Profisso Auxiliar Administrativo

Professora Marcela Silvria Arajo CRA/GO 14.110

PROFISSO DE AUXILIAR ADMINISTRATIVO

O Auxiliar Administrativo tem a funo de atuar nas atividades administrativas de uma organizao empresarial. O profissional desta rea tambm recebe o nome de Auxiliar Escritrio, Supervisor Administrativo, Escriturrio.

Quais so as tarefas e responsabilidades de um Auxiliar de Escritrio?

1. Digitar cartas, relatrios, memorandos, atas de reunio e outros documentos.

2. Preparar apresentaes e planilhas.

3. Organizar reunies, apresentaes, jantares e outros eventos.

4. Manter organizado os arquivos da empresa ou setor.

5. Solicitar mveis, papis, formulrios e outros materiais usados no escritrio.

6. Ajudar na recepo se necessrio.

7. Elaborar oramentos e relao de estoque.

8. Pagar contas, faturas bancrias e fazer faturamento.

9. Manter organizado o escritrio e com bom layout.

10. Sugerir e implementar novos mtodos de trabalho.

11. Treinar novos auxiliares de escritrio.

12. Conscientizar os funcionrios para os procedimentos de segurana.

Quais so os requisitos para ser um Auxiliar de Escritrio?

1. Boa habilidade de comunicao escrita e oral.

2. Boa habilidade em usar computadores, processadores de textos e planilhas eletrnicas.

3. Boa habilidade em resoluo de problemas, planejamento e organizao.

4. Firme em clculos

5. Saber trabalhar sob presso, priorizar tarefas e honrar compromissos de datas e trmino de servios.

6. Saber manter informaes confidenciais.

7. Conhecer mtodos, sistemas, procedimentos, equipamentos de trabalho em um escritrio.

8. Deve saber o que cada pessoa da empresa faz.

9. Deve saber manter registros e controles.

10. boa memria

11. bom humor e pacincia

12. confiabilidade e responsabilidade

13. pr-atividade

Qual a formao necessria para ser um auxiliar administrativo?

Por ser uma profisso de apoio e assistncia, no h uma formao necessria, porm, a maioria das empresas exige que o profissional tenha, no mnimo, ensino mdio completo. Tambm para um estudante de administrao, muito interessante atuar como auxiliar administrativo, pois ele aprende na prtica conceitos tericos passados na faculdade, alm de estar sendo supervisionado por um profissional da rea que pode ajudar e tirar dvidas conceituais sempre que necessrio

 exigido, geralmente, que o profissional tenha boa comunicao, conhecimentos do idioma ingls e de informtica, alm da constante atualizao por meio de cursos e palestras da rea.

Mercado de trabalho

O mercado de trabalho nessa rea amplo, visto que muitas novas empresas abrem todos os anos, alm de que a maioria das empresas deve ter um setor que cuida do financeiro e administrativo. Para se destacar no mercado de trabalho, a pr-atividade um ponto muito importante, alm da vontade de se desenvolver e se atualizar.

A Organizao Administrativa

A organizao MUITO importante nos servios de apoio administrativo, ajuda o profissional a ter uma melhor estruturao das atividades que pretende realizar.

Organizao tambm significa, a forma como os dados e documentos so arrumados, guardados, dispostos. Isso importante para que eles no se percam, podendo ser recuperados rapidamente sempre que forem necessrios.

Organizao Trabalho e Lar.

A organizao necessria em qualquer uma de nossas atividades, tanto em casa como no trabalho.

Planejamento ou Estrutura

O que precisa ser feito para realizar aquele servio; Que pessoas devero fazer o servio; Quanto tempo ser preciso para execut-lo; Que recursos materiais e financeiros sero utilizados em sua execuo.

Profissional

O profissional no simplesmente algum que executa funes que lhe foram determinadas e sim algum que consegue se diferenciar em meio a outros que muitas vezes realizam as mesmas tarefas dirias. As empresas esto procura deste tipo de profissional para o seu quadro de pessoal, com o surgimento de padres de Qualidade, o termo tempo dinheiro torna-se cada vez mais real, pois a equao tempo x qualidade tem que ser muito bem administrada. Com isso procura por profissionais que possam desenvolver multifunes sem que a qualidade possa ser colocada parte est cada vez maior.

