MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DIRECCIN DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS JEFATURA DE UNIDAD DEPARTAMENTAL DE TESORERA

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10. ELABORACIN, MANEJO, CONTROL, PAGO Y CANCELACIN DE CHEQUES

JUNIO 2007

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PROCEDIMIENTO: ELABORACIN, MANEJO, CONTROL, PAGO Y CANCELACIN DE CHEQUES

OBJETIVO: Regular las operaciones financieras para la Elaboracin, Control, Pago y Cancelacin de Cheques e instrumentar los mecanismos necesarios que permitan, mediante la expedicin de cheques, liquidar oportunamente las obligaciones contradas por el Organismo as como la cancelacin de los mismos, apegndose a lo establecido en la Ley de Ttulos y Operaciones de Crdito y en la Normatividad vigente del Organismo.

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PROCEDIMIENTO: ELABORACIN, MANEJO, CONTROL, PAGO Y CANCELACIN DE CHEQUES

POLTICAS Y NORMAS DE OPERACIN. El presente procedimiento es de observancia obligatoria para todas las reas involucradas en la elaboracin, manejo, control, pago, cancelacin y reexpedicin de cheques. Para los efectos del presente procedimiento se deber entender por: Ley.- La Ley General De Ttulos Y Operaciones De Crdito Organismo.- Al Metrobs. Cheque.- El Ttulo De Crdito Expedido Por El Organismo A Cargo De Una Institucin Bancaria Con La Cual Se Tiene Celebrado Un Contrato, Y Que Contiene La Orden Incondicional De Pagar Una Suma De Dinero A La Vista, Para Abono En Cuenta Del Beneficiario. Cancelacin de Cheques.- Es La Operacin Por La Cual Queda Sin Efecto La Obligacin Contrada Por Metrobs Y Que En Ningn Caso Podr Ser Cobrado Por El Beneficiario. Cheques no Cobrados.- Son Aqullos En Los Que El Beneficiario No Se Presenta En El Plazo Establecido, Son Endosados Incorrectamente Al Momento Del Cobro, Etc., Sin Que Esto Represente La Extincin De La Obligacin Por El Organismo. En Estos Casos Contablemente Debe Continuar Registrado El Pasivo A Favor Del Beneficiario. Beneficiario(S).- El O Los Proveedores, Acreedores, Prestadores De Servicios O Los Gestores Que Tengan Que Recoger Un Cheque En Las Oficinas De Metrobs. Cuentas por Pagar.- Documento Que Registra El Compromiso De Pago Que Generan Las Operaciones Que Efecta El Organismo. Identificacin Oficial.- A La Credencial Para Votar, Licencia De Manejo O Pasaporte Vigentes, As Como, Cdula Profesional O Cartilla Del Servicio Militar Nacional. La Jefatura de tesorera deber: Supervisar la Elaboracin, Control, Pago y Cancelacin de los cheques para cubrir las operaciones del Organismo.

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PROCEDIMIENTO: ELABORACIN, MANEJO, CONTROL, PAGO Y CANCELACIN DE CHEQUES

Recibir mediante relacin, las Cuentas por Pagar que emita la Jefatura de Contabilidad y Presupuesto, para elaborar los respectivos cheques. Asimismo deber verificar que las Cuentas por Pagar incluyan el nombre y firma de quien elabor, revis y autoriz, as como que contenga la asignacin y autorizacin presupuestal. Adems, la Cuenta por Pagar no deber contener errores, tachaduras o enmendaduras en cuyo caso se devolver a travs de oficio a la Jefatura de Contabilidad y Presupuesto para su correccin. Verificar que la elaboracin de los cheques se apegue a lo establecido en las cuentas por pagar, as como de coordinar que los pagos a acreedores, proveedores y prestadores de servicios, se realicen oportunamente. La Jefatura de Tesorera no podr emitir cheques sin el respaldo de la cuenta por pagar. Elaborar los cheques correspondientes al da siguiente de recibir la cuenta por pagar, as como tramitar ante los funcionarios correspondientes su autorizacin. Poner a disposicin de los beneficiarios los cheques, durante un perodo mximo de 60 das naturales, contados a partir de la fecha de expedicin. Efectuar mensualmente las conciliaciones bancarias para asegurar la congruencia de los registros de las cuentas de cheques e inversin del Organismo.

Al da siguiente de haber pagado, entregar a la Jefatura de Contabilidad y Presupuesto, debidamente relacionados, el original de la Cuenta por Pagar con los originales de la documentacin soporte, as como relacin de la Plizas de Cheques pagadas incluyendo el original de la Pliza de cheque, con la leyenda Pagado, adems del nombre, fecha de entrega del cheque y firma del beneficiario. La relacin de la pliza de cheques deber contener los siguientes datos: No. de cheque No. de cuenta por pagar Beneficiario Importe Fecha de pago

Cancelar los cheques que sean solicitados mediante oficio por el rea emisora correspondiente exponiendo los motivos para su cancelacin, as como aquellos cheques que sean reportados por los beneficiarios como extraviados o por endoso errneo, y por vencimiento del plazo legal de acuerdo a la fecha de su emisin.

