verificado en hojas de vida. Resultados de la comparacin entre el reporte del anexo 3A reportado por la Secretara de Educacin al MEN frente a los verificado en hojas de vida. Resultados de la comparacin de reporte de anexo 31 de la informacin de docentes, directivos y administrativos frente a lo encontrada en campo de cada institucin educativa con las novedades presentadas teniendo en cuenta la fecha de corte. Elaboracin de informes finales de auditoria y presentacin de resultados al MEN. Productos Finales del Proceso de Auditoria Como resultado de la tercera seleccionado. fase los productos a entregar por parte del proponente
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1. Bases de datos de texto consolidados que debe contener lo reportado, lo auditado y lo verificado en una base nica. Base de anexo 31 de docentes y directivos docentes frente a historias laborales. Base de anexo 31 de administrativos frente a historias laborales. Base de anexo 3A archivo 1 planta de docente y directivos docentes frente a hojas de vida. Base de anexo 3A archivo 2 planta de administrativos frente a historias laborales. 2. Base de la auditora en campo, esta base corresponde anexo 31 que se ha completado con apellidos, nombres y cdigo DANE de la institucin, con las variables adicionales levantadas en campos municipio, cdigo DANE institucin educativa, cdigo DANE sede, zona de la sede, novedad, situacin administrativa. Base anexo 31 de docente y directivos docentes frente a las novedades auditadas campo.
Base anexo 31 de administrativos frente a las novedades auditadas campo.
Las base de texto deben ir separadas por punto coma (;) manteniendo los encabezados con los nombres tcnicos de SINEB y los nombres solicitados por el MEN , de tal forma el base se pueda subir a cualquier manejador de bases de datos. 3. Informe ejecutivo a nivel Nacional en el que se describa en forma general el trabajo desarrollado durante el proceso de auditora con el anlisis de los hallazgos del anexo 31 y anexo 3A frente a hojas de vida (docentes y administrativos con resultados por separado), del anexo 31 frente a novedades encontradas en campo, destacando las secretarias con mayor inconsistencias y hallazgos y con conclusiones que describan las razones de las deficiencias encontradas. 4. Informe por Entidad Territorial Certificada en Educacin, el cual debe describir el trabajo desarrollado durante el proceso de auditora con el anlisis de los inconsistencias del anexo 31 y anexo 3A frente a historias laborales (docentes, directivos docentes y administrativos con resultados por separado), as mismo de los hallazgos anexo 31 frente a novedades encontradas en campo, cada informe debe relacionar las inconsistencias de todas las variables auditadas y verificadas que solicito el MEN. Se debe destacar las diferencias encontradas del grado en el escalafn del anexo 31 de nmina frente historias laborales y del anexo 31 de nmina frente a la novedad de inexistentes, como tambin a las personas que se encuentran en campo pero que no estn en nmina. Los anlisis en este informe servirn para retroalimentar a las Secretaras de Educacin o las Entidades Territoriales dndoles a conocer la deficiente calidad en el reporte de la informacin reportada al Ministerio de Educacin que conllevarn a los ajustes de datos del sector que reposa en el Sistema de Informacin de Gestin de Recursos Humanos, por lo tanto los anlisis y resultados deben ser muy objetivos y precisos.
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Presentacin oficial de los resultados de la auditoria a la Subdireccin de Recursos Humanos del Sector Educativo y dems dependencias cuyos resultados de la auditoria estn asociados a su misin y responsabilidades. Los informes se entregarn al Ministerio en original una (1) copia impresa y en medio magntico, junto con un comprobante de recibo por parte del Ente Territorial Certificado que acredite haber recibido una (1) copia del mismo informe.
Directorio nico de Establecimientos Educativos.(DUE) utilizado ser el que entregue oficialmente la Oficina Asesora de Planeacin y Finanzas.
VALIDACIONES BSICAS PARA EL LEVANTAMIENTO DE INFORMACIN DE MATRCULA, INSTITUCIONES Y SEDES EDUCATIVAS.
A continuacin se describen las validaciones mnimas que debe tener en cuenta la firma auditora para levantar, procesar y entregar la informacin al MEN. Se presenta lo relacionado con la informacin de matrcula (Anexo 6A), con el Directorio nico de Establecimientos (Anexo 1 Archivo 1) y se enuncian los requerimientos de sedes educativas (Anexo 1 Archivo 3).
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Anexo 6A Matrcula alumno por alumno del sector oficial y contratos de prestacin del servicio. Para comenzar, se debe garantizar que cada establecimiento educativo relacionado en el anexo 6A est reportado en el anexo 1 del archivo 1 y debe existir correspondencia con una institucin oficial o en el caso de privados con contratos de prestacin del servicio. As mismo, cada sede oficial relacionada en el anexo 6A debe estar reportada en el anexo 1 archivo 3; cada establecimiento educativo oficial o privado con subsidio que est relacionado en el anexo 1 archivo 1, debe estar reportado en el anexo 6A. a) Caractersticas bsicas de las variables del 6A Cdigo departamento: debe ser un cdigo de dos dgitos el cual es asignado por el DANE, se encuentra en el documento Divisin Poltica de Colombia. Cdigo municipio o distrito: debe ser un cdigo de tres dgitos asignado por el DANE, el cual se encuentra en el documento Divisin poltica de Colombia; el cdigo del municipio debe corresponder al departamento antes relacionado. Cdigo DANE institucin educativa: se debe encontrar registrado en el anexo 1 archivo 1. Este cdigo DANE debe tener doce (12) dgitos. Cdigo DANE antiguo de la sede: debe encontrarse reportado en el anexo 1 archivo 3, todo cdigo DANE antiguo de la sede reportado en el anexo 6A debe estar relacionado en el anexo 1 archivo 3. Este cdigo debe contar con doce (12) dgitos. Consecutivo de la sede: El consecutivo para las instituciones y sedes educativas corresponde al cdigo DANE de la Institucin educativa seguido de dos dgitos de 01 en adelante dependiendo del nmero de sedes que tenga cada institucin. Tipo de documento: Se debern digitar los siguientes valores 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 de acuerdo a lo establecido en el diccionario de datos. Nmero de documento: cuando el alumno no tenga nmero de documento (comprobado), se deber asignar un nmero de identificacin en el cual, los primeros 5 dgitos correspondern al cdigo DANE del departamento y del municipio donde nace el alumno y los dgitos restantes correspondern a un consecutivo. Este campo es de vital importancia para los procesos de
verificacin de la calidad de la informacin establecidos en el Decreto 1526 de julio 24 de 2002 y la Resolucin 166. Cdigo DANE del departamento donde se realiza la expedicin de documento: se debe digitar el cdigo de dos dgitos del departamento (debe coincidir con las especificaciones establecidas por el DANE) donde fue expedido el documento. La longitud del campo debe ser de dos posiciones. Cdigo DANE del municipio donde se realiza la expedicin del documento: deber digitarse el cdigo de tres dgitos del municipio (debe coincidir con las especificaciones establecidas por el DANE) donde fue expedido el documento. La longitud del campo debe ser de tres posiciones. Apellido 1: se deber digitar el primer apellido del estudiante, evitando caracteres distintos a los del alfabeto y espacios en la variable. Apellido 2: se deber digitar el segundo apellido del estudiante, evitando caracteres distintos a los del alfabeto y espacios en la variable. Nombre 1: se deber digitar el primer nombre del estudiante, evitando caracteres distintos a los del alfabeto y espacios en la variable. Nombre 2: se deber digitar el primer nombre del estudiante, evitando caracteres distintos a los del alfabeto y espacios en la variable. Fecha de nacimiento: Se debe digitar con el formato dd/mm/yyyy. Al momento de calcular la edad se debe garantizar que no existan valores negativos ni edades por fuera de los rangos establecidos para cada grado. Departamento de nacimiento del alumno: Se debe digitar el cdigo DANE del departamento donde naci el alumno. Este campo debe contar con dos posiciones. Municipio de nacimiento del alumno: se debe digitar el cdigo DANE del municipio donde naci el alumno. Este campo debe contar con tres posiciones. Gnero: deber tener valor F: en el caso femenino y M: masculino. Debe ser una variable tipo texto de longitud 1, no se aceptan espacios dentro de la variable. Jornada: est variable tomar valores entre los nmeros del 1 al 5. Esta informacin debe coincidir con la informacin reportada a nivel de jornadas en el directorio nico de establecimientos educativos.
