GOBIERNO DE CHILE MINISTERIO DE SALUD DECIMA REGION DE LOS LAGOS SERVICIO DE SALUD VALDIVIA HOSPITAL BASE VALDIVIA

Seccin Farmacia

MANUAL DE ORGANIZACIN SECCION FARMACIA

HOSPITAL CLINICO REGIONAL VALDIVIA AO 2004

Q.F. GLORIA MUOZ T. JEFE SECCION FARMACIA

SR. ERICK VARGAS S. SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO

DR. JAVIER LEON R. DIRECTOR HOSPITAL BASE VALDIVIA

GOBIERNO DE CHILE MINISTERIO DE SALUD DECIMA REGION DE LOS LAGOS SERVICIO DE SALUD VALDIVIA HOSPITAL BASE VALDIVIA

Seccin Farmacia

MANUAL DE ORGANIZACIN SECCION FARMACIA I.- DEFINICION La Farmacia es una unidad de apoyo clnico integrado, funcional y jerrquicamente establecido en un hospital. II.- OBJETIVO: Contribuir al uso racional de los medicamentos desarrollando una atencin farmacutica eficiente, oportuna, segura e informada, brindada a travs de un conjunto de servicios farmacuticos que forman parte de la atencin a los pacientes del establecimiento y su comunidad. III.- FUNCIONES Sern funciones de la Seccin Farmacia y Prtesis: (Decreto 42/1986) Participar en la formulacin de los programas de adquisicin de medicamentos, vacunas, medios de diagnstico, prtesis y dems elementos teraputicos Cumplir las normas y disposiciones generales relativas al almacenamiento, control de existencias y distribucin de los mismos artculos; Entregar los productos farmacuticos a enfermos ambulatorios, de acuerdo con las prescripciones mdicas. Informar a los pacientes ambulatorios sobre el uso adecuado de los medicamentos que se les dispense, sin perjuicio de la funcin que corresponde en esta materia a los mdicos; Entregar productos farmaceticos, prtesis, y dems insumos teraputicos a los Servicio Clnicos y Unidades de Apoyo, de acuerdo con las disposiciones relativas a la materia; Mantener en existencia y controlar y registrar los estupefacientes y los productos farmacuticos que causen dependencia y otros sometidos a controles legales especiales, de acuerdo con las disposiciones correspondientes del Cdigo Sanitario; Realizar, por excepcin, la preparacin de productos farmacuticos, con frmulas magistrales u oficiales, previa autorizacin otorgada de acuerdo con las disposiciones dictadas en la materia; y Desempear las dems funciones y tareas que le encomienden el Director o la Subdireccin Administrativa del establecimiento, en la materia de su competencia. Proporcionar informacin a mdicos y otros profesionales de salud sobre la accin teraputica, reacciones adversas, vas de administracin,
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a)

b) c) d)

e)

f)

g)

h)

i)

contraindicaciones, interacciones y dosificacin de los medicamentos, especialmente de los que forman el arsenal farmacolgico. j) Proporcionar informacin toxicolgica y contribuir al estudio del diagnstico y tratamiento de casos de intoxicacin por medicamentos o agentes qumicos. k) Participar en acciones de farmacovigilancia, a travs de actividades dirigidas a observar, registrar y evaluar los efectos colaterales de los medicamentos. l) Informar a los pacientes sobre las formas de administracin y precauciones del uso de los medicamentos que se prescriban y dispensen; m) En general, prestar asesora a los dems profesionales y funcionarios en las materias de su competencia, y n) Participar en el estudio y ejecucin de programas de educacin a la comunidad relativos a la prevencin de intoxicaciones, uso adecuado de medicamentos y consumo indebido de drogas y otras materias de su competencia. IV.- ESQUEMA DE ORGANIZACIN: Dependencia Jerrquica: El Servicio de Farmacia y Prtesis depende directamente de la Subdireccin Administrativa (Decreto N 42/1986) Ver organigrama Hospital Base Valdivia, en el cual se indica dependencia de la Seccin Farmacia y Prtesis. (Ver Anexo N 1) a) ORGANIZACIN: El Servicio de Farmacia y Prtesis est a cargo de 1 Qumico Farmacutico Jefe. De l dependen: 1 Qumico Farmacutico: Farmacia Hospitalizado (Servicios Clnicos Adultos) 1 Qumico Farmacutico: Farmacia Hospitalizado (Servicios Clnicos Peditricos) y Unidad Preparaciones No Estriles 1 Qumico Farmacutico: Farmacia Ambulatorio 1 Qumico Farmacutico : Unidad Preparaciones Esteriles (Nutricin Parenteral 1 Qumico Farmacutico: Unidad Preparaciones Estriles (Quimioterapia) 1 Oficial Administrativo: Secretaria 22 Auxiliares Paramdicos de Farmacia 2 Auxiliares de Servicio (Ver anexo N 2 Organigrama Seccin Farmacia)

