TECNICAS DE AUDITORIAS ISO 19011 : 2002

DIRECTRICES PARA LA AUDITORA DE SISTEMAS DE GESTIN DE CALIDAD Y/O AMBIENTAL

Norma ISO 19011 : 2002

El Numeral 1, el alcance, y 3 trminos y definiciones.

2 referencias normativas ISO 9000, Sistemas de gestin de la calidad Fundamentos y vocabulario. ISO 14050, Environmental Management Vocabulary.

Norma ISO 19011 : 2002

El numeral 4 describe los principios de auditora. Entender estos principios ayudar al usuario a apreciar la naturaleza esencial de las auditoras y es una introduccin necesaria a los numerales 5, 6 y 7.

El numeral 5 proporciona orientacin acerca del establecimiento y gestin de programas de auditora, es decir, grupos de una o ms auditoras planeadas dentro de un perodo de tiempo especfico y dirigidas hacia un propsito especfico. En este numeral se tratan aspectos tales como la asignacin de responsabilidades para la gestin de programas de auditora, el establecimiento de objetivos, la coordinacin de actividades de auditora y el suministro de recursos suficientes a los equipos de auditora.

Norma ISO 19011 : 2002

El numeral 6 brinda orientacin acerca de la realizacin de auditoras de sistemas de gestin y/o ambientales, incluida la seleccin de los equipos auditores. El numeral 7 proporciona orientacin sobre la competencia de los auditores. Presenta a grandes rasgos las habilidades y el conocimiento necesarios para ser competentes en el manejo de una auditora. Proporciona orientacin sobre los atributos personales necesarios para ser un auditor, sobre educacin, experiencia laboral, formacin del auditor y experiencia en auditora, que son los indicadores que revelan si una persona ha adquirido las habilidades y conocimiento apropiados.

Finalmente, el numeral 7 esboza un proceso para la evaluacin de auditores.

Norma ISO 19011 : 2002

Aunque la norma se aplica a la auditora de sistemas de gestin de la calidad y/o ambiental, el usuario puede considerar adaptar o ampliar la orientacin suministrada aqu, para aplicarla a otros tipos de auditoras, incluidas las de otros sistemas de gestin.

OHSAS 18001 : 2000

AUDITORIA DEL S.G.I NTC - ISO9001 ISO14001 OHSAS18001

PROCESO SISTEMATICO, INDEPENDIENTE Y DOCUMENTADO PARA OBTENER EVIDENCIAS DE LA AUDITORIA Y EVALUARLAS DE MANERA OBJETIVA CON EL FIN DE DETERMINAR LA EXTENSION EN QUE SE CUMPLEN LOS CRITERIOS DE AUDITORIA.

Mejorar con acciones correctivas las no conformidades que

puedan presentarse.

No confundir con la interventora o la INSPECCIN

AUDITORIA DE CALIDAD NTC GP1000:2009

Clusula 8.2.2 Auditoria interna:

La entidad debe llevar a cabo a intervalos planificados auditorias internas para determinar si el sistema de gestin de la calidad y/o ambiental:
a) Es conforme con las Disposiciones planificadas, con los requisitos de esta norma y con los requisitos del sistema de gestin de la calidad establecidos por la organizacin, y b) Se ha implementado y se mantiene de manera eficaz, eficiente y efectiva.

OBJETIVOS DE LA AUDITORIA S.G.I.

Para Garantizar el Mejoramiento Continuo. Encontrar Oportunidades para la Mejora. Cumplir con el Requisito 8.2.2 de GP1000.

PRINCIPIOS DE AUDITORA

1- Conducta tica 2- Presentacin ecunime 3- Debido cuidado Profesional 4- Independencia 5- Enfoque basado en la evidencia

PRINCIPIOS DE AUDITORA

1- Conducta tica

El fundamento de la profesionalidad. La confianza, integridad, confidencialidad y discrecin son esenciales para auditar

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PRINCIPIOS DE AUDITORA
2- Presentacin ecunime

La obligacin de informar con veracidad y exactitud Los hallazgos, conclusiones e informes de la auditora reflejan con veracidad y exactitud las actividades de la auditora

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PRINCIPIOS DE AUDITORA 3- Debido cuidado profesional.

La aplicacin de diligencia y juicio al auditar. Los auditores proceden con el debido cuidado, de acuerdo con la importancia de la tarea que desempean y la confianza depositada en ellos por el cliente de la auditora y por otras partes interesadas

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PRINCIPIOS DE AUDITORA
4- Independencia La base para la imparcialidad de la auditora y la objetividad de las conclusiones de la auditora. Los auditores son independientes de la actividad que es auditada y estn libres de sesgo y conflicto de intereses. Los auditores mantienes una actitud objetiva a lo largo del proceso de la auditora para asegurarse que los hallazgos y conclusiones de la auditora estarn basados solo en la evidencia de la auditora.

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Los sesgos implican llegar a un juicio sobre el objeto antes de determinar la preponderancia de la evidencia (tambin llamados, por eso, "prejuicios"). En particular, los sesgos cognitivos son distorsiones que afectan al modo en el que los humanos percibimos la realidad y con esto, la forma en decidimos.
La existencia de estos sesgos nos presenta un nuevo motivo por el que necesitamos mayor humildad para lograr mejores resultados, y mejores procesos de decisin que nos ayuden a corregir nuestros errores y a guiarnos cuando nos quedamos atrapados en ideas falsas.
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PRINCIPIOS DE AUDITORA
5- Enfoque basado en la evidencia
Es mtodo racional para alcanzar conclusiones (hallazgos) de la auditora fiables y reproducibles en un proceso de auditora sistemtico.

La evidencia de la auditora es verificable. Est basada en muestras de la informacin disponible, ya que en una auditora se lleva a cabo durante un periodo de tiempo delimitado y con recursos finitos.

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PRIMER CRITERIO DE AUDITORIA TIPOS DE AUDITORIA

a) Auditoras Internas de Primera Parte

b) Auditoras Externas de Segunda Parte

c) Auditoras Externas de Tercera Parte

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SEGUNDO CRITERIO DE AUDITORIA CATEGORIA DE LA AUDITORIA

a) Auditorias de proceso

b) Auditorias de producto o servicio

c) Auditorias de registros

d) Auditorias del sistema

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TERCER CRITERIO DE AUDITORIA: CALIFICACIN DEL AUDITOR

LOS AUDITORES DEBEN TENER EXPERIENCIA EN: CIENCIA Y TECNOLOGIA AMBIENTAL ASPECTOS TECNICOS Y AMBIENTALES DE OPERACIONES LEYES, REGULACIONES Y DOCUMENTOS RELACIONADOS CON EL MEDIO AMBIENTE. PROCEDIMIENTO Y TECNICAS DE AUDITORIA SGA Y NORMAS RLACIONADAS

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LOS AUDITORES QUE TENGAN SOLAMENTE EDUCACIN SECUNDARIA, DEBEN TENER MINIMO CINCO AOS DE XPERIENCIA DET TRABAJO ADECUADA. LOS AUDITORES QUE HAYAN OBTENIDO UN GRADO NECESITA 4 AOS DE EXPERIENCIA DE TRABAJO ADECUADA.

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CLASIFICACIN DEL HALLAZGOS

HALLAZGO DE CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS:

OBSERVACION U OPORTUNIDAD DE MEJORA

HALLAZGO DE NO CUMPLIMIENTO O INCUMPLIMIENTO DE REQUISITOS: SOLICITUD DE ACCION CORRECTIVA (SAC) = NO CONFORMIDAD

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CLASIFICACIN DEL HALLAZGOS

OBSERVACIONES

HALLAZGOS DE CONFORMIDAD
HALLAZGOS

OPORTUNIDADES DE MEJORA

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CLASIFICACIN DEL HALLAZGOS

HALLAZGOS HALLAZGOS DE

MAYOR

NO CONFORMIDAD
MENOR

ACCIN CORRECTIVA

AC
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HALLAZGOS DE INCUMPLIMIENTO MS COMUNES

PLANEACIN AMBIENTAL NO EVIDENTE. REGISTROS G. AMBIENTAL NO INTEGRADOS AL SISTEMA. OBJETIVOS AMBIENTALES NO DIVULGADOS Y SIN MEDICION. COMPETENCIAS DEL RECURSO HUMANO NO EVALUADAS.

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HALLAZGOS DE INCUMPLIMIENTO MS COMUNES

DISPOSITIVOS DE MEDICIN NO INTEGRADOS AL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD. NO CONFORMIDADES POR AUDITORIAS INTERNAS SIN CIERRE EFICAZ. ACCIONES CORRECTIVAS SIN APOYO DE LA GERENCIA.

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AUDITORIA INTERNA NO CONFORMIDAD

NO CONFORMIDAD MENOR= FALLA PUNTUAL HAY METODOLOGIA (AFECTA LEVEMENTE UNO, DOS O TRES DE LOS ENUNCIADOS ANTERIORES) NO CONFORMIDAD MAYOR= FALLA TOTAL NO HAY METODOLOGIA (AFECTA FUERTEMENTE UNO, DOS O TRES DE LOS ENUNCIADOS ANTERIORES)

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REDACCIN DE HALLAZGOS

REDACTAR LOS HALLAZGOS DE CONFORMIDAD

SIEMPRE SE INICIA CON UN VERBO EN INFINITIVO EJEMPLO:

*ASEGURAR.....(ESCRIBA LA SITUACION DE MEJORA). Numeral de Norma. *GARANTIZAR....(ESCRIBA LA SITUACION DE MEJORA)
Numeral de Norma. Numeral de Norma.

*FORTALECER....(ESCRIBA LA SITUACION DE MEJORA)

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REDACCIN DE HALLAZGOS

MAYOR Y MENOR.

REDACTAR LOS HALLAZGOS DE INCUMPLIMIENTO NO CONFORMIDAD

SIEMPRE LLEVA UNA NEGACIN FINAL EJEMPLO:

AL INICIO,

INTERMEDIA O AL

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REDACCIN DE HALLAZGOS

NO

(ESCRIBA LA SITUACION ACTUAL LA QUE OBSERVA / LO QUE V) , incumpliendo con la Norma ISO 9001; NTC GP1000:2009, ISO 14001 y/u OHSAS 18001, en su numeral 4.2.3 a) / 4.4.5 a) / 4.4.5 a).

SE

EVIDENCIA...

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RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR INTERNO LIDER

Preparacin del plan de auditora. Ayuda en la seleccin de los miembros del equipo. Representacin del equipo auditor con la gerencia. Preparacin y entrega del informe de auditora. Direccin de las actividades de seguimiento. Trato de la informacin con la discrecin debida (confidencialidad).

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AUDITORIA INTERNA ROL DEL AUDITOR INTERNO

Promotor del mejoramiento.
Agente de la gerencia. Punto de contacto entre *proveedores *clientes Gua pero no recomienda la solucin del incumplimiento.

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CARACTERSTICAS DE UN BUEN AUDITOR

Amable y profesional. Puntual. Vestir Apropiadamente. Preparado. Honesto. Integro. Corts.

Paciente. Interesado. Tenaz. Buen Receptor. Sin temor a ser el tipo malo. Con capacidad de comunicacin.

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TCNICAS DE ENTREVISTA DEL AUDITOR INTERNO DEL S.G.I

Solicite explicacin de las situaciones. Escuche cuidadosamente: - Contacto cara a cara. Mostrarse interesado. Use preguntas silenciosas. - Tomar notas en corto tiempo. - Inclinar la cabeza (aceptar). - Observar el lenguaje corporal. - Hablar clara y cuidadosamente. - Conozca sus preguntas.

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TCNICAS DE ENTREVISTA DEL AUDITOR INTERNO DEL S.G.I

* Sea sistemtico al preguntar (Listas de Chequeo) * Exprese en otra forma la pregunta si no es bien entendida.

* Agradecer al auditado.

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ACTITUDES A TOMAR PARA CONTROLAR LA AUDITORA

PERMANECER SEGURO. ADMINISTRAR EL TIEMPO ADECUADAMENTE.

NO DEJARSE CONDUCIR O ENGAAR.

SER DETALLISTA Y EFICIENTE. EVITAR APARTARSE DEL TEMA.

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VZ

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ACTITUDES A EVITAR COMO AUDITOR

SER CONTROVERTIDO
SER NEGATIVO, INDISCIPLINADO.

SER CRTICO.
CAER EN DISPUTAS. DISCUTIR PERSONALIDADES. COMPARAR AL AUDITADO. SER SARCSTICO. BLASFEMAR.

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TCTICAS DEL AUDITADO

PERDIDA DE TIEMPO.
MANEJAR AL AUDITOR.

LA SITUACIN INESPERADA.
PROBAR LA FORTALEZA DEL CARCTER DEL AUDITOR. ENGAAR AL AUDITOR.

