LA OFICINA

PROFESORA Francini Cervantes Gonzlez CTP CARRIZAL

Definicin
Lugar de la empresa o de la institucin, donde la informacin recibida es procesada con el objeto de aportar datos necesarios para la administracin. De esta manera se ayuda a que las actividades u operaciones de la empresa o de la institucin sean mas efectivas.

Caractersticas
Esta integrada por recursos humanos: son todos los empleados que cumplen las tareas de la oficina Recurso materiales: Se refiere al mobiliario y al equipo destinado a realizar las diversas tareas. Dentro del mobiliario de encuentran; los escritorios, sillas para visitantes, sillas giratorias mesas para telfonos, bibliotecas o vitrinas para libros entre otros Existen equipos como el telfono, computadoras, televisores.

Oficinista
Persona que trabaja y ejecuta labores de oficina con los conocimientos, destrezas y habilidades necesarias para el trabajo.

Actividades del oficinista

Las actividades del oficinista varan de acuerdo al tamao y tipo de empresa, sin embargo, entre la variedad de ocupaciones de una oficina se puede sealar las siguientes:

Actividades del oficinista

Tomar dictado y transcribirlos de manera que pueda redactar cartas bien organizadas, telegramas, memorndums e informes.
Manejo de correspondencia: consiste en sellar, subrayar, anotar y clasificar la correspondencia tanto la recibida como enviada. Redaccin de correspondencia: se refiere a la escritura de cartas, u otros mensajes relacionados con las actividades de la oficina.

Archivo de documentos: se refiere a la aplicacin de un sistema que permita organizar y guardar cartas, papeles importantes, fichas, facturas, recibos, catlogos y otros registros comerciales. Registrar informaciones contables: estos registros se refiere a ordenes de compra y de venta, pedido de productos y cotizacin, nominas, otros formularios.

La oficina dentro de una empresa como medio de satisfaccin personal

La oficina, por ser un lugar donde un grupo de personas se organizan para realizar una gran variedad de actividades. Representa para el oficinista la posibilidad de poder realizarse como un individuo capaz de desarrollar destrezas, conocimientos, habilidades actitudes y hbitos de trabajo, que le permitan alcanzar posiciones satisfactoria en la vida.

Oficina virtual
Una oficina virtual es un espacio virtual en el que pueden desarrollarse actividades similares a las de una oficina. Es decir, un lugar donde desarrollan tareas profesionales con el fin de prestar un servicio a los clientes.
La mayora de los organismos pblicos y grandes empresas ofrecen dentro de sus Webs servicios a sus clientes, proveedores y empleados diversas utilidades que sustituyen o complementan los canales tradicionales de comunicacin en el acceso a informacin y la prestacin de servicios.

Elementos necesarios en una oficina

Una impresora lser es necesaria si tenemos que imprimir documentos con una buena calidad. Si lo que necesitamos es imprimir grficos, fotografas o presentaciones, puede que sea mejor la de color. Tener una mquina fax . Un reproductor y quemador CD/DVD. Que otros elementos existen?

Muebles de una oficina

Mobiliario de oficina es el conjunto de muebles de una oficina o lugar de trabajo; son objetos que sirven para facilitar los usos y actividades habituales en oficinas y otro tipo de locales. Normalmente el trmino alude a los objetos que facilita las actividades laborales comunes, trabajo individual, pequeas reuniones en el puesto de trabajo, reuniones en las reas comunes, salas de reunin especficas, reas de Recepcin o Bienvenida, reas de descanso, etc.

Tipos de Mobiliario
Existen varios tipos de mobiliario de oficina, como mesas, sillas, elementos de clasificacin y archivo, tales como bloques o armarios, se consigue completar las necesidades mobiliario bsicas. El mobiliario puede ser el producto del diseo o considerado una forma de arte decorativo.

Factores de ergonmicos de una oficina

Temperatura Iluminacin Colores

Temperatura
El conseguir un buen ambiente es fundamental para que se genere la menor carga posible y reduzca el cansancio, tanto corporal como psicolgico.

En verano se utiliza ropa ligera por lo que la temperatura ideal debera estar entre 23 y 27 C. El abuso de la calefaccin o el aire acondicionado (menos de 10 o ms de 27 C) nos puede llegar a provocar el llamado estrs trmico.

Iluminacin
Fijaremos el nivel de manera de lograr la iluminacin ms adecuada, ya que este factor influye directamente en la salud de los ojos , as como aspectos psicolgicos , estados de nimo ,etc.

Colores
El color influye directamente sobre la presin de la sangre, los msculos y los nervios y provoca importantes asociaciones en el cerebro humano. Por lo tanto puede tener efectos estimulantes o relajantes. Prefieren colores suaves y claros que humanicen su entorno como, por ejemplo, los colores pastel clidos en amarillo y beige. Por razones prcticas, los colores neutros, como el gris metalizado y los tonos antracita, se utilizan a menudo en las oficinas. No obstante, todos los elementos son importantes: la alfombra, las paredes, y por supuesto el mobiliario.

Distribucin del espacio

Busca contribuir al incremento de la eficiencia de las actividades que realizan las unidades que conforman una organizacin. Proporciona a los directivos y empleados el espacio suficiente, adecuado y necesario para desarrollar sus funciones de manera eficiente y eficaz, y al mismo tiempo permitir a los clientes de la organizacin obtener los servicios y productos que demandan bajo la mejores condiciones.

Procurar que el arreglo del espacio facilite la circulacin de las personas, la realizacin, supervisin y flujo racional del trabajo y adems, el uso adecuado del elementos materiales y de ese modo reducir tiempo y costos para llevarlos a cabo.

Aseo, orden, ruido

Ciertos elementos son en extremo molestos para los empleados de la oficina y deben evitarse siempre que sean posibles.

La mugre, el humo y el holln son objetables, y debe evitarse su presencia en el local de una oficina y reas cercanas. Los ruidos de la calle son molestos e interfieren con los esfuerzos de la concentracin mental.