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Metodologa: Se debern digitar los valores del 1 al 23 y 99. La variable metodologa se refiere a aquel (las) ofrecidas por la Institucin o centro educativo (para ms detalle ver diccionario de datos). Entre las metodologas ms importantes se encuentran las siguientes: Educacin Tradicional que es la comn en la zona urbana y se refiere a la escuela graduada. Escuela nueva: modelo / metodologa educativa para zonas de baja densidad de poblacin. Permite atender la primaria completa en escuela multigrado, en la cual ofrecen los cinco grados de la primaria con uno, dos y hasta tres docentes. Post-Primaria: brinda a los nios, nias y jvenes de la zona rural un sistema de organizacin escolar y pedaggico que ampla la educacin bsica de sexto a noveno grado. Es un proceso activo, flexible y participativo, uno o dos maestros se encargan de cada grado independientemente del rea. Telesecundaria: busca atender a la poblacin rural con bsica secundaria. Utiliza la televisin con videos pregrabados como herramienta para el aprendizaje. A travs de secciones desarrolla cinco estrategias que consolidan el aprendizaje. Etnoeducacin: se entiende por educacin para grupos tnicos, la que se ofrece a grupos o comunidades que integran la nacionalidad y que poseen una cultura, una lengua, unas tradiciones y unos fueros propios y autctonos. Esta educacin debe estar ligada al ambiente, al proceso productivo, al proceso social y cultural, con el debido respeto de sus creencias. Programa de Aceleracin: Es conocido como aulas de aceleracin en donde alumnos con edad superior a la adecuada para cada grado son reunidos y tratados con una metodologa que les permite nivelarse en muy poco tiempo. Modelo educativo originado en Brasil y adaptado en Colombia entre 1999 y el 2000 para atender a nios y nias que han desertado del sistema educativo sin culminar la bsica primaria o que se encuentran con tres o ms aos de extraedad en este ciclo educativo. A travs de metodologas pedaggicas activas, personalizadas y que favorecen la autoestima, se busca que los estudiantes en un ao puedan ampliar su potencial de aprendizaje, permanezcan en la escuela y se nivelen para continuar exitosamente sus estudios de la educacin bsica completa. Est basado en la concepcin del estudiante, su capacidad de aprendizaje y autoestima como el centro de la educacin. En lo pedaggico, desarrolla competencias bsicas, afianza capacidades para trabajar individualmente y en equipo, trabaja con proyectos pedaggicos, enfatiza en la importancia de la lectura y realiza una evaluacin permanente de los avances de los estudiantes. Entorno Familiar: esta modalidad brinda atencin integral en cuidado, nutricin y educacin inicial a nios y nias menores de 5 aos, prioritariamente aquellos pertenecientes a los niveles I, II y III del SISBEN o en condicin de desplazamiento, ubicados en zonas rurales dispersas o urbano marginales que por dificultades geogrficas o de otro tipo no acceden a ningn servicio de Atencin Integral. Tambin atiende a los padres, madres o adultos responsables a travs de un acompaamiento para fortalecer su rol educativo en el hogar. Es por esto que el nio y la nia son el centro de atencin dentro de la familia. En los encuentros se atienden adems madres gestantes y madres lactantes que no pertenecen a los programas FAMI y materno infantil del ICBF
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Entorno Comunitario: esta modalidad brinda atencin integral a los nios y nias menores de 5 aos atendidos actualmente por los Hogares Comunitarios de Bienestar -HCB- del ICBF, complementando los servicios de cuidado y nutricin con un componente educativo. Entorno Institucional: esta modalidad va dirigida a nios y nias menores de 5 aos ubicados en zonas urbanas, que no acceden a ningn servicio de atencin integral por falta de oferta. En esta se ofrecern los componentes de cuidado, nutricin y educacin inicial durante 5 das de la semana, en jornadas de 8 horas diarias. Para la educacin de adultos que es aquella que se ofrece a personas mayores de 13 aos y que cursan grados de bsica primaria o bsica secundaria los cuales no han finalizado, teniendo una edad superior en ms de cuatro aos a la aceptada regularmente y cuya funcin es permitir la validacin de stos. (Ley 115 de Educacin), existen las siguientes metodologas en la zona rural y urbana con baja cobertura en educacin de adultos:
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Servicio Educativo Rural (SER): programa de educacin formal, semipresencial, para jvenes y adultos campesinos. Estructura el currculo con base en Ciclos Lectivos Especiales Integrados, de un ao de duracin. Programa de educacin continuada de la Caja de compensacin familiar CAFAM, es un programa de educacin orientado a alfabetizar y brindar educacin bsica y media a los adultos, con base en metodologas flexibles y ldicas presenta las temticas de formacin en los CLEI 1 AL 6, exigidos por el decreto 3011 de 1997. Representa un cambio del paradigma tradicional de la educacin de jvenes y adultos en Colombia; Este programa propone la educacin como una estrategia para el desarrollo humano, el cual es la base para el desarrollo social y econmico; Su metodologa se fundamenta en las caractersticas, intereses y necesidades de las personas adultas; Es de carcter semipresencial. Sus currculos son flexibles. Sistema de Aprendizaje Tutorial (SAT): ofrece educacin formal en las veredas: cualquier joven o adulto de remotas regiones campesinas puede tener acceso a una educacin secundaria y media. Su organizacin y horarios son flexibles. Consta de tres ciclos: (CLEI 3, 4 y 5) Impulsor rural, prctico rural y bachiller en bienestar rural. Virtualidad Asistida UCN: la propuesta pedaggica, tiene que ver con la formacin de estudiante en edad extraescolar, de la Educacin de Adultos, como una alternativa para acceder al sistema educativo. Su viabilidad se sustenta en un modelo pedaggico autnomo, innovador, flexible, sin fronteras, donde existen espacio de aprendizaje y socializacin, utilizando, en un momento determinado del proceso, las tecnologas de informacin y comunicacin como herramientas de interaccin pedaggica y social; en donde el estudiante desarrolla capacidades de autoaprendizaje, convirtindose en gestor de su propio conocimiento con la orientacin de un facilitador. Ofrece los CLEI 1 al 6. El programa 'A Crecer": Es un modelo del MEN. cumple con las especificaciones pedaggicas, curriculares requeridas por el Ministerio de Educacin Nacional para ser implementado, toda vez que, es elaborado a partir de las caractersticas, necesidades de formacin y condiciones socio culturales de los habitantes de la zona. Esta formulada de acuerdo con los estndares de
competencias bsicas promulgados por el MEN y por integrar en la formacin de los estudiantes los conocimientos y destrezas necesarias para mejores desempeos laborales, sociales y ciudadanos. Ofrece los CLEI 1 y 2. Nombre de la metodologa: Este caso solo se diligenciara en el momento de que la variable metodologa tenga una valor de 99, en la cual se especificar el nombre del nuevo modelo educativo. Ciclos Lectivos Especiales Integrados: se debe registrar el cdigo del ciclo educativo en el cual est registrado el adulto, estos se identifican como: ciclo 1, cdigo 21; ciclo 2, cdigo 22; ciclo 3, cdigo 23; ciclo 4, cdigo 24, ciclo 5, cdigo 25 y ciclo 6, cdigo 26. Subsidiado: Esta variable se deber diligenciar con dos valores N en el caso de que el alumno no se encuentre beneficiado por un contrato de prestacin del servicio y S en caso contrario. La firma auditora deber verificar esta informacin con los contratos o convenios que reposen en la secretara de educacin respectiva. No se debern asumir como subsidiados las ayudas que dan los gobiernos locales como becas, tiles a los nios en instituciones educativas o centros educativos oficiales. Tipo de discapacidad: Se debe digitar 1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,99. Tipo de discapacidad estandarizada: Esta variable se diligenciar en caso que tipo de discapacidad sea 10 y asumir solamente dos valores 10 u 11. Capacidad excepcional: Se debe digitar 1,2,3,4,9. Capacidad excepcional estandarizada: Se debe digitar 1 en caso de que la variable capacidad excepcional tenga un valor de 1; y 2 en el caso de que la variable capacidad excepcional tenga valores entre 2 y 4; y 9 cuando capacidad excepcional tenga un valor de 9. Grado: Debe diligenciarse con valores comprendidos entre (-2 a 18), (21 a 26) y 99. Carcter: solo deben digitarse los siguientes valores 0, 1, 2. Especialidad: solo se deben digitar los siguientes valores 05,06,08,09,10,16,07,00. Los cuales aplicarn para los grados 10, 11, 12 y 13. Si se seleccion carcter acadmico la especialidad solo puede ser acadmica "05". Si se seleccion carcter 0 "No Aplica", la especialidad debe ser "00" no aplica. Si carcter es tcnico, las especialidades deben ser diferentes a "05" y a "00".
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Carcter acadmico: Especialidad Acadmica: Busca capacitar al estudiante para realizar estudios intermedios, superiores o universitarios y/o desempear ms eficientemente una determinada funcin en su comunidad. Integrada por las reas de ciencias naturales, ciencias sociales, educacin artstica, tica, fsica, religiosa, humanidades, matemticas, entre otras y adems comprende como mnimo doce grados. Carcter tcnico: Especialidad Agropecuaria: Integrada por las reas de Produccin Agropecuaria (pecuaria y agrcola), Desarrollo Rural (organizaciones juveniles y administracin rural) y Taller y Construcciones Rurales (taller, maquinaria y construcciones). Especialidad Comercial: Integrada por las reas de secretariado (Mecanografa. Taquigrafa, etc), contable (contabilidad) y legislacin (de tipo laboral, comercial y poltica) Especialidad Industrial: Integrada por las reas de Teora, Prctica y Administracin Industrial. Especialidad Pedaggica: Atender las reas propias de la Especialidad normalista conformada por las reas de fundamentacin pedaggica (vocacionales y tcnicas) y la de prctica docente. Busca capacitar al estudiante para el ejercicio del magisterio en el nivel elemental. Especialidad Promocin Social: Busca capacitar personal que ejecute tareas adecuadas tendientes a mejorar los servicios de la comunidad, a elevar el nivel de vida del individuo y a desarrollar el espritu de cooperacin social, a fin de estimular cambios en la mentalidad de los miembros componentes de la sociedad y lograr su desarrollo integral. Se fundamenta en las rea de trabajo de ayuda y servicio a la comunidad.
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Grupo: Se debe ubicar al alumno de acuerdo al curso en el cual est asignado por grado. De esta forma en esta variable indique el grupo en el cual se encuentra teniendo en cuenta la nomenclatura utilizada por la institucin educativa. Grupo estandarizado. Se realizar la recodificacin de la variable grupo reemplazado la nomenclatura establecida por la institucin educativa con los lineamientos establecidos por el Ministerio de Educacin Nacional. En este caso se utilizaran valores numricos ejemplo. Cuando la variable grupo aparezca con los valores 501 A o 6B el grupo aparecer recodificado con los valores 1 y 2 respectivamente. Repitente: debe ser S N.
b) Anexo 1 archivo 1 Establecimientos Educativos
