AUDITORA ADMINISTRATIVA

LA ORGANIZACIN DEL EQUIPO AUDITOR

 La organizacin de un equipo auditor requiere de un

orden jerrquico que garantice el flujo de la informacin de conformidad con la autoridad y responsabilidad asignados a todos y cada uno de sus integrantes.

 Esta divisin del trabajo posibilita que los

miembros del equipo en sus diferentes posiciones, puedan emplear correctamente su potencial y propicia la apropiada conjuncin de conocimientos y criterios para aplicar la auditora de manera objetiva y sistemtica, conforme a las circunstancias que prevalecen en cada etapa, reduciendo el margen de error y el riesgo de ocasionar retrasos innecesarios.

ESTRUCTURA
La formacin del equipo tiene que llevarse a cabo

de acuerdo con la naturaleza, alcance, objetivos y estrategia de la auditora. A partir de esto, es necesario que las personas, tcnicos y profesionales que se incorporen, tengan una clara definicin del papel que se les ha encomendado, por ello es imprescindible determinar la funcin que desempearn en el estudio. La divisin del trabajo en relacin con las funciones que tienen que cumplir, se lleva a cabo considerando los siguientes puestos:

 Coordinador General.

Lder de proyecto.
Asistente o analista de proyecto.

Caractersticas del Coordinador General

Como responsable de la auditoria es necesario

que sea poseedor de una gran experiencia en la materia, la cual puede derivarse de su formacin acadmica y/o profesional, as como de su trayectoria y orientacin personal. El potencial de su participacin puede ser ms significativo si su experiencia laboral proviene del conocimiento de sta clase de esfuerzos en instituciones pblicas y privadas, aunque no es un requisito indispensable.

 El asumir la direccin de una auditoria administrativa

conlleva no slo la responsabilidad de tener la capacidad de respuesta en cuanto a los resultados que se esperan, sino al de mantener un nivel de comportamiento acorde con las necesidades de todos y cada uno de los participantes.

 Su presencia debe constituir una base de

confianza y tranquilidad cifrada en su capacidad para comunicar su visin, el dominio de la tcnica, respaldo moral y liderazgo, traducida en el logro de avances, coordinacin de esfuerzos, espritu de lucha, creatividad y actitud constructiva.

Caractersticas del Lder de Proyecto

En su carcter de enlace entre el coordinador

general, el personal destacado en la auditoria, la organizacin y entorno, el lder representa el eslabn clave para que los objetivos, programa y estrategias propuestas sean susceptibles de alcanzarse. Su personalidad tiene que conjuntar una personalidad tranquila, mesurada, negociadora, analtica y motivadora, capaz de hacer que las cosas sucedan y sucedan bien.

 Por su funcin su trabajo es un tanto cuanto ms

operativo, ya que, aunque tiene la percepcin de conjunto del proyecto, tiene la obligacin de cumplir con:

 -Las lneas de accin de la coordinacin general.

-Acatar las directrices de los niveles de decisin de la organizacin. -Conciliar enfoques, puntos de vista y observaciones. -Imprimir consistencia a las acciones acordadas en el programa de auditoria.

-Vigilar que las fases y tiempos programados se cumplan. Aclarar dudas. -Recabar y resolver observaciones. -Mantener el nivel de desempeo convenido. -Adicionalmente, esta obligado a motivar a los auditores, para que se reafirme en todo momento el espritu de equipo y se puedan obtener los resultados esperados en condiciones ptimas.

Caractersticas del Asistente o Analista de Proyecto

Como personal de primera lnea, es el

responsable de atender directamente a todo el personal que, de una u otra manera, interviene en la auditoria, adems de ser quien va a manejar directamente los papeles de trabajo que contienen los hallazgos, evidencias y observaciones necesarios para derivar los criterios y propuestas que consoliden la aplicacin de la auditoria. Por sta razn, debe de ser capaz de:

 Acatar instrucciones con precisin. Actuar en forma prudente y tranquila. Ser cordial pero firme en sus decisiones. Disciplinado para cumplir con sus obligaciones a

tiempo. Solidario con sus compaeros de equipo. Ordenado con sus papeles de trabajo. Objetivo en la deteccin de hallazgos para soportar las evidencias. Ser preciso en sus observaciones.

 Debido a su posicin, de el depende en gran

medida el evitar crear falsas expectativas o informacin que propicie corrientes de opinin controvertidas, que puedan constituirse en factores de dilacin u obstculos para el logro de resultados.

