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Formation assistanat de direction

Management Intgr de la fonction Assistanat de direction

EXPERIENCE : DONNER VOTRE OPINION !

Votre exprience en tant quassistante :


Depuis combien dannes ?

Votre perception propos de ce mtier : Votre rle


Avantages Inconvnients
Ce qui est facile pour vous ? Ce qui est difficile pour vous ? Quelles sont les comptences / aptitudes ncessaires pour tre une bonne assistante de direction?

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Formation management communication


Assertivit et confiance en soi

Dfinitions
Lassertivit est dfinie comme une attitude dans laquelle on est capable de saffirmer tout en respectant autrui. La confiance en soi

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La communication et la confiance en soi

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La communication
Se rappeler ses droits Parler par faits QQOQCC (Qui ? Quoi ? O ?Quand ? Comment ? Combien ?) Par des gnralisations Par des opinions Par des accusations

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Apprendre dire NON


Pourquoi dit-on plus souvent OUI que NON? Pourquoi dire NON? Pourquoi apprendre dire NON? Les 8 tapes suivre Comment dire NON Vivre avec le NON Quelques clefs qui permettront de ne pas se sentir coupable quand nous disons NON Apprendre se prioriser

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Pourquoi dit-on plus souvent OUI que NON?


La peur de faire de la peine La crainte de perdre une opportunit Lapprhension de se faire juger Lanxit de ne pas sembler tre la hauteur vis--vis les autres Le pressentiment que les gens ne nous aimeront plus Linquitude que les gens ne nous le demandent plus

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Dire NON positivement


Dire NON positivement, cest dabord avoir entendu et compris la demande et ses implications actuelles et futures. Dire NON positivement, cest refuser daccder une demande qui ne correspond pas notre code thique, nos valeurs, nos dsirs, nos besoins ou tout simplement notre emploi du temps. Dire NON positivement, cest tre ferme dans sa dcision, sans pour autant froisser ou blesser notre interlocuteur.

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Pourquoi apprendre dire NON?


Cela fait partie du respect de soi et ce que nous nous donnons comme ligne de conduite viter de se faire avoir ou se faire abuser des autres Se passer soi-mme avant tout Se donner les moyens pour garder son nergie pour les choses les plus importantes Identifier en toute libert ses priorits Ne pas se culpabiliser Ne pas se mentir et avoir le courage de le dire
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Scouter
couter sa petite voix intrieure, son intuition Entendre ce que votre exprience vous dit Discerner le bien fond de dire NON Distinguer pourquoi votre NON est aussi affirmatif Percevoir par votre propre vibration ce qui vous force dire NON

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Prendre son temps


tudier attentivement toutes les facettes Scruter ce qui cloche Est-ce que se sont vos motions ou limpulsivit qui se manifestent Observer les peurs ou votre inscurit Comprendre que si vous dites NON cest parce que vous ne vous sentez pas prt

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Cesser de se justifier
Quand vous dites NON, nessayer point de vous trouvez des tonnes de raisons Soyez transparent Demeurez simple et humble Comprenez que votre dcision et position nest pas en fonction des autres, mais bien de vous Cessez den parler

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Prendre un recul
Cela permet un meilleur discernement Votre cogitation vous permettra de raliser que vous avez pris le temps dtudier sans pression Vous ne vous culpabiliserez plus Vous serez sr de votre dcision

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User de tact et de discernement


Vous savez que de dire NON nest pas toujours vident Sans vous justifier outrance, dites ce que vous pensez sincrement Comprenez que vous avez pris les moyens votre disposition pour prendre une dcision songe Si vous rpondez NON, faites-le avec dlicatesse

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Tenir votre position


En disant NON, vous assumez votre dcision Ne vous faites pas de mauvais sang Raliser que vous ne pouvez toujours dire OUI et que vous pouvez changer dide Respectez-vous dans le fait que votre dcision est irrvocable

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Proposer une alternative


Essayer de trouver une piste de solution qui pourrait faire laffaire Ouvrez toujours votre porte repousser plus loin la demande Gardez lesprit ouvert au changement dide ou de dcision Ne soyez point drastique

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Ne pas abuser du NON


Quand vous avez dit NON, il est important de lassumer, mais pas en abuser pour le plaisir Prendre le temps de rflchir pour chaque prise de dcision Donnez-vous le loisir de rviser votre position Exprimer vos sentiments honntes vis--vis ce que vous percevez

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Apprendre dire NON


Ne pas se culpabiliser Ne pas prcipiter Bien se prparer tre stratgique Se respecter pour tre respect

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Nos besoins
Apprendre dire NON, parce que nous souhaitons enfin nous rconcilier avec nos dsirs, nos besoins, en rduisant les contraintes auto-imposes. Dire NON, parce que nous voulons retrouver une harmonie intrieure et finalement mieux communiquer avec les autres : En famille, en situation professionnelle, Rapprendre dire NON, parce que nous dsirons nous affirmer sans culpabilit, en limitant les situations conflictuelles.

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Un entranement
Apprendre dire NON consiste entraner notre cerveau lvaluation rapide des situations et des consquences du refus ou de lacceptation. Dire NON, devient trs naturel lorsque nous parvenons formuler nos besoins, et mettre de lordre dans nos sentiments et nos motions
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Visualisez les consquences


Quand on dit NON cest parce quon ne peut sengager Les rpercussions que cela engendre Labandon dun projet Ce que les autres pensent Sommes-nous quitable

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Savoir ce que vous voulez


Quand on dit NON, on doit savoir pourquoi, les motifs Dterminer et tablir vos priorits Concevoir que vous ne pouvez tre partout la fois Considrer que vous respectez vos priorits et vos besoins avant tout

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La faon de dire NON


Le respect est de rigueur La politesse et la faon de le dire sont primordiales Lagressivit est proscrire Une justification sans exagration Expression de votre sentiment vis--vis votre dcision Dmontrez de lhumilit
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Exprimer vos sentiments


Dire honntement ce que vous pensez Parler avec votre cur Ne jamais vous juger ou juger les autres pour vous justifier Sassurer que les personnes touches par la dcision ne seront pas confuses Soyez clair et concis Ne fermer pas la porte si une autre occasion se manifeste

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Privilgier lchange
Un bon auditeur essaie de comprendre compltement ce que l'autre personne dit. la fin, il peut tre en dsaccord, mais avant d'tre en dsaccord, il veut savoir prcisment ce avec quoi il est en dsaccord... - Kenneth A. Wells, amricain

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Apprendre clarifier notre discours


couter activement est une technique de communication difficile intgrer, car elle va l'encontre de nos habitudes quotidiennes. L'coute active est indispensable dans des situations d'entretien. Elle implique une relle disponibilit la parole de l'autre

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Apprendre clarifier notre discours


L'art
du questionnement, de la reformulation de la synthse

Voici, pour mieux matriser cet art, quelques rgles dchange en coute active.

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Gestion du Temps

Grer son temps


Principes dune bonne gestion du temps

Tant qua faire qu voyager dans le temps, il vaut mieux que le temps soit beau (Raymond Devos)

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Grer son temps


Conseils pour grer son activit

Analyser

Evaluer

Agir

Savoir quoi vous voulez utiliser votre temps

Se connatre, connatre ses points forts et ses limites

Rflchir son utilisation du temps

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Grer son temps

Une heure nest pas une une heure. Cest un vase rempli de parfums, de sons, de projets et de climats (Marcel Proust)

Grer son temps

Quest-ce qui est important dans votre vie ? Votre sant, votre famille, vos amis, dfendre une cause, une passion, se prlasser... ou autre chose ? Pour russir votre vie, mettez en premier lieu vos centres dintrt ... Si vous donnez trop dimportance ou priorit aux pcadilles vous naurez plus suffisamment de temps prcieux consacrer aux lments importants de votre existence... Vous devez rechercher et dcider ce que vous voulez obtenir, atteindre et considrer ce qui est essentiel pour vous.
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Grer son temps

Avoir confiance en soi

Savoir et oser saffirmer

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Grer son temps

Conseils

Oser et agir

Se fixer des objectifs et les atteindre

Etre capable danticiper certaines situations

Tenir ses engagements

Trouver le bon quilibre entre dsir et raison

Etablir de bonnes relations

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Grer son temps


Prendre du recul
Atteinte de ses objectifs
Se donner toutes les chances de russir Satisfaction pour soi

Rduction du stress
Moins dagitation, de tension, de pression, defforts, derreurs Fiabilit, efficacit, productivit

Meilleure organisation
Moins dpendant pour se ressourcer Equilibre, nergie
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Grer le temps

Il faut dabord savoir ce que lon veut, Il faut ensuite avoir le courage de le dire, Il faut enfin lnergie de le faire (Georges Clmenceau)

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Grer son temps


Pour russir

Anticiper

Planifier

Contrler

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Grer son temps


Ce quil est essentiel de faire !

Optimiser son temps Anticiper Avoir une vision des choses raliser Dterminer les priorits Planifier Oser sortir du cercle vicieux de lurgence Matriser son temps Contrler Respecter les activits planifies
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Grer son temps

Anticiper Anticiper cest tre conscient quune irrgularit se produise dans ce que lon avait prvu.. En anticipant votre organisation, vous saurez grer les imprvus , et vous pourrez matriser votre temps... Laissez-vous toujours un espace-temps dans votre planification pour grer, sans stress, ni pression, ni erreur, limprvu...

Grer son temps

Planifier Ne pas remettre plus tard les actions entreprendre

Affecter un ordre de priorit aux tches accomplir Rserver lavance des plages de temps
Projetez-vous moyen et long terme .

Grer son temps

Contrler

Privilgier le travail programm Barrer chaque tche effectue

Respecter ses engagements

Grer son temps


Penser soi et ses objectifs Ne pas jouer au pompier !

Laisser aux autres la responsabilit de leurs actes et de leurs choix Ne pas se laisser submerger.
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Grer son temps


Au cours de notre vie, nous subissons le temps. Ncessit de distinguer le temps conjoncturel et le temps structurel : Le temps conjoncturel est existentiel (ex une guerre) Le temps structurel est fonctionnel (ex des lections)

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Grer son temps


Passer du temps subi au temps choisi, faons de mieux grer son temps :
Affecter un ordre de priorit aux tches accomplir Ne pas remettre plus tard les dcisions ou les actions entreprendre

Rflchir avant dagir

Privilgier le travail programm = permet de respecter les dlais

Optimiser lutilisation de vos capacits crbrales

Alterner les tches de nature diffrente, en vitant la dispersion


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Grer son temps


Connaissance de son temps Cest chercher des rfrences pour agir dans : Le prsent Le futur Lavenir Cela vous permettra de reprer les freins et de pouvoir surmonter les obstacles !
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Grer son temps


Dcider de devenir matre de son temps cest prendre conscience de son temps.

ANALYSER
Savoir quoi nous voulons utiliser notre temps

EVALUER
Se connatre, connatre ses points forts et ses limites

OBJECTIF

Rflchir son utilisation du temps

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Grer son temps

Le temps est une richesse unique et non renouvelable


Quelle est la valeur du temps ?

Une personne ge de 75 ans correspond : 900 mois 3900 semaines 27375 jours ************************** 1 anne reprsente 8760 heures 5 minutes par jour = 30 heures la fin de lanne ! 15minutes par jour = 4 jours la fin de lanne ! 1 heure par jour = 15 jours la fin de lanne !
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Grer son temps


Connaissance de son temps
Les avantages :
Amlioration de nos capacits Confiance et plus dassurance dans nos choix Utilisez votre crativit

Soyez raliste !

Grer son temps


Structuration du temps

Les chronophages :
les voleurs de temps

Grer son temps


Les voleurs de temps Ce sont les multitudes de choses et de personnes qui nous empchent de faire ce que nous avions prvu de raliser Deux spcimens : Ceux qui proviennent uniquement de nous Ceux qui viennent de lextrieur
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Grer son temps


Les voleurs de temps
Diagnostic : Quels sont les voleurs de temps qui dpendent uniquement de vous ? Ils sont nombreux !! Ne pas oser dire non Vouloir faire plaisir tout le monde Reculer le traitement dun problme Le manque dorganisation, de planification Ne pas oser demander de laide Le manque de sommeil, de volont, de persvrance..
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Grer son temps


Les voleurs de temps
Diagnostic : Quels sont les voleurs de temps qui dpendent essentiellement des autres ? Ils sont eux aussi nombreux !! Les personnes qui viennent sans rendez-vous Les appels tlphoniques Les conversations qui sternisent Les erreurs Les retards Les oublis Les imprvus .

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Grer son temps


6 - Rapports personnels au Temps
Il ny a pas dheure pour les braves
(Baudoin dAubigny)

Systmes Monochrone Polychrone Rythmes chronobiologiques

Grer son temps


Respecter ses rythmes
Un dsquilibre dans les tches et dans ses propres rythmes provoque rapidement une baisse de productivit

Appliquer le Principe de lalternance


Utilisez au mieux votre nergie selon les diffrents moments de la journe...

Efficacit et crativit se maintiennent et se dveloppent grce lalternance et la diversit des tches..

Trouver le bon ordre dans la rpartition de vos tches en tenant compte de votre propre rythme.

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Grer son temps


Rapports personnels au Temps
Le systme monochrone consiste faire une seule chose la fois Le systme polychrone, au contraire, consiste faire plusieurs choses la fois. Quel est votre rapport avec le temps ?

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Monochrone
Votre conception : une chose la fois, chacun son tour

Points positifs
Concentr Mthodique Organis

Points ngatifs
Peu de souplesse Peu douverture

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Polychrone
Votre conception : plusieurs choses la fois

Points positifs
Intuitif Adaptable Disponible

Points ngatifs
Dispers Sans organisation

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Grer son temps


Les rythmes chronobiologiques

Rythmes personnels = chacun est + ou efficace dans la journe

Rythmes professionnels = selon lactivit, priodes + ou charges

Rythmes dactivit = cycles de repos, sommeil, repas

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Grer son temps


Rapports personnels au Temps
Prendre conscience de votre fonctionnement vous permettra de progresser ! Progresser, cest aussi observer et prendre en compte nos limites. Reprez vos freins et surmonter les obstacles.

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Grer son temps


Rapports personnels au Temps
Les freins = les petites voix qui disent :

Sois parfait. Sois fort.. Dpche-toi. Fais plaisir. Fais des efforts.. ..

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Grer son temps


Rapports personnels au Temps

Les lois du temps


Loi de PARETO Loi de PARKINSON Loi de CARLSON Loi de FRAISSE Loi de ILLICH
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Grer son temps


LA LOI DE PARETO (Sociologue italien du XXme)

20 % de nos activits produisent 80 % de nos rsultats


Lessentiel prend 20%, laccessoire prend 80 % du temps, de lespace et de lnergie.

Ce sont nos Activits Haut Rendement.


Et 80 % de nos activits produisent 20 % de nos rsultats celles-ci doivent tre dlgues ou faites aux moments opportuns. Consacrez votre nergie les PRIORITES et non l'accessoire !

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Grer son temps


LA LOI DE PARKINSON (Mdecin anglais du XVIIIme)

Le travail se dilate jusqu' occuper la totalit du temps disponible ! Plus on a de temps pour faire quelque-chose, plus on en prend, sans que le rsultat soit meilleur pour autant. Conseil : Dterminer la dure de chaque tche pour viter ce genre de drive.

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Grer son temps


LA LOI DE CARLSON (Danseuse et Chorgraphe amricaine) en plusieurs fois ! Tout travail interrompu se rvle moins efficace que s'il est effectu de manire continue et prend plus de temps. Conseils : Evitez de vous laisser distraire !

Faire un travail de faon continue prend moins de temps que de le faire

Utilisez votre biorythme pour dterminer votre niveau de performance et


de concentration selon le moment dans la journe. Placer vos GROS CAILLOUX (vos Activits Haut Rendement) dans votre planning, au moment o vous tes capable d'un maximum de concentration et donc le plus efficace !
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Grer son temps


LA LOI DE FRAISSE (Psychologue Franais)

Une heure nest pas toujours gale une heure


Le temps comporte une dimension psychologique qui est fonction de l'intrt port l'activit exerce. Plus l'intrt est grand, plus le temps passe vite ! et inversement Consquence : Nous avons tendance consacrer trop de temps ce qui nous fait plaisir et remettre plus tard, les activits qui nous dplaisent. Humain, mais pas trs efficace en termes de Gestion de Temps !
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Grer son temps


LA LOI DE ILLICH (Essayiste amricain)
Au del d'un certain seuil de travail lefficacit dcrot Le temps investit dans un travail produit des rsultats ngatifs !

Conseils :
Apprenez connatre vos limites. Ne vous acharnez pas inutilement sur une tche, il est prfrable de la

reporter un moment plus adapt votre besoin de concentration.


Sachez vous reposer, vous relaxer. N'abusez pas de vos forces, respectez votre biorythme !

Grer son temps


Outils de planification

Bien sorganiser pour mieux grer son : Agenda Internet Cahier Lecture Bureau Tlphone Classement Rangement

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Outils de planification

Agenda papier

Assistant lectronique

Mes outils

Plannings

Tlphone Messagerie
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Organiser son environnement de travail


Comment faire de la place dans son bureau (amnagement de lespace et objets utiles) ?
Espace de travail

Classement
Corbeille

Bureau

Ordinateur

Tlphone

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Grer son temps


Outils de planification
Conseils :
Ne pas remettre plus tard les actions entreprendre

Affecter un ordre de priorit aux tches accomplir Privilgier le travail programm Barrer chaque tche effectue Rserver lavance des plages de temps Projetez-vous moyen et long terme .
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Grer son temps


Clarification et gestion des priorits
Les vraies urgences sont rares, mais les gens presss nombreux !

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Grer son temps


Clarification et gestion des priorits
Les priorits Le degr de priorit dune tche peut tre fonction de son importance et de la dure estime pour sa ralisation.

Quel est le moyen de dterminer quelles sont les tches qui auront la priorit ?
Savoir diffrencier et dfinir pour chacune delles les degrs de priorits

Urgent = proximit de lchance (ce qui ne pourra plus tre fait plus
tard) Important = engagement (ce qui est directement li votre fonction et aux objectifs)
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Grer son temps

Urgent
Tout ce qui est pressant et ne doit souffrir daucun retard

Important
Chose ou personne de valeur qualitativement et quantitativement
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Gestion des priorits

3 - Tches non importantes et urgentes

1 - Tches importantes et urgentes

4 - Tches non urgentes et non importantes

2 - Tches importantes et non urgentes

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Comment rsister la pression de lurgent non-important venant dautrui ?


Si on vous dit
Cest urgent Venez-me voir le plus tt possible Il faudra quon se voit, jai vous parler
Vous penserez me remettre le dossier X Vous viendrez quand vous aurez un moment Puis-je vous voir un instant ?

Vous demanderez
Pour quand le voulez-vous ? A quel sujet ? puis proposer une heure ou une date De quoi voulez-vous mentretenir et quand le souhaitez-vous ?
Oui, bien entendu, nous avions convenu de la date du.., le dossier sera prt De quoi voulez-vous mentretenir ou combien de temps dois-je prvoir ? De quoi sagit-il ? Je suis disponible 11 heures

On verra plus tard Il est prfrable que vous me rappeliez


Je ne peux pas maintenant

Quand est-ce possible ? Quand prfrez-vous ou cest entendu, je vous rappelle 15 h


Pourrez-vous demain matin 10h30 ?
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Grer son temps


Quels sont les filtres rgulateurs pour distinguer les priorits ? Sparer les faits des motions Grer les aspects motionnels Prendre du recul Tenir compte de ses rythmes dactivit A viter : Attendre pour agir que la situation soit plus stable Vouloir tout faire seul Sen tenir un seul avis Eviter lexcs de perfectionnisme

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Grer son temps


Quelques stratgies pour vaincre :

Avouez-vous quil y a un problme = le reconnatre est le premier pas pour le surmonter

Identifiez la raison relle qui vous pousse remettre plus tard


Distinguez les tches courantes des tches difficiles et donnez une priorit ces dernires sur une liste faire

Programmez du temps pour effectuer les tches que vous naimez pas
Notez ventuellement les tches rcurrentes que vous cherchez systmatiquement viter, afin quelles deviennent moins effrayantes = cela vous aidera surmonter les futures anxits Flicitez-vous quand vous avez russi traiter une tche difficile !
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Grer son temps


Dlguer pour gagner du temps Ne pas confondre DELEGUER avec : je me dbarrasse je sous-traite je distribue je refile La dlgation est ponctuelle et limite dans le temps

Celui qui veut tout faire lui-mme, finit par subir


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Grer son temps


Dlguer pour gagner du temps
Que ou quoi dlguer ? Toutes les tches qui peuvent tre partages. A qui dlguer ? A ceux qui ont les comptences.

Celui qui a dj effectu un travail similaire = comptent Celui qui se propose = nouvelle opportunit de progresser

Grer son temps


Dlguer pour gagner du temps
Savoir fixer les dlais

Planifier avec le collaborateur la mise en uvre du projet de faon respecter votre engagement Estimer ensemble le temps prvoir Suivre et contrler Grer les ventuelles erreurs

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Travailler avec les autres

Travailler toujours en bonne relation avec les collgues

Profiter de la stimulation du groupe

Bnficier des comptences individuelles et des crativits collectives

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Grer son temps Apprendre dire non sans agressivit


Tout travail interrompu prend plus de temps et il est moins efficace que sil est effectu de manire continue (Loi de Carlson)

Oser dire non permet de contrler sa charge de travail . Ncessite de mettre en uvre des capacits daffirmation de soi, tout en gardant avec les autres des relations positives.
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Grer son temps


Avantages :
Bonne matrise de son temps de travail

Se respecter

Savoir dire non

Etre cratif et trouver dautres solutions

Etre crdible
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Les secrets du travail en quipe


Ce quil faut faire : Appeler les personnes plutt que de se faire appeler Donner ses appels tlphoniques en relais Rserver du temps dans son carnet de RV pour limprvu Planifier des tapes pour toute action importante de longue dure Faire faire par dautres ce pour quoi on nest pas indispensable Faire toujours ses comptes rendus de runion ou de RV chaud Limiter son nombre et son temps au tlphone Prendre des initiatives, aller vers les autres. Programmer les contacts Faire la chasse aux activits parasites Savoir dire non Savoir couter et rflchir et

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Les secrets du travail en quipe


Ce quil ne faut pas faire. !!!
Considrer le mot urgent comme une vrit objective Traiter plusieurs problmes en mme temps Confondre urgent et important Se rendre une runion ou un RV sans prparation Ouvrir ou fermer sa porte en permanence Se refuser sacrifier quelque chose en voulant tout faire Diffrer les dcisions Soccuper des 80% de problmes qui ne reprsentent que 20% des

enjeux.
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Conclusion
3 points essentiels retenir

Donnez-vous toujours des axes de priorits

Dfinissez votre plan daction

Bien grer son temps requiert de lanticipation, de la dtermination et de la volont . Il est capital de ne pas se laisser aller au hasard

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Conclusion
Pour y parvenir :

Ayez toujours une vue globale sur vos souhaits

Donnezvous toujours des axes de priorits

Dfinissez toujours votre plan daction

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Conclusion
Et noubliez pas

Ce nest pas ce que nous sommes qui nous empche dagir, Cest ce que nous croyons que nous ne sommes pas..

(Paul-Emile Victor)

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Grer son temps


Liste de trucs pour vous organiser et mieux grer votre temps..

Dlguez, si possible, toutes les tches quil nest pas indispensable que vous fassiez vous-mme (les 80/20 par exemple)

Ecrivez tout sur votre agenda au crayon gris


Fixez des rendez-vous avec vous-mme pour prendre du recul (le vol de laigle) Considrez quun rendez-vous not dans lagenda ne doit pas tre report Considrez quun rendez-vous avec vous-mme est le plus important de tous Dterminez la dure prcise que vous allez attribuer chaque tche et la diminuer de 5 minutes
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Grer son temps


Liste des trucs pour vous organiser et mieux grer votre temps.. Chaque fois que vous tes drang(e), dites non, pas maintenant, mais je men occupe ou je viens dans 5 minutes..; et vous y tenir ! Utilisez intelligemment votre tlphone portable (le couper le plus souvent possible) A chaque rendez-vous, prcisez votre interlocuteur la dure de celui-ci

Soyez vigilant(e), ne laissez pas une conversation dvier. Revenez au sujet


qui vous proccupe par un Alors, nous disions Lorsque vous avez besoin dtre concentr, demandez clairement ne pas

tre drang(e) pendant tout le temps ncessaire


Passez plus de temps avec vos amis quavec vos ennemis
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Grer son temps


Liste des trucs pour vous organiser et mieux grer votre temps.. En ramenant votre salaire mensuel un cot horaire, demandez-vous ce qui peut tre fait par quelquun dautre, parce que plus rentable

Utilisez un cahier ou un carnet sur lequel vous centralisez toutes vos notes
et ides Tlphonez la veille dun rendez-vous pris longtemps lavance pour le

confirmer
Avoir toujours en soi un livre ou un dossier pour les priodes dattente Copiez les bons gestionnaires de temps, cest--dire ceux qui sont la fois calmes et efficaces Donnez-vous 2 3 priorits par jour..pas plus.. Et vous y tenir !
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Grer son temps


Liste des trucs pour vous organiser et mieux grer votre temps..

Dfinir lheure de dbut et de fin dune runion et commencer mme si tous les participants ne sont pas l Remettre un ordre du jour chaque participant, quelques jours avant toute runion Nacceptez pas un travail pour faire plaisir

Ne pas traiter plus de deux dossiers ou sujets en mme temps


Ne confondez pas urgent et important Ne remettez pas plus tard les dcisions prendre Donnez vos directives avec une date limite dexcution
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Grer son temps


Liste des trucs pour vous organiser et mieux grer votre temps..

Contrlez que le travail que vous avez demand est fait.. Et bien fait ! Entranez-vous dire non Faites le plus souvent possible ce que vous avez choisi de faire, pas ce que les autres vous imposent

Appelez les gens plutt que de vous faire appeler


Donnez vos appels tlphoniques en rafale ! Limitez votre temps au tlphone.. chaque appel ! Faites la chasse aux activits parasites
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Grer son temps


Liste des trucs pour vous organiser et mieux grer votre temps..

Classez immdiatement tous les documents, mails et informations que vous recevez Avancez votre montre de 5 minutes..pas plus..! Cela fonctionne bien pour certains ! Traitez immdiatement tout ce qui peut ltre Faites des check-lists Ayez normment dordre Lchez-prise ! Dormez au moins 8 heures par nuit Tournez le dos aux hsitations.. Dcidez !
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Gestion du Stress

Vrai ou Faux
Le stress est le mme pour tous Le stress est toujours ngatif pour la personne Nous sommes toujours soumis du stress donc il ny a rien faire face cela Les techniques les plus populaires pour rduire le stress sont les meilleures Pas de symptmes, pas de stress Nous devons accorder de limportance seulement aux symptmes majeurs Le stress est une maladie

Grer le stress

Physiologique Comportementale Psychologique

Quest-ce que le stress ?

tre laise en situation de stress

Les aspects du stress


Stresseurs Ractions

INTRODUCTION
Lhomme est constamment soumis dans sa vie quotidienne des modifications de son environnement auxquelles il tente de ragir via des comportements qui lui sont propres. Chacun peut affirmer quil a utilis le terme stress ou ressenti celui-ci.

LE STRESS : son histoire


On ne parle pas encore de stress mais
XIVme sicle = de situation difficile qui fait rfrence une souffrance, un chagrin Fin du XVIIme : de charge interne (tension, pression, distorsions de lobjet)

1935: 1re utilisation du terme stress par le physiologiste Walter Bradford CANNON (USA)

SELYE, LE PRECURSEUR
Daprs le mdecin canadien Hans B. SELYE (1936) le stress ou Syndrome Gnral dAdaptation serait : ltat de lorganisme en train de ragir un agent dagression quelconque
Dictionnaire de psychologie

la rponse de notre organisme pour rtablir un quilibre face une contrainte physique, psychologique, professionnelle, familiale.

Avant darriver cette dfinition de rfrence, SELYE a peru le stress de diverses manires:
Tout dabord: stress = degr dusure, de fatigue de lorganisme qui serait provoque par des conditions de vie
Ensuite: stress = ensemble de ractions physiologiques non spcifiques du corps toute demande qui lui est faite

3 PHASES
Selon SELYE : dcomposition du stress en 3 phases successives :
La phase dalarme = rponse dfensive de lorganisme un dsquilibre, apparition des symptmes ( rythme cardiaque, vigilance, transpiration, respiration haletante ) La phase de rsistance = recherche dquilibre interne (de rponse la perturbation), disparition des manifestations physiques, mise en route des mcanismes dautorgulation La phase dpuisement ou de dcompensation (que si absence de rgulation de lorganisme) = rponse inadapte, dysfonctionnements, pathologies

LES REACTIONS AU STRESS


2 systmes entrent en action dans ses ractions:
Le systme nerveux : scrtion dhormones (principalement les catcholamines dont ladrnaline) raction rapide et brutale Le systme endocrinien : scrtion de cortisone

Consquences :
manifestations cardiovasculaires manifestations digestives (ulcres,vomissements)

LE STRESS de nos jours


volution de la dfinition du stress depuis SELYE LAZARUS et FOLKMAN, 1984: stress = transaction entre une personne et lenvironnement qui est value par celle-ci comme excdant ses ressources et menaant son bien-tre

Approche moins physiologiste du stress

Stress!!!

Importance de la demande

Capacit d y rpondre adquatement

STRESS, DISTRESS, EUSTRESS, quelle diffrence ?


STRESS = agent stresseur = la contrainte qui provoque une adaptation organique (surtout prsent pendant la phase dalarme) EUSTRESS = bon stress = amlioration du potentiel (phase de rsistance) trs utile lors de comptition sportive ! DISTRESS = mauvais stress = puisement, inadaptation organique Le stress peut donc tre peru positivement ou ngativement

Les agents stresseurs


Externes:
Les soucis financiers Les soucis mnagers (repassage, enfants, prparation des repas) La pression temporelle Les soucis relationnels Les soucis environnementaux (bruit, violence urbaine) Les tracas professionnels Les tracas de sant Les soucis davenir (conomie, retraite, isolement)

Internes:

La faon de percevoir une situation

le stress au travail dpend de


LInteraction entre demande de travail, latitude de dcision, perception par le travailleur du support social au travail (Karasek 1981)
Facteurs lis

Au contenu du travail A lorganisation Aux relations A lenvironnement physique et technique A lenvironnement socio-conomique Il augmente les risques pour la sant Sil durent Sont subis Sont nombreux Sont incompatibles

Facteurs de stress tude de Georges Kohlreiser


Buts poursuivis et valeurs Relations difficiles et tendues avec les autres Solitude et absence de relation Petites contrarits quotidiennes Vitesse et rythme acclr Environnement extrieur

Facteurs de stress chelle de Holmes et Rahe


Mort du conjoint : 100 Divorce : 73 Sparation des poux : 65 Priode de prison : 63 Mort d un parent proche : 63 blessure corporelle ou maladie : 53 mariage : 50 Licenciement : 47 Rconciliation : 45 Prendre sa retraite : 45 Changement dans la sant d un membre de la famille : 44 Grossesse : 40 Difficults sexuelles : 39 Arrive de quelquun dans la famille : 39

Facteurs de stress chelle de Holmes et Rahe


Changement quelconque dans l univers de travail : 39 Changement au niveau financier : 38 Mort d un ami proche : 37 Modification du nombre de scnes de mnages : 35 Hypothque de plus de 30 000 : 31 Saisie sur hypothque ou sur prt : 30 Changement de responsabilits dans le travail : 29 Un enfant quitte le foyer : 29 Difficults avec les beaux-parents : 29 Succs exceptionnel : 28 Femme commence ou cesse de travailler : 26 Commencer ou terminer ses tudes : 26 Changement dans les conditions de vie : 25

Facteurs de stress chelle de Holmes et Rahe


Changement d habitudes : 20 Difficults avec le patron : 20 Changement d horaire ou de conditions de travail : 20 Changement de rsidence : 20 Changement de lieu d tude : 19 Changement dans les loisirs : 18 Changement dans les activits sociales : 18 Hypothque ou prt de moins de 30 000 : 17 Changement dans les habitudes de sommeil : 16 Changement du nombre de runions de famille : 15 Changement dans les habitudes alimentaires : 15 Vacances : 13 Nol : 12 Contraventions : 11

Il suffit de faire lexercice de quantifier les divers vnements souvent prsents


* Moins de 150 points: stress modr * Entre 150 et 300 points : stress lev * Plus de 300 points : stress trs lev

Les consquences du stress


Risques Psychosociaux

Pression

Burn-out
Charge mentale

Stress Post Traumatique Chronique


De quoi parle-t-on ?

Souffrance

Stress

Harclement

Mal tre

De quoi parle-t-on ?

E V E N E M E N T S

Mal tre

Burn-out

STRESS

TROUBLES PSYCHOSOCIAUX

Souffrance au travail

Harclement moral Stress post traumatique chronique

Ces vnements se droulent durant la ralisation du travail

TRAVAILLER CEST FAIRE CE QUI EST PRVU DE FAIRE .

MAIS CEST AUSSI, FAIRE CE QUI NEST PAS PRVU DE FAIRE

De quoi parle-t-on ?

SE REPRSENTER LE TRAVAIL COMME LIEU DE TENSIONS ET DE RGULATIONS

Relative stabilit des repres, Equilibre valable pour une certaine dure

Activit de Travail
Objectifs et exigences du salari, Engagement au travail

Objectifs et exigences de lentreprise, Moyens mis disposition

Modle

Soutien technique, social, psychologique, Hirarchie, collgues, environnement

Perte de repres dans le temps, Changements permanents, flexibilit, Mobilit, prcarit

Attentes ++: Productivit Qualit Flexibilit Engagement


Modle

Objectifs et exigences de lentreprise

Activit de Travail

Objectifs et exigences du salari

Attentes ++: Sens Stabilit Reconnaissance Equilibre perso/pro Respect des valeurs

Affaiblissement social, recul des collectifs De travail, individualisation, Comptition > solidarit

- Avant et aprs le(s) changement(s)

Tensions du ct des changements du travail


- Prescription, latitude - Effort, rcupration - Objectifs fixs, moyens allous - Exigences de la tche, comptences dtenues - Recevoir la pression, transmettre la pression ou autre tension ou autre formulation
Modle

Tensions du ct des contraintes du travail

Activit

de Travail

Tensions du ct des relations, des comportements

- Exigences attendues, Tensions exigences perso - Travail, hors travail du ct - Exigences du court des valeurs terme, perspectives Et exigences de parcours - Conformit, initiative du salari - Garder de la distance, sinvestir personnellement - Contribution, rtribution ou autre tension ou autre formulation

- Relations interpersonnelles et collectives - Comportement individuel, fonctionnement collectif ou autre tension ou autre formulation

Les manifestations du stress


Au niveau physiologique:
Modifications aux plans digestif, immunitaire, Systme nerveux central et priphrique, systme endocrinien

Au niveau crbral:
Attention et concentration capacits dobservation, mmoire, capacit dorganisation, de planification

Au niveau motif:
Tensions physiques et psychologiques (insomnies, hypocondrie, estime de soi)

Au niveau comportemental:
Bgaiement, absentisme, modification des habitudes alimentaires, dpression.

Ractions physiologiques au stress

Le cur bat la chamade : La tension artrielle s lve Le fonctionnement des surrnales est acclr (adrnaline) Des organes sont inhibs La respiration s acclre Les muscles se tendent Modification du mtabolisme Augmentation de la vigilance

Ractions au stress Changement comportemental

Maladresse communiquer Dsorganisation des capacits relationnelles Inhibition Agressivit Humour l excs Dbit plus rapide Gaffes Acclration Ralentissement et sidration Comportement

Comment agir sur le stress ?


Connaissance de soi : Ma pompe stress c est moi Respiration volontaire Gestion mentale Gestion comportementale Structuration du temps Langage

Connaissance de soi
Des manifestations de son stress ( ex rougir) De ses peurs (ex de la foule, de parler en public) De ses croyances (ex je ne peux pas y arriver ,je n y suis jamais arriv ) De ses valeurs ( ex je dois me montrer fort, gentil ) De ses conditionnements (action sans rflexion) De ses objectifs De ses limites ( ressources, handicaps) Des situations provoquant le stress

Par L auto analyse L observation et l coute des autres

Connaissance de soi Ma pompe stress, c est moi


se dvaloriser Se dire de faon paniquante je ne vais pas y arriver, je n ai pas t trs bon, j ai fait une erreur, j aurai d Voir une situation antrieure stressante, non liquide motionnellement avec la croyance que la situation future sera aussi pnible que la prcdente Arrter de respirer en bloquant ses poumons Se dbrancher de la ralit prsente Exagrer la difficult de la situation Augmenter le pouvoir des autres en projetant sur eux des exigences et des critiques qu ils n ont pas.

Exercice de monologue constructif


Situation: En me rendant au travail, un matin, en sachant le nombre pouvantable de rendez-vous & de runions stressante. Et je me dis... Monologue typique:

Quelle journe pouvantable!!!! J en sortirai pas vivant!!!! Je vais tre brul!!!! Je ne serai jamais capable de tout faire!!!!

Monologue constructif: La journe va tre trs productive!!!! Je vais raliser plein de choses aujourd hui!!! Je vais avoir mrit une bonne nuit de sommeil!!!!

La respiration volontaire
La prise de conscience de la respiration automatique, nous renseigne sur notre tat motionnel, la respiration volontaire, nous permet de lui faire retrouver une sant , un quilibre. Une respiration souple, libre des tensions parasites est la base de la sant mentale. Des exercices rguliers. Des exercices avant l vnement stressant. Des exercices aprs l vnement stressant.

La gestion mentale tre positif

C est Choisir le bon cot des choses car notre mental c est nous.(voir la vie en rose, en gris) Saimer (accepter ses qualits, tre indulgent envers soi-mme). S intresser ... Prendre du plaisir dans l instant et en tre conscient Sentir, voir, entendre, nous, les autres, le monde. L art d utiliser son profit la suggestibilit de l inconscient pour modifier son comportement Alimenter son esprit de penses positives de faon consciente et rpte. (images, sons, sensation)

La gestion comportementale

Fait

Imagination

Reprsentation Sentiment

Souvenir (Fait + motion)

Renforce
Comportements

GERER SON STRESS EFFICACEMENT Les remdes comportementaux


Parce que le monde de l'entreprise exige beaucoup de la part des salaris, l'anxit fait partie intgrante de la vie professionnelle. S'il peut tre un moteur important pour avancer au quotidien, le stress peut aussi devenir paralysant s'il est mal vcu. Des troubles du sommeil aux maux de dos, en passant par une fatigue persistante et une concentration qui s'effiloche, les consquences du stress peuvent tre difficiles vivre. Si les sources du stress sont diffrentes pour chacun d'entre nous, certaines techniques peuvent permettre de mieux le grer. Des gestes adopter aux habitudes perdre, voici quelques conseils de gestion du stress pour mieux vivre au travail.

GERER SON STRESS EFFICACEMENT Les remdes comportementaux

Jquilibre mes repas

vitez des repas trop lourds le soir. Votre corps a besoin dnergie le matin pour assumer les dpenses nergtiques de la journe et non le soir o il a besoin de se reposer. En mangeant copieusement le soir vous imposez votre organisme un surcrot de travail alors quil a justement besoin de se reposer. Prenez plutt un bon petit-djeuner base de fruits et de crales compltes.

GERER SON STRESS EFFICACEMENT Les remdes comportementaux

Je bois moins de caf

La cafine est un excitant. Et sa consommation excessive est dconseille aux personnes stresses. "Le caf augmente le niveau d'excitation. En cas de stress, il rend plus difficile le retour l'quilibre." Aprs avoir bu douze expresso, il devient un peu compliqu de retrouver un calme reposant. Si vos buvez beaucoup de caf alors que vous tes soumis au stress, tentez de rduire votre consommation. Car la boisson peut favoriser la tachycardie, l'acclration du rythme cardiaque. Une consommation tardive de caf risque aussi de perturber l'endormissement : une consquence dont les personnes stresses peuvent facilement se passer

GERER SON STRESS EFFICACEMENT Les remdes comportementaux

Je ralise des efforts physiques

Le sport a de multiples vertus. Pour votre sant, la pratique rgulire d'une activit physique se rvle bnfique. Encore plus si vous tes soumis au stress.
"Pratiquer une activit physique rgulire a des consquences physiologiques faire circuler les fonctions de l'organisme - et mentales, car c'est un moyen de penser dautres choses et de ne pas ruminer. Bien videmment, courir pendant une heure ou faire un match de tennis ne s'attaquera pas aux causes de votre stress professionnel. Cela ne rsout pas le problme, mais cela permet de se sentir mieux.

GERER SON STRESS EFFICACEMENT Les remdes comportementaux

J'arrte de fumer

Cela concerne une minorit de Franais. Reste que ce qui est vrai avec le caf l'est aussi avec la cigarette, ranger elle aussi dans la catgorie des excitants. On le sait, arrter de fumer est difficile. Quand la dpendance est forte, oublier le tabac se rvle ardu. D'autant plus si la personne est stresse : les fumeurs auront tendance s'en griller une lorsque l'anxit monte.
Mais, si la pause cigarette permet de se calmer les nerfs, ce n'est pas forcment grce au tabac. Ce qui peut faire du bien, c'est de s'extraire du travail. On peut toujours faire autre chose de ses pauses. Un cercle vertueux peut par ailleurs s'enclencher : en fumant moins, vous baissez votre niveau de stress... ce qui vous donne moins envie de fumer.

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Je ne reporte pas demain

La procrastination consiste repousser au lendemain ce que l'on peut faire le jour mme. Une tendance qui a s'accentue quand l'anxit devient paralysante. "Lorsque l'on est stress, on a tendance repousser les dcisions. Or, il vaut mieux grer les problmes quand ils se prsentent et en une seule fois. Cela donne le sentiment de pouvoir cocher une case .

Se fixer des objectifs pour les atteindre un par un permet de se donner l'impression d'avancer dans son travail. Si vous travaillez sur un gros dossier, vous pouvez trs bien fractionner le problme et avancer petit petit. L'insurmontable dossier de 100 pages rdiger se rvlera moins effrayant s'il se dcompose en dix objectifs de dix pages. A vous de trouver l'organisation adapte votre quotidien et qui vous aidera avancer.

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Je prends des pauses

Cela peut paratre vident, mais au travail, les pauses s'imposent. Pour discuter, se restaurer, se reposer, se distraire... S'arrter dans son travail se rvle bnfique. Car ces priodes o l'on coupe avec ses tches professionnelles permettent d'loigner la source du stress, en l'occurrence le travail. Malheureusement, lorsque l'on a le sentiment d'avoir la tte sous l'eau, on ragit parfois en insistant sur son travail, en refusant de perdre une minute. Or, d'un point de vue professionnel, cette raction semble contre-productive. "Si l'on veut rester vigilant et performant dans son travail, il faut absolument s'accorder des temps de pauses".

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Je recherche du soutien

Il n'est pas rare que les personnes, mme si elles ont pris conscience de leur stress, prfrent garder leurs tensions pour elles. Or, il est trs important de trouver une personne avec qui en discuter. Il faut aller vers les autres, trouver des personnes de confiance qui parler. Les personnes inhibes ont intrt laisser exprimer leur sentiment pour viter certains maux somatiques. Mais trouver la bonne personne est important : il est bien videmment difficile de se livrer votre manager si c'est lui qui est source de votre stress. Certains avancent qu'ils ne veulent pas en parler leur mdecin du travail parce qu'ils ne s'entendent pas. Mais il y a forcment des personnes relais au sein de l'entreprise : l'infirmire, les responsable du personnel, le CHSCT, les RH..."

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Je fixe mes limites

Et si, pour viter de se sentir dpass, vous dfinissiez les limites de ce que vous pouvez faire ? Et si, surtout, vous le faisiez savoir ? Il faut dire votre responsable que tel dossier ne vous revient pas, que telle mission n'est pas dans vos cordes ou encore que les dlais sont trop courts. Les managers n'ont pas intrt ce que les gens craquent . Mais si tout semble aller, alors pour eux tout va bien. Tout le monde n'est certes pas aussi l'aise pour dire non. Mais tout le monde est susceptible de subir le stress qui en rsulte. "Si je dis oui tout, je rentre tard du travail, j'ai l'impression d'tre manipul et je suis fatigu".

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J'accepte l'imperfection

tre perfectionniste est en gnral considr comme un atout dans le monde professionnel. Pourtant, rechercher tre au maximum tout le temps peut aussi conduire se fixer des objectifs irralistes, refuser les erreurs et vivre difficilement ses faiblesses. Ce qui risque de conduire un stress exacerb. Il faut se librer de l'ide selon laquelle on doit tre 120% tout moment. Lorsque je rentre dans une salle pour une prsentation, je ne dois pas attendre que la vingtaine de participants en sortent admiratifs. Certains ne seront pas intresss, d'autres somnoleront, pour des raisons qui n'ont d'ailleurs pas forcment de lien avec moi.

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Je retrouve le sommeil

Un stress qui rallonge, ce sont des nuits qui raccourcissent. Les troubles du sommeil peuvent signifier que l'on est sous tension. En cas de stress, le corps reste en alerte par rapport un changement de l'environnement. La crainte d'un chef, les dlais pour un dossier ou toute autre source de stress gchent bien des nuits.
Bien videmment, ces problmes sont des consquences de l'anxit. Mais ils les nourrissent aussi : en dormant mal, vous ne rcuprez pas, vous tes plus fatigu, plus irritable... et plus stress. Prenez donc les mesures utiles pour passer une bonne nuit : vitez les efforts avant l'endormissement, limitez les excitants et, l encore, efforcez-vous de penser autre chose. Il ne faut surtout pas se dire : il faut absolument que je dorme .

GERER SON STRESS EFFICACEMENT Les remdes comportementaux

J'adapte mon environnement de travail

L'environnement de travail peut tre gnrateur de stress. Les relations avec vos suprieurs, les dlais qui vous sont imposs ou encore le contexte conomique. Mais plus sommairement, le lieu dans lequel vous travaillez peut aussi se rvler stressant. Lutter contre le stress commence tout simplement par fermer la fentre d'o proviennent les bruits d'un chantier. L'open-space est bien videmment souvent considr comme un environnement gnrateur d'anxit. S'il est difficile d'exiger un bureau personnel et un double vitrage, peut-tre pouvez-vous trouver les moyens de vous isoler ? Une musique zen dans les oreilles est autrement plus relaxante que le brouhaha de collgues bavards.

GERER SON STRESS EFFICACEMENT Les remdes comportementaux

Je me fais plaisir

Bien videmment, tout le monde a intrt se faire plaisir. Mais les personnes sous l'emprise du stress auront tendance ngliger cet aspect essentiel de la vie quotidienne. Focalises sur leurs chances respecter ou les exigences auxquelles il faut rpondre, elles peuvent mettre de ct leur bientre personnel. "Il faut se mnager des sources de plaisir". En prenant un bain, en faisant du shopping ou en coutant votre musique prfre, vous trouverez le moyen de fuir le stress, de penser autre chose. Vous serez ensuite dans un meilleur tat d'esprit pour retourner vos activits professionnelles.

La structuration du temps Une relation avec les autres


Changer sa relation au temps et sa relation aux autres Des moments de repos ( retrait) Des moments de convivialit ( passe-temps) Des repres pour se scuriser ( rituels) Des objectifs clairement identifis ( activits) Des moments pour se ressourcer (intimit) Le refus de la manipulation mangeuse d nergie

Grer son temps


Prendre du recul
Atteinte de ses objectifs
Se donner toutes les chances de russir Satisfaction pour soi

Rduction du stress
Moins dagitation, de tension, de pression, defforts, derreurs Fiabilit, efficacit, productivit

Meilleure organisation
Moins dpendant pour se ressourcer Equilibre, nergie
146

Grer son temps

Anticiper Anticiper cest tre conscient quune irrgularit se produise dans ce que lon avait prvu.. En anticipant votre organisation, vous saurez grer les imprvus , et vous pourrez matriser votre temps... Laissez-vous toujours un espace-temps dans votre planification pour grer, sans

Grer son temps


Passer du temps subi au temps choisi, faons de mieux grer son temps :
Affecter un ordre de priorit aux tches accomplir Ne pas remettre plus tard les dcisions ou les actions entreprendre

Rflchir avant dagir

Privilgier le travail programm = permet de respecter les dlais

Optimiser lutilisation de vos capacits crbrales

Alterner les tches de nature diffrente, en vitant la dispersion


148

Grer son temps


Outils de planification

Bien sorganiser pour mieux grer son : Agenda Internet Cahier Lecture Bureau Tlphone Classement Rangement

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Grer son temps


Outils de planification
Conseils :
Ne pas remettre plus tard les actions entreprendre

Affecter un ordre de priorit aux tches accomplir Privilgier le travail programm Barrer chaque tche effectue Rserver lavance des plages de temps Projetez-vous moyen et long terme .
150

Grer son temps


Clarification et gestion des priorits
Les priorits Le degr de priorit dune tche peut tre fonction de son importance et de la dure estime pour sa ralisation.

Quel est le moyen de dterminer quelles sont les tches qui auront la priorit ?
Savoir diffrencier et dfinir pour chacune delles les degrs de priorits

Urgent = proximit de lchance (ce qui ne pourra plus tre fait plus
tard) Important = engagement (ce qui est directement li votre fonction et aux objectifs)
151

Grer son temps

Urgent
Tout ce qui est pressant et ne doit souffrir daucun retard

Important
Chose ou personne de valeur qualitativement et quantitativement
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Gestion des priorits

3 - Tches non importantes et urgentes

1 - Tches importantes et urgentes

4 - Tches non urgentes et non importantes

2 - Tches importantes et non urgentes

Comment rsister la pression de lurgent non-important venant dautrui ?


Si on vous dit
Cest urgent Venez-me voir le plus tt possible Il faudra quon se voit, jai vous parler
Vous penserez me remettre le dossier X Vous viendrez quand vous aurez un moment Puis-je vous voir un instant ?

Vous demanderez
Pour quand le voulez-vous ? A quel sujet ? puis proposer une heure ou une date De quoi voulez-vous mentretenir et quand le souhaitez-vous ?
Oui, bien entendu, nous avions convenu de la date du.., le dossier sera prt De quoi voulez-vous mentretenir ou combien de temps dois-je prvoir ? De quoi sagit-il ? Je suis disponible 11 heures

On verra plus tard Il est prfrable que vous me rappeliez


Je ne peux pas maintenant

Quand est-ce possible ? Quand prfrez-vous ou cest entendu, je vous rappelle 15 h


Pourrez-vous demain matin 10h30 ?

Grer son temps


Quels sont les filtres rgulateurs pour distinguer les priorits ? Sparer les faits des motions Grer les aspects motionnels Prendre du recul Tenir compte de ses rythmes dactivit A viter : Attendre pour agir que la situation soit plus stable Vouloir tout faire seul Sen tenir un seul avis Eviter lexcs de perfectionnisme

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Grer son temps


Dlguer pour gagner du temps Ne pas confondre DELEGUER avec : je me dbarrasse je sous-traite je distribue je refile La dlgation est ponctuelle et limite dans le temps

Celui qui veut tout faire lui-mme, finit par subir


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Grer son temps


Dlguer pour gagner du temps
Que ou quoi dlguer ? Toutes les tches qui peuvent tre partages. A qui dlguer ? A ceux qui ont les comptences.

Celui qui a dj effectu un travail similaire = comptent Celui qui se propose = nouvelle opportunit de progresser

Travailler avec les autres

Travailler toujours en bonne relation avec les collgues

Profiter de la stimulation du groupe

Bnficier des comptences individuelles et des crativits collectives

Grer son temps


Avantages :
Bonne matrise de son temps de travail

Se respecter

Savoir dire non

Etre cratif et trouver dautres solutions

Etre crdible
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Conclusion
Pour y parvenir :

Ayez toujours une vue globale sur vos souhaits

Donnezvous toujours des axes de priorits

Dfinissez toujours votre plan daction

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Le langage

Emploi de la forme affirmative Emploi du prsent Parler au JE tre prcis S interroger sur les je dois, je ne peux pas faire autrement, il faut. Eviter les on, tous, tout le monde, tout le temps, jamais

Lempathie
La capacit: de percevoir les motions dautrui de se placer du point de vue de lautre pour mieux le comprendre dtre rceptif aux signaux indiquant les besoins, les attentes et les inconforts des autres de stimuler les capacits des autres en les encourageant se dpasser

Les modes de communication

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Saffirmer
Dcrire les faits et les consquences Exprimer son sentiment face au problme la 1re personne du singulier Formuler le souhait Poser une question ouverte pour ouvrir le dbat et la recherche de solution

Exercice
Je repre les manifestations de mon stress Je liste les situations o je suis stress Je dcris prcisment mon comportement dans chaque situation Je dcide du comportement que je veux changer Je choisis un modle plus adapt Je dcris trs prcisment le modle sur un papier Je m entrane mentalement (gestion mentale) J agis en situation J analyse ce qui a russi et ce qui a chou Je choisis un modle plus adapt Je m entrane mentalement J agis en situation je recommence jusqu la russite

Comportement efficace
S endormir sur des images agrables et relaxantes se rveiller dans le plaisir avec son slogan ou son image. Se sourire tous les matins devant le miroir. Rpter les penses positives. S entraner respirer volontairement Structurer son temps et se donner des priorits S entraner se voir russir une action avec des images proches de la ralit. liminer les penses parasites et ngatives Faire le bilan de tout ce qui a t agrable et russi en fin de journe. Se faire plaisir Commencer aujourdhui
166

LES TECHNIQUES DE RELAXATION


Caractristiques principales:
Volontaire apprendre

Quelques exemples:
La relaxation musculaire de Jacobson Le training autogne de Schultz Le biofeedback La sophrologie, le yoga, lhypnose, le zen

La relaxation musculaire de Jacobson


Principes fondamentaux:
Tension musculaire = informations de tension = modification du systme limbique (motions) = ractions de stress volontaire des tensions musculaires = anxit Jouer sur la contraction puis le relchement successifs des groupes musculaires

Procdure de relaxation:

Contracter les muscles pendant 7 secondes (partir des pieds et remonter progressivement vers la tte) Suite cette contraction relaxation de lensemble du corps, passer en revue mentalement tous les muscles relchs Stirer pour retrouver une tension musculaire normale la fin de la sance

Le training autogne
Dfinition:
Technique de relaxation profonde proche de lauto hypnose qui utilise la suggestion et la concentration pour liminer le stress de toute sorte accumul dans le corps.

Principes fondamentaux:

tre couch, yeux ferms vocation de dtente, chaleur, poids atteinte dun tat subliminal ( la limite du sommeil) Autosuggestion mentale de ces sensations Partir des extrmits et revenir vers le cur Une sance de 20 min = une phase complte de sommeil profond

LES TECHNIQUES COMPORTEMENTALES


Comportement individuel = symptme du stress ou cause dun surcrot de stress
Principe fondamental : modifier son comportement afin de mieux grer son stress :
En se centrant sur ses motions (ne pas se couper du monde en priode de rvisions) En se centrant sur le problme (le verbaliser) Mixte (verbaliser un problme et les motions lies ce problme)

Les bonnes choses faire


Adopter un comportement affirm et non agressif ni passif (inhib) Savoir ralentir : si stress gestes acclrs, manger plus vite Savoir prendre des instants de dtente, de relaxation chaque jour Apprendre ne rien faire Ne pas gaspiller de temps Le planifier Savoir dire non quand il faut Ne pas penser quau travail

Les bonnes choses faire Prendre le temps de trouver des solutions au lieu de se limiter formuler des problmes. Prendre le temps de respirer entre les phrases et entre les actions. Prendre le temps destimer ses capacits physiques avant dentreprendre une action. Prendre le temps destimer ses capacits motives avant de sengager. Prendre le temps destimer ses capacits intellectuelles avant daccepter une tche. En toute chose, chercher lharmonie au lieu de la comptition.

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Dans le champ du stress, poser la question de laction, cest poser la question de de laction des individus eux-mmes.

CONCLUSION

<<Grer son stress, c'est accepter lchec, de ses rves notamment >>