Elabora un plan de trabajo profesional con Project 2007

Paso 1 Nuestra gua La Gua de Proyectos es un asistente basado en objetivos que puede ayudarte mucho en la gestin de proyectos si es la primera vez que trabajas con esta herramienta. Dispone de varias opciones: Tareas, Recursos, Seguimiento e Informe. Si haces clic en la primera, vers una breve introduccin y una serie de pasos secuenciales para la planificacin de tareas de un proyecto.

Paso 2 Calendarios A continuacin, necesitas establecer la fecha de comienzo. Para ello, recurre a la opcin Definir el proyecto y usa el calendario incorporado. Por su parte, la jornada debe ser definida previamente de forma genrica para dar una estructura lgica al trabajo. Posteriormente, podrs asignar jornadas especficas a los recursos.

Paso 3 Lista de tareas Bsicamente, los tareas principales consistiran en reservar un sitio para hacer el evento, definir un calendario y contactar con los conferenciantes, reservar todo el equipamiento audiovisual, realizar el pedido de la comida, disear y enviar las invitaciones, actualizar la intranet de la empresa y gestionar el envo de las invitaciones. En Tareas, haz clic en Crear una lista de las tareas del proyecto. Debes introducirlas en el rea central de la interfaz llamada Nombre de tareas. Luego, define la Duracin de la tarea, que debe ir en forma de nmero seguido de la palabra horas, das o meses. Paso 4 Organizacin Sigue en la Gua de Proyectos y dirgete a Organizar tareas. Piensa en el desglose de cada una en funcin de las actividades relacionadas con ella, pero intenta no saturarlas. El nivel de detalle depende de lo necesario que sea la actividad y de tu experiencia en la planificacin de proyectos. Puedes definir una estructura jerrquica aplicando una sangra en las actividades asociadas de algn modo a la tarea principal. Para ello, usa los botones del asistente e inserta una fila nueva o bien aplica o quita sangras.

PROYECTO DE EVENTO EMPRESARIAL AGRUPAMIENTO Y TAREAS ALQUILER DE LOCAL Seleccionar locales Solicitar proformas Visitar e inspeccionar locales Firmar contratos CONTACTAR CON CONFERENCISTAS Enviar invitaciones Confirmar la participacin del conferencista firmar contrato de participacin RESERVAR EL EQUIPAMIENTO AUDIOVISUAL Contactar con la empresa Recibir proformas Establecer contrato REALIZAR EL PEDIDO DE COMIDA Seleccionar saln de comidas Seleccionar mens Firmar contrato ACTUALIZAR INTRANET Y REALIZAR ENVIO DE INVITACIONES Revisar la red intranet Actualizar intranet Realizar envo de invitaciones por la red DURACION 0,5 1 1 0,5 0,5 2 1 0,5 1 0,5 1 0,5 0,5 1 1 1 UNIDAD DIAS DIAS DIAS DIAS DIAS DIAS DIAS DIAS DIAS DIAS DIAS DIAS DIAS DIAS DIAS DIAS DIAS

AGRUPAMIENTO DE TAREAS EN MS PROJECT

Paso 5 Interrelaciones Con frecuencia, el comienzo o la finalizacin de una tarea dependen del comienzo o del fin de otra. Parece lgico que, si no tienes definido el sitio para el evento, no podrs saber el aforo y, en consecuencia, no podrs pedir la comida justa o definir el nmero de asistentes... Por ello, debes hacer uso de las opciones de vinculacin de tareas dependientes. Existen cuatro: de fin a comienzo, que significa que la segunda tarea comienza nicamente cuando la primera ha finalizado; de comienzo a comienzo, que implica que la segunda tarea empieza al mismo tiempo que la primera; de fin a fin, que implica que

la segunda tarea finaliza al mismo tiempo que la primera; y de comienzo a fin, que supone que la segunda tarea finaliza al tiempo que comienza la primera. Resulta ms eficiente vincular tareas que poner de forma manual fechas de comienzo y de finalizacin, pues, si una tarea se pospone, las vinculadas se programan automticamente. En este punto, vers cmo el grfico de Gantt se va generando a tu derecha de forma dinmica relacionando las tareas. Tambin es posible que necesites vincular un archivo concreto, un enlace de Internet o una direccin de correo electrnico de contacto a una tarea durante la preparacin del evento. Seleccinala haciendo clic con el botn derecho y elige Hipervnculo. Escoge la opcin adecuada, rellena los campos y asciala a la tarea seleccionada pulsando en Aceptar.

FECHA COMIENZO: MAR/03/2012 FECHA FIN: VIE 20/01/2012 DURACION: 13.5 D Paso 6 Los recursos Para asignar y saber quin hace qu, acudiremos al botn de Recursos. El primer paso consiste en definir las personas y equipos implicados en el proyecto de organizacin del encuentro. En este caso, lo haremos de forma manual anotando nombre, direccin de email, cuentas de usuario Windows, grupo o departamento y los precios por hora y por hora extra. Como es lgico, podra darse el caso que las personas implicadas en un proyecto tuviesen jornadas de trabajo diferentes a las asignadas como lneas generales del proyecto. Una vez seleccionada la persona y explorando esta opcin dentro de Recursos, podrs definir los periodos laborales para cada persona o grupo especificando nuevos calendarios e incluso excepciones, como das libres, vacaciones, etc., de forma similar a los calendarios generales.

TABLA DE RECURSOS EN EXCEL RECURSOS Director Asistente Secretaria Diseador Sistema Gasolina Copias COSTO 15 10 6 12 12 1,8 0,15 UNIDAD $/hora $/hora $/hora $/hora $/hora $/galon $/hora

TABLA DE RECURSOS EN MS-PROYECT

ASISGNACION DE RECURSOS Y COSTO DE ACTIVIDADES DEL MSPROYECT

Seguimiento

DIAGRAMA DE SEGUIMIENTO EN MS-PROYECT

Paso 7 Un seguimiento Ya hemos construido las bases para gestionar de forma dinmica nuestro proyecto. Definidas y programadas las tareas y con los recursos, disponibilidad y costes sobre la mesa, podemos realizar un seguimiento de las actividades. As, definido el plan de proyecto, es muy recomendable guardar una lnea base del mismo, que te permitir, desde Seguimiento, comparar la programacin actualizada de tu plan con tus propuestas originales. Esto te permite analizar y actuar frente a posibles desviaciones del proyecto. Con Project 2007 puedes, incluso, realizar el seguimiento por nivel de ejecucin de cada tarea y comprobar el progreso general filtrado por tareas terminadas, tareas que van sobre lo programado y las que estn con retraso. Otra de las opciones interesantes en Seguimiento es que puedes detectar factores que afectan al comienzo de una tarea para poder, si es necesario, reasignar los recursos.

Falta uno

Paso 8 Genera un informe Una de las opciones ms poderosas de Project es la generacin de informes visuales sobre los planes de tu proyecto. Desde Informe, si seleccionas Mostrar o analizar informacin del proyecto mediante una vista, podrs verlo en pantalla, bien como calendario, diagrama de Gantt o diagrama de red, entre un largo etctera de posibilidades. Al escoger Aplicar esta vista, aparecer a tu derecha en la zona principal de trabajo. Si eliges la opcin Crear un informe de proyecto, tendrs la oportunidad de generar mltiples variedades de informes impresos sobre tareas, recursos, asignaciones o costes de tu plan de proyecto, especificando el tipo de informe que ms te interese. Esperamos que tu evento sea todo un xito gracias a Project 2007.