UNIVERSIDAD AUTNOMA DE SINALOA FACULTAD DE CONTADURA Y ADMINISTRACIN

Computacin II
Anlisis y Diseo de Sistemas de Informacin

Dr. Felipe de Jess Elenes Bueno

Culiacn, Sin., enero de 2011

QUE ES UN SISTEMA?

Conjunto de elementos y procedimientos ntimamente relacionados y que tienen un propsito determinado. Sistema: Es un conjunto de componentes que interaccionan entre s para lograr un objetivo comn.
EJEMPLOS DE SISTEMAS:

Sistema Solar, Sistema Circulatorio, Sistema Educativo, Sistema Poltico, Sistema Empresarial, etc.
QU ES UN SISTEMA DE INFORMACIN?

Sistema de Informacin: es el resultado de la coordinacin de procedimientos, mtodos o rutinas consecutivas, diseados para integrar un complejo organizado, enfocado a lograr el mximo control de las operaciones efectuadas por una empresa, a travs del eficiente manejo de la informacin que fluye dentro de la misma.
Mtodo 1 Procedimiento 1 SISTEMA Procedimiento n
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Mtodo n

Procedimiento: es un conjunto determinado de mtodos, es decir, con un significado mayor.

Mtodo: es una secuencia ordenada, cronolgica y eficiente de actividades que deben ejecutarse para lograr un resultado especfico.
QUE ES UN SISTEMA DE PROCESAMIENTO DE DATOS?

sistema de procesamiento electrnico de datos: es un conjunto de procedimientos, mtodos, rutinas consecutivas que se ejecutan en forma coordinada y que han sido diseadas para lograr el mximo control de las operaciones efectuadas por una empresa, a travs del eficiente manejo de la informacin que fluye dentro de la misma, utilizando como herramienta principal de procesamiento un equipo de computacin electrnica.

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QUE ES EL ANALISIS DE SISTEMAS?

Una actividad a travs de la cual se estudian y analizan detenidamente todos los elementos que integran un sistema de informacin administrativo, con la finalidad de coordinarlos de la mejor forma posible y disear de esa aqul con el cual se obtengan los mejores resultados y el mximo aprovechamiento de los recursos disponibles.
QUE ES UN ANALISTA DE SISTEMAS? Un especialista en esta rama, que rena todas las cualidades, conocimientos y experiencia necesaria para cumplir con tal funcin.

CUALIDADES DESEABLES: Sentirse cmodo de trabajar con la gente. Ser entusiasta en su trabajo y lograr hacerse reconocer como autoridad que puede comprender y mejorar una situacin dada. Tener curiosidad bsica, junto con la habilidad innata de pensar ms all de lo inmediato y de saber analizar lo presente, para con base en ello crear algo nuevo.
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Continuacin

Tener capacidad para analizar un problema en forma objetiva, dejando al margen los conceptos preconcebidos que sobre el mismo pueda formarse. Tener facilidad para familiarizarse con la organizacin e identificarse con la administracin de la empresa. Tener habilidad en el arte de la comunicacin con la gente. Saber comprender la naturaleza humana y tener la habilidad de tratar con personas de todos los niveles, pues es necesario tener en cuenta que el sistema mejor diseado, nunca ser un xito sin la comprensin y cooperacin de los que tienen que ver con su operacin. Ser metdico y ordenado en su trabajo. Tener capacidad para tomar decisiones en reas que sean de su responsabilidad, especialmente, cuando se vea en la necesidad de seleccionar entre diferentes posibilidades para escoger la que considere ptima.

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FUNCIONES QUE REALIZA:

Efecta la definicin de problemas a resolver en la empresa, haciendo intervenir a los directivos involucrados, a fin de establecer los objetivos que deben alcanzarse. Planea y programa los trabajos a realizar, previa evaluacin del problema planteado. Analiza la situacin actual de los elementos involucrados dentro del problema propuesto, determinando requerimientos y diseando un sistema como solucin al mismo, ya sea rediseando uno ya existente, o creando uno nuevo en case de no existir ninguno. Se coordina con los programadores a fin de que stos elaboren los programas para la computadora de acuerdo al sistema diseado. Elabora los manuales e instructivos para todos los niveles, donde quedar claramente establecido el funcionamiento del sistema diseado, en trminos de entradas de datos que aceptar, operaciones necesarias para el proceso de dichos datos y salidas que sern obtenidas como producto del mismo.

