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Gua de los Fundamentos para la Direccin de Proyectos (Gua del PMBOK) Cuarta edicin, Project Management Institute, Inc., 2008.
The PMI Registered Education Provider logotipo, PMBOK, OPM3 y PMP son marcas registradas del Project Management Institute, Inc. Dharma Consulting como un Registered Education Provider (R.E.P.) ha sido revisada y aprobada por el PMI para otorgar unidades de desarrollo profesional (PDUs) por sus cursos. Dharma Consulting ha aceptado regirse por los criterios establecidos de aseguramiento de calidad del PMI.
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Planificacin
Planificacin de las Comunicaciones: Determinar las necesidades de informacin y comunicacin de los interesados del proyecto.
Ejecucin
Distribucin de Informacin : Poner la informacin necesaria, disponible a los interesados del proyecto de una manera oportuna.
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Control
Informar el rendimiento : Recopilar y distribuir informacin sobre el rendimiento.
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Estilos de redaccin.
Tcnicas de presentacin. Tcnicas de gestin de reuniones.
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ruido
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es
la
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Cuando la necesita?
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Entradas:
Factores ambientales de la empresa. Activos de los procesos de la organizacin. Enunciado del alcance del proyecto.
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Cultura y estructura de la organizacin o empresa. Normas gubernamentales e industriales Infraestructura. Recursos humanos existentes. Administracin de personal. Sistema de autorizacin de trabajo de la compaa. Condiciones del mercado. Tolerancia al riesgo de los interesados. Bases de datos comerciales. Sistemas de informacin de la gestin de proyectos.
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Provee una base documentada para las futuras decisiones del proyecto y para confirmar el entendimiento comn del alcance del proyecto entre los interesados. El anlisis de los interesados se completa como parte del proceso de Definicin de Alcance.
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Provee informacin base sobre el proyecto, incluyendo fechas y restricciones que pueden ser relevantes para el planeamiento de las comunicaciones.
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Herramientas y tcnicas:
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Da como resultado la suma de las necesidades de informacin de los interesados. Los requisitos se definen combinando el tipo y el formato de la informacin requerida, con un anlisis del valor de dicha informacin. Los recursos del proyecto slo deben emplearse en comunicar informacin que contribuya al xito, o cuando la falta de comunicacin puede llevar al fracaso.
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Las metodologas usadas para transferir informacin pueden variar significativamente. Los factores de la tecnologa de comunicaciones que pueden afectar el proyecto son:
o o o o o
Urgencia de la necesidad.
Disponibilidad de la tecnologa. Personal previsto para el proyecto. Duracin del proyecto.
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Salidas :
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Proporciona:
o o
Requisitos de comunicacin. Informacin a ser comunicada, incluyendo formato, contenido, y nivel de detalle.
o o o o o
Responsable de comunicar.
Persona o grupo receptor. Mtodos o tecnologa usada. Frecuencia de la comunicacin.
o o
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Tambin puede incluir guas para las reuniones de estado del proyecto, reuniones del equipo de proyecto, reuniones virtuales, y correo electrnico.
El plan puede ser formal o informal, altamente detallado o esbozado ampliamente, dependiendo de las necesidades del proyecto. El planeamiento de las comunicaciones generalmente involucra la creacin de entregables adicionales que a su vez requieren tiempo y esfuerzo adicional.
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Informativas
Sesiones para poner en conocimiento Entregables impresos colocados en un repositorio comn Informacin disponible en un website
De venta
Newsletter con sesgo positivo Intercambios uno-auno con los stakeholders clave en forma permanente Road shows para explicar el proyecto y sus beneficios Testimoniales de terceros respecto al valor recibido
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Equipo CIP - Comit Editorial tengan adheri do el TIP, y, en caso de detectar i ncumpli mi entos, exi jen que se les coloque los TIP's antes de reali zar el despacho. En Acabados los TIP's son reti rados de la prenda y colocados en las carti llas de retenci n de TIP's. Esta labor la reali zan los encargados de cada plancha y es veri fi cado por el supervi sor de turno.