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PUNTOS CLAVE PARA RECORDAR

PREGUNTE ESCUCHE OBSERVE PIENSE EVALE

REGISTRE

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PLANIFICACIN DE LA AUDITORIA PROGRAMA DE AUDITORIAS INTERNAS Se deben definir:

los criterios (ref-evidencia)de auditora, el alcance (pdto-objetivos)de la misma, su frecuencia y metodologa. La seleccin de los auditores (Los auditores NO DEBEN auditar su (propio trabajo.

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PREPARACIN DE LA AUDITORIA PLAN DE AUDITORIAS INTERNAS

PLAN DE LA AUDITORIA
* TIPO Y CATEGORIA DE LA AUDITORIA * OBJETIVO Y ALCANCE (ACTIVIDADES Y/O PROCESOS) * EQUIPO DE AUDITOR: AUDITOR LIDER * DURACION: FECHAS Y HORA DE INICIO Y CIERRE * DOCUMENTOS DE REFERENCIA - CRITERIOS * LUGAR Y FECHA * DATOS CONFIDENCIALES (SEGN APLIQUE) * PERSONAL A ENTREVISTAR * RESUMEN DE HALLAZGOS DOCUMENTALANTERIORES

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PREPARACIN DE LA AUDITORIA LISTAS DE VERIFICACIN

PROPSITO: OPTIMIZAR EL TIEMPO, VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE LA AUDITORA. SIRVEN DE GUA PARA LA CONDUCCIN DE LA AUDITORA. HERRAMIENTA QUE LE PERMITE AL AUDITOR LA RECOLECCIN DE EVIDENCIA OBJETIVA Y QUE SIRVE DE REGISTROS DE LA MISMA. MEDIO PARA IDENTIFICAR LOS ELEMENTOS O LOS PROCESOS A AUDITAR.

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PREPARACIN DE LA AUDITORIA LISTAS DE VERIFICACIN

ADECUAR LAS PREGUNTAS AL PROCESO QUE VA A SER AUDITADA

UTILIZAR PREGUNTAS ABIERTAS: QUE?, CUANDO?, COMO?, DONDE?, CUAL?, PORQUE?.

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EJECUCIN DE LA AUDITORIA
REUNION DE APERTURA

EVALUACION SISTEMA REUNION DE CIERRE REVISION DE HALLAZGOS

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EJECUCIN DE LA AUDITORIA
ASISTENTES

OBJETIVO Y ALCANCE DE LA AUDITORIA

RESUMEN DE LAS ACTIVIDADES PRESENTACION DE LOS HALLAZGOS ACLARACIONES ENTREGAR INFORME DE AUDITORA ACUERDO FINAL AGRADECER LAS ATENCIONES

REUNION DE CIERRE

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INFORME DE AUDITORIA

LISTAS DE VERIFICACIN (SI LO REQUIERE) HALLAZGOS DE NO CONFORMIDAD (SAC SOLICITUD DE ACCIONES CORRECTIVAS) HALLAZGOS DE CONFORMIDAD (OBSERVACIONES Y/U OPORTUNIDADES DE MEJORA) CONCLUSIN DE LA AUDITORIA (CONTEO DE HALLAZGOS)

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INFORME DE AUDITORIA

DOCUMENTAR LOS RESULTADOS DE LA AUDITORIA ES TAN IMPORTANTE COMO LA AUDITORIA MISMA

REGLA DE ORO: NO DESCRIBA LO QUE DEBERIA SER LA SITUACION DESCRIBA LO QUE ES

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QU NO INCLUIR EN EL INFORME DE AUDITORIA

OPINIONES SUBJETIVAS.
INFORMACIN CONFIDENCIAL CRTICA HACIA INDIVIDUOS.

DETALLES TRIVIALES.
OBSERVACIONES O NO CONFORMIDADES NO DISCUTIDAS DURANTE LA REUNIN DE CIERRE.

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OTROS CONTENIDOS DEL INFORME DE AUDITORA

CUANDO LO REQUIERA Y/O APLIQUE

RESUMEN DE LA ACTIVIDAD DE AUDITORIA

INDICAR EL MOTIVO POR EL CUAL SE LLEG A OMITIR ALGN ELEMENTO

CALIFICACIN DE LOS AUDITORES

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GRACIAS

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