Cdigo DANE Institucin Educativa: deber ser la llave primaria de este anexo y solo debe existir un registro por cada institucin educativa. El cdigo DANE de la Institucin Educativa debe ser de doce (12) posiciones. Cdigo departamento: debe ser un cdigo de dos dgitos el cual es asignado por el DANE, se encuentra en el documento Divisin Poltica de Colombia. Cdigo municipio o distrito: debe ser un cdigo de tres dgitos asignado por el DANE, el cual se encuentra en el documento Divisin poltica de Colombia; el cdigo del municipio debe corresponder al departamento antes relacionado. Nombre de la Institucin educativa: este campo debe ser diligenciado con los nombres completos de las Instituciones Educativas sin utilizar ningn tipo de abreviatura, dejando un espacio entre cada palabra y sin permitir caracteres distintos a los del alfabeto o numricos. El nombre de la institucin educativa o centro educativo el cual consta de prenombre y nombre. El prenombre hace referencia a la denominacin comn que tiene el establecimiento educativo con el que aparece registrado en la Secretara de Educacin, y se identificar como prefijo. Por ejemplo: Colegio, Concentracin, Jardn Infantil, Liceo, etc. El nombre corresponde a la denominacin particular del establecimiento, que para motivos de estndar tambin se conocer como sufijo. Ej: Mi Bella Genio. Para esto maneje los siguientes estndares en el prenombre: Tanto prenombre como nombre se escriben siempre en mayscula, sin usar tildes, sin colocar puntos luego del prenombre y dejando un espacio entre palabras. El criterio para adjudicar un prenombre consiste en que debe ser claro al momento de leerlo de tal forma que cualquier persona entienda qu significa sin tener que recurrir a la documentacin; sin embargo, en aquellos casos en los cuales no figure el prenombre en la siguiente lista y que tampoco resulten de su combinacin deben ser enviados a la Oficina Asesora de Planeacin del Ministerio de Educacin Nacional, de tal forma que slo all se diga cul va a ser el prenombre a seguir. Los prenombres de identificacin ms usuales se abrevian de acuerdo a la siguiente lista.
Prenombre Acadmico/a Agrcola Agropecuario/a Anexo/a Bachillerato Basico/a Bsica Bilinge Campestre Capacitacin Abreviatura del prenombre ACAD AGRIC AGROP ANEXO BTO BAS BAS BILING CAMP CAPAC
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Centro Centro Educativo Distrital Centro Educativo Distrital de Educacin Diversificada Centro Educativo Distrital de Educacin Tcnica Colegio Comercial Comunitario Concentracin Cooperativo Corporacin Cultural Departamental Distrital Docente Educativo/a Escolar Escuela Externado Femenino Filial Fundacin Gimnasio Granja Guardera Hogar Indgena Instituto Nacional de Educacin Media Infantil Instituto / Institucin Institucin Educativa Integrado Integral Internado Interamericano Jardn Liceo Masculino Media Militar Mixto Municipal Nacional Nacionalizado Nocturno Normal Oficial Pedaggico
CENT CED CEDID CEDIT COL CIAL COMUNIT CONC COOP CORP CULT DPTAL DIST DOC EDUC ESCOL ESC EXTERN FEM FILIAL FUND GIMN GRANJA GUARD HOG INDIG INEM INF INST INST EDUC INTEGD INTEGL INTERN INTERAM JARD LIC MASC MEDIA MILIT MIX MPAL NAL NZADO NOCT NORMAL OFIC PEDAG
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Preescolar Presbiteriano/Presbtero Promocin Social Psicopedaggico Rural Seminario Tcnico Tecnolgico Unidad Urbano/a
PREESC PBRO PROM SOC PSICOPEDAG RUR SEM TEC TECNOLG UNID URB
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Ejemplos: COL TEC AGROP LA HERRADURA FUND INST TECNOLG DEL SUR CORP EDUC NUESTRA SEORA DE LA VALVANERA Si alguna de las palabras contenidas en la columna prenombre de la anterior lista no es prenombre sino una caracterizacin propia del nombre de la institucin o centro educativo, esta palabra no se debe abreviar porque se pierde el nombre. Ejemplo: INST ACADEMIA CULTURAL Algunas palabras que se pueden estandarizar del nombre son:
Prenombre Nuestra Nuevo Nueva Seora Sagrado Parroquial Abreviatura del prenombre NSTRA NVO NVA SRA SGDO PARROQ
Direccin de la Institucin Educativa o sede principal: hace referencia a la nomenclatura que aparece en la placa de la entrada principal de la institucin educativa. Direccin: direccin correspondiente a la entrada principal del plantel en la cual se encuentran las reas administrativas. Se debe utilizar para el diligenciamiento las siguientes abreviaturas: Es importante especificar Sur, Norte, Este y/o Este donde aplique. No escribir sufijos como por ejemplo 1. a cambio de 1, para no confundirlo con 1A.
Nombre de la direccin Apartado Areo Apartamento Autopista Avenida Avenida Calle Barrio Bis Bloque Calle Carrera Carretera Carretera Central Casa Casco Urbano Casero Clula Central Ciudad Ciudadela Comunal Comunidad Corregimiento Departamental Diagonal Entrada Esquina Estacin Este Finca Hacienda Indgena Inspeccin Inspeccin de Polica Interior Kilmetro Local Lote Manzana Municipal Norte Nmero # No. Etc Occidente Oeste Parcela Plaza principal Plazuela Piso Puerto Resguardo Rural Sector
Abreviatura de direccin AA APTO AUTOP AV AV CLL BARRIO BIS BLQ CLL CR CARRET CARRET CTRAL CASA CASCO URBANO CASER CELULA CTRAL CIUD CIUDELA COMUNAL COMUNID CORREG DEPTAL DG ENTRADA ESQ ESTAC ESTE FINCA HDA INDIG INSP IDP INT KM LOCAL LOTE MZ MPAL NTE NO OCC OESTE PARC PLAZA PPAL PLAZ PS PTO RESG RUR SECT
la
Sur Supermanzana Transversal Troncal Urbanizacin Vereda Va
SUR SUPERMZ TR TRONCAL URB VDA VIA
Telfono institucin educativa o sede principal: se debe registrar el nmero telefnico de la sede principal. En caso de no tener, dejar el campo vaco o nulo. Correo electrnico: Registrar la direccin del correo electrnico de la sede principal. En caso de no tener, dejar el campo vaco o nulo. Nombre rector: Registrar el nombre del rector de la institucin educativa. No se deben ingresar caracteres distintos a los del alfabeto. Tipo de documento del rector: Se debe registrar 1: en el caso de que sea cdula de ciudadana, 2: cdula de extranjera y 3: en el caso de certificado de cabildo. Nmero de documento del rector: se debe digitar el nmero de documento teniendo en cuenta los lineamientos definidos por la Registradura Nacional del Estado Civil. Calendario Escolar: se digitar 1 en el caso de Calendario A, 2 calendario B 3 si es fin de semana, de acuerdo al calendario que posea la institucin educativa. Sector: se deber digitar 1 en caso de que la institucin educativa o sede principal sea oficial para lo cual la propiedad jurdica debe ser oficial, Educacin misional contratada u oficial rgimen especial y 2 en el caso de instituciones privadas las cuales tendrn propiedad jurdica Persona natural o sociedad, Comunidad religiosa, Cooperativo, Comunidad, Fundacin, Caja de compensacin y Federaciones o Corporaciones Novedad institucin: slo pueden registrarse los cdigos 0, 1 y 2. 0 cuando el establecimiento educativo no presenta novedades (rinde informacin vigencia actual y vigencia anterior); 1 cuando el establecimiento este cerrado (no rinde informacin de la matrcula actual); 2 cuando sea una institucin nueva (no rinde informacin de la vigencia anterior) este caso difiere del establecimiento nuevo encontrado por la firma auditora ya que este no debe aparecer reportado en el Directorio nico de Establecimientos Educativos al momento de realizar la visita en campo. Carcter: Se entender por establecimientos acadmicos: aquellos que busquen capacitar al estudiante para realizar estudios intermedios, superiores o universitarios y/o desempear ms eficientemente una determinada funcin en su comunidad. Integrada por las reas de ciencias naturales, ciencias sociales, educacin artstica, tica, fsica, religiosa, humanidades, matemticas, entre otras y adems comprende como mnimo doce grados.
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Y establecimientos con carcter tcnico aquellos que ofrezcan: Especialidad Agropecuaria: Integrada por las reas de Produccin Agropecuaria (pecuaria y agrcola), Desarrollo Rural (organizaciones juveniles y administracin rural) y Taller y Construcciones Rurales (taller, maquinaria y construcciones) Especialidad Comercial: Integrada por las reas de secretariado (Mecanografa. Taquigrafa, etc), contable (contabilidad) y legislacin (de tipo laboral, comercial y poltica) Especialidad Industrial: Integrada por las reas de Teora, Prctica y Administracin Industrial, Especialidad Pedaggica: Atender las reas propias de la Especialidad normalista conformada por las reas de fundamentacin pedaggica (vocacionales y tcnicas) y la de prctica docente. Busca capacitar al estudiante para el ejercicio del magisterio en el nivel elemental Especialidad Promocin Social: Busca capacitar personal que ejecute tareas adecuadas tendientes a mejorar los servicios de la comunidad, a elevar el nivel de vida del individuo y a desarrollar el espritu de cooperacin social, a fin de estimular cambios en la mentalidad de los miembros componentes de la sociedad y lograr su desarrollo integral. Se fundamenta en las reas de trabajo de ayuda y servicio a la comunidad.
c) Anexo 1 Archivo 3 informacin de sedes educativas Llave primaria: Cdigo DANE Institucin Educativa ms Cdigo DANE antiguo de la sede. Los cdigos DANE de la sede deben ser nicos, tanto en la Institucin como en el pas. Lo anterior ya que cada sede corresponde a un establecimiento educativo el cual tiene asociado un cdigo DANE y ste es nico en todo el pas. Este archivo debe relacionar todas las sedes involucradas en el proceso de la reorganizacin del sector educativo, por lo cual se constituyen instituciones educativas mediante la fusin y los centros educativos mediante la asociacin. Art . 9 Ley 715. Se deben generar tantos registros como sedes posea la institucin educativa; para el caso de las asociaciones debe generarse un registro por cada centro educativo. Cdigo departamento: debe ser un cdigo de dos dgitos el cual es asignado por el DANE, se encuentra en el documento Divisin Poltica de Colombia. Cdigo municipio o distrito: debe ser un cdigo de tres dgitos asignado por el DANE, el cual se encuentra en el documento Divisin poltica de Colombia; el cdigo del municipio debe corresponder al departamento antes relacionado. Cdigo DANE institucin educativa: se debe encontrar registrada en el anexo 1 archivo 1. Se recuerda que este cdigo DANE debe tener doce (12) posiciones. 74
