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Organizacin del trabajo

MASTER.SYSTEM.SOLUTIONS

MATERIA: Administracion de proyectos en TI

Integrantes: Csar Hernndez Prez Jorge Luis Reyes Noriega Mayra Ortiz Jazmin Rodriguez Rodr

Tcticas

Implementamos soluciones adaptadas a las necesidades de nuestros clientes y desarrollamos nuevas soluciones creativas.

El uso de spots en internet para que los empresarios conozcan las actividades de la empresa. Publicar anuncios en las estaciones de radio ms escuchadas.

Indicadores de Medicin:
INDICADOR: Indicadores financieros: FORMULA: ventas netas/ activo total utilidad bruta/ ventas netas x 100 ventas del ao corriente/ ventas del ao anterior x 100 DESCRIPCIN: Es un indicador de productividad mide cuntos pesos genera cada peso invertido en activo total. Por cada peso vendido, cunto se genera para cubrir los gastos operacionales y no operacionales. Debe ser coherente con el crecimiento de los activos y con el crecimiento en volumen y precios. Este indicador mide la variacin que existe entre la produccin estndar (o ideal) y la produccin actual (o real).

Rotacin de activos

Margen bruto de utilidad

ndice de crecimiento en ventas Indicadores de produccin: Eficiencia

E = (produccin actual / produccin estndar) x 100 %

Producto defectuoso porcentaje defectuoso (p) Indicadores de capacitacin: Capacidad de conocimiento (pc) Prueba psicolgica

P = (total defectuosos / total de Este indicador mide el porcentaje que produccin) x 100 % representan los productos defectuosos con respecto a la produccin.

pc= personal satisfactoriamente/ total evaluado. Evaluacin psicomtrica

evaluado Este indicador proporciona informacin personal sobre conocimientos y experiencias en la parte intelectual del personal. Consiste en tomarle una prueba psicolgica con el fin de determinar su equilibrio emocional, para lo cual podramos contratar los servicios de un psiclogo que nos ayude con ello.

Procesos:
Proceso de Compras (Ingresos y egresos): Definicin: En este proceso se llevan actividades como la administracin de adquisicin de materia prima, gastos de inversin en proyectos as como la administracin de los ingresos monetarios a la empresa, teniendo como objetivo llevar un control financiero y dando como resultados un reporte justificado de cada movimiento.

Proceso de produccin: Definicin: El proceso de produccin es un sistema de acciones que se encuentran interrelacionadas de forma dinmica y que se orientan a la transformacin de ciertos elementos. De esta manera, los elementos de entrada (conocidos como factores) pasan a ser elementos de salida (productos).

Procesos:
Proceso de Administracin: Definicin: Se refiere a planear y organizar la estructura de rganos y cargos que componen la empresa, dirigir y controlar sus actividades. Planificacin Organizacin Direccin Controlar

Proceso de reclutamiento: Definicin: El proceso de reclutamiento y seleccin de personal donde se encuentran un conjunto de etapas que tienen como objetivo el reclutar y seleccionar al personal ms adecuado para un puesto dentro de la empresa. Definicin del perfil del postulante Bsqueda, reclutamiento o convocatoria Evaluacin Seleccin y contratacin Induccin y capacitacin

Procesos:
Proceso de Licitaciones:
Definicin:
El proceso de propuestas calificadas. Los documentos de licitacin pueden incluir tpicamente una identificacin del proyecto y una descripcin del trabajo, la hora y el lugar de la apertura de la licitacin, el lugar para examinar o comprar documentos de licitacin, seguridad de la licitacin, referencias (si son requeridas), cualquier requerimiento de precalificacin, el derecho del dueo de rechazar las ofertas y la identificacin de cualquier ley o regulacin que gobierne las licitaciones. Los documentos de licitacin contendrn contratos propuestos, formas de bonos, condiciones del contrato y las especificaciones detalladas para el proyecto.

