LIBROS DE CONTABILIDAD

INVENTARIO INICIAL

LIBRO INVENTARIOS Y BALANCES

HECHO ECONOMICO

DOCUMENTOS

LIBRO DIARIO

LIBRO MAYOR

BALANCE DE COMPROBACON Y SALDOS

BALANCE DE 8 COLUMNAS.

- BALANCE - ESTADO DE RESULTADOS - ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO

Los libros de contabilidad deben estar foliados y timbrados por el servicio de impuestos internos.

LIBRO DE INVENTARIO Y BALANCE Un inventario de Activos y Pasivos de la empresa se realiza cuando sta inicia sus actividades (Inventario Inicial), al concluir un ejercicio contable (Inventario de Cierre) y en cualquier poca que se requiera El primer inventario que se hace a una empresa recibe el nombre de inventario inicial y se efecta al iniciar el giro comercial. Al finalizar cada periodo contable se debe realizar un recuento fsico de los bienes, de los derechos, deudas y obligaciones, con el objeto de determinar el inventario final, el cual constituye el inventario inicial del ejercicio siguiente. BALANCE E INVENTARIO
DETALLE Activo Caja Mercaderas Productos A Productos B Equipos y Muebles Computadores Escritorios Sillas TOTAL ACTIVOS Pasivos Letras por pagar L/436 National S.A. L/5678 Luz S.A Patrimonio Capital U. Ejercicio TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO CANTIDAD PRECIO UNITARIO SUBTOTAL TOTAL

4.200 10 20 2 2 4 60 50 900 300 100 600 1.000 1.800 600 400

4.200

1.600

2.800 8.600

300 900 6.000 1.400

1.200

7.400 8.600

01.01.2009 ----------------------1--------------------Caja Mercadera Equipos y Muebles Letras por pagar Capital Utilidades Acumuladas Glosa: Asiento Apertura ao 2009 -----------------------------------------------

4.200 1.600 2.800 1.200 6.000 1.400

LIBRO DIARIO Para registrar todos los sucesos que se relacionen con la marcha de la empresa, y que sean susceptibles de medirse en trminos monetarios, es necesario contar con un libro especial llamado LIBRO DIARO. Su objetivo es la anotacin cronolgica de todas las transacciones de una organizacin. Segn el articulo 27 del Cdigo de Comercio: En el libro Diario se asentarn por orden cronolgico y da por da las operaciones mercantiles que ejecuta el comerciante, expresando detalladamente el carcter y circunstancias de cada una de ellas. El libro diario es el primero en el que se anotan las transacciones, por tal razn se llama tambin Libro de Primera Entrada. En la columna detalle se anotan las glosas de los asientos contables ordenados cronolgicamente, lo que seala con un nmero en la parte superior de las cuentas. Las cuentas deudoras y acreedoras se registran con sus correspondientes cargos y abonos en la columna Debe y Haber respectivamente. Al finalizar el registro en una pgina del Libro Diario se totalizan los cargos y abonos para luego traspasarlos a la siguiente. El primer asiento que se registra en el Libro Diario es el asiento de apertura o asiento inicial. Los datos de este asiento se obtienen del Libro de Inventarios y Balances. Las transacciones registradas en este libro se traspasan luego al Libro Mayor. El esquema tradicional y generalizado de libro diario es el siguiente se. LIBRO DIARIO HOJA N.1 FECHA DETALLE DEBE HABER -112/2/200x CAJA 3.000 CAPITAL 3.000 Se inicia una empresa con un Capital de $3.000 en efectivo. -2MERCADERIAS 900 CAJA 300 LETRAS X PAGAR 600 Se compran mercaderas por $900, Pagando $300 en efectivo y el saldo con una letra a 30 das

LIBROS AUXILIARES DEL DIARIO Estos libros se crean para registrar el detalle de transacciones de igual naturaleza y por acumulacin traspasarlas al Libro Diario. Por ejemplo el libro de ventas es un auxiliar del Diario destinado al registro de todas las boletas y facturas, una a una con todos sus detalles; luego se totalizan y en base a esos totales, se asientan en el Libro Diario.