O perfil esperado do auxiliar administrativo quando a empresa inicia um processo seletivo para contratar um profissional, leva em considerao para a escolha o seu perfil em relao empresa e a vaga a ser ocupada. perfil profissional o conjunto das caractersticas encontradas em um candidato que possam ser teis empresa. Eis algumas destas caractersticas: Competncias, Discrio, Cortesia, Responsabilidade, Sinceridade.

Comunicao

Comunicao o Caminho para o Sucesso e a maior arma para crescer ferramenta indispensvel, pode-se afirmar que a comunicao eficaz a base para o crescimento profissional nos dias atuais, comunicar-se bem no ambiente de trabalho, no dia-a-dia, e saber tratar as pessoas de diversos nveis, desde o Porteiro at o Presidente, sem arrogncia e sem submisso

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Organizao Tarefa ou Atividade

1. Procure entender em a atividade solicitada, inclusive a importncia de sua realizao. 2. Analise se est capacitado a fazer o que foi solicitado, ao contrrio pea ajuda. 3. No realize a atividade sem antes pensar, pois qualquer trabalho deve ser feito a partir de um planejamento. 4. Verifique, ento, quais as condies materiais para fazer o que pedido:

H necessidade de mquinas ou outros equipamentos para realizar o trabalho; O tempo estipulado suficiente; Sero necessrios documentos para consulta, dinheiro, etc.

5.

Busque uma atividade que tenha sido bem-feita, para servir de modelo que foi solicitado; 6. Informe seus colegas sobre o andamento do trabalho. Isso ajuda a eliminar imperfeies e a garantir o xito da atividade. 7. Sempre que possvel, antecipe-se aos problemas, nunca deixando acontecer o pior. 8. Seja o primeiro a supervisionar seu prprio trabalho. Isso significar agir com maturidade Em todos os momentos.

Caractersticas de um Bom Profissional

Aparncia

Mantenha os cabelos cortados e a barba feita, se for o caso; Mantenha as unhas limpas, cortadas e bem cuidadas; Uso constante de desodorantes e de anti-spticos; Uso de fio dental, e escovar os dentes aps as refeies; Tomar banho dirios; Lavar as mos antes das refeies; Organizar e manter limpo o seu ambiente (Trabalho, Casa, Escola, Igreja etc.)

Capacidade de iniciativa
Proatividade Agir, "chegar-se frente", dar um passo para resolver um problema ou uma simples tarefa numa empresa. 24 empresas destacam a capacidade de iniciativa.

Assiduidade

Pontualidade e assiduidade so obrigaes funcionais do funcionrio. So condies preliminares para o desempenho de quaisquer relaes de emprego.
As organizaes em geral, do grande nfase pontualidade e assiduidade como dimenses fundamentais do comportamento do ser humano no trabalho. No ser pontual uma falha comum do ser humano. Mas uma coisa chegar atrasado a um compromisso social, como um chopinho com os amigos. Outra estar atrasado para dar incio jornada de trabalho.

Disciplina

A disciplina imprescindvel no ambiente de trabalho.Nas empresas, sejam pblicas ou privadas, existe uma cadeia de comando que composta por presidente, diretores, coordenadores, supervisores etc. Isso chamado de hierarquia organizacional. Todos estamos subordinados a ela. A disciplina nos possibilita evitar atritos com nossos colegas, bem como com os nossos superiores.

Educao
A educao sempre bem vinda. No podemos confundir o nosso ambiente de aprendizado com a turma de amigos. No processo de educao profissional existem algumas palavrinhas mgicas, tais como:

Por favor; Por Gentileza; Desculpe-me; Muito Obrigado; Bom dia; Com Licena.

Interesse
Busque demonstrar interesse todas s vezes que voc for solicitado. O interesse faz voc ouvir bem o que solicitado, isto propicia uma execuo rpida e eficiente do pedido, o interesse em manter sua mesa organizada, aumenta o rendimento e qualidade de trabalho, o interesse em saber o que a rea faz, possibilita o seu crescimento, e melhor o seu dia-a-dia, possibilitando um melhor aprendizado.

Produtividade

o resultado da soma do seu aprendizado. Aprendizado bom, resultado bom. Aprendizado ruim, resultado ruim. Aprendizado bom, bom profissional voc ser. Ruim, pssimo profissional voc ser. A produtividade exigida de voc aquela que voc capaz de dar. Ento, se esforce sempre para apresentar resultados compatveis com aquilo que foi negociado com seu supervisor.