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Continuacin

Dirige y supervisa la implantacin del sistema diseado. Actualiza los sistemas diseados de acuerdo con los problemas detectados durante la fase de supervisin de los mismos. Trabajar como miembro de un equipo aplicando su conocimiento especializado a alguna de las fases del proyecto en desarrollo. Prestar asesora tcnica en casos necesarios a todas las secciones que formen parte del departamento de computacin donde preste sus servicios.
Es necesario dejar claro que se pueden ubicar 2 mbitos en el anlisis y diseo de un sistema: Diseo de los procedimientos de los departamentos ajenos al departamento de Computacin. Anlisis y diseo de los procedimientos que internamente desarrollar el Departamento de computacin para lograr procesar los datos que recibir de los diferentes departamentos.

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ELEMENTOS DE UN SISTEMA:

En todo sistema podemos encontrar los siguientes elementos: Elemento humano; se refiere a las personas que intervienen en cualquier sistema, y son la fuerza que impulsa a los elementos materiales y tcnicos. Elementos materiales; son todos aquellos elementos objetivos que podemos ver, tocar, contar o usar, siendo susceptibles de una medicin y control efectivo y que de alguna manera intervienen en la optimizacin de un sistema, ya que facilitan o permiten el trabajo del elemento humano Elementos tcnicos; son todos aquellos que tienen como finalidad el lograr el mayor aprovechamiento de los restantes elementos de que consta un sistema. Estos elementos tcnicos normalmente los encontramos normalmente en instructivos de trabajo, organigramas, manuales de procedimientos, catlogos de cuentas, manuales de puestos, etc. Dentro de estos elementos estn tambin los sistemas operativos, compiladores, programas, etc., tratndose de sistemas que utilizan equipos de computacin electrnica.
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SISTEMAS DE INFORMACION MS COMUNES DE UNA EMPRESA: Independientemente del giro de las empresas, los sistemas de informacin ms comunes que podemos encontrar son: Contabilidad general. Control de inventarios. Facturacin y ventas. Cuentas por cobrar. Cuentas por pagar. Maquinas y recursos humanos. Control presupuestal. Control de activos fijos. Etc. NECESIDADES E IMPORTANCIA DE LA INFORMACION DENTRO DE LAS EMPRESAS:

La informacin se requiere en todas las actividades humanas, el individuo que posee una adecuada informacin tiene en sus manos el elemento mas eficaz para la toma de sus decisiones personales.

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II PROYECCION DE UN SISTEMA A.-- DETECCION DE LA NECESIDAD DE DISEAR U OPTIMIZAR UN SISTEMA: Entre ellos podemos mencionar, entre otros, los siguientes: Poca eficiencia en los trabajos que se llevan a cabo. Operaciones que se realicen desordenadamente. Operaciones que se retrasan a consecuencia de trabajos precedentes que fallan continuamente. Trabajos a los cuales se les dedica tiempo en exceso. Trabajos que provocan desperdicios en los recursos destinados a su ejecucin. Trabajos que son exigencia constante. Duplicidad de informacin. Duplicidad de actividades.

