Habilidades Especficas de Comunicacin

A.-Conduccin

de Presentaciones Orales y

Escritas B.-Conduccin de Entrevistas C.-Conduccin de juntas

Dra. Cruz Mara Judith Alarcn Villegas

Maestra en Salud Publica y Maestra en Administracin de Hospitales. Septiembre 2012.

Conduccin de Presentaciones orales y escritas

Un aspecto formal de la direccin es la comunicacin y las presentaciones formales son una herramienta de comunicacin esencial

Los directivos tienen que dominar los elementos bsicos de la comunicacin pblica, por lo que su eficacia como directivo depende de su capacidad de comunicarse con sus compaeros de trabajo y clientes.

Las habilidades para hablar y escribir son vitales para una buena direccin y muchos empleados nuevos a menudo carecen de estas habilidades o son relativamente dbiles en estas reas.

Elementos esenciales de presentaciones eficaces.

Cmo puede alguien satisfacer todas las demandas de comunicacin que enfrenta un buen directivo?

Existen cinco pasos bsicos para realizar presentaciones eficaces que denominamos como las cinco reglas:
Formular una estrategia para el auditorio y la ocasin especficos Apoyar sus puntos con evidencias adaptadas a su auditorio

Desarrollar una estructura clara

Practicar la presentacin de su materia con un estilo que mejore sus ideas

Complementar su presentacin con respuestas seguras e informadas a preguntas y retos.

El desempeo personal eficaz es una funcin de :

Habilidad

Conocimiento Prctica

Mensajes eficaces.

Elabore una estrategia especfica

1.-Identificar su propsito general para hablar o escribir
Esta tratandogeneral es comunicar persuadir, demostrar o Su propsito de motivar, informar, si est proporcionando ensear? informacin, demostrando una tcnica o desarrollando un informe.

INFORMAR.- Transmisin y retencin de ideas y hechos. MOTIVANDO.-Para lograr una mayor produccin, convenciendo a los dems de adoptar sus ideas o de estimular el orgullo de la compaa, su propsito general es persuadir.

La persuasin requiere el uso de un mensaje motivador, argumentos convincentes y adaptacin al auditorio.

2.-Determinar su propsito especfico

Qu es lo que el auditorio quiere saber? Qu comportamientos o actitudes quiero que mi auditorio adopte?
Tema Propsito General Propsito especifico

Adaptar el mensaje a su auditorio.

Entender sus necesidades, deseos, nivel de conocimiento y actitud hacia su tema.

Asegurarse de que su enfoque est centrado en el auditorio. Presentar ambos aspectos del tema si su auditorio es hostil o no esta comprometido.

3.-Satisfacer las demandas de la situacin.

Las situaciones ms formales demandan un lenguaje y estructura ms formal

Las situaciones informales permiten el uso de expresiones coloquiales y un lenguaje menos rgido.

Desarrolle una estructura clara.

Comenzar con un pronstico de sus principales ideas. Una introduccin eficaz hace tres cosas: Atrapar la atencin de los que escuchan y establece un tono para el mensaje. Proporciona al auditorio una razn para escuchar o leer. Les da un mapa del camino o un rpido esbozo del mensaje.

Elegir un patrn organizacional apropiado

La organizacin es un punto crtico porque afecta la comprensin del lenguaje. Comenzar con lo que el auditorio ya sabe o piensa. Utilizar a la organizacin para aumentar su credibilidad. Ir de lo familiar a lo extrao, de lo simple a lo complejo, de lo viejo a lo nuevo y organizar los pensamientos.

No hacer ms de cinco puntos principales en una comunicacin oral. Si la presentacin es larga, hay que considerar utilizar ayudas visuales como transparencias o entrega de papeles para reforzar el mensaje.

Utilizar transiciones para sealar su progreso.