Cdigo DANE antiguo de la sede: se debe registrar el cdigo DANE que posea la sede antes de la fusin establecida por la Ley 715 de 2001, su inclusin en el reporte tiene como fin permitir el anlisis de la serie histrica. En este caso no deben existir cdigos DANE mayores a 12 dgitos. Consecutivo de la sede: es un cdigo generado para identificar los establecimientos educativos involucrados en las fusiones. Para lo cual se debe asignar el cdigo DANE de la Institucin educativa seguido del nmero consecutivo de dos dgitos de cada una de las sedes que conforman la institucin educativa. La sede principal o donde labora la parte administrativa codifquela como 01, la segunda 02, etc. Para el caso de las asociaciones realice el procedimiento similar a la institucin, codificando la nica sede como 01. No pueden existir consecutivos de sedes mayores ni menores de 14 dgitos. Nombre sede: se debe registrar el nombre de la sede con la nomenclatura designada por la secretara de educacin. En el caso de las asociaciones escriba el nombre del centro educativo. Direccin sede: registre la direccin de la sede. Telfono de la sede: Registre el nmero de la sede, en caso de no tener, no registre informacin en este campo. Zona de la sede: ubique la referencia geogrfica a la cual corresponde la sede independientemente a la que corresponde la institucin educativa. Esta variable solo puede tener dos valores 1 en el caso de que se localice en la zona urbana y 2 si se ubica en la zona rural que se asimila como resto incluyendo rural disperso.
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ETAPAS DEL PROCESO AUDITOR ORGANIZACIN Y ANLISIS DE INFORMACIN PREVIA El propsito de esta etapa consiste en la apropiacin de la firma auditora de la informacin de los entes territoriales y de los establecimientos educativos a verificar en campo segn los objetivos propuestos. Para el anlisis de esta informacin se seguirn los criterios que se describen a continuacin. Metodologa para el anlisis de la informacin Se realizar un anlisis de la base de datos entregada por el MEN y las resultantes de cada uno de los anlisis estructurales que se harn por parte de la firma y documentos adicionales que resulten del proceso de verificacin en campo. Se realizar un anlisis detallado del ciento por ciento de la informacin de los sectores objeto de auditora en los Entes Territoriales seleccionados para verificacin en campo de la informacin que genere mayores dudas sobre su validez e inconsistencia. De igual manera se har una comparacin entre los alumnos de otros Entes Territoriales y las bases entregadas por el MEN. Con el fin de verificar variables importantes para el anlisis y verificacin en campo y hallazgos de posibles registros repetidos. Criterios empleados para el anlisis de la informacin. Con la verificacin de la consistencia e integridad de la informacin se procede al anlisis del alcance de la matrcula objeto de la auditoria y se determina el criterio y las estrategias para el anlisis de las diferentes tablas que conforman los anexos entregados por el MEN en las bases de datos, a partir del cual se realizan las siguientes validaciones: Consistencia de los datos por cada a una de las variables de verificacin insistiendo en que la informacin recibida corresponda a la seleccin de las Entidades territoriales. Estructura de la base de datos en cuanto a que los campos definidos en la Resolucin 166/03 tengan consistencia con la informacin reportada en el anexo 6A, tomando en cuenta los siguientes criterios: - Composicin de la Matrcula - Relacin Grado Edad - Incongruencia de jornadas - Caractersticas del servicio educativo
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Correspondencia entre el directorio de establecimientos y el directorio de sedes con referencia a las bases poblacionales (Anexo A1A1, Anexo A1A3 y Anexo 6A). Integridad de la informacin en cuanto a la completitud de los registros y de las variables necesarias para el anlisis, con el objetivo de detectar inconsistencias por omisin de informacin en las variables. Revisin y anlisis de bases de datos entregados por el MEN
El CD que entrega el MEN contiene: http://www.mineducacion.gov.co/1621/article-255690.html 1. Diccionario de datos auditoria 2012 2. Matriz Grado Edad 3. Anexo 8 Hallazgos Establecimientos 4. Anexo 9 Grados 5. Anexo 10 Repetidos 6. Anexo 11 Nuevos 7. Prototipo Auditores (Access). 8. DUE ESTABLECIMIENTO EDUCATIVO 9. DUE GRADO MODELO 10.DUE SEDE 11.MATRCULA 12.MATRCULA Variables actualizadas en campo Verificacin Divipola cdigos departamento y municipio Verificacin numero de caracteres cdigo DANE Verificacin variable tipo de documento vs nmero de documento Verificacin de dominios variable calendario Verificacin de dominios variable sector Verificacin de dominios variable carcter Cruces de informacin con otras tablas Cruce de informacin A1A1 DANE_IE VS. A1A3 DANE_IE Validaciones A1 A3
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VERIFICACIN DIVIPOLA CDIGOS DEPARTAMENTO Y MUNICIPIO Verificacin numero de caracteres cdigo DANE IE Verificacin numero de caracteres cdigo DANE sede Verificacin de dominios variable zona Validacin dominios de la variable grado (el anlisis de informacin se tendrn dos niveles)
PRIMER NIVEL. Son los que se encuentran con un alto impacto y alta probabilidad de que las inconsistencias sean evidentes y con mayor importancia, siendo las priorizadas para verificar. (Se registran con color rojo). SEGUNDO. No requieren acciones inmediatas, que corresponden a bajo impacto y baja probabilidad de existencia de errores por corresponder a errores de forma en la presentacin de los datos. (Se registran con color verde). Validaciones 6A VARIABLES ACTUALIZADAS EN CAMPO Verificacin de registros duplicados Verificacin DIVIPOLA Departamento y municipio Verificacin variable DANE Establecimiento Educativo igual 12 caracteres Verificacin variable DANE de la sede educativa igual a 12 caracteres Verificacin variable consecutivo de la sede igual a 14 caracteres Verificacin dominios variable tipo de documento Validacin tipo y nmero de documento Validacin Divipola departamento y municipio de expedicin del documento Validacin nombres y apellidos no aceptar caracteres distintos a los del alfabeto Validacin formato de la fecha DD/MM/AAAA Validacin con Divipola departamento y municipio de nacimiento Validacin de dominios en la variable genero Validacin de dominios en la variable jornada Validacin de dominios en la variable metodologa Validacin de dominios variable subsidiado Validacin de dominios en la variable grado Validacin de dominios en la variable carcter Validacin de dominios en la variable especialidad Validacin de dominios en la variable tipo de discapacidad Validacin de dominios en la variable capacidad excepcional Validacin dominios variable repitente
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Correlacin de variables Validacin variable carcter vs especialidad Validacin variable grado vs carcter Validacin variable grado vs edad Cruces de informacin con otras tablas Cruce de establecimientos educativos vs matrcula A1A1.DANE_ie vs a1a6a.DANE_ie 2.11.2 Cruce de sedes educativas A1A3.DANE_IE Y A1A3.DANE_SEDE VS Anexo 6ADANE IE y Anexo 6A.DANE_SEDE Lineamientos para revisin y hallazgos de posibles alumnos repetidos Numero de documento de Identidad, Primer Apellido y Primer Nombre Primer apellido, primer nombre y fecha de Nacimiento Primer apellido, Segundo Apellido, Nombre 1, Nombre 2 Validaciones A1A12 Variables de control de auditorias Validacin variable de verificacin Variables de control de auditorias Validacin variable de modificacin VS. variables modificadas Verificacin de dominios variable novedad No deben existir valores nulos en la variable discapacidad. grupo estandarizado y capacidades excepcionales Validacin de metodologa 99 vs nuevo nombre metodologa. Correlacin de variables
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A partir de este numeral el anlisis se realiza con base en los resultados del operativo de campo
Nuevas variables digitadas deben ser distintas a las variables reportadas por los entes territoriales. Cruces de informacin con otras tablas
Cruce de informacin A1A1 entregado por el MEN VS A1A1 entregado por firmas auditoras Variables de control de auditorias
Validar variable de verificacin Validar variable de modificacin vs. Variables modificadas Verificacin DIVIPOLA cdigos departamento y municipio
Nuevas variables digitadas deben ser distintas a las variables reportadas por los entes territoriales Cruces de informacin con otras tablas
Cruce de informacin A1A3 DANE sede VS Anexo 6 A DANE sede Variables de control de auditorias 80
Dominios de la variable de verificacin Variable modificacin vs variables modificadas Verificacin dominios variable hallazgo Verificacin ID repetido apariciones igual a 1 Validaciones 6 A
Validacin de dominios en la variable nuevo tipo de discapacidad estandarizada Validacin de dominios en la variable de capacidad excepcional estandarizada Correlacin de variables
Validacin variable verificacin vs variable hallazgos de matrcula Validacin variable verificacin =6 y variable hallazgos de matrcula = 61 id repetido diferente de vaco Validacin variable grado vs metodologa reportada cuando variable de verificacin = 5 Validacin variable tipo de discapacidad vs tipo de discapacidad estandarizada Validacin variable tipo capacidad excepcional vs capacidad excepcional estandarizada Validacin alumnos nuevos sin nombres y apellidos Validacin alumnos nuevos sin variables mnimas
Cruces de informacin con otras tablas Cruce de establecimientos educativos vs matrcula A1A1.DANE_ie vs a1a6a.DANE_ie para alumnos nuevos Cruce de informacin alumnos nuevos vs antiguos Duplicados dentro del grupo de alumnos nuevos