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B.- DEFINICIN DE OBJETIVOS: Entre algunos de los objetivos que pueda satisfacer la mejora de los sistemas, tenemos el aumento de la efectividad en las operaciones y el de obtener la mayor economa en su ejecucin. El primero de ellos puede lograrse mediante lo siguiente: Mejorando el servicio a terceros (clientes, causantes, etc.) Mejorando las relaciones pblicas. Mejorando la calidad, cantidad y formato de la informacin proporcionada a la administracin. Eliminando los servicios en conflicto o que se traslapan. Obteniendo mayor velocidad y precisin en procesamiento de datos y la preparacin de reportes. Mejorando la coordinacin entre las diferentes unidades operativas y del personal. Aumentando la eficiencia del ejecutivo. Obteniendo una mayor eficiencia operativa al hacer posible la accin ms rpida en las decisiones administrativas.
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Por lo que respecta al objetivo economa, se podr alcanzar teniendo lo siguiente: Mejorando la productividad burocrtica. Reduciendo los costos de operacin y burocrticos Eliminando funciones y actividades innecesarias. Reduciendo requisitos de inventario y otros referentes al capital de trabajo. Obteniendo la mxima utilizacin del personal y del equipo de que se disponga. C.- FIJACIN DE POLTICAS: Las polticas constituyen las directrices que encausan la accin; es decir que las polticas orientan los medios que han de utilizarse para conseguir el objetivo propuesto. Un ejemplo de un objetivo puede ser: Disear un sistema para obtener todos los informes referentes a cuentas por cobrar, mximo tres das despus del cierre de mes; las polticas podran ser: usando una computadora electrnica con un costo no mayor de $ 8,000.00 mensuales, sin aumentar fuerza de trabajo, etc.
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D.- PLANES Y PROGRAMAS TENTATIVOS El plan para el desarrollo de un sistema es un ordenamiento lgico, cronolgico y secuencial de las actividades que han de efectuarse hasta cumplir con la labor emprendida. El programa es la incorporacin de tiempos estimados de realizacin a cada una de las actividades que componen el plan, e indica las fechas de iniciacin y terminacin de cada una de ellas. Por otra parte, tambin nos indica la fecha de implantacin del sistema, y el tiempo total de implantacin de los trabajos. E.- DOCUMENTACION DEL PROYECTO PARA SU PRESENTACION Y APROBACION EN SU CASO A LA GERENCIA DE ALTO NIVEL: Un posible contenido de este paquete, que bsicamente debe estar dirigido a los ejecutivos que van a decidir sobre el inicio del trabajo, puede ser el siguiente: Definicin del problema detectado Objetivos y polticas establecidas Planteamiento de una solucin probable Planes y programas de trabajo Conclusiones y ventajas que se espera obtener
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F.- COMUNICACIN DEL PROYECTO A LA GERENCIA Una vez documentado el proyecto, se procede a la distribucin y comunicacin del mismo a las personas afectadas. Es conveniente hacer esta comunicacin en una junta con los principales ejecutivos afectados donde se d una explicacin clara del problema y como se piensa solucionar, destacando las principales ventajas que se espera obtener con la solucin. Como puntos clave a tener en cuenta para preparar y dirigir una junta, se pueden recomendar los siguientes: COMO PREPARARSE PARA DIRIGIR UNA JUNTA 1. - Hacer un esbozo de la junta. Determinar el tema con todos sus detalles y objetivos Hacer el guin Hacer una lista de los puntos clave de cada tema Estudiar las caractersticas de los participantes
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2. - Hacer el plan de trmite a seguir Que decir Como decirlo Para que decirlo Buscar conclusiones 3. - Tener listo todo lo necesario Material para los participantes Material para el director Material accesorio Calendario y horario (avisar con toda oportunidad a los participantes) 4. - Tener el lugar de la junta en buenas condiciones Prever que todos los participantes se sientan cmodos Asegurarse de que todos vean y oigan perfectamente Procurar buenas condiciones higinicas dentro del local

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COMO DIRIGIR LA JUNTA 1. - Preparar al grupo Hacer que el grupo se sienta cmodo Definir la intencin y el objetivo de la junta Eliminar las idas ambiguas y hacer que el grupo se sienta responsable de los que se tratar

2. - Promover la participacin de todos Lograr la participacin y obtener hechos y opiniones Mantener a los participantes dentro del tema Mantener el inters y el ritmo en los temas tratados Aclarar, puntualizar y registrar ideas y comentarios
3.- Lograr la aceptacin del grupo Evaluar, ordenar, combinar y eliminar ideas Buscar conclusiones Buscar la aceptacin de las conclusiones

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4. - Resumir Indicar lo ms importante tratado en la junta Mencionar las soluciones que logr el grupo Mencionar los puntos pendientes de la evaluacin 5.- Imprimir el resumen de lo tratado en la junta y distribuirlo posteriormente No hay que olvidar que para la comunicacin de todos los tpicos a tratar en la junta, es muy conveniente hacer uso de todas las ayudas audiovisuales que se tengan disponibles. Una vez efectuada la comunicacin de proyectos a las personas responsables de decidir sobre el mismo, solo resta esperar la decisin para iniciar en firme las actividades enfocadas al anlisis y diseo del sistema en cuestin.

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III TECNICAS A UTILIZAR PARA EL ANALISIS Y DISEO DE UN SISTEMA

Todo sistema al ser diseado deber contemplar como un requisito indispensable el que la secuencia de las operaciones de que constar, as como el flujo y tipo de los datos que se manejarn debern ser claramente establecidos, adems de definir claramente las excepciones que pueden presentarse.
A- TABLAS DE INFORMACIN. B- TABLAS DE DECISIONES. C- DIAGRAMAS DE FLUJO.

