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Oscar Ivan Garca Snchez

NORMAS DE ADMINISTRACIN DE ESTADOS FINANCIEROS

OBJETIVO El administrador financiero es un financista especializado quien con base en los estados financieros y dems informacin que posea sobre la empresa, le corresponde interpretar, analizar, obtener conclusiones y presentar recomendaciones, una vez haya determinado si la situacin financiera y los resultados de operacin de una empresa son satisfactorios o no. Es de recordar que la disciplina que da origen a los estados financieros es la contabilidad y esta se define como el arte de registrar, clasificar, resumir e interpretar los datos financieros, con el fin que estos sirvan a los diferentes estamentos interesados en las operaciones de una empresa FUENTES El principio de conformidad financiera busca que las empresas utilicen sus fuentes de corto plazo en usos de corto plazo y de la misma manera las fuentes de largo plazo en usos de largo plazo y para el pago de dividendos que se realicen con la generacin interna de recursos.

El estado fuentes y usos se ha convertido en una gran herramienta para el financiero debido a que da luces sobre las empresas rentables y autofinanciadas, al igual que da informacin sobre la obtencin de los recursos necesarios para el crecimiento de los activos. Es importante entonces saber cmo se generan las fuentes y cules son los usos que se le dan:

-La utilidad -La depreciacin -Aumento del capital ( y prima en colocacin de acciones ) -Aumento de los pasivos. -Disminucin en los activos CLASIFICACION ESTADO FINANCIERO PROYECTADO Estado financiero a una fecha o periodo futuro, basado en clculos estimativos de transacciones que an no se han realizado; es un estado estimado que acompaa frecuentemente a un presupuesto; un estado proforma. ESTADOS FINANCIEROS AUDITADOS Son aquellos que han pasado por un proceso de revisin y verificacin de la informacin; este examen es ejecutado por contadores pblicos independientes quienes finalmente expresan una opinin acerca de la razonabilidad de la situacin financiera, resultados de operacin y flujo de fondos que la empresa presenta en sus estados financieros de un ejercicio en particular. 1ESTADOS FINANCIEROS CONSOLIDADOS Aquellos que son publicados por compaas legalmente independientes que muestran la posicin financiera y la utilidad, tal como si las operaciones de las compaas fueran una sola entidad legal.

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En cuanto a los estados financieros bsicos se podran definir de la siguiente manera: BALANCE GENERAL: Presenta la situacin financiera o las condiciones de un negocio segn son reflejadas por los registros contables, incluyen todas las cuentas del sistema contable de la empresa con los respectivos saldos. ESTADOS DE RESULTADOS: Muestra la utilidad o perdida del ejercicio como consecuencia de la disminucin de los egresos frente a los ingresos, siendo este el resultado de las operaciones durante un periodo X, Es un estado dinmico, el cual refleja actividad. ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO Este estado financiero est definido como bsico por el reglamento general de la contabilidad para la repblica de Colombia. Permite medir la variacin, aumentos y/o disminuciones del patrimonio, originado por las transacciones comerciales realizadas por la empresa, en el principio y el final del periodo contable. ESTADO DE CAMBIOS EN LA SITUACION FINANCIERA El estado de cambios en la situacin financiera debe elaborarse de tal manera que se pueda identificar en primer lugar las fuentes y aplicaciones de recursos, detallando sus diferentes componentes:

a) Utilidad neta. b) Partidas que no afectan el capital de trabajo. c) Fuentes externas de las cuales se ha obtenido el capital de trabajo y d) Aplicaciones o usos de los recursos obtenidos. Y, en segundo lugar, la explicacin de las variaciones en las diferentes cuentas que integran el capital de trabajo, separando los aumentos o disminuciones del activo corriente y los aumentos o disminuciones del pasivo corriente. ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO Es un estado financiero bsico que muestra el efectivo generado y utilizado en las actividades de operacin, inversin y financiacin. Para el efecto debe determinarse el cambio en las diferentes partidas del balance general que inciden en el efectivo. NORMAS GENERALES Pese a que existan estos estados financieros con el nimo de dar a conocer la situacin financiera de la empresa, tambin estn los llamados limitantes de los estados financieros que muestran las complejidades, restricciones y limitaciones como las siguientes:

a. El informe presentando es provisional, ya que la ganancia o prdida real de un negocio solo puede determinarse cuando se vende o se liquida, por consiguiente no pueden ser definitivos.

b. Los Estados financieros representan el trabajo de varias partes de la empresa, con diferentes intereses. La gerencia, el contador, la auditoria, etc. Adems incluyen una alta dosis de criterio personal en la valuacin y presentacin de ciertos rubros.

