Criando Assinaturas Outlook 2007

[Nome da empresa] apresenta:
Treinamento do Microsoft Office Outlook 2007

Criar assinaturas atraentes para seu email
Contedo do curso
Viso geral: aparncia profissional, toque pessoal
Lio 1: Crie uma assinatura simples
Lio 2: Seja criativo assinaturas com um toque especial Lio 3: Vrias assinaturas para suas vrias funes
Cada lio inclui uma lista de tarefas sugeridas e um conjunto de perguntas de teste.
Crie assinaturas atraentes para seu email
Viso geral: aparncia profissional, toque pessoal

Uma assinatura um aspecto fundamental da correspondncia que passamos a esperar e valorizar. Ela d um toque pessoal e de sinceridade.
As assinaturas de email podem ser importantes para fornecer informaes de contato, esclarecer imediatamente sua identidade ou afiliao e ajudar a encerrar as mensagens com um tom apropriado.
Neste curso, voc descobrir como criar e gerenciar assinaturas de email no Outlook 2007.
Objetivos do curso
Criar suas prprias assinaturas usando texto, hiperlinks, imagens ou at mesmo um carto de visita eletrnico. Usar sua assinatura em todas as mensagens ou apenas quando desejar. Criar assinaturas diferentes para suas diferentes funes ou contas de email e alternar entre elas de acordo com a necessidade.
Lio 1
Crie uma assinatura simples
Crie uma assinatura simples

Como a assinatura de uma carta, uma assinatura de email adicionada ao final da mensagem.
O elemento mais familiar em uma assinatura o encerramento cordial. Voc geralmente escolhe um que corresponda ao tom da sua mensagem. At mesmo uma simples assinatura de email pode ser aplicada automaticamente s mensagens. Isso significa que voc pode se poupar um pouco j que no precisa assinar manualmente ao final de cada mensagem.
O que h em uma assinatura de email?

Alm de um encerramento cordial, sua assinatura pode conter informaes sobre voc.
Muitos profissionais gostam de incluir suas informaes de contato comercial para que os clientes e parceiros de negcios possam encontr-los com mais facilidade. Uma assinatura tambm pode incluir uma mensagem de marketing ou at mesmo uma citao favorita para expressar senso de humor ou valores pessoais.

Uma assinatura de email simples pode incluir: Seu nome. Seu cargo. Seu telefone e endereo comercial.

Voc tambm pode adicionar elementos mais sofisticados a uma assinatura: Seu endereo de email ou da Web formatado como um hiperlink Um elemento grfico, como uma imagem semelhante sua assinatura manuscrita, um logotipo de empresa ou at mesmo uma foto
Um carto de visita eletrnico

Ao refletir sobre o que voc pode incluir na sua assinatura, tenha em mente que melhor no torn-la complexa. Desse modo, as informaes-chave so fceis de serem reconhecidas.
Voc no quer irritar os destinatrios com uma assinatura excessivamente longa ou que provoque distrao.
Alm disso, considere cuidadosamente o seu pblico-alvo antes de divulgar qualquer informao confidencial, como seu endereo comercial ou nmero de telefone. Voc no quer receber telefonemas inesperados de estranhos.
Inicie a sua assinatura

A criao de uma assinatura no demorada.
Use a caixa de dilogo Assinaturas e Papel de Carta para criar e trabalhar com assinaturas.
Voc pode obt-la rapidamente em qualquer mensagem nova clicando na seta abaixo do boto Assinatura e clicando em Assinaturas, conforme mostrado na imagem.
Atribua um nome a ela

A primeira etapa para criar uma assinatura dar a ela um nome. Comece clicando em Nova e digite o nome na caixa de dilogo Nova Assinatura.
possvel nomear a assinatura com o seu nome, cham-la de "Minha assinatura de trabalho" ou escolher algo diferente. Se voc pretende criar vrias assinaturas, recomendase o uso de nomes descritivos como Comercial (simples), Comercial (todas as informaes de contato) ou Pessoal (time de futebol) para manter o controle de qual assinatura Crie assinaturas atraentes para usar.
seu email
D a ela a aparncia que desejar

Aps nomear a assinatura, voc comear a cri-la. A imagem ilustra as etapas da criao de uma assinatura simples.
1 2
Digite seu texto na caixa de texto.
Especifique alguns elementos bsicos de design da assinatura, como fonte e tamanho de fonte.
Escolha uma cor, se desejar.

