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Gerenciamento de Aquisies em Projetos

SOROCABA GP 10

Uma compra m sempre desagradvel, principalmente porque parece exprobrar ao comprador sua tolice. Plnio - o moo

2[1/4] Empresa
Empresa brasileira sediada em Sorocaba desde 2012 voltada a: anlise,
desenvolvimento,

implementao e
acompanhamento de solues em Tecnologia da Informao. MISSO: SOLUES INTELIGENTES E RESULTADOS SURPREENDENTES
2

2[2/4] Projeto

Plugado um projeto de tendncia mundial em se conectar todos publicamente e de maneira gratuita.


Com ele ser possvel que dispositivos mveis sem fio (Tablets, SmartPhones, Note Books, PDAs e outros) possam integrar redes sem fios (wireless) de alta performance sem que o usurio pague por isso.
3

2[3/4] Projeto

O projeto originar redes geograficamente distribudas ou de longa distncia (WWAN) aumentando assim a utilizao da internet. Para acesso o usurio deve estar dentro da rea de abrangncia de um ponto de acesso (hotspot) posicionados em lugares pblicos que abrangem todas as regies da cidade de Sorocaba (4 zonas cardeais e 1 central).
4

2[4/4] Zonas de Abrangncia do Projeto

3 Diretores

Daniel Silva de Oliveira Rafael Pereira da Silveira Udo Ambold Ronaldo Silva de Oliveira

R
6

5 Objetivos
Acadmico
Visou a extenso do conhecimento sobre Gerenciamento das Aquisies no Projeto de seus autores mostrando a estes as nuances e sutileza associados s antteses impactantes apresentados pelo tema. O assunto em si muito abrangente e repleto de surpresas tornando-se desafiador e empolgante para ingressantes ao teor e a presena de suaves curvas concatenadas a cantos vivos e quinas, motiva o estudo complementando a aula presencial. Todo o trabalho foi desenvolvido a partir dos conceitos tericos absorvidos em sala de aula auxiliados por literatura especfica.

Empresarial
Visou gerenciamento das aquisies do Projeto Plugado para que este tenha xito com a utilizao das melhores prticas no gerenciamento deste quesito.
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WBS Terminology

6 WBS [completa]
Projeto PLUGADO
1 Gerenciamento 2 Estudo de do Projeto Viabilidade 3 Mapeamento de regies

Pacotes MAKE

4 Pesquisa e 5 Implementao Desenvolvimento


4.1 Tecnologia 4.3 Homologao do 5.4 Aprovao produto

1.1 Pln do Projeto 2.1 Restries Legais 1.2 Cronograma 2.2 Avaliao do 3.2 reas Pblicas Custo 1.3 Oramento 2.3 Relatrio 1.4 Atrib. Resp. Consolidado 1.5 Pln de Ger. RH 1.6 Pln Resp. Riscos 1.7 Pln Ger. QA 1.8 Pln Ger. Comunic. 1.9 Pln Ger. Aquisies 1.10 Pln. Integr. Mudanas

7[1/2] Critrios MAKE or BUY


Pacotes MAKE (todos os pacote MAKE foram analisados segundo os critrios abaixo): 1) 2) Expertise ( core business da DRUR os pacotes a serem executados). Confiabilidade do produto/ servio/ resultado ( melhor que experts faam o que sabem fazer).

3)
4) 5) 6)

Custo (anlise trade off aponta que mais vantajoso ao projeto que seja feito pela DRUR).
Capacidade da equipe (h quantidade de recursos e know how). Indisponibilidade de fornecimento (no existem fornecedores para os pacotes escolhidos). Segurana da informao (a maior parte dos pacotes make so intrnsecos do core business da empresa; as tcnicas utilizadas para desenvolvimento dos pacotes so segredos industriais).
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7[2/2] Critrios MAKE or BUY


Pacotes BUY (os critrios abaixo so apontados no MA): 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) Disponibilidade de fornecimento (existem fornecedores para os pacotes escolhidos). Expertise (no core business da DRUR os pacotes a serem executados). Confiabilidade do produto/ servio/ resultado ( melhor que experts faam o que sabem fazer). Custo (anlise trade off aponta que mais vantajoso ao projeto comprar). Transferncia de know how ( vantajoso para DRUR aprender mais sobre para utilizao futura). Capacidade da equipe (no h quantidade de recursos e know how). Fornecimento especializado (necessrio). Compartilhamento de riscos (contratao de fornecedores especializados).
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MA Terminology

