mars 13

Comment animer un Brainstorming

(galement appel remue-mninges au Qubec, runionruche en Suisse)

La version jour de ce cours est disponible ici : cours de brainstorming

Cours distribu sous licence Creative Commons,
selon les conditions suivantes :
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Certaines diapos inspires lorigine de cellesUtilisation ou copieU Qubec, sans citation de Yves Asselin - interdites avec son autorisation

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Rsoudre un problme grce de nouvelles ides

1. Dfinition des rles
Animateur Secrtaire

2. Les 4 phases du brainstorming

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Cest lobjet du Brainstorming

Deux rles spcifiques doivent tre attribus :
1. Animateur 2. Secrtaire

Les phases sont :

1. 2. 3. 4. La constitution du groupe Le cadrage et la dfinition de la question de dpart La collecte des ides La slection des solutions applicables
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Lanimateur
Cest lui qui lance et qui guide la session de brainstorming
Slection des participants Organisation de la session Respect du temps Cadrage, voire recadrage en cours de route Participation de tous Accord pralable sur la mthode de travail

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Le secrtaire
Il est responsable de la prise en note des ides
La prise de notes se fait souvent sur un tableau, sur un paper-board ou ou sur un PC avec vidoprojecteur (tout le
monde peut suivre les ides + on peut repartir avec la page)

Attention ! Le secrtaire note systmatiquement toutes les ides, il ne les critique jamais
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Source http://www.wildstang.org/gallery2/d/14891-2/2004-01-14+Brainstorming+003.jpg Utilisation ou copie interdites sans citation

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Les phases prliminaires

1. Constituer le groupe de travail 2. Le lancement de la session
La dfinition de la question de dpart

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1/ Constituer le groupe de travail

Cest le premier travail du futur animateur Le groupe ne doit pas tre trop grand
10 - 15 personnes maxi

Il doit contenir de bonnes personnes

Ouvertes lchange dides Complmentaires Expertes/reprsentantes de domaines diffrents

Problmes possibles
Incompatibilits/inimitis entre participants Prsence dun chef qui va paralyser certains participants

Reste arriver rassembler ces personnes, au bon moment, dans un endroit calme, muni doutils de travail adapts

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2/ Le cadrage
Il est indispensable de cadrer clairement le sujet au dbut de la runion. Cest ce qui constitue la question de dpart
Son choix doit tre
1. 2. prcis clairement formul

Le sujet doit tre compris par les participants et ces derniers doivent avoir les bases (connaissances) ncessaires pour ragir
En plus dun intrt participer et partager leurs ides

La priode de temps alloue chaque phase est prdtermine en accord avec les participants
Par exemple : 1h au total dont introduction 10 minutes, collecte dides 30 min, tri/slection 20 min

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Cadrage : le choix de la question de dpart

Comment peut-on faire connatre notre logiciel un maximum de clients sachant que lon dispose de 3 semaines ? Attention mieux le thme est cadr plus on sera efficace .. En effet le principal risque en brainstorming est de samuser en oubliant quil faut rester productif Par exemple : Do provient la recrudescence du dfaut client ferm sur la tourne 12, qui est apparu il y a huit semaines ? est un thme bien cibl Lanimateur valide que tous les participants sont daccord et que le thme est bien formul

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Susciter et collecter les ides

1. Phase de collecte
Les quatre rgles du jeu tablir un climat permissif Rle de lanimateur Mthodes de production dides

2. Les facteurs-cl de succs

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mars 13 Repris de http://craftsrv1.epfl.ch/MT/mauro/images/spatial_brainstorm.jpg

3/ Susciter et collecter les ides

La dmarche est base sur le fait que les participants mettent des ides dune faon spontane
Ces ides sont enregistres telles quelles par la personne responsable (secrtaire) Aucune valuation ou critique durant la priode de brainstorming. La suggestion d'ides irralistes, et le rythme sont des lments vitaux pour la russite du processus. Le souhait cest que des ides mises en rafales en gnrent de nouvelles (originales) Il est recommand de copier les ides des autres, de proposer des variantes, de faire appel son imagination

=> Le but majeur de cette phase nest pas de trouver de bonnes ides, cest den trouver le plus possible

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Phase de collecte chez BBDO, New York, 1959

Sur le mur, droite, les quatre rgles de base :
1. Aucune critique des ides mises 2. Pas de limite l'imagination 3. Le plus d'ides possibles 4. Le rebond systmatique sur les ides des autres

Invention du BS dans les annes 1940 par Alex Osborn, agence de publicit BBDO
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Repris de http://www.intelligence-creative.com/020_brainstorming_bbdo.html Utilisation ou copie interdites sans citation

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Pour trouver un maximum dide : tablir un climat permissif

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Repris de http://www.intelligence-creative.com/020_brainstorming_bbdo.html Utilisation ou copie interdites sans citation

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Rle de lanimateur pendant la collecte

Il doit sassurer que le processus se droule de manire optimale
Il peut intervenir :
pour relancer si le processus ralentit Pour viter que des personnes fassent des aparts ..

