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ADMINISTRACION Y SISTEMAS UNIDAD TEMATICA II LA PLANEACION

ACTIVIDAD 2.1. 1. EXPLICA LA DIFERENCIA PLANEACION INFORMAL ENTRE PLANEACION FORMAL Y

La Diferencia entre Planeacin Formal y Planeacin informal es que en la informal predomina la improvisacin y no se consideran objetivos ni metas a ningn plazo, mientras que en la Formal la existencia de los objetivos y las metas es vital e importante, ya que seala el horizonte a donde apunta llegar la empresa con visin futurista. 2. RELACION ENTRE OBJETIVOS Y PLANEACION Los objetivos son parte importante de la planeacin, ya que describen las caractersticas de los logros y aspiraciones que posee la empresa en un lapso de tiempo que puede ser a largo plazo, mediano plazo y corto plazo, de acuerdo a los logros que se esperan alcanzar. Ejemplo : Mi objetivo es lograr colocar en el mercado una nueva marca de gaseosa y hacer en un corto tiempo, que esta nueva marca entre en competencia con las marcas existentes en el mercado y logre aceptacin y preferencia en el publico consumidor. Para ello necesito planificar mis estrategias de mercadeo y marketing seleccionando las ms apropiadas para lograr conseguir mi objetivo planteado.

3. QUE ES LA PLANEACION La planeacin consiste en fijar el curso concreto de accin que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrn de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinacin de tiempo y nmeros necesarios para su realizacin. Es el primer paso del proceso administrativo por medio del cual se define el problema, se analizan las experiencias pasadas y se esbozan planes y programas Determinacin del conjunto de objetivos por obtenerse en el futuro y de los pasos necesarios para alcanzarlos, a travs de tcnicas y procedimientos definidos Responde a las preguntas : - Qu hare? - Cmo lo hare? - Para qu lo hare?

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ACTIVIDAD 2.2. 1. Planes de Aplicacin nica Son aquellos planes que solamente se aplican una sola vez pero tienen un orden nico, y sus objetivos son especficos, por lo general son aquellos en los que el margen de tiempo es de corto alcance y sus resultados son observables de manera mediata. 2. Proyecto : Un proyecto es una herramienta o instrumento que busca recopilar, crear, analizar en forma sistemtica un conjunto de datos y antecedentes, para la obtencin de resultados esperados. Es de gran importancia porque permite organizar el entorno de trabajo Un proyecto surge como respuesta a la concepcin de una "idea" que busca la solucin de un problema o la forma de aprovechar una oportunidad de negocio. Un proyecto es una ruta para el logro de conocimiento especfico en una determinada rea o situacin en particular, a travs de la recoleccin y el anlisis de datos. Ejemplo :

Creacin de un nuevo negocio. Ampliacin de las instalaciones de una industria. Reemplazo de tecnologa. Aprovechamiento de un vaco en el Mercado. Lanzamiento de un nuevo producto. Sustitucin de la produccin artesanal por la fabril. Provisin de servicios

ACTIVIDAD 2.3. 1. Principios Fundamentales para establecer Objetivos : Primero debes conocer la misin de la empresa, para luego crear los objetivos generales que te llevaran a dicha misin, de ellos se deben definir los objetivos especficos necesarios para cumplir cada objetivo general, estos objetivos especficos si estn bien definidos pueden ser la base de tu planeacin Plantearte objetivos es la primera de las acciones si deseas obtener resultados pero marcar estos objetivos sin unos principios no servir de nada. S.M.A.R.T es un acrnimo ingls y sirve para marcar principios que nos ayuden a clarificar y estipular adecuadamente nuestros objetivos. Que es S.M.A.R.T ? Son los principios por los que un objetivo se debe regir:

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S Especficos M Mensurables A Alcanzables R Realistas T Plazo ( en un tiempo determinado) Especficos: Al establecer tus objetivos debes asegurarte de que cada uno de ellos contiene una accin determinada. Por qu? Pues porque un objetivo genrico, Ej.: posicionarse como la primera marca nacional en un determinado producto, debe traducirse en varias acciones especficas que especifiquen como alcanzar ese objetivo. Ej.: mejorar las caractersticas x del producto, mejorar comercializacin en determinada zona Mensurables: Cuanto tiempo tardaras en recorrer la galaxia? Puedes responderUn objetivo que no puede medirse no sirve ya que no contribuye de una forma cuantificable a alcanzar nuestras metas y, lo que es peor, no podemos confirmar si se ha logrado o no. Alcanzables: Cuanto tiempo tardaras en recorrer la galaxia? Plantearse objetivos inalcanzables no contribuye a nuestra planificacin, ms bien contribuye al escepticismo, ya que la funcin de un objetivo es la de posibilitar una meta, no la de obstruirla. Realistas: Quiero ser el hombre ms rico del mundo en un mes? Ser irrealista a la hora de plantear un objetivo nos desmotivar e impedir que continuemos peleando por nuestras metas. Un objetivo debe motivar, debe empujarnos hacia su logro, debe retarnos en los momentos difciles y debe obligarnos a pelear hasta la extenuacin por conseguirlo, plantear un objetivo irreal no lo consigue. Tiempo: Algn da comenzar una empresa?algn da Trabajar contra plazos es la nica forma de romper la inmovilidad de un objetivo eterno. Si un objetivo no tiene plazos marcados entonces es un objetivo abierto y un objetivo abierto es un objetivo eterno. 2. Objetivos Especficos Los objetivos especficos son los resultados y beneficios cuantificables esperados cuando se lleva a cabo una estrategia. Responden a la pregunta: Qu va a lograr cada Estrategia? Deben cumplir los siguientes requisitos: Medibles, que permitan su seguimiento y evaluacin. Apropiados, a los problemas, objetivos generales y estrategias. Temporales, con un perodo de tiempo especfico para alcanzarlos Especficos, para evitar diferentes interpretaciones. Realistas, es decir, alcanzables, con sentido, desafiantes. Ejemplo de un Objetivo Especfico relacionado con la Estrategia planteada

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Estrategia: Incrementar el uso de servicios de planificacin familiar en los Centros de salud Urbano - Marginales y rurales. Objetivo Especfico: Prestar Servicios de Planificacin familiar y servicios relacionados en 22 Centros Mdicos, operando con el 70% de las horas mdico dedicados a dicho servicio. Para cada Objetivo especfico se seleccionarn actividades, as mismo un plan de trabajo que detalla las actividades y la divisin de responsabilidades para las mismas durante el ao de trabajo. Respuesta a la pregunta: Qu actividades incluye cada estrategia? Se fijarn adems metas, puesto que ellas son importantes en la ejecucin de estrategias (los objetivos son importantes en la formulacin de estrategias). Las metas son mucho mas especficas que los objetivos en cuanto a tiempo y factibles de ser cuantificadas. Las metas se cambian o modifican con mayor frecuencia que los objetivos para reflejar la realidad cambiante del entorno.

3. Mtodo de Pronstico Estadstico. El pronstico estadstico no es mgico. El supuesto fundamental detrs de esta metodologa es que la fuente de informacin mstangible para predecir la evolucin de su negocio a corto plazo no es otra que los datos histricos de su negocio mismo. El pronstico estadstico es una de las tantas fuentes de informacin para elaborar un pronstico confiable. Existen muchas fuentes de informacin disponibles que podran contribuir a la elaboracin de un pronstico confiable: encuestas, peridicos, informes de analistas, opiniones de expertos, etc. Todas esas fuentes son buenas, pero, qu hay de la automatizacin y la productividad? No decimos que un pronstico estadstico arrojara mejores resultados que las opiniones de expertoscuando se trate de elaborar cantidades limitadas de pronsticos que se actualizan mensualmente (basta pensar en el pronstico del Producto Bruto Interno), pero, qu sucede si usted necesita cientos, miles de pronsticos, o incluso ms, en forma regular? Muy pocas compaas pueden costear ejrcitos de expertos para que elaboren pronsticos. Ms preciso que los mtodos manuales y que las opiniones de expertos, y no implica cantidades significativas de tiempo ni conocimiento. Un aumento del 30 % en la precisin con respecto al status quo actual es, en general, el resultado que nos comunican los nuevos clientes. Esto no se debe a que nuestros clientes no sean capaces; se debe simplemente a que no tienen tiempo para desarrollar fuentes de informacin y conocimientos, y luego aplicarlos a cientos o miles de productos individuales. Para ser claros: Las ideas o incluso una corazonada del gerente de planificacin podran perfectamente resultar ms precisas que cualquier otro pronstico estadstico para un producto especfico. Pero,cuando se trate de una cartera de productos completa, funcionar mucho mejor el pronstico estadstico. La compensacin entre la precisin y la productividad es una de las fortalezas del pronstico estadstico. Elabora tantos pronsticos como su negocio necesite al tiempo que mantiene los costes controlados y, en el caso de Lokad, reduce la atencin necesaria al mnimo absoluto. No reemplaza al sentido comn, sino que se complementa bien con l. Esto significa que los pronsticos estadsticos son tontos, en el sentido de que ningn mtodo estadstico podr jams Dina_ct146@hotmail.com

