Objetivo

Conocer el concepto de sistema de trabajo Identificar sus componentes. Conocer las caractersticas de un sistema efectivo

Sistema de trabajo

Plan de Negocio

Mapa de la clase
Plan de Negocio Planificacin Proveer Transformar Entrega Evaluacin

Ciclo operativo Sistema de Calidad

Entrada

Proceso
Salida

Procedimientos
Proceso de produccin

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Antecedentes
Un sistema es una coleccin de elementos que trabajan juntos para realizar una tarea. Este concepto esta basado en el principio de sinergismo o la accin concertada de varios rganos. Este concepto comenz a utilizarse dentro del campo administrativo a raz del desarrollo de las computadoras, por ejemplo sistemas de programas, de contabilidad, de ventas, de compras, de procesamiento de datos, etc.
El mismo concepto se utiliza tambin en las ciencias naturales, las ciencias fsicas y la astronoma. Por ejemplo en medicina, sistema digestivo, sistema nervioso, sistema circulatorio, sistema respiratorio, etc. Tambin se habla de sistemas solares, genticos, etc.

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Sistema de trabajo
El equipo de trabajo SUMA esfuerzos, el sistema de trabajo los MULTIPLICA

R E S U L T A D O S

TIEMPO

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Qu es un Sistema?

Un sistema es un conjunto de partes o elementos organizadas y relacionadas que interactan entre s para lograr un objetivo. Los sistemas reciben (entrada) datos, energa o materia del ambiente y proveen (salida) informacin, energa o materia.

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Elementos de un proceso
Hay tres elementos importantes en un proceso: Valor agregado: Aquellas que transforman los datos e insumos para crear informacin y productos o servicios para el cliente.

Traspaso (flujo): Aquellas en las que se entrega de manera interdepartamental o externa la informacin y productos.

Control: Aquellas que permiten que las actividades de traspaso se lleven a cabo de acuerdo a especificaciones previas de calidad, tiempo y costo establecido

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Puede ser fsico o abstracto

Un sistema puede ser fsico o concreto (una computadora, un televisor, un humano) o puede ser abstracto o conceptual (un software). Entre ambos sistemas hay complementariedad, los sistemas fsicos necesitan un sistema abstracto para operar y cumplir sus funciones, (una computadora necesita una programacin). Y tambin los sistemas abstractos necesitan sistemas fsicos para volverse realidad, (un escuela necesita salones, pupitres, iluminacin, etc. para desarrollar un programa de educacin) Los sistemas tienen lmites o fronteras, que los diferencian del ambiente. Ese lmite puede ser fsico (el gabinete de una computadora) o conceptual. Si hay algn intercambio entre el sistema y el ambiente a travs de ese lmite, el sistema es abierto, de lo contrario, el sistema es cerrado.

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Proceso de un servicio
Debemos recordar que un proceso es un conjunto de interacciones humanas y materiales que tienen un inicio y un final, claramente identificables. Es una transformacin, que pretende conseguir al final, un producto que aada valor para el cliente, con respecto a la situacin de partida .
Expectativas y necesidades del cliente

ENTRADAS Recursos

Informacin
Conocimiento

Interaccin estratgica entre las personas y la tecnologa con un conocimiento experto

SALIDA Cliente satisfecho

Residuos, fallos, reprocesos, etc.

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Componentes del sistema

Las entradas

Son la fuerza de arranque del sistema, suministrada por el material, la informacin o la energa necesarios para la operacin de ste.
Las materias primas y las tecnologas que vamos a utilizar para realizar el servicio. La informacin o percepcin de las expectativas, necesidades y problemas que percibimos en el cliente. Las personas que tienen un conocimiento experto sobre los servicios que van a desarrollar.

Para finalizar, habr que valorar las personas que van a realizar el producto, su formacin y la preparacin necesaria para realizarlo.

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Componentes del sistema

Entrada
En los procesos de realizacin de productos tangibles, como la produccin de automviles, lavadoras, etc. el cliente est ausente o juega un papel testimonial.