8 Mapa das Aquisies [MA]


N Item de Contrato Ref. WBS
3.1 4.2 5.1 5.2 5.3
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Vendor List
Conin Sondosan Hobus

RFP Topografia 01/12 Prototipao RFP 02/12 Checkout on site Try out Instalao

Oramento Prazo Make or (R$) (dias) Buy 7.500.000 75 1, 2, 3, 4, 7.800.000 90 6, 7 e 8 7.950.000 100

Somerset Maugham Golan Globus Escaminosflau

22.000.000 25.000.000 23.250.000

120 150 130

1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 e 8

Observao: Item RFP 02/12 um pacote de contratao

WBS Terminology

9 WBS [revisada]
Projeto PLUGADO
1 Gerenciamento do Projeto 2 Estudo de Viabilidade 3 Mapeamento de regies 4 Pesquisa e Desenvolvimento
4.1 Tecnologia 4.3 Homologao do produto

Pacotes MAKE

5 Implementao

1.1 Pln do Projeto 2.1 Restries Legais 1.2 Cronograma 2.2 Avaliao do Custo 3.2 reas Pblicas 1.3 Oramento 2.3 Relatrio Consolidado 1.4 Atrib. Resp. 1.5 Pln de Ger. RH 1.6 Pln Resp. Riscos 1.7 Pln Ger. QA 1.8 Pln Ger. Comunic. 1.9 Pln Ger. Aquisies 1.9.1 Plnjr aquis. contrato 1.9.2 Plnjr adm. contrato 1.9.3 Plnjr encer. contrato 1.10 Pln. Integr. Mudanas

5.4 Aprovao

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10 Registros de Riscos [RR]


Evento de Risco
Prottipo no retratar a realidade total e apresentar falsa percepo dos resultados obtidos. Preo do hardware diretamente atrelado ao cmbio o que pode tornar o cumprimento do oramento invivel para o projeto. Incompatibilidade entre os ambientes dos diferentes softwares podendo causar um ambiente de trabalho instvel.

RR Terminology
PLAN=no planejamento

Resposta ao Risco
Incluir equipe de consultoria, o patrocinador e o gerente do projeto na definio do prottipo. Realizar operao de Hedge em dlares americanos dos valores dos equipamentos adquiridos a partir da data da ltima oramentao. Verba de contingncia ser utilizada em caso de necessidade.

Momento Resposta Risco


PQ, SEL, CONT

ESP=nas especificaes

PQ=prqualificao

SEL=na seleo do forn.

PLAN, PQ, SEL, CONT, ADM

CONT=no contrato

ADM=na adm. do contrato

PLAN, PQ, SEL, CONT, ADM

ENC=no encer. Contrato

Deliverables no adequados necessidade do projeto.

Renegociao para adequao dos deliverables..

ESP, CONT, ADM, ENC


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MA Terminology

Escolha da linha do Mapa de Aquisies


Os itens escolhidos compem um pacote de contratao, ou seja, o fornecedor mais adequado ter de fornecer os itens 2, 3, 4 e 5.
N Item de Contrato Prototipao RFP 02/12 Checkout on site Try out Instalao Ref. WBS 4.2 5.1 Somerset Maugham Golan Globus 5.2 Escaminosflau 5.3
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Vendor List

Oramento Prazo (R$) (dias)

Make or Buy

22.000.000 25.000.000 23.250.000

120 150 130

1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 e 8

11[1/4] Declarao de Trabalho [DT]