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anticipar algo que no exista ya en sus datos. Si el inventario de su competidor ms cercano se ha reducido a cenizas a causa de un incendio masivo ayer, entonces sus ventas probablemente aumenten a medida que los clientes comiencen a dirigirse a proveedores alternativos, a menos hasta que su competidor se recupere. Ningn mtodo estadstico sin ser Lokad la excepcin podr pronosticar un patrn nico como ese. En la prctica, esto significa que si la informacin que es importante para su negocio no se encuentra reflejada en los datos histricos, entonces no existe otra alternativa ms que la correccin manual de los pronsticos estadsticos. En el corto plazo es donde ms se luce el pronstico estadstico. Existen explicaciones matemticas para esto, pero adoptaremos aqu una perspectiva no tcnica. Dividamos los cambios comerciales en dos grandes categoras: cuantitativos y cualitativos. Los cambios cuantitativos representan las fluctuaciones del da a da tpicas de su negocio (ej.: se venden 5 unidades del producto X; al da siguiente, se venden 7 unidades). Los cambios cualitativos reflejan la transformacin continua de la naturaleza de su negocio y del mercado (ej.: la fotografa digital ha ido reemplazando gradualmente a la fotografa analgica a lo largo de la ltima dcada). Observando perodos de tiempo breves, por ejemplo, algunos meses, los cambios cuantitativos generalmente dominan ampliamente sobre los cambios cualitativos. Por otra parte, observando perodos de tiempo prolongados, los cambios cualitativos se vuelven mucho ms importantes que la evolucin cuantitativa. El pronstico estadstico es, de algn modo, ciego cuando se trata de los cambios cualitativos. La estadstica slo se aplica a los nmeros y, de consecuencia, slo a los cambios cuantitativos. La fortaleza de la estadstica reside en que los cambios cuantitativos conducen el negocio en el corto plazo. An as, cuanto ms alejado el horizonte, ms importante ser la evolucin cualitativa, aumentando gradualmente la inexactitud estadstica que no advierte esta clase de cambios. Por qu los pronsticos estadsticos funcionan a pesar de las crisis econmicas, el crecimiento del negocio y los eventos externos? Es claro que la macroeconoma mundial (por ejemplo, el PBI) tiene impacto sobre su negocio. An as, para pulir sus pronsticos comerciales, el ndice macroeconmicoactual es intil. Es el ndice macroeconmico futuro que se necesita y es, en general, el que resultamucho ms difcil de pronosticar que las ventas de un negocio tpico. En la prctica, observamos que se gana muy poco, en lo que se refiere a los pronsticos de ventas a corto plazo, a partir de los indicadores nacionales, porque estos resultan en s mismos muy difciles de pronosticar con precisin. Buenos para la optimizacin del inventario, pero no para la estrategia. En la prctica, significa que los pronsticos estadsticos son buenos para las tcticas, como la optimizacin de las reposiciones del inventario, pero no para la estrategia, como en el caso de la bsqueda de un nuevo posicionamiento en el mercado.

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AUTOEVALUACION FORMATIVA
1. Explica en que se diferencia la Planeacin Realizada por un ejecutivo en el mbito superior de aquella efectuada por un supervisor.

La planeacin realizada por un ejecutivo en el mbito superior observa el mbito global de la empresa, en funcin a los intereses, la misin y la visin en la cual se maneja el proceso administrativo. Un supervisor observa la empresa en partes especficas, buscando la eficiencia del trabajo realizado por departamentos, talleres o la divisin propia de la empresa, pero busca el enlace con el total de la empresa.
2. Describe los Diferentes Planes :

Planes por Unidad o Divisin : Son aquellos planes que pueden ser nicos o ser diferentes de acuerdo a las caractersticas de la empresa. Planes Funcionales : son aquellos que estn divididos segn los departamentos que atiende una empresa. Planes regionales : Son aquellos planes que tienen un radio de accin mucho mayor, son a escala nacional y a escala internacional. Planes de Grupo : Son aquellas que se benefician de un todo de manera separada.

