REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD RAFAEL BELLOSO CHACN FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

CTEDRA: ORGANIZACIN Y MTODOS

Lcda. Mnica Carbonell M.Sc

Maracaibo, septiembre de 2012

Definicin de Organizacin Administrativa

Es un proceso encaminado a obtener un fin, el cual fue previamente definido durante la planificacin.
La palabra organizacin proviene del verbo Organon que significa instrumento. Es la estructuracin tcnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos humanos y materiales de un organismo social, con el fin de lograr la mxima eficiencia en la realizacin de los planes y objetivos sealados con anterioridad durante la primera etapa del proceso administrativo (Planificacin) . Esta conlleva: - Orden - Arreglo Lgico - Relacin armnica

Definicin de Organizacin Administrativa

Es la coordinacin de las actividades de todos los individuos que integran una

empresa con el propsito de obtener el mximo aprovechamiento posible de los elementos materiales, tcnicos y humanos, en la realizacin de los fines que la propia empresa persigue. Es el proceso en el cual se agrupan y se ordenan racionalmente las tareas necesarias para el cumplimiento de los objetivos, asignando actividades especficas, delegando autoridad y delimitando responsabilidades. Es el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematizacin racional de los recursos, mediante la determinacin de jerarquas, disposicin, correlacin y agrupacin de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social. Incluye el diseo de la estructura de la empresa; en esta se distribuye el trabajo entre el grupo y se establece las relaciones de autoridad y responsabilidad necesarias.

Definicin de Mtodos

Es una secuencia lgica de sucesos, actividades, pasos o tareas que se deben seguir para lograr ejecutar un proyecto o realizar un trabajo especfico.
Es una serie de etapas, fases o partes sucesivas que constituyen la forma, manera o estrategia especfica de llevar a cabo alguna actividad o un trabajo determinado. * Un mtodo es la gua detallada que muestra secuencial y ordenadamente como una persona realiza un trabajo. En algunos mtodos, los pasos exactos vara. Por ejemplo un mecnico de automviles sabe como reparar genricamente automviles. Sin embargo, si quiere hacer un trabajo profesional y de calidad, necesita un mtodo especfico para reparar en Volswagen sedn 1985, tal vez muy diferente del mtodo para arreglar un modelo 1996.

Importancia de la Organizacin y Mtodos

La organizacin es de carcter continuo; jams se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos estn sujetos a cambios constantes (expansin, contratacin, nuevos productos, etc.), lo que obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organizacin. La organizacin tiene como fin primordial ordenar los esfuerzos y crear la estructura adecuada de acuerdo a los objetivos de la empresa. Suministra los mtodos para que se puedan desempear las actividades eficientemente, con un mnimo de esfuerzos. Siendo un medio a travs del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social. Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad. Adems, reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades. As mismo, permite el establecimiento de canales de comunicacin adecuados para que las polticas u objetivos se logren en forma eficiente.

Elementos de la Organizacin
1.- Estructura: la organizacin implica el establecimiento del marco fundamental en el que habr de operar el grupo social, ya que establece la disposicin y la correlacin de las funciones, jerarquas y actividades necesarias para lograr los objetivos. 2.- Sistematizacin: todas las actividades y recursos de la empresa deben de coordinarse racionalmente para facilitar el trabajo y la eficiencia. 3.- Agrupacin y asignacin de actividades - responsabilidades: organizar implica la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la especializacin. 4.- Jerarqua: la organizacin, como estructura, origina la necesidad de establecer niveles de autoridad y responsabilidad dentro de la empresa. 5.- Simplificacin de funciones: uno de los objetivos bsicos de la organizacin es establecer los mtodos ms sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible.

UNIDAD I: SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

Tema 1. Conceptos bsicos

- Operaciones: es la divisin mnima del trabajo, pueden ser fsicas o mentales; en conjunto forman una actividad y si son secuenciales forman un procedimiento. Se refiere a cualquier actividad o evento capaz de transformar intencionalmente las propiedades fsicas o qumicas de algn objeto.