Para aprimorar um pouco a assinatura, use formatao diferente em linhas diferentes. Aqui, por exemplo, o nome de Pia Lund est com um cor diferente do restante do texto.
Quando estiver satisfeito com a assinatura bsica, clique em Salvar .
Isso era o que faltava para tornar a sua assinatura um sucesso.

Modificando a sua assinatura Depois que a assinatura for criada, ser fcil modific-la.
Para fazer uma alterao uma vez em uma mensagem especfica, modifique a assinatura diretamente na mensagem, como faria com qualquer outro tipo de texto. Para modificar a assinatura salva, voc precisar retornar caixa de dilogo Assinaturas e Papel de Carta e fazer as alteraes nesse local.
Aplique sua assinatura automaticamente

Quando voc cria sua primeira assinatura, o Outlook a define como padro e a aplica automaticamente a todas as mensagens novas.
Portanto, para usar a nova assinatura, comece criando mensagens. Voc ver a assinatura em cada mensagem nova que criar.
Aplique sua assinatura automaticamente

Se voc tiver criado mais de uma assinatura, verifique qual delas est definida como padro examinando a caixa de dilogo Assinaturas e Papel de Carta.
A assinatura padro listada ao lado de Novas mensagens em Escolha a assinatura padro. A imagem mostra o exemplo de uma assinatura chamada Minha assinatura de trabalho que est sendo usada automaticamente nas novas mensagens.
Use a sua assinatura apenas quando desejar

Se voc preferir adicionar sua assinatura a cada mensagem, ou seja, se no quiser que a assinatura seja adicionada automaticamente s novas mensagens, ajuste as configuraes no Outlook. Na caixa de dilogo Assinaturas e Papel de Carta, clique em (nenhum) na lista Novas mensagens em Escolha a assinatura padro.
Use a sua assinatura apenas quando desejar

Se voc preferir adicionar sua assinatura a cada mensagem, ou seja, se voc no quiser que a assinatura seja adicionada automaticamente s novas mensagens, ajuste as configuraes no Outlook. Depois, quando estiver pronto para adicionar uma assinatura mensagem, use o boto Assinatura na Faixa de Opes, no grupo Incluir.
O que o destinatrio ver

Ao criar uma assinatura e utiliz-la pela primeira vez, voc provavelmente precisar saber se todos os destinatrios a vero da mesma maneira.
A resposta : provavelmente, no. A aparncia da assinatura para um destinatrio depender do programa que ele usa para ler emails e de como optou por configur-la.

Aqui esto dois exemplos de situaes em que o material enviado pode ser diferente do que exibido na tela.
O destinatrio l os emails no formato de texto sem formatao

Uma pessoa que l emails no formato de texto sem formatao (somente texto) pode no ver cores ou outros efeitos sofisticados. Portanto, quando criar a sua assinatura, convm lembrar como ela aparecer em texto sem formatao.

Aqui esto dois exemplos de situaes em que o material enviado pode ser diferente do que exibido na tela.
O destinatrio no tem a fonte que voc usou na sua assinatura
As fontes no so incorporadas na mensagem. Isso significa que, para ver a fonte utilizada, o destinatrio precisa ter a fonte instalada em seu computador.
Sugestes para a sesso prtica

1. Crie uma assinatura.
2. Defina a assinatura padro. 3. Edite uma assinatura. 4. Exclua uma assinatura.
Sesso prtica online (requer o Outlook 2007)
Teste 1, pergunta 1
Por que uma assinatura de email to til? (Escolha uma resposta.)
1. Confirma para os destinatrios que a mensagem foi enviada por voc e que no foi alterada.
2. Permite que voc confira automaticamente a suas mensagens uma aparncia elegante incluindo elementos conhecidos como um encerramento padro e seu nome e nmero de telefone. 3. Impede que outras pessoas encaminhem sua mensagem.
Teste 1, pergunta 1: resposta

Permite que voc confira automaticamente a suas mensagens uma aparncia elegante incluindo elementos conhecidos como um encerramento padro e seu nome e nmero de telefone.
Teste 1, pergunta 2
Quando voc cria sua primeira assinatura de email, essa assinatura aplicada automaticamente a todas as mensagens novas. (Escolha uma resposta.) 1. Verdadeiro. 2. Falso.

Verdadeiro.
Uma nova assinatura de email ser aplicada, por padro, s novas mensagens, a menos que voc altere suas configuraes.
Teste 1, pergunta 3
Toques sofisticados em sua assinatura, como fontes maiores ou mais coloridas, no estaro visveis para uma pessoa que receba o email no seguinte formato: (Escolha uma resposta.) 1. Texto sem formatao. 2. Rich-text. 3. HTML.