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c. Los estados financieros se preparan para grupos muy diferentes entre s, como pueden ser: La administracin, los accionistas, las bolsas de valores, los acreedores, etc. Esto implica necesariamente ciertas restricciones y ajustes en la presentacin para cada caso. d. Los Estados financieros no pueden reflejar ciertos factores que afectan la situacin financiera y los resultados de las operaciones, debido a que no pueden reflejarse monetariamente, como serian los compromisos de ventas, la eficiencia de los directivos, la lealtad de los empleados, etc. Estos limitantes son los que hacen necesaria la presencia del administracin financiero como profesional imparcial que busca mediante el anlisis financiero y la aplicacin de herramientas, determinar realmente cual es la situacin de la empresa y tomar decisiones en cuanto inversin, financiacin y lo ms importante para sus propietarios, los dividendos que se obtendrn por tener su capital en la compaa. NORMAS DE AUDITORIA. Concepto: Las normas de auditoria son los requisitos minimos de calidad, relativas a la personalidad del auditor, al trabajo que desempea y a la informacin que rinde como resultado de este trabajo. Objetivo: Las normas de auditoria de estados financieros ( auditoria contable ) tienen como objetivo constituir el marco de actuacin que debera sujetarse el Contador Publico independiente que emita dictamenes ( opiniones para efectos ante terceros con el fin de confirmar la veracidad, pertinencia o revelancia suficiente de la informacin sujeta a examinar. NORMAS DE LA AUDITORIA OPERATIVA En un inicio no haba normas para esta auditoria, la operativa pero si se sabia lo que se necesitaba y su marco conceptual, se empezaron a adaptar las normas de la auditoria tradicional. La auditoria operativa necesita para evaluar normas o estndares de comparacin para juzgar y medir la funcin que se esta analizando. Por ejemplo para evaluar la funcin administrativa se necesita, al igual que la Auditoria de Estados Financieros que la contabilidad se realice con respecto a lo establecido por la contabilidad general. Debido a que no existen normas, cualquier persona que audite puede estar confundido ante que decisiones tomar o que juzgar. Por este motivo desde ahora, las normas sern las exigencias que enmarcan el trabajo profesional del auditor y que le plantean en su que hacer requisitos de calidad, respetando en esto el nombre de la auditoria tradicional otorga a estas reglas de conducta personal.

NORMAS DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA El Licenciado en Administracin es el profesional idneo para realizar, participar o dirigir el servicio independiente de auditora administrativa de entidades, tanto privadas como pblicas, siempre que cuente con la preparacin acadmica y, sin ser especialista, la experiencia prctica que requiera el servicio a prestar. El Licenciado en Administracin est obligado a practicar la auditora administrativa dentro de las normas de tica que le impone la Asociacin Nacional de Licenciados en Administracin, A.C. La auditora administrativa puede ser parcial o integral, por lo que debe contratarse por escrito, y el auditor administrativo debe cuidar que se defina el alcance de su trabajo y la responsabilidad que