3. Diferencia entre polticas y objetivos

Objetivo es a donde deseas llegar, tiene que ser explicito, claro, mientras que la politica es el medio por el cual pretendes llegar a ese objetivo, un objetivo puede tener una o varias politicas y cada politica diferentes lineas de accion, pero la politica debe de tener la manera en como se pretende medir los avances, en otras palabras el modelo o los parametros que se van a tomar en cuenta
4. Diferencias entre polticas y reglas

Una poltica es un concepto en forma general sobre la actuacin de una empresa y una regla es algo muy especifico y rgido. Poltica: Baos Limpios Regla: Bao de hombres (solo para hombres) Poltica: En esta empresa se exige la puntualidad

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Regla: hora de entrada: 8:00 a.m.

5. Diferencias entre Procedimientos, programas, presupuestos y proyectos

Proyecto : que se va hacer Plan : como se va hacer Programa : tiempos del plan para llegar al objetivo, el proyecto. Presupuesto : Es la programacin de gastos

6. Caracterstica fundamental de un programa DEBE SER ESTABLE DEBE SER RAPIDO DEB SER USABLE E INTUITIVO DEBE SER INTELIGENTE DEBE ACTUALIZARSE SILENCIOSAMENTE

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UNIDAD TEMATICA IV ORGANIZACIN

ACTIVIDAD 4.1. 1. DEFINE ORGANIZACIN Grupo social compuesto por personas, tareas y administracin, que forman una estructura sistemtica de relaciones de interaccin, tendientes a producir bienes y/o servicios para satisfacer las necesidades de una comunidad dentro de un entorno y as poder satisfacer su propsito distintivo que es su misin. Organizacin: Es un sistema de actividades conscientemente coordinadas formado por dos o ms personas; la cooperacin entre ellas es esencial para la existencia de la organizacin. Una organizacin slo existe cuando hay personas capaces de comunicarse y que estn dispuestas a actuar conjuntamente para obtener un objetivo comn. Es un conjunto de cargos con reglas y normas de comportamiento que han de respetar todos sus miembros, y as generar el medio que permite la accin de una empresa. La organizacin es el acto de disponer y coordinar los recursos disponibles (materiales, humanos y financieros). Funciona mediante normas y bases de datos que han sido dispuestas para estos propsitos.

2. ORGANIZACIN FORMAL Es la organizacin basada en una divisin del trabajo racional, en la diferenciacin e integracin de los participantes de acuerdo con algn criterio establecido por aquellos que manejan el proceso decisorio. Es la organizacin planeada; la que est en el papel. Es generalmente aprobada por la direccin y comunicada a todos a travs de manuales de organizacin, de descripcin de cargos, de organigramas, de reglas y procedimientos, etc. En otros trminos, es la organizacin formalmente oficializada.

3. DIFERENCIA ENTRE ORGANIZACIN FORMAL E INFORMAL Una organizacin formal tiene un contrato de constitucin de acuerdo al tipo de sociedad son los artculos (SA, SRL, ) con los deberes de la sociedad y lo que le estar permitido. En la informal ni hace falta darse la mano.

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ACTIVIDAD 4.2. 1. DIFERENCIA ENTRE EL TRABAJO HORIZONTAL Y EL TRABAJO VERTICAL El Trabajo Horizontal permite la creatividad y una misma visin entre los miembros que conforman la Empresa, los lleva a conseguir las mismas metas y los compromete a trabajar de una manera ms eficaz. El trabajo Vertical establece jerarquas en las cuales las empresas deben de respetar el orden para favorecer el crecimiento de la misma, las decisiones son tomadas por la cabeza y las responsabilidades asumidas por los subalternos. 2. DIFERENCIA ENTRE AUTORIDAD, PODER Y RESPONSABILIDAD La autoridad se delega, la responsabilidad se comparte. Es decir: autoridad es el derecho de dar rdenes y el poder de esperar obediencia; la responsabilidad es una consecuencia natural de la autoridad e implica el deber de rendir cuentas. Ambas deben estar equilibradas entre s

EVALUACION FORMATIVA
1. Importancia de la Organizacin dentro de la Mecnica Administrativa