- Actividades: es el conjunto de actos o labores especficas (operativas) a realizar por un individuo, departamento o unidad. Tambin puede definirse como una o ms operaciones afines y sucesivas que forman parte de un procedimiento ejecutado por una misma persona o misma unidad administrativa. Una actividad se define como el conjunto de conductas y recursos que el trabajador utiliza para desarrollar un trabajo, es decir, la transformacin o produccin de bienes, o la prestacin de un servicio. Las actividades son en realidad las que se ejecutan, y que a su vez descomponen, secuencian y globalmente, constituyen la tarea.

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Tema 1. Conceptos bsicos

- Tareas: es el conjunto de actividades individuales que ejecuta el ocupante del cargo, en general se refiere a los cargos simples y rutinarios, como los que ejercen los que trabajan por horas o los obreros. La tarea se define por sus objetivos, sus exigencias y los medios necesarios para realizarla con xito. Una funcin que se desempea en el seno de una empresa suele estar representada por una serie de tareas. Por ltimo, la tarea no siempre se programa con un conocimiento adecuado de sus condiciones de ejecucin. De ah que sean necesarias adaptaciones en tiempo real. Esta puede actualizarse durante la actividad hasta el punto de ser modificada.

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Tema 1. Conceptos bsicos - Funcin: es un conjunto de actividades, tareas o atribuciones que el ocupante del cargo ejerce de manera sistemtica y repetitiva. Para que un conjunto de tareas constituya una funcin se requiere que haya repeticin al llevarlas a cabo. Entonces con la funcin se identifican las atribuciones que se confieren a un rgano y consiste en una transcripcin textual y completa de las facultades conferidas a la entidad o a sus unidades administrativas.

- Puesto: tambin llamado cargo puede definirse como un conjunto de funciones (tareas y atribuciones previamente determinadas) que ocupan una posicin formal dentro del organigrama. Todo cargo tiene uno o ms ocupantes, que son las personas designadas para ejercer las funciones especficas del cargo, as como la autoridad y la responsabilidad inherentes a la posicin que el cargo ocupa en el organigrama. Las tareas o atribuciones son los elementos que conforman un papel de trabajo y que debe cumplir el ocupante.

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Tema 1. Conceptos bsicos - Divisin del Trabajo: es la separacin y delimitacin de las actividades, con el fin de realizar una funcin con la mayor precisin, eficiencia y el mnimo esfuerzo, dando lugar a la especializacin y perfeccionamiento en el trabajo. Tambin se puede decir que es fraccionar una tarea, de modo que cada individuo sea responsable y realice un conjunto limitado de actividades y no toda la tarea. * Jerarquizacin: es la disposicin de las funciones de una organizacin por orden de rango, grado o importancia. Los niveles jerrquicos son el conjunto de rganos agrupados de acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad que posean, independientemente de la funcin que realicen. La jerarquizacin implica la definicin de la estructura de la empresa por medio del establecimiento de centros de autoridad, canales de comunicacin, que se relacionan entre s con precisin.

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Tema 1. Conceptos bsicos

Divisin del Trabajo

* Especializacin de actividades: se refiere a la especificacin de las tareas individuales y de grupo en el seno de la organizacin (divisin del trabajo) y a la agrupacin de ellas en unidades de trabajo (departamentalizacin) Para llevar a cabo las tareas que exigen varios pasos, es necesario repartir las partes de ellas entre varias personas. Tal divisin especializada del trabajo permite a la gente aprender las destrezas y convertirse en experta en sus funciones individuales. Las tareas simplificadas pueden aprenderse en un tiempo relativamente corto y terminarse rpidamente. Adems, la disponibilidad de varios trabajos permite asignar a las personas posiciones que disfrutarn y para las cuales son aptas, o bien que ellas las escojan. * Departamentalizacin: es la divisin y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades especficas, con base en su similitud. Es entonces, el agrupamiento de actividades para que las que son semejantes y estn relacionadas lgicamente entre s se realicen juntas. La departamentalizacin representa la estructura formal de la organizacin tal como aparecera en un organigrama.