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asume con toda precisin. Cuando el auditor administrativo detecte inseguridad en su cliente respecto de lo que cree necesitar, o de la naturaleza de la auditora administrativa en general, el Licenciado en Administracin debe proponerle que, en primer lugar, se contrate un diagnstico administrativo, cuyo alcance y responsabilidad deben tambin quedar claramente definidos por escrito. Es responsabilidad profesional del auditor administrativo planear adecuadamente su trabajo, mediante uno o ms programas que analicen la metodologa a aplicar. Es responsabilidad profesional del auditor administrativo realizar su trabajo con el mximo de esmero, tanto en lo personal, como en la supervisin de ayudantes, aun en el caso de que dificultades no previstas obliguen a incurrir en costos que sobrepasen a los honorarios. NORMAS GUBERNAMENTALES Este grupo de Normas se refiere a las caractersticas que debe tener quin realiza la labor de auditora y a la calidad de su trabajo relacionndose con el entrenamiento tcnico y capacidad profesional, independencia, cuidado y esmero profesional, confidencialidad, participacin de profesionales y/o especialistas, y control de calidad. Comprende las siguientes: NAGUN 1.10 INDEPENDENCIA Y OBJETIVIDAD Los auditores gubernamentales y los servidores pblicos que ejercen la labor de auditora, en todos los asuntos relacionados con la auditora, debern mantener una actitud de absoluta independencia de los funcionarios y empleados ejecutores de las operaciones y estar libres de impedimentos para realizar el trabajo en las entidades y organismos sujetos a la evaluacin. NAGUN 1.20 CAPACIDAD PROFESIONAL El personal designado para ejecutar la Auditora Gubernamental deber poseer, en su conjunto, la capacidad profesional, la experiencia tcnica y el entrenamiento adecuado para planificar, organizar, ejecutar e informar los resultados de cada auditora, con calidad profesional. NAGUN 1.30 RESPONSABILIDAD Y CUIDADO PROFESIONAL Los auditores gubernamentales y los servidores pblicos que ejercen la labor de auditora son responsables de cumplir las disposiciones legales aplicables y las NAGUN, debiendo proceder con el debido cuidado profesional al ejecutar el trabajo y al preparar los informes. NAGUN 1.40 CONTROL DE CALIDAD Se establecer y mantendr actualizado un sistema de control de calidad apropiado para el trabajo de los auditores gubernamentales y los servidores pblicos que ejercen la labor de auditora, conforme a los criterios establecidos en la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica, las NAGUN, el Manual de Auditora Gubernamental y las polticas de control de calidad que determine el rgano Superior de Control. NAGUN 1.50 PARTICIPACION DE PROFESIONALES Y/O ESPECIALISTAS Integrarn el equipo de auditora, los profesionales y/o especialistas que ejercen sus actividades en campos diferentes a la auditora gubernamental, cuando sus servicios se consideren necesarios

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para el desarrollo de la auditora. Los resultados de sus labores se incluirn en el Informe respectivo. NORMAS PERSONALES Las normas personales se refieren a las cualidades que el auditor debe tener para poder asumir, dentro de las exigencias que el carcter profesional de la auditoria impone, un trabajo de este tipo. Dentro de estas normas existen cualidades que el auditor debe tener preadquiridas antes de poder asumir un trabajo profesional de auditoria y cualidades que debe mantener durante el desarrollo de toda su actividad profesional. Entrenamiento tcnico y capacidad profesional. El trabajo de auditoria, cuya finalidad es la de rendir una opinon profesional independiente, debe ser desempeado por personas que, teniendo titulo profesional legalmente expedido y reconocido, tengan entrenamiento tcnico adecuado y capacidad profesional como auditores. Cuidado y diligencia profesionales. El auditor esta obligado a ejercitar cuidado y diligencia razonables en la realizacin de su examen y en la preparacin de su dictamen o informe. Independencia. El auditor esta obligado a mantener una actitud de independencia mental en todos los asuntos relativos a su trabajo profesional. NORMAS DE EJECUCIN DEL TRABAJO. Al tratar de las normas personales, se sealo que el auditor esta obligado a ejecutar su trabajo con cuidado y diligencia. Aun cuando es difcil definir lo que en cada tarea puede representar un cuidado y diligencia adecuados, existen ciertos elementos que, por su importancia, deben ser cumplidos. Estos elementos bsicos, fundamentales en la ejecucin de trabajo, que constituyen la especificacin particular, por lo menos al minimo indispensable, de la exigencia de cuidado y diligencia, son los que constituyen las normas denominadas de ejecucin del trabajo. Planeacion y supervisin. El trabajo de auditoria deber ser planeado adecuadamente y, si se usan ayudantes, estos deben ser supervisados en forma apropiada. Estudio y evaluacin del control interno. El auditor debe efectuar un estudio y evaluacin adecuados del control interno existente, que le sirvan de base para determinar el grado de confianza que va depositar en el; asimismo, que le permita determinar la naturaleza, extensin y oportunidad que va dar procedimientos de auditoria. Obtencin de evidencia suficiente y competente. Mediante sus procedimientos de auditoria, el auditor debe obtener evidencia comprobatoria suficiente y competente en el grado que requiera suministrar una base objetiva para su opinin.