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PROCEDIMIENTO: ELABORACIN, MANEJO, CONTROL, PAGO Y CANCELACIN DE CHEQUES

Solicitar la revocacin de los cheques entregados a beneficiarios, que no hayan sido presentados para su cobro en una institucin bancaria en un plazo despus de los 180 das, conforme los artculos 181 y 192, de la Ley General de Ttulos y Operaciones de Crdito, salvo peticin del interesado. Las personas morales que tengan que efectuar el cobro de un cheque por primera vez, debern registrarse en la Jefatura de Adquisiciones, presentando original y copia del acta constitutiva protocolizada o del poder notarial y de la identificacin oficial para registrarlos como proveedores y elaborar su expediente. Las personas fsicas o morales debern de acudir directamente al rea Tesorera para el cobro del cheque respectivo, presentando copia de la identificacin oficial (credencial de elector, pasaporte o cartilla militar); y en su caso, Carta Poder debidamente autorizada por la Jefatura de Tesorera. Para el pago de sueldos no cobrados y liquidaciones, adicionalmente se requiere autorizacin de la Jefatura de Recursos Humanos. En los caso de las liquidaciones por la terminacin de la relacin laboral, sta deber ser cobrada por el titular, o en su caso por el beneficiario con carta poder ante Notario Publico para efectuar el cobro del finiquito. Los trabajadores que soliciten el pago de sueldo extemporneo debern presentar su credencial del Organismo vigente. Para la entrega de cheques los beneficiarios debern acudir de lunes a viernes de 9:00 a.m. a las 13:00 p.m., en el rea de Tesorera, 2 piso del edificio administrativo ubicado en la Av. Cuauhtmoc N 16 2 piso Col. Doctores C.P.06720 en Mxico D.F. En caso de operaciones relacionadas con cheques no cobrados en tiempo, no endosados correctamente, revocaciones, error en beneficiario y/o importe, etc., proceder a la cancelacin del cheque, el que deber contener un sello con la leyenda Cancelado, as como la mutilacin de las firmas de autorizacin; enviando a la Jefatura de Contabilidad el original del cheque mutilado y copia de la pliza cheque debidamente cancelada. La Jefatura de Tesorera deber emitir el reporte histrico de cheques, el cual deber incluir los siguientes datos:

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PROCEDIMIENTO: ELABORACIN, MANEJO, CONTROL, PAGO Y CANCELACIN DE CHEQUES

No. de cheque. Fecha del cheque. No. del proveedor. Nombre del proveedor. Divisa (Moneda Nacional). No. de la cuenta por pagar (consecutivo asignado por la Jefatura de Contabilidad). No. del documento. Fecha de factura. Importe de la cuenta por pagar. Los servidores pblicos facultados para autorizar la expedicin de cheques que tengan firma registrada en las cuentas de cheques del Metrobs debern firmar el original y copias de la pliza cheque.

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PROCEDIMIENTO: ELABORACIN, MANEJO, CONTROL, PAGO Y CANCELACIN DE CHEQUES

Unidad Administrativa

Descripcin de la actividad Viene de los procedimientos Elaboracin, registro y trmite de Cuentas por pagar (Jefatura de Contabilidad) y Gestin de aportaciones (Jefatura de Tesorera)

Tiempo

Jefatura de Contabilidad y Elabora en original y copia la relacin de Presupuesto. cuentas por pagar, anexa el original de la cuenta por pagar, con los correspondientes comprobantes originales, enva a la Jefatura de Tesorera y recaba acuse de recibido en el original de la relacin. Jefatura de Tesorera Recibe cuentas por pagar y comprobantes, coteja las cuentas por pagar contra la relacin, verifica firmas de autorizacin de la Jefatura de Contabilidad y Presupuesto, y sella de recibido las cuentas por pagar y anota fecha, de entrada y antefirma en la copia de la relacin que nos entrega la Jefatura de Contabilidad. Valida la relacin previa de acuerdo a la informacin del sistema contable, coteja contra la cuenta por pagar y verifica que los datos estn correctos. Elabora cheques en original y en 2 copias la pliza de cheques correspondiente, con cargo a la cuenta por pagar.

1 da

2 horas

2 horas

1 hora

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N 5

Unidad Administrativa

Descripcin de la actividad Rbrica de elaborado, y recaba firmas de revisado y autorizado del personal que interviene en su aprobacin, as como las firmas en el cheque de autorizacin del Director de Administracin y Finanzas y del Director General del Organismo.

