Auditoria Externa

Dez/2010

Auditoria
Definio

Exame ex post dos livros contbeis, demonstraes financeiras, registros de transaes e sistemas financeiros Examina a adequao dos sistemas e procedimentos contbeis, capacidade de manter contas apropriadas e documentao das despesas do projeto/doao

Objetivos subjacentes
Proporciona credibilidade e garantia de responsabilidade Verifica observncia das clusulas financeiras do contrato de emprstimo Identifica deficincias nos controles internos/sistemas financeiros e faz recomendaes

Frequncia
Anual FIDA deve receber normalmente seis meses aps o fim do ano
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Tipos de auditoria
Auditoria das Demonstraes Financeiras O auditor d seu parecer sobre as demonstraes financeiras do projeto Obrigatria em projetos do FIDA

Auditoria de observncia

O auditor verifica observncia das regras, regulamentos, procedimentos e processos internos estabelecidos pela gerncia Exame meticuloso das tcnicas e desempenho da gerncia do projeto. Estudo de todas as reas funcionais, identificando problemas na implementao e recomendando aes corretivas para melhorar a eficincia e eficcia das operaes
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Auditoria operacional

Funes da auditoria
Muturio/beneficirio Auditor externo Realiza trabalho de auditoria incluindo 3 relatrios/parecer

Prepara os TR, administra o processo de seleo do auditor (se for o caso) e nomeia o auditor
Submete demonstraes financeiras anuais

Indica despesas no admissveis e irregularidades

Fornece carta administrao

Implementa ao corretiva
FIDA

Fornece a no objeo aos TR e nomeia auditor aps avaliao da capacidade Monitora o envio oportuno e o exame dos relatrios da auditoria Faz acompanhamento das aes corretivas Aplica sanes e outras medidas, se for o caso, incluindo a suspenso de desembolsos e/ou cancelamento do saldo do financiamento

Requisitos de Auditoria segundo Acordo de Financiamento/CM

Seo 5.02 (a) do Acordo de Financiamento: o prazo para a nomeao de auditores no 1 ano (geralmente dentro de 90 dias da entrada em vigor) e anos subsequentes (dentro de 90 dias do incio do ano)

Seo 5.02 (b) do Acordo de Financiamento: o relatrio da auditoria deve ser enviado ao Fundo dentro de 6 meses aps o fim do ano fiscal. Tambm estabelece o parecer especfico a ser dado pelos auditores demonstrativo de despesas e operao da Conta Especial; e estipula que os auditores devem enviar uma Carta Administrao que identifique as deficincias nos controles internos e medidas corretivas
Seo 6.04 do Acordo de Financiamento: se o Muturio no enviar o relatrio da auditoria no prazo prescrito na Seo 5.02 (b) e houver pouca probabilidade de faz-lo dentro de um prazo razovel na opinio do Fundo, o Fundo poder contratar auditores independentes para realizar a auditoria Seo 6.01: se o relatrio da auditoria no for enviado dentro de 12 meses o Fundo tem o direito de suspender desembolsos (NB: de acordo com as novas condies gerais, isso tambm se aplica se o relatrio da auditoria for considerado insatisfatrio)
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Requisitos de Auditoria segundo Acordo de Financiamento/CM

Seo 9.03 (a) das Condies Gerais requer que as demonstraes financeiras incluindo o extrato da Conta Especial e Demonstrativo de Despesas sejam examinadas segundo princpios de auditoria geralmente aceitos Seo 9.03 (b) das Condies Gerais requer que o auditor examine:

Adequao dos sistemas contbeis e de controle interno para

monitorar as despesas e outras transaes financeiras

Adequao dos sistemas contbeis e de controle interno para salvaguardar os bens do projeto

Adequao da documentao mantida para transaes relevantes

Seo 10.04 das Condies Gerais estipula que o Muturio e a equipe do projeto cooperem plenamente com os auditores em caso de auditoria iniciada pelo Fundo

Alcance e Objetivos da Auditoria

Os auditores aceitveis ao Fundo devem ser nomeados de forma justa, oportuna e transparente para realizar a auditoria dos sistemas de administrao financeira do projeto no 1 ano do projeto e cada ano posterior (a obrigao pelo 1 ano de auditoria pode ser dispensada pelo Fundo, se
razovel (por exemplo, nenhum desembolso, etc.)

A auditoria deve incluir o parecer sobre as demonstraes financeiras, um relatrio sobre observncia das clusulas do emprstimo e uma carta administrao. O Fundo pode insistir na auditoria operacional se considerar adequado Deve ser realizada de acordo com padres de auditoria aceitveis (geralmente considerados como Normas Internacionais de Auditoria (ISA) ou padres nacionais, se aceitvel); caso contrrio, deve-se indicar a extenso dos desvios.
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Auditoria Externa Quem executa?

Quem executa?