b) SUPLENCIA En caso de ausencia o impedimento, el Qumico Farmacutico Jefe ser subrogado por el Qumico Farmacutico Sub Jefe, Sra. Paulina Manrquez Herrera, y en caso de faltar ste subrogar la Qumico Farmacutico Sra. Claudia Schramm En el Hospital Base de Valdivia la Seccin Farmacia est constituda por las unidades de Farmacia Hospitalizado, Farmacia Ambulatorio, Preparaciones No Estriles, Preparaciones Estriles y Bodega Activa.

FUNCIONES: Jefatura: Ocupa este cargo la Q.F. Gloria Muoz Torres, cuyas funciones son las siguientes: Participar en la confeccin de la programacin mensual de la adquisicin de medicamentos. Velar por la eficiente organizacin y funcionamiento de acuerdo a las normas emanadas del Ministerio de Salud, Servicio de Salud y otras disposiciones generales relativas a esta seccin. Programar, dirigir, coordinar y supervisar todas las actividades del servicio. Dirigir, asesorar, apoyar y controlar directamente al personal auxiliar de la seccin. Vigilancia tcnica en lo que respecta a conservacin, vencimiento, obsolescencia, etc.am, de los frmacos tanto en las Farmacias como en la Bodega Central. Participar activamente en el Comit de Farmacia y Teraputica desempendose como Secretario. Prestar asesora tcnica a las unidades del Hospital que lo requieren (Servicios Clnicos, de Apoyo, Abastecimiento, Bodega, Recaudacin) y mantener un sistema de coordinacin permanente. Informar a jefaturas superiores sobre alguna situacin extraordinaria que afecte el buen funcionamiento del hospital. Elaborar informes solicitados por la Direccin y Subdireccin del establecimiento. Supervisar directamente la Bodega Activa. Desempear funciones administrativas referentes a: Autorizacin de vacaciones, permisos administrativos y horas extraordinarias. Revisar y aprobar la estadstica mensual de recetas, prescripciones y prtesis despachados; las solicitudes extraordinarias de medicamentos para su posterior envo a la Direccin; los pedidos efectuados a Bodega de abastecimiento; remitir a Contabilidad la informacin requerida para la confeccin de facturas por venta de medicamentos y otros, etc.

Subjefatura: Est a cargo de Q.F. Paulina Manrquez Herrera cuyas funciones sern las siguientes: Subrogar en caso de ausencia o impedimento de la jefatura Colaborar en forma directa y coordinada con el Qumico Farmacutico Jefe Registrar, controlar, despachar y confeccionar estadstica de las recetas de estupefacientes y productos psicotrpicos

- Secretaria : A cargo de un Oficial Administrativo, Sra. Mary Snchez Cabrera y sus funciones son las siguientes: Consolidar y enviar estadstica mensual n total de recetas y prescripciones despachadas, recetas despachadas, rechazadas en forma total y parcial al Servicio de Salud Valdivia Enviar estadstica mensual de recetas de pacientes ambulatorios segn grupo crnico y separado por grupo etreo a la Unidad de estadstica Consolidar la Estadstica Mensual de recetas de Lentes y Audfonos, incluyendo el Programa del Adulto Mayor Enviar Estadstica Mensual Registro Diario de medicamentos Crnicos Programa IRA, a la Unidad de Farmacia Servicio Salud Valdivia Entregar estadstica de indicadores de calidad a la Subdireccin Mdica del hospital Enviar estadstica mensual de Programa Fibrosis Qustica al Servicio de Pediatra Confeccionar mensualmente nmina de recetas de lentes solicitados a la ptica Efectuar venta de medicamentos a Instituciones del Sistema de Salud y los que no pertenecen al Sistema de Salud Remitir a la Unidad de Contabilidad la informacin sobre venta de medicamentos para su facturacin. Confeccionar el pedido mensual a Bodega General de los artculos de escritorio y aseo, con VB de Jefatura. Recepcionar y distribuirlo a las dos Farmacia segn instrucciones Enviar recetas de medicamentos que no estn dentro del Arsenal Farmacolgico a la Subdireccin Mdica para su autorizacin Enviar recetas de medicamentos autorizados por la Subdireccin Medica de este hospital a la Seccin Abastecimiento para su adquisicin Entregar recetarios foliados de Hospitalizados y Ambulatorios, a los servicios clinicos Adems, realizar las labores propias de Secretara, como es por ejemplo la correspondencia, archivo, atender telfono, consultas etc., y todas las funciones especficas encomendadas por la jefatura