Tipos de licitaciones: Monto global. Costo unitario. Costo y ms Diseo / construccin o Llave en Mano

Procedimientos:
Procedimiento de Internacionales ):
COMPRAS NACIONALES: Es cuando el responsable del departamento de compras adquiere bienes o servicios en el pas. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Establecer los compromisos, relaciones e intercambios de informacin del departamento de compras para los requirentes y de estos el departamento de compras. POLTICA: Es la responsabilidad exclusiva del departamento de compras, proporcionar al requirente los materiales que solicite, en las mejores condiciones, con la calidad apropiada, a buen costo y con las mejores condiciones de plazo de entrega existentes en el mercado. Sera tambin responsabilidad de departamento de compras, el mantener informado al requirente sobre posibles desviaciones que puedan tener las condiciones antes mencionadas.

requisiciones de compra (Nacionales e

Procedimientos:
PROCEDIMIENTO REQUIRENTE: a) Solicita al departamento de compras cualquier material que se necesite. b) Se el material requerido es de emergencia, el requirente deber escribir en la requisicin la causa de dicha emergencia. c) El plazo que el requirente solicite para la entrega del material, deber ser el que realmente necesite.

Procedimientos:
DEPARTAMENTO DE COMPRAS a) El departamento de compras deber mantener informado al requirente del avance de sus requisiciones u de cualquier desviacin que ese pudiere presentar en su curso, con la mxima anticipacin posible, para que el requirente pueda tomar las acciones preventivas. Correspondientes. Compras informara al requirente por escrito, dentro de los tres das hbiles siguientes a la fecha en que se recibi la requisicin, la situacin de cada una de las compras solicitadas. El pedido en una compra cuya entrega se pueda hacer dentro del plazo solicitado, deber ser fincando dentro de los 5 das hbiles siguientes al da en que se recibi la requisicin en el departamento de compras, quedando establecida la fecha de compromiso de entrega del material. Una copia del pedido deber ser enviada al requirente de manera que le llegue a ms tardar dentro de los siente das hbiles siguientes al da en que se recibi la requisicin en el departamento de compras. En el pedido aparecer la fecha de compromiso de entrega del material. Cuando el departamento de compras prevea que el material solicitado no podr ser entregado en el plazo solicitado, informara esta situacin al requirente por medio de un escrito, dentro de los tres das hbiles siguientes a la fecha en que se recibi la requisicin y anotado en el escrito la fecha en que se podr ser entregado el material. Si a criterio del comprador no existen sustitutos del material originalmente solicitado, se efectuara la compra sin consultar al requirente. Cuando el departamento de compras, con objeto de entregar a tiempo o de mejorar un plazo de entrega, juzgue convenientemente efectuar una modificacin o cancelacin de pedido que no implique cambio en el material solicitado, o bien, cuando con el mismo objeto proceder a la compra de un contratipo, lo har sin necesidad de consultar.

b) c)

d)

e)

f) g)

DEPARTAMENTO DE RECIBO El acuse de recibo deber ser elaborado el mismo da en que se haya realizado la entrega, enviando de inmediato la copia correspondiente al departamento de compras, para que este pueda detectar cualquier desviacin. COMPRAS INTERNACIONALES: El comprar en otro pas comprende los siguientes tipos de adquisicin: Compras de Importacin Compras para Exportar

Procedimientos:
DEPARTAMENTO DE COMPRAS

a) Al tener la requisicin, la revisara y se cerciorara de que la descripcin del material sea clara, completa y correcta. b) Se cuenta con los elementos necesarios compras proceder a registrar y abrir un expediente para esa requisicin. c) Ya abierto el archivo compras proceder a pedir cotizaciones a los diferentes proveedores previamente registrados ya autorizados, la cotizacin se solicita telefnicamente o va correo electrnico. d) Una vez recabados las cotizaciones, se elaborara una tabla comparativa de cotizaciones y en base a esta, est la posibilidad de negociar con los diferentes proveedores las condiciones de compra, ms convenientes para la compaa.

Procedimientos:
DEPARTAMENTO DE COMPRAS (SERVICIO ADUANALES) Al recibir este departamento un intercambio, revisara que este completa la informacin que se requiere para hacer una correcta clasificacin arancelaria como: a) b) c) d) e) f) g) h) i) El Nombre Comercial Nombre Oficial Naturaleza del Producto Lugar de Procedencia Lugar por donde se piensa importar Precio Especificaciones Informacin Tcnica Y alguna otra informacin conveniente.