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NORMAS DE INFORMACIN. El resultado final del trabajo del auditor es su dictamen o informe. Mediante el, pone en conocimiento de las personas interesadas los resultados de su trabajo y la opinin que se ha formado a traves de su examen. El dictamen o informe del auditor es en lo que va a reposar la confianza de los interesados en los estados financieros para prestarles fe a las declaraciones que en ellos aparecen sobre la situacin financiera y los resultados de operaciones de la empresa. Por ultimo es, principalmente, a traves del informe o dictamen, como el publico y el cliente se dan cuenta del trabajo del auditor y, en muchos casos, es la unica parte, de dicho trabajo, que queda a su alcance. En todos los casos en que el nombre de un contador publico quede asociado con estados o informacin financiera debera expresar de manera clara e inequvoca la naturaleza de su relacion con dicha informacin, su opinin sobre la misma y, en su caso, las limitaciones importantes que haya tenido su examen, las salvedades que se deriven de ellas o todas las razones de importancia por las cuales expresa una opinin adversa o no puede expresar una opinin profesional a pesar de haber hecho un examen de acuerdo con las normas de auditoria. DECLARACIN DE NORMAS DE AUDITORIA NORMAS DE AUDITORIA 1) Se declara de aplicacin obligatoria las Normas Internacionales de Auditora Relacionados y las Declaraciones Internacionales para la Prctica de Auditora que se enuncian a continuacin en este pronunciamiento. 2) El presente pronunciamiento tendr vigencia a partir del 1 de julio de 2000. NORMAS INTERNACIONALES DE AUDITORIA: Nmero de tema, Ttulo del Documento y Normas/ Declaracin. 100-199 Asuntos Introductorios

100 Prefacio a las Normas Internacionales de Auditora El propsito de este prefacio es facilitar la comprensin de los objetivos y procedimientos operativos del Comit Internacional de Prcticas de Auditora (IAPC), un comit permanente del Consejo de la Federacin Internacional de Contadores Pblicos, y el alcance y autoridad de los documentos que emite. Glosario de trminos Esta norma presenta un glosario de los trminos de auditora ms comnmente utilizados en estas normas internacionales. 120 Marco de referencia de las Normas Internacionales de Auditora Esta norma describe el marco en el cual se emiten las Normas Internacionales de Auditora con relacin a los servicios que los auditores pueden brindar, comprende los informesy revisin del trabajo de auditora y que proporciona evidencia del trabajo efectuado para respaldar el dictamen emitido. Se refiere tambin al uso de papeles de trabajo y legajos estandarizados, su propiedad y custodia. 240 Fraude y error (NIA 11) Esta norma trata la responsabilidad del auditor para la deteccin de informacin significativamente errnea que resulte de fraude o error, al efectuar la auditora de informacin financiera. Proporciona una gua con respecto a los procedimientos que debe aplicar el auditor cuando encuentra situaciones que son motivo de sospecha o cuando determina que ha ocurrido un fraude o error.

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250 Consideracin de las leyes y reglamentos en una auditora de estados financieros 320 400-499 (NIA 31) Esta norma tiene como objetivo establecer normas y pautas sobre la responsabilidad del auditor en la consideracin de las leyes y reglamentaciones en una auditora de estados financieros. Esta norma es aplicable a las auditoras de estados financieros pero no a otros trabajos en los que se contrata al auditor para emitir un informe especial sobre el cumplimiento de reglamentaciones especficas TCNICAS DE AUDITORIA Son los mtodos prcticos de investigacin y prueba que el contador pblico utiliza para comprobar la razonabilidad de la informacin financiera que le permita emitir su opinin profesional.