Especificao funcional

Aparelhos de transmisso de sinal wireless que sejam ligados a uma tenso de 110V em altura mnima de 2 metros e mxima de 3,5 metros. Utilizar materiais resistentes s intempries naturais. Testes para deteco de reas de sombra (reas sem cobertura de sinal). rea de cobertura dividida em clulas, permitindo assim, que a potncia transmitida seja baixa e as frequncias utilizadas nas clulas sejam reutilizadas. As reas de coberturas a serem atendidas por um servio wireless sero dividas em clulas hexagonais que obedecem a seguinte equao: N = i + ij + j, em que: i e j so inteiros positivos e N o nmero de clulas com frequncias diferentes em um conjunto. Processo handoff (quando um usurio em movimento atravessa de uma clula para outra) deve ser imperceptvel ao usurio.
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11[2/4] Declarao de Trabalho [DT]


Qualidade

Deve-se utilizar materiais de primeira linha em acordo com as normas vigentes para cada item. Incio dos trabalhos 60 dias aps o fechamento do contrato e encerramento 120 dias aps o incio.

Prazos

Suporte

Suporte on-site para os equipamentos alocados.


N/A
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Treinamento

11[3/4] Declarao de Trabalho [DT]


Manuteno

Manuteno garantida para todos os equipamentos adquiridos por 2 (dois e meio) anos. Garantia mnima de 3 (trs e meio) anos para todos os equipamentos adquiridos incluindo racks, cabeamento, conexes e fundaes (quando aplicado). Todo material dever ser entregue de maneira fracionada (quantidade para ser instalada e testada), in loco e no momento da instalao.
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Garantia

Local de entrega

11[4/4] Declarao de Trabalho [DT]


Peso das entregas do contrato
Prototipao completa e testada (10%) Fornecimento dos equipamentos (25%) Instalao completada (35%) Checkout on site (15%) Try out (15%)

Avano fsico

Ser mensurado em funo da quantidade e peso dos deliverables bem como dos critrios de medio divulgados a posteriori .

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12[1/3] Critrios Eliminatrios


1) Os currculos de todos os membros da equipe (fornecedor) devem ser de profissionais que possuam registro na empresa para se evitar alocao de profissionais autnomos ou que no sejam os currculos dos profissionais a serem alocados. 2) O fornecedor ter de ser qualificado pela Microsoft como Microsoft Gold Certified Partner em Enterprise Systems para que o fornecedor tenha parceria da Microsoft para resoluo de problemas associados plataforma tecnolgica. 3) O fornecedor deve apresentar no mnimo 3 (trs) atestados de capacidade tcnica em projetos similares com utilizao da mesma plataforma Microsoft. Isso comprovar que o fornecedor plenamente capacitado na implementao desse tipo de soluo e que obteve sucesso nas empreitadas. 4) O fornecedor dever ser qualificado do PMI como Registered Education Provider (REP), isso evidenciar, na prtica, que utilizador da metodologia de gerenciamento de projeto do PMI com reconhecimento de ser multiplicador do processo metodolgico estabelecido no PMBOK Guide do PMI.
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12[2/3] Critrios Eliminatrios


5) Capacidade Financeira:

Fontes de financiamento estveis e suficientes para manter a sua atividade durante todo o perodo de realizao da ao e, se necessrio, participar no seu financiamento. Balano patrimonial e demonstraes contbeis do ltimo exerccio social, j exigveis e apresentados na forma da lei, que comprovem a boa situao financeira da empresa, vedada a sua substituio por balancetes ou balanos provisrios, podendo ser atualizados por ndices oficiais quando encerrados a mais de 3 (trs) meses da data de apresentao da proposta. Certido Negativa de falncia ou concordata expedida pelo distribuidor da sede da pessoa jurdica, ou de execuo patrimonial, expedida no domiclio da pessoa fsica, com data de emisso no superior a 60 (sessenta).
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CE Terminology

12[3/3] Critrios Eliminatrios


Fornecedores Critrios Eliminatrios Somerset Maugham Golan Globus Escaminosflau

Currculos da equipe
Qualificao Microsoft Atestados de capacidade Registered Education Provider Capacidade financeira

Sim
Sim Sim Sim Sim

Sim
Sim Sim Sim Sim

Sim
Sim Sim Sim Sim
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13[1/3] Critrios Classificatrios


1) (peso 3) Avaliao do patamar de experincia dos fornecedores para execuo do(s) pacote(s) proposto(s):
a) b) c)

Alta = 3 pts. Mdia = 2 pts. Baixa = 1 pt.

2) (peso 1) Avaliao da probabilidade de execuo com xito do(s) pacote(s), analisando do ponto de vista da capacidade de recursos:
a) b) c)

Alta possibilidade de alcanar os resultados previstos = 3 pts. Possibilidade mediana de alcanar os resultados previstos = 2 pts. Baixa possibilidade de alcanar os resultados previstos = 1 pt.
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13[2/3] Critrios Classificatrios


3) (peso 2) Avaliao dos resultados do(s) pacote(s) e seus impactos no projeto (reduo de custos; maior satisfao dos stakeholders, otimizao do projeto, etc.):
a) b) c)

Os resultados do pacote tendem a ter alto impacto no projeto = 5 pts. Os resultados do pacote tendem a ter mdio impacto no projeto = 3 pts. Os resultados do pacote tendem a ter baixo impacto no projeto = 1 pt.

4) (peso 2) O oramento compatvel com relao a valores de mercado para tarefas similares:
a) b) c)

Sim = 2 pts. Parcialmente = 1 pt. No = 0 pt.


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13[3/3] Critrios Classificatrios


5) (peso 2) Racionalidade do cronograma e da sequncia entre as etapas: o grau de coerncia entre o(s) objetivo(s) do(s) pacote(s), a definio das tarefas e cronograma proposto.:
a) b) c)

Elevado = 3 pts. Parcial = 2 pts. Baixo = 1 pt.


Bom nvel de clareza = 3 pts. Nvel de clareza parcial = 2 pts. Baixo nvel de clareza = 1 pt.
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6) (peso 1) O(s) objetivo(s) do(s) pacote(s) esto expressos com:


a) b) c)

14 Explicitar Critrios Avaliao DT


A DRUR v como vantajosa a divulgao dos critrios de avaliao na Descrio de Trabalho, pois:
a) b) c) d)

Aumenta a transparncia do processo. Possibilita ao fornecedor a adequao de sua proposta s necessidades do cliente. H antecipao das prioridades promovendo melhor qualidade da RFP. Agiliza e aumenta a objetividade no processo de seleo.

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CC Terminology

15[1/2] Sistema de Pontuao Completo


Fornecedores Critrios Classificatrios Experincia Execuo exitosa Impactos no projeto Oramento compatvel Cronograma Clareza de objetivos Total Somerset Maugham Pts 3 3 3 2 3 2 Peso 3 1 2 2 2 1 30 Tot 9 3 6 4 6 2 Pts 2 3 5 1 2 3 Golan Globus Peso 3 1 2 2 2 1 28 Tot 6 3 10 2 4 3 Escaminosflau Pts 3 3 5 1 3 3 Peso 3 1 2 2 2 1 33
26

Tot 9 3 10 2 6 3

15[2/2] Sistema de Pontuao Completo [grfico]


Somerset Maugham
1900ral 1900ral 1900ral 1900ral 1900ral 1900ral 1900ral 1900ral 1900ral 1900ral

Golan Globus

Escaminosflau

1900ral

1900ral
1900ral 1900ral 1900ral 1900ral 1900ral 1900ral

1900ral 1900ral
1900ral 1900ral 1900ral 1900ral

1900ral
Experincia Execuo exitosa Impactos no projeto Oramento compatvel Cronograma Clareza de objetivos
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16 Documentos de Aquisio Adotados


Como o fornecimento do pacote de contratao considerado
tecnicamente complexo, de custo elevado e apresenta uma situao muito exigente sob o ngulo de viso do projeto podendo proporcionar uma gama enorme de solues

ser adotada uma Request for Proposal (RFP).

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17 Meio adotado para envio do Convite


Ser utilizado e-mail para o convite pela:
agilidade, praticidade e evidncia escrita.

Para que todos os fornecedores tenham oportunidade de esclarecer suas dvidas com relao ao objeto do contrato e que as respostas fornecidas pelo contratante aos questionamentos feitos fiquem a disposio de todos para que no haja favorecimento em termos de informaes sero utilizadas conferncias de licitao por troca de e-mails.
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18 Forma do Contrato
O contrato ser formal utilizado para:
documentar todos os objetos do fornecimento do pacote de contratao, evidenciar as clusulas de responsabilidades das partes envolvidas e apontar as penalidades decorrentes do no cumprimento do acrdo entre as partes.

A necessidade do contrato formal para:

firmar o acordo fechado na proposta


valor monetrio do pacote, tecnologia envolvida, prazos, etc.


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19 Espcie do Contrato
Ser utilizado um contrato Tpico cuja espcie Empreitada (mista), pois:

o empreiteiro ir contribuir com seu trabalho e materiais para consecuo do pacote de contratao.

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20 Tipo de Contrato
O tipo do contrato de Preo Fixo Garantido (PFG), pois

o mais usado pelas organizaes, o objeto do contrato (aquisio) ser especificado com preciso pelos compradores , existe a necessidade de que os riscos sejam assumidos pelo fornecedor com possveis prejuzos financeiros caso no seja cumprido e ser definido um preo fixo total no incio da empreitada e no est sujeito a alteraes a menos que o escopo de trabalho seja modificado.

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21 Concorrncia Privada [fluxograma]


Incio

B Responder dvidas Avaliar propostas Divulgar vencedor Assinar contrato

Identificar fornecedores

Contatar fornecedores

Qualificar prelimin. fornecedores

Desenvolver RFP

Respondidas?

Qualificar fornecedor

Elaborar contrato

Fim

S N
Emitir RFP Receber propostas Aplicar critrios de avaliao Ajustar contrato

Qualificado?

S
A B
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22[1/2] Atitudes e Fiscalizao


Atitudes
Aderncia e aplicao dos termos do contrato, Sistema eficaz de controle de mudanas, Administrao coesa de reivindicaes (claims) e disputas, Preparao de planos de ao para eventuais desvios (tentar prever), Seleo precisa de fornecedores conforme descrito nos critrios eliminatrios e classificatrios, sem interferncias de nem um tipo.

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22[2/2] Atitudes e Fiscalizao


Fiscalizao
Acompanhamento de milestones, Auditoria sistematizada no cumprimento do objeto de contrato no que tange quantidade , qualidade e segurana, Medio da quantidade planejada x realizada no tempo estipulado (earned value management), Avaliao contnua do fornecedor, Reunies quinzenais de acompanhamento, Monitoramento e controle dos riscos.

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Responsvel:

Servios executados
Observaes da fiscalizao Equip. utilizados

Descrio dos servios a serem realizados e observados

Observaes realizadas pelo fiscal designado

Condies gerais dos equipamentos, mquinas e ferramentas utilizados na data da anlise


Fiscal:
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PACOTE DE CONTRATAO RFP 02/2012 (ESCAMINOSFLAU) RELATRIO DIRIO DE OCORRNCIAS [RDO] N 28 CONTRATO 001-PFG/2012/0002

Qtde Custo

Quantidade de mquinas, equipamentos e ferramentas utilizadas no momento. Custo estimado da utilizao para posterior crosschecking Descrio da ocupao do recurso Nome/ apelido do recurso Horas trabalhadas pelo recurso na data do relatrio Condies climticas do momento

23[1/2] Relatrios de Administrao[templates]

DATA: 23/11/2012

Ocupao Mo de obra Nome H trab. Cond. clima

23[2/2] Relatrios de Administrao[templates]


PACOTE DE CONTRATAO RFP 02/2012 (ESCAMINOSFLAU) BOLETIM DE MEDIO[BM] N01 CONTRATO 001-PFG/2012/0002 Item Descrio Unidade PERODO: DE 15/10/12 A 23/11/12 Qtde Custo Qtde Qtde Valor Valor orada orado atendida restante executado restante

Descrio do item a ser executado e medido

N de identificao do item

Valor executado at o momento


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Unidade de medida do item

Qtde instalada at o momento

Fiscal do contrato:

Gerente do Contrato:

Valor restante p/ o trmino

Qtde avaliada p/ instalao

Qtde faltante p/ o trmino

Valor orado p/ instalao

24 Fluxograma Administrar Contrato [fluxograma]


Incio

B
Entrega N Dar sequencia concluda? s atividades

Definir gestor contrato

Monitorar e controlar

Alterao contrato?