Al tener toda la informacin necesaria: a) b) Servicios aduanales del departamento de compras proceder a registrarlo y clasificarlo dentro de la tarifa de importaciones. Ya clasificado el material que se pretende importar, servicios aduanales deber informar por escrito al departamento de compras los siguientes datos: Fraccin arancelaria dentro de la cual fue clasificado. Impuesto aduanal que deber pagar el material Si se requiere o no permiso de importacin Limitaciones que pudiera tener el material Cualquier otro dato necesario para poder transportar el material

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Procedimientos:
COORDINACIN DE LAS COMPRAS:

a) Una vez que el departamento de compras fue notificado, procede a colocar la orden de compra para el material de importacin al proveedor previamente elegido. b) Si las condiciones negociadas sealan que la trasportacin del material de la planta del proveedor a la frontera o puerto seleccionado es por cuenta del comprador, este consultara con el personal de trfico para saber cul es el medio ms adecuado de taparote. c) El comprador tiene que informar al trasportador esta decisin para que esta sea respetada.

Procedimiento de adaptacin, diseo e implantacin de MSCERP Qu es MSC-ERP?

Ventajas Automatizar e integrar la mayora de los procesos de la empresa. Tener datos y practicas comunes a lo largo de toda la empresa. Acceso a la informacin en tiempo real. Procedimiento de Implementacin de MSC-ERP a. Organizar el proyecto. b. Definir las medidas de desempeo. c. Crear un plan inicial detallado del proyecto. d. Capacitar al equipo para el proyecto. e. Revisar la integridad de la base de datos. f. Instalar el nuevo hardware. g. Instalar el nuevo Software (montar sala piloto). h. Capacitar masa crtica. i. Entrenamiento sala piloto. j. Integracin de datos. k. Ejecucin. l. Mejoramiento contino.

Procedimientos:
Procedimiento de modificacin de aplicaciones:
1. Objetivo Establecer directrices para efectuar cambios derivados de la mejora continua a la aplicacin MSC-ERP, que se desarrollan en el Departamento de Desarrollo de Sistemas, atendiendo a las diferentes prestaciones peridicas contempladas en los Contratos Colectivos vigentes con las diferentes empresas. 1. Alcance Aplica a todos los procesos y procedimientos en donde se desarrolla software ERP y atendiendo a las especificaciones establecidas. 1. Responsables Director General de MSC Jefe del Departamento de Desarrollo Coordinador Administrativo 1. Desarrollo

Procedimiento de diseo de infraestructura de comunicaciones

Procedimiento de Reclutamiento y Seleccin del personal.


Propsito: Este proceso aplica al recurso humano externo como prospecto de candidato a ingresar MSC como personal administrativo y operativo que labora actualmente y a todas las reas de la empresa que tenga puesto vacante.

Polticas:
1.

El reclutamiento del personal del MSC se har considerando las fuentes internas y fuentes externas.

1.

El reclutamiento interno se llevar a cabo previa autorizacin de la Direccin General del MSC.
La Seleccin del personal administrativo se llevar a cabo por el Departamento de Recursos Humanos y el rea que requiere el personal. Una vez realizados los pasos correspondientes para la seleccin de personal, el Director General emitir la autorizacin final para la contratacin.

1.

1.

Frecuencia: Cuando haya vacantes de personal Por creacin de nuevo puesto Por promocin del personal. Por nuevos proyectos

Trminos: Anlisis de Puestos: Se realiza a travs de la revisin de las descripciones de puestos. Promocin: Movimiento de recursos humanos de MSC, para que desempee un nuevo puesto, la promocin podr darse de manera horizontal, esto es: que se mueva de un puesto del mismo nivel en una diferente rea; vertical, cuando dentro de su misma rea se le otorga un puesto de nivel ms alto; y cruzado o transversal, el cual implica mover el personal a un puesto de mejor nivel en un rea distinta. Reclutamiento: Proceso de identificar y atraer a la organizacin a solicitantes capaces e idneos para los puestos vacantes de nueva creacin. Reclutamiento Interno: Es el reclutamiento que se da dentro de MSC, promoviendo recurso humano del mismo que rene los requisitos y caractersticas que exige el puesto vacante. Reclutamiento Externo: Es aquel que requiere llevar a cabo mediante distintos medios que permitan contactar candidatos fuera del ITSA para su seleccin y posible contratacin posterior.