Validaciones A1A2 VARIABLES DE CONTROL DE AUDITORA Cruce de Informacin Metodologas Grado Vs Anexo 1 Archivo 1 Cruce de Informacin Metodologas Grado Vs Anexo 1 Archivo 3 Validacin dominios de la variable metodologa Cruce de Variables Grado Vs Metodologa
EJECUCIN DEL OPERATIVO DE CAMPO Instrumentos de verificacin y control Los instrumentos de verificacin son producto de la planificacin y control del proceso de auditora para la recoleccin de las evidencias y los soportes verificables en el desarrollo de cada una de las fases del proyecto. Formato 01: Acta de visita establecimiento educativo: Este formato constituye el documento que comprueba la visita de auditora al Establecimiento Educativo, en el cual se identifican los responsables del proceso de verificacin en el Establecimiento, se realiza la presentacin del proceso de auditora, y la solicitud formal de la informacin a verificar, por ltimo se diligencia la consolidacin de los resultados de la verificacin, las cuales quedan consignadas en el Acta con los resultados en un balance final: Estudiantes Presentes (1), Ausentes (2), Desertor (3), Trasladado (4), Inexistentes (6), Nuevos (5). Estos resultados se consignarn por Sede Educativa y jornadas que tengan reportadas, el Acta consigna las indagaciones sobre el origen y la razn de la diferencia que corresponde a la totalidad de los hallazgos; posteriormente se consignan las observaciones generales del proceso de verificacin, en especial las que tienen que ver con las evidencias de los hallazgos encontrados. Una vez diligenciada el Acta de Auditoria se procede a cumplir con requisitos formales como la firma del Rector y entrega de copia al Establecimiento Auditado.
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Formato 02: Ficha tcnica establecimiento educativo: En este documento se describe el total de la matrcula por grado y el nmero de grupos en las diferentes jornadas, clasificados por sedes, representa el inventario documental de los formatos utilizados para el proceso de verificacin en cada Establecimiento Educativo. Formato 03. Listado de estudiantes: Este documento constituye el primer soporte del Acta de Visita de Auditoria. Corresponde a los listados impresos por grado, sede y jornada, para cada uno de los ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS objeto de verificacin en campo. Cada listado tendr los nombres de los estudiantes relacionados por el MEN de un mismo grado, de una misma sede y jornada; y nos permitir registrar el estado del estudiante (Presente, Ausente, Desertor, etc.) con la connotacin de controlar de acuerdo a las indagaciones las razones o causales de Ausentismo y Desercin. Este reporte ser firmado por respectivo testigo que haya sido asignado. Estudiantes NUEVOS. Cuando el auditor realice la verificacin en campo y encuentre un alumno presente que no est en los listados generados por la firma auditora, verificar documentalmente su matrcula en el establecimiento educativo y dejar consignados los datos en el presente formato. En este formato se actualizan las variables necesarias para el ejercicio de auditora y verificacin de los registros de manera presencial, sobre los alumnos que se identifiquen durante el proceso, los cuales sern cruzados en la base de datos final con el fin de garantizar la informacin que se entregar al MEN. 82 Formato 04: Personal de apoyo: Los formatos de personal de apoyo y matrcula contratada, la firma propone utilizar los entregados por el MEN, los cuales a nuestra consideracin estn completos y cumplen con el objetivo de la Gua Metodolgica. Este formato permite recolectar la informacin del personal de apoyo que labora en los establecimientos educativos oficiales que tienen como objetivo prestar sus servicios al grupo de estudiantes con necesidades educativas especiales, su dedicacin, especialidad y tipo de vinculacin. Formato 05: Matrcula contratada: En este formato se incluirn las modalidades de contratacin del servicio educativo. Para lo cual se realizar la validacin de matrcula en campo, en el mismo esquema presentado en los apartes anteriores y que solicite copia de la documentacin de cada contrato suscrito, con cualquier fuente de financiacin. Formato 06: Acta de visita sin auditora: Instrumento utilizado en aquellos casos en los que por razones de fuerza mayor, no se pueda ejecutar el proceso de Auditoria. Para este caso, se firmar un acta de visita sin auditoria, la cual adems servir como constancia que se hizo presencia en la sede, institucin o ente territorial certificado; Antes de realizar este procedimiento se agotar cada uno de los procedimientos establecidos con la firma auditoria como son consultas previas con Entes territoriales, Rectores o entidades que tengan que ver directamente con el problema presentado.
Operativo de verificacin del trabajo de campo a) Presentacin con las directivas del establecimiento: El grupo de auditora se presenta en cada Institucin Educativa, Secretara de Educacin y Entidad Territorial con la carta del MEN que lo acredita para el levantamiento de la informacin con el fin de realizar de forma inmediata la auditora. Para cada Institucin Educativa, el grupo auditor llevar, previamente revisados contra las bases de datos recibidas la ficha tcnica del establecimiento Educativo los listados de cada uno de los salones alumno por alumno organizados por Sede, Grado, Grupo y Jornada. NO PUEDE HABER APLAZAMIENTOS SOLICITADOS POR PARTE DEL DIRECTIVO DOCENTE o funcionarios de la Secretaria de Educacin del municipio o Ente Territorial. Si solicitan regresar al da siguiente se considerar de baja confiabilidad; Si pasa un tiempo prudencial y el Rector o Directivo de la Institucin Educativa no deja ingresar de manera inmediata a realizar la auditoria, en el acta (F-06 Acta de Visita sin Auditoria) se dejar constancia esa situacin, donde se manifieste los motivos por medio del cual no es posible realizar la auditoria, se recopilan las evidencias consistentes en registros fotogrficos, declaraciones de hechos y cualquier soporte que permita mostrar la visita. b) Conteo alumno por alumno y levantamiento de datos Se clasifican los listados correspondientes con la Sede y la jornada objeto de verificacin y con la persona responsable delegada por el rector, se realiza una verificacin de los grados reportados en la ficha tcnica, con el objetivo de establecer concordancia entre la informacin consignada en los instrumentos de recoleccin y los grados atendidos por la Institucin Educativa. Luego de haber identificado cada uno de los salones de los grados reportados en los listados de los estudiantes, se realiza un conteo fsico en el saln de clase los cuales deben corresponder con el total de estudiantes marcados como presentes ms aquellos que fueron reportados en el respaldo del listado los cuales fueron inicialmente identificados como estudiantes nuevos. En la parte inferior del listado de estudiantes debe firmar el testigo de verificacin. Una vez realizado el proceso de verificacin en cada uno de los salones de clase se procede a identificar los estudiantes faltantes del llamado a lista, se solicitan los soportes documentales de estos estudiantes con el fin de identificar los que se encuentran ausentes en el momento de la visita y se indaga sobre las posibles causas de ausentismo del mismo. Se identifican los estudiantes desertores despus del 31 de marzo de 2012 los cuales, de igual manera deben tener soportes documentales de la atencin al servicio educativo, estos soportes son: Folio de matrcula, Observador del alumno, los listados de asistencia y/o los reportes de calificaciones de periodos anteriores, una vez identificados como desertores se indaga sobre las causas del mismo. Tanto los estudiantes ausentes como los desertores son reportados en los listados de los estudiantes de acuerdo a la tipologa estipulada para cada caso.
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Para establecer los hallazgos, los estudiantes que no fueron identificados en el conteo presencial, y en la verificacin documental realizada a los ausentes y desertores, son marcados en su respectiva columna en la base de datos, los listados de los estudiantes son organizados por grado y grupo y se realizan las sumas correspondientes en cada columna y se consignan los resultados en cada variable, teniendo en cuenta que la suma de los estudiantes presentes, ausentes, desertores y hallazgos corresponde al total verificado y debe ser igual al total de estudiantes reportado listado de estudiantes. Una vez diligenciados los listados de los estudiantes se procede a consolidar los datos de cada jornada en la sede respectiva realizando las sumas equivalentes de cada variable para consignarlas en la matriz del consolidado de verificacin registrada en el acta de visita de la Institucin Educativa.
Sistemas y comunicaciones Se tendr a disposicin del proceso lneas celulares, internet, fax y cualquier medio que se necesite para ubicar la informacin y estar informados de lo que suceda en cada una de las sedes que se deben visitar. Logstica y operativos de campo 84 La firma auditora deber contar con un grupo interno logstico y administrativo responsable de suministrar oportunamente los insumos y suministros indispensables para lograr la eficaz y eficiente aplicacin de los instrumentos adecuados para el desarrollo del proyecto, como son, documentacin, guas de mapas, elementos de papelera, tiquetes, entre otros. Captura y entrega de la informacin Captura de la informacin contenida en los formatos adaptados para tal fin y deteccin de inconsistencias, coherencia y correspondencia con los instrumentos aplicados. Validacin en lnea de variables mnimas exigidas y verificadas en campo a travs de un validador diseado por la firma auditora que le permita garantizar la calidad del producto (validacin se debe realizar en sitio (operativo de campo) una vez sea abordado el establecimiento educativo con sus sedes asociadas). Desarrollo de procesos para verificar la calidad de informacin recolectada y la informacin digitada. Utilizacin de herramientas y procesos para verificar la integridad de la informacin. Evaluacin final por parte de la firma auditora, interventora y MEN.
Herramientas tecnolgicas utilizadas