Il doit recadrer si on sloigne trop de la question de dpart

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Rle du secrtaire
Noter toutes les ides mises
cest lui qui constitue la mmoire du processus. - Ce quil ne note pas est perdu ! Permettre tous de les voir
- Pour ragir, sen inspirer, les copier etc

Une solution pour noter les ides :

- Un vidoprojecteur - Une carte conceptuelle arborescente sous Freemind
Permettra ensuite de faire le tri, denvoyer le travail par ml etc
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Utilisation ou copie interdites sans Image : http://smartwealthyrich.com/wp-content/uploads/2007/06/freemind2.jpg citation

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Phase de collecte : facteurs-cl de succs

Pour que ce processus soit un succs, il importe que les participants
prennent leur rle au srieux, ne confondent pas spontanit et anarchie Le groupe ne soit pas tre domin par quelques participants (mthode du tour de table)

Il est parfois sage de faire un essai blanc pour que les participants comprennent bien lesprit de la dmarche.
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Quelques mthodes de gnration dides

Anarchie
On note toutes les ides au fur et mesure quelles viennent, tout le monde peut en proposer et/ou surenchrir sur les ides des autres

Tour de table
Chaque participant note ses ides et en donne une son tour, elle est note

Post-it
Chaque participant note ses ides sur des post-it. Variante : une couleur par thme

Circulation des ides

Chaque participant note une ide sur une feuille blanche, il passe ensuite la feuille son voisin qui ajoute une variante ou une suggestion sur cette ide. Aprs avoir fait un tour complet lide souvent bien volu

Brainstorming lectronique
Par ml : lanimateur envoie le thme et les rgles de fonctionnement par ml. Les personnes contribuent en lui rpondant. Il compile la liste des ides reues et la renvoie aux participants (Variante : un Wiki est plus efficace et rapide).
vite les risques de critique et de blocage par auto-censure puisque les ides sont anonymes

De plus,
Le nombre de personnes impliques peut tre plus important que dans une runion physique Par contre, le rythme, la qualit des ides et lintensit des interactions sont nettement moins bons
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Le tri des ides et le passage laction

1. Des critres
de qualification de qualit / discriminants

2. Une mthode

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4/ Aprs la collecte : la slection

Un brainstorming est certes agrable et sympathique, mais cela ne suffit pas : il faut dboucher sur des actions
Lorsque le processus de collecte est termin (=plus de nouvelles ides ou plus de temps), il reste donc mettre de lordre dans les ides qui ont t mises
Discuter de la valeur relative des ides, slectionner celles qui sont les plus pertinentes Monter un plan daction pour les mettre en place

Pour cela deux points sont fixer :

a) Dterminer des critres (quest-ce quune bonne ide ?) b) Saccorder sur une mthode (comment procde t-on?)
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Des critres
Ils donnent les moyens rigoureux de juger quune des ides proposes est bonne
Critres de qualification : revenir la question de dpart
si celle-ci a t bien formule, elle permet de trouver les principaux critres liminant les ides hors de propos

Critres de qualit
des critres communs la plupart des projets : facilit de mise en place, rapidit dexcution, cot Des critres spcifiques : stratgie de lentreprise Les critres de qualit doivent tre :
Discriminants (permettent de diffrencier) Pondrs (certains sont prioritaires)
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Image : http://www.wildstang.org/gallery2/d/14891-2/2004-01-14+Brainstorming+003.jpg Utilisation ou copie interdites sans citation

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Exemples de critres pour un bon projet

Cote damour personnelle Commercialisable Faisabilit technique Innovation Soutien dun client/partenaire Comptences disponibles Cot

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Une mthode
Quelques mthodes possibles :
1. 2. 3. Mthode des votes (=chacun le mme nombre de voix) ou de la discussion (=consensus) Mthode du verrou (une personne pas daccord = ide bloque) Mthodes deux stades (prslection en retirant les ides en doublons ou mal cadres / puis travail en profondeur sur une shortlist)

Il est capital que tout le monde soit daccord sur la mthode avant de lancer le processus de tri..
Sinon on risque de retourner en arrire et de perdre du temps
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On classe ensuite facilement les ides retenir

Source http://www.rosyth.moe.edu.sg/social/presentations/Wits/decision.gif

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Aprs le brainstorming
Il faut pouvoir passer laction pour mettre en place concrtement les ides/solutions trouves mais cest une autre histoire

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Merci de votre attention !

Mes autres cours de management de projet disponibles en vido (diapos + son des commentaires) :
Fondamentaux de la gestion de projet Fondamentaux de la gestion de projet Les bases des outils d'organisation projet Groupware et outils informatiques de gestion de projets Introduction l'analyse stratgique en management de projet Comment animer un Brainstorming Cours d'analyse fonctionnelle Introduction la gestion des risques Dmarche de gestion des risques et plan de prvention

en diapositives animes :

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Rmi BACHELET

Enseignant-chercheur, Ecole Centrale de Lille Mon CV est disponible ici.

Mes principaux cours Centrale Gestion de projet, sociologie des organisations, recueil, analyse et traitement de donnes, prvention du plagiat, module de marchs financiers, cours de qualit et mthodes de rsolution de problmes, tablir des cartes conceptuelles, utiliser Wikipdia et CentraleWiki, formation au coaching pdagogique et l'encadrement

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Pour en savoir plus

En franais
http://fr.wikipedia.org/wiki/Brainstorming http://egov.wallonie.be/docs/implication_utilisateurs/fiche5.pdf http://drgoulu.com/2007/04/02/mind-mapping/

En anglais
http://en.wikipedia.org/wiki/Brainstorming http://www.nwlink.com/~donclark/perform/brainstorm.html

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Pour mmoriser ce cours, voici une carte conceptuelle, vous trouverez ici dautres mind maps sur ce cours.

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Source http://drgoulu.com/2007/04/02/mind-mapping Utilisation ou copie interdites sans citation

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