Farmacia Hospitalizado: (Recetario Atencin Cerrada) Atiende las 24 horas de da de lunes a domingo y est a cargo de un Qumico Farmacutico, la Sra.. Paulina Manrquez Herrera y atiende especficamente los Servicios Clnicos de Adultos y la Q.F. Mnica Kyonen Lpez. los Servicio Clnicos de Pediatra, que cuentan con la colaboracin de Auxiliares Paramdicos de Farmacia. Las funciones son las que se indican: Recepcionar y revisar las recetas y solicitudes recibidas de los Servicios Clnicos de acuerdo a las normas vigentes Despachar diariamente las recetas a pacientes hospitalizados y de alta Digitar diariamente las recetas recibidas de cada servicio clnico Despachar medicamentos de las Asistencias Pblicas de Adulto, Pediatra y Partos segn stock autorizados Recibir, revisar, digitar y guardar las devoluciones de medicamentos
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Ordenar y guardar las recetas y solicitudes Dar cuenta de cualquier irregularidad en las prescripciones u otros a la Jefatura

Farmacia Ambulatorio: (Recetario Atencin Abierta) Est a cargo de un Qumico Farmacutico la Srta. Fabiola Castillo Hidalgo (jornada de maana) y cuenta con la colaboracin de Auxiliares Paramdicos de Farmacia. Las funciones son las que se indican Despachar medicamentos a pacientes ambulatorios mediante receta mdica, la cual debe cumplir los requisitos exigidos en normas vigentes. Dar indicaciones a pacientes segn prescripciones Registrar diariamente rechazo de recetas por la falta de medicamentos Recepcionar recetas de lentes verificando que cumpla con los requisitos exigidos y entrega de tarjeta de identificacin correspondiente Entregar los lentes dejando constancia en el libro correspondiente Recibir, revisar, digitar y guardar las devoluciones de medicamentos Ordenar y guardar las recetas y solicitudes Recepcionar la rdenes de audfonos y proceder a su despacho Dar cuenta de cualquier irregularidad en las prescripciones u otras al Qumico Farmacutico Jefe de Unidad .

Unidad de Preparaciones no Estriles: Est a cargo de un Qumico Farmacutico Srta. Mnica Kyonen Lpez (tiempo parcial) y cuenta con la colaboracin de un Auxiliar Paramdico de Farmacia. Las funciones son las que se indican Elaborar preparaciones oficinales segn Arsenal Farmacolgico vigente Elaborar preparaciones magistrales supervisado por Qumico Farmacutico Mantener al da el libro de Registro de Preparaciones Lavar el material para preparaciones Preparar y despachar los antispticos y desinfectantes dando cumplimiento a la Norma N 3 del Comit de Infecciones Intrahospitalarias " Normativa de uso de Antispticos y Desinfectantes en el Hospital Base Valdivia"