A- TABLAS DE INFORMACIN

Estas tablas son utilizadas para presentar informacin tabularmente con diferentes propsitos, en un formato conciso que permita su fcil lectura y comprensin.

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EJEMPLO DE UNA TABLA DE INFORMACIN

FINCAS URBANAS EN LOS MUNICIPIOS MS IMPORTANTES DEL ESTADO DE SINALOA CANTIDAD DE PREDIO SEGN SU VALOR MUNICIPIO TOTAL 1-300,000 300,001500,000 3,500 1,200 500,001- 1,000,001- MAS DE 1,000,000 2,500,000 2,500,000 2,000 1,000 2,800 800 1,200 500

AHOME GUASAVE

59,500 33,500

50,000 30,000

GUAMUCHI 23,200 L CULIACAN 114,000 MAZATLAN 71,000

20,000
100,000

1,000
5,000

1,500
4,000

500
3,500

200
1,500

60,000

2,000

3,000

4,000

2,000

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PROBLEMA: DETERMINAR LAS POSICIONES DE LOS JUGADORES DE UN EQUIPO DE BEISBOL CON LOS SIGUIENTES DATOS:

Andrs est peleando con el catcher La hermana de Eduardo es la prometida del segunda base Armando y el tercera base viven en el mismo edificio Pablo y Alejandro ganaron al pitcher $1,000.00 en una apuesta Eduardo y los fielders juegan golf en sus tiempos libres Toda la batera y cuadro bajo, excepto Armando, Alejandro y Hctor, son ms bajos que Samuel Armando, Pablo, Roberto y el catcher echaron a la alberca al segunda base La esposa del pitcher es la hermana del tercera base y el tercera base y el catcher cada uno tiene dos hijos Eduardo, Hctor, el right y el center, son solteros Roberto, el tercera base y el short apostaron a Pablo $300.00 en el ftbol Samuel regal un carro a su esposa Las esposas de Andrs y Pablo son hermanas de Miguel, que es soltero Miguel tropez con el center al atrapar la bola
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PUESTOS EDO JUGADORES CIVIL ANDRES EDUARDO ARMANDO PABLO ALEJANDRO SAMUEL ROBERTO HECTOR MIGUEL EDO. CIVIL C S C C C C S S S N N 7 N N N N N N C

P N N N N 2 N N N N C

C N N N 9 N N N N N

1a N N N N N N N 5 N S

2a 6

3a

SS N 8 N N N N N N N

LF N N N N N 1 N N N

CF N N N N N N 3 N N S

RF N N N N N N N N 4 S

N N N N N N N N C

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Los efectos de practicar tablas de informacin se muestra en el siguiente ejemplo: Prez, Rodrguez y Jurez son el fogonero, el guardafrenos y el maquinista de un tren, pero no respectivamente; tambin van a bordo del convoy tres hombres de negocios que llevan los mismos apellidos: Sr. Prez, Sr. Rodrguez y Sr. Jurez.
El Sr. Rodrguez vive en santa Cruz de la Sierra (Bolivia). El guardafrenos vive exactamente entre Buenos Aires y Santa Cruz de la Sierra. El Sr. Jurez gana exactamente 20,000 dls. Anuales. Uno de los pasajeros, el vecino ms prximo del guardafrenos gana exactamente tres veces ms que ste. Prez le gana al fogonero en el billar. El pasajero cuyo nombre es el mismo que el guardafrenos vive en Buenos Aires. Quin es el maquinista?
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B.- TABLA DE DECISIONES Otra ayuda en el estudio y diseo de los sistemas, es la tabla de decisiones. El objeto de esta es suministrar informacin relativa a los problemas y soluciones, tambin en formato conciso y fcil de leer y entender. El enfoque utilizado obliga a reducir cada problema a su forma ms simple, acomodando y presentando alternativas lgicas bajo diferentes condiciones. El formato de una tabla de decisiones es el siguiente: REGLAS
Encabezado de la tabla 1 2 3 4 5 6 7