Qualidade

O termo qualidade vem do latim qualitate, e utilizado em situaes bem distintas. No que diz respeito aos produtos e/ou servios vendidos no mercado, h vrias definies para qualidade: "conformidade com as exigncias dos clientes", "relao custo/benefcio", "adequao ao uso", "valor acrescentado, que produtos similares no possuem"; "fazer bem primeira vez"; "produtos e/ou servios com efetividade". Enfim, o termo geralmente empregado para significar "excelncia" de um produto ou servio.

Qualidade
CONTOLE DA QUALIDADE Tcnicas Operacionais e atividades utilizadas para atender aos requisitos da qualidade GARANTIA DA QUALIDADE Conjunto de aes planejadas e sistemticas necessrias para prover confiana adequada de que um produto ou servio atenda aos requisitos definidos da qualidade
GESTO D QUALIDADE Parte da funo gerencial global que determina e implementa a poltica da qualidade

MELHORIA CONTINUA

O processo de melhoria contnua uma abordagem que visa a reduo gradual de desperdcios, melhoria da qualidade, garantia de uma rea de trabalho segura e aumento de produtividade.

A meta dar aos clientes o que querem e quando querem SEMPRE.

A sigla "ISO" refere-se International Organization for Standardization

A sua funo a de promover a normatizao de produtos e servios, para que a qualidade dos mesmos seja permanentemente melhorada.

Ciclo PDCA de Deming

um ciclo de desenvolvimento que tem foco na melhoria contnua.

Ciclo PDCA

Plan (planejamento) : estabelecer uma meta ou identificar o problema (um problema tem o sentido daquilo que impede o alcance dos resultados esperados, ou seja, o alcance da meta); analisar o fenmeno (analisar os dados relacionados ao problema); analisar o processo (descobrir as causas fundamentais dos problemas) e elaborar um plano de ao. Do (execuo) : realizar, executar as atividades conforme o plano de ao. Check (verificao) : monitorar e avaliar periodicamente os resultados, avaliar processos e resultados, confrontando-os com o planejado, objetivos, especificaes e estado desejado, consolidando as informaes, eventualmente confeccionando relatrios. Atualizar ou implantar a gesto vista. Act (ao) : Agir de acordo com o avaliado e de acordo com os relatrios, eventualmente determinar e confeccionar novos planos de ao, de forma a melhorar a qualidade, eficincia e eficcia, aprimorando a execuo e corrigindo eventuais falhas.

Honestidade

Est relacionada com a confiana que nos depositada, com a responsabilidade perante o bem de terceiros e manuteno de seus direitos. muito fcil encontrar a falta de honestidade quando existe a fascinao pelos lucros, privilgios e benefcios fceis, pelo enriquecimento elcito.

Sigilo
O respeito aos registros das pessoas, dos negcio das empresas, deve ser desenvolvido na formao de futuros profissionais, pois trata-se de algo muito importante. Uma informao sigilosa algo que nos confiado e cuja preservao de silncio e obrigatria. Documentos, registros contbeis, planos de marketing, pesquisas cientficas, hbitos pessoais, dentre outros, devem ser mantidos em sigilos e sua revelao pode representar srios problemas para a empresa.

Competncia O que so as Competncias?

C.H.A.V.E
Competncia Conjunto de conhecimentos, habilidades, atitudes, valores e tica que possibilitam desempenhar determinada funo na busca de resultados concretos.

Competncias Profissionais
1. Conhecimento informao adquirida atravs de estudos ou pela experincia que uma pessoa utiliza. Saber 2. Habilidade a capacidade de realizar uma tarefa ou um conjunto de tarefas em conformidade com determinados padres exigidos pela organizao. Saber fazer 3. Atitude comportamento manifesto que envolve habilidade e traos de personalidade, diretamente relacionado com o querer e a ao. Querer fazer / Como Fazer

C.H.A.V.E

4. Valores expressam preferncias pessoais e convices bsicas de que algo ou um determinado modo de agir prefervel a outro; Os valores se baseiam em julgamentos (juzos) que estabelecem o que correto, bom, aceitvel, tico. 5. tica, Motta (1984) defini como um conjunto de valores que orientam o comportamento do homem em relao aos outros homens na sociedade em que vive, garantindo, outrossim, o bem-estar social, ou seja, tica a forma que o homem deve se comportar no seu meio social.