Concluir con una nota alta Aprovechar la atencin de un mayor auditorio en las conclusiones de su mensaje. Llegar a un cierre mediante el reforzamiento a travs de un resumen de ideas. Utilizar sus ltimas declaraciones para llamar la atencin, reforzar el compromiso con la accin o establecer un sentimiento de buena voluntad.

Apoye sus ideas

Elegir una diversidad de apoyos El apoyo mas eficaz es algo muy conocido para su auditorio. El apoyo incrementa su credibilidad. Puede utilizar una amplia variedad de material de apoyo.

Considerar a su auditorio al elegir el apoyo

Las pruebas nuevas y los videos grabados en vivo tienen mayor impacto. La posicin inicial del auditorio determina el grado al que encontraran que la evidencia es creble. Utilizar evidencias es mejor que no hacerlo.

Utilice ayudas visuales como apoyo

La ayuda visual tiene un impacto notable en la comprensin y la retencin. La ayuda visual tambin mejora la persuasin Mantener ayudas visuales simples y eficaces.

Use un estilo mejorado

La preparacin de mensajes orales y escritos es muy similar Si se pretende dar un discurso o escribir un comunicado, necesita desarrollar su estrategia al identificar sus propsitos, estructurar su mensaje y apoyar sus ideas con evidencias.

Estilo en comunicacin oral.

Preparar sus notas Recordar que el efecto crucial es el estilo de conversacin La presentacin extempornea requiere notas limitadas combinadas con una prctica de entrega frecuente Las ocasiones formales demandan un fraseo preciso que requiere un discurso manuscrito memorizado.

Practique su presentacin
Utilizar una prctica distribuida ms que una prctica masiva Practicar el uso de sus ayudas visuales y preprese para lo inesperado Planear para canalizar su ansiedad al hablar.

Comunicar entusiasmo controlado acerca de su tema

Los oradores eficaces comunican emocin acerca de sus temas Su postura, tono de voz y expresiones faciales indican su actitud. Su discurso debe aparecer como una conversacin animada.

Comprometer a su auditorio con una entrega eficaz.

El contacto visual es la herramienta ms crtica Utilizar un espacio fsico y el movimiento del cuerpo para avivar el mensaje Utilizar espacio para comunicar intimidad o distancia. Utilizar ademanes para acentuar su modo normal de expresin. Evitar cualquier movimiento que distraiga de su mensaje.

Estilo en la comunicacin escrita.

Desarrollar precisin mecnica en su escrito. o Proyectar una imagen profesional. o Los errores pueden distraer a sus lectores e interrumpir el impacto del lenguaje

Practicar la precisin de los hechos en su escrito

La

precisin asegura que su mensaje sea comunicado con claridad. La ambigedad evita la precisin de los hechos.

Construir mensajes escritos con precisin verbal

Las palabras no pueden replicar la realidad Considerar significados denotativos y connotativos de las palabras mientras las escribe. La clave para la precisin verbal es la claridad.

Prestar atencin al tono

El tono est directamente relacionado con la eleccin de las palabras. Ajustar el tono de su mensaje la formalidad de la situacin. El tono afecta como los lectores se sienten acerca del escritor. El escrito debe expresar la cordialidad apropiada. El fraseo positivo es preferible a la negatividad.

Utilizar un formato apropiado

Usted es responsable de crear una impresin de profesionalismo. Las cartas de negocios, memorndum y propuestas tienen formatos especiales.

Suplemento: Preguntas y Respuestas

Anticipar las preguntas y preparar cuidadosamente las respuestas. Preparar las respuestas a las preguntas difciles. Manejar a los receptores hostiles siendo honesto y directo.

Responder a las objeciones en forma ordenada Reafirmar la objecin, Afirmar su posicin Ofrecer apoyo para su posicin Indicar el significado de su refutacin.

Mantener el control de la situacin. Equilibrar las demandas de individuos especficos con el inters del grupo. Mantener los intercambios en un nivel intelectual Prepararse para algn cuestionador con agenda personal.