AULA VIRTUAL DE MICROSOFT ACCESS

Microsoft Access es un sistema de administracin de bases de datos relacionales, que nos permite organizar y analizar la informacin almacenada en tablas de una base de datos. Por medio de Microsoft Access, puede administrar toda la informacin desde un nico archivo de base de datos. Dentro del archivo, puede dividir los datos en contenedores de almacenamiento independientes denominados tablas; puede ver, agregar y actualizar datos de la tabla por medio de formularios en pantalla; puede asimismo buscar y recuperar slo los datos que desee por medio de consultas; y puede analizar o imprimir datos con un diseo especfico por medio de informes. Puede permitir a otros usuarios ver, actualizar o analizar datos de la base de datos desde Internet o desde una intranet por medio de pginas de acceso a datos.

ENTIDAD
Persona, lugar, objeto o evento de inters acerca del cual se capturan datos o procesan datos, por ejemplo: pacientes, clientes, artculos son entidades de un hospital y una tienda comercial respectivamente.

Elemento individual que tiene un valor especifico; Ej. 20 Kg., 50 Cm. los datos pueden abarcar subdatos como es el caso de una fecha.

Conjunto de datos de un mismo tipo, por ejemplo un conjunto de nombres, un conjunto de notas, que forman parte de un registro; a cada campo se le asigna un nombre por el cual es identificado en el Archivo de Datos. Un nombre de campo contiene un nmero fijo de caracteres, que pueden ser una combinacin de letras, nmeros y ciertos smbolos.

Conjunto de datos una misma entidad, la ficha o registro consta de campos, cada campo tiene una longitud definida, por lo tanto los registros son de longitud fija.

Es una coleccin de registros relacionados pertenecientes a una misma entidad (un archivo de clientes guarda solo informacin de clientes).

BASE DE DATOS
Una base de datos es una recopilacin de informacin relacionada y almacenada sin redundancia relativa a un asunto o propsito particular, de forma que accesible para mltiples aplicaciones como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una coleccin de msica.

COMO INICIAR MICROSOFT ACCESS

Opcin ejecutar
Opcin programas
2 2

Digitar: msaccess Botn inicio

1

Clic En aceptar

Opcin Microsoft Office Botn inicio

Opcin Microsoft Access 2007

En la barra de inicio rpido un clic en icono de Access En el escritorio doble clic en el icono de Access
1

Selidra pc

Botn de office

Barra de acceso rpido

Plantillas

Base de datos en blanco

Plantillas destacadas Base datos existentes

PARTES DE LA VENTANA DE MICROSOFT ACCESS

Barra de acceso rpido Barra de ttulo Fichas o pestaas Botones de la ventana

Botn de office Banda de opciones Campos de la tabla Panel de tablas

Cuadro de registros

Barra de estado

Botones de vista

ESTRUCTURA DE UNA BASE DE DATOS DE MICROSOFT ACCESS

Para almacenar los datos, cree una tabla para cada tipo de informacin de la que hace el seguimiento. Para reunir los datos de varias tablas en una consulta, formulario, informe o pgina de acceso a datos, defina relaciones entre las tablas.

Para buscar y recuperar tan slo los datos que cumplen las condiciones especificadas, incluyendo datos de varias tablas, cree una consulta. Una consulta puede tambin actualizar o eliminar varios registros al mismo tiempo, y realizar clculos predefinidos o personalizados en los datos.

Para ver, escribir y cambiar datos de manera sencilla directamente en una tabla, cree un formulario. Al abrir un formulario, Microsoft Access recupera los datos de una o ms tablas, y los muestra en la pantalla con el diseo elegido en el Asistente para formularios, o con un diseo que cree desde el principio.

Para analizar los datos o presentarlos de cierta manera al imprimirlos, cree un informe. Por ejemplo, puede imprimir un informe que agrupe datos y calcule totales, y otro informe de datos diferentes con formato para imprimir etiquetas postales.

Para que los datos estn disponibles en Internet o en una intranet con el fin de hacer informes, escribir datos o analizar datos de manera interactiva, utilice una pgina de acceso a datos. Microsoft Access recupera los datos de una o ms tablas y los muestra en la pantalla con el diseo elegido en el Asistente para pginas, o con un diseo que cree desde el principio. Los usuarios pueden interactuar con los datos gracias a las caractersticas de la pgina de acceso a datos.

BASE DE DATOS ES UN ARCHIVO CON EXTENSIN MBD

TABLAS (Relacionadas entre s)

Consulta Formulario Informe

Macro

Modulo

Al crear una base de datos de Microsoft Access, se crea un archivo que contiene todas las tablas de su base de datos, as como las consultas, los formularios, los informes, y los dems objetos que le ayudan a usar la informacin en la base de datos.

Seleccionar la unidad Clic en base de datos en blanco

1 3

Digitar el nombre
4

Clic en la carpeta
2

Clic en guardar

BARRAS IMPORTANTES ACTIVAR Y DESACTIVAR LA CINTA DE OPCIONES

Opcin maximizar la cinta de opciones Clic botn derecho a un costado de las fichas o pestaas

CURSO PRACTICO DE MICROSOFT ACCESS 2007 - SELIDRA

PERSONALIZAR LA BARRA DE ACCESO RPIDO

Clic botn derecho en la barra de acceso rpido

Clic en personalizar barra de herramientas de acceso rpido

Seleccionar las fichas o pestaas

Seleccionar las herramientas a utilizarse

4
Clic en agregar

Clic en aceptar

LA BANDA DE OPCIONES

LA BANDA DE OPCIONES
PULSANDO LA TECLA ALT +

SELIDRA PRODUCCIONES

Seleccionar la unidad
Clic en base de datos en blanco 1
3

Digitar el nombre
4

Clic en la carpeta
2

Clic en guardar

CREAR UNA TABLA

Clic en la regla de vistas

Digitar el nombre de la tabla

2 3

Clic en aceptar

INGRESAR EL NOMBRE DEL CAMPO

Ingresar el nombre del campo

1 2
Hacer un clic en la siguiente fila

3
Seguir ingresando los nombres del campo

LA CLAVE PRINCIPAL
La clave principal suele ser uno o varios de los campos de la tabla. El contenido de este campo identifica cada registro del campo de manera nica. De modo que no se podrn introducir dos registros iguales o almacenar valores nulos en los campos de la clave principal.