Para el anlisis de informacin se utilizar software aplicativo bajo ambiente Excel, Access, SPSS en versiones 2003 y 2007, Oracle. Mecanismos de control de calidad de la informacin. Para llevar a cabo el control de calidad se presentan diferentes estrategias, normalmente asociadas al tamao de las instituciones educativas por municipio o departamento. La firma auditora realizar directamente la recoleccin de la informacin, la digitacin y aplica control de calidad a la informacin recopilada.
Actividad
Director del proyecto x X X
Coordinador experto en anlisis de la informacin X X X X
Coordinador experto en levantamiento de la informacin y trabajo de campo
Supervisores territoriales
Auditores rurales / urbanos
Anlisis de informacin Primer reporte de resultados Impresin de documentos Entrega de Documentos y Capacitacin Recoleccin informacin Auditoria Digitacin Informacin Auditoria Recoleccin novedades Produccin de resultados Digitacin novedades en recoleccin Seleccin de la muestra a verificar Verificacin de la informacin en terreno Digitacin de la muestra de verificacin Produccin de resultados, calidad de la recoleccin Produccin de resultados, calidad de la digitacin Acopio diario de base de datos Cotejo peridico de bases Produccin de resultados: integridad de la base Anlisis de resultados : integridad de la base
X X
X X X X
X X X X X X
85
X X X X X X X X X X X X X X X X
a) Verificacin de cada una de las bases de datos enviados por el MEN. Se realizar una verificacin preliminar de cada una de las bases de datos, con el fin de evaluar su integridad y as determinar los mecanismos para su anlisis. b) Revisin del ciento por ciento de la informacin en la fuente primaria por parte de los auditores.
c) Revisin del 10% de la informacin por parte de los supervisores. Cada uno de los supervisores har la respectiva evaluacin del 10% de la informacin entregada por parte de los auditores con el fin de verificar su veracidad. d) Revisin y verificacin del 100% de la informacin por parte del equipo coordinador de trabajo de campo del total de la informacin reportada por el supervisor territorial. e) Los supervisores territoriales realizarn llamadas posteriores con el fin de confirmar la asistencia de los auditores. f) Revisin del ciento por ciento de la informacin digitada, con la metodologa de calidad propuesta, es decir, uno a uno de los datos. g) Aplicacin de los criterios de calidad establecidos en los lineamientos metodolgicos para la vigencia 2012 PRODUCTOS A ENTREGAR Actualizacin de variables bsicas anexo 6-A El proceso final es actualizar las variables bsicas del anexo 6A, para los estudiantes considerados en la presente verificacin en campo, teniendo en cuenta las siguientes: (Departamento, municipio, nombre del establecimiento educativo, cdigo DANE Institucin educativa, direccin de la institucin educativa, nombre de la sede, DANE sede, consecutivo sede, tipo de documento, numero de documento, lugar de expedicin documento (departamento), Lugar de expedicin documento (municipio), Genero, jornada, carcter, especialidad, grado, grupo, metodologa y necesidades educativas especiales). Variables de modificacin
VARIABLES DE MODIFICACIN Cdigo DANE del departamento donde estudia el alumno Cdigo DANE del municipio donde estudia el alumno DANE IE DANE sede Consecutivo de la sede Tipo de documento TIPO DE VARIABLE A B C D E F ANLISIS A REALIZAR PARA SER CARGADOS EN EL OPERATIVO DE CAMPO No de Cdigos del departamento errneos/Total de Cdigos base No de Cdigos del municipio errneos/Total de Cdigos base No de Cdigos DANE IE errneos/Total de Cdigos base No de Cdigos DANE sede errneos/Total de Cdigos base No de Consecutivos de la sede errneos/Total de Cdigos base No. tipo documentos que no corresponden
86
Nmero de documento Lugar de expedicin documento departamento Lugar de expedicin documento municipio Apellido 1 Apellido 2 Nombre 1 Nombre 2 Fecha de nacimiento Lugar de nacimiento departamento Lugar de nacimiento municipio Gnero Jornada Metodologa Tipo de discapacidad Capacidades excepcionales Carcter Especialidad Grado Subsidiado Grupo Repitente Registros nuevos Registro Con Hallazgo
G H I J K L M N O P Q R S T U W X Y Z AA BB CC DD
No. documentos que no corresponden No. de Variable lugar de expedicin que no corresponde dpto. Variable lugar de expedicin que no corresponde No. de municipio. No.de Variable Apellido 1 con error No.de Variable Apellido 2 con error No.de Variable Nombre 1 con error No.de Variable Nombre 2 con error No. de Variable fecha de nacimiento que no corresponde No. de Variable lugar de nacimiento que no corresponde dpto.. Variable lugar de nacimiento que no corresponde No. de municipio No. de Variable Genero que no corresponde No. de Variable Jornada que no corresponde No. de Variable metodologa que no corresponde No. de Variable Tipo de Discapacidad que no corresponde No. de Variable Capacidades Excepcionales que no corresponde Carcter que no corresponde No. de Variable No. de Variable Especialidad que no corresponde No. de Variable Grado que no corresponde No. de Variable Subsidiado que no corresponde No. de Variable Grupo que no corresponde No. de Variable Remitente que no corresponde Sern verificados en campo y tendrn el tipo No. 5 Sern verificados en campo y se codificaran 61, 62 63
87
Las variables de verificacin del anexo 6A, quedarn de la siguiente forma: Presente (1), Ausente (2), Desertor (3), Trasladado (4), Nuevo (5), Inexistente (6). Las variables de verificacin del anexo 6A, en Hallazgos de matrcula quedarn as: Repetido que no existe (61), Inexistencia (62), Inexistencia por contratacin privada (63). Actualizacin y estandarizacin de las variables Necesidades Educativas Especiales NEE discapacitados y talentos excepcionales La firma auditora har entrega de la actualizacin y estandarizacin de la informacin de las variables discapacidad y capacidades excepcionales y realizar un anlisis de acuerdo a la situacin encontrada.
Variable 1 2 Equivalencia Discapacidad auditiva: Sordo usuario de lengua de seas Discapacidad auditiva: Hipoacusia y sordo usuario de castellano oral
Clasificacin Evidente No evidente
3 4 5 6 7 8 9 10 99
Discapacidad visual: Baja visin (diagnosticada por optmetra Discapacidad visual: Ceguera. Discapacidad Motora: Parlisis cerebral o IMOC Discapacidad Motora: Lesin fsica (vctima de minas) u otra lesin neuromuscular). Autismo (Sndrome de Asperger). Discapacidad cognitiva (limitaciones significativas en el desarrollo intelectual y en la conducta adaptativa). Discapacidad cognitiva (Sndrome de Down), Sordo ciegos (10). Discapacidad mltiple: Cognitiva-motora-sensorial (11) No aplica
No Evidente Evidente Evidente Evidente Evidente No evidente Evidente
Verificacin y estandarizacin de la variable grupo Se realizar la actualizacin y estandarizacin de la informacin de grupos de la siguiente forma (nuevo grupo, nuevo grupo estandarizado). En la variable Nuevo Grupo: se colocar cero cuando no hay ninguna modificacin con respecto a la Base de Datos, en caso contrario se diligenciar la codificacin real del establecimiento educativo. Verificacin y estandarizacin de la variable capacidades excepcionales. Capacidades excepcionales. Se entregarn las siguientes variables
VARIABLES 1 2 3 4 9 EQUIVALENCIA Superdotado Con talento cientfico Con talento tecnolgico Con talento subjetivo No aplica
88
Posteriormente, en la columna "capacidad excepcional estandarizada" se realizar la codificacin con las siguientes especificaciones:
1 2 9 Capacidades excepcionales globales (resultados muy altos en pruebas que miden capacidad intelectual, mayor a 145 puntos y en los conocimientos generales. Talentos excepcionales especficos (ciencias, matemticas, artes, tecnologa). NO aplica
Informacin del personal de apoyo para la atencin de poblacin discapacitada o con capacidades excepcionales
En este punto la firma auditora entregar como resultado una base de datos del personal de apoyo que labora en los establecimientos educativos, su especialidad y el tipo de vinculacin.
Cdigo DANE Nombre del establecimiento establecimient educativo o educativo Nombres y apellidos completos del personal de apoyo docentes por establecimiento educativo Profesin de cada persona o nivel educativo No. Alumnos con NEE atendidos por profesional estudiantes atendidos por establecimient o educativo Tipo de vinculacin (planta, contratista)
Entidad territorial
Actualizacin y estandarizacin de metodologas de aprendizaje Se har la entrega de la verificacin y actualizacin en campo de las diferentes metodologas de aprendizaje encontrada en campo, con base en los criterios establecidos en los lineamientos metodolgicos para la vigencia 2012 entregada por el MEN Actualizacin de variables bsicas de estudiantes nuevos encontrados en campo Se entiende por alumno nuevo el estudiante que no se encuentra identificado en la base de datos del anexo 6A reportado por el MEN, para lo cual el auditor deber llevar cada uno de los campos del formato establecido para tal fin. Las siguientes son variables a tener en cuenta en el desarrollo de la verificacin en campo. (Departamento, municipio, nombre del establecimiento educativo, DANE Institucin educativa, direccin de la institucin educativa, nombre de la sede, DANE sede, consecutivo sede, tipo de documento, numero de documento, lugar de expedicin documento (departamento), Lugar de expedicin documento (municipio), Genero, jornada, carcter, especialidad, grado, grupo, metodologa y necesidades educativas especiales. Actualizacin y consolidacin de matrcula contratada Se tendr en cuenta el decreto 2355 de 2009 el cual establece las modalidades de contratacin del servicio educativo, para esto la firma auditora solicitar copia de la documentacin de cada contrato suscrito. Como producto final la firma auditora entregara la base de datos nio a nio donde se encuentre la caracterizacin clara de cada tipo de inconsistencia, registrando "Si", si el nio corresponde a contratacin, o "No" en caso contrario y teniendo en cuenta: a) Que el estudiante que aparece en el contrato, efectivamente se encuentra matriculado y asiste a un establecimiento educativo oficial. b) Que el establecimiento educativo al que asiste el estudiante tiene marcada la opcin "S" en la variable subsidiado. 89
Si alguna de las dos condiciones anteriores no se cumple, se procede a reportar la novedad en la variable "MODIFICACIN" mediante la letra Z, y ajustar la informacin en la variable "nuevo subsidiado". La firma entregar un resumen de los contratos entregados por las Secretaras de Educacin de conformidad al Anexo 1, especificando las variables (nmero y nombre de la variable): 1. Consecutivo, 2. Contratista, 3. Nmero de identificacin tributaria, 4. Representante Legal, 6. Cupos contratados, 7. Valor del contrato, 8. Institucin (s) educativa(s) IE, 9.Cdigo DANE IE, 10. Fecha de suscripcin del contrato, 11. Modalidad contractual, 12. Poblacin (es), 13. Entidad Territorial Certificada ETC, 14. Municipio, 15. Fuente de financiacin de la Prestacin del servicio Educativo, 16. Interventora, 17. Acto administrativo, 18. Nios atendidos certificados por Interventora, 19. Informes, 20. Necesidad de la contratacin. Actualizacin de variables bsicas del directorio nico de establecimientos del due Se entregar un directorio actualizado de establecimientos educativos para las entidades territoriales seleccionadas, con los respectivos datos faltantes y correcciones que sean del caso, validando la siguiente informacin: Variables actualizacin DUE Cdigo DANE departamento, Cdigo DANE municipio, Cdigo DANE institucin educativa, DANE_IE, Direccin, Telfono, E-mail, Nombre rector, Tipo identificacin rector, Nmero documento rector, Calendario, Sector, Novedad. Variable de modificacin
VARIABLES DE MODIFICACIN Cdigo DANE del departamento del Cdigo DANE del municipio del DANE IE Nombre institucin educativa Direccin Telfono E-mail del rector Tipo de identificacin rector Nmero de documento rector Calendario Sector Novedad Establecimientos nuevos TIPO DE VARIABLE A B C D E F G H I J K L M N
90
Variable de verificacin para establecimientos educativos