Las tcnicas de auditoria son las siguientes:

1.- ESTUDIO GENERAL.- Apreciacin sobre la fisonoma o caractersticas generales de la empresa, de sus estados financieros de los rubros y partidas importantes, significativas o extraordinaria. Esta apreciacin se hace aplicando el juicio profesional del Contador Pblico, que basado en su preparacin y experiencia, podr obtener de los datos e informacin de la empresa que va a examinar, situaciones importantes o extraordinarias que pudieran requerir atencin especial. Por ejemplo, el auditor puede darse cuenta de las caractersticas fundamentales de un saldo, por la simple lectura de la redaccin de los asientos contables, evaluando la importancia relativa de los cargos y abonos anotados. En esta forma semejante, el auditor podr observar la existencia de operaciones extraordinarias, mediante la comparacin de los estados de resultados del ejercicio anterior y del actual. Esta tcnica sirve de orientacin para la aplicacin antes de cualquier otra.

El estudio general, deber aplicarse con cuidado y diligencia, por lo que es recomendable que su aplicacin la lleve a cabo un auditor con preparacin, experiencia y madurez, para asegurar un juicio profesional slido y amplio. 2.- ANLISIS. Clasificacin y agrupacin de los distintos elementos individuales que forman una cuenta o una partida determinada, de tal manera que los grupos constituyan unidades homogneas y significativas.

El anlisis generalmente se aplica a cuentas o rubros de los estados financieros para conocer cmo se encuentran integrados y son los siguientes:

a) Anlisis de saldos

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Existen cuentas en las que los distintos movimientos que se registran en ellas son compensaciones unos de otros, por ejemplo, en una cuenta de clientes, los abonos por pagos, devoluciones, bonificaciones, etc., son compensaciones totales o parciales de los cargos por ventas. En este caso, el saldo de la cuenta est formado por un neto que representa la diferencia entre las distintas partidas que se registraron en la cuenta. En este caso, se pueden analizar solamente aquellas partidas que forman parte del saldo de la cuenta. El detalle de las partidas residuales y su clasificacin en grupos homogneos y significativos, es lo que constituye el anlisis de saldo.

b) Anlisis de movimientos

En otras ocasiones, los saldos de las cuentas se forman no por compensacin de partidas, sino por acumulacin de ellas, por ejemplo, en las cuentas de resultados; y en algunas cuentas de movimientos compensados, puede suceder que no sea factible relacionar los movimientos acreedores contra los movimientos deudores, o bien. Por razones particulares no convenga hacerlo. En este caso, el anlisis de la cuenta debe hacerse por agrupacin, conforme a conceptos homogneos y significativos de los distintos movimientos deudores y acreedores que constituyen el saldo de la cuenta.

3.- INSPECCION. Examen fsico de los bienes materiales o de los documentos, con el objeto de cerciorarse de la existencia de un activo o de una operacin registrada o presentada en los estados financieros.

En diversas ocasiones, especialmente por lo que hace a los saldos del activo, los datos de la contabilidad estn representados por bienes materiales, ttulos de crdito u otra clase de documentos que constituyen la materializacin del dato registrado en la contabilidad.

En igual forma, algunas de las operaciones de la empresa o sus condiciones de trabajo, pueden estar amparadas por ttulos, documentos o libros especiales, en los cuales, de una manera fehaciente quede la constancia de la operacin realizada. En todos estos casos, puede comprobarse la autenticidad del saldo de la cuenta, de la operacin realizada o de la circunstancia que se trata de comprobar, mediante el examen fsico de los bienes o documentos que amparan el activo o la operacin.

4.- CONFIRMACIN. Obtencin de una comunicacin escrita de una persona independiente de la empresa examinada y que se encuentre en posibilidad de conocer la naturaleza y condiciones de

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la operacin y, por lo tanto, confirmar de una manera vlida.

Esta tcnica se aplica solicitando a la empresa auditada que se dirija a la persona a quien se pode la confirmacin, para que conteste por escrito al auditor, dndole la informacin que se solicita y puede ser aplicada de diferentes formas:

Positiva.- Se envan datos y se pide que contesten, tanto si estn conformes como si no lo estn. Se utiliza este tipo de confirmacin, preferentemente para el activo. Negativa.- Se envan datos y se pide contestacin, slo si estn inconformes. Generalmente se utiliza para confirmar pasivo o a instituciones de crdito.