EL LIBRO MAYOR

Una vez que se han registrado los asientos en el Libro Diario se centralizan en el Libro Mayor. Su objetivo es clasificar y agrupar las transacciones efectuadas, segn la naturaleza de stas, en las cuentas respectivas. El traspaso del Libro Diario al Libro Mayor consiste en anotar en el Debe de cada cuenta lo registrado en el Debe del Diario y en el Haber de la cuenta lo registrado en el Haber del Diario, agregando los conceptos y referencias contenido en los asientos.

CUENTA: FECH A 10/2 11/2 12/2

LIBRO MAYOR CAJA DETALLE REF. DEBE

Hoja . N. 1 HABER SALDO Deudor Acreedor

Pago de los Clientes Deposito en el Banco Compra mercadera de

1 1 2

1.200 600 300 1200 900 300

El traspaso del Libro Diario al Libro Mayor implica lo siguiente Las cuentas cargadas y abonadas que se han anotado en el libro Diario al Debe y a Haber, tambin se anotan en el libro Mayor al Debe y al Haber. La fecha del Libro Diario se registra en el Libro Mayor. La referencia del Libro Mayor, indica la pgina del asiento en el Libro Diario.

AUXILIARES DEL MAYOR Los Libros Auxiliares del Mayor surgen de la divisin de las cuentas del Libro Mayor o cuentas principales. Con fines informativos y de control de las cuentas de Mayor se dividen internamente crendose niveles ms detallados. Por ejemplo, el Mayor Auxiliar de Clientes, consiste en que a cada cliente se le asigna una cuenta de manera de llevar el movimiento comercial de sus compras, pagos y deudas, debidamente individualizados. En otras palabras, la cuenta Mayor de Clientes tiene tantas cuentas individuales como clientes tiene la empresa.

BALANCE DE COMPROBACION Y DE SALDO

Esta hoja de trabajo se emplea, para comprobar en el registro de las transacciones conforme al principio de las Partida Doble, es decir, verificar si el total de cargos del ejercicio es igual al total de abonos del mismo. Luego, a partir de este cuadro matemtico se analizan los saldos de las cuentas con el fin de asegurarse que las transacciones hayan sido correctamente contabilizadas en las cuentas correspondientes. Para su elaboracin el proceso es el siguiente: a. Ordenar en forma vertical las cuentas como Activos, Pasivos, Prdidas o Ganancias. b. Trasladar los debitos y crditos en cada cuenta de las columnas respectivas. c. Sumar los dbitos y los crditos, los que tienen que resultar iguales.

d. Determinar los saldos deudores y acreedores. iguales.

Las sumas tienen que ser

CUENTAS

BALANCE DE COMPROBACION Y SALDOS Dbitos Crditos SALDOS Deudor Acreedor 3.900 1.200 900 300 900 6.300 6.300 3.900 1.200 900 300 3.000 2.700 300 600 3.000 300 900 3.900

CAJA BANCO MERCADERIAS CAPITAL COSTO DE VENTAS VENTAS SUMAS IGUALES

En el Balance de Comprobacin y Saldos se detectan directamente algunos errores, tales como error de suma en el Debe y el Haber, traspaso parcial de asientos del Libro Diario al Mayor o del Mayor a la Hoja de Balance, duplicidad de traspasos del Diario al Mayor, cargos y abonos hechos a una cuenta distinta de la que corresponda, sea en los asientos registrados en el Diario o en el traspaso del Diario al Mayor.

OBLIGATORIEDAD LEGAL Y PROHIBICIONES

Los registros en la Contabilidad corresponden a los Libros, los que se exigen de acuerdo a las siguientes normativas: Ley de la renta. Ley de Timbres y Estampillas. Decreto ley 825 del impuesto al valor agregado. Circulares del SII. Cdigo de Comercio. Superintendencia de Valores y Seguros.

Los libros legalmente obligatorios segn el artculo 25 del Cdigo de Comercio son: Libro Diario Libro Mayor El libro de Balance El libro copiador de Cartas.