Establecimiento o sede educativa reportada en el anexo 1 archivo 1 o 3, con licencia. Establecimiento o sede educativa reportada en el anexo 1 archivo 1 o 3, sin licencia. Establecimiento o sede educativa no reportada en el anexo 1 archivo 1 o 3, con licencia. Establecimiento o sede educativa no reportada en el anexo 1 archivo 1 o 3, sin licencia. 1 2 3 4
Variable de verificacin para sedes educativas El procedimiento a seguir es el mismo utilizado con las instituciones, las variables bsicas a validar son: Cdigo DANE del departamento de la sede, Cdigo DANE del municipio de la sede, DANE institucin educativa, DANE sede educativa, Nombre sede, Direccin, Telfono, Zona de la sede, Jornadas, Grados, Novedad. Sistema de ubicacin de establecimientos educativos mediante cartografa impresa La metodologa a emplear para esta actividad es la de Cartografa Impresa, con apoyo del prototipo SIGEO sistema de informacin geogrfica del sector educativo. Para el desarrollo de esta actividad la firma utilizar un mapa impreso del departamento que va a visitar, incluyendo el plano de la capital con un nivel de exactitud de manzana. Y su producto final ser marcar los puntos correspondientes a Establecimientos Educativos con los siguientes campos: a. b. c. d. Nombre del establecimiento educativo Cdigo DANE del establecimiento educativo Municipio Cdigo DANE de la sede e. Observaciones 91
5.
PLANES DE CONTINGENCIA
Durante el proceso de auditora la firma contratada deber contemplar los riesgos descritos en los pliegos de condiciones y, prever acciones y contingencias para los problemas que se describen a continuacin.
PROBLEMAS ASOCIADOS A LA FIRMA AUDITORA La firma deber tener contar con un equipo de trabajo provisional para poder realizar reemplazos en campo y/o ajustes y refuerzos Inconvenientes relacionados con los miembros del necesarios para el desarrollo del proceso de auditora. equipo de trabajo. El perfil y experiencia de este grupo de personas deber ser igual o mayor al presentado en la propuesta tcnica por la firma responsable. La firma auditora deber contar con los recursos suficientes de comunicacin e informacin para el equipo de trabajo: internet, Inconvenientes relacionados con los medios de telefona celular, telefona fija, entre otros. En caso de fallas comunicacin e informacin. tcnicas asociadas la firma deber alternar los mecanismos de forma inmediata para no afectar el desarrollo del proceso de auditora. AL TRABAJO DE CAMPO La firma deber prever que el archivo fsico en algunas instituciones educativas no se encuentra disponible para el da de la visita de auditora. De tal forma en la programacin del Disponibilidad de informacin, ausencia de archivo trabajo de campo deber acordar con las directivas de la fsico. institucin la disponibilidad de la informacin. Una vez surtido este paso, si an se contina con la ausencia de archivo, la firma deber informar a la coordinacin del proceso de auditora en el MEN. Riesgo en recopilacin de la informacin En la programacin de las visitas, la firma deber prever el calendario escolar de las instituciones educativas, teniendo en Calendario escolar, actividades curriculares y cuenta el desarrollo de actividades curriculares y extracurriculares de las instituciones educativas. extracurriculares de los estudiantes. En tal caso ajustar la organizacin del trabajo de campo, sin afectar el desarrollo del proceso de auditora. La firma deber prever que algunas instituciones educativas no cuentan con recursos de fotocopiados e impresin. De tal Ausencia de recursos y materiales manera la firma deber asegura estos recursos desde la organizacin del trabajo de campo. En algunos casos la instituciones educativas no cuentan con servicio contino de servicios pblicos como energa y agua. La Problemas de infraestructura: servicios pblicos firma deber indagar sobre este aspecto al momento de programa la visita de campo. La firmar deber elaborar el plan de visitas en campo de acuerdo Problemas de acceso a terreno por ausencia de a las condiciones de acceso y transporte a la zona de auditora. medios de transporte Esto con el fin de no causar retrasos en campo.
CONTIGENCIA
1.
2.
92
3.
4.
5.
6. 7.
AL ORDEN PBLICO DE LA ZONA En la organizacin del trabajo de campo la firma deber prever las condiciones de seguridad y violencia de las zonas de auditora. De acuerdo con el anlisis la firma proceder a: a) Solicitar el acompaamiento de autoridades durante las visitas de campo b) En los casos donde no se pueda acceder por condiciones de seguridad, los documentos se trasladarn a las sedes principales en la cabecera municipal para llevar a cabo la auditora. A LAS CONDICIONES AMBIENTALES En la organizacin del trabajo de campo la firma deber prever cierres temporales o definitivos por condiciones de ola invernal de las zonas de auditora. De acuerdo con el anlisis la firma proceder a: a) Reprogramar las visitas de campo b) En los casos donde no se pueda acceder por condiciones de seguridad, los documentos se trasladarn a las sedes principales en la cabecera municipal para llevar a cabo la auditora. Riesgo asegurable?
8.
Orden pblico
c)
Ola invernal
93
6.
SOCIALIZACIN DE RESULTADOS CON LAS ENTIDADES TERRITORIALES
Con el propsito de fortalecer el proceso y garantizar los resultados esperados del proceso de auditora, la firma auditora deber socializar los resultados con las entidades territoriales participantes. El mecanismo utilizado para ello ser la entrega de los informes en fsico y magntico a las Secretaras de Educacin, para que estas desarrollen un Plan de Mejoramiento (conformado por acciones correctivas, acciones preventivas y acciones de mejoramiento) que permitan mejorar el reporte de la informacin en los sistemas oficiales del MEN con criterios de calidad y consistencia. La firma auditora deber incluir en el informe final entregado al MEN copia de la radicacin de los informes en cada una de las Secretaras de Educacin participantes.
94