5.- INVESTIGACIN. Obtencin de informacin, datos y comentarios de los funcionarios y empleados de la propia empresa. Con esta tcnica, el auditor puede obtener conocimiento y formarse un juicio sobre algunos saldos u operaciones realizadas por la empresa. Por ejemplo, el auditor puede formarse su opinin sobre la contabilidad de los saldos de deudores, mediante informaciones y comentarios que obtenga de los jefes de los departamentos de crdito y cobranzas de la empresa.

6.- DECLARACIN. Manifestacin por escrito con la firma de los interesados, del resultado de las investigaciones realizadas con los funcionarios y empleados de la empresa. Esta tcnica, se aplica cuando la importancia de los datos o el resultado de las investigaciones realizadas lo ameritan. Aun cuando la declaracin es una tcnica de auditoria conveniente y necesaria, su validez est limitada por el hecho de ser datos suministrados por personas que participarlo en las operaciones realizadas o bien, tuvieron injerencia en la formulacin de los estados financieros que se est examinando.

7.- CERTIFICACIN. Obtencin de un documento en el que se asegure la verdad de un hecho, legalizado por lo general, con la firma de una autoridad.

8.- OBSERVACIN. Presencia fsica de cmo se realizan ciertas operaciones o hechos. El auditor se cerciora de la forma como se realizan ciertas operaciones, dndose cuenta ocularmente de la forma como el personal de la empresa las realiza. Por ejemplo, el auditor puede obtener la conviccin de que los inventarios fsicos fueron practicados de manera satisfactoria, observando cmo se desarrolla la labor de preparacin y realizacin de los mismos.

9.- CALCULO. Verificacin matemtica de alguna partida.

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Hay partidas en la contabilidad que son resultado de cmputos realizados sobre bases predeterminadas. El auditor puede cerciorarse de la correccin matemtica de estas partidas mediante el clculo independiente de las mismas. En la aplicacin de la tcnica del clculo, es conveniente seguir un procedimiento diferente al ampliado originalmente en la determinacin de las partidas. Por ejemplo, el importe de los intereses ganados originalmente calculados sobre la base de cmputos mensuales sobre operaciones individuales, se puede comprobar por un clculo global aplicando la tasa de inters anual al promedio de las inversiones del periodo. NDICES Para facilitar el ordenamiento y archivo de los papeles de trabajo y su rpida localizacin, se acostumbra ponerles una clave a todos y cada uno de ellos en lugar visible que se escribe generalmente con un lpiz de color denominado "lpiz de Auditora" por lo regular de color rojo. Esta clave recibe el nombre de ndice y mediante l se puede saber de qu papel se trata y el lugar que le corresponde en su respectivo archivo. En teora no importa qu sistema se escoja como ndice, pero el elegido debe proveer un ordenamiento lgico y ser suficientemente elsticos para posibles modificaciones. Los principales sistemas de indexacin utilizados en Auditora son los siguientes:

ndice Numrico Alfabtico: Se le asigna una letra mayscula a las cuentas de Activo y dobles letras maysculas a las cuentas de Pasivo y Capital. Las cuentas de Resultado llevaran nmeros arbigos ascendentes.

ndice Alfabtico Doble: A las cdulas sumarias se les asigna una letra mayscula, y a las cdulas analticas dos letras maysculas.

ndice Alfabtico Doble Numrico: Es una combinacin de los sistemas Numrico Alfabtico y Alfabtico Doble. pues se le asigna una letra mayscula a las cdulas sumarias de Activo y doble letra mayscula a las sumarias de Pasivo y Capital. Las cdulas analticas se indexan con la letra o letras de la respectiva sumaria y un nmero arbigo progresivo. Las cuentas de Resultados se indexan con nmeros arbigos en mltiplos de 10 en forma ascendente. Este es el sistema de mayor utilizacin por la facilidad de su uso y su popularidad a nivel nacional e internacional.

ndice Numrico: A las cdulas sumarias de Activo, Pasivo, Capital y Resultados se le asignan nmeros arbigos progresivos y las cdulas analticas nmeros fraccionarios. En Colombia resulta muy apropiado usar como ndice numrico el cdigo asignado a las cuentas por el Plan nico de Cuentas PUC

ndice Decimal: A las cdulas sumarias de Activo, Pasivo, Capital y Resultados se le asignan nmeros arbigos en mltiplos de 1000 y a las cdulas analticas nmeros arbigos dependientes de los de las sumarias en mltiplos de 100.