Prohibiciones. El hecho de no llevar contabilidad o los libros auxiliares exigidos por el Director o el Director Regional del SII, de acuerdo con las disposiciones legales, o de mantenerlos atrasados, o de llevarlos en forma distinta a la ordenada o autorizada por la Ley, y siempre que no se d cumplimiento a las obligaciones respectivas dentro del plazo que seala el Servicio, que no podr ser inferior a diez das, es sancionado con multas que van desde una Unidad Tributaria Mensual (UTM) a una Unidad Tributaria Anual (UTA).

HOJA DE TRABAJO

Caractersticas e Informacin que proporciona

La Hoja de Trabajo o Balance Tabular es una continuacin del Balance de Comprobacin y Saldos. Su objetivo es distinguir las cuentas cuyos saldos integran el Balance de aquellas cuyos saldos forman parte del Estado de Resultados y revelar la utilidad o prdida del ejercicio. De esta manera, la hoja de trabajo permite una visin en conjunto de todas las cuentas que fueron empleadas en el ejercicio, el Debito, el Crdito y el saldo de cada una, la separacin entre las cuentas del Balance y las del Estado de Resultados y por ltimo la utilidad o prdida del ejercicio. La separacin de los saldos de las cuentas de Balance respecto a las que integran el Estado de Resultados, facilita la preparacin de los informes finales. Prolongando el diseo de Balance de Comprobacin y Saldos con la adicin de otras cuatro columnas se llega a la Hoja de Trabajo o Balance Tabular. HOJA DE TRABAJO O BALANCE TABULAR
CODIGO CUENTAS SUMAS Debitos Crditos SALDOS Deudor Acreedor BALANCE Activo Pasivo RESULTADO Perdida Ganancia

Anlisis de las cuentas y sus saldos. Como ya se ha dicho anteriormente las cuentas tienen un tratamiento especfico y es as como deben reflejarse en la hoja de trabajo.

Las cuentas de activo tienen saldo deudor. Las cuentas de pasivo tienen saldo acreedor Las cuentas de patrimonio tienen saldo acreedor Las cuentas de perdida tienen saldo deudor Las cuentas de ganancia tienen saldo acreedor

Por lo tanto la columna de saldos nos permite analizar si los saldos de las cuentas corresponden a su tratamiento. Uso de las columnas El formato de sus seis primeras columnas es igual al Libro de Comprobacin y Saldos y contiene la misma informacin. En las dos siguientes columnas se anotan los saldos que integran las cuentas del Balance, distinguiendo las de activo de las de pasivo. En las dos ltimas columnas se registran los saldos de las cuentas que conforman el Estado de Resultados, sea las de prdida y ganancia. Resultados obtenidos por diferencia a) Al sumar las columnas de Balance y comparar las sumas de las cuentas de activo con las de pasivo y patrimonio se observar una diferencia. Esta diferencia representa la utilidad o prdida del ejercicio. De igual manera al sumar las columnas del Estado de Resultados y comparar las sumas de la columna de ganancias con las columnas de prdidas se observar la misma diferencia. Dicha diferencia representa el resultado econmico del ejercicio. Si la suma de la columna ganancia es mayor que la suma de la columna prdida el resultado es utilidad, en la situacin inversa se tratar de una prdida. La diferencia que se produzca en los saldos de las cuentas del Balance siempre ser igual a la diferencia que se produzca en los saldos de las cuentas de Resultado.

b)

c)

ESTADOS FINANCIEROS Las principales salidas del sistema contable son los Estados Financieros: Balance General, Estado de Resultados y Estado de Flujo de Efectivo.

Normas de Presentacin De acuerdo a los formatos de presentacin el ms usado es el de la Superintendencia de Valores y Seguros en la circular 1501. Los Estados Financieros se encuentran normados por: Los Boletines Tcnicos del Colegio de Contadores de Chile AC. La Superintendecia de Valores y Seguros La Superintendencia de Bancos Cdigo de Comercio, Cdigo tributario, Las Normas Internacionales. (NIC1).

1. EL BALANCE GENERAL Es un estado final de la contabilidad de carcter financiero, esttico, como una fotografa, que muestra la situacin econmica financiera de una empresa a un momento determinado. El balance general cambiar todos los das a medida que la empresa va teniendo diversos tipos de transacciones (compras, ventas, pagos de remuneraciones entre otros).