Encerrar contrato

S
Realizar reunio KICK OFF Desempenho N OK? Qualidade N OK? A

S
Requisitar mudana Fim

D
Autorizar execuo do trabalho

S
Atualizar controles/ documentos

S
Pagar

B
Analisar contrato

Tomar aes corretivas cabveis D


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Terminology

25 Fluxograma Encerrar Contrato [fluxograma]


Incio

A C
Realizar tratamento de pendncia(s) Acionar Depto. Jurdico Executar Resciso/ Resoluo

Verificar escopo/ requisitos

Realizar terminao

Pacote OK? B

Pend.(s) OK?

Executar TRD

S
Pagtos OK?

S N
Pagar Resilio?

Registrar lies aprendidas Fim


39

S
A B C

26[1/3] Organizao do PGA [sumrio]


i.

Objetivo do Plano de Gerenciamento das Aquisies


Selecionar fornecedores qualificados de bens e servios para o projeto e control-los com eficcia.

ii.

Responsabilidades definidas no PGA


Definir e planejar o trabalho a ser contratado, Selecionar fornecedores habilitados em acordo com o descrito na RFP, Acordo contratual estabelecido a base para administrao do contrato, Plano de trabalho do fornecedor ser revisto e aprovado pela equipe do projeto, Mudanas devem ser resolvidas em acordo com o contrato, Revises tcnicas realizadas periodicamente com o fornecedor, Revises formais realizadas em acordo com marcos assinalados no plano do projeto, Monitoramento da qualidade do fornecedor, Testes de aceitao conduzidos pela equipe do projeto para validar entregas parciais e final, Desempenho do fornecedor avaliado periodicamente.
40

26[2/3] Organizao do PGA [sumrio]


iii. Consideraes sobre as Aquisies

Devem ter como base a WBS do projeto. Pacotes de trabalho devem passar por anlise make-or-buy, Levantamento das condies de mercado, Listar todo os especialistas que participaro do processo, Se necessrio utilizar ajuda externa, Elaborar Declarao de Trabalho para todos os itens a serem contratados, Listar restries do item contratado, Com a finalidade de planejamento de aquisio listar fatores considerados hiptese (situaes hipotticas que possuam mdia/alta probabilidade de ocorrer). O pedido deve ser acompanhado com form ou planilha especfica.
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iv. Etapa de acompanhamento do pedido

26[3/3] Organizao do PGA [sumrio]


v.

Avaliao de propostas
Pr-requisitos
As propostas devem atender os pr-requisitos,

Critrios de pontuao
Eliminatrios e classificatrios.

vi. Sobre cotratos


Administrao do contrato, Gerenciamento de mudanas, Fechamento de contrato, Arquivamento de contrato.

vii. Registro de lies aprendidas.


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Consideraes Finais
O Gerenciamento de Aquisies no Projeto de vital importncia para a concluso deste. atravs dele que se obtm materiais, equipamentos e servios externos ao projeto conforme padres tcnicos de desempenho, qualidade, prazos e custos. Segundo o PMBOK, os processos de gerenciamento das aquisies do projeto se resumem aos seguintes itens: planejar as aquisies; conduzilas; administr-las e encerr-las. Para concluir, podemos citar Cato: Compra no o que consideras oportuno, mas o que te falta; o suprfluo caro, mesmo que custe apenas um soldo.
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Referncias
DINSMORE, Paul C., CAVALIERI, Adriane M. Como se tornar um profissional em gerenciamento de projetos: livro-base de preparao para certificao PMP Project Management Professional. 4 ed. Rio de Janeiro: Qualitymark Editora, 2011. KERZNER, Harold. Gesto de projetos: as melhores prticas. 2 ed. Porto Alegre: Bookman, 2006. PMI Project Management Institute. Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos (guia PMBoK). 4 ed. Project Management Institute, 2009. VARGAS, Ricardo V. Manual prtico do plano de projeto: utilizando o PMBOK Guide. 4 ed. Rio de Janeiro: Brasport, 2009. FGV Apostila de Gerenciamento de Aquisies em Projetos.

Notas de Aula.
http://www.marcocoghi.com.br/ http://www.pmtech.com.br/aquisicoes/Plano_gerenciamento_aquisicoes.pdf

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