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Responsable Departartamento de RH Departartamento de RH Departartamento de RH Departartamento de RH Departartamento de RH rea Solicitante

Descripcin Revisar Vacante. Cuando existe origen al inicio del procedimiento de reclutamiento. una vacante en MSC, se da

Analizar el anlisis del Puesto, en caso de que no exista elaborarlo Consultar especificaciones. Si existe el anlisis del puesto se deber consultar sus especificaciones para tomarlas en cuenta a la hora del reclutamiento. Revisar si existen candidatos dentro de MSC. De no ser as se procede a revisar el archivo de candidatos externos. Proponer promocin como resultado de reclutamiento interno de existir dentro del MSC personal que cubra las especificaciones de la vacante. Otorgar promocin el Visto Bueno de las especificaciones de la

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rea Solicitante Departartamento de RH Departartamento de RH Departartamento de RH Departartamento de RH Departartamento de RH Departartamento de RH Departartamento de RH Departartamento de RH

Autoriza la Promocin Lleva a cabo la Promocin En caso de que la promocin sea rechazada se revisara el archivo de candidatos Externos En caso de que no exista dentro de los archivos candidatos externos que satisfagan las especificaciones del puesto se aplicarn tcnicas de reclutamiento externo. Realizar Entrevistas Iniciales: Una ves citados los principales interesados, estos se entrevistan con el rea de Recursos Humanos, quien desarrolla un acercamiento inicial, y formulario de Resultados de Entrevista inicial. Se realiza una segunda entrevista para determinar que las especificaciones del puesto sean satisfechas por los interesados. Se entregan los resultados de la seleccin de recursos humanos al rea solicitante y a Direccin General para que entreguen el resultado final. Se notifica a los entrevistados la resolucin Final Cita al candidato para la contratacin.

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PROGRAMA DE GESTIN DE SERVICIOS DE INFRAESTRUCTURA Y SOFTWARE MSC-ERP

FUNCIONES
GRUPOS DE CLIENTES

SERVICIOS DE Infraestructura y Venta de Software MSC-ERP comunicaciones RED

Toda las PYMES y Grandes Empresas

APOYO A CLIENTES

Soporte informtico a los procesos de gestin corporativa. Sistemas de informacin corporativa, diseo, contratacin, mantenimiento, produccin. Extraccin de informacin para la toma de decisiones. Diseo implementacin de soluciones de comunicacin Funcionamiento 7/24 Formacin Atencin directa a usuarios finales

NECESIDADES A CUBRIR

Servicios bsicos de red: DNS, NTP, IPv6. Servicios corporativos: Videoconferencia, autenticacin, espacios personales de almacenamiento, entornos colaborativos. Servidores de ficheros e impresin, de Correo electrnico, de Bases de Datos. Atencin directa a Clientes.

Venta del software de Gestin Administrativa MSC-ERP. Satisfaccin del Cliente

PROVEEDORES

Externos

Empresas de comunicaciones Empresas de informtica

COMPETIDORES

PARTICIPACIN

En todas la licitaciones, locales, nacionales y extranjeras, en las que el perfil de la empresa pueda encajar

Recursos
Recursos Humanos Departamentos que conforman los recursos humanos de nuestra empresa:

GERENTE GENERAL

GERENTE OPERACIONES IT

RECURSOS HUMANOS

JEFE DE CONTABILIDAD Y FINANZAS

VENTAS Y RELEACIONES PBLICAS

DIVISIN INFRAESTRUCTURA

DIVISION DE DESARROLLO SWRIDAD

RECEPCION

CONSEGERIA

AUXILIAR CONTABLE

Recursos
Funciones
Gerente General

Descripcin
Manejo de personal y liderazgo reconocido en el manejo de personal de todo tipo. Integrar y ejecutar las funciones de planificacin, programacin, negociacin, comunicacin, evaluacin, control, toma de decisiones y elaboracin de reportes en el proyecto. Dirigir, coordinar, supervisar y dictar normas para el eficiente desarrollo de las actividades de la Entidad en cumplimiento de las polticas adoptadas por la Junta Directiva.
Propone los planes de informacin de infraestructura de la empresa e identifica y dirige programas para mejorar. Definir, difundir y mantener la poltica de calidad y los principios de gestin de la calidad. Aprueba y distribuye los procedimientos tcnicos. Encargado del reclutamiento del Personal, realizaciones de nominas. Atencin a clientes, recepcin y citas o visitas de clientes