FUNCIONES GENERALES
Para ordenar e imprimir cohesin a su labor, el

equipo cuenta con un una serie de funciones tendientes a estudiar, analizar y diagnosticar la estructura y funcionamiento general de una organizacin. Las funciones tipo del equipo auditor son:

 Estudiar la normatividad, misin, objetivos, polticas,

estrategias, planes y programas de trabajo. Desarrollar el programa de trabajo de una auditoria. Definir los objetivos, alcance y metodologa para instrumentar una auditoria. Captar la informacin necesaria para evaluar la funcionalidad y efectividad de los procesos, funciones y sistemas utilizados.

 Recabar y revisar estadsticas sobre volmenes y

cargas de trabajo. Diagnosticar sobre los mtodos de operacin y los sistemas de informacin. Detectar los hallazgos y evidencias e incorporarlos a los papeles de trabajo. Respetar las normas de actuacin dictadas por los grupos de filiacin, corporativos, sectoriales e instancias normativas y, en su caso, globalizadoras.

 Proponer los sistemas administrativos y/o las

modificaciones que permitan elevar la efectividad de la organizacin Analizar la estructura y funcionamiento de la organizacin en todos sus mbitos y niveles Revisar el flujo de datos y formas.

 Considerar las variables ambientales y econmicas que

inciden en el funcionamiento de la organizacin. Analizar la distribucin del espacio y el empleo de equipos de oficina. Evaluar los registros contables e informacin financiera. Mantener el nivel de actuacin a travs de una interaccin y revisin continua de avances. Proponer los elementos de tecnologa de punta requeridos para impulsar el cambio organizacional. Disear y preparar los reportes de avance e informes de una auditoria.

CONOCIMIENTOS
Es conveniente que el equipo auditor tenga una

preparacin acorde con los requerimientos de una auditora administrativa, ya que eso le permitir interactuar de manera natural y congruente con los mecanismos de estudio que de una u otra manera se emplearn durante su desarrollo. Atendiendo a stas necesidades es recomendable apreciar los siguientes niveles de formacin:

Acadmica
Estudios a nivel tcnico, licenciatura o posgrado en

administracin, informtica, comunicacin, ciencias polticas, administracin pblica, relaciones industriales, ingeniera industrial, psicologa, pedagoga, ingeniera en sistemas, contabilidad, derecho, relaciones internacionales y diseo grfico. Otras especialidades como actuara, matemticas, ingeniera y arquitectura, pueden contemplarse siempre y cuando hayan recibido una capacitacin que les permita intervenir en el estudio.

Complementaria
Instruccin en la materia, obtenida a lo largo de

la vida profesional por medio de diplomados, seminarios, foros y cursos, entre otros.

Emprica
Conocimiento resultante de la implementacin de

auditoras en diferentes instituciones sin contar con un grado acadmico. Adicionalmente, deber saber operar equipos de cmputo y de oficina, y dominar l los idiomas que sean parte de la dinmica de trabajo de la organizacin bajo examen. Tambin tendrn que tener en cuenta y comprender el comportamiento organizacional cifrado en su cultura.

 Una actualizacin continua de los conocimientos

permitir al auditor adquirir la madurez de juicio necesaria para el ejercicio de su funcin en forma prudente y justa.

HABILIDADES Y DESTREZAS
En forma complementaria a la formacin

profesional, terica y/o prctica, el equipo auditor demanda de otro tipo de cualidades que son determinantes en su trabajo, referidas a recursos personales producto de su desenvolvimiento y dones intrnsecos a su carcter.

 La expresin de stos atributos puede variar de

acuerdo con el modo de ser y el deber ser de cada caso en particular, sin embargo es conveniente que, quien se d a la tarea de cumplir con el papel de auditor, sea poseedor de las siguientes caractersticas:

 Actitud positiva.

Estabilidad emocional.
Objetividad. Sentido institucional. Saber escuchar. Creatividad.

 Respeto a las ideas de los dems. Mente analtica. Consciencia de los valores propios y de su

entorno. Capacidad de negociacin. Imaginacin. Claridad de expresin verbal y escrita. Capacidad de observacin.

 Iniciativa.

Discrecin.
Facilidad para trabajar en grupo. Comportamiento tico.

EXPERIENCIA
Uno de los elementos fundamentales que se

tiene que considerar en las caractersticas del equipo, es el relativo a su experiencia personal de sus integrantes, ya que de ello depende en gran medida el cuidado y diligencia profesionales que se emplean para determinar la profundidad de las observaciones.

 Por la naturaleza de la funcin a desempear

existen varios campos que se tienen que dominar: Conocimiento de las reas sustantivas de la organizacin. Conocimiento de las reas adjetivas de la organizacin.

 Conocimiento de esfuerzos anteriores

Conocimiento de casos prcticos.

Conocimiento derivado de la implementacin de

estudios organizacionales de otra naturaleza. Conocimiento personal basado en elementos diversos.