Profissional externo independente Em certos pases, deve ser o Escritrio Nacional de Auditoria (NAO)/Instituio Suprema de Auditoria; se no, empresa do setor privado acordada com o FIDA

Produtos da Auditoria Externa

Pacote profissional de auditoria contm parecer sobre :

o o o

Demonstraes financeiras do projeto Uso da Conta Especial em conformidade com o acordo de financiamento Admissibilidade das despesas includas nas SS/DD

Carta Administrao sobre controles e sistemas internos Notificao de despesas no admissveis

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Auditor Externo Base do trabalho

Base do trabalho

Normas de auditoria:

o
o

Oferecem orientao sobre os objetivos e princpios gerais que regem uma auditoria de demonstraes financeiras
Incluem um conjunto de orientaes sistemticas utilizadas por auditores na realizao de auditorias, assegurando a exatido, consistncia e verificabilidade das aes e relatrios do auditor

Existem vrias normas de auditoria geralmente aceitas

Os projetos do FIDA geralmente devem utilizar Normas Internacionais de Auditoria (ISA)/Organizao Internacional de Instituies Supremas de Auditoria (INTOSAI) Normas nacionais podem ser usadas se for acordado com o FIDA As normas de auditoria aplicadas devem ser especificadas no parecer do auditor

Auditoria das Demonstraes Financeiras verifica

Se as demonstraes financeiras foram preparadas de acordo com
princpios de contabilidade internacionalmente reconhecidos (IFRS/ IPSAS)

ou padres nacionais aceitveis consistentemente num perodo razovel

Se as despesas so admissveis segundo o acordo de financiamento Se as demonstraes financeiras e registros contbeis esto corretos

Se as despesas cujos totais aparecem nos DD foram adequadamente

aprovadas, classificadas, sustentadas por documentos e so admissveis segundo o acordo de financiamento. Se forem descobertas despesas no admissveis, o Fundo pode rever a admissibilidade do

Muturio para utilizar o mecanismo de DD: o Muturio reembolsa a soma da

despesa no admissvel Conta Especial

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A Auditoria das Demonstraes Financeiras Verifica

Se a Conta Especial operada apropriadamente, se conciliada
corretamente, se os saques da conta so autorizados apropriadamente

Se o saldo do financiamento no fim do ano conciliado com os

registros do FIDA

Se o projeto possui controles internos e contbeis adequados para

registrar e notificar transaes financeiras de maneira oportuna e precisa e para salvaguardar os bens do projeto. Se o sistema de auditoria interna proporcional ao tamanho e complexidade do projeto

Se os bens do projeto existem fisicamente, esto em boas condies

de funcionamento e so mantidos no nome do projeto

Qualquer outra questo que o Fundo possa pedir que os auditores

examinem, esteja ou no includa no Acordo de Financiamento

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Relatrios da Auditoria Contedo

O relatrio deve seguir um formato estabelecido:

Pargrafo 1: estabelece o trabalho de auditoria realizado. Identifica as

respectivas responsabilidades do auditor e do auditado

Pargrafo 2: detalhes do escopo do trabalho da auditoria,

oferece uma descrio geral do trabalho, exemplos de procedimentos executados, qualquer limitao que a auditoria enfrentou com base na natureza do trabalho. Tambm estabelece que a auditoria foi realizada em concordncia com as GAAS de referncia

Pargrafo 3: expressa o parecer do auditor sobre as demonstraes

financeiras: se esto isentas de erros importantes e significativos, se mostram
uma viso verdadeira e justa dos resultados operacionais, posio financeira e fluxos de caixa do auditado e se esto em conformidade com os princpios contbeis de referncia

O auditor tambm pode acrescentar informao adicional ao relatrio se considerado necessrio sem mudar o parecer geral do relatrio
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Relatrios da Auditoria Pareceres

Existem 4 tipos padro diferentes: 1. Parecer Incondicional/ sem ressalva*

2. Parecer Qualificado/Parecer com ressalva** 3. Parecer Adverso*** 4. Parecer com Absteno de Opinio***
* Em alguns casos esse parecer da auditoria no totalmente coerente com as constataes da auditoria nos dados financeiros, a carta administrao ou as constataes do FIDA em atividades de superviso Pode no ser aceito pelo FIDA as normas de auditoria do FIDA preveem que todos os seus projetos, programas e doaes devem receber um parecer incondicional,. Um parecer qualificado pode ser aceito somente se houver evidncia de um plano de trabalho para implementar mudanas ou se a qualificao no afetar as responsabilidades fiducirias do FIDA

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*** No aceitvel ao FIDA. Demonstraes financeiras a serem refeitas ou reexaminadas

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Relatrios da Auditoria Pareceres

1. Parecer Incondicional sem ressalva
Este considerado como o equivalente a uma atestado de sade para um paciente

2. Parecer Qualificado/Parecer com ressalva

Existem 2 tipos de qualificao: Desvio nico das GAAP ao menos uma rea das contas no est em conformidade com as GAAP, mas o resto das demonstraes financeiras apresentado de forma justa, por exemplo despesa de depreciao incorreta Limitao de Escopo - o auditor no pode examinar uma ou mais reas das demonstraes financeiras. Por exemplo, o auditor no foi capaz de observar e testar inventrios de uma entidade O parecer qualificado diz que as demonstraes financeiras so apresentadas de forma justa com uma exceo. Um pargrafo explicativo esclarece os motivos da qualificao

3. Parecer Adverso
As demonstraes financeiras no esto em conformidade com as GAAP. o oposto de um parecer incondicional; os dados so materialmente incorretos, duvidosos e imprecisos

4. Parecer com Absteno de Opinio

Esse parecer raro; emitido quando o auditor no conseguiu formar uma opinio, j que no conseguiu concluir o trabalho de auditoria devido a vrios motivos, como significativas limitaes de escopo
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Carta Administrao

Deve acompanhar o relatrio da auditoria

Deve identificar deficincias, se houver, dos controles internos e recomendar ao corretiva.