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ndice del Plan nico de Cuentas: Este mtodo consiste en asignar como ndice el cdigo correspondiente a las clases, grupos, cuentas y subcuentas del Plan nico de Cuentas. El ndice de las hojas de trabajo tendra un dgito: Activo 1; Pasivo 2; Patrimonio 3; Ingresos 4: Gastos 5; Costo de Ventas 6 y Costos de Produccin o de Operacin 7. El ndice de las cdulas sumarias tendra dos dgitos: Disponible 11; Inversiones 12; Deudores 13 etc. El ndice de las cdulas analticas puede tener de 4 a 6 dgitos: Caja 110505, Bancos 111005, Inversiones en Acciones 120505 etc. Este sistema tiene la ventaja de no necesitar un documento que explique el significado del ndice por ser suficientemente conocido por todos, pero tiene la gran desventaja de usar ndices con demasiados dgitos en los niveles de cdulas analticas y subanalticas lo que dificulta hacer las referencias cruzadas.

Ejemplo del ndice Alfabtico Doble Numrico y el ndice Numrico:

NDICE ALFABETICO DOBLE NUMERICO NOMBRE DE LA CDULA Balance General Activo Balance General Pasivo Balance General Patrimonio Estado de Resultados Ingresos Estado de Resultados Egresos Estado de Resultados Costo de Ventas DISPONIBLE CAJA GENERAL Caja General Oficina Principal Caja General Sucursal A CAJAS MENORES (Fondos Fijos) Caja Menor Oficina Principal Caja Menor Sucursal A BANCOS Banco X Cuenta nnnnn1 Banco X Cuenta nnnnn2 Banco Y INVERSIONES ACCIONES TIPO DE CDULA Hoja de Trabajo Hoja de Trabajo Hoja de Trabajo Hoja de Trabajo Hoja de Trabajo Hoja de Trabajo Sumaria Analtica Sub-analtica Sub-analtica Analtica Sub-analtica Sub-analtica Analtica Sub-analtica Sub-analtica Sub-analtica Sumaria Analtica BG/1 BG/2 BG/3 PyG/1 PyG/2 PyG/3 A A1 A1/1 A1/2 A2 A2/1 A2/2 A3 A3/1-1 A3/1-2 A3/2-1 B B1

NDICE NUMERICO PUC 1 2 3 4 5 6 11 110505 110505-01 110505-02 110510 110510-01 110510-02 111005 11100501-01 11100501-02 11100502-01 12 120505

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Acciones Z DEUDORES CLIENTES Cliente A Cliente B INVENTARIOS MERCANCIAS NO FABRICADAS POR LA E. Articulo M Articulo N PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPOS TERRENOS Terreno P Terreno Q CONSTRUCCIONES EN CURSO Construccin W CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES Edificio R INTANGIBLES CRDITO MERCANTIL MARCAS Marca Alfa Marca Beta DIFERIDOS GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO Intereses Seguros y Fianzas VALORIZACIONES DE INVERSIONES EN ACCIONES OBLIGACIONES FINANCIERAS SOBREGIROS BANCO X Cuenta nnnnnn1 Cuenta nnnnnn2 SOBREGIROS BANCO Y PAGARS BANCO X PAGARS BANCO Y PROVEEDORES PROVEEDORES

Sub-analtica Sumaria Analtica Sub-analtica Sub-analtica Sumaria Analtica Sub-analtica Sub-analtica Sumaria Analtica Sub-analtica Sub-analtica Sumaria Analtica Sumaria Analtica Sumaria Analtica Analtica Sub-analtica Sub-analtica Sumaria Analtica Sub-analtica Sub-analtica Sumaria Analtica

