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GESTO DO TEMPO
Gesto do Tempo
INTRODUO
Gesto do Tempo
DIMENSES DO TEMPO
Gesto do Tempo
DIMENSES DO TEMPO
Gesto do Tempo
1. Dimenso monetria: o valor do tempo de trabalho elevado e importa por isso disponibilizar e rentabilizar os recursos por forma a maximizar os resultados 2. Dimenso subjectiva: a maior parte de ns tem uma tendncia inconsciente para funcionar de acordo com uma percepo subjectiva do tempo que nos leva a funcionar em ritmos prprios e esquemas pessoais de organizao que nem sempre so compatveis com a eficcia exigida pelas situaes
3. Dimenso racional: permitenos gerir a energia de acordo com as situaes e suas exigncias. Isso implica que, fixar objectivos e definir prioridades, sejam os primeiros meios a utilizar para rentabilizar o tempo.
Gesto do Tempo
TEMPO PRODUTIVO
o tempo no qual realizamos actividades que nos levam aos resultados desejados. Por resultados, entendemos, no somente o atendimento das nossas metas profissionais, como tambm o atendimento das nossas metas pessoais e familiares).
TEMPO IMPRODUTIVO
Gesto do Tempo
EFICCIA VS EFICINCIA
A situao de competitividade actual, tem incidido no apenas: numa oferta mais diversificada de produtos na melhoria da qualidade de servios ...como tambm na reduo dos prazos do servio
Melhorar a gesto pessoal do tempo , em primeiro lugar, uma questo de vontade e motivao e em seguida, de prtica e disciplina.
O tempo um recurso que pode apenas ser gerido, no pode ser comprado!
Gesto do Tempo
Ser eficaz : conseguir os resultados pretendidos num determinado tempo Ser eficiente : conseguir os resultados com a mxima qualidade, com o mnimo de energia e com uma durao ptima Ser eficaz ser eficiente Para nos tornarmos eficazes, necessrio clarificar as prioridades pessoais, profissionais e da organizao, identificando as tarefas realmente importantes, que determinam os resultados mais significativos
Segundo a lei de Pareto, 20% das tarefas determinam 80% dos resultados obtidos na actividade profissional
Gesto do Tempo
Aplicar o esforo onde e quando necessrio e na medida exacta do necessrio para obter o efeito desejado
Gesto do Tempo
GERIR O TEMPO COM EFICCIA A forma como os empregados de uma dada Empresa gerem o tempo depende do ambiente e cultura empresarial. Em muitas empresas trabalhar muitas horas sinnimo de trabalhar muito.
Mas
Trabalhar muitas horas no sinnimo de que se est a trabalhar bem, pois trabalhar muito tempo seguido diminui a eficincia e a produtividade
Por isso...
muito importante fazer uma boa gesto do tempo privilegiando a qualidade de vida. Gerir bem o tempo traz felicidade e sensao de sermos produtivos
Gesto do Tempo
Reflectir sobre:
necessrio manter o foco nos objectivos e interrogarmos-nos constantemente: O que estou a fazer, representa o melhor uso do meu tempo agora?"
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DESPERDIADORES DE TEMPO
Gesto do Tempo
ou
mal
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Gesto da crise
Procrastinao
Visitas inesperadas Conversas de corredor Indeciso Dificuldade em dizer no Interrupes telefnicas Comunicao ineficaz
Delegao ineficaz
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REUNIES
VANTAGENS Facilita o trabalho em equipa atravs de uma maior cooperao
Gesto do Tempo
REUNIES
CAUSAS POSSVEIS Reunies desnecessrias Deficiente preparao da reunio Falta de agenda agenda longa Participantes escolhidos ou mal SOLUES Limitar as reunies s estritamente necessrias Escolher os participantes adequados, assim como o dia e hora mais convenientes Preparar um guia da reunio e no final definir 1 plano de aco Respeitar previstos os horrios
M conduo da reunio Falta de mtodo na abordagem dos temas Incapacidade de controlar as intervenes
tempo
de dos
Gesto do Tempo
3 PERGUNTAS ANTES DA REUNIO 1- Esta reunio tem verdadeira utilidade? Que aconteceria se ela no se realizasse? Quais as consequncias?
2 - No ser possvel substitu-la por outra coisa? Se se trata apenas de informar, por exemplo, no bastar redigir uma nota ou telefonar?
3 - Para que se faz esta reunio? Trata-se de informar os participantes? De recolher informaes da parte deles? De provocar uma troca de pontos de vista? De se conseguir um acordo? De tomar uma deciso? De persuadir para um novo caminho?
Gesto do Tempo
PLANEAMENTO
CAUSAS POSSVEIS Falta de objectivos Prioridades pouco claras
Gesto do Tempo
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DECISO
CAUSAS POSSVEIS Indeciso Receio de cometer erros e assumir riscos Receio de comprometer Adiar a deciso se SOLUES Planear a deciso Evitar a ocorrncia de imprevistos em assuntos importantes Avaliar alternativas Consultar colaboradores adequados os
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INCAPACIDADE DE DIZER NO
CAUSAS POSSVEIS Desejo de ajudar SOLUES Fechar a porta nos perodos em que no quer ser incomodado Explicar ao interlocutor que est concentrado numa tarefa importante Pedir para lhe filtrarem as solicitaes
Necessidade aceite
de
ser
Receio de melindrar
Receio responsabilidades
Falta de pessoais
de
objectivos
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TELEFONEMAS
CAUSAS POSSVEIS SOLUES Filtragem incorrecta dos Ter um bloco de telefonemas recebidos apontamentos junto ao telefone Falta de preparao dos telefonemas a fazer Preparar os telefonemas a efectuar No registar e anotar as informaes Transferir chamadas para outra pessoa Desconhecimento da organizao e Controlar a comunicao funcionamento do centrando o interlocutor servio no objectivo Falta de mtodo na Agrupar os telefonemas a abordagem dos temas realizar Pedir para filtrarem as Comunicaes longas e chamadas que recebe dispersas do objectivo
Gesto do Tempo
COMUNICAO
CAUSAS POSSVEIS No saber ouvir Informao inadequada, imprecisa, atrasada ou excessiva Falta de informao Comunicao interpessoal ineficaz Boatos Reunies mal planeadas e conduzidas SOLUES Planear a comunicao quando realiza contactos telefnicos ou directos Marcar e reunies preparar as
Controlar o processo de comunicao, escutando, fazendo perguntas e reformulando Clarificar a informao transmitida e recebida Pedir e dar feedback sobre as aces realizadas
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DELEGAO
CAUSAS POSSVEIS Medo de obter resultados de qualidade inferior Falta de delegar tempo para SOLUES Escolher as pessoas mais indicadas para delegar determinadas tarefas Explicar-lhes os objectivos da tarefa e os resultados pretendidos
Receio de parecer desocupado e de consequentemente estar a mais Falta de confiana nas capacidades e nas competncias dos colaboradores
Delegao preparada mal
Gesto do Tempo
RESUMO DAS PRINCIPAIS IDEIAS Guardarmos algum tempo por dia para rever a 1 forma como gerimos o tempo