Sector de condicin

entradas

de condicin

Sector de acciones

entradas

de accin

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EJEMPLO A: Considrese el narrativo que puede documentar una parte de la lista de compras de una institucin: Si las papas cuestan menos de $ 3.00 el kilo, comprar 20 kilos. Si no cuestan menos de $ 3.00 el kilo, comprar 10 kilos de nabos.
Tabla de compras de la institucin 1 las papas cuestan menos de $3 por kilo 1 S 2 N

1 comprar 20 kilos de papas 2 comprar 20 kilos de nabos

X 0

0 X

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EJEMPLO B: Considrese el narrativo un poco ms complicado que podra proporcionar un empleado en el departamento de crdito de una compaa pequea: Cuando se recibe un cheque en pago de una cuenta, aplicamos el pago a la factura insoluta ms antigua, siempre y cuando el cliente con indique una factura especfica al remitir el cheque. Si especfica una factura, entonces acreditamos el pago al importe de esa factura.
Tabla del departamento de crdito 1 2

1 pago de cheques que seale la factura

1 acreditar factura sealada 2 acreditar a la factura ms antigua

S
X 0

N
0 X

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ESTRUCTURACION DE LAS TABLAS DE DECISION Existe una relacin muy importante entre el nmero de condiciones y el nmero de reglas que se requieren para proporcionar un curso de accin para todas las posibles combinaciones de condiciones. Al conocer el nmero mximo de condiciones, conocemos tambin el nmero mximo de reglas necesarias para proporcionar acciones para cada combinacin. Recurriendo a la aritmtica, vemos que una condicin que tenga dos estados produce dos posibilidades; dos condiciones producen dos veces dos. O sea cuatro posibilidades y as sucesivamente. En consecuencia, tres condiciones producen: 2 x 2 x 2 = 8 combinaciones posibles. Otra manera de escribir 2 x 2 x 2, es 23 que es dos a la tercera potencia El hecho es que dan z condiciones en dos situaciones (si o no) donde z representa el nmero de condiciones, 2z = nmero de combinaciones posibles o sea 2 multiplicado por z nmero de veces por s mismo
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Dado el narrativo: Si el automvil arranca iremos al da de campo, siempre que el tiempo este bueno y tengamos permiso; sino nos iremos a nadar a nuestra piscina interior. Las condiciones y acciones se determinan como sigue: Condiciones: 1. El automvil arranca. 2. Buen tiempo. 3. Tener permiso. Acciones: 1. Ir al da de campo 2. Ir a nadar
Salida al campo El automvil arranca Buen tiempo Tener permiso Ir al da de campo Ir a nadar 1 S S S X 0 2 S S N 0 X 3 S N S 0 X 4 S N N 0 X 5 N S S 0 X 6 N S N 0 X 7 N N S 0 X 8 N N N 0 X

1 2 3 1 2
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C.- DIAGRAMAS DE FLUJO La tcnica de diagramacin es una de las ms utilizadas en el diseo de sistemas. Consiste sta en la representacin grfica de la secuencia de operaciones a realizar como parte de un procedimiento. La representacin grafica, es decir el diagrama, puede referirse a diferentes aspectos dentro de un sistema; por ejemplo, puede utilizarse para la representacin grfica de la secuencia de operaciones que debe efectuar un programa para una computadora, o bien para representar la secuencia o flujo de operaciones a realizar dentro de un procedimiento del sistema; por ejemplo, podemos hablar de un diagrama de flujo del programa de impresin de estados de cuenta de alumnos, o bien del diagrama de flujo del procedimiento Inscripcin de alumnos

En el caso de diagramas referentes al flujo de los procedimientos de un sistema se les conoce como fluxogrmas o diagramas de flujo del sistema, y en el caso de referirse a un programa como diagrama de flujo de un programa o diagrama de bloques.
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SMBOLOS BSICOS

PROCESO

ENTRADA/SALIDA

CONECTORES

SMBOLOS RELACIONADOS CON PROGRAMACIN

DECISION

TERMINAL

PROCESO PREDEFINIDO

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SMBOLOS RELACIONADOS CON SISTEMAS

TARJETA PERFORADA

DOCUMENTO

DISCO MAGNETICO

CINTA MAGNETICA

DISPLAY

CINTA DE PAPEL

OPERACIN MANUAL

ENTRADA MANUAL

OPERACIN DE TECLADO

FUSION

OPERACIN AUXILIAR

PREPARACION

DIRECCIONAMIENTO

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