Texto sem formatao.
Se o programa de email do destinatrio estiver configurado para exibir mensagens apenas em texto sem formatao, essa pessoa ver uma verso muito simples da sua assinatura.
Lio 2
Seja criativo: assinaturas com um toque especial
Seja criativo: assinaturas com um toque especial

A lio anterior mostrou como criar uma assinatura simples usando texto e formatao. Isso um bom comeo! Agora, voc j pode ser um pouco mais criativo.
Mas antes queremos enfatizar que sofisticao no significa futilidade.
Um elemento "sofisticado" bem colocado como um hiperlink ou uma imagem (o logotipo de uma empresa ou uma foto profissional sua, por exemplo) pode ajudar a tornar a sua assinatura extremamente til.
Use imagens e hiperlinks

Imagens e hiperlinks so informaes complementares da sua assinatura de email.
Uma imagem na assinatura oferece mais do que um simples toque de sofisticao. Por exemplo, uma foto de si mesmo ou o logotipo de uma empresa pode servir como um atrativo visual que ajudar os clientes a identificar facilmente voc e sua empresa. Para adicionar uma imagem, clique no boto Imagem na caixa de dilogo Assinaturas e Papel de Carta.

Observe que, se sua imagem for muito grande ou muito pequena, voc precisar redimension-la antes de inseri-la na assinatura. Voc no pode redimensionar imagens na caixa Editar assinatura.

Um hiperlink pode ser um aspecto importante da sua assinatura. Por exemplo, voc pode us-lo para divulgar o site da sua empresa ou para encaminhar os destinatrios a um endereo de email especfico. Para incluir um hiperlink, clique no boto Hiperlink na caixa de dilogo Assinaturas e Papel de Carta.
Layout e design avanados no corpo da mensagem

Voc est com dificuldades para deixar sua assinatura com a aparncia desejada atravs das ferramentas disponveis na caixa de dilogo Assinaturas e Papel de Carta?
Veja a seguir uma dica. Crie a assinatura no corpo da mensagem de email, e copie-a e cole-a na rea Editar assinatura da caixa de dilogo Assinaturas e Papel de Carta.

Como o editor do Outlook baseia-se no Microsoft Office Word, vrios recursos disponveis no Word esto disponveis tambm no Outlook. Utilize-os para ser criativo.
Aqui esto alguns exemplos do que voc pode fazer: Use uma tabela para layout. A tabela lhe dar um controle melhor sobre a posio e o alinhamento de cada parte da assinatura. Insira smbolos. Voc pode usar smbolos como identificadores para diferentes elementos de texto na assinatura.

Como o editor do Outlook baseia-se no Microsoft Office Word, vrios recursos disponveis no Word esto disponveis tambm no Outlook. Utilize-os para ser criativo.
Aqui esto alguns exemplos do que voc pode fazer: Dimensione e formate imagens. Embora voc no possa dimensionar imagens diretamente na caixa de dilogo Assinaturas e Papel de Carta , pode dimension-las no editor do Outlook.

Como voc pode ver, possvel ser bastante criativo se quiser. E, claro, voc quem decide at onde ir.
Mas, com todas as opes de formatao disponveis no editor do Outlook, lembre-se que a simplicidade tambm conta. Se voc optar por criar a assinatura nesse editor, tome cuidado para no exagerar na dose.
Use uma assinatura manuscrita

Uma maneira inteligente de fazer a sua assinatura de email ter uma aparncia realmente pessoal incluir nela uma assinatura manuscrita.
Para fazer isso, use um Tablet PC ou crie uma imagem da sua assinatura.

Usando um Tablet PC Se voc tiver obtido um Tablet PC ou algum outro dispositivo habilitado para caneta, manuscreva a assinatura.
A assinatura do exemplo foi criada usando um Tablet PC.
Para recri-la, primeiro escreva a assinatura em uma mensagem. Em seguida, selecione-a, copie-a e cole-a na rea Editar assinatura da caixa de dilogo Assinaturas e Papel de Carta.

Crie uma imagem da sua assinatura Se voc no tiver um dispositivo habilitado para caneta, haver outras maneiras menos tecnolgicas de criar o efeito de uma assinatura manuscrita.
Por exemplo, se voc tiver um scanner, poder usar uma caneta normal e um papel para escrever sua assinatura, digitaliz-la e us-la como imagem da assinatura de email. Se voc receber faxes em seu computador, envie um fax para si mesmo com sua assinatura.