Formato de etiqueta # 2
Frase!
Pegado del TIP en la prenda x el rea de Costura
Mdulo ASN
Por soli ci tud del cli ente PRL, desde el 1ro de mayo se estar generando el ASN en formato EDI Versi n 4050 y emi ti endo nuevos formatos de eti queta de caja UCC128.
Sistemas ya se encuentra trabajando
El
sabio
no
dice que
todo lo piensa,
en el desarrollo de esta nueva planti lla de ASN y nuevos formatos de eti queta. Hasta el 30 de abri l se reali zarn pruebas de transmi si n y de emi si n, mi entras tanto se conti na trabajando con EDI versi n 4010.
Buzn
Todas las sugerenci as, i nqui etudes, dudas y aportes que tengan, pueden hacerlas llegar a travs del mai l.
Si tienes alguna sugerencia
escr benos !
sonia@chincha. delvalle. com. pe
cip - ASN
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Distribucin de la Informacin
Involucra poner la informacin necesaria a disposicin de los interesados, de una manera oportuna.
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o o
Requisitos de comunicacin. Informacin a ser comunicada, incluyendo formato, contenido, y nivel de detalle. Responsable de comunicar.
o
o o o
o o
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Distribucin de la Informacin
Herramientas y tcnicas:
Habilidades de comunicacin. Sistemas de recopilacin y recuperacin de informacin. Mtodos de distribucin de informacin. Proceso de lecciones aprendidas.
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Son parte de las habilidades generales de gestin y se usan para intercambiar informacin.
Estas habilidades incluyen el asegurar que las personas correctas reciben la informacin correcta en el momento adecuado, tal como ha sido definido en el plan de gestin de las comunicaciones. Tambin incluyen el arte de gestionar los requerimientos de los interesados.
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1. Cmo funciona la comunicacin interpersonal? 2. Cmo funciona la comunicacin en el ambiente de un proyecto? 3. Cmo usar la comunicacin para lograr una alta performance? 4. Cmo aprender a escuchar? 5. Cules son los diferentes estilos de comunicacin y como se usan en el ciclo de vida de un proyecto?
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Formas de Comunicacin
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La informacin se puede recolectar y recuperar a travs de una gran variedad de medios, incluyendo:
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Reuniones de proyecto, distribucin de documentos impresos, sistema de archivo manual, y bases de datos electrnicas de acceso compartido.
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Una sesin de lecciones aprendidas se enfoca en identificar xitos y fracasos del proyecto e incluye recomendaciones para mejorar el rendimiento futuro de los proyectos.
Durante todo el ciclo de vida del proyecto el equipo de proyecto identifica lecciones aprendidas relativas a los aspectos tcnicos, de gestin, y de procesos. Las lecciones aprendidas se compilan, formalizan, y almacenan a travs de toda la duracin del proyecto.
Pgina Web: www.dharmacon.net , contacto: informes@dharma-consulting.com
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Distribucin de la Informacin
Salidas:
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Causas. Razonamiento detrs de la accin correctiva. Otros tipos de informacin relacionada a la distribucin de informacin.
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Informar el Rendimiento
Involucra la recoleccin de los datos de lnea base y la distribucin de la informacin de rendimiento para los interesados del proyecto.
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Informar el Rendimiento
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Informar el Rendimiento
Entradas:
Informacin sobre el rendimiento del trabajo. Mediciones del rendimiento. Conclusin proyectada.
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Informar el Rendimiento
Entradas:
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SV, SPI, CV, y CPI para los paquetes de trabajo y cuentas de control.
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Resultados de las actividades de QC que se retroalimentan a las actividades de QA para revaluar y analizar normas y procesos de calidad de la organizacin.
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Plan aprobado para el trabajo del proyecto contra el cual se compara la ejecucin del proyecto y se miden las desviaciones para el control de la ejecucin. Tpicamente integra los parmetros de alcance, cronograma, y costo, pero tambin podra incluir parmetros tcnicos y de calidad.
