LIC.

FRANCISCO GERMAN LOPEZ FABIAN

2012

Proceso de Planificacin

Definicin de planificacin Naturaleza Propsito Principios Tipos de planes

INTRODUCCION

POR QU Y PARA QU PLANIFICAR ?

Para intermediar entre el presente y el futuro. Por que es mejor prevenir que intentar predecir o adivinar. Para reaccionar rpidamente ante las sorpresas. Para enlazar el conocimiento con la accin. Para hacer coherente el resultado global con las acciones parciales.)

 QUE ES LA PLANIFICACION ?

Es una funcin bsica de la administracin que tiene como misin determinar: Qu debe hacerse?, Quin debe hacerlo? y Dnde, cundo y cmo debe hacerse? para lograr los mejores resultados, en el tiempo apropiado y de acuerdo con los recursos que se dispone. La planificacin implica un proceso consciente de estudio y seleccin del mejor curso de accin a seguir, frente a una variedad de alternativas posibles y factibles de acuerdo a los recursos disponibles. La actividad de planificar abarca un amplio campo de decisiones que incluye: la definicin de un objetivo, la materializacin de un plan y programa, la fijacin de polticas, la determinacin de normas y procedimientos, todos necesarios para el desarrollo eficiente de las operaciones de la empresa y del logro de sus objetivos

DEFINICION QUE ES PLANIFICACION ?

Se puede definir la planificacin como la concepcin anticipada de una actividad de acuerdo a una evaluacin racional entre fines y medios. Se dice tambin, que la planificacin es prever el futuro "Planeacin es la seleccin relacin de hechos, as como la formulacin y uso de suposiciones respecto al futuro en la visualizacin y formulacin de las actividades propuestas que se cree sean necesarias para alcanzar los resultados esperados" George R. Terry

Responde a las preguntas Que se debe hacer ? Cmo hacerlo ? Cuando hacerlo? Quien debe hacerlo ?

 La planeacin es la determinacin de los objetivos y eleccin de los cursos de accin para lograrlos, con base en la investigacin y elaboracin de un esquema detallado que habr de realizarse en un futuro

Elementos del concepto

 QUE OBJETIVO TIENE LA PLANIFICACIN ?

La planificacin tiene como objetivo o fin ltimo :

La eliminacin al mximo de los imprevistos, es decir, - Lograr los objetivos y metas de la empresa & Con el mximo de ventajas, & El mnimo de desventajas, & El mnimo de riesgos & Optimizando al mximo el uso de los recursos humanos, materiales y financieros con que cuenta la empresa

Cul es la naturaleza de la planeacin?

Su contribucin al propsito y los objetivos
Cada plan y todos sus planes de apoyo debern contribuir al logro del propsito y los objetivos de la empresa

Aspectos principales

Su supremaca entre las tareas del Gerente

La planeacin es nica en el sentido de que implica establecer los objetivos necesarios para todo el esfuerzo de grupo. La planeacin no es propia de un determinado grupo Todos los jefes de acuerdo a sus responsabilidad realizan un plan

Extensin de la planeacin

La eficacia a de los planes resultantes

Estos se miden por la contribucin que hace a los objetivos

1). Establecer la misin global de la empresa.

8) Preparar un plan financiero de acuerdo con la estrategia establecida.
PASOS DEL PROCESO DE PLANEACIN.

2). Analizar el contexto o medio ambiente.

.
Seleccionar actividades para cada objetivo especifico.

7)

3) . Realizar un FODA (fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas)

4) . Establecer objetivos generales. 6) Proponer objetivos especficos.

5) Seleccionar estrategias para los objetivos generales.

 CUAL ES LA IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACIN ?

1) Propicia el desarrollo de la empresa al establecer mtodos de utilizacin

racional de los recursos. 2) Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, ms no los elimina. 3) Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantas de xito. 4) Mantiene una mentalidad futurista teniendo ms visin del porvenir y un afn de lograr y mejorar las cosas. 5) Condiciona a la empresa al ambiente que lo rodea. 6) Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o empirismo 7) Reduce al mnimo los riesgos y aprovecha al mximo las oportunidades. 8) Las decisiones se basan en hechos y no en emociones. 9) Promueve la eficiencia al eliminar la improvisacin. 10) Proporciona los elementos para llevar a cabo el control. 11) Al establecer un esquema o modelo de trabajo (plan), suministra las bases a travs de las cuales operar la empresa. 12) Disminuye al mnimo los problemas potenciales y proporciona al administrador magnficos rendimientos de su tiempo y esfuerzo. 13) Permite al ejecutivo evaluar alternativas antes de tomar una decisin

CARACTERISTICAS DE LA PLANEACION

1) La planeacin es un proceso permanente y continuo. 2) La planeacin siempre esta orientado hacia el futuro. 3) La planificacin busca la racionalidad en la toma de decisiones . 4) La planeacin busca seleccionar un curso de accin entre varias alternativas. 5) La planeacin es sistmica. 6) La planeacin es repetitiva. 7) La planeacin es una tcnica cclica. 8) La planeacin es una funcin administrativa que interacta con los dems. 9) La planeacin es una tcnica de coordinacin e integracin. 10) La planeacin es una tcnica de cambio e innovacin

BENEFICIOS DE LA PLANEACION:
DESDE EL PUNTO DE VISTA ORGANIZACIONAL

Permite que la empresa este orientada al futuro

Resalta los objetivos organiza cionales

Todos los esfuerzos se dirigen hacia los resultados deseados y se logra una secuencia de esfuerzos

Se coordinan las actividades hacia los objetivos pre determinado

Gua el pensam iento adminis trativo

Propicia el desarrollo de la empresa. Y reduce al mximo los riesgos

BENEFICIOS DE LA PLANEACION: DESDE EL PUNTO DE VISTA USO DE RECURSOS

Se determina anticipadamen te qu recursos se van a necesitar para que la empresa opere eficientemente

Maximiza el aprovecha miento de los recursos y tiempo

Se

reduce al mnimo el trabajo no productivo

Los gastos totales se reducen al mnimo.

Se elimina el trabajo a base de supuestos.

BENEFICIOS DE LA PLANEACION: DESDE EL PUNTO DE VISTA METODOLOGIA DE TRABAJO

La planeacin es la etapa bsica del proceso administrativo: precede a la organizacin, direccin y control, y es su fundamento. Ayuda a determinar futuras posibilidades entre cursos alternativos. Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o empirismo.

Facilita la coordinacin de decisiones. Permite disear mtodos y procedimientos de operacin. Facilita el control al permitir medir la eficiencia de la empresa. Evita operaciones intiles y se logran mejores sistemas de trabajo. Ayuda a contestar la pregunta: Que hacer s.....

LIMITACIONES

Limitada

por la precisin de la informacin y por los hechos futuros Costo Ahoga la iniciativa Demora las acciones Los que planean exageran la planeacin Valor prctico eliminado

Cules son las ventajas de la planeacin?

1) Requiere actividades con orden y propsito: Se enfocan todas las actividades hacia los resultados deseados y se logra una secuencia efectiva de los esfuerzos. Se minimiza el trabajo no productivo. Se destaca la utilidad del logro.. 2) Seala la necesidad de cambios futuros: La planeacin ayuda al gerente a visualizar las futuras posibilidades y a avaluar los campos clave para posible participacin. 3) Contesta a las preguntas "y qu paso s": Tales preguntas permiten al que hace la planeacin ver, a travs de una complejidad de variables que afectan a la accin que desea emprender. 4) Proporciona una base para el control: Se determinan las fechas crticas desde el principio y se fijan la terminacin de cada actividad y las normas de desempeo estas sirven de base de control. 5) Ayuda al gerente a obtener status: La planeacin adecuada ayuda al gerente a proporcionar una direccin confiada y agresiva, capacita al gerente a tener a la mano todo lo necesario evitando que se diluyan o se anulen sus esfuerzos.

Cules son las desventajas de la planeacin?

1) La planeacin esta limitada por la exactitud de la informacin y de los hechos futuros. 2) La planeacin cuesta mucho: 3) La planeacin tiene barreras psicolgicas: Una barrera usual es que las personas tienen ms en cuenta el presente que el futuro. 4) La planeacin ahoga la iniciativa: Algunos creen que la planeacin obliga a los gerentes a una forma rgida de ejecutar su trabajo. 5) La planeacin demora las acciones: Las emergencias y apariciones sbitas de situaciones desusadas demandan decisiones al momento.

El tiempo y la planeacin.
El tiempo es un integrante esencial de un plan.

Determinar lo que debe hacerse implica decidir cundo y dentro de qu limites de tiempo deben efectuarse las actividades.
La diferencia entre ellas es la siguiente: La planeacin a corto plazo generalmente es de un ao. La planeacin a mediano plazo es de uno a tres aos. La planeacin a largo plazo es de ms de tres aos

PROPOSITO DE LA PLANEACION

ES Es determinar lo que debe hacerse en el presente, para estar en una situacin satisfactoria en el futuro

La planeacin no busca desarrollar un plan, sino el establecimiento de un proceso que sea parte de la rutina de la administracin

Intenta asegurar el uso efectivo de los recursos disponibles que conduzcan al logro de los objetivos ms importantes y busca prevenir crisis por aparecer.

Principios de la planeacin

Principio de universalidad. Principio de racionalidad. Principio de precisin Principio de flexibilidad. Principio de la unidad. Principio de la factibilidad. Principio de compromiso . Principio del factor limitante Principio de inherencia

DETALLE DE CADA UNO

1) Principio de la universalidad. La planeacin debe comprender suficiente cantidad de factores como tiempo, personal, materia , presupuestos etc. de tal manera que al desarrollar el plan sea suficiente. 2) Principio de racionalidad. Todos y cada uno de los planes deben estar fundamentados lgicamente, deben contener unos objetivos que puedan lograrse y tambin los recursos necesarios para lograrlos. 3) El principio de la precisin. "Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genricas, sino con la mayor precisin posible, porque van a regir acciones concretas. Cuando carecemos de planes precisos, cualquier negocio no es propiamente tal, sino un juego de azar, una aventura, ya que, mientras el fin buscado sea impreciso, los medios que coordinemos sern necesariamente ineficaces, parcial o totalmente. 4) El principio de la flexibilidad. Todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan en ste, ya en razn de la parte imprevisible, ya de las circunstancias que hayan variado despus de la previsin.

5) El principio de la unidad. "Los planes deben ser de tal naturaleza, que pueda decirse que existe uno slo para cada funcin; y todos los que se aplican en la empresa deben estar, de tal modo coordinados e integrados, que en realidad pueda decirse que existe un solo plan general".

6) El principio de factibilidad Lo que se planee debe ser realizable; es inoperante elaborar planes demasiado ambiciosos u optimistas que sean imposibles de lograrse. La planeacin debe adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas que actan en el medio ambiente.
7) El principio de compromiso. La planeacin debe comprender un periodo en el futuro, necesario para prevenir, mediante una serie de acciones, el cumplimiento de los compromisos involucrados en una decisin. Este principio indica que la planeacin a largo plazo es la ms conveniente porque asegura que los compromisos de la empresa encajen en el futuro, quedando tiempo para adaptar mejor sus objetivos y polticas a las tendencias descubiertas, a los cambios imprevistos.

8) Principio de factor limitante. En la planeacin se hace necesario que los administradores sean lo suficientemente habilitados para detectar los factores que puedan llegar a limitar o a frenar el alcance de los objetivos perseguidos por la empresa. En este principio se resalta la importancia de la objetividad en el momento de tener que escoger entre diferentes cursos de accin o diversas alternativas para llegar a un fin. 9) Principio de inherencia. La programacin es necesaria en cualquier organizacin humana y es propia de la administracin. El estado debe planificar la forma de alcanzar sus objetivos, fijando siempre metas mediatas o inmediatas. Planificar conduce a la eficiencia y otorga la posibilidad de ofrecer respuestas oportunas a los cambios sociales.

CLASES DE PLANEACION

1.- ESTRATGICOS. Establecen los lineamientos generales de la planeacin. Sirven de base a los dems planes (tctico y operativos), Son diseados por los miembros de mayor jerarqua de la empresa (cpula ) Comprende toda la empresa Son a largo plazo. Abarca todos los
recursos y las reas de actividad, y se preocupa por alcanzar los objetivos organizacionales

2.- TCTICOS O FUNCIONALES. Determinan

3.- OPERATIVOS.
Se

planes ms especficos se refieren a cada uno de los Dptos. de la empresa . Son establecidos y coordinados por los directivos de nivel medio Estos planes se dan a mediano plazo y abarcan un rea de actividad especfica.

rigen de acuerdo a los lineamientos establecidos por la Planeacin Tctica Comprende c/ tarea o actividad aisladamente Se preocupa por alcanzar metas especificas. Son a corto plazo y se refieren a cada una de las unidades

Tipos de Planes

La

planificacin se manifiesta a travs de distintos tipos de planes, Lo normal es usar ms de un tipo de plan. Ya que tienen distintos grados de complejidad y de detalle, adems que se complementan entre s, Entre los planes ms comunes y que deben ser herramientas indispensables en toda empresa son:

Relacionados con los mtodos

Procedimientos

Mtodos de trabajo o ejecucin, Representados por los flujo gramas (P.Oper )

Relacionados con el dinero

Presupuestos

Tipos de Planes
Relacionados con el tiempo Programas o programaciones

Ingresos/gastos en determinados periodos (Planes estratgicos)

Correlacin entre tiempo y actividades(agendas) Representados por los cronogramas

Relacionados con el comportamiento

Normas o reglamentos

Como deben comportarse las personas en determinadas circunstancias (P.Oper)

 QUE ES UN OBJETIVO ? Los objetivos son resultados que una empresa pretende alcanzar, Situaciones hacia donde sta pretende llegar. IMPORTANCIA DE UN OBJETIVO Establecer objetivos es esencial para el xito de una empresa, Estos establecen un curso a seguir y sirven como fuente de motivacin para todos los miembros de la empresa

 QUE ES UNA META DE UNA EMPRESA?

Una meta es un pequeo objetivo que lleva a conseguir el objetivo como tal. La meta se puede entender como la expresin de un objetivo en trminos cuantitativos y cualitativos. Las metas son como los procesos que se deben seguir y terminar para poder llegar al objetivo.

 QUE UNA ESTRATEGIA DE UNA EMPRESA?

Es la adaptacin de los recursos y habilidades de la organizacin al entorno cambiante, aprovechando sus oportunidades y evaluando los riesgos en funcin de objetivos y metas. Por otro lado Alfred Chandler JR. la define como la determinacin de metas y objetivos bsicos de largo plazo de la empresa, la adopcin de los cursos de accin y la asignacin de recursos necesarios para lograr dichas metas Es un conjunto de actividades, fines y recursos que se analizan, organizan y plantean de tal manera que cumplan con los objetivos que la organizacin determino en cierto tiempo.

 QUE UNA POLITICA DE UNA EMPRESA ?

La poltica de empresa es un conjunto de normas o reglas establecidas por la direccin de la misma para regular diferentes apartados del funcionamiento de la empresa. Estas normas pueden incluir desde el comportamiento de los empleados ante clientes hasta la forma de vestir de los trabajadores. Las Polticas de una empresa son similares a las actitudes en la personalidad: una manera de actuar o reaccionar ante situaciones especficas o generales. Son normas de conducta para las personas que integran esa empresa, y tambin procedimientos que se deben seguir Consiste en poner por escrito lo que se puede hacer y lo que no se puede o debe hacer en una empresa. Previene situaciones que si se dejan al criterio de las personas, al haber criterios distintos provocara problemas, estas polticas son para evitar que esto suceda.

 QUE ES UN PROCEDIMIENTO EN UNA EMPRESA?

Los procedimientos son planes por medio de los cuales se establece un mtodo para el manejo de actividades futuras. Consisten en secuencias cronolgicas de las acciones requeridas. Son guas de accin, no de pensamiento, en las que se detalla la manera exacta en que deben realizarse ciertas actividades Ejemplo ,un promotor indica los objetivos de la sesin, la forma cmo esta ser llevada adelante a travs de la discusin de casos, y los logros que se esperan. Previamente ha repartido copia de los casos a los asistentes

 QUE ES UN PROGRAMA EN UNA EMPRESA ?

Un programa es un conjunto de instrucciones en orden

secuencial que conducen a la solucin de un problema o a la produccin de una informacin. Las normas, procedimientos, polticas y cualquier programa de una empresa deben estar en el manual de operaciones de la empresa. Toda empresa debe tener este manual , ejemplo en este manual est la explicacin de como elaborar una nmina, como pedir vacaciones, como comprobar gastos de viaje, etc.

 QUE ES UN PRESUPUESTO EN UNA EMPRESA?

Un presupuesto es una herramienta de gestin conformada por un documento en donde se cuantifican pronsticos o previsiones de diferentes elementos de un negocio. Los presupuestos se suelen relacionar exclusivamente con los ingresos o egresos que realizar una empresa. Sin embargo, podemos hacer uso de estas herramientas para cuantificar pronsticos o previsiones de cualquiera de los elementos de un negocio, Por ejemplo, podemos presupuestar los cobros que realizaremos, los pagos de nuestras de deudas, los productos que fabricaremos, los materiales que requeriremos para producir dichos productos, etc. Los presupuestos son herramientas fundamentales para un negocio ya que nos permiten planificar, coordinar y controlar nuestras operaciones:

Caso N 03 Cambindose al Sur

La Corporacin FERS fabrica artculos y equipos industriales. La Ca. se fundo en 1950 y se consideraba una de la mejores . La Planta de fabricacin y la oficina matriz se encuentran en Lima y hay oficinas de ventas en varias de las principales ciudades del pas, Durante los ltimos aos la administracin determino que necesitaba aumentar su capacidad de fabricacin. En una junta reciente, Joel Ramrez, el vicepresidente de fabricacin, anuncio que haba visto terrenos para construir una nueva fabrica y recomendaba que la Ca.. Construyera en una en al sur de Arequipa El clima, la gente y la comunidad son perfectas Russel Gracia, gerente de ventas dijo, Que esta usted tratando de hacerle a la Ca.? Esta buscando bajos costos de mano de obra para mantener bajos sus costos de produccin,. y que pasa con nuestro mercado? S le ha olvidado que nuestro gran mercado se encuentra en el norte? Solamente el 5% de nuestros clientes se encuentran en el sur

 Ese es un error respondi Ramrez. Hay un mayor crecimiento industrial en el sur que en cualquier otra parte del pas. Usted no quiere tratar de obtener negocios all. Yo digo que vamos al sur de Arequipa , y eso es todo. Siento que hay un gran mercado potencial y que es una buena ubicacin. Garca miro al presidente de la Ca. y dijo Esta no es una forma de tomar una decisin. Creo que siempre deberemos tener nuestro mercado fuera del sur , y seria absurdo situar una planta alii. 1) Piensa Usted que Garca y Ramrez usan el mismo criterio de decisin? Disctalo. 2) Explique lo que piensa que Garca quiso decir cuando dijo esta no es forma de tomar una decisin. 3) Que hara usted como presidente de la Ca..