Crie uma imagem da sua assinatura Se voc no tiver um dispositivo habilitado para caneta, haver outras maneiras menos tecnolgicas de criar o efeito de uma assinatura manuscrita.
Depois que voc obtiver a imagem, ser possvel dimension-la e usar o boto Imagem na rea Editar assinatura da caixa de dilogo Assinaturas e Papel de Carta para inserir a imagem na assinatura.
Use um carto de visita eletrnico

Os cartes de visita eletrnicos (CVEs) so recursos novos no Outlook 2007. Os CVEs, uma extenso do recurso Contatos, permitem que voc compartilhe facilmente informaes de contato com outras pessoas. Criar seu prprio carto de visita eletrnico to fcil quanto alternar para Contatos e criar um contato para si mesmo.

Os cartes de visita eletrnicos (CVEs) so recursos novos no Outlook 2007. Os CVEs, uma extenso do recurso Contatos, permitem que voc compartilhe facilmente informaes de contato com outras pessoas. Depois que voc criar um contato para si mesmo, ter um carto de visita eletrnico para usar, que poder incluir na assinatura de email. Basta clicar no boto Carto de Visita da caixa de dilogo Assinaturas e Papel de Carta, conforme mostrado na imagem.

Um CVE dar um toque profissional assinatura.
Alm disso, os destinatrios podem salvar facilmente as informaes de contato em seus prprios contatos, pois um CVE tem duas partes: uma imagem e um arquivo no formato vCard. O uso de um arquivo vCard significa que ser fcil para os destinatrios salvarem as informaes de contato associadas ao carto at mesmo se eles no usarem o Outlook 2007. Crie assinaturas atraentes para seu email
Voc no tem talento para o design? Baixe um modelo.

Um forma de obter uma assinatura de email realmente profissional copiando uma que voc tenha gostado e sobrescrever suas prprias informaes, conforme apropriado.
Voc pode fazer isso com qualquer assinatura que receber. Uma outra opo excelente baixar e usar o modelo de assinaturas, disponvel no site Modelos do Microsoft Office Online.

1. Use sua criatividade no design e layout.
2. Copie e cole uma assinatura. 3. Crie uma assinatura com uma imagem e um hiperlink.
Teste 2, pergunta 1
Qual dos seguintes elementos sofisticados includos em uma assinatura permitir que um destinatrio salve informaes de contato diretamente em sua pasta de Contatos? (Escolha uma resposta.)
1. Um hiperlink.
2. O logotipo de uma empresa. 3. Um carto de visita eletrnico.

Um carto de visita eletrnico.
Um carto de visita eletrnico inclui um arquivo vCard que pode ser facilmente salvo em Contatos.
Teste 2, pergunta 2
possvel redimensionar uma imagem diretamente na caixa de dilogo Assinaturas e Papel de Carta. (Escolha uma resposta.) 1. Verdadeiro. 2. Falso.

Falso.
Dimensione a imagem primeiro, salve-a e, por fim, adicione-a assinatura.
Teste 2, pergunta 3
Voc no um designer. Como possvel criar de maneira fcil e barata uma assinatura sofisticada com aparncia profissional? (Escolha uma resposta.) 1. Contrate um designer. 2. Baixe um modelo no site Modelos do Microsoft Office Online. 3. Faa um curso de design.

Baixe um modelo no site Modelos do Microsoft Office Online.
No site Modelos, voc encontrar exemplos de assinaturas de email realmente interessantes com apenas alguns cliques.
Lio 3
Vrias assinaturas para suas vrias funes
Vrias assinaturas para suas vrias funes

A qualquer momento, voc poder usar o email para realizar uma srie de tarefas. Sua correspondncia provavelmente uma mistura do seu lado profissional e do seu lado pessoal.
Voc pode criar quantas assinaturas quiser para usar em ocasies e situaes diferentes.
Alm disso, fcil alternar de uma assinatura para outra at mesmo quando estiver escrevendo uma mensagem.
Crie mais de uma assinatura

fcil criar vrias assinaturas.
Basta clicar no boto Nova na caixa de dilogo Assinaturas e Papel de Carta, atribuir um nome nova assinatura e digitar (ou colar) o que desejar na caixa Editar assinatura . Como pode ver na imagem, seu conjunto de assinaturas relacionado na lista Selecione a assinatura a ser editada.
Alterne para outra assinatura em uma mensagem

H situaes em que voc precisar alternar para outra assinatura enquanto estiver escrevendo uma mensagem.
Por exemplo: A assinatura formal com informaes de contato comercial pode ser a que voc atribui aos seus emails de trabalho para se corresponder com a maioria dos seus colegas. Quando estiver se correspondendo por email com os colegas de trabalho com os quais tem mais intimidade, talvez voc prefira usar uma assinatura mais simples. Crie assinaturas atraentes para seu email

