Caracas, 16 de Febrero de 2013

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RETOS RESPONSABILIDAD Y EXCELENCIA

2RYE: RETOS RESPONSABILIDAD Y EXCELENCIA

NUESTRO DISEO: o El crculo, representa la unidad, NUESTRO LEMA: Como la homogeneidad, la igualdad y la equipo, asumir con empeo las continuidad. NUESTROS COLORES: pruebas con punta presenten, o La lnea, que se nos en flecha, apuntando hacia arriba, sean. por ms difciles que NUESTRO NOMBRE: Blanco: Optimismo. representa la unin de y Nace de crecimiento la superacin continua. El lmite inicialsonPaz. Negro: primer nombre Ellas, delun estmulo, y un ser el universo desafo constante. Concluirlas de cada unomoderno, sencillo de los o El con xito, y crecer ante los logo, diseo Rojo: Energa. integrantes del equipo: y sobrio, representasello estamos errores, es un que de Rosa, para que nos permite, Gris: xito. abiertos Richard, Yaniryy confianza, loaprender, cerrados, para nosuperarnos en Edson ante el futuro, dejar escapar lo aprendido.calidad. Manteniendo nuestros valores fundamentales y la esencia de nuestro ser.

RETOS -RESPONSABILIDAD -

RICHARD

Y EXCELENCIA

Lderes:
Conde, Yanir Mndez, Edson Spinosa, Rosa Zambrano, Richard

Tema:Administracin del Tiempo ? Gestin del Tiempo ? ROSA

Agenda de tpicos a tratar

El valor del tiempo Administrar El Tiempo? Gestionar El Tiempo? Administrar vs Gestionar? Criterios para priorizar actividades.

Manejo de Reuniones

ROSA

EXPECTATIVAS

Necesito mejor el tiempo dentro Organizar mejor mi y pautas Organizarherramientas trabajo de Se me acumulan lasservicio y tiempo Quiero dardiferenciar pendientes Necesito jornada laboral cliente Gestionarmimejordondemi funciones mltiplestareas empezar tareas a mi NO se por laboral y el personal
YANIR

El valor del tiempo

La mejor definicin, si bien no la ms clara para el lector moderno, sigue siendo la antiqusima definicin de Aristteles: El nmero, o la medida, del movimiento segn antes y despus

Para Aristteles como para la mayora de los filsofos antiguos y medievales, la palabra movimiento equivala a cambio (decan que todo lo que cambiaba se mova de la potencia al acto, es decir, de la posibilidad a la realidad).
YANIR

Qu es el tiempo?

No existe el tiempo como no existen ni el kilmetro ni el litro, sino nicamente las cosas que son medidas por tales patrones convencionales. YANIR

Administrar El tiempo
Significa conducir nuestros asuntos dentro del tiempo disponible para que Administrar el tiempo podamos lograr resultados realmente significa ms eficaces. administrarse uno mismo, de tal manera que se pueda optimizar el rendimientode La meta debe ser el logro del objetivos, no se los tiempo de que dispone. simplemente el estar ocupado. YANIR

Administrar El tiempo
CUATRO GENERACIONES DE LA ADMINISTRACIN DEL TIEMPO (Stephen Covey)
Cada generacin toma como base la anterior y permite un mayor control de la vida

1era 4ta 2da 3ra generacin generacin

Auto organizados Priorizadores (fijan objetivos y (en lugar acuerdo a prioridades). actan dede administrar el tiempo Programadores se organizan ellos mismos) (planean y usan la agenda) . Hacedores de listas de priorizar, Sum la idea esencial de tareas. Concienciavaloresque deben son ms Considera que las comparar la clarificar de lo ypersonas hacer. Reflej el intento de mirar hacia importancia relativacosas importantes que las de las adelante y programar los actividades sobre la base de su acontecimientos y actividades del relacin con esos valores. futuro. YANIR

Gestionar el Tiempo

Porque gestionar el tiempo? Es la gestin de nuestras propias actividades, asegurarnos que previsiones para Permitir hacer se desarrollaran en el Ganar rendimiento sobre el tiempo (optimizarlo) tiempo disponible o determinado, ya que el Motivar y promover la iniciativa Reduce la ansiedad (estrs) tiempo es un recurso escaso y continuo. EDSON

EDSON

Administrar vs Gestionar? El tiempo

El tiempo principalmente lo empleamos de la siguiente forma:
Actividades de nivel estratgicos Gestin de Servicios y Actividades

Cuando Administro el tiempo

10%

Cuando Gestiono el tiempo

20%

30%

60%
20%

Tareas Administrativas

60%

20%

Ejercicio

EDSON

Criterios para priorizar actividades

Anlisis ABC 1. Ordenamos las tareas en grupos de prioridades: A: ms importantes, B: menos importantes, C: menos importantes 2. Sirve para listas de tareas abiertas, aunque se recomienda que se cierren para generar motivacin en su ejecucin 3. Se pueden establecer los grupos que se quieran 4. Suele cambiarse con la Tcnica de Pareto

RICHARD

Cmo establecer prioridades?

Otras Tcnica empleadas para priorizar: Tcnica de Pareto (el mas usado)
Mtodo POSECla doble aplicacin de la regla 80-20 Se basa en (Prioritize by Organizing Streamling, Economizing & Contributing. Trata sobre las pirmide de MASLOW, sugiere que un individuo sePremisa No. 2 cuando: encuentra mejor Premisa No. 1 P rioriza su tiempo y define sus objetivos personales 80 % de las tareas 80 xito O rganiza las cosas necesarias para tener% de la puede realizarse en el productividad proviene S treamlingtiempo (racionaliza) Cosas que no le gusta hacer pero 20% del del 20% de las tareas debes (trabajo) y (previamente 20% de las Cosas que E conomiza. tareas debespriorizadas por el urgentes hacer pero no son valor incompletas nos ocupa el atencin al resto de las cosas que C ontribuye. Prestando que generan al 80% del tiempo marcan la diferencia proyecto). restante

RICHARD

Manejo de Reuniones

ROSA

PLANIFICACION DE UNA REUNIN

2. ANLISIS DEL TIPO DE 5. MEDIOS TCNICOS (Pizarra, REUNIN 1.PLANTEAR OBJETIVOS 3.ordenador, video.) DISPOSICIN FSICA 4. PARTICIPANTES En funcin de la dimensin Generales (poco concretos y de Los participantesEl orden del Mesa redonda son aquellos 6.ORDEN DEL DA: Reuniones da (n de participantes) globales) ejecutores de las direccin que son sirve para; En funcin de la periodicidad Especficos (concretos, precisos, Mesa cuadrada decisiones que se tomen Eliminar incertidumbre (diaria, positivos) regular) evaluables yperidica,U Fomenta Mesa en contenidos Clarificar forma de objetivos En funcin de los la participacin del grupo Evitar falsas esperanzas (informativa, analtica, Mesa rectangular Aparece el decisoria y de compromiso) efecto status

ROSA

El Ciclo de Reunin
4 Recopilar la informacin necesaria para la prxima reunin 1 Disear La Reunin Desarrollar la agenda Disear el formato

3 Llevar a cabo las asignaciones entre reuniones

2 Conducir La Reunin Ambientacin y revisin de la agenda. Discutir los puntos. Identificar las actividades seguimiento. Evaluar la reunin

ROSA

Normas para cumplir en las reuniones

1.
2. 3.

4.
5. 6.

Usar agendas Tener un facilitador Tomar minutas Redactar la prxima agenda Evaluar la reunin Adherirse a la regla de los 100 km

ROSA

Para que una reunin sea efectiva se requieren los siguientes Roles :
Participa de forma activa ofreciendo ideas y ayudando a Contribuye conreunin mantener la su Gua al grupoEscriba a conocimiento experto Debe objetivos. es en los el centrada en asuntos concretos en los que sus aclarar cul travs de las propsito, objetivos, se solicita su opinin. fases de limitaciones y alcance Su aportacin se limita, en Lder Facilitador discusin, de la reunin. principio, a facilitar la

resolucin informacin requerida de sobre un tema especfico, problemas y toma Es el responsable del Recoge los puntos clave, ideas y decisiones que porde que se debe dejar lo surgen en el desarrollo del encuentro. decisiones Contribuidor posterior de seguimiento claro Puede antesresponsable de la redaccin delExperto la ser de la reunin acta de la reunin. qu participacin se espera reunin. de l. ROSA

Si no fuera por el caf y los pastelitos esta reunin sera una VERDADERA perdida de tiempo.

CONCLUSIONES PRCTICAS
Desde el momento en que El tiempo es un tiempo es te organizas, el recurso no Los peores ladrones de renovable. No se puede un aliado. tiempo son: falta de recuperar el tiempo perdido. planeacin, desorden, El tiempo no vuela. La indecisin, perder de escasez de tiempo es una Para mejorar la vista los objetivos y ilusin que de tu tiempo, administracin resulta de confundir lo administrarlo mal. El empieza descubriendo en importante con lo mejor generador de qu y cmo lo ests gastando urgente tiempo actualmente. es la buena administracin.
YANIR

Para Recordar
Gestionar el tiempo significa hacer cosas con ms El tiempo dedicado eficiencia, no solo con ms a trazar un plan rapidez se malgasta nunca Cada da debe hacer al menos una cosa placentera El agotamiento se

evita haciendo planes de vida, no Los momentos de solo viviendo a da tranquilidad en eloficina son
muy tiles
RICHARD

Gracias por sus comentarios