Gerente de Operaciones en TI

Divisin Infraestructura Divisin de Desarrollo Seguridad

Recursos Humanos Recepcin

Recursos

Funciones
Consejera Jefe Contabilidad y Finanzas

Descripcin
Asegurar la formacin constante para el puesto de trabajo y promover el desarrollo profesional. Definir, difundir y mantener la poltica de calidad y los principios de gestin de la calidad. Aprueba y distribuye los procedimientos tcnicos. Preparacin de pronsticos y planeacin. Decisiones financieras e inversiones de importancia mayor Dirigir, coordinar, supervisar y dictar estrategias de ventas. Mejoras en las relaciones publicas.

Auxiliar Contable

Ventas y Relaciones Publicas

Recursos
Recursos materiales: En los recursos materiales podemos encontrar los siguientes elementos:
Recursos Materiales y Servicios Generales Mobiliario y Equipo de Oficina Bienes Informticos Bienes Comunicacin Mensajera, registro y control de documentacin oficial Reproduccin de documentos Energa elctrica Transporte vehicular Artculos de papelera, tiles de oficina Costos
$ $ $ $ $ $ $ $ 18,000000 nica vez 733,337.77 cuando se requiera 100,000.00 cuando se requiera 2,586,713.00 mensual 1,237,500.00 mensual 8,400.00 mensual 2,772,000.00 mensual 1,140,000.00 mensual 3,000.00 mensual 400,000.00 Diaria 3,993,723.77

Servicio de Internet $ Telefona Local y Larga Distancia Nacional $ e Internacional Total Monto Prox. $

Recursos
RECURSOS FINANCIEROS Conseguir el capital inicial necesario con aporte de los socios para la constitucin y funcionamiento de la empresa. Consecucin de prstamos a los bancos o instituciones financieras para cubrir obligaciones o para incrementar el capital de trabajo. Conducir la contabilidad u registrar todas las operaciones econmicas documentadas en forma adecuada para servir de fuente informativa en la elaboracin de estados financieros. Pagar los sueldos y salarios en forma legal Llevar el control de las cuentas corrientes para establecer la conciliacin bancaria y conocer los mrgenes , la situacin de los cheque emitidos y de los cargos y abonos de cada mes.

Recursos

Establecer de forma rigurosa los mrgenes de ganancia en todas las operaciones tanto administrativas como financieras. Pagar a los proveedores de acuerdo a los actos pactados tratos y contratos tanto verbales como documentales para mantener la confianza seriedad y resguardar la imagen de la institucin. Llevar el control y coordinar acciones a fin de realizar una efectiva cobranza a los cliente para mantener el flujo de fondos necesarios. Informar a la alta direccin y a la gerencia cada ves que sea requerido sobre la situacin econmica y financiera por la que atraviesa la empresa.

Recursos Financieros Propios:


Generar relaciones de largo plazo Venta de productos Nuevos productos y desarrollo de tecnologas Anlisis de costos y de precios Desarrollo de estrategias de formacin de clientes Imagen corporativa (inclusin) Capital personal o social Ingresos por ventas

Avances en cuenta corriente, sobregiro bancario, pagares, letras en Descuentos, prestamos diversos
utilidad para reinversin Bonos y descuentos.

Estrategias y alternativas
Plantear estrategias y alternativas que contemplen: Las necesidades y expectativas de los clientes Las actividades de los competidores La visin del negocio

Estrategias y Alternativas
1. Calidad en la Atencin al Cliente Conocer a los clientes potenciales y estar seguros de sus necesidades

Comunicar al personal las necesidades del cliente


Prestacin de un buen servicio al cliente proporcionar ventajas sobre los competidores Definicin de habilidades y conocimientos que deben poseer sus empleados para ofrecer un servicio de calidad Creer conveniente crear un sistema de captacin de reclamaciones del cliente Comunicar la misin al personal y aplicarla en el desempeo de sus actividades

Estrategias y Alternativas
2. Anlisis de Competencia

Dar ideas sobre futuros clientes y conocer sus competidores el cual nos ayudara a saber: las reas destacadas, para ponerse a su altura o mejor an, superarlos. 3. Aspectos materiales y personales
Trato personalizado para la buena marcha de la empresa. Estos aspectos materiales y personales pueden dividirse en:

Ambiente Conocimientos Entrega en tiempos definidos Actitudes

Estrategias y Alternativas
Ambiente: Un examen objetivo para definir y comprender el impacto del entorno en la decisin del cliente Conocimientos: llevar acabo tcnicas y conocimientos para tener la confianza del cliente. Entrega en tiempos definidos: Considere que la informacin, sistemas de pedidos y facturacin deben estar pensados para satisfacer al cliente. Actitudes: El personal, esta perfectamente preparado en conocimientos, prestamos un buen servicio al cliente.