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Tema 1. Conceptos bsicos -Mtodo: Es una secuencia ordenada cronolgicamente y eficiente de actividades, pasos (trabajos a desarrollar), que deben ejecutarse para la obtencin de un resultado especfico. Tambin se puede decir que es la manera de efectuar una operacin o una secuencia de operaciones. Es la gua detallada que muestra secuencial y ordenadamente como una persona realiza un trabajo. En algunos mtodos, los pasos exactos vara.

-Procedimiento: se refiere a la secuencia de actividades que deben seguirse en la realizacin de un trabajo repetitivo, establecen un orden cronolgico, es decir, son una serie de labores concatenadas o unos pasos preestablecidos con secuencia lgica que se deben seguir para realizar tareas y enfrentar problemas. Todo procedimiento involucra actividades y tareas del personal, la determinacin de tiempos de realizacin, el uso de recursos materiales y tecnolgicos y la aplicacin de mtodos de trabajo y control para lograr el cabal, oportuno y eficiente desarrollo de operaciones.

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Tema 1. Conceptos bsicos

- Sistemas: es un conjunto de partes interrelacionadas e independientes, dispuestas u organizadas de tal manera que produce un todo unificado y en el que la actividad de una parte afecta a la de todas las dems. Es un conjunto o serie de elementos que forman una actividad, varios procedimientos que buscan una meta o metas comunes, y que facilitan el logro de los objetivos de las empresas. Es una red de procedimientos relacionados entre s y desarrollados de acuerdo con un esquema integrado para lograr una mejor actividad de las empresas. Es un ensamble de partes unidas por interferencia y que se lleva a cabo por las empresas para lograr as los objetivos de las mismas.

Varios mtodos forman un procedimiento y varios procedimientos conforman un sistema.

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Tema 1. Conceptos bsicos

- Estructura Orgnica: La estructura es el diseo intencional relativamente permanente, en el cual se especifican las actividades a cumplir y cmo estn relacionadas. Se muestra asimismo, las lneas de comunicacin y cmo est repartida la autoridad y la responsabilidad. La estructura es la forma en que estn ordenadas las unidades que componen una organizacin conforme a criterios de jerarqua y en esta se establece: principales puestos y unidades; lneas de autoridad y responsabilidad; y niveles jerrquicos, teniendo en cuenta lo siguiente: - La tarea total de la unidad o seccin se divide en trabajos menores o se especializa (divisin del trabajo) - Los puestos individuales se vuelven a combinar y a agrupar segn la semejanza y la relacin entre s de actividades (departamentalizacin) - Se debe determinar el tamao adecuado de un grupo que estar bajo las rdenes de un supervisor (esfera de control) -Se distribuye la autoridad entre los puestos o grupos de puestos (delegacin)

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Tema 1. Conceptos bsicos - Simplificacin del Trabajo: Es el proceso a travs del cual se busca que los empleados participen en la transformacin de la realizacin de sus labores, para hacerlas mas sencillas, rpidas y efectivas. Para lograrlo se realizan sesiones de capacitacin para la enseanza de principios y tcnicas como el estudio de tiempo y movimientos, anlisis de flujo de trabajo, disposicin fsica de la ubicacin del trabajo. Tambin se puede decir que es el uso organizado del sentido comn para encontrar formas mas fciles y mejores de realizar una tarea, lo cual supone un mejor mtodo de trabajo, el mas fcil, posibilitando la racionalizacin de las tareas, lo que permite el abatimiento de los costos, menor inversin de capital y el mejoramiento de la rentabilidad de los recursos.

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Tema 1. Conceptos bsicos - Reorganizacin: conlleva un estudio sobre las funciones, estructura, niveles, jerarquas, sistemas, mtodos, procesos, controles, teniendo en cuenta los objetivos, esto para poder determinar los principales problemas de organizacin y darles la solucin adecuada. Existe necesidad de reorganizar una empresa cuando: hay cambio de gerencia, cambio de objetivos, surgen estrategias de la competencia, hay baja motivacin del personal o elevados conflictos, no se cumplen de los objetivos, existen fallas en la informacin y el control, se presentan deficiencias de tipo financiero, entre otras razones.