B1/1 C C1 C1/1 C1/2 D D1 D1/1 D1/2 E E1 E1/1 E1/2 E2 E2/1 E3 E3/1 F F1 F2 F2/1 F2/2 G G1 G1/1 G1/2 H H1 AA AA1 AA1/1 AA1/2 AA2 AA3 AA4 BB BB1

12050501 13 130505 130505-001 130505-002 14 1435 143505-001 143505-002 15 150405 150405-01 150405-02 150805 150805-01 151605 15160501 16 160505 160510 160510-01 160510-02 17 1705 170505 170520 19 190505 21 21050101 21050101-01 21050105-05 21050102 210510-01 210510-02 22 220505

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NACIONALES PROVEEDOR A PROVEEDOR B PROVEEDOR C CUENTAS POR PAGAR COSTOS Y GASTOS POR PAGAR RETENCION EN LA FUENTE IVA RETENIDO RETENCIONES Y APORTES DE NOMINA ACREEDORES VARIOS IMPUESTOS GRAVMENES Y TASAS DE RENTA Y COMPLEMENTARIOS VFC IMPUESTO A LAS VENTAS POR PAGAR DE INDUSTRIA Y COMERCIO OBLIGACIONES LABORALES SALARIOS POR PAGAR CESANTAS CONSOLIDADAS INTERESES SOBRE CESANTAS PRIMA DE SERVICIOS VACACIONES CONSOLIDADAS INDEMNIZACIONES LABORALES PASIVOS ESTIMADOS Y PROVISIONES CESANTAS INTERESES SOBRE CESANTAS VACACIONES PRIMA DE SERVICIOS CAPITAL SOCIAL SUPERAVIT DE CAPITAL RESERVAS REVALORIZACIN DEL PATRIMONIO RESULTADOS DEL EJERCICIO

BB1/1 BB1/2 BB1/3 CC CC/1 CC/2 CC/3 CC/4 CC/5 DD DD/1 DD/2 DD/3 EE EE/1 EE/2 EE/3 EE/4 EE/5 EE/6 FF FF1 FF2 FF3 FF4 GG GG1 GG2 GG3 GG4

220505-01 220505-02 220505-03 23 2335 2365 2367 2370 2380 24 240405 2408 2412 25 2505 2510 2515 2520 2525 2540 26 201005 201010 201015 201020 31 32 33 34 36

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MARCAS DE AUDITORIA
Para dejar comprobacin de los hechos, tcnicas y procedimientos utilizados en las cdulas o planillas, con ahorro de espacio y tiempo, se usan marcas de Auditora, las cuales son smbolos especiales creados por el Auditor con una significacin especial. Por ejemplo al efectuar una reconciliacin bancaria, los cheques pendientes de cobrar y las consignaciones bancarias deben ser cotejadas con el libro de bancos para comprobar que estn bien girados y elaboradas, en cuanto al importe, nmero, fecha, beneficiario, nmero de cuenta etc. Cada uno de los cheques y consignaciones cotejadas debe tener una descripcin de lo realizado. En lugar de escribir toda esta operacin junto a cada cheque y consignacin, se utiliza un smbolo o marca de comprobacin, cuyo significado se explica una sola vez en el lugar apropiado de la cdula a manera de convencin detallando todo el procedimiento realizado. Para las marcas de Auditora se debe utilizar un color diferente al del color del texto que se utiliza en la planilla para hacer los ndices. Las marcas deben ser sencillas, claras y fciles de distinguir una de otra. El primer papel de trabajo del Archivo de la Auditora debe ser la cdula de la Marcas de Auditora.

AUDITORES COSTA LTDA. CLIENTE: MARCA ^ S SI SIA SC S Y SIGNIFICADO Confrontado con libros Cotejado con documento Correccin realizada Comparado en auxiliar Sumado verticalmente Confrontado correcto Sumas verificadas Pendiente de registro No rene requisitos Solicitud de confirmacin enviada Solicitud de confirmacin recibida inconforme Solicitud de confirmacin recibida inconforme pero aclarada Solicitud de confirmacin recibida conforme Totalizado Conciliado Circularizado Inspeccionado AUDITORIA A: