EL PRINCIPIO DE LA SABIDURA ES EL TEMOR DE JEHOV.

Proverbios cap. 1 v.7

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El conocimiento puede aprenderse de memoria; la sabidura, no. Lawrence Sterne

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METODOLOGA DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA

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METODOLOGA DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA

El propsito es servir como marco de actuacin para que las acciones en sus diferentes fases de ejecucin se conduzcan en forma programada y sistemtica, unificar criterios, delimitar la profundidad con que se revisaran y aplicaran las tcnicas de anlisis administrativo que garanticen el manejo oportuno y objetivo de los resultados. Facilita al auditor la identificacin y ordenamiento de la informacin correspondiente a los registros de hechos, hallazgos, evidencias, transacciones, situaciones, argumentos y observaciones, para su examen, informe y seguimiento.

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METODOLOGA DE LA AUDITORA R ADMINISTRATIVA

Las etapas de la Metodologa Administrativa son:

PLANEACION:
Lineamiento generales que norma la aplicacin de la auditoria administrativa, garantiza la cobertura de factores prioritarios, las fuentes de estudio, la investigacin preliminar, el proyecto de auditora y el diagnostico preliminar sean suficientes pertinentes y relevantes. Tomando en cuenta las condiciones que tienen que prevalecer para alcanzar en tiempo y lugar los objetivos establecidos.

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Para planificar una auditoria es necesario tomar en cuenta los siguientes factores.

Fuentes De Informacin:
Representan las instancias internas y externas a las que se recurre para captar la informacin que se registra en los papeles de trabajo del auditor.

Internas
rganos de Gobierno, rganos de control interno, Socios, Niveles de organizacin, Unidades estratgicas de negocio, rganos colegiados y equipos de trabajo, Sistemas de informacin
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Externas:
rganos Normativos (oficiales y privados); Competidores, proveedores , clientes, usuarios actuales y potenciales; grupos de inters; organizaciones lideres en el mismo giro industrial o en otro; organismos nacionales e internacionales que dicta lineamientos o normas regulatorias y de calidad; redes de informacin en el mercado global

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Investigacin Preliminar:
Para su desarrollo se requiere de un reconocimiento o investigacin preliminar para determinar la situacin administrativa de la organizacin. Revisar literatura tcnica y legal, informacin del campo de trabajo, toda clase de documento relacionada con los factores predeterminados, es el primer contacto con la realidad. Todo esto puede provocar una reformulacin de los objetivos, estrategias, acciones a seguir o tiempos de ejecucin. Perfilar problemas que podran surgir y brindar otra perspectiva. El acercamiento inicial demanda mucha precisin, la informacin debe analizarse con mucho cuidado para evitar confusin en la interpretacin de su contenido.
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METODOLOGA DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA

Investigacin Preliminar:
Se deben de tomar los siguientes criterios: Determinacin de las necesidades especificas Identificacin de los factores que requieren atencin Definicin de estrategias de accin Jerarquizacin prioridades en funcin del fin que se persigue Descripcin de la ubicacin, naturaleza y extensin de los factores Especificacin del perfil del auditor. Estimacin del tiempo y los recursos para cumplir con el objetivo definido.
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INVESTIGACIN PRELIMINAR
Determinacin de las necesidades especificas Identificacin de los factores que requieren atencin Definicin de estrategias de accin Jerarquizacin de prioridades en funcin del fin que se persigue. Descripcin de la ubicacin, naturaleza y extensin de los factores. Especificacin del perfil del auditor. Estimacin del tiempo y los recursos necesarios para cumplir con el objetivo definido.

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Preparacin Del Proyecto De Auditoria

Recabada la informacin preliminar, se debe proceder a preparar la informacin necesaria para instrumentar la auditoria, la cual incluye dos apartados: la propuesta tcnica y el programa de trabajo. La propuesta tcnica est integrada por : Naturaleza: Tipo de auditora que se va a realizar Alcance (reas de aplicacin) Antecedentes: Auditoras previas, mejoramientos recomendados.

Objetivos: Logros que se pretenden alcanzar

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Preparacin Del Proyecto De Auditoria

Estrategia: Ruta fundamental para orientar el curso de accin y asignacin de recursos Justificacin: demostracin de la necesidad de instrumentarla Acciones: Iniciativas o actividades necesarias para su ejecucin Recursos: Requerimientos humanos, materiales y tecnolgicos Costos: Estimacin global y especifica de recursos financieros necesarios Resultados: Beneficios que se espera obtener. Informacin complementaria: Material e investigaciones que pueden servir como elemento de apoyo.
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PROGRAMA DE TRABAJO
Es un enunciado lgico ordenado y clasificado de los procedimientos de auditora a ser empleados, as como la extensin y oportunidad de su aplicacin. Sirve como gua a los auditores durante la auditoria y como registro permanente de la labor efectuada. COMPONENTES: Identificacin: Nombre del estudio Responsables: Auditor a cargo de su implementacin rea(s): Universo bajo estudio Clave: Numero progresivo de las reas, programas o proyectos. (ndices de Auditora).

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PROGRAMA DE TRABAJO
Actividades: Pasos especficos para captar y examinar la informacin Fases: Definicin del orden secuencial para realizar las actividades Calendario: Fechas asignadas para el inicio y termino de cada fase Representacin grfica: Descripcin de las acciones en cuadros e imgenes Formato: Presentacin y resguardo de progresos Reporte de avance: Seguimiento de las acciones. Periodicidad: Tiempo dispuesto para informar avances

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Asignacin De La Responsabilidad
Para iniciar formalmente el estudio, la organizacin designara al auditor o equipos de auditores que estime conveniente, atendiendo la magnitud o grado de complejidad de la auditoria. La designacin como responsable puede recaer en el titular del rgano de control interno, en el encargado de alguna unidad de apoyo tcnico o en un directivo de lnea de alguna de las reas de la organizacin, partiendo de la base de que tenga los conocimientos y experiencia necesarios en la realizacin de la auditoria administrativa.

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CAPACITACIN
Se debe capacitar a las personas o equipo designado, no solo en lo que respecta al manejo de los medios de investigacin que se emplearan para recopilar la informacin, si no en todo el proceso para prepara la aplicacin e instrumentacin de la auditoria.
Se debe dar a conocer al personal el objetivo que se persigue, las reas involucradas, la calendarizacin de actividades, los documentos de soporte, el inventario estimado de la informacin a captar, la distribucin de cargas de trabajo, el registro de la informacin, la forma de reportar, y los mecanismo de coordinacin y de reporte establecidos.

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ACTITUD
La investigacin tiene que llevarse sin perjuicios u opiniones preconcebidas por parte del auditor. Es recomendable que los auditores adopten una conducta amable y discreta, procurarse una imagen positiva; para facilitar su tarea y estimular la participacin activa del personal de la organizacin.
Debe evitar crear falsas expectativas, es de vital importancia que el equipo de auditores se abstenga de hacer comentarios que no tengan un sustento, o de hacer promesas que no puedan cumplir, apegndose en todo momento a las directrices de la auditoria en forma objetiva.

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DIAGNSTICO PRELIMINAR
En esta fase, debe precisar claramente:
los fines susceptible de alcanzar los factores que se van a examinar las tcnicas a emplear y la programacin que se va orientar el curso de accin de auditora. Por lo antes indicado el auditor debe realizar los siguientes pasos:

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DIAGNSTICO PRELIMINAR
Se debe preparar un marco de referencia que fundamente la razn por la que surge la necesidad de auditar, para ello, se deben considerar los siguientes elementos: GNESIS DE LA ORGANIZACIN: Creacin de la organizacin Cambios en su forma juridica Manejo de la delegacin de facultades.
INFRAESTRUCTURA: Esquema de operacin (operacin/funciones). Modificaciones a la estructura organizacional. Programacin institucional Nivel de desarrollo tecnolgico.

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DIAGNSTICO PRELIMINAR
FORMA DE OPERACIN: Desempeo registrado Logros alcanzados Expectativas no cumplidas Proceso de toma de decisiones
POSICIN COMPETITIVA: Naturaleza, dimensin, sector y giro industrial de la organizacin. Competencias centrales Clientes, proveedores y competidores.

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DIAGNSTICO PRELIMINAR
La aproximacin a la realidad de la organizacin debe identificar: Causas y efectos que influyen en el comportamiento de los elementos bajo anlisis. Sustentar los criterios para obtener y manejar la informacin de manera fluida y consistente para respaldar el proyecto de auditora a partir de: Justificar la necesidad de auditar Determinar el alcance de la auditoria Determinar las acciones para atender las prioridades. Establecer criterios para coordinar acciones.
Cuantificar los tecnolgicos. RH, materiales, financieros y

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DIAGNSTICO PRELIMINAR

Conformar el equipo auditor y asignar responsabilidades. Desarrollar el marco de trabajo Seleccionar los enfoques para analizar y manejar la informacin. Precisar los mecnismos de decisin, supervisin y control. Especificar la forma y periodicidad para reportar avances.

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INTRUMENTACIN
En sta etapa se seleccionan y aplican las tcnicas de recoleccin ms viables, de acuerdo a las circunstancias, se eligen indicadores, manejo de P/T, evidencia, y la supervisin necesaria para mantener una coordinacin eficaz.

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RECOPILACIN DE INFORMACIN

Se enfoca en el registro de todo tipo de hallazgo y evidencia que haga posible un examen objetivo. Se debe aplicar un criterio de discriminacin basado en el objetivo de la auditora, la revisin y evaluacin debe de ser continua para mantener una lnea de accin uniforme.

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TCNICAS DE RECOLECCIN
Investigacin documental Observacin directa Acceso a redes de informacin Entrevista Cuestionarios Cdulas

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TCNICAS DE RECOLECCIN
Investigacin documental:
Localizar, seleccionar y estudiar la documentacin que puede aportar elementos de juicio. A. NORMATIVA Acta constitutiva Ley que ordena la creacin de la organizacin Reglamento Interno Tratados y convenios Decretos y acuerdos Normas (nac. y extranjeras). Circulares.
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TCNICAS DE RECOLECCIN
B. ADMINISTRATIVA: Organigramas, manuales, sistemas de informacin, cuadros de distribucin del trabajo, estadsticas del trabajo, plantilla del personal, proyectos estratgicos, inventarios de activos fijos, indicadores financieros y de gestin, estudios de mejoramientos, auditoras administrativas previas.

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TCNICAS DE RECOLECCIN
C. MERCADO: Productos y servicios; reas, poblacin, ingresos, factores limitantes, comportamiento de la demanda, situacin actual, caractersticas, situacin futura (proyectada); comportamiento de la oferta; situacin actual, anlisis del rgimen de mercado, situacin futura (previsible), determinacin de precios.

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TCNICAS DE RECOLECCIN
D. UBICACIN GEOGRFICA: Localizacin, orden especial interno, caractersticas del terreno, cercana con el mercado (clientes y proveedores), distancias y costo de transporte, justificacin en relacin al tamao y proceso.

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TCNICAS DE RECOLECCIN
E. ESTUDIOS FINANCIEROS: Recursos financieros para inversin, anlisis y proyecciones financieras, programas de financiamiento, evaluacin financiera, creacin de valor.

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TCNICAS DE RECOLECCIN
F. SITUACIN ECONMICA: Sistema econmico, naturaleza y ritmo del desarrollo de la economa, aspectos sociales, variables demogrficas, relaciones con el exterior.

G. COMPORTAMIENTO DEL CONSUMIDOR: Cultura, estratos sociales o nivel socioeconmico, grupos de referencia y convivencia, familia, ciclo de vida del consumidor, factores internos de influencia (percepcin, aprendizaje y motivacin), proceso de compra.
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TCNICAS DE RECOLECCIN
OBSERVACIN DIRECTA: Consiste en la revisin del rea fsica donde se desarrolla el trabajo, para conocer las condiciones laborales y el clima organizacional imperante. Se recomienda que el auditor responsable encabece la observacin directa, comente y analice su percepcin con los otros auditores para asegurar que existe consenso en torno al funcionamiento del rea y definir criterios a los que se deber sujetar la auditora.
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TCNICAS DE RECOLECCIN
ACCESO A REDES DE INFORMACIN: Redes, intranet, extranet o query, permite detectar informacin operativa o normativa de clientes, socios, proveedores, empleados, organizaciones del sector o ramo. Facilita el intercambio electrnico de datos y la relacin interactiva con el entorno.

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TCNICAS DE RECOLECCIN
ENTREVISTA Se puede llevar a cabo mediante entrevistas con una o varias personas, brinda informacin ms completa y precisa, ya que se tiene contacto directo con el personal, obtener repuestas rpidas, comentarios y percepcin de actitudes. Para el desarrollo de la entrevista se debe de tomar en consideracin lo siguiente:

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TCNICAS DE RECOLECCIN
ENTREVISTA Saber lo que se quiere, claro el propsito y sentido, es recomendable una gua. Desarrollar un esquema de trabajo, asignar responsabilidades y determinar las reas o unidades a auditar. Concertar previo la cita, que el entrevistado est con tiempo y la tranquilidad para dar informacin y disminuir margen de error e interrupciones. Atender el compromiso en tiempo. Clasificar la informacin recibida.
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TCNICAS DE RECOLECCIN
CUESTIONARIOS: Son instrumentos constituidos por preguntas, predefinidas, secuenciadas y separadas por captulos o temas especficos, que ayuden a mostrar la interrelacin entre las diferentes reas, que en su conjunto brinden un perfil completo de la organizacin. Debe expresar el motivo de su preparacin. Debe de ser especfico al tema.

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TCNICAS DE RECOLECCIN
CUESTIONARIOS: Cuando el proyecto de auditora es muy amplio o la estrategia de implementacin as lo exiga, las pruebas para respaldar las conclusiones pueden resultar muy costosas, en este caso se puede emplear el muestreo sin necesidad de investigar todas las reas de la organizacin. En caso de que en la revisin se advierta que existen irregularidades, las pruebas debern ampliarse hasta conseguir la evidencia suficiente.
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TCNICAS DE RECOLECCIN
CDULAS: Estas herramientas se utilizan para captar la informacin de acuerdo con el objeto y alcance de la auditora. Estn integradas por formularios, que puede incluir bloques, casillas, columnas, que facilitan la agrupacin del contenido para su revisin y anlisis. Permite abrir el rango de captacin y repuesta, comparar conceptos en las repuestas y facilitar el anlisis de resultados.
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GRACIAS POR SU ATENCIN.

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