INGRESAR LA CLAVE PRINCIPAL

Clic en la clave principal Una vez dado el nombre a la tabla se procede a ingresar los nombres del campo

1
se hace un clic en el encabezado de fila para designar la clave principal

cuando en el campo vamos a introducir texto, tanto caracteres como dgitos. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud mxima de 255 caracteres. se utiliza para textos extensos como comentarios o explicaciones. Tiene una longitud fija de 65.535 caracteres. para datos numricos utilizados en clculos matemticos. para la introduccin de fechas y horas desde el ao 100 al ao 9999. para valores de moneda y datos numricos utilizados en clculos matemticos en los que estn implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisin es de hasta 15 dgitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dgitos a la derecha del mismo. nmero secuencial (incrementado de uno a uno) nico, o nmero aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumrico no se pueden actualizar. valores S y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (S/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado). Objeto (como por ejemplo una hoja de clculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, grficos, sonidos u otros datos binarios). Texto o combinacin de texto y nmeros almacenada como texto y utilizada como direccin de hipervnculo.

INGRESAR TIPO DE DATOS

Seleccionar el nombre del campo Clic en el tipo de dato

2
Seleccionar el tipo de dato

NOTA. Se proceder a realizar el mismo ejercicio para el resto de los nombres de campo

Seleccionar el tipo de dato

En las propiedades del campo cambiar sus propiedades

Clic botn derecho en la fila

1
Opcin eliminar filas

Clic en la regla ver de vistas Clic en la opcin si

1 2

Ingresar los datos de la tabla

Ingresar los datos de la tabla

Clic botn derecho en la columna

Clic botn derecho en la columna

1
Opcin ocultar columnas Opcin mostrar columnas Seleccionar el nombre de la columna

Seleccionar el nombre de la columna

Clic botn derecho en la columna

Opcin eliminar columnas

Opcin ordenar de la A-Z o viceversa Clic botn derecho en la columna

Clic en ver de vistas

Clic en ver de vistas

Clic en la opcin si

Cambiar los campos de la tabla

Clic en el botn cerrar

Presionar la tecla Enter

5
Clic botn derecho en la tabla Digitar el nuevo nombre Opcin cambiar nombre

2 4

Clic en el botn cerrar

Clic botn derecho en la tabla

Opcin eliminar

Clic En el encabezado de la columna

Clic En el encabezado de la fila

Clic en el ancho de columna

Clic en el alto de fila

2
Clic en aceptar

2
Clic en aceptar

Cambiar la medida

Cambiar la medida

Realizar un arrastre en las intersecciones de las columnas

1
Realizar un arrastre en las intersecciones de las filas

Clic en la ficha Crear

1 2
Clic en la opcin tabla Digitar el nombre

4 3
Clic en ver de vistas

Clic en aceptar

Clic en ver las vistas

Ingresar los datos de los campos

Clic en la opcin si

Es comn que informaciones de una tabla estn asociadas con informaciones de otras tablas. En este caso podemos establecer una relacin entre las dos tablas. Es a travs de la relacin que el Access consigue, a partir de informaciones en una tabla, obtener informaciones registradas en la otra tabla. Existen tres tipos de relaciones entre dos tablas A y B: uno a uno, uno a varios, varios a varios.

Clic en la ficha herramientas de base de datos Opcin relaciones

Fichas tablas

Clic en las tablas para crear las relaciones

3 4

Clic en cerrar Clic en agregar

Clic en crear

1
Realizar un arrastre desde los datos de una tabla a la otra donde va a existir la relacin

Doble clic en la lnea de unin de las relaciones

1
Clic en aceptar

Modificar las tablas o consultas

3 2

Clic en el contorno de la lnea

Opcin eliminar

Clic en eliminar

2
Clic en la tabla de relaciones

Una consulta recupera informaciones de la Base de Datos y eventualmente las presenta en la pantalla. Sern estudiados tres tipos de consultas: De seleccin: selecciona y presenta registros en formato patrn De referencias cruzadas: selecciona y presenta registros en formato de planilla De accin: altera el contenido de registros en una nica operacin Las consultas constituyen un recurso prctico para obtener informaciones especficas contenidas en la Base de Datos. Con ellas podemos: Elegir campos especficos de tablas especficas; Seleccionar informaciones va criterios; Mostrar las informaciones en varios rdenes; Obtener datos de varias tablas simultneamente; Calcular totales; Crear formularios e informes; Crear otras consultas y grficos.

Clic en la ficha crear

1 2

Opcin diseo de consulta

Seleccionar las tablas

Clic en agregar

Clic en ejecutar

9
Doble clic en los registros Doble clic en los registros

5 6

Aqu se agregan los campos Se escribe las consultas

7 8

Clic botn derecho en la consulta

Opcin guardar

10 11

Digitar el nombre

12
Digitar el nombre

13

Clic botn derecho en la consulta

1
Opcin cerrar

Clic en la opcin si