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Son cambios aprobados para expandir o contraer el alcance del proyecto, modificar los costos estimados, o revisar los estimados de duracin de actividades, y que estn listos para ser implantados por el equipo de proyecto.
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Entradas: Entregables
Son cualquier producto, resultado, o capacidad de prestar un servicio, nicos y verificables, que se deben producir para completar un proceso, fase, o proyecto. El trmino tambin se usa en forma mas especfica para referirse a un entregable externo que est sujeto a aprobacin por el patrocinador o el cliente.
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Informar el Rendimiento
Herramientas y tcnicas:
Herramientas de presentacin de informacin. Recopilacin y compilacin de informacin sobre el rendimiento. Reuniones de revisin de estado. Sistemas de informe de tiempos. Sistemas de informe de costos.
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Paquetes de software que incluyen reportes tabulares, anlisis de hojas de clculo, capacidades de grficos o presentaciones, que se pueden usar para crear imgenes con calidad de presentacin para los datos de rendimiento.
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Sistemas de archivo manual. Bases de datos electrnicas. Software de gestin de proyectos. Sistemas que permiten acceso a documentacin tcnica.
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Son eventos programados regularmente para intercambiar informacin sobre el proyecto Se pueden tener en diferentes frecuencias y a varios niveles.
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Informar el Rendimiento
Salidas:
Cambios solicitados.
Acciones correctivas recomendadas. Activos de los procesos de la organizacin (actualizaciones).
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Organizan y sumarizan la informacin recolectada y presentan los resultados de cualquier anlisis comparativo con la lnea base de medicin de rendimiento. Deben proveer informacin de estado y de progreso, as como el nivel de detalle requerido por los interesados, tal como se ha documentado en el plan de gestin de las comunicaciones.
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Salidas: Proyecciones
Se actualizan y se vuelven a emitir basados en la informacin de rendimiento que se obtiene conforme se ejecuta el proyecto. Esta informacin trata del rendimiento pasado y podra impactar al proyecto en el futuro. Bsicamente son el EAC y ETC.
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INFORME DE PERFORMANCE
REPORTE DE ESTADO
PROGRAMADO REAL DIFERENCIAS VALOR GANADO Entregable segn WBS fecha fecha duracion costo costo a % fecha fecha duracion costo costo a % fecha fecha duracion % valor costo valor inicio fin total total la fecha avance inicio fin total total la fecha avance inicio fin avance planeado real ganado 1.0 1.1 1.2 ... 1.n 2.0 2.1 2.2 ... 2.n
P RO Y E C T O C AS A D E C AM P O
REPORTE DE AVANCE
Entregable segn WBS Avance en el periodo
PRONOSTICO
CV = Cost variance SV = Schedule Variance CPI = Cost Performance Index SPI = Schedule Performance Index Costo : EAC = Estimate at Completion ETC = Estimate to Complete VAC = Variance at Completion Schedule : EAC = Estimate at Completion ETC = Estimate to Complete VAC = Variance at Completion
PV AC
S5
S6
S7
S8
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El anlisis del rendimiento del proyecto frecuentemente genera cambios solicitados para algn aspecto del proyecto.
Estos cambios solicitados son procesados y dispuestos a travs del proceso de control integrado de cambios.
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Incluyen cambios para alinear el rendimiento futuro esperado del proyecto con el plan de gestin del proyecto.
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Se refiere a gestionar las comunicaciones para satisfacer las necesidades de, y resolver las controversias con los interesados del proyecto.
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Los requerimientos y expectativas de los stakeholders proveen una comprensin de las metas, objetivos, y nivel de comunicacin de los interesados, durante el proyecto. Las necesidades y expectativas se identifican, analizan, y documentan en el plan de gestin de comunicaciones.
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A medida que surjan temas polmicos en el proyecto, el gestor de proyecto debe abordarlos y resolverlos con los interesados apropiados.
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Herramientas y tcnicas:
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Se utilizan los mtodos de comunicacin identificados para cada interesado en el plan de gestin de comunicaciones.