Objetivo del balance El objetivo del Balance es mostrar lo que es una empresa a una fecha dada, en trmino de los bienes y derechos que posee (composicin de su activo) y como se conforma el total de las deudas u obligaciones (con terceros y los dueos). sea, cuanto tengo para generar ingresos econmicos en el futuro, cuanto debo y cuanto tengo para pagar esas deudas.

Contenido La situacin econmica que se muestra, est referida bsicamente a los activos que posee una empresa. De ellos depende, en gran medida, la capacidad de una organizacin para generar ingresos econmicos. La situacin financiera se refiere, por una parte a los pasivos y al patrimonio, es decir, a las deudas y obligaciones que se tiene, y de otra parte a la capacidad de pago de esas deudas, lo que se reconoce relacionando los activos con su liquidez, y los pasivos con su vencimiento.

Definicin de las partidas de informacin Activo: Son recursos econmicos. Comprenden todos los bienes derechos sobre terceros con los que cuenta una empresa para desarrollar sus actividades. Pasivo: Los pasivos son deudas. Estn constituidos por todas las deudas u obligaciones a favor de terceros, es decir, a favor de las personas naturales o jurdicas) distintas de la de los dueos. Son tambin como se ha dicho, una fuente externa de financiamiento de los recursos. Patrimonio: El patrimonio corresponde a las obligaciones de la empresa con l o los propietarios. Representa la propiedad neta de estos en la empresa. Suele expresarse como diferencia entre el ACTIVO y el PASIVO.

PATRIMONIO

= ACTVO - PASIVO

Agrupacin de las partidas del Balance En esta clasificacin se ordenan los activos de acuerdo a su liquidez o disponibilidad y los pasivos conforme a su exigibilidad; diferenciando los recursos y obligaciones de corto plazo, representados por los activos circulantes y los pasivos circulantes, de los de largo plazo, representado por al activo fijo y otros activos de largo plazo y por el pasivo de largo plazo y el patrimonio. Estructura del Balance Recursos - Activo Circulante - Activo Fijo - Otros Activos Obligaciones - Pasivo Circulante - Pasivo Largo Plazo - Patrimonio

EJEMPLO EMPRESA XXX LTDA BALANCE DESDE___/__/__ HASTA:__/__/__ ACTIVO ACTIVO CIRCULANTE CAJA BANCO CLIENTES EXISTENCIAS TOTAL ACTIVO FIJO MAQUINARIA MUEBLES VEHICULOS TOTAL OTROS ACTIVOS GASTOS ORGANIZ. INV. EMP. RELAC. TOTAL TOTAL ACTIVOS XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX PASIVO PASIVO CIRCULANTE PROVEEDORES LETRAS POR PAGAR PREST. POR PAGAR IMP. POR PAGAR TOTAL PASIVO LARGO PLAZO DOC. POR PAGAR L/P CRED. HIPOTEC. TOTAL PATRIMONIO CAPITAL UTILIDAD ACUM UTILIDAD EJERC. TOTAL TOTAL PASIVOS XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX

ESTADO DE RESULTADOS

El Estado de Resultados es un informe de contabilidad, dinmico, que muestra el resultado econmico, de una empresa producida en un periodo determinado. Su contenido corresponde a la acumulacin de los ingresos econmicos, costos y gastos incurridos. La diferencia entre ingresos menos costos y gastos corresponde al resultado del ejercicio contable. Si los ingresos son mayores que lo costos y gastos hay utilidad y si son menores hay perdida. Es complementario al Balance General. Objetivo Su objetivo es presentar informacin analtica acerca de las operaciones y rubros que han generado ingresos econmicos durante cada periodo contable y los costos y gastos asociados a dichos ingresos, explicando de esta manera cmo y porque se produjo una utilidad o una prdida. El estado de resultados es en definitiva un informe econmico, dinmico, porque se refiere al resultado econmico de un ejercicio, a travs de la presentacin de los ingresos relacionados con sus respectivos gastos. Contenido Los ingresos econmicos (ganancias) y los costos y gastos (perdidas) que se presentan en el Estado de Resultados, corresponden a todos los de un periodo contable especfico. El estado de resultados es complementario al Balance General, ya que muestra en detalle la utilidad o prdida que en el balance figura en una sola lnea. Agrupacin de las partidas Ganancias: Las ganancias comprenden a todos los ingresos econmicos provenientes directa o indirectamente de la explotacin o giro social. As, son ganancias o ingresos econmicos el producto de las ventas de una empresa comercial, el valor de servicios prestado de una empresa de servicios, o los intereses por colocaciones financieras. Prdidas: La expresin prdida se refiere a todos lo costos y gastos necesarios para producir el ingreso econmico. Los costos a los que hace referencia son los costos del producto vendido o servicios prestados, en cuanto a los gastos hablamos de aquellos en lo que se ha incurrido.