H situaes em que voc precisar alternar para outra assinatura enquanto estiver escrevendo uma mensagem.
Por exemplo: Ao se corresponder com um novo cliente, convm usar algo sofisticado.

fcil alternar para outra assinatura em uma mensagem que voc esteja redigindo.
Basta clicar na seta no boto Assinatura, na parte superior da mensagem.
Uma outra alternativa, conforme mostrado na imagem, clicar com o boto direito do mouse na prpria assinatura e, em seguida, escolher outra assinatura na lista.
Diferentes assinaturas para respostas e encaminhamentos

Haver situaes em que voc preferir usar uma assinatura diferente ao responder ou encaminhar uma mensagem do que a utilizada em novas mensagens.
Por exemplo, em novas mensagens, convm usar uma assinatura sofisticada com uma imagem e hiperlinks.
Mas, em respostas e encaminhamentos, uma assinatura mais bsica com texto somente economizar espao e reduzir o tempo do envio.
Diferentes assinaturas para respostas e encaminhamentos

Haver situaes em que voc preferir usar uma assinatura diferente ao responder ou encaminhar uma mensagem do que a utilizada em novas mensagens.
Como voc pode ver, possvel configurar isso facilmente fazendo uma seleo na lista Respostas/encaminhamentos em Escolha a assinatura padro.
Assinaturas diferentes para contas de email diferentes

Se voc usa mais de uma conta de email no Outlook, recomendvel atribuir uma assinatura padro diferente a cada conta.
Por qu? Porque voc pode usar uma conta especfica para funes especficas da sua vida.

D uma olhada na imagem para ver um exemplo.
Na conta do Microsoft Exchange Server (seu email de trabalho na Contoso, Ltda.), Pia Lund usa Minha assinatura de trabalho. Pia tem uma assinatura Bsica com citao pessoal para uma conta diferente que ela usa basicamente para emails extraprofissionais.

No importa quantas assinaturas voc criou, o Outlook usar apenas as que voc atribuir.
Se voc quiser parar de usar uma assinatura em uma conta, basta definir as opes de assinatura como (nenhum) .

1. Alterne para outra assinatura.
2. Atribua assinaturas diferentes a contas de email diferentes.
Teste 3, pergunta 1
Quantas assinaturas de email voc pode criar no Outlook 2007? (Escolha uma resposta.)
1. Uma.
2. Uma para cada conta de email. 3. Quantas quiser.

Quantas quiser.
Voc pode ter assinaturas simples e sofisticadas, profissionais e pessoais. O nmero depende exclusivamente de voc.
Teste 3, pergunta 2
O que voc precisa fazer para alternar de uma assinatura para outra em uma mensagem? (Escolha uma resposta.)
1. Exclua a assinatura padro, e copie e cole a nova mensagem de uma mensagem diferente. 2. Alterne a assinatura a partir da caixa de dilogo Assinaturas e Papel de Carta . 3. Use o boto Assinatura na Faixa de Opes e selecione outra na lista.

Use o boto Assinatura na Faixa de Opes e selecione outra na lista.
Se voc tiver criado mais de uma assinatura, ser possvel escolher qualquer uma delas clicando na seta abaixo do boto Assinatura na Faixa de Opes e selecionando uma nova na lista. Voc tambm pode clicar com o boto direito do mouse diretamente na assinatura para abrir a mesma lista.
Teste 3, pergunta 3
Nas novas mensagens, voc deve usar a mesma assinatura que usa para respostas e encaminhamentos. (Escolha uma resposta.) 1. Verdadeiro. 2. Falso.

Falso.
Voc pode usar a assinatura que desejar.
Carto de referncia rpida

Para obter um resumo das tarefas abordadas neste curso, exiba o Carto de referncia rpida.

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O que h em uma assinatura de email?

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Atribua um nome a ela

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Digite seu texto na caixa de texto.

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Isso era o que faltava para tornar a sua assinatura um sucesso.

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O que o destinatrio ver

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O que o destinatrio ver

O destinatrio l os emails no formato de texto sem formatao

O que o destinatrio ver

O destinatrio no tem a fonte que voc usou na sua assinatura

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Sugestes para a sesso prtica

Sesso prtica online (requer o Outlook 2007)

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Teste 1, pergunta 1: resposta

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Teste 1, pergunta 2: resposta

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Teste 1, pergunta 3: resposta

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