Estrategias y Alternativas
4. Desarrollo estrategia FACTORES Clientes ESTRATEGIA Modificar actitud del personal mediante capacitacin y/o tomar medidas correctivas Estudio de mercado para mejorar o igualar el horario del competidor Verificar el procedimiento y corregir para que los pedidos se entreguen completos y a tiempo Dar capacitacin al personal

Competencia

Aspectos Materiales

Aspectos Personales

Estrategias y Alternativas
Soluciones mediante las Estrategias y Alternativas: Calidad de trabajo. Cantidad de trabajo. Conocimiento del puesto. Iniciativa. Planificacin. Control de costos.

Relaciones con los compaeros.

Campo de actividad
Para Master Sistem In cada cliente y cada proyecto suponen un nuevo reto.

Es por ello que para cada uno de nuestros clientes realizamos un estudio individualizado de sus necesidades y de las dificultades especficas de cada instalacin.
Master Sistem In ofrece servicios personalizados en funcin de sus necesidades. Nuestro objetivo es ofrecer soluciones a sus problemas concretos con los diferentes servicios que ponemos a su disposicin. Entre ellos: Direccin, supervisin y asistencias tcnicas. Aseguramiento de calidad. Gestin informatizada. Conduccin y mantenimiento preventivo/correctivo de sus instalaciones.

Campo de Actividad
Flexibilidad: usted elige cuntas personas requiere el servicio y selecciona el horario y los das a su total conveniencia, sin preocuparse de vacaciones, bajas o permisos. El mantenimiento, conservacin y control no es una suma de servicios, sino un servicio en s mismo que requiere una gestin unitaria, profesional y personalizada de nuestra empresa.

Factores del entorno - Evolucin de tecnologa Comportamiento de compra - Sensibilidad al precio - Inters y diversidad de gustos y necesidades Necesidades de Recursos

Vector de crecimiento
Incluye mejoras para el beneficio en la empresa e identifica oportunidades de crecimiento en las unidades de negocio como: Desarrollo de nuevos productos. Incrementar volumen de ventas. Atraer nuevos clientes de otras empresas o nuevos clientes potenciales. Aumento del consumo de clientes/usuarios actuales.

Aumento de publicidad y promociones.

Implementacin de definicin anlisis DAFO: Es un resumen de todo el anlisis estratgico, tanto interno como externo de la empresa, La expresin DAFO es el acrnimo de las palabras Debilidades-Amenazas-Fortalezas-Oportunidades.
PUNTOS FUERTES Capacidades Fundamentales en actividades clave Habilidades para la innovacin de productos Buena imagen en los consumidores Productos o marcas bien diferenciados y valorizados en el mercado Lder en el mercado Mejores campaas de publicidad Otros OPORTUNIDADES Entrar en nuevos mercados o segmentos Atender a grupos adicionales de clientes Ampliacin de la cartera de productos para satisfacer nuevas necesidades de los clientes Crecimiento rpido de l mercado Diversificacin de productos relacionados Integracin vertical (hacia delante o hacia atrs) Otros PUNTOS DBILES Falta de algunas habilidades o capacidades clave Costes unitarios ms altos en relacin con los competidores directos Debilidad de la red de distribucin Dbil imagen en el mercado Sistemas ineficientes Cartera de productos limitada Instalaciones obsoletas Otros AMENAZAS Entrada de nuevos competidores con costes ms bajos Incremento en las ventas de los productos sustitutivos Crecimiento lento del mercado Cambio en las necesidades y gustos de los consumidores Creciente poder de negociacin de clientes o proveedores Otros

Ventajas Competitivas

Efecto sinrgico
Sinergia de Ventas Sinergia de Inversin

Sinergia de Direccin

Sinergia de Operacin