Tiempo

1 hora

Jefatura de Tesorera

Separa los cheques originales de las plizas de cheques y distribuye las copias de las plizas de cheques: Original de la pliza de Cheques: Jefatura de Contabilidad. Copia de la pliza de Cheques: Jefatura de Tesorera Acude a las instalaciones de Metrobs, presenta identificacin oficial para efectuar el cobro. Recibe original y copia de identificacin de acreditamiento y localiza el cheque. Solicita al beneficiario que consigne; nombre, firma y fecha de recibido, en el original y copia de la pliza de cheque. Entrega cheque al beneficiario, as como la identificacin del interesado. Elabora oficio relacin en original y copia, adjunta original de la documentacin de las cuentas por pagar y el original de la pliza de cheques debidamente firmados, sellados y pagados conteniendo los siguientes datos, el nmero de cheques, el nombre del beneficiario, importe y fecha de pago, y solicita acuse en la copia del oficio a la Jefatura de Contabilidad.

10 min

Beneficiario

15 min

Jefatura de Tesorera

10 min

10 min

10 11

10 min

1 da

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N 12

Unidad Administrativa

Descripcin de la actividad Espera al beneficiario durante 60 das naturales a que se presente a recoger su cheque, contados a partir de la expedicin del cheque.

Tiempo

60 das

12.1 Beneficiario

Se presenta beneficiario en el trmino estipulado (antes de 60 das naturales) a variable recoger su cheque. (CANCELACIN DE CHEQUES POR NO PRESENTARSE EL BENEFICIARIO EN 60 DAS NATURALES)

12.2

Jefatura de Tesorera

Cuando no se presente el beneficiario a cobrar el cheque en el trmino estipulado de 60 das naturales, se proceder a la cancelacin del cheque, el que deber contener un sello con la leyenda cancelado, as como de consignar el oficio correspondiente el motivo que lo origin y proceder a la mutilacin de las firmas de autorizacin del cheque. Enva el movimiento a la Jefatura de Contabilidad adjuntando el original del cheque mutilado, la copia de la Pliza de Cheques debidamente cancelados, en caso de que el pasivo subsista se proceder a expedir un cheque nuevo. (CANCELACIN DE CHEQUES EN TRNSITO) Realiza conciliaciones bancarias contra la relacin de cheques en trnsito y detecta los cheques con fecha de expedicin de 180 das naturales o ms. Elabora oficio de solicitud de cancelacin o revocacin de cheques, enva al banco y espera respuesta de ste.

30 min

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30 min

14

1 hora

15

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N 16

Unidad Administrativa

Descripcin de la actividad

Tiempo

Recibe respuesta del banco en la que confirman cancelacin del cheque y enva copia de la carta de contestacin en el movimiento diario con bancos, as como el oficio de solicitud de cancelacin variable a la Jefatura de Contabilidad. TERMINA PROCEDIMIENTO

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JEFATURA DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO

Inicio

JEFATURA DE TESORERA
Viene de los procedimientos Elaboracin, registro y trmite de Cuentas por pagar (Jefatura de Contabilidad) y Gestin de aportaciones (Jefatura de Tesorera)

1 Elabora relacin de cuentas por pagar y enva Relacin de cuentas por pagar Comprobantes

2 Recibe doctos. Coteja, verifica y firma Relacin de cuentas por pagar Comprobantes Imprime relacin previa y coteja contra la cuenta por pagar

Relacin previa Cuenta por pagar

5 Recaba rubricas de elaborado, revisado y aprobado Pliza de cheque Cheque

4 Elabora cheques y plizas de cheques con cargo a la cuenta Pliza de cheque Cheque

6 Separa los cheques de las plizas y distribuye Pliza de cheque (copia) Pliza de Cheque (copia) Elabora relacin y turna a la Jefatura de Contabilidad Relacin (Nota informativa)

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BENEFICIARIO
A

JEFATURA DE TESORERA

7 Acude a las oficinas y presenta documentos Identificacin oficial

8y9
Solicita al beneficiario consigne datos en la pliza de cheques Identificacin oficial

10
Entrega cheque e identificacin, sella de pagado Pliza de cheque

11 Pliza cheque Elabora nota informativa y turna a la Jefatura de Contabilidad Nota informativa con relacin de cheques pagados

12 Espera a que beneficiario acuda a cobrar su cheque

si

12.1 Se cobra el cheque

No

13 12.2 Enva a travs del movimiento diario con bancos a la Jefatura de Contabilidad Cheque cancelado Nota informativa

Se procede a la cancelacin con un sello de CANCELADO

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JEFATURA DE TESORERA
B

14 Realiza conciliaciones bancarias contra la relacin de cheques Conciliacin bancaria Relacin de cheques

15
Elabora oficio de cancelacin de cheques y enva al banco

16
Recibe respuesta del banco y turna copia a Contabilidad Conciliacin bancaria Solicitud de cancelacin

Fin