RESPONSABILIDAD PROFESIONAL
El equipo auditor debe realizar su trabajo

utilizando toda su capacidad, inteligencia y criterio para determinar el alcance, estrategia y tcnicas que habr de aplicar en una auditora, as como evaluar los resultados y presentar los informes correspondientes. Para ste efecto, debe de poner especial cuidado en :

 Preservar la independencia mental

Realizar su trabajo sobre la base de

conocimiento y capacidad profesional aquiridas Cumplir con las normas o criterios que se le sealen Capacitarse en forma continua

 Tambin es necesario que se mantenga libre de

impedimentos que resten credibilidad a sus juicios, por que debe preservar su autonoma e imparcialidad al participar en una auditora. Es conveniente sealar, que los impedimentos a los que normalmente se puede enfrentar son: personales y externos

 Los primeros, corresponden a circunstancias que recaen

especficamente en el auditor y que por su naturaleza pueden afectar su desempeo, destacando las siguientes: Vnculos personales, profesionales, financieros u oficiales con la organizacin que se va a auditar -Inters econmico personal en la auditora -Corresponsabilidad en condiciones de funcionamiento incorrectas -Relacin con instituciones que interactan con la organizacin -Ventajas previas obtenidas en forma ilcita o antitica

 Los segundos estn relacionados con factores que

limitan al auditor a llevar a cabo su funcin de manera puntual y objetiva como son: Ingerencia externa en la seleccin o aplicacin de tcnicas o metodologa para la ejecucin de la auditora. Interferencia con los rganos internos de control Recursos limitados para desvirtuar el alcance de la auditora Presin injustificada para propiciar errores inducidos

 En stos casos, tiene el deber de informar a la

organizacin para que se tomen las providencias necesarias. Finalmente, el equipo auditor no debe olvidar que la fortaleza de su funcin est sujeta a la medida en que afronte su compromiso con respeto y en apego a normas profesionales tales como:

 Objetividad.- Mantener una visin independiente de

los hechos, evitando formular juicios o caer en omisiones, que alteren de alguna manera los resultados que obtenga. Responsabilidad.- Observar una conducta profesional, cumpliendo con sus encargos oportuna y eficientemente. Integridad.- Preservar sus valores por encima de las presiones.

 Confidencialidad.- Conservar en secreto la

informacin y no utilizarla en beneficio propio o de intereses ajenos. Compromiso.- Tener presente sus obligaciones para consigo mismo y la organizacin para la que presta sus servicios. Equilibrio.- No perder la dimensin de la realidad y el significado de los hechos.

 Honestidad.- Aceptar su condicin y tratar de dar su

mejor esfuerzo con sus propios recursos, evitando aceptar compromisos o tratos de cualquier tipo. Institucionalidad.- No olvidar que su tica profesional lo obliga a respetar y obedecer a la organizacin a la que pertenece. Criterio.- Emplear su capacidad de discernimiento en forma equilibrada.

 Iniciativa.- Asumir una actitud y capacidad de

respuesta gil y efectiva. Imparcialidad.- No involucrarse en forma personal en los hechos, conservando su objetividad al margen de preferencias personales. Creatividad.- Ser propositivo e innovador en el desarrollo de su trabajo.

ETICA
La tica, comprendida como el conjunto de

normas que ordenan e imprimen sentido a los valores y principios de conducta de una persona, tales como compromiso, honestidad, lealtad, franqueza, integridad, respeto por los dems y sentido de responsabilidad, constituye uno de los pilares de las normas de actuacin de cualquier organizacin, sea cual sea su actividad y entorno.

 La tica desde un punto un punto de vista

organizacional, puede ser definida como los principios morales y normas que orientan el comportamiento en el mundo de los negocios. Estos principios y normas forman parte de los cdigos de tica que los colegios de profesionales e instituciones preparan, a los cuales se tiene acceso durante el perodo de formacin acadmica y, posteriormente, en el transcurso de la vida productiva.

 La tica es pues, un elemento primordial para la

auditoria administrativa, ya que todas, absolutamente todas las acciones de una auditora deben de sustentarse en ella. Si bien el impacto y credibilidad de su trabajo depende de la precisin y calidad de sus resultados, invariablemente tendr que avalarlo con una conducta tica.

 Es importante anotar, que el licenciado en

administracin es el profesional idneo para encabezar una auditoria administrativa. En la medida que la auditoria administrativa ha demostrado sus bondades, ha generado la necesidad en las instituciones de todo tipo, sector o tamao, de ser considerada como un instrumento vital para evaluar su comportamiento y derivar las acciones procedentes para mejorar su desempeo.