Las reuniones personales son los medios mas efectivos para comunicar y resolver temas polmicos con los interesados.
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Es una herramienta que se puede utilizar para documentar y monitorear la solucin de temas polmicos. Una polmica generalmente no crece hasta el punto de convertirse en un proyecto o actividad, pero usualmente se abordan para mantener una relacin de trabajo buena y constructiva entre los interesados.
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Polmicas resueltas. Solicitudes de cambio aprobadas. Acciones correctivas aprobadas. Activos de los procesos organizacionales (actualizaciones). Plan de gestin del proyecto (actualizaciones).
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A medida que se identifican y resuelven los requisitos de los interesados, el registro de polmicas documentar las inquietudes que han sido abordadas y cerradas.
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Incluyen cambios para alinear el rendimiento esperado futuro del proyecto al plan de gestin del proyecto.
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Las lecciones aprendidas se documentan de manera que se convierten en parte de la base de datos histrica para el proyecto y la organizacin.
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Preparado: Equipo
Fecha: 26/08/05
Rol de la persona que emite: Equipo de proyecto Grupo de X Inicio X Planeamiento Cdigo de entregable relacionado X Ejecucin X Control X Cierre
1.4.3 y 1.4.4 Reuniones de avance y monitoreo del proyecto. Prctica Especifica, herramienta o tcnica usada: Ejecucin de las reuniones. Cul fue la accin tomada? Reuniones de equipo sin estructura, moderador, y/o mtodos Cul fue el resultado? 1. 2. 3. Retrabajo del equipo de proyecto. Aumento del costo por incremento del tiempo de elaboracin y revisin de entregables. Colisiones interpersonales.
Cul hubiera sido el resultado esperado? Una reunin efectiva, utilizacin eficiente de recursos y evitar conflictos interpersonales. Qu hubiera creado el resultado esperado? Utilizar un mtodo estructurado para llevar a cabo reuniones: 1. 2. 3. 4. 5. Definir agenda Definir moderador de la reunin Definir un anotador de las conclusiones y acuerdos de la reunin Validar la recepcin del mensaje Se deben hacer cierres de cada tema verificando naturaleza del comentario, pendientes, responsables y fechas 6. Se redactar el acta en tiempo real, de preferencia en laptop 7. Se cerrar la reunin con la lectura formal del acta. Cuando est aprobada se imprimir un ejemplar para cada participante de la reunin. 8. Evitar la personalizacin de los comentarios 9. Evitar la personalizacin de las respuestas 10. Utilizar cartilla de reglas prcticas para interacciones personales
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Especficamente cul es la leccin aprendida? Para aumentar la eficiencia de la comunicacin en las reuniones del equipo de proyecto se deben organizar y estructurar las reuniones Cmo podra uno identificar una situacin similar en el futuro? En todo proyecto y en toda fase de un proyecto para la planificacin de las comunicaciones. Cul es el comportamiento recomendado en el futuro? Seguir las indicaciones antes mencionadas Dnde y como puede ser utilizado este conocimiento en el presente proyecto ? Se debe usar para todas las reuniones de equipo siguientes. Dnde y como puede ser utilizado este conocimiento en un proyecto futuro? En la elaboracin del Plan de Comunicaciones Quin debera ser informado acerca de esta leccin aprendida? (Marca una) Ejecutivo(s) Gerente(s) de proyecto Equipo de proyecto(s) X Todo el Staff
Otro: Cmo debera esta leccin aprendida ser difundida? (Marca todas las que apliquen) e-mail X Intranet/Web site Hoja escrita Otro: Se ha adicionado referencias, ejemplos, o material adicional? X Nombre del adicionado: 1. Diagrama de Ishikawa Pgina Web: www.dharmacon.net , contacto: informes@dharma-consulting.com
Si
No
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Se actualiza el plan de gestin del proyecto para reflejar los cambios hechos al plan de comunicaciones.
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Gestin de Proyectos
Gua del PMBOK
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