En cambio, el proceso en un servicio, es la interaccin de todas las entradas en una manera determinada, con mltiples interacciones y coordinaciones entre materiales, equipamientos , tecnologas, y con todas las personas, incluido el usuario/cliente.

En esta interaccin el usuario jugar un rol primordial, normalmente poco significativo al principio y muy activo al final. Por tanto, los resultados dependen tambin de su comportamiento durante el proceso.

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Componentes del sistema

Proceso Acciones que ocurren en forma planificada, y producen un cambio o transformacin de materiales, objetos y/o sistemas, al final de los cuales obtenemos un producto o servicio.

Cmo realizamos las acciones?

Mediante un procedimiento

El procedimiento es el modo de ejecutar determinadas acciones que suelen realizarse de la misma forma, con una serie comn de pasos claramente definidos, que permiten realizar una tarea correctamente.

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Componentes del sistema

Procedimiento Los procesos se pueden hacer de muchas maneras. Por ejemplo el "proceso de levantarme por las maanas". Unas veces pondr el despertador y otras no. Las horas sern diferentes. Algunos das me afeitare otros no. Puedo conseguir resultados parecidos, "Estar presentable en el trabajo y en buenas condiciones fsicas", pero el camino que tomo puede variar cada da segn varios factores. En cambio, si un da decido establecer un "procedimiento de levantarme", querr decir que har las cosas de una manera especfica, siempre las mismas cosas con los mismos utensilios, desde que me despierto hasta que salgo de casa para ir al trabajo. "Un procedimiento es la forma especificada de realizar una actividad o un proceso. Cuando un procedimiento solo lo realiza una persona puede ser que no necesite ningn apunte para acordarse de lo que tiene que hacer. En cambio si este procedimiento es complejo y lo tienen que seguir varias o muchas personas de diferentes departamentos, asegurando que todos lo hacen de igual manera, habr que redactar un documento que deje claro como es el procedimiento.

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Componentes del sistema

Salidas

Es la finalidad para la cual se reunieron elementos y relaciones del sistema, las salidas deben ser coherentes con el objetivo del sistema.

Son fundamentalmente los resultados que conseguimos para mejorar la situacin y la calidad de vida del usuario. En este punto nos tenemos que preguntar siempre si la persona ha mejorado a causa de nuestro servicio y cunto ha mejorado.

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Componentes del sistema

Retroalimentacin Es la comparacin de la salida con un estndar previamente establecido, con el objetivo de controlar el estado de un sistema sujeto a un monitoreo.

En todo servicio se producen residuos, fallos, reprocesos, etc., a veces de manera consciente e intencionada y otras no. Son elementos que se producen al realizar el proceso y no sirven para aportar valor al cliente, son fruto del desgaste de los equipamientos, materiales, el cansancio de las personas, mala organizacin del proceso, etc.

Si el valor que obtenemos es a costa de un alto grado de incidencias inesperadas y exceso de residuos, quizs no ser sostenible en el futuro. La tendencia debe ser a reducir las incidencias y los residuos al mnimo indispensable.

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Sistema efectivo
Para que cualquier sistema sea efectivo, este debe poseer las siguientes caractersticas fundamentales: Debe ser entendido por todos los integrantes de la organizacin. Debe ser un facilitador, nunca un obstaculizador, de la organizacin. Debe ser flexible. Debe estimular la integracin ( la especializacin y la divisin de trabajo tienden a la desintegracin). Debe proveer para la innovacin. Debe estimular cambios positivos. Debe establecer claramente las jerarquas de autoridad y los limites de poder.

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Proceso (preparacin de un pastel)

ENTRADA

PROCESO

SALIDA

Harina
Huevos Leche azcar

Actividad: preparar un pastel

Procedimiento = receta para preparar un pastel.

Pastel

Horno

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Bibliografa
Introduccin a la teora general de la administracin Quinta edicin Idalberto Chiavenato Mc Graw Hill Administracin Estratgica 13 edicin. Thompson Mc Graw Hill.

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