Guia de Auditorias

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1

Validacin y levantamiento de variables bsicas de matricula oficial y contratada

Tercera semana del mes de julio de 2012

c.) d.) e.) f.)

tercera semana del mes de septiembre de 2012

Al finalizar el mes de Octubre de 2012

gerente del proyecto

Analista de proceso en campo Coordinador operativo de campo

A continuacin se describen las principales funciones del equipo de trabajo:

Gerente del proyecto

Apoyo a la gestin logstica Apoyo a la gestin administrativa -

Metodologa para el trabajo Cronograma de trabajo

GESTIN DOCUMENTAL DE LAS EVIDENCIAS FOTOS, ESCANEO DE DOCUMENTOS

Calle 43 No. 57-14 Centro Administrativo Nacional, CAN, Bogot, D.C.

Novedad Establecimientos nuevos Carcter

956 958 955 957

Legalizado Cierre definitivo Por aprobar Cierre temporal

Variables para actualizar y estandarizar la informacin de grupos

Cdigos a digitar en Base de Datos (Dominios de la variable) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 99

Nueva Capacidad Excepcional

Capacidad Excepcional Estandarizada

Cdigos a digitar en Base de Datos (Dominios de la variable) 1 2 3 4 5 6

Cdigos a digitar en Base de Datos (Dominios de la variable) 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 99 Otra

NOTA: ver ejemplo de sistematizacin de la informacin en el archivo adjunto en Access.

ACTUALIZACIN Y CONSOLIDACIN DE MATRCULA CONTRATADA

Calle 43 No. 57-14 Centro Administrativo Nacional, CAN, Bogot, D.C.

Cdigos a digitar en el anexo (Dominios de la variable) 1 2 3

Equivalencia Contrato de prestacin de servicio educativo Administracin del servicio Concesin

21. Banco de Oferentes: Debe registrar

Situacin Administrativa por ausencia

Base anexo 31 de administrativos frente a las novedades auditadas campo.

VALIDACIONES BSICAS PARA EL LEVANTAMIENTO DE INFORMACIN DE MATRCULA, INSTITUCIONES Y SEDES EDUCATIVAS.

b) Anexo 1 archivo 1 Establecimientos Educativos

Sur Supermanzana Transversal Troncal Urbanizacin Vereda Va

SUR SUPERMZ TR TRONCAL URB VDA VIA

Herramientas tecnolgicas utilizadas

Director del proyecto x X X

Coordinador experto en anlisis de la informacin X X X X

Coordinador experto en levantamiento de la informacin y trabajo de campo

Auditores rurales / urbanos

Clasificacin Evidente No evidente

No Evidente Evidente Evidente Evidente Evidente No evidente Evidente

Variable de verificacin para establecimientos educativos

SOCIALIZACIN DE RESULTADOS CON LAS ENTIDADES TERRITORIALES

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