Estructura del Estado de Resultados

Ingresos por venta (-) Costo de ventas MARGEN DE OPERACIONES (-) Gastos de Adm. y ventas RESULTADO OPERACIONAL + INGRESOS NO OPERACIONALES (-) EGRESOS NO OPERACIONALES RESULTADO DEL EJERCICIO XXXXX (XXXX) XXXXX (XXXX) XXXXX XXXX (XXXX) XXXXX

ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO Es un estado financiero bsico cuyo objetivo es proveer informacin relevante sobre los ingresos y egresos de efectivo y efectivo equivalente de una entidad durante un periodo determinado. Su contenido revela los ingresos y egresos de efectivo provenientes o empleados en actividades operacionales, de financiamiento y de inversin, adems de la variacin neta del efectivo (aumento o disminucin). Efectivo: Compuesto por los saldos disponibles en caja y banco. Efectivo equivalente: Constituido por aquellas inversiones de corto plazo que se efectan como parte de la administracin habitual de los excedentes de caja y que cumplan con ciertas condiciones. Requisitos para ser considerado efectivo equivalente a) Se pueden convertir rpidamente en montos de efectivo conocidos. b) Existe intencin de efectuar dicha conversin en un plazo no superior a 90 das. c) Existe un riesgo mnimo de perdida significativa de valor, como producto de dicha conversin. Ejemplos de estas inversiones

Pagares de tesorera general de la republica. Pagares del banco central. Depsitos en instituciones financieras a plazos no superiores a 90 das.

Origen y vigencia El FASB 95 (Financial Accounting Standard Board), norma utilizada en los Estados Unidos, fue publicada en Noviembre de 1987, sustituyendo el Estado de Cambios en la Posicin Financiera, por el Estado de Flujo de Efectivo, el cual fue incorporado a los estados financieros bsicos a contar de Julio de 1988. El Estado de Flujo de Efectivo, es exigido en Chile desde Enero de 1996. Finalidad y objetivos El propsito del Estado de Flujo de Efectivo se orienta a presentar informacin de los flujos de efectivo (ingresos y egresos) de un periodo determinado. En el plano de los objetivos especficos de la informacin contenida en este estado presentada y empleada en conjunto con el Balance Clasificado y el Estado de Resultados, ayuda a inversionistas, acreedores y otros usuarios a: a) Determinar la capacidad de la empresa para generar futuros flujos de efectivos positivos. Evaluar la habilidad de la empresa para cumplir con sus obligaciones, pagar dividendos y satisfacer sus necesidades de financiamiento externo. Precisar las razones de las diferencias entre el resultado (utilidad o prdida) de un ejercicio con el flujo neto de efectivo del mismo periodo. Establecer los efectos sobre la posicin financiera por sus transacciones de operacin, financiamiento e inversin que requieren de efectivo y de las que no lo emplean.

b)

c)

d)

Este informe contribuye a evaluar la gestin y resultados de la ejecucin de proyectos a travs de la verificacin y comparacin de los flujos de efectivo previstos en la propia evaluacin econmica del proyecto con los flujos efectivamente alcanzados y que proporciona este informe.