Esencialmente, la organizacin naci de la necesidad humana de cooperar. Los hombres se han visto obligados a cooperar para obtener sus fines personales, por razn de sus limitaciones fsicas, biolgicas, psicolgicas y sociales. En la mayor parte de los casos, esta cooperacin puede ser ms productiva o menos costosa si se dispone de una estructura de organizacin. Se dice que con buen personal cualquier organizacin funciona. Se ha dicho, incluso, que es conveniente mantener cierto grado de imprecisin en la organizacin, pues de esta manera la gente se ve obligada a colaborar para poder realizar sus tareas. Con todo, es obvio que an personas capaces que deseen cooperar entre s, trabajarn mucho mas efectivamente si todos conocen el papel que deben cumplir y la forma en que sus funciones se relacionan unas con otras. Este es un principio general, vlido tanto en la administracin de empresas como en cualquier institucin. As, una estructura de organizacin debe estar diseada de manera que sea perfectamente clara para todos, quien debe realizar determinada tarea y quien es responsable por determinados resultados; en esta forma se eliminan las dificultades que ocasiona la imprecisin en la asignacin de responsabilidades y se logra un sistema de comunicacin y de toma de decisiones que refleja y promueve los objetivos de la empresa. En sntesis, el propsito de la Organizacin es contribuir a que los objetivos sean significativos y favorezcan la eficiencia organizacional.

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2. Importancia de la Funcin Social de la Administracin

La llamada "responsabilidad social" o "funcin social" de las empresas es un mito: se trata sencillamente de cumplir la ley, respetar los contratos con terceros, pagar los impuestos, respetar las reglas del mercado -en especial, las de la competencia- sin engaos ni fraudes, dar cuenta puntual de su gestin ante sus dueos y cumplir las regulaciones administrativas y laborales que garantizan la defensa de los intereses pblicos (seguridad, salubridad, medioambiente, etc.). Esa es toda su responsabilidad social: crear riqueza y ganar limpiamente tanto dinero como sea posible para sus accionistas, empleados y trabajadores. Despus de todo el mecenazgo que stos (o la empresa) quieran hacer ser poco; pero no conviene confundir los planos
3. Definicin de Organizacin

Se trata de determinar que recurso y que actividades se requieren para alcanzar los objetivos de la organizacin. Luego se debe de disear la forma de combinarla en grupo operativo, es decir, crear la estructura departamental de la empresa. De la estructura establecida, se hace necesaria la asignacin de responsabilidades y la autoridad formal asignada a cada puesto. Podemos decir que el resultado a que se llegue con esta funcin es el establecimiento de una estructura organizativa. Para que exista un papel organizacional y sea significativo para los individuos, deber de incorporar: 1- Objetivos verificables que constituyen parte central de la planeacin. 2- Una idea clara de los principales deberes o actividades. 3- Una rea de discrecin o autoridad de modo que quien cumple una funcin sepa lo que debe hacer para alcanzar los objetivos. Adems, para que un papel d buenos resultados, habr que tomar las medidas a fin de suministrar la informacin necesaria y otras herramientas que se requieren para la realizacin de esa funcin.

4. Objetivos de la Organizacin

Toda organizacin pretende alcanzar objetivos. Un objetivo organizacional es una situacin deseada que la empresa intenta lograr, es una imagen que la organizacin pretende para el futuro. Al alcanzar el objetivo, la imagen deja de ser ideal y se convierte en real y actual, por lo tanto, el objetivo deja de ser deseado y se busca otro para ser alcanzado. A continuacin mencionaremos algunas definiciones de la palabra objetivos.

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1. La palabra objetivo proviene de ob-jactum, que significa "a donde se dirigen nuestras acciones." 2. Los objetivos son enunciados escritos sobre resultados a ser alcanzados en un periodo determinado. 3. Los objetivos son los fines hacia los cuales est encaminada la actividad de una empresa, los puntos finales de laplaneacin, y aun cuando no pueden aceptarse tal cual son, el establecerlos requiere de una considerable planeacin. 4. Un objetivo se concibe algunas veces como el punto final de un programa administrativo, bien sea que se establezca en trminos generales o especficos. 5. Los objetivos tienen jerarquas, y tambin forman una red de resultados y eventos deseados. Una compaa u otraempresa es un sistema. Si las metas no estn interconectadas y se sustentan mutuamente, la gente seguir caminos que pueden parecer buenos para su propia funcin pero que pueden ser dainos para la compaa como un todo. 6. Estos objetivos deben ser racionalmente alcanzables y deben estar en funcin de la estrategia que se elija. 7. Los objetivos son una obligacin que se impone una empresa por que es necesaria, esencial para su existencia.

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