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Gesto do Tempo

GESTO DO TEMPO

Gesto do Tempo

INTRODUO

Gesto do Tempo

DIMENSES DO TEMPO

Tempo dinheiro. O tempo cura feridas tudo uma questo de tempo

Temos tempo de sobra- dizem com o objectivo de nos tranquilizar.


Toda a gente tem todo o tempo que existe

Somos obrigados a gastar tempo

Gesto do Tempo

DIMENSES DO TEMPO

impossvel reencontrar o tempo

Tudo requer tempo


Se no o usarmos, o tempo desaparece na mesma O tempo significa coisas diferentes ao longo da vida O tempo no adaptvel! impossvel gerirmos o tempo possvel gerirmo-nos a ns prprios

Gesto do Tempo

1. Dimenso monetria: o valor do tempo de trabalho elevado e importa por isso disponibilizar e rentabilizar os recursos por forma a maximizar os resultados 2. Dimenso subjectiva: a maior parte de ns tem uma tendncia inconsciente para funcionar de acordo com uma percepo subjectiva do tempo que nos leva a funcionar em ritmos prprios e esquemas pessoais de organizao que nem sempre so compatveis com a eficcia exigida pelas situaes

3. Dimenso racional: permitenos gerir a energia de acordo com as situaes e suas exigncias. Isso implica que, fixar objectivos e definir prioridades, sejam os primeiros meios a utilizar para rentabilizar o tempo.

Gesto do Tempo

TEMPO PRODUTIVO VS TEMPO IMPRODUTIVO

TEMPO PRODUTIVO

o tempo no qual realizamos actividades que nos levam aos resultados desejados. Por resultados, entendemos, no somente o atendimento das nossas metas profissionais, como tambm o atendimento das nossas metas pessoais e familiares).
TEMPO IMPRODUTIVO

aquele no qual realizamos actividades que no nos levam a resultados desejados.

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EFICCIA VS EFICINCIA

A situao de competitividade actual, tem incidido no apenas: numa oferta mais diversificada de produtos na melhoria da qualidade de servios ...como tambm na reduo dos prazos do servio
Melhorar a gesto pessoal do tempo , em primeiro lugar, uma questo de vontade e motivao e em seguida, de prtica e disciplina.

O tempo um recurso que pode apenas ser gerido, no pode ser comprado!

Gesto do Tempo

Ser eficaz : conseguir os resultados pretendidos num determinado tempo Ser eficiente : conseguir os resultados com a mxima qualidade, com o mnimo de energia e com uma durao ptima Ser eficaz ser eficiente Para nos tornarmos eficazes, necessrio clarificar as prioridades pessoais, profissionais e da organizao, identificando as tarefas realmente importantes, que determinam os resultados mais significativos

Segundo a lei de Pareto, 20% das tarefas determinam 80% dos resultados obtidos na actividade profissional

Gesto do Tempo

Ser eficiente implica...

Aplicar o esforo onde e quando necessrio e na medida exacta do necessrio para obter o efeito desejado

O objectivo esforarmo-nos por conseguir:

O melhor possvel O mais possvel O mnimo de energia O melhor tempo

Qualidade Quantidade Economia de movimentos Economia de tempo

Gesto do Tempo

GERIR O TEMPO COM EFICCIA A forma como os empregados de uma dada Empresa gerem o tempo depende do ambiente e cultura empresarial. Em muitas empresas trabalhar muitas horas sinnimo de trabalhar muito.

Mas
Trabalhar muitas horas no sinnimo de que se est a trabalhar bem, pois trabalhar muito tempo seguido diminui a eficincia e a produtividade

Por isso...
muito importante fazer uma boa gesto do tempo privilegiando a qualidade de vida. Gerir bem o tempo traz felicidade e sensao de sermos produtivos

Gesto do Tempo

Gerir o tempo com eficcia, implica...

Reflectir sobre:

O que deveria estar a fazer agora?


O que estou a fazer agora est relacionado a quais objectivos e prioridades?

necessrio manter o foco nos objectivos e interrogarmos-nos constantemente: O que estou a fazer, representa o melhor uso do meu tempo agora?"

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DESPERDIADORES DE TEMPO

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FACTORES QUE AJUDAM A DESPERDIAR O TEMPO:

Limites pouco claros de autoridade e de responsabilidade


Desorganizao do local de trabalho

Informaes insuficientes ou atrasadas


Falta de formao colaboradores dos prprios

Reunies desnecessrias conduzidas

ou

mal

Ausncia de planeamento, objectivos e prioridades

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Gesto da crise

Procrastinao
Visitas inesperadas Conversas de corredor Indeciso Dificuldade em dizer no Interrupes telefnicas Comunicao ineficaz

Delegao ineficaz

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REUNIES
VANTAGENS Facilita o trabalho em equipa atravs de uma maior cooperao

Facilita a resoluo de problemas, conflitos e reclamaes


Ajuda a quebrar as barreiras comunicao Potencia a inovao e a criatividade Proporciona a definio/clarificao de prioridades

Contribui para a implementao de mudanas


Proporciona a aprendizagem e formao contnua

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REUNIES
CAUSAS POSSVEIS Reunies desnecessrias Deficiente preparao da reunio Falta de agenda agenda longa Participantes escolhidos ou mal SOLUES Limitar as reunies s estritamente necessrias Escolher os participantes adequados, assim como o dia e hora mais convenientes Preparar um guia da reunio e no final definir 1 plano de aco Respeitar previstos os horrios

M conduo da reunio Falta de mtodo na abordagem dos temas Incapacidade de controlar as intervenes

Controlar o interveno participantes

tempo

de dos

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3 PERGUNTAS ANTES DA REUNIO 1- Esta reunio tem verdadeira utilidade? Que aconteceria se ela no se realizasse? Quais as consequncias?

2 - No ser possvel substitu-la por outra coisa? Se se trata apenas de informar, por exemplo, no bastar redigir uma nota ou telefonar?
3 - Para que se faz esta reunio? Trata-se de informar os participantes? De recolher informaes da parte deles? De provocar uma troca de pontos de vista? De se conseguir um acordo? De tomar uma deciso? De persuadir para um novo caminho?

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PLANEAMENTO
CAUSAS POSSVEIS Falta de objectivos Prioridades pouco claras

Mudana constante das prioridades


Estimativas irrealistas do tempo No contemplar os imprevistos no planeamento Fazer em primeiro lugar tarefas secundrias ou mais agradveis Ausncia de um plano dirio escrito

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SOLUES Organizar o trabalho e a documentao

Fazer um plano com as rotinas e as marcaes dirias, semanais e mensais


Planear o trabalho com critrios de importncia e em funo dos imprevistos, rever as prioridades Planear as tarefas que exigem mais concentrao para perodos de tempo, em que no haja grandes probabilidades de interrupo Contemplar tarefas de menor durao ou que exigem menor concentrao para perodos em que ocorrem habitualmente mais interrupes Controlar ou filtrar as interrupes

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DECISO
CAUSAS POSSVEIS Indeciso Receio de cometer erros e assumir riscos Receio de comprometer Adiar a deciso se SOLUES Planear a deciso Evitar a ocorrncia de imprevistos em assuntos importantes Avaliar alternativas Consultar colaboradores adequados os

Querer reunir todos os dados


No ponderar alternativas e no avaliar as consequncias

Decidir e agir, mesmo com algum grau de incerteza

Gesto do Tempo

INCAPACIDADE DE DIZER NO
CAUSAS POSSVEIS Desejo de ajudar SOLUES Fechar a porta nos perodos em que no quer ser incomodado Explicar ao interlocutor que est concentrado numa tarefa importante Pedir para lhe filtrarem as solicitaes

Necessidade aceite

de

ser

Receio de melindrar

Receio responsabilidades
Falta de pessoais

de

objectivos

Falta de prioridades Perspectiva de promoo ou agradecimento

Identificar o assunto e o tempo necessrio para o tratar


Indicar outra altura mais apropriada para tratar do assunto

Gesto do Tempo

TELEFONEMAS
CAUSAS POSSVEIS SOLUES Filtragem incorrecta dos Ter um bloco de telefonemas recebidos apontamentos junto ao telefone Falta de preparao dos telefonemas a fazer Preparar os telefonemas a efectuar No registar e anotar as informaes Transferir chamadas para outra pessoa Desconhecimento da organizao e Controlar a comunicao funcionamento do centrando o interlocutor servio no objectivo Falta de mtodo na Agrupar os telefonemas a abordagem dos temas realizar Pedir para filtrarem as Comunicaes longas e chamadas que recebe dispersas do objectivo

Gesto do Tempo

COMUNICAO
CAUSAS POSSVEIS No saber ouvir Informao inadequada, imprecisa, atrasada ou excessiva Falta de informao Comunicao interpessoal ineficaz Boatos Reunies mal planeadas e conduzidas SOLUES Planear a comunicao quando realiza contactos telefnicos ou directos Marcar e reunies preparar as

Controlar o processo de comunicao, escutando, fazendo perguntas e reformulando Clarificar a informao transmitida e recebida Pedir e dar feedback sobre as aces realizadas

Gesto do Tempo

DELEGAO
CAUSAS POSSVEIS Medo de obter resultados de qualidade inferior Falta de delegar tempo para SOLUES Escolher as pessoas mais indicadas para delegar determinadas tarefas Explicar-lhes os objectivos da tarefa e os resultados pretendidos

Receio de parecer desocupado e de consequentemente estar a mais Falta de confiana nas capacidades e nas competncias dos colaboradores
Delegao preparada mal

Fornecer-lhes todas as informaes, planos e meios necessrios


Dar o apoio necessrio e controlar os resultados

Gesto do Tempo

RESUMO DAS PRINCIPAIS IDEIAS Guardarmos algum tempo por dia para rever a 1 forma como gerimos o tempo

2 Debruarmo-nos sobre um assunto difcil e


resolv-lo imediatamente

3 Pensarmos no nosso dia quando vamos para o


trabalho
Delegarmos sempre as tarefas que no tenham 4 para ns uma relao tempo-eficincia