Unidad de Preparaciones Estriles: Nutriciones Parenterales: Est a cargo de un Qumico Farmacutico, Sra. Lily Acua Gutierrez (jornada de tarde) y cuenta con la colaboracin de un Tcnico Paramdico y un Auxiliar de Servicio (tiempo parcial). Las funciones son las que se indican Preparacin de las nutriciones parenterales, segn Norma General Tcnica N 59 "Manipulacin de Medicamentos Estriles en Farmacia de Hospitales, MINSAL, 2001" Digitar recetas y llevar prfil farmacolgico por paciente Elaborar informes de gastos, ahorro y estadsticas mensuales Preparacin y registro del material para la elaboracin de las nutriciones parenterales Participar en el Comit Asesor de Asistencia Nutricional Aseo y desinfeccin del rea de trabajo
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Unidad de Preparaciones Estriles: Quimioterapia Est a cargo de un Qumico Farmacutico, Sra. Claudia Schramm Lathrop y cuenta con la colaboracin de un Tcnico Paramdico y un Auxiliar de Servicio (tiempo parcial). Las funciones son las que se indican Preparacin de las quimioterapias antineoplsicas, segn Norma General Tcnica N 25 para la " Manipulacin de Medicamentos Antineoplsicos en las Farmacias de Hospitales, MINSAL, 1998" Digitar recetas y llevar perfil farmacolgico por paciente Elaborar informes de gastos, ahorro y estadsticas mensuales Participar en el Comit Oncolgico y Programa Alivio del Dolor y Cuidados Paliativos. Preparacin y registro del material para la elaboracin de las quimioterapias antineoplsicas Aseo y desinfeccin del rea de trabajo

Bodega Activa: Est a cargo de un Qumico Farmacutico, Sra. Gloria Muoz Torres y cuenta con la colaboracin de un Tcnico Paramdico. Las funciones son las que se indican Recepcionar los medicamentos e insumos en Bodega Activa Almacenar, ordenar, rotar y verificar fecha de vencimiento de los artculos de Bodega Entregar los medicamentos al recetario de atencin cerrada Digitar Las solicitudes de traspasos, traspasos, prstamos y devolucin.

(Anexo N 1)

ORGANIGRAMA HOSPITAL BASE VALDIVIA

DIRECCION

SUBDIRECCION MEDICA

SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA

SECCION DE FARMACIA Y PROTESIS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

UNIDAD DE PREPARACIONES NO ESTERILES

Q.F MONICA KYONEN L. UNIDAD PREPARACIONES NO ESTERILES

Q.F GLORIA MUOZ JEFE SECCION FARMACIA

INTRODUCCION: El objetivo de esta unidad es proporcionar formas farmacuticas (FF) adecuadas a las necesidades especficas del hospital o de determinados pacientes. La Unidad de Preparaciones Farmacuticas se circunscribe a la preparacin de frmulas no disponibles en el comercio y a la manipulacin de medicamentos en condiciones que garanticen su correcta utilizacin de otras suministradas por la industria (fraccionamiento y reenvasado) La unidad funciona bajo la responsabilidad de un profesional Qumico Farmacutico y en ella laboran adems un Tcnico Paramdico de farmacia. La unidad de preparaciones farmacuticas est situada dentro de la Farmacia de Hospitalizados y comprende las siguientes secciones: Area de Preparaciones Area de Destilacin de agua Area de lavado de material En ella se realizan las siguientes tipos de producciones: 1.- Preparados Oficinales 2.- Fraccionamiento y reenvasado de formas farmacuticas slidas y lquidas (cpsulas, papelillos, jarabes, soluciones, suspensiones, etc.) 3.- Preparados Magistrales 4.- Preparacin y dilucin de antispticos y desinfectantes ACTIVIDADES 1.- Aseo y lavado de material 2.- Control de calidad de materias primas, envases y productos terminados 3.- Preparados Oficinales 4.- Preparados Magistrales 5.- Fraccionamiento de F.F. slidas y lquidas 6.- Preparacin y dilucin de antispticos y desinfectantes 7.- Destilacin, esterilizacin y envasado de agua RECOMENDACIONES GENERALES - Lavado clnico de manos antes de realizar cada operacin - Revisin previa de todas las materias primas a utilizar - Toda preparacin debe ser terminada previo a empezar otra - Los clculos siempre son revisados por el Qumico Farmacutico - Toda preparacin se registra inmediatamente terminada su elaboracin