A Administrao deve responder por escrito dentro de 30 dias

A resposta da Administrao deve indicar acordo/desacordo com o auditor e conter um plano de ao com cronograma para abordar os problemas

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Auditoria Responsabilidades da PMU

Preparar os TR do auditor e obter no objeo do FIDA
Assegurar que dados obrigatrios sejam includos nas demonstraes financeiras (de acordo com as Diretrizes de Informao do FIDA) Enviar as demonstraes financeiras ao FIDA 3 meses aps o fim do ano fiscal O FIDA far comentrios sobre itens faltantes/confusos que podem ser corrigidos pela PCU, em vez de fazer disso uma questo da auditoria

Se estiver em dvida, pergunte ao FIDA!

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Auditoria Responsabilidades do FIDA

Monitorar oportunidade do envio do relatrio da auditoria Confirmar a observncia dos TR pelo auditor, incluindo todos os 3 pareceres e a carta administrao Se o parecer for qualificado, considerar seriedade das qualificaes, e se necessria ao imediata A suspenso dos desembolsos pode ocorrer se houver:

Envio atrasado de relatrios

(180 dias da data de vencimento)

No conformidade com os padres do FIDA

(por exemplo, contas qualificadas sem plano de ao satisfatrio)

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Seleo e Nomeao de Auditores

Geralmente atravs de um processo competitivo com 3-6 empresas qualificadas Deve ser feita com base na avaliao tcnica e financeira Devem ter experincia passada e desempenho satisfatrio em tarefas similares Devem ter referncias satisfatrias Deve dar uma declarao de que nem a empresa nem os funcionrios possuem qualquer conflito de interesses ao aceitar a tarefa Funcionrios com qualificaes e experincia adequadas No devem ser nomeados para outras tarefas consultoria em gesto, auditor interno, contabilidade, consulta, etc. Devem ser capazes de executar a tarefa com total independncia sem relao com equipe do projeto ou outra parte conexa

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Contedo da Carta de Contratao da Auditoria

Descrio do projeto, financiamento e partes Descrio das demonstraes financeiras e amostras das mesmas

Estipulao relativa ao uso de normas aceitveis de auditoria

Disponibilidade de livros, registros, documentos e pessoal durante a auditoria Estabilidade da nomeao dois ou mais anos fiscais (sujeita ao
desempenho satisfatrio no ano anterior)

Acompanhamento das questes do ano anterior Contedo do relatrio da auditoria e pareceres especficos a serem fornecidos.

Prazo final de envio do relatrio da auditoria

Relatrios e pareceres Envio do programa de auditoria, plano de pessoal e proposta da auditoria Envio da Carta Administrao
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Responsabilidades do auditor

Submeter uma proposta com a metodologia da auditoria, o plano de contratao de pessoal, o programa da auditoria e honorrios Expressar pareceres de auditoria de acordo com os TR Fornecer uma Carta Administrao de acordo com os TR

Fornecer uma traduo a um idioma oficial do FIDA do relatrio da auditoria caso o relatrio esteja no idioma local

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Acompanhamento das recomendaes da auditoria

O acompanhamento das recomendaes da auditoria to importante quanto a realizao da auditoria

O Projeto deve ter um sistema para acompanhar a observncia das recomendaes da auditoria de forma oportuna
Um Livro das Observaes da Auditoria deve ser preparado O livro deve registrar cada observao da auditoria e a validao pelo auditor de que a ao corretiva foi realizada Deve ser atualizado periodicamente e enviado s Misses de Superviso A situao do acompanhamento deve ser examinada pelo Coordenador do Projeto/FIDA/Auditor Interno/Auditor Externo periodicamente

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Situao das Auditorias

Para cada projeto, deve ser preparado um quadro da situao das auditorias com o seguinte formato
Relatrio da Auditoria para o Perodo Data de vencimento Enviada pelos auditores em Enviada pelo FIDA em Comentrios

Deve ser atualizado regularmente e enviado s Misses de Superviso

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Formulrio de avaliao da auditoria

Ferramenta iterativa, preparada pelo FIDA para apoio implementao Crescente importncia devido nfase renovada sobre as responsabilidades fiducirias no mbito da superviso direta Analisa completude e razoabilidade de:

Demonstraes financeiras Pareceres da auditoria

Trabalho de auditoria realizado

Lista importantes aes de acompanhamento a serem executadas pelo projeto Pode exigir preparao de um plano de ao Formato atualizado a ser lanado com o novo sistema de monitoramento de relatrios de auditoria (ARTS)
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Obrigado