Caractersticas del Estado de Flujo de Efectivo 1) Es un informe eminentemente financiero, complementario General y del Estado de Resultados. 2) Muestra el flujo de efectivo ocurrido durante el ejercicio. 3) Clasifica el movimiento de ingresos y egresos en ACTIVIDADES OPERACIONALES, ACTIVIDADES DE FINANCIAMIENTO Y ACTIVIDADES DE INVERSION e indica el aumento o disminucin neta de efectivo. 4) Incorpora los conceptos de efectivo (caja, bancos, inversiones de fcil liquidacin, depsitos de corto plazo u otros) por ser trminos ms descriptivos, en lugar de utilizar expresiones genricas como la de fondos. 5) La fuente de datos para su preparacin esta incorporada en el movimiento de cargos y abonos de las cuentas de efectivo y equivalente de efectivo ms que el saldo de las mismas. del Balance

Clasificacin de los flujos de efectivo Son los flujos provenientes de: a) Actividades operacionales Incluyen todas las transacciones y eventos que no estn definidos como inversin o financiamiento, principalmente los relacionados con el giro de la actividad, es decir con la produccin y suministro de bienes y servicios. Los ingresos de efectivo provenientes de: a) Ingreso de efectivo provenientes de las ventas de bienes y servicios. b) Ingresos de efectivo provenientes del cobro de cuentas y documentos originados en operaciones de venta o prestaciones de servicios e intereses. c) Otros ingresos de efectivo por operaciones extraordinarias distintas a las de financiamiento e inversin (por ejemplo: donaciones, indemnizaciones en juicios legales o siniestros). Los egresos de efectivo destinados a:

a) Pagos por adquisicin de mercaderas, insumos y servicios destinados a la produccin o venta, incluyendo los pagos de cuentas y documentos por pagar a proveedores a corto y largo plazo provenientes de dichas adquisiciones. b) Pagos de remuneraciones al personal. c) Pagos de intereses a cualquier acreedor d) Pago de impuestos y multas y otros gravmenes. e) Cualquier pago realizado con propsitos distintos a los de inversin o financiamiento (por ejemplo: reembolsos a clientes, donaciones, juicios). b) Actividades de financiamiento Son aquellos relacionados con la utilizacin de recursos financieros, ya sea mediante aportes de capital, o bien utilizando fuentes de terceros, tanto entidades relacionadas como no relacionadas. Los ingresos de efectivo provenientes de: a) Colocacin de bonos, pagares u otros instrumentos b) Obtencin de prstamos de instituciones financieras o de terceros. c) Aportes de Capital. Los egresos provenientes de: a) Pago de prstamos a instituciones financieras o a terceros. b) Pago de dividendos, repartos de utilidades o devolucin de capital. c) Pago de bonos, pagares u otros instrumentos financieros. c) Actividades de inversin Son los relacionados con la utilizacin de recursos financieros en bienes del activo fijo, otorgamiento de prstamos a cualquier entidad, inversiones de largo plazo e inversiones de corto plazo, que no hayan sido consideradas como efectivo equivalente. Son ingresos provenientes de: a) Cobranza de prstamos otorgados por la entidad.

b) Cobranza por ventas o rescate a su vencimiento, de instrumentos financieros a corto y largo plazo, distintos de aquellos considerados como efectivo equivalente. c) Cobranzas por ventas de bienes del activo fijo, activos intangibles, inversiones permanentes en otras empresas. Los egresos de efectivo destinados a: a) b) Otorgamiento de prstamos Adquisicin de inversiones permanentes empresas). Compra o construccin de bienes de activo fijo. Compra de activos intangibles. (inversiones en otras

c) d)

Metodologa de preparacin 1. Es necesario disponer de un balance inicial y final, adems del estado de resultados del mismo periodo. 2. Comparar los saldos iniciales y finales para conocer los aumentos o disminuciones netos por rubro o cuenta. 3. Analizar las variaciones y los movimientos que las originaron e identificar las partidas que produjeron flujos de efectivo y las que no requirieron efectivo. Lo anterior se puede obtener por medio de: Anlisis de cuentas. Uso de cuentas T para agrupar las operaciones de efectivo y equivalentes de efectivo.

4. Determinar el flujo de efectivo de las actividades de operacin. 5. Determinar el flujo de efectivo de las actividades de financiamiento. 6. Determinar el flujo de efectivo de las actividades de inversin. 7. Conciliar el resultado del ejercicio con el flujo neto de operacionales. las actividades