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1.- ASEO Y LAVADO DE MATERIAL La limpieza y desinfeccin de superficies de trabajo la realiza el Tcnico Paramdico de la unidad con alcohol 70 diariamente antes de comenzar a trabajar, y al final de la jornada de trabajo. El lavado de material y envases se realiza en el rea destinada para ello con solucin detergente. El material que requiere esterilizacin es previamente lavado, acondicionado para ser enviado al autoclave. 2.- CONTROL DE CALIDAD DE MATERIAS PRIMAS, ENVASES Y PRODUCTOS TERMINADOS a) Materias Primas: Se exige a las drogueras, el protocolo de anlisis de las materias primas, y una vez recepcionadas en Farmacia se realiza una inspeccin de las caractersticas organolpticas de estas antes de su utilizacin, en caso de dudas se procede a su devolucin. b) Envases: Antes de envasar los productos se verifica que el envase cumpla con las condiciones requeridas por el producto. c) Productos terminados: se realiza en forma individual de acuerdo a lo establecido en el protocolo individual de cada preparado. 3.- PREPARADOS OFICINALES Los preparados oficiales se realizan de acuerdo al protocolo individual (ver ejemplo en Anexo N 1), en manual formulaciones. Lo realiza la Tcnico Paramdico bajo la supervisin de la Qumico farmacutico, para ello previamente debe: Realizar lavado clnico de manos (Ver norma de lavado de manos de Hospital Regonal Valdivia). Consultar el libro de frmulas de preparacin. Se Imprime ficha de preparacin (Tabla de Insumos de Productos Elaborados) y se realizan los clculos para la cantidad a producir, luego se recopilan materias primas, materiales y equipos necesarios, para la preparacin. Se anotan series y proveedor de materias primas y se realiza la preparacin En cuaderno de registro diario de preparaciones, se consigna: fecha de elaboracin, nombre del producto, cantidad preparada, unidad, nmero de lote, fecha de vencimiento . Envasar, etiquetar de acuerdo a libro de frmulas de preparacin. Al final del da el Qumico farmacutico registra computacionalmente todas las preparaciones del da en la pantalla de preparaciones oficinales.

Observacin: En el caso de los productos sometidos a control y aquellos considerados de mayor riesgo, sern preparados por el Qumico Farmacutico.
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4.- PREPARADOS MAGISTRALES: Los preparados magistrales se realizan de acuerdo a la siguiente pauta: El Tcnico Paramdico recepciona la copia de la receta con la indicacin magistral y consulta al Qumico farmacutico quien determina la factibilidad de la preparacin, el mtodo y los clculos correspondientes, impartiendo las instrucciones al Tcnico Paramdico, o realizndolo personalmente dependiendo del producto. Una vez hecha la preparacin, se anota en el registro diario de preparaciones. Se digita en la pantalla de preparaciones magistrales.

5.- FRACCIONAMIENTO DE FORMAS FARMACEUTICAS SOLIDAS Y LIQUIDAS Comprende los siguientes tipos de fraccionamiento: Cpsulas peditricas Papelillos Fraccionamiento de jarabes, soluciones de uso interno y uso externo

Se realizan de acuerdo a normas especficas de cada tipo de preparacin, includas en manual de formulaciones (Anexos N 3,4,5) Lo realiza el Tcnico Paramdico bajo la supervisin del Qumico Farmacutico a pedido de los servicios clnicos y la digitacin la realiza el Tcnico Paramdico solicitante por unidades utilizadas. 6.- PREPARACION Y DILUCION DE ANTISEPTICOS Y DESINFECTANTES Los antispticos y desinfectantes se preparan de acuerdo a las recomendaciones aprobadas por el Comit de Infecciones Intrahospitalarias. El procedimiento se encuntra descrito en el protocolo individual del manual de formulaciones, se proceder de igual forma que en el punto N 3. Su envasado se realiza en volmenes pequeos los que garantice su uso en un servicio o unidad clnica en u tiempo breve. 7.- DESTILACION Y ESTERILIZACION DE AGUA

El Servicio de Farmacia provee de agua destilada estril y no estril a todos lo0s servicios clnicos y no clnicos del hospital (a excepcin de Laboratorio Central), adems de consultorios y hospitales del rea. Para ello cuenta con un destilador y un autoclave.

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Funcionamiento: A primera hora de la maana se enciende el destilador (Anexo N 6) y el Autoclave (anexo N 7) A partir de las 08,30 hrs se recepcionan las solicitudes de los servicios clnicos con los envases correspondientes verificando la limpieza de ellos.

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