Prudncia
Todo trabalho, para ser executado, exige muita segurana. A prudncia faz com que o profissional analise situaes complexas e difceis com mais facilidade e de forma profunda e minuciosa.

Coragem
Todo profissional precisar ter coragem, pois o homem que evita e teme a tudo, no enfrenta coisa alguma, torna-se um covarde. A coragem nos ajuda a reagir s crticas, nos ajuda a defender a verdade e a justia.

Perseverana
Qualidade difcil de ser encontrada, mas necessria, pois todo trabalho est sujeito a incompreenses, insucessos e fracassos que precisam ser superados, prosseguindo o profissional em seu trabalho, sem entregar-se a decepes ou mgoas.

 preciso ter fora para ser firme, mas preciso coragem para ser gentil... preciso fora para se defender, mas preciso coragem para no revidar... preciso ter fora para ganhar uma guerra, mas preciso coragem para no se render. preciso ter fora para estar certo, mas preciso coragem para admitir a dvida ou o erro. preciso ter fora para sentir a dor de um amigo, mas preciso coragem para sentir as prprias dores. preciso ter fora para esconder os prprios males, mas preciso coragem para demonstr-los. preciso ter fora para fazer tudo sozinho, mas preciso coragem para pedir ajuda.

Humildade
O profissional precisa ter humildade suficiente para admitir que no o dono da verdade e que o bom senso e a inteligncia so propriedade de um grande nmero de pessoas.

Otimismo
O profissional deve ser otimista para acreditar na capacidade de realizao da pessoa humana, no poder do desenvolvimento, enfrentando o futuro com energia e bom humor.

Responsabilidade Profissional
Orientam a maneira como o homem se comporta diante das situaes que lhe surgem no seu dia-a-dia. O bom senso, principalmente, no processo de tomada de deciso, deve guiar e orientar a fazer a coisa certa e geralmente aceito e validado pela comunidade em que estamos inseridos e pela equipe de projeto.

Caracterizao da Empresa
O conceito de empresa muito semelhante ao de organizao. As empresas nascem quando um grupo de pessoas se junta, se organiza e trabalha coordenadamente em torno de um objetivo comum. O conceito de organizao muito amplo. Pode ser uma fbrica, uma creche, uma loja, uma igreja, um clube, uma associao de moradores uma ONG.

Mas como distinguir uma empresa de uma organizao?

O conceito de Organizao muito amplo. Pode ser uma fbrica, uma creche, uma loja, uma igreja, um clube, uma associao de moradores uma ONG. Empresa, por sua vez, toda organizao que tem como objetivo obter lucro.

Organizao No Governamental (ONG) Significa um grupo social organizado, sem fins lucrativos, constitudo formal e autonomamente, caracterizado por aes de solidariedade no campo das polticas pblicas e pelo legtimo exerccio de presses polticas em proveito de populaes excludas das condies da cidadania.

Setores De Uma Empresa

Funo tcnica ou de produo: A produo definida com o processo pelo qual os insumos so transformados em produtos que vo atender as necessidades da sociedade. a principal parte do trabalho dentro de uma organizao.

Funo financeira ou de contabilidade

Tem como objetivo bsico a obteno de fundos suficientes para manter o negcio em operao, deve-se usar da melhor formas os fundos obtidos, levando em conta no apenas os lucros esperados. realizao de anlise e planejamento financeiro; tomada de decises de investimentos; tomada de decises de financiamento.

Funo Comercial ou Marketing

Determina as necessidades e desejos do consumidor e produz que satisfaam essas necessidades. Dentre suas atividades tmmerchandising (propaganda), localizao e medio da demanda, disponibilizao do produto. O marketing responsvel por trazer novos clientes e manter os antigos. Internet Faixa nas ruas Jornais Anncios em nibus Revistas Propaganda em rdio/TV outdoors

Funo de Recursos Humanos (RH)

Gesto Estratgica - Olha para a "totalidade" da organizao e procura assegurar que as atividades tradicionais de RH contribuam e forneam suporte para as metas da organizao por meio de um processo de planejamento do RH. Planejamento da Fora de Trabalho e do Emprego - Inclui o dimensionamento da fora de trabalho, recrutamento e seleo, gerenciamento dos registros, estabelecimento de planos de sucesso e a sada de empregados. Desenvolvimento de Pessoal Utiliza treinamento, desenvolvimento, gesto de programas de avaliao de desempenho para assegurar que os indivduos com os conhecimentos, habilidades e perfis exigidos estejam disponveis quando for necessrio para que a empresa atinja suas metas.

Remunerao Total - Foca no desenvolvimento, implementao e manuteno de todas as formas de compensao e dos sistemas de benefcios.

Relaes Trabalhistas - Visa as prticas para construo de relaes trabalhistas positivas tanto em ambientes sindicalizados como no sindicalizados. Inclui programas de relaes trabalhistas, procedimentos e polticas de local de trabalho, negociaes sindicais.
Gesto de Risco - O escopo vai desde os programas tradicionais de reduo ou eliminao de riscos de sade e segurana at riscos relacionados a programas de outras reas funcionais. Inclui riscos que possam provir da falhas de treinamento, problemas de turno ver e falhas no planejamento de sucesso e no cumprimento da legislao trabalhista.

Funo Administrativa
Cuida dos servios de compras, estoques e controles. Deve ser informatizada, com a emisso de vrios relatrios de controles, incluindo entrada/sada de produtos, anlise financeira, receita, despesa, patrimnio.
Planejar Organizar Avaliar Controlar Comandar Coordenar Supervisionar

Funo Executiva
Deve se traduzir os planos dos supervisores em planos e ordens imediatos, emitir ordens especficas, supervisionar e motivar os esforos atuais. Dividi-se em diretores e gerentes de departamentos.

Grupos Formais de departamentos

So unidades necessrias ao dia-a-dia operacional cuja funo e importante para a eficincia. Departamento de contabilidade Departamento de engenharia Setor de compras Almoxarifado ...

Tipos de departamentos:

Organizao por funo: baseada na especializao e diviso de trabalho. A funo parte de uma organizao ou atividade. Uma organizao um conjunto de funes compostas para atingir um ou mais objetivos.

Organizao por produto: permite uma descentralizao e surgem unidades com as responsabilidades concentradas em um produto especfico. Organizao por mercado: quando as companhias se tornam grandemente orientadas para, h uma tendncia muito grande de estabelecer uma organizao orientada a atender as necessidades do mercado. Isso exige diferentes foras de venda, promoo, preo, embalagem e outras tcnicas e estratgias de marketing.

Organizao por rea geogrfica prtica comum em empresas multinacionais. Organizao por processo os indivduos so agrupados por habilidades tecnolgica sem nvel de especializao Organizao matricial quando duas organizaes complementares (por projeto e funcional) so fundidas para criar a organizao matricial

Relaes Humanas
A Importncia das Relaes Humanas no Ambiente de Trabalho: As relaes humanas entre indivduos tm vida prpria e peculiar, que ultrapassa as caractersticas de seus componentes e se manifesta no s na relao de um grupo com outro, mas tambm, e principalmente, nas relaes que os membros de um grupo mantm entre si.

inegvel a importncia da racionalizao do trabalho, de seu ambiente fsico,assim como da motivao econmica d o trabalhador. Entretanto, as pesquisas mais abrangentes evidenciam que so de igual ou maior importncia os fatores que influem e determinam as relaes humanas dentro da indstria: relaes entre direo e empregados, relaes entre colegas, relaes entre supervisores e subordinados

Grupo x Equipe
Grupo a unio de pessoas sem um objetivo final comum. O Grupo Organizacional pode ser de dois tipos: formal e informal. Grupo formal composto por individuas que trabalham juntos em uma base regular. criado pela prpria organizao. Depois de atingida a meta, o grupo desfeito. Ex: grupos funcionais, de projeto e comits. Grupo informal criado pelos prprios participantes.

Equipe caracteriza-se basicamente pelo alto grau de participao e envolvimentos dos componentes do grupo em torno de objetivos comuns. O objetivo a prprio essncia do grupo. As pessoas vivem sobre inmeras influncias de sentimentos e desejos; e no se conscientizam do quanto estes